Direction des Archives départementales de la Seine-Maritime...Club Rouennais, remontant à 1869...
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Direction des Archives départementales de la Seine-Maritime
Rapport d’activités 2016
L’élargissement de l’ouverture vers les publics
est resté l’une des priorités de l’année 2016.
Celui-ci passe bien sûr par des expositions
régulières : à Grammont, « Crimes et
châtiments », au printemps, et «Paysages
d’hier et d’aujourd’hui », à l’automne, ont été
vus par plus de 5 000 visiteurs ; prolongeant
l’exposition « Femmes au travail » organisée en
2016, le Pôle Archives contemporaines a
proposé quant à lui d’en poursuivre le propos
en traitant des « femmes au XXe siècle :
représentations et revendications ».
Pour 2017, à l’occasion de la réunification régionale, une collaboration a été engagée avec les quatre
autres services d’archives départementales normands pour la réalisation d’une publication et d’une
exposition communes « 1000 ans de Normandie », les Archives de la Seine-Maritime pilotant le marché
d’édition et de scénographie. La direction s’est associée parallèlement à la démarche de mécénat
lancée par la collectivité, et un contact devrait aboutir pour l’exposition « 1000 ans de Normandie »
(cabinet Andriveau à Rouen).
Le travail d’ouverture passe aussi par l’investissement dans les
espaces en ligne et les réseaux sociaux, avec notamment le travail
sur la plateforme d’annotation collaborative, qui a fait l’objet d’une
présentation au forum de l’Association des Archivistes français à
Troyes en mars 2016, ou la mise en ligne du catalogue des
bibliothèques. Plusieurs nouveautés sont à mentionner, comme
l’appel pour l’exposition Paysages à la participation du public
(concours photo, atelier dessin dans la ville de Rouen), la présence
aux journées « Collections d’art » à l’abbatiale Saint-Ouen de Rouen,
dédiées à l’artisanat d’art, avec un stand sur la restauration des
sceaux, ou encore l’expérimentation d’un atelier auprès de détenus
mineurs de la prison de Rouen.
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Les nombreuses demandes de prêt, tant pour des expositions rouennaises (« Masséot Abaquesne,
l’éclat de la faïence à la Renaissance », en partenariat avec le Musée national de la Renaissance
d’Ecouen) que pour des expositions extérieures – ainsi celle sur « Richard Cœur de Lion, entre mythe et
réalité » à l’historial de Vendée –, la participation au congrès annuel du Comité des travaux
historiques et scientifiques (table ronde des sociétés savantes), les groupes accueillis, parmi lesquels
l’ordre des avocats de la Seine-Maritime ou la dernière promotion de l’Institut national du Patrimoine,
témoignent de ce rayonnement.
L’ouverture au public n’a pas empêché la direction de poursuivre ses interventions auprès des services
pour y suivre la gestion des archives ; l’année a été marquée notamment par la relance du réseau des
référents archives de l’État et par le travail mené avec les chambres de commerces et d’industrie à
l’occasion de leur réorganisation. Au sein du Conseil départemental, dans un contexte de
dématérialisation des processus métiers, le Plan départemental de gestion et d’archivage des
documents a trouvé toute sa place pour sa première année de mise en œuvre. En effet, il vise à
accompagner les évolutions de l’administration départementale dans une optique de maîtrise de
l’information et à renforcer l’efficacité de l’action départementale via l’organisation documentaire. Les
modalités d’instruction des projets de dématérialisation mettent progressivement en synergie la vision
des professionnels de la gestion documentaire et celle des acteurs du SI en privilégiant le rôle des
métiers, producteurs et premiers utilisateurs de l’information. La démarche engagée vise à la
constitution de fonds documentaires numériques de référence permettant de conduire efficacement
les activités, de répondre aux obligations réglementaires et de transmettre une mémoire pérenne.
Dans le domaine des archives privées, la campagne de collecte des
archives des associations sportives, anciens champions et
personnalités liées au sport dans le Département, engagée en
novembre 2016, avec l’aide d’un volontaire du service civique, a
abouti à des entrées intéressantes, dont celles du fonds du Véloce
Club Rouennais, remontant à 1869 (plus ancien club de vélo au
monde). Les collections se sont enrichies également avec l’achat de
documents d’un grand intérêt, dont les archives de la famille Lepel-
Cointet, propriétaire de l’abbaye de Jumièges pendant plus d’un
siècle aux XIXe et XXe siècles, ou de deux plans d’aménagement des
jardins du château de Bosmelet du début du XVIIIe siècle.
En ce qui concerne les travaux sur les collections, sont à signaler l’achèvement de deux importants
chantiers, le traitement des arriérés de la série R (affaires militaires) et celui du fonds ancien de la
Chambre de commerce et d’industrie du Havre. Un état méthodique a par ailleurs été établi pour
faciliter la recherche dans les versements des tribunaux.
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Les moyens
- Personnels et budget
Rattachée au Pôle Attractivité et Développement, la Direction des Archives départementales de la
Seine-Maritime disposait au 31 décembre 2013 de 62 agents, dont 4 cadres A mis à disposition par
l’État, plus 2 sur contrats temporaires. Le poste de directeur adjoint en charge du Pôle archives
contemporaines et mémoire du quotidien (État), vacant depuis 2015, l’était toujours en fin d’année. Au
titre du service civique, 6 volontaires ont été accueillis, ainsi que 2 apprentis (en documentation et
secrétariat).
Sur le pôle archives historiques, le poste de responsable des archives notariales a été pourvu en août
2016, après une vacance d’un an. Le service a encore souffert de nombreux arrêts maladie (absence du
chef du service exploitation et sécurité jusqu’en septembre 2016, pour cause d’arrêt maladie suivi de
congé maternité, absence d’un cadre au service des collections pour cause de maladie, pénalisant les
activités de la bibliothèque historique du site de Grammont, absences récurrentes de plusieurs agents
du service accueil, rendant très difficile la continuité du service). Au niveau du service intérieur, deux
des magasiniers ont été déclarés inaptes sur leur poste par la médecine du travail, ce qui a obligé à
recourir à des vacataires ; un des magasiniers inapte sur son poste, en procédure de reclassement, a
été placé en renfort au service de l’accueil, ce renfort serait à pérenniser.
Pour le pôle archives contemporaines et mémoire du quotidien, le poste de responsable du service
archives orales et gestion des fonds, vacant en début d’année, a été confié en juin à l’ancienne
responsable des fonds communaux et hospitaliers. Ce dernier poste a été pourvu en octobre.
Les dépenses propres de la direction ont représenté 569 806 €, auxquelles il faut ajouter les dépenses
portées par d’autres directions de la collectivité, qui se sont élevées 4 006 085 €, frais de personnel
compris. 3 000 € de subvention ont été versés par la DRAC pour l’exposition Crimes et châtiments.
- Bâtiments
Les services sont répartis entre trois sites, représentant au total une surface de 21 000 m2, et une
capacité de 89 000 mètres linéaires, dont près de 65 sont aujourd’hui occupés :
- Le Pôle culturel Grammont a vu l’arrivée d’un nouveau prestataire pour la maintenance
multitechnique du site, la société Cofély. De nombreux problèmes, de fuite en particulier, ont pu être
réglés. À noter également le passage, pour la vidéosurveillance, d’un stockage des données
enregistrées de 48 heures à 30 jours.
- A la Tour des Archives, l’année 2016 a vu l’achèvement de différents travaux qui ont impacté le
fonctionnement du service. Trois nouveaux bureaux ont été livrés en septembre 2016 après la
restructuration complète des espaces du bâtiment D. Le local des cartes et plans a été livré et équipé
de nouveaux meubles. L’ascenseur extérieur, en panne depuis plusieurs années, a été remis en service
à l’été 2016. Les espaces de travail situés au rez-de-chaussée restent en attente de rénovation, mais
une réorganisation a été engagée en fin d’année pour identifier des espaces réservés au pilon, à la
quarantaine, au dépoussiérage et au conditionnement des archives, tout en sachant que l’état des
locaux n’offre pas des conditions de travail satisfaisantes (pas de circulation mécanique d’air, voir pas
d’aération naturelle dans certains locaux, fenêtres amiantées, peintures vieillissantes).
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- Au Centre de Darnétal, d’importants travaux
ont été menés pour installer de nouveaux
systèmes de rafraîchissement d'air et de
chauffage, séparer les espaces de travail et les
magasins au 1er étage, remplacer l'ascenseur,
rénover le SSI et le réseau électrique. Des
meubles à plans et rayonnages adaptés pour la
conservation des rouleaux à plans ont été
installés au 2e étage, après travaux, pour
permettre le rangement de documents hors
formats actuellement dans les étages inférieurs.
Au début de l’automne, les deux sites de Grammont et de la Tour des Archives ont connu des
défaillances de la climatisation, occasionnant un début de contamination : à Grammont dans la
chambre froide de conservation des nitrates et acétates de cellulose, où plusieurs dizaines de boîtes
ont dû être remplacées ; à la Tour, où 200 mètres linéaires de documents (essentiellement les
couvertures et classeurs entoilés) ont été touchés. Des mesures ont été prises pour régler ces
dysfonctionnements et améliorer le suivi des conditions climatiques dans les magasins (pour la
chambre froide par l’installation d’une sonde reliée à la GTB).
L’occupation croissante des espaces de stockage sur les deux sites principaux de Grammont et de la
Tour est un sujet de préoccupation (moins de 15% de rayonnages disponibles). Une réflexion a été
engagée pour faire évoluer à la marge la répartition des collections entre les 3 sites.
L’action auprès des services et le traitement des collections
- Animation et contrôle des archives publiques
Au sein du Conseil départemental, l’année 2016 a constitué la première année de mise en œuvre du
Plan départemental de gestion et d’archivage des documents (PDGAD) qui constitue la politique de
gestion des documents papier et électroniques du Département. Trois nouveaux référentiels des
durées de conservation des documents ont été validés : « Conseil juridique, gestion des assurances,
contentieux et marchés publics », « Gestion des ports départementaux, bacs et voies vertes » et
« Accompagnement social et insertion ». Dans une perspective de développement du travail
collaboratif, une version projet du plan de classement transversal des dossiers bureautiques a été
livrée pour relecture en septembre. Le développement progressif de modalité d’instruction des projets
visant à coordonner étroitement la DAD, la DSI et les métiers a permis d’accompagner la direction de
l’Autonomie dans son projet de dématérialisation : définition du plan de classement du dossier usager,
révision de sa durée de conservation, travail sur son contenu, dégagement de solutions pour l’envoi en
numérisation du stock de dossiers papier. Sur ce dernier point, la DAD a participé aux réflexions du
Département portant sur la numérisation des flux et stocks papier. Que les opérations soient réalisées
en interne ou en externe, des préconisations ont été faites pour que l’élimination des documents
papier puisse intervenir en toute sécurité après leur numérisation. L’accompagnement des services
dans la gestion de leurs dossiers et de leurs archives a été marqué par le suivi des opérations de
déménagement des locaux du boulevard des Belges (Direction de la culture et du patrimoine, Direction
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des routes, Syndicat de promotion de l’activité Transmanche). 136 bordereaux d’éliminations ont été
instruits, incluant la MDPH et Habitat 76 (2 540 mètres linéaires, soit + 1300 par rapport à 2015).
En direction des communes et intercommunalités, quatorze communes, un établissement public
communal et deux hôpitaux ont été visités au cours de l’année 2016. Une formation à destination des
secrétaires de mairie de quatre communes a été organisée au mois d’avril pour les sensibiliser à la
gestion de leurs archives. 450 bordereaux d’éliminations ont été instruits pour 64 communes (1 929
mètres linéaires) et 250 pour 25 EPCE et 6 établissements hospitaliers (2 998 mètres linéaires).
La subvention accordée par le Département aux communes de moins de 3 500 habitants pour le
classement et la restauration des archives communales a permis d’aider six communes (Saint-Aubin-
Routot, Moulineaux, Mentheville, Cany-Barville, Notre-Dame-de-Bliquetuit, Saint-Pierre-Benouville),
pour un total de 9 981 €.
