Europass Vlaanderen Infodag Erasmus 19/02/2008 Xavier Kruth.
Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop...
-
Upload
nora-willems -
Category
Documents
-
view
237 -
download
3
Transcript of Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop...
![Page 1: Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem.](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022081418/5551a0f04979591f3c8bb6de/html5/thumbnails/1.jpg)
Digitaal Vergaderen
Infodag 13 maart 2014
![Page 2: Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem.](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022081418/5551a0f04979591f3c8bb6de/html5/thumbnails/2.jpg)
Agenda
• Werkgroep• Rol van projectleider VERA• Verloop procedure• eNotulen Schaubroeck• Demo• Implementatie Zaventem• Voordelen samenwerking• Opvolging / Verdere stappen• Vragen
![Page 3: Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem.](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022081418/5551a0f04979591f3c8bb6de/html5/thumbnails/3.jpg)
Werkgroep
• VCS Luchthaven :– Machelen– Steenokkerzeel– Zaventem– Zemst– + Aarschot
• +/- 10 bijeenkomsten : bespreken functionaliteiten, puntenverdeling, overleg evaluatie scenario’s, onderhandelingen, overleg offertes, overleg BAFO, extra demo
• Samenstelling :– Secretarissen– Secretariaatsmedewerkers– IT verantwoordelijken– Mandatarissen
![Page 4: Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem.](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022081418/5551a0f04979591f3c8bb6de/html5/thumbnails/4.jpg)
Rol van projectleider VERA
• Coördinatie van de werkgroep bijeenkomsten• Schrijven van het bestek• Opmaken van de functionaliteiten Excel• Beantwoorden vragen kandidaten• Faciliteren onderhandelingen• Administratieve afhandeling• Verdere opvolging na gunning
![Page 5: Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem.](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022081418/5551a0f04979591f3c8bb6de/html5/thumbnails/5.jpg)
Verloop procedure
• Startvergadering• Demodag• Kandidaten• Bestek & Functionaliteitenlijst• Gunningscriteria• Ontvangst offertes• Onderhandelingen• Extra Demo Dag
![Page 6: Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem.](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022081418/5551a0f04979591f3c8bb6de/html5/thumbnails/6.jpg)
17/12/2014 : Startvergadering
• Geen minimalistische invulling• Volwaardig digitaal vergaderen• Agendapunten digitaal stemmen van thuis uit• Meerdere types vergaderingen (CBS, gemeenteraad,
…)• Op voorhand verkenning van de markt
![Page 7: Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem.](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022081418/5551a0f04979591f3c8bb6de/html5/thumbnails/7.jpg)
07/02/2013 : Demodag
• Demo diverse toepassingen in Machelen• Alle geïnteresseerde VCS besturen welkom• Leveranciers :
– CEVI/Logins– Remmicom– End2End Solutions– Schaubroeck– CIPAL -> Green Valley– Anaxis
![Page 8: Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem.](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022081418/5551a0f04979591f3c8bb6de/html5/thumbnails/8.jpg)
26/06/2013 : Kandidaten
• Europese onderhandelingsprocedure met bekendmaking
• VERA als opdrachtencentrale• Nadruk op software die gekoppeld kan worden met
andere toepassingen• 12 Kandidaten : BCT (NL), Capgemini (NL), Circle Software,
Cronos, E2e, Green Valley, Logins, Net IT, Notubiz (NL), Remmicom, Schaubroeck, XenIT
![Page 9: Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem.](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022081418/5551a0f04979591f3c8bb6de/html5/thumbnails/9.jpg)
04/07/2013 : Bestek en functionaliteitenlijst
• Excel bestand met alle mogelijke functionaliteiten• Master excel met punten op elk onderdeel (intern
gebruik)• Screen recording demo’s (7 scenario’s)• Prijzen a.h.v. 2 Fictieve besturen• Installatie bij het bestuur / hosted of cloud• Onderhandelingen met de 6 hoogst scorende
kandidaten
![Page 10: Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem.](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022081418/5551a0f04979591f3c8bb6de/html5/thumbnails/10.jpg)
Gunningscriteria
• Prijs (35 punten)• Kwaliteit (65 punten)– Functionaliteiten (30)– Flexibiliteit (10)– Gebruiksvriendelijkheid (10)– Ondersteuning (10)– Kwaliteit van de initiële offerte (5)
![Page 11: Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem.](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022081418/5551a0f04979591f3c8bb6de/html5/thumbnails/11.jpg)
21/08/2013 : Ontvangst offertes (1)
• 9 offertes : Circle Software, Cronos, E2e, Green Valley, Logins, Net IT, Remmicom, Schaubroeck, XenIT
• Verdeeld over leden werkgroep :– Elke offerte door minstens 2 personen
geëvalueerd– Elke persoon minstens 2 offertes– Niet de offerte van huisleverancier
• Gezamenlijk 1 screen recording scenario bekijken
![Page 12: Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem.](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022081418/5551a0f04979591f3c8bb6de/html5/thumbnails/12.jpg)
21/08/2013 : Ontvangst offertes (2)
• Projectleider VERA :– leest alle offertes– focus op technische zaken (SLA, Projectaanpak,…)– functionaliteiten samenvoegen in master Excel– TCO berekening (2 fictieve besturen A en 10 B op 5
jaar)