Concernant le Conseil régional, l’archiviste contractuelle recrutée en 2015 avec l’appui de la DAD a
poursuivi son travail de mise en ordre des archives régionales et notamment d’identification des
archives éliminables (257 mètres linéaires éliminés). La région étant responsable de la conservation de
ses archives historiques, aucun versement n’est intervenu. Les réorganisations et déménagements liés
à la fusion des ex-régions Haute et Basse-Normandie ont généré une intense activité d’archivage :
1 390 mètres linéaires ont été versés sur le site de Rouen au titre du préarchivage. Dans le cadre de la
fusion, la région a engagé des réflexions relatives à l’organisation de sa fonction archives qui seront
poursuivies en 2017 en concertation avec la DAD du Calvados.
Concernant les services de l’État, une réunion du réseau des référents archives a été organisée, en
présence du secrétaire général de la Préfecture. 191 bordereaux d’éliminations ont été instruits pour
les services et établissements publics de l’État (8 300 mètres linéaires).
Des contacts ont été renoués notamment avec la sous-préfecture de Dieppe (cabinet, service du
logement). Pour le secteur sanitaire et social, des démarches sont en cours avec différents organismes
pour mettre en place des tableaux de gestion, ainsi la Caisse d’allocations familiales, le Centre
Normandie-Lorraine, l’union départementale des associations familiales ; ces travaux commencés en
2016 verront leur aboutissement en 2017. Dans le secteur de l’aménagement et de l’environnement,
un travail du même type est en cours avec le CEREMA ; une aide a été apportée à la DIRNO et à la
DIRMer pour le recrutement d’archivistes contractuels et le suivi des opérations du traitement
d’arriérés d’archives qui aboutiront en 2017 et 2018. Une réflexion a été engagée avec le Rectorat sur
la question de l’archivage des données métier, et une opération engagée à l’Université de Rouen, avec
le support des étudiants en master histoire, afin de localiser des sources en vue d’une publication sur
les 50 ans de l’Université. Cette opération n’a toutefois pas été soutenue d’un point de vue logistique
et le manque de formation en archivistique des étudiants n’a pas permis d’achever le projet ; la reprise
des fonds d’archives existants supposerait le dégagement de moyens spécifiques.
En direction des tribunaux d’instance et de grande instance, des réunions ont été organisées pour
mettre en application le nouveau cadre méthodologique pour l’évaluation, la sélection et
l’échantillonnage des archives publiques ; l’objectif est de revoir la sélection des documents pour
réduire le volume des dossiers de procédure et améliorer la qualité de l’échantillon versé. À l’automne,
une équipe de 3 personnes est intervenue au sein de la maison d’arrêt de Rouen pour faire le tri dans
les archives produites par le greffe de l’établissement. Cette mission s’est déroulée avec l’aide de
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détenus et de surveillants et devrait déboucher en 2017 sur le versement de dossiers de détenus
postérieurs à la Seconde Guerre mondiale.
La refonte de la carte des chambres consulaires a été l’occasion d’une attention particulière. La Seine-
Maritime compte désormais deux pôles consulaires complétant la Chambre régionale, à savoir la CCI
Seine-Estuaire, résultat de la fusion des juridictions consulaires de Fécamp-Bolbec, le Havre et pays
d’Auge, et la CCI Seine-Mer-Normandie, résultat de la fusion des chambres de Rouen, Dieppe et
Elbeuf. À la CCI Seine-Estuaire, la DAD a participé au recrutement d’une archiviste pour réaliser les tris
des archives de l’antenne de Fécamp. Un projet de tableau de gestion valable pour les deux pôles
consulaires a été demandé, ce qui à terme facilitera les échanges électroniques.
Au total, 87 visites ont été faites dans les services et collectivités du département, plus 5 auprès
d‘études notariales. 1 038 bordereaux d’éliminations ont été instruits, représentant 19 000 mètres
linéaires de documents.
- Les entrées
Le volume des versements reçus est resté au même niveau qu’en 2015 (818 mètres linéaires au lieu
de 790). Une centaine de versements ont été traités, dont 53 en provenance des services du
Département et de la MDPH (290 mètres linéaires, dont 235 envoyés à Darnétal au titre du
préarchivage), 17 en provenance de la Préfecture et services déconcentrés de l’État (133 mètres
linéaires), 23 des tribunaux (250 mètres linéaires), 3 de la CCI de Rouen (36 mètres linéaires). Trois
études notariales (études Derez-Pannier à Rouen, Déville-les-Rouen, Héricourt-en-Caux) ont par
ailleurs versé des minutes (56 mètres linéaires) et deux communes ont procédé à un complément de
dépôt de leurs archives (Bouville et Sierville).
148 mètres linéaires ont été reçus au titre des archives
privées (50 à Grammont, 98 à Darnétal pour les archives
d’entreprises ou de syndicats), plus 20 mètres pour la
bibliothèque et les collections de presse. Menée jusqu’en juillet
2016 auprès des associations et particuliers du Département,
dans le cadre d’une mission de service civique, la collecte
d’archives sportives a abouti à une vingtaine de dons et dépôts,
parmi lesquels on peut signaler celui du Véloce Club Rouennais,
remontant à 1869. On peut noter aussi le don des papiers de
Georges Bureau (homme politique de la première moitié du XXe
siècle), de papiers d’érudits (Elisabeth Carment-Lanfry, Maurice
Lanfry) et d’un fonds de géomètre (fonds Hébert), qui devrait
être transféré à Darnétal, ainsi que l’achat de documents
intéressants pour l’histoire du domaine départemental de
Jumièges (fonds Lepel-Cointet/Achard de Bonvouloir,
propriétaires de l’abbaye de Jumièges aux XIXe-XXe siècles).
Les collections iconographiques se sont également enrichies avec le don de tirages venant d’un
photographe de Rouen et de nombreux clichés sur verre, en provenance notamment de la famille de
M. Deschamps, directeur de la Caisse d’Épargne de Rouen à la Belle-Époque, et différents achats de
grand intérêt : 17 dessins préparatoires Félix Benoist pour la Normandie illustrée, 65 clichés sur verre
de la cathédrale de Rouen, un album de photographies familiales à Étretat à la Belle-Époque, un
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ensemble de photographies anciennes contrecollées sur carton représentant des églises et édifices
remarquables de la Seine-Maritime, des plans d’aménagement des jardins du château de Bosmelet,
des environs de 1715 et un plan du prieuré Sainte-Foy de Longueville au XVIIIe siècle.
Enfin, à la suite du dépôt par le Musée des Antiquités de Rouen en 2015 d’environ 400 empreintes
originales, matrices et tirages sur cire d’érudits, cet établissement a déposé environ 600 moulages de
sceaux en plâtre et en soufre.
- Classements et outils de recherche
559 mètres linéaires de documents ont été classés, dont :
- 153 pour le pôle archives historiques, où des instruments de recherche détaillés sont maintenant
disponibles pour les fonds de la justice seigneuriale de Gournay-en-Bray (70 B), de l’abbaye de
Valmont, des Carmes déchaussés et des Mathurins de Rouen (19, 34 et 37 H), les fonds Amable
Floquet, historien du Parlement de Normandie (292 J), Lepel-Cointet (306 J), Andrieu (294 J), Lerond
(341 J) , ceux de la Maison des Jeunes et de la Culture du Havre (216 J), de la maison de l’Europe de
Haute-Normandie (51 J), de la Société des Sciences naturelles et des Amis du Musée de Rouen (345 J),
ainsi que pour quelques compléments aux fonds modernes (6 U 6 et 8 : tribunaux de commerce du
Havre et de Rouen) et pour les nouvelles entrées de minutes notariales .
- 328 pour le pôle archives contemporaines, avec
l’achèvement de la reprise de la série R (affaires militaires
1800-1940) et du fonds ancien de la Chambre de commerce
et d’industrie du Havre (1599-1991), pour lequel un
répertoire numérique détaillé a été établi par une stagiaire de
master 2 de Lille ; 6 dépôts d’archives communales et 2
d’archives hospitalières ont été traités et le travail sur la sous-
série 2 S (routes départementales et chemins de grande
communication), accompagné d’un dépoussiérage, s’est
poursuivi.
- 78 pour le centre de Darnétal (fonds de l’ancienne direction
sécurité sociale).
420 mètres linéaires ont fait l’objet d’un récolement :
- 84 pour le pôle archives historiques : les 103 premiers articles du chartrier de la ville de Rouen, 6
fonds privés (152 J, 348 à 350, 355, 361 J), plus le fonds de l’architecte Lefebvre (119 J). 17 876 unités
ont été récolées pour les fonds iconographiques, principalement pour le fonds Ellebé (39 Fi, 14 859
unités). Le travail sur les plans des architectes départementaux, conservés en 167 Fi, s’est
poursuivi (599 plans traités et analysés, 442 plans extraits car postérieurs à 1940). 418 sceaux
(empreintes, matrices, tirages d’érudits, etc.) du Musée des Antiquités ont enfin été traités.
- 236 pour le centre de Darnétal, correspondant au traitement en cours du fonds de l’entreprise Lanfry
(223 J) et des dossiers d’enfants placés, en vue d’un transfert vers le pôle archives contemporaines
(3 X).
D’autres travaux ont été menés, soit pour compléter, soit pour reprendre des instruments de
recherche existants :
- le répertoire du fonds des Hypothèques (4 Q) a été entièrement repris ; l’introduction est en cours
de rédaction et devrait être achevée au printemps 2017.
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- Pour faciliter les recherches dans les versements faits par les tribunaux et répondre aux très
nombreuses demandes des notaires et avocats, une étudiante en master 2 droit privé général a réalisé
un état des sources compilant les données de 209 bordereaux existants. Un travail identique a été
réalisé par une étudiante en première année de master archives concernant les versements du
Tribunal de commerce de Rouen. Ces états des sources vont permettre aux Archives départementales
de répondre plus rapidement et efficacement aux demandes de recherches des institutions et des
particuliers dans le but de faire valoir des droits (succession, pension).
- Le travail d’indexation engagé sur les dossiers d’ICPE (installations classées) pour en faciliter l’accès
auprès notamment des bureaux d’études, s’est poursuivi (9 884 dossiers saisis) ; il a été mené à son
terme pour les 15 758 dossiers de dommages de guerre concernant des habitations (238 W). 3 000
dossiers concernant des bâtiments agricoles restent encore à traiter. L’indexation des registres de
l’Inscription maritime s’est également poursuivie, dans le cadre d’un service civique.
En matière d’archives orales, le pôle archives contemporaines et mémoire du quotidien a accueilli à
l’automne 2016 un service civique pour mener une mission d’indexation des témoignages d’anciens
résistants et déportés de la Seconde Guerre mondiale. 28 enregistrements ont été indexés et pourvus
d’une notice biographique.
Un important travail a été mené à bien pour la bibliothèque, dont le catalogue a fait l’objet d’une
migration sous le logiciel Syracuse (103 451 notices créées) et a pu être mis en ligne. À Grammont, le
reclassement des périodiques des sociétés savantes a été mené à bien. À la Tour des Archives, la série
BA (bibliothèque administrative) a été entièrement reprise, après avoir fait l’objet d’un tri ; un travail
similaire a débuté sur la série BDOC (bibliothèque documentaire) avec réalisation d’un récolement.
- Conservation des collections
En matière de restauration, 43 registres ont été
restaurés par un prestataire, La Reliure du Limousin,
dont 20 registres de délibérations communales, 7
registres notariaux, 4 registres du Parlement de
Normandie. En interne, l’atelier de Grammont a
restauré 249 unités, tous supports confondus, dont 30
chartes parchemin, 11 sceaux (sans compter les
nettoyages). 1 798 feuillets ont été restaurés et 8
reliures faites à l’atelier de Darnétal, réduit depuis la fin
2014 à 2 agents (dont 1 en situation de handicap). 165
ouvrages et périodiques ont été reliés en externe
(Ateliers du Patrimoine) et 5 en interne. 2 m3 de
documents sont partis à la décontamination à l’oxyde
d’éthylène chez Hygiène Office à Wissous.
Plus de 1 200 mètres linéaires de documents ont été reconditionnés sur l’année, concernant
principalement, outre les fonds reclassés, les notaires, les séries U, W et X ; pour les documents
iconographiques, 18 859 unités de 39 Fi, soit environ 14 mètres linéaires, ont été traitées. Plus de 30
conditionnements sur mesure ont été réalisés pour des chartes scellées et une centaine de boîtes de
conservation sur mesure ont été achetées pour les manuscrits les plus précieux (cartulaires
notamment).
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L’ouverture au public
- L’accueil du public
Plus de 11 000 personnes ont été accueillies en 2016 sur les différents sites des Archivesdépartementales, tant pour des recherches qu’à l’occasion d’expositions, conférences ou ateliers.
En ce qui concerne l’accueil dans les salles de lecture, 3 190 séances de travail ont été comptabilisées,
pour 1 190 lecteurs. 15 313 documents ont été communiqués, hors consultation du portail pour les
images numérisées. Les communications administratives auprès des services se sont élevées à 791.
Pour le pôle archives historiques, est à noter, au 1er janvier 2017, l’entrée en vigueur d’une nouvelle
organisation de la salle de lecture (avec attribution de places numérotées aux lecteurs dans l’ordre
d’arrivée, places réservées pour les généalogistes professionnels et la consultation des chartes scellées,
etc.). Par ailleurs, de nouveaux supports de consultation (futons, etc.), plus respectueux des
documents originaux, ont été mis à disposition des chercheurs.
Sur le site de Darnétal, la salle de lecture a dû être fermée cinq mois en raison des travaux.
2 225 demandes de recherches ont été instruites, dont 1 320 à caractère administratif (demandes de
jugement de divorce, recherches sur les installations classées…), le reste étant soit des recherches à
caractère scientifique, soit des demandes généalogiques. Pour les images, 19 licences de réutilisation
ont été signées, dont une payante.
- Expositions et action culturelle
En matière d’action culturelle, Trois expositionstemporaires ont ponctué l’année :
« Crimes et châtiments en Normandie,1498-1939 », à Grammont du 29 mars au 1er
juillet 2016, accompagnée d’une publicationassurée en coédition par les Éditions Pointde vues.
« Les Femmes au XXe siècle, représentationset revendications » à la Tour des Archives,du 25 avril au 27 juillet, prolongeantl’exposition de 2015 « Femmes, droit,travail».
« Paysages d’hier et d’aujourd’hui : la Seine-Maritime avant-après », du 16 septembreau 24 décembre 2016, à Grammont.
L’inauguration de « Crimes et châtiments » a servi de support à un spectacle de théâtre, avec la
création d’une mise en scène, « Rose et Ferdinand », autour de lettres d’amour saisies par la police
comme pièces à conviction ; le procès du crime dit de « l’arbre de l’innocent » a été rejoué, avec vote
du public transformé en jury. Un concours photo ainsi que des stages sur l’aquarelle et la photographie
ont été proposés à l’occasion de l’exposition « Paysages ».
En complément à cette programmation, l’exposition itinérante « Le Parlement de Normandie, 5 siècles
d’histoire », a été présentée dans le hall du Pôle culturel Grammont (Archives historiques) en janvier-
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février, puis prêtée au Palais de Justice de Rouen (mars-avril) et à la faculté de droit de Caen (octobre-
décembre), après l’avoir été en 2015 à la faculté de droit de Rouen. Du 17 septembre au 28 octobre, la
Tour des Archives a présenté de son côté l’exposition itinérante « Traverser la Manche », à l’occasion
du 950e anniversaire de la bataille d’Hastings.
Est à signaler aussi la participation à huit expositions extérieures, par le prêt de nombreux documents.
Parmi ces expositions, « Richard Cœur de Lion, entre mythes et réalités », à l’Historial de Vendée, qui a
attiré plus de 15 000 visiteurs ; « Masséot Abaquesne, l’éclat de la faïence à la Renaissance »,
présentée au Musée des Beaux-Arts et au Musée de la Céramique de Rouen, en partenariat avec le
Musée national de la Renaissance d’Ecouen (avec contribution à la préparation du catalogue).
Deux conférences ont été proposées au public, en
accompagnement des expositions du Pôle culturel
Grammont (M. Marlet sur la police scientifique et
technique, Mme Souchon sur l’histoire de la
cartographie). Une collaboration avec l’Ordre des
avocats rouennais a permis la tenue d’une
conférence sur l’histoire de la justice à la Maison
des Avocats et la tenue du Conseil de l’Ordre aux
Archives. D’autres interventions ont été assurées
par Michaël Bloche, directeur adjoint, en liaison
avec la collecte sur le sport (les sources pour
l’histoire du sport à la Belle-Époque, à l’université
de Rouen, pour le groupe de recherche Normandie Sport) ou avec les travaux menés sur les fonds
anciens (les sceaux des abbés et du convent du Bec-Hellouin au Moyen Âge, à l’abbaye du Bec, lors
d’un colloque organisé par le CRAHAM de l’Université de Caen, occasion de valoriser les empreintes du
Bec conservées aux Archives de la Seine-Maritime ; les archives de la chartreuse de Rouen, à l’occasion
du 350e anniversaire de la fondation de la chartreuse, à la bibliothèque municipale de Petit-Quevilly).
153 personnes ont été accueillies, à la Tour des Archives et à Grammont, pour les Journées du
patrimoine, le samedi 19 et le dimanche 20 après-midi.
- L’action éducative et l’accueil de groupes
Malgré l’actualité sécuritaire de l’année, qui a conduit à plusieurs annulations, 53 classes ont été
reçues dans le cadre du service éducatif ; cela représente 1 388 élèves, dont 57% de collégiens. De
nombreux étudiants ont été accueillis pour des visites du service : 23 pour le pôle archives
contemporaines, dont 16 du master patrimoine de Rouen pour un cours in situ ; plus de 120 pour le
pôle archives historiques, dont la dernière promotion de l’Institut national du Patrimoine. 18 ont pu y
effectuer des stages (dont 8 de plus de 2 mois). Par ailleurs, les cours de paléographie française,
réunissant toutes les 2 semaines une cinquantaine de participants (2 cours différents), ont continué et
se poursuivront en 2017.
Les publics « empêchés » ont fait l’objet d’une attention particulière. Ainsi, des femmes du quartier de
Grammont ont été accueillies grâce au Centre social et ont ainsi pu découvrir l’exposition « Crimes et
châtiments ». Les expositions itinérantes ont fait l’objet d’une publicité spécifique auprès des maisons
de retraite dans le cadre du dispositif « Culture à vie ». Enfin, il faut signaler un projet particulier, mené
grâce à la présence d’un conservateur stagiaire de l’Institut du Patrimoine pendant 5 mois aux Archives
11
départementales : un atelier autour des archives de la Première Guerre mondiale réalisé avec des
détenus mineurs de la maison d’arrêt Bonne-Nouvelle de Rouen. Cet atelier de 4 séances de 2 heures
a eu lieu dans le cadre des programmes scolaires, les jeunes mineurs y ayant assisté préparant en effet
le brevet des collèges.
- Numérisation et mise en ligne
78 165 € ont été en 2016 consacrés à la poursuite de la
numérisation. La baisse par rapport aux années
précédentes s’explique par le passage à un nouveau
marché pluriannuel, pour 4 ans, dont les 3 lots ont été
attribués à la société Arkhénum. Dans le cadre de ce
marché, qui a connu quelques difficultés de démarrage,
188 382 pages ont été numérisées (répertoires et tables
alphabétiques conservés avec les versements de minutes,
de 1600 à 1940, et partie des minutes de notaires du
Havre et paroisses avoisinantes de 1687 à 1850 ; registres
de l’Échiquier, registres de la Tournelle (chambre
criminelle) et registres secrets du Parlement depuis 1374 ;
registres de délibérations des hôtel-Dieu et hospice
général de Rouen de 1553 à 1792…), ainsi que 7 012
plaques de verre provenant de 10 Fi (Journal de Rouen).
Il faut y ajouter les numérisations réalisées en interne par les ateliers : 15 700 vues pour le pôle
archives contemporaines (inscription maritime récente, état civil, presse, fonds déposés ou prêtés,
délibérations communales, fonds hospitaliers), dont plus 1 400 représentent des commandes et
reproductions courriers/lecteurs ; plus de 87 000 pour le pôle archives historiques, principalement
registres et documents (registres de délibérations du chapitre cathédral, registres de catholicité et
registres de l’Église réformée, registres d’écrous, matrices cadastrales, manuscrits juridiques, chartes
antérieures à 1204 des sous-séries 20 et 52 H…), mais aussi documents iconographiques (6 Fi :
planches de la commission départementale des antiquités, 1840-1950 ; 61 Fi : portraits de familles sur
plaques de verre ; 194 Fi : portraits de magistrats ; 196 Fi : fonds Valle, photographe de l'archevêché,
1880-1939 ; 20 et 52 H) .
Aucune mise en ligne de documents n’a été effectuée en 2016. Le développement de la plateforme
d’annotation collaborative a été ralenti en 2016 par le non-remplacement de l’apprenti-ingénieur qui
avait fait les développements. Des présentations en ont néanmoins été faites lors du forum de l’AAF à
Troyes et lors de la journée régionale de l’AAF. 34 000 nouvelles annotations ont été enregistrées pour
les registres matricules des soldats, représentant 8 500 noms, et 27 300 pour l’état civil.
Sur l’année, près de 195 000 visiteurs sont venus sur le site. L’investissement dans les réseaux sociaux
a été poursuivi, notamment Facebook, qui comptait 1 600 abonnés à la fin 2016. On peut ajouter, dans
cette perspective d’élargir les publics, le développement d’applications gratuites pour smartphones et
tablettes, en accompagnement des expositions du Pôle Grammont.
12
Partenariats scientifiques et coopérations
L’année a vu s’achever l’opération de numérisation des documents du Palais Bénédictine, engagée en
partenariat avec le CRAHAM de l’Université de Caen, le CNRS et le Palais de Bénédictine de Fécamp
(Bacardi-France). Elle devrait déboucher sur une mise en ligne en 2017. La direction a participé aussi à
la Bibliothèque numérique de droit normand (faculté de droit de Rouen), par la numérisation de
dizaines de manuscrits juridiques.
Les liens développés avec l’Université passent également par la participation au conseil de gestion de
l’UFR de lettres, sciences humaines, au conseil académique et à la commission des statuts de
l’université de Rouen, la participation à des groupes de recherche (Normandie Sport) ou à des
formations de master (notamment MATA d’Amiens : 41 heures de cours dispensés par 3 agents des
Archives de la Seine-Maritime).
Concernant les cercles généalogiques, a été monté un partenariat avec celui du Havre Seine-Maritime
pour le Salon national de généalogie 2017 (participation au salon par un stand et exposition,
collaboration envisagée pour l’annotation collaborative des registres de notaires du Havre).
Parmi les autres partenariats envisagés, on peut mentionner aussi le travail engagé avec la
Bibliothèque et les Archives du Palais princier de Monaco, en vue d’une exposition à l’automne 2019
sur les Grimaldi dans le pays de Caux.
La direction a participé enfin au comité scientifique pour le classement des clos-masures au patrimoine
mondial de l’UNESCO.
13
Perspectives 2017
Un bilan d’étape et une actualisation du projet de service établi en 2013 seront faits, ce qui devrait
permettre de recaler les priorités pour les années à venir.
L’année 2017 sera marquée encore par des chantiers importants, qui vont nécessairement impacter
l’activité du service : à Grammont, il sera procédé à l’électrification de la moitié des compactus - la
remise à niveau de la climatisation/déshumidification dans les magasins des 4e et 5e niveaux étant
susceptible d’être repoussée - ; à Darnétal, il est prévu le réaménagement des accès (accessibilité
PMR), le remplacement de l’ensemble des huisseries, la reprise de l’étanchéité du toit terrasse, ainsi
que la suppression du RIA qui avait occasionné une fuite il y a deux ans, avec renforcement du nombre
d’extincteurs.