![Page 13: Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem.](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022081418/5551a0f04979591f3c8bb6de/html5/thumbnails/13.jpg)
25 – 26 – 27/09/2013 : Onderhandelingen
• 3 afvallers :– XenIT : Offerte onregelmatig– Net IT & Circle Software : Volledig mid-office systeem,
daardoor hoge prijs
• Andere leveranciers :– Overlopen functionaliteiten– Verduidelijkingen en ontbrekende informatie– BAFO– Discussies koppelingen met andere toepassingen
![Page 14: Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem.](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022081418/5551a0f04979591f3c8bb6de/html5/thumbnails/14.jpg)
08/11/2013 : Extra Demo dag
• Screen recording demo’s zonder geluid en niet altijd even duidelijk
• Geen ruimte voor Live demo tijdens onderhandelingen• Toepassing gebruikt door hele organisatie :
gebruiksvriendelijkheid zeer belangrijk• Nieuwe evaluatie gebruiksvriendelijkheid : oorspronkelijke
puntenverdeling (10 punten) wordt vervangen door nieuwe• Na de demo kwam Schaubroeck als winnaar naar voor
![Page 15: Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem.](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022081418/5551a0f04979591f3c8bb6de/html5/thumbnails/15.jpg)
GunningLeverancier TCO Prijs
35Kwaliteit
65Score100
Schaubroeck € 483826 25,50 61,05 86,55
Cronos € 706201 17,47 65,00 82,47
Remmicom € 713450 17,29 63,46 80,75
Green Valley € 563765 21,88 58,51 80,39
E2e € 352500 35,00 42,89 77,89
Logins € 508182 24,28 52,27 76,55
![Page 16: Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem.](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022081418/5551a0f04979591f3c8bb6de/html5/thumbnails/16.jpg)
Opmerking : Hosted / Cloud
• In bestek expliciet gevraagd naar een hosted / cloud model• Staat nog in de kinderschoenen bij de leveranciers• Bij originele offerte had bijna niemand een uitgewerkte
oplossing• Alle leveranciers hadden tegen de BAFO een oplossing en prijs• Uiteindelijk niet meegenomen bij TCO• Nog net iets te vroeg, ongetwijfeld meer focus in de toekomst.
![Page 17: Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem.](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022081418/5551a0f04979591f3c8bb6de/html5/thumbnails/17.jpg)
eNotulen Schaubroeck (1)
• Functionaliteiten : verliest punten door :– Ontbreken adviezen (gepland)– Nog niet op voorhand kunnen stemmen (gepland)– Doorzoeken van bijlagen (gepland)– Ontbreken van visums (gepland)– Koppelingen en integratie met toepassingen van derden
• Flexibiliteit : onder het gemiddelde. Interface nog niet aangepast aan touch apparaten. Ondertussen is deze functionaliteit beschikbaar
![Page 18: Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem.](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022081418/5551a0f04979591f3c8bb6de/html5/thumbnails/18.jpg)
eNotulen Schaubroeck (2)
• Gebruiksvriendelijkheid : – Het hoogst gequoteerd– De logica en werking v/d toepassing duidelijkst
• Prijs : – Op 1 na goedkoopste oplossing– Voordelig, zowel voor groot als klein bestuur
![Page 19: Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem.](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022081418/5551a0f04979591f3c8bb6de/html5/thumbnails/19.jpg)
Demo
![Page 20: Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem.](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022081418/5551a0f04979591f3c8bb6de/html5/thumbnails/20.jpg)
Implementatie Zaventem
Erik Bergen, IT verantwoordelijke gemeente Zaventem
![Page 21: Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem.](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022081418/5551a0f04979591f3c8bb6de/html5/thumbnails/21.jpg)
Praktische informatie
• Individuele offerte aanvraag bij Schaubroeck• Prijzen vergelijken met offertes fictieve besturen
• Contact :Koen Schepers0477-13 00 [email protected]
![Page 22: Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem.](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022081418/5551a0f04979591f3c8bb6de/html5/thumbnails/22.jpg)
Voordelen samenwerking
Joke Bruggeman, Secretaris gemeente Zemst
• Tijdsinvestering• Kennisdeling• Geruststelling dat je niet alleen moet beslissen over
een groot dossier• Ervaringen m.b.t. implementatie uitwisselen
![Page 23: Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem.](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022081418/5551a0f04979591f3c8bb6de/html5/thumbnails/23.jpg)
Opvolging / Verdere stappen
• Waken over de gemaakte afspraken / offerte• Koppelingen :– Bemiddeling tussen de leveranciers– Forfaitaire prijs onderhandelen– Ontwikkeling ten voordele van alle besturen in Vlaanderen– 2 dagen voorzien
• Discussieforum op www.virtuelecentrumsteden.be :– Delen ervaringen / issues– Toegang voor besturen die afnemen van het raamcontract
![Page 24: Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem.](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022081418/5551a0f04979591f3c8bb6de/html5/thumbnails/24.jpg)
Vragen
![Page 25: Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014. Agenda Werkgroep Rol van projectleider VERA Verloop procedure eNotulen Schaubroeck Demo Implementatie Zaventem.](https://reader036.fdocument.pub/reader036/viewer/2022081418/5551a0f04979591f3c8bb6de/html5/thumbnails/25.jpg)
Meer info
• Toegang tot alle documenten aangaande de aanbesteding op www.virtuelecentrumsteden.be
• Projectleider VERA :Hans Hubin016-30 85 [email protected]