Cette année verra l’aboutissement de la coopération entre les archives départementales de la région,
avec la mise en œuvre d’une exposition et d’une publication « 1000 ans de Normandie », autour de
l’histoire et de l’identité régionale. La présentation inaugurale devrait avoir lieu le 25 avril à Grammont,
en présence de M. Jean-Louis Debré, président du Conseil supérieur des Archives, des différents
présidents de Département et sans doute du président de région ; un cycle de conférences sera
proposé. Prolongeant cette manifestation, une autre exposition devrait être présentée au dernier
trimestre par le pôle archives contemporaines « La Normandie, de la province à la région », pendant
que le pôle archives historiques proposera un retour sur « 10 ans d’acquisitions », occasion de faire
découvrir les enrichissements apportés ces dernières années au patrimoine départemental. D’autres
temps forts devraient être, au printemps, le lancement d’une nouvelle collecte autour de la mémoire
de la Résistance et de la Déportation et, en septembre, la participation au salon national de généalogie
du Havre, dont on fête cette année les 500 ans, du 7 au 10 septembre.
Les projets liés à la mise en ligne ne seront pas oubliés : sous réserve des ressources informatiques, le
développement de l’annotation collaborative devrait reprendre, notamment pour étendre la possibilité
aux registres notariaux, ainsi que l’étude autour d’une « plateforme usagers » plus large, incluant par
exemple la possibilité de demander et payer en ligne des reproductions ou de gérer les demandes de
prêt d’expositions temporaires. De nouvelles extensions à l’offre en ligne devraient être apportées,
notamment autour des archives communales, avec la numérisation et la mise en ligne des registres de
délibérations. En 2017, par ailleurs, un travail est prévu pour étendre la mise en ligne des instruments
de recherche liés aux archives contemporaines ; l’ensemble des instruments de recherches disponibles
devraient être versés dans le Portail national FranceArchives.
Un sujet important sera encore le « plan départemental de gestion et d’archivage des documents ».
Outre l’accompagnement des différents chantiers de dématérialisation, le travail concernera
notamment :
- La gestion des documents produits numériquement, hors applications métiers (fichiers
bureautiques, documents techniques…), ce qui passera par la mise en place d’un groupe projet
associant la DSI et quelques services pilotes du département ;
- La mise en route opérationnelle du SAE, avec la mise en place de procédures d’import pour le
versement de dossiers bureautiques.
14
La direction devra accompagner aussi les mutations institutionnelles récentes : recomposition des
services de l’État au niveau régional, réforme de la carte intercommunale et fusion de communes,
changements qui vont tous avoir des impacts dans le domaine des archives.
Les travaux engagés sur les collections seront bien sûr poursuivis, avec notamment l’objectif de
terminer les chantiers en cours sur le fonds de l’ancienne direction régionale de la sécurité sociale ou
les dossiers d’enfants assistés encore conservés à Darnétal et, à Grammont, de reconditionner les
cartulaires, ce qui supposera une réorganisation de la réserve. D’autres travaux seront à mener en
prévision de transferts entre sites - l’un devrait concerner les registres d’état civil, qui seraient envoyés
de la Tour vers Darnétal. Le pôle archives contemporaines aura par ailleurs à gérer la reprise des fonds
touchés par la contamination de l’automne dernier et l’organisation du rangement des cartes et plans
dans le local nouvellement équipé. Le travail pour l’établissement d’un plan d’urgence sera enfin
repris.
Département
Région
Population
Adresse postale du service
Adresse topographique
Téléphone
Courriel
Jours et heures d'ouverture
Fermeture annuelle
cf site internet
semaine du 15 août, 25-31 décembre
(merci de bien vouloir signaler tout changement de coordonnées à [email protected])
Pôle culturel Grammont, 42 rue Henri II Plantagenêt, 76100
Rouen
Pôle culturel Grammont, 42 rue Henri II Plantagenêt, 76100
Rouen
Adresses des bâtiments annexes
(hors dépôts de pré-archivage)
Archives contemporaines - Hôtel du Département, quai Jean
Moulin, 76101 Rouen cedex
Centre des Archives du Travail et de l'Architecture - 27 rue
Lucien Fromage 76160 Darnétal
02 35 03 54 95
DÉPARTEMENT
2016
Seine-Maritime
Normandie
1 275 000
Chef de service (NOM, Prénom) MAROTEAUX Vincent
56 rue des Francs-Bourgeois
75141 Paris Cedex 03
ENQUÊTE STATISTIQUE ANNUELLE
sur l’activité des services d’archives contrôlés
Ministère de la Culture et de la Communication
Direction générale des Patrimoines
SERVICE INTERMINISTÉRIEL DES ARCHIVES DE FRANCE
Sous-direction de la communication et de la valorisation des archives
Bureau des études et des partenariats scientifiques
DONNÉES STATISTIQUES
1 Position du directeur
2 Budget
3 Personnel
4 Bâtiments
5 Contrôle
6 Relations avec les producteurs
7 Collecte et constitution des fonds
8 Traitement des fonds
9 Informatique
10 Conservation'!A1Conservation
11 Numérisation
12 Communication
13 Site internet
14 Valorisation
CHIFFRES CLÉS
NOTICE EXPLICATIVE
Case incrémentée dans les chiffres clés
Calcul effectué automatiquement, ne pas modifier
Menu déroulant, ne pas modifier
LÉGENDE
Sommaire enquête statistique 2016
Chiffres incrémentés automatiquement, ne pas modifier.
L'enquête statistique 2016 se présente sous la forme d'un classeur Excel de 14 onglets thématiques.
Les données essentielles, « chiffres clés », seront remplies automatiquement sur le dernier onglet, dont vous
voudrez bien ne pas modifier la présentation.
En cas de problèmes, n’hésitez pas à vous adresser au bureau des études et partenariats scientifiques, service
interministériel des Archives de France :
M. Jean-Charles Bédague, tél. 01 40 27 66 71, [email protected]
1. Activités pour le compte de l’État
Relations avec le préfet
oui
oui
Si oui, sont-ce des agents de l’État ? oui
- Participez-vous au collège des chefs de service ?
pas de réunion
en 2016
oui
- Le service des archives est-il présent sur le site internet de la préfecture ? oui
- Participez-vous à des commissions particulières pour le compte du préfet ? oui
Conservation des antiquités et objets d'art
non
- Encadrez-vous le CAOA au titre de la collectivité ? non
- Le CAOA est-il rattaché à votre service ? non- Êtes-vous membre de la commission départementale des objets
mobiliers (CDOM) ? non
Inventaire du patrimoine
non
pas de réunion
en 2016Si oui, combien de réunions y a-t-il eu dans l'année ? 0
non
- Participez-vous à d'autres réunions de la DRAC ? non
2. Activités pour le compte du conseil départemental
- De qui dépendez-vous au sein du conseil départemental ? DGA
- Qui procède à votre évaluation annuelle ? DGA
- Participez-vous à des réunions particulières du conseil départemental ? oui
non
oui
1. POSITION DU DIRECTEUR
- Avez-vous une délégation de signature du préfet ?
Animation du réseau des référents archives auprès du secrétaire général
- Êtes-vous le conservateur des antiquités et objets d'art (CAOA) ou le conservateur délégué
(CDAOA) ?
Relations avec la direction régionale des affaires culturelles
- Participez-vous à des réunions organisées par le conseiller Archives ?
- D'autres personnes de votre service ont-elles une délégation de signature du préfet ?
- Avez-vous été reçu en entretien annuel d'évaluation par le préfet ou le secrétaire
général ?
- Exercez-vous des fonctions pour l'Inventaire du patrimoine ?
- Avez-vous rédigé pour votre service un projet scientifique, culturel et éducatif, ou un document cadre
de ce type ?Projet de service établi en 2013, actualisation prévue en 2017
- Êtes-vous membre de la commission régionale du patrimoine et des sites (CRPS) ?
Pôle Attractivité et développement (organigramme page suivante)
Directeur général adjoint en charge du pôle
Réunions des directeurs, commission départementales des antiquités…
- Avez-vous des fonctions complémentaires (direction du patrimoine, directeur de
musée) ?
ÑÎÙßÒ×ÙÎßÓÓÛÙWÒWÎßÔ
1. Dépenses propres au service
2 288 126,00 €
1 340 427,00 €
468 893,00 €
871 534,00 €
947 638,00 €
100 913,00 €
846 725,00 €
50 310,00 €
56 814,00 €
78 165,00 €
19 006,00 €
754,00 €
14 218,00 €
6 013,00 €
27 275,00 €
81 686,00 €
23 471,00 €
Nature de l’opération Exposition "Crimes et châtiments"
Coût opération 60 340,00 €
Subvention État 3 000,00 €
Subvention collectivité
territoriale
Subvention Europe
Mécénat
Total subventions et
mécénat3 000,00 €
2. Recettes propres au service
Montant total
3. Subventions et mécénat
Élimination d'archives
Encodage
Frais d’impressions
Achats d’ouvrages et abonnements
Achats de documents
Expositions
Conditionnement
Reliure et restauration
Microfilmage
Numérisation
Acquisition d'outils informatiques (logiciel, site Internet, portail, SAE)
Maintenance des outils informatiques
- dont crédits gérés par la collectivité locale pour le service
Investissement
Montant total
- dont crédits gérés directement par le service
- dont crédits gérés par la collectivité locale pour le service
Dépenses spécifiques par nature
2. BUDGET RÉALISÉ
Salaires et charges de personnel à la charge de la collectivité locale
Montant total
Fonctionnement
Montant total
- dont crédits gérés directement par le service
64
dont personnel État 4
dont personnel territorial 60
2. Tableau récapitulatif (en équivalent temps plein)
Catégorie A
État
Catégorie A
territorial
Catégorie B
État
Catégorie B
territorial
Catégorie C
État
Catégorie C
territorialTotal ETP
Filière administrative 1,80 5,60 12,80 20,20
Filière culturelle 3,70 6,80 3,80 4,50 18,80
Filière technique 2,00 18,80 20,80
Filière animation 0,00
Contractuels 2,00 2,00
Autres 0,00
Total 3,70 8,60 0,00 11,40 0,00 38,10 61,80
3. Estimation de la répartition des ETP par secteurs
Administration 9,8
Contrôle et collecte 6
Classement et conservation (dont microfilmage et numérisation) 33,5
Valorisation et communication 12,5
Autres
61,8
4. Formation professionnelle reçue
Nombre de
jours de
formation
Nombre
d'agents
concernés
3,0 1,0
24,0 4,0
25,0 6,0
63,0 38,0
115,0 49,0
5. Personnel temporaire encadré par le service
18,00
591,00
2,00
146,00
6,00
360,00
2,00
290,00
3. PERSONNEL
1. Nombre de personnes physiques au 31/12/2016
Total ETP
Type de formation
Formation initiale - intégration à l'emploi
Préparation à un concours
Formation archivistique
Autres formations continues
Total
Nombre de stagiaires accueillis dans l'année * * À l'exception des collégiens
Total annuel des jours - stagiaires
Nombre de vacataires accueillis dans l'année
Total des heures de vacation par mois
Nombre de personnes accueillies au titre du service civique
Total annuel des jours – service civique
Autres emplois temporaires (apprentis, TIG)
Total annuel des jours – autres emplois temporaires
1. Locaux (y compris les annexes)
Y a-t-il des annexes ? oui
Mutualisation avec un autre service ? oui
Si oui, lequel ?
a. Surface
Darnétal
4657,50
137,90
796,00
3578,10
145,50
b. Accessibilité aux personnes handicapées oui
c. Logement de fonction
2. Construction / Extension non
Coût total estimé de l’opération
Coût total de l’opération réalisée dans l’année
Investissement du département voté et effectivement alloué au cours de l’exercice
Subvention de l’État effectivement subdéléguée au cours de l’exercice
Subvention régionale effectivement allouée au cours de l’exercice
oui
838309
Détail des travaux d’aménagement ou d’entretien réalisés dans l'année
4. Sécurité
oui
Date de la dernière visite de la commission de sécurité 2015
Si avis défavorable ou réservé, préciser
6891,00
0,00
4. BÂTIMENTS
Direction des bibliothèques de la ville de Rouen
Grammont
Surface du service (m²) 8943,90
- dont locaux ouverts au public (m²) 3751,00
Tour des Archives
7961,00
394,00
- dont locaux de travail (m²) 1045,00 676,00
- dont magasins (m²) 4147,90
- dont logements de fonction (m²) 0,00
Nécessité absolue de
service
Convention d’occupation
précaire avec astreinte
Nombre de logements de fonction 0 1
- dont logement directeur
- dont logement gardien 1
- dont autre logement
3.Travaux d’aménagement ou d’entretien
Montant des travaux
Réaménagements de bureaux et rénovation du local des cartes et plans à l'Hôtel du Département. Installation à l'annexe
de Darnétal d'un nouveau système de rafraichissement d'air, remplacement du chauffage, séparation des espaces de
travail et des magasins au 1er étage, remplacement de l'ascenseur
Contrôle d'accès aux parties interdites pour les personnes extérieures au service
4. BÂTIMENTS
5. Occupation de l’espace
Total ml
équipé au
31-12-2015
Total ml
installé
dans
l’année
Total ml
équipé au
31-12-2016
Total ml
occupé au
31-12-2015
Total ml
nouvelleme
nt occupé
dans l'année
Total ml
occupé au
31-12-2016
Total ml
disponible
au 31-12-
2016
25776 25776 20704 164 20868 4908
38151 -899 37252 30466 472 30938 6314
25867 604 26471 12049 249 12298 14173
89794 -295 89499 63219 885 64104 25395
6. Ateliers
Tour des Archives
0,5
Reliure et/ou restauration
Grammont
Centre de Darnétal
Total
La diminution du métrage pour la tour correspond à l'abandon de locaux en sous-sol ; par ailleurs le rapport 2015
avait comptabilisé en supplément l'installation de nouveaux rayonnages qui étaient en fait un remplacement de
rayonnages existants
Nature de l'atelier Nombre d'ateliersNombre d’agents
(en ETP)
2 3,5
Photographie, microfilmage et/ou numérisation 2 4,5
Maintenance, bricolage
Archives sonores et audiovisuelles 1
1. Bilan récapitulatif des actions liées au contrôle scientifique et technique en 2016
Organismes effectuant des versementsFormations
(nombre)
Métrage
linéaire éliminé(1)
Gigaoctets
éliminés (1)
Nombre de
services
uniques
touchés (2)1. Services déconcentrés et établissements publics de l’État à
compétence départementale ou locale (3)3564,6
12
2. Services déconcentrés et établissements publics de l’État à
compétences régionale ou supra-départementale (4)4730
9
3. Administrations centrales délocalisées et établissements publics
nationaux de l’État (5)8,8
1
4. Services du conseil départemental et établissements publics
départementaux (6)2536,65
22
5. Service du conseil régional et établissements publics régionaux143,65
1
6. Communes, établissements publics communaux, groupements de
communes 4 1 929 0 97
communes de moins de 2 000 habitants 4 113,08 37
communes de plus de 2 000 habitants 1258,91 36
établissements publics communaux (7) 63,06 4
groupements de collectivités (8) 493,52 20
7. Établissements publics de santé (centres hospitaliers, hôpitaux
locaux)2442,1
6
8. Officiers publics ou ministériels (dont notaires)
9. Organismes de droit privé chargés d’une mission de service public
(9)3597
5
Total général 4 18 951 0 153
Donner le nom des administrations centrales délocalisées et des établissements publics nationaux de l’État concernés
5. CONTRÔLE SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE
Inspections et visites
d’information (nombre)
23
11
0
27
0
11
9
1
1
0
2
5
13
92
ADEME
5. CONTRÔLE SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE
2. Conservation des archives courantes et intermédiaires en 2016
2.1. Centres de préarchivage
Nombre de centre(s) de conservation des archives courantes et intermédiaires 6
DREAL SDIS CEREMA Rectorat Total
Total du métrage linéaire conservé 1 663,00 1 080,00 1 772,00 1 611,50 6 126,50
Personnel affecté (nombre et catégorie) 3 2 1 3 13
personnel des archives départementales 3
autres 3 2 1 3 9
Métrage linéaire installé au 31 décembre 2016 1 710,00 1 560,00 2 000,00 2 171,50 7 441,50
Métrage linéaire occupé au 31 décembre 2016 1 663,00 1 080,00 1 772,00 1 611,50 6 126,50
Nombre de communications aux services 33 60 93
Relations avec les archives départementales Régulières Régulières Régulières Régulières
non
oui
Service producteurMétrage
linéaireGigaoctects
Prestataire (site
de
conservation)
Date
d’expiration du
marché
Pôle Emploi Haute Normandie 7654
Archiv'System
(Lugny)2017
DIRRECTE 274 Iron Moutain
tacite
reconduction
TOTAL 7928,00 0,00
Producteurs d'archives publiques implantés dans le département (quel que soit leur statut juridique) qui externalisent la conservation de leurs archives courantes
et intermédiaires
2.3. Recours à des sites agréés de sociétés privées d'archivage
2.2. Participez-vous à un projet de mutualisation ?
Observations
(tarifs des prestations,
relations avec les AD, etc.)
Contacts réguliers avec les
AD
5. CONTRÔLE SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE
Structure inspectéePopulation (le
cas échéant)
Année de la
précédente
inspection
ETP affecté
aux archivesLocaux
Cour d'appel de Rouen / 1 moyen
Direction interégionale de la mer - Manche Est Mer du Nord 2014 0 peu satisfaisant
Commune de Bouville 1980 0 moyen
Commune d'Etalondes 2000 0 moyen
Commune de Bréauté 1998 0 moyen
Commune de Maniquerville 2005 0 moyen
Centre hospitalier de Fécamp 2007 2 moyen
4. Récolements municipaux
Nombre de récolements municipaux visé dans l’année 0
5. Bilan des dépôts en 2016
Communes de moins de 2 000 habitants
Communes de plus de 2 000 habitants
EPCI
Établissements publics de santé
6. Dépôts d’office en 2016 non
Si oui, combien
3. Comptes rendus de toutes les inspections menées en 2016 (services de l’État, établissements publics, communes et EPCI, etc.)
-
Si vous avez connaissance de la conservation externalisée sur le ressort de votre département, de fonds d’archives publiques courantes et intermédiaires produites dans
un autre département, merci d’indiquer ci-dessous les prestataires et les fonds concernés.
État du classement
moyen
peu satisfaisant
peu satisfaisant
moyen
Nombre dans le département
Nombre total de dépôt au 31
décembre 2016
Nombre total
d'autorisations au 31
moyen
peu satisfaisant
moyen
631 465
86 22
35 1
5. CONTRÔLE SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE
7. Centre de gestion de la fonction publique
oui
Nombre et qualification des agents
Liste des communes concernées par les interventions de ce service pendant l’année 2016
Nature des liens exercé par le directeur des Archives départementales sur ces interventions Régulières
Evolution du service au cours de l’année
L'année 2016 a connu un accroissement de l'activité, lié aux fusions programmées de collectivités. L'accroissement de l'activité a permis la mise en stage, en vue
de sa titularisation, du 3ème archiviste itinérant du service.
Le centre de gestion de la fonction publique territoriale possède-t-il un service d’aide à la gestion des archives des communes ?
4 agents permanents au 31/12/2016, soit un attaché de conservation (titulaire),responsable du service, et trois adjoints du patrimoine (un titulaire, un stagiaire et
un contractuel), auxquels s'ajoutent deux contrats de 6 mois.
- Communes de : MENTHEVILLE, NOTRE DAME DE BLIQUETUIT, PALUEL, SOTTEVILLE LES ROUEN, TANCARVILLE, AMFREVILLE LA MIVOIE,
BARENTIN, CANY BARVILLE, LES GRANDES VENTES, LILLEBONNE, MONT SAINT AIGNAN, NOTRE DAME DE BONDEVILLE, NOTRE DAME DE
BONDEVILLE, NOTRE DAME DE GRAVENCHON (commune déléguée), CAUDEBEC-EN-CAUX (commune déléguée), ST ETIENNE DU ROUVRAY, ST JEAN
DE FOLLEVILLE, ST NICOLAS D'ALIERMONT, HARFLEUR, SAINT-AUBIN-LES-ELBEUF, SAINT WANDRILLE RANCON (commune déléguée)
- Communauté de communes : SAANE ET VIENNE, TROIS RIVIERES, VARENNE ET SCIE, MOULIN ECALLES, CAUX VALLEE DE SEINE, PETIT CAUX,
CAUX ESTUAIRE
- Syndicat Mixte du TERROIR DE CAUX
- EPHAD LA SOURCE LE HOULME
- PARC REGIONAL DES BOUCLES DE LA SEINE
- SIAEPA FECAMP SUD-OUEST (Syndicat Eau-Assainissement)
- SOMVAS (Syndicat Ordures Ménagères)
- CCAS NOTRE DAME DE BONDEVILLE
- SYNDICAT DEPARTEMENTAL D'ENERGIE
- SYNDICAT MIXTE DU PORT DE DIEPPE
- C.C.A.S. D'YVETOT
Contrôle
1. Tableaux de gestion
4
Liste des tableaux de gestion achevés et mis en service dans l’année
Rubrique Sous-rubrique Intitulé du producteurCréation ou
actualisation
Dépôt sur
Sémaphore
1. Services déconcentrés et
établissements publics de l’État à
compétence départementale ou locale
JusticeConseil départemental
de l'accès au droitcréé non
2. Services déconcentrés et
établissements publics de l’État à
compétences régionale ou supra-
départementale
3. Administrations centrales délocalisées
et établissements publics nationaux de
l’État
4. Services du conseil départemental et
assimilés
Conseil
départemental
Direction de l'action
sociale et de l'insertioncréé non
Conseil
départemental
Direction des ports
bacs et voies vertescréé non
Conseil
départemental
Direction juridique et
des marchéscréé non
5 Services du conseil régional et
assimilés6. Communes et groupements de
collectivités territoriales
7. Établissements publics de santé
8. Officiers publics ministériels
9. Organismes de droit privé chargés
d’une mission de service public
2. Actions relatives à l’archivage électronique oui
oui
oui
6. RELATIONS AVEC LES PRODUCTEURS
Nombre de tableaux de gestion achevés, signés par le producteur et mis en service dans l'année
Nombre de tableaux de gestion actualisés dans l'année
Actions de sensibilisation des services producteurs sur les problématiques de conservation des
données
Conseil départemental de la Seine-maritime : élaboration d'un plan de classement transversal des dossiers (version
projet diffusée pour relecture en septembre 2016).
Actions de recensement et d'évaluation des données des producteurs
Prise en compte dans les tableaux de gestion, spécification des durées de conservation et sorts finaux des données
dans le cadre des déclarations de traitements faites à la CNIL.
6. RELATIONS AVEC LES PRODUCTEURS
oui
oui
3. Actions concernant les archives privées oui
4. Conséquences de la réforme territoriale (nouvelles régions)
- Y-a-t-il eu des impacts pour votre service ? non
Dans le cadre évoqué, pré-examen des processus de numérisation et d'alimentation de la GED selon le vade-mecum
"Autoriser la destruction de documents sur support papier après leur numérisation". Mise en oeuvre d'un module de
préparation de versement de fichiers bureautiques non structurés dans As@lae (générateur SEDA) : rédaction des
spécifications fonctionnelles et premiers développements (macro Excel)
Collecte d'archives sur la thématique du sport dans le cadre d'un service civique
- Le cas échéant, existe-t-il une coordination avec les autres archives départementales de la région ?
Pour le moment simples contacts
Participation à des projets de dématérialisation
DAD associée à la DSI pour le suivi des projets de dématérialisation de la collectivité dans le cadre du "plan
départemental de gestion et d'archivage des documents"
Contrôle et conseil de projets de systèmes d'archivage électronique, de dématérialisation et
d'archivage électronique dans les services
1. Archives publiques
Tableau des entrées (1 ligne par producteur)
Unités
0,00
Chambre de commerce et d'industrieSeine Estuaire - Antenne de Rouen
36,00
Direction culture et patrimoine 23,15
Direction des finances 8,50
Direction action sociale et insertion 4,00
3,00
ASE/PMI 19,60
Direction des RH 1,00
unités territoriales d'action sociale 4,70
Direction juridique et marchés
7. COLLECTE ET CONSTITUTION DES FONDS
Organismes effectuant versements ou
dépôtsService Entrée (ml) Entrées (Go)
1. Services déconcentrés et établissements
publics de l’État à compétence départementale
ou locale
Préfecture 2,00
2. Services déconcentrés et établissements
publics de l’État à compétences régionale ou
supra-départementale
DREAL 4,90
Caisse d'allocations familiales deDieppe
3. Administrations centrales délocalisées et
établissements publics nationaux de l’État
Sous-total État 445,85 0,004. Services du conseil départemental et
assimilésDirection information 0,60
27,00
DDTM 34,00
Conseil des Prudhommes d'Elbeuf 7,50
Sous-préfecture de Dieppe
19,00Sous-préfecture du Havre
15,70
Conseil des Prudhommes de Rouen 4,50
ONAC 44,50
Cour d'appel 37,00
TGI de Rouen 96,25
TGI du Havre 7,00
Tribunal de commerce du Havre 64,00
Tribunal de commerce de Rouen 29,50
DRPJJ 3,50
Rectorat 8,00
Centre régional de la propriété
forestière3,00
CRAM
Tribunal de commerce d'Elbeuf 2,00
0,50
7. COLLECTE ET CONSTITUTION DES FONDS
0,00
0,00
0,00
Revendications
Archives numériques – Versement de la matrice cadastrale numérique 2004
- Avez-vous téléchargé les données de la matrice cadastrale numérique 2004 ?
- Avez-vous effectué la conversion de ces données au format SIARD ?
- Comment conservez-vous ces données actuellement ?
- Avez-vous installé l'application de visualisation VisuMatrice en salle de lecture ?
2. Archives privées
Nom du fonds TypologieMétrage
linéaireGigaoctets Unités
Mode
d’entrée
Papiers Georges
Bureau
Archives personnelles
et familiales 0,7 15 Don
Familles Lepel-
Cointet et Achard de
Bonvouloir
Archives personnelles
et familiales 2,7 44 Achat
Jacques Lemaître
Archives personnelles
et familiales 1 11 Don
Alain Alexandre
(Amicale du Houlme)
Archives personnelles
et familiales 0,5 14 Don
Véloce Club de Rouen
Archives
d’associations, de
partis politiques, de
syndicats 6,8 53 Don
Pavilly Barentin
Tennis Club
Archives
d’associations, de
partis politiques, de
syndicats 0,58 23 Don
Carment-Lanfry
Archives personnelles
et familiales 5,5 40 Don
étude de Héricourt-en-Caux 6,70
étude de Rouen 9
centre hospitalier d'Yvetot
9. Organismes de droit privé chargés d’une
mission de service publicCentre Begouen Demeaux 1,00
10. Archives publiques revendiquées
étude de Déville-les-Rouen 26,60
Société privée d'entraide sociale
22,90
0,30
1,00
commune de Bouville 0,30
303,30 0,00
école primaire de Sierville
0,60
6. Communes et groupements de collectivités
territorialescommune de Sierville 2,30
Sous-total collectivités
5. Services du conseil régional et assimilés
7. Établissements publics de santé centre hospitalier de Barentin 0,80
8. Officiers publics et ministériels
CHU de Rouen 0,30
Sous-total autres 59,20 0,00
Total 808,35 0,00
Nombre de revendications effectuées 0
oui
non
serveur sécurisé
non
Coût
préarchivage tous services 235,15
8 300,00 €
7. COLLECTE ET CONSTITUTION DES FONDS
Philippins de Rouen
(ou Bernard Legrand)
Archives personnelles
et familiales 0,6 7 Don
Association sportive
des cheminots havrais
Archives
d’associations, de
partis politiques, de
syndicats 6 31 Don
Comité maritime
d'athlétisme
Archives
d’associations, de
partis politiques, de
syndicats 5,2 52 Don
Jean-Luc Thérier,
pilote de rallye
Archives personnelles
et familiales 0,2 6 Don
Véronique Burel
Archives personnelles
et familiales 0,4 4 Don
Hébert, géomètre Archives d’entreprises 10 Don
M. Leboucher
(meunier) Archives d’entreprises 22,8 91 Don
Sté EDEN Archives d’entreprises 24,6 41 Don
Sté Concept Optique Archives d’entreprises 18,6 31 Don
Union syndicale des
transporteurs routiers
Archives
d’associations, de
partis politiques, de
syndicats 10,8 18 Don
Syndicat CGT
(complément)
Archives
d’associations, de
partis politiques, de
syndicats 21,6 83 Don
Syndicat Sud PTT
Archives
d’associations, de
partis politiques, de
syndicats 0,2 2 Don
65 clichés sur verre de
la cathédrale, album
sur Etretat, tirages
Archives de
photographes 4,5 Achat
dessins pour la
Normandie Illustrée 1 Achat
carte du
gouvernement de
Normandie, plan du
prieuré de Longueville 1 Achat
Pièces isolées 3,5 22
Achats et
dons145,28 0,00 266
7437,00
5 250,00 €
2 853,97 €
2 100,00 €
5 950,00 €
Total 24 453,97 €
Métrage linéaire total des archives privées conservées par le service
7. COLLECTE ET CONSTITUTION DES FONDS
3. Archives orales constituées ou reçues par le service non
Détail des archives orales constituées ou reçues par le service
non
Détail des archives audiovisuelles constituées ou reçues par le service
5. Bibliothèque
Accroissement net, en ml 20,00
Dont acquisition d'une rare édition de l'ouvrage ancien Rouen désolée, 1939-1944
4. Archives audiovisuelles constituées ou reçues par le service
Durée d'enregistrementSupport de
conservation
Format de
données-
Contenu
-
Contenu DuréeSupport de
conservation
Format de
données
1. ÉliminationsMétrage linéaire éliminé pendant l’année dans le service
Gigaoctets éliminés pendant l’année dans le service
Fonds papier traités pendant l’année
NB : Ne pas prendre en compte les instruments de recherche provisoires.
Volume
classé
(ml)
Volume
classé
(unités)
Notices
saisies dans la
base de
données
18 285
50 24433,5 3220,7 171,85 105,1 6665,8 146
100 9884232W 78,4 1758238W 209 11534
714 2575
56,2 468
12 4141 24
100 1020
59 1317
170 1365
1 674,55 31 449
Nombre d'IR
synthétiques (état des
fonds, état des
versements)
Nombre d'IR analytiques
(répertoires, inventaires)
905,46
2. Volume des fonds inventoriés dans l’année (ml) (sous forme d’instruments de recherche ou
de notices informatisées)1 674,55
16W 2
Pourcentage des fonds inventoriés dans l’année sur le total des fonds collectés dansl’année
175,60%
2 et 10 R 22S
1ETP1 1
1T suppl.
État civil
3E 6
8. TRAITEMENT DES FONDS
Séries modernes70B ; 19, 34 et 37 H 4
Séries anciennes
Séries et fonds
Notaires 3
98
Archives communales et
hospitalières
Établissements publics (série
ETP)
Hdépôt 2
Archives privées
Total 2 127
51, 216, 291-292, 306, 335,
341, 345, 354, 356, 358, 365
J (Grammont)
2 9
223 J (Darnétal)
6U8 (compléments)
Archives contemporaines
(série W)
6U6 (compléments)
3X
W (bordereaux contrôlés)
8. TRAITEMENT DES FONDS
Fonds sur d’autres supports traités pendant l’année
Volume
classé
(Go)
Volume
classé (ml)
Volume
classé
(unités)
Volume
classé
(heures)
Nombre d'IR
synthétiques
Nombre
d'IR
analytiques
Notices
saisies dans la
base de
données
13,2 17 876
28 28
13,20 28,00 17876 28
3. Volume total des fonds munis d'un instrument de recherche (en ml)
Pourcentage de fonds classés sur le total des fonds
Détail des opérations de conversion rétrospective
Forme de
l’IR de
départ
Forme de
l’IR obtenuCoût
5. Réévaluation des fonds
- Y-a-t-il eu mise en œuvre d’une politique de réévaluation des fonds ?
Série et fonds
Mode (interne/externe
: donner le nom du
prestataire)
Travaux de restructuration ou
d'amélioration
Séries et fonds
Documents électroniques
Documents figurésDocuments sonores et
audiovisuelsObjets 3D
Total
non
-
58 312,00
90,97%
4. Des instruments de recherche ont-ils fait l'objet d'une conversion rétrospective ? non
Nom du logiciel couvrant la
fonctionDate de mise en service
Mnesys 2007
Mnesys
Des fonctionnalités de ce logiciel sont-elles
déployées auprès des services versants ?
Si oui, lesquelles ?
(ex. : Intranet service versant, rédaction
informatisée par les producteurs des
bordereaux de versement)
Mnesys
Mnesys
L'outil permet-il d'exporter les descriptions
au format XML-EAD ? OuiUtilisez-vous par ailleurs au sein du
service un éditeur XML ?
(ex. XMetal) Oui
Si oui, lequel ? Oxygen
Intranet sharepoint et Mnesys
Portail 2008/2012
id.
Wordpress 2014
Syracuse 2016
Informatisation des services versants
Nom du serviceLogiciel de gestion des archives
utilisé
DREAL
SIAM (Système d'information
archivistique ministériel)
Région Haute Normandie JBL
Publication électronique des instruments de recherche
(en salle de lecture et en ligne)
Diffusion des fonds numérisés (en salle de lecture et
en ligne)
Gestion de contenu du site Web (CMS)
Catalogage de la bibliothèque
Si vous avez connaissance de l'utilisation par un service administratif d'un logiciel de gestion de ses archives,
merci de bien vouloir indiquer le nom de ce service et le logiciel utilisé.
9. INFORMATIQUE
Fonctions
Récolement des fonds et gestion des espaces
Gestion des entrées et des services versants
Gestion des prêts et de la salle de lecture
Description archivistique
9. INFORMATIQUE
Système d’archivage électronique des archives
Les Archives disposent-elles d’un SAE ? oui
Si oui, quel est son nom ? Asalae
Quelle est son année de mise en service ? 2015
non
InternaliséLes deux
-
SAEmis en place au sein du Conseil départemental
Les Archives participent-elles à un projet de SAE mutualisé ?Avec qui ?
Le projet est-il internalisé ou externalisé ?Quel est le périmètre du SAE ?Quel est le nom du SAE ?
1. Récolement
oui
oui
2. État des magasins occupés (en totalité ou en partie)
Contrôle des conditions climatiques assuré oui
Mode de contrôle manuel des conditions climatiques
thermo-
hygromètre
mobiles
Mode de contrôle automatique des conditions climatiques
armoires
climatiques
Estimation du nombre de m² de magasins aux normes
- Nombre de m² aux normes au 31-12-2015 13 441,00
- Nombre de m² aux normes au 31-12-2016 13 441,00
Détail de l'état des magasins occupés
Grammont Tour des Archives Darnétal
Environnement climatique
conforme aux normesoui oui non
Détection incendie oui oui oui
Détection intrusion oui oui oui
3. Politique en matière de conservation préventive
Existe-il une politique en matière de conservation préventive ? oui
Nombre d'agents du service ayant reçu une formation sur ce sujet 35
Détail des actions en matière de conservation préventiveoui
non
oui
ouinonnonnon
oui
10. CONSERVATION
Existe-il un récolement permanent ?
Sinon, date du dernier récolement
Nom du système de récolement utilisé Mnesys
Conformité à la circulaire AD 97-4 du 1er
septembre 1997, relative au récolement des fonds
Responsable désigné dans le service pour ce domaine
Estampillage des documents de « valeur »
Opération de dépoussiérage des collections
Exercices de sécurité dans l’année (évacuation, extinction du feu)Existence d'un plan de préventionExistence d’un plan d’évacuation des collectionsClassement ETARE par le SDIS
4. Le service a-t-il subi un sinistre au cours de l'année (incendie, inondation, infestation) ?
Contamination en septembre dans différents magasins de la Tour et dans la chambre froide à Grammont
10. CONSERVATION
5. Vols d'archives
non
6. Conditionnement
Fonds conditionnés et reconditionnés (ml) dans l'année 1214,00
57 200,00
7. Désinfection, reliure, restauration
oui
Opérations menées en 2016
Travaux effectués
par le service
Travaux
externalisés
2 m3
33,50
5 165
248 45
11
8. Amiante
non
- Comment avez-vous résolu les problèmes liés à l'amiante ?
Remarques particulières
9. Détail des opérations remarquables en matière de conservation
Constats de vols dans l’année
Fonds "convenablement" conditionnés (en ml) (1)
Un plan de restauration existe-il dans le service ?
Le cas échéant, nom de
l’entreprise
Désinfection (ml) Hygiène office
Dépoussiérage (ml)
Reliure (nombre de volumes)Atelier du patrimoine
Van Dijck
Commande de 120 boîtes sur mesure à Grammont pour conditionner les cartulaires
Restauration (nombre de registres) Reliure du Limousin
Traitement des sceaux (nombre d’unités)
- Avez-vous été confronté à des cas de suspicion d'amiante ou de contamination avérée ?
1. Informatisation de l'atelier photographique
Nom du logiciel
X'nView, Photoshop, Adobe
2. Microfilms
Métrage de microfilms
(réalisé en interne)
Métrage de microfilms
(réalisé en externe)
Métrage total réalisé dans
l’année
Masters 0
Masters réalisés à partir de
vues numériques0
Duplication 0
Total 0 0 0
3. Opérations de prises de vue et de numérisation (année 2016)
photoschp, xnview
Travaux de reproduction des fonds
En interne En externe Total
Nombre de pages
numérisées en 2016102 130 188 372 290 502
Nombre d'images
numérisées en 20167 092 14 633 21 725
Nombre d'heures sonores
numérisées en 20160
Nombre d'heures de films
numérisées en 20160
4. Autres observations sur l'activité de l'atelier photographique
5. Ressources numérisées et mise en ligne
Nombre total de ressources
numérisées
(cumulé au 31/12/2016)*
Ressources consultables en
local
(cumulé au 31/12/2016)
Ressources consultables
en ligne
(cumulé au 31/12/2016)Nombre de pages
numérisées (documents
manuscrits et imprimés) 17 393 094 16 282 615 15 170 320
11. PHOTOGRAPHIE, MICROFILMAGE, NUMÉRISATION ET MISE EN LIGNE
Fonction
Logiciel de contrôle qualité des imagesLogiciel de publication assistée par ordinateur (PAO)Logiciel pour la gestion d'une iconothèque
Nombre de prises de vue effectuées par l’atelier photographique pour les lecteursNombre de prises de vue pour les besoins internes du service (exposition, catalogue)Nombre de prises de vue pour les reportages photographiques
11. PHOTOGRAPHIE, MICROFILMAGE, NUMÉRISATION ET MISE EN LIGNE
dont registres paroissiaux
et état civil 13 499 978 13 499 978 13 440 898
Nombre d'images
numérisées 60 684 23 060 20 530
dont cadastre ancien 10 530 10 530 10 530
Nombre d'heures sonores
numérisées 280 210 0
Nombre d'heures de films
numérisées
Microfilm Numérisation
70 LTO
230 000Pourcentage des copies déposées à Espeyran sur le fonds
total
Existence d'un masterEnvoi au Centre national du microfilm et de la numérisation
(Espeyran) de ce masterCopie déposée à Espeyran
6. Conservation pérenne
11. PHOTOGRAPHIE, MICROFILMAGE, NUMÉRISATION ET MISE EN LIGNE
Fonds numérisé Fonds numérisé Fonds numérisé
Titre du projet 10 Fi 6 Fi Supp 2 E
Description
clichés sur verre du Journal
de Rouen
planches de la Commission
départementale des antiquités
tables et répertoires de
notaires de tout le
département, et minutes
des notaires du Havre et
environs
Dates extrêmes des
documents numérisés1933-1946 1840-1950 1600-1850
Formats de données
TIFF 600 DPI non compressé
pour les vues de conservation
TIFF 600 DPI non compressé,
TIFF 400 DPI compression
LZW, TIFF 350 DPI non
compressé, etc.
TIFF 300 DPI non
compressé pour les vues
de conservation
Modalité de numérisation A partir de l'original A partir de l'original A partir de l'original
Nombre de pages
numérisées dans l’année
(1 page = la face d'une feuille)
122 157
Nombre total de pages
numérisées pour le projet
122 157
Nombre d'images
numérisées dans l’année
7 012 666
Nombre total d’images
numérisées pour le projet
7 012 666
Nombre d'heures sonores
numérisées dans l’année
Nombre total d’heures
sonores pour le projet
Nombre d'heures de film
numérisées dans l’année
Nombre total d’heures de
film pour le projet
Avancement du projet achevé achevé en cours
Financement collectivité collectivité collectivité
Type de prestationexterne interne externe
Nom du prestataire Arkhénum Arkhénum
Modalités d'accès local local local
Adresse Internet (si
accessible en ligne)
7. Détail des opérations de numérisation en 2016
11. PHOTOGRAPHIE, MICROFILMAGE, NUMÉRISATION ET MISE EN LIGNE
Fonds numérisé Fonds numérisé Fonds numérisé
Titre du projet 1 B H dpt 1 et 2 Fi divers
Description
Echiquier puis Parlement de
Normandie (registres de
l'Echiquier, registres de la
Tournelle, registres secrets)
Hôtel-Dieu de Rouen et
Hôpital général de Rouen
(fonds ancien)
61 Fi (portraits de
familles sur plaques de
verre), 194 Fi (portraits
de magistrats) et 196 Fi
(fonds Valle, photographe
de l'archevêché)
Dates extrêmes des
documents numérisés1374-1790
1553-1701 (H dpt 1 1-53) et
1651-1792 (H dpt 2 1-47)1880-1939
Formats de données
TIFF 300 DPI non compressé
pour les vues de conservation
TIFF 300 DPI non compressé
pour les vues de conservation
TIFF 300 DPI, 400 DPI et
600 DPI non compressé
pour les vues de
conservation
Modalité de numérisation A partir de l'original A partir de l'original A partir de l'original
Nombre de pages
numérisées dans l’année
(1 page = la face d'une feuille)
15 986 37 018
Nombre total de pages
numérisées pour le projet
15 986 37 018
Nombre d'images
numérisées dans l’année 315
Nombre total d’images
numérisées pour le projet
315
Nombre d'heures sonores
numérisées dans l’année
Nombre total d’heures
sonores pour le projet
Nombre d'heures de film
numérisées dans l’année
Nombre total d’heures de
film pour le projet
Avancement du projet achevé achevé achevé
Financement collectivité collectivité collectivité
Type de prestationexterne externe interne
Nom du prestataire Arkhénum Arkhénum
Modalités d'accès local local local
Adresse Internet (si
accessible en ligne)
1. Ouverture de la salle de lecture au public
- Nombre d'heures hebdomadaires d'ouverture au public 44h40
- Le service est-il ouvert le samedi ? oui
- Le service est-il ouvert en nocturne après 18h ? non- Si oui, combien de fois par semaine
- Nombre total de places disponibles en salle de lecture 134
- Grammont (originaux) 51
- Grammont (numérique, microfilm) 37
- HDD 30- Darnétal 16
2. Nombre de séances de travail 3 190
3. Nombre total de lecteurs inscrits 1 190
- Scientifiques (universitaires, chercheurs, étudiants) 314
- Généalogistes 730
- Généalogistes professionnels (disposant d'une dérogation) 25
- Usagers effectuant des recherches à caractère administratif ou juridique 121- Personnels des services versants
- Autres
4. Nombre total des communications 15 385
Détail des communications
Documents d’archives 14 184 791 14 975
Ouvrages, périodiques, journaux
officiels1 022 1 022
Microfilms et microfiches 107 107
Documents sonores et audiovisuels 0
Documents numériques non comptabilisé
5. Dérogations aux règles de communicabilité des archives publiques
310
6. Nombre total de recherches par correspondance 2 225
- à caractère scientifique 431
- à caractère généalogique 474
- à caractère administratif et autres 1 320
Les recherches sont-elles effectuées à titre onéreux ? oui
Si oui, sur quel barème ?
12. COMMUNICATION
Salle de
lecture
Dans un autre
service d'archives
Dans un service
administratifTotal
- Nombre de dérogations instruites- Nombre d’articles accordés- Nombre d’articles refusés
Forfait de 5 euros par nom et par acte pour les professionnels
seulement
12. COMMUNICATION
7. Réutilisation des informations publiques
Mise en place de licences de réutilisation des données publiques oui
- à titre gratuit (en nombre) 19
- à titre onéreux (en nombre) 1
Avec quel(s) société(s) ou organisme(s) ?
Si les licences sont onéreuses, quelles en sont les recettes ?
Ces licences sont-elles accessibles sur votre site internet ? oui
54,60 €
Des marchés de Sotteville-lès-Rouen; Archives Nationales
Département de l’environnement, de l’aménagement du territoire et de l’agriculture
Pôle Commerce, Industrie, Tourisme; Marlene DAUT ZAKA, chercheur, USA, publication ; Daniel DURANDET,
publication ;
Eloi DELBECQUE, chercheur, publication ; Daniel KELLER, association « Héraldique et sigillographie »,
publication ; Jacques DAMIEN, maire d’Hénouville, publication ; Céline RUQUIER GAUDRIOT, société
Yubigraphisme, publication ; Quentin GRAVIER, chercheur, publication; Didier CORDELET, chercheur,
publication
1. Existence d’un site propre ou d’une rubrique internet des archivesoui
Adresse du site ou de la rubriquewww.archivesdepart
ementales76.net
Adresses complémentaires
Date de création ou de refonte du site internet 2 012
Le cas échéant, date prévue de mise en ligne
Nouveautés du site ou singularités à signaler
2. Fréquentation du site
Nombre de pages vues 31 847 802,00
Nombre de visites 905 197,00
Nombre de visiteurs uniques 194 621,00
3. Contenus du site Internet
Ergonomie (fonctions transverses)
- informations pratiques oui
- mentions légales oui
- moteur de recherche oui
- choix de la langue oui
Accessibilité
- respect des normes générales d'accessibilité oui
- dispositifs particuliers pour certaines catégories de publics (malvoyants par exemple) oui
- accès à certaines parties d’Internet payant oui
Contenus
- aide à la recherche (guides, fiches) oui
- aide à l'archivage (conseils d’archivage pour les administrations ou les particuliers) oui
- état des fonds oui
- archives en ligne oui
- instruments de recherche en ligne oui
- informations sur la communicabilité oui
- dossiers et animations pédagogiques oui
- ressources culturelles oui
- expositions virtuelles oui
Services
- actualités oui
- formulaires à télécharger, téléprocédures oui
- lettre d'information oui- flux RSS des Archives oui
- interactivité avec d'autres sites (participation à des portails, signets etc.) oui
13. SITE INTERNET
Mise en ligne du catalogue de la bibliothèque
Fichiers pdf
13. SITE INTERNET
- communauté d'utilisateurs non
- espace personnel non
- existence d'un entrepôt OAI non
Indexation
- Disposez-vous d'un outil d'indexation collaborative (plateforme d'indexation ou autre) ? oui
4. Médias sociaux
- présence sur les médias sociaux (Facebook, Twitter, Pinterest ou autres) oui
- partage de données sur des sites dédiés (Dailymotion, Flickr, Wikimedia ou autres) non
- Si oui, préciser les fonds ouverts à l’indexation collaborative et leur date d’ouverture
Depuis janvier 2015 : registres matricules ; depuis septembre 2015 : état civil
- Quels fonds projetez-vous d'ouvrir à l'indexation collaborative en 2017 et les années suivantes ?
Notaires, inscription maritime, presse
1. Expositions
Nombre d'expositions conçues par le service en 2016Dont fixesDont itinérantes
Détail des expositions fixes conçues en 2016
Lieu DatesNombre de
visiteurs
Grammont 29 mars-1er sept. 4 000
Grammont 16 sept.-24 déc. 2 000
Tour des
Archives
25 avril -27
juillet 425
Détail des expositions itinérantes conçues en 2016
Nombre d'étapes
Durée
moyenne
des étapes
Nombre de
visiteurs
Détail des expositions itinérantes en circulation en 2016
Année de
créationNombre d'étapes
Durée
moyenne
des étapes
Nombre de
visiteurs
1 15 jours1 15 jours3 15 jours
2015 3
Nombre total de visiteurs des expositions fixes 6 425
Dont scolaires 816
S'agit-il de quantités dénombrées ou estimées ?dénombrées
Nombre d'expositions extérieures auxquelles le service a participé 8
Nombre de documents prêtés à des expositions extérieures 34
2. Publications
Type de
publicationThématique Titre
Mode de
diffusion
Tirage (si
papier)Éditeur(s) Prix ISBN
Catalogue
d'exposition Justice
Crimes et
châtiments Imprimé 1000 Point de Vues 28,00 €
dépliant
d’information Société
Paysages
d'hier et
d'aujourd'hui Imprimé 3000 Département
revues et
périodiques
Fenêtre sur
tour n°15 et
16
Imprimé et
en ligne 3000 Département
14. VALORISATION
33
Titre
Activités liées (visites,
conférences, actions du
service éducatif)
Titre
Titre
Les femmes au XXe siècle : représentations et
revendications
Visites 2 mercredis après
midi par mois
Crimes et châtiments Visites, conférences
Paysages d'hier et d'aujourd'hui Visites, conférence
-
Prêt de 2 cartulaires pour l'exposition Masséot Abaquesne (Musées de Rouen), de 2 chartes scellées pour l'exposition Richard
Cœur de Lion à l'historial de la Vendée
Les Haut-Normands et la mer
En scèneTraverser la Manche
Le parlement de Normandie
14. VALORISATION
3. Autres activités scientifiques et culturelles
a. Action culturelle
Activités régulières (hors service éducatif)
Existence Fréquentation
oui 80
oui 60
oui 318
oui 153
oui 220
oui
oui 300
1 131
Actions exceptionnelles faites en 2016
Activités pour les Journées européennes du patrimoine
Le service a-t-il participé aux Journées européennes du patrimoine ? oui
Sur combien de jours ? 2
Quelle a été la fréquentation ? 153
Quelles ont été les activités particulières proposées ?
non
Fréquentation
Activités et partenariats au niveau international
Participez-vous à la journée internationale des Archives le 9 juin ? non
Action en faveur de publics spécifiques (handicapés, prisonniers, jeunes en difficulté) oui11
1295
b. Enseignement et recherche
- Participation à des groupes, centres ou conseils universitaires oui
- Enseignement (cursus - matières enseignées) oui
Nature de l'activité Détailler les nouveautés 2016
Ateliers d'initiation à la recherche
Ateliers manuels (sceaux, calligraphie)
Cours de paléographie
Visites commentées des archives
Parcours découverte hors les murs
Participation à la manifestation "Collection
d'art" à l'abbatiale Saint-Ouen en septembre
(stand restauration des sceaux)
Journées portes ouvertes
Conférences
Lectures d'archives
Projections de films/vidéos
Spectacles (danse, théâtre)
Autres activités à préciser
TOTAL
Visite libre de l'exposition "paysages d'hier et d'aujourd'hui" ; atelier "généalogie" ; visite du bâtiment ; accueil en salle de
lecture
Autres manifestations organisées par le ministère de la Culture (Nuit des musées, Mois du patrimoine
écrit)
- Nombre de personnes touchées- Détaillez les actionsAtelier auprès de mineurs incarcérés sur la Première guerre mondiale
Nombre total de personnes ayant bénéficié de l'offre culturelle et scientifique du service d'archives (hors
exposition)
Conseil de gestion UFR lettres-sciences humaines de l'université de Rouen, conseil académique, et commission des statuts
14. VALORISATION
- Fréquentation du service par des groupes d'étudiants oui
- Participation à des jurys oui
- Enseignements hors université non
- Participation à des groupes ou centres de recherche hors université non
- Intervention lors de colloques oui
- Autres types de partenariat scientifique oui
- Participation à des comités régionaux non
4. Activités éducatives
Fonctionnement du service éducatifoui
oui2
6,00
0,16
Nombre de scolaires accueillis par le service 1 38810579644542
160
Nouveautés 2016
5. Activités associatives
- Existe-il une association d'amis des archives ? non
oui
Siège social
aux archives
oui
non
oui
Nombre d’heures de décharge par semaine
MATA Amiens:41h dispensées à 16 étudiants,; Master Patrimoine de Rouen :15 h dispensées à 20 étudiants
Nombreux étudiants en M2 recherche ou en doctorat en salle de lecture
Jurys de Master 2 archivistique à Amiens
Intervention au forum de l'AAF à Troyes sur notre plate-forme d'annotation collaborative
dont classes élémentairesdont collégiensdont lycéensdont lycées professionnels (dont lycées agricoles)Nombre d’élèves accueillis hors temps scolaire (centres aérés, par exemple)
Accueil du congrès national du CTHS en avril (présidences de séances et accueil de la session sur les sociétés savantes)
Locaux dédiés
Produits pédagogiques et culturels (catalogues, mallettes, livres, multimédia)Nombre de professeurs
Fédération des sociétés savantes
de NormandieAccueil à Darnétal des stocks de publication
- Participez-vous à l'activité de sociétés savantes, d'associations à caractère historique ou généalogique ?
Nom Forme de votre participation
Nombre d’heures supplémentaires par semaineETP hors enseignants fournis par le serviceNombre total d'ETP en milieu scolaire
Nombre d’étudiants accueillis (hors lectorat scientifique) pour des stages ou des cours d'initiation aux
archives, des conférences, etc.
Atelier autour de l'exposition "Crimes et châtiments" ; atelier "Autour des sceaux"
Société d'histoire de Normandie Vice-présidence, accueil des réunions
Cercle généalogique de Rouen
Seine-MaritimeMise à disposition d'un espace tous les mardis pour une permanence
Département : Seine-Maritime
Population : 1275000
1- PERSONNEL ET BUDGET
Personnels d’État (nombre de personnes physiques) 4
Personnels d’État (équivalent temps plein) 3,7
Personnels territoriaux (nombre de personnes physiques) 60
Personnels territoriaux (équivalent temps plein) 58,1
Crédits fonctionnement gérés par le service 468 893 €
Crédits fonctionnement gérés par la collectivité 871 534 €
Crédits investissement gérés par le service 100 913 €
Crédits investissement gérés par la collectivité 846 725 €
2- ACCROISSEMENT DES FONDS
Nombre de tableaux de gestion achevés et mis en service dans l'année 4
Nombre de tableaux de gestion actualisés dans l'année 0
Métrage linéaire nouvellement occupé dans l'année 884,75
Accroissement des fonds publics dans l'année (ml) 808,35
Accroissement des fonds publics dans l'année (Go) 0,00
Accroissement des fonds publics dans l'année (unités) 0
Accroissement des fonds privés dans l'année (ml) 145,28
Accroissement des fonds privés dans l'année (unités) 266
Accroissement de la bibliothèque dans l'année (ml) 20,00
Fonds conservés cumulés au 31 décembre 2016 (ml) 64 103,75
Actions relatives à l'archivage électronique (oui/non) oui
3- INSTRUMENTS DE RECHERCHE
Fonds munis d’un instrument de recherche dans l’année (ml) 1 674,55
1,76
Nombre d'instruments de recherche synthétiques 2
Nombre d'instruments de recherche analytiques 127,00
Total des fonds munis d’un instrument de recherche (ml) 58 312,0090,97%
4- CONSERVATION ET RESTAURATION
Fonds bien conditionnés ( ml) 57 200,00
Fonds bien conditionnés sur l’ensemble des fonds conservés (%) 89,23%
Magasins (m²) 14 617
Magasins aux normes (m²) 13 441
(% par rapport à la surface) 92%
Surface totale du bâtiment (m²) 21562,4
Fonds microfilmés dans l’année (ml) 0
Opérations en interne de restauration (en nombre d’unités) 248
Budget attribué à la restauration (externalisée) 56 814 €
Atelier de restauration 2
5-CONTRÔLE SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE
Communes de moins de 2000 habitants dans le département 631
Communes ayant effectué un dépôt d'archives au 31 décembre 2016 465
Communes ayant été inspectées ou visitées 9
Communes de plus de 2000 habitants dans le département 86
CHIFFRES CLÉS 2016
Fonds munis d’un instrument de recherche dans l’année sur le total des fonds collectés dans
l’année (%)
Fonds munis d'un instrument de recherche sur l'ensemble des fonds conservés (%)
CHIFFRES CLÉS 2016
Communes ayant effectué un dépôt d'archives au 31 décembre 2016 22
Communes ayant été inspectées ou visitées 1
Inspections et visites réalisées, toutes structures juridiques confondues 92
- dont services déconcentrés (services de l’État) 34
- dont services décentralisés (départementaux et régionaux) 27
Séances de formation dispensées 4
Visas d’élimination accordés (ml) 18 951,37
Nombre de centres de pré-archivage dans le département 6
Métrage linéaire occupé au 31 décembre 2016 6 126,50
Recours à des sociétés privées d'archivage ? (oui / non) oui
Si oui, métrage linéaire occupé au 31 décembre 2016 7 928,00
6- OCCUPATION DE L'ESPACE ET NOUVEAUX ÉQUIPEMENTS
Métrage équipé (ml) 89 499,00
Métrage occupé (ml) 64 103,75
Métrage occupé par rapport au métrage équipé (%) 72%
Métrage linéaire disponible au 31 décembre 2016 (ml) 25 395,25
7- NUMÉRISATION
Pages numérisées (accroissement annuel) 290 502
Pages numérisées depuis le début des opérations de numérisation 17 393 094
dont état civil 13 499 978
Images numérisées (accroissement annuel) 21 725
Images numérisées depuis le début des opérations de numérisation 60 684
dont cadastre et plans 10 530
8- MISE EN LIGNE
Adresse du site internet du service/de la page archiveswww.archivesdepartementales76.net
Date de mise en service 2012
Pages mises en ligne depuis le début des opérations de mise en ligne 15170320
dont état civil 13440898
Pages mises en ligne par rapport au nombre de pages numérisées (%) 87%
Images mises en ligne depuis le début des opérations de mise en ligne 20530
dont cadastre et plans 10530
Images mises en ligne par rapport au nombre d’images numérisées (%) 34%
Pages disponibles en local 16282615
Pages disponibles en local par rapport au nombre de pages numérisées (%) 94%
Images disponibles en local 23060
Images disponibles en local par rapport aux images numérisées (%) 38%
9- COMMUNICATION
Lecteurs (personnes physiques inscrites) 1 190
dont généalogistes 730
(en %) 61%
dont chercheurs/scientifiques 314
(en %) 26%
dont recherches individuelles/administratives 121
(en %) 10%
Accès à la salle de lecture (en nombre de séances de travail) 3 190
Communications 15 385
Recherches par correspondance 2 225
Dérogations instruites 3
Articles accordés 1
CHIFFRES CLÉS 2016
Articles refusés 0
10- CONSULTATION EN LIGNE
Pages/images vues (en nombre) 31 847 802
Visites sur le site internet (en nombre de connexions) 905 197
Visiteurs uniques 194 621
11- EXPOSITIONS ET ANIMATIONS
Expositions aux Archives départementales (en nombre) 3
Le cas échéant, nombre total de visiteurs 6 425
Le cas échéant, nombre de visiteurs scolaires 816
Expositions réalisées en collaboration avec d'autres services (en nombre) 8
Expositions itinérantes créées dans l’année ) 0
Expositions virtuelles sur le site internet (oui/non) oui
Scolaires accueillis (en nombre d'élèves) 1388
Public des conférences, lectures et autres 1295
11 482
Fréquentation totale du service (séances en salle de lecture, expositions, scolaires, autres
actions culturelles)