Mijn bedrijfsvoering transparanter m.b.v. Sharepoint als DMS?

Hanneke Dam

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Digitaal werken onder regie en in samenhangwerken vanuit één portal

1. Digitaal werken 2008-2009:van papier naar digitaaltransparant en toegankelijk

2. Hoe ziet dit er anno 2010 uit

3. En hoe verder naar einddoel in 2012

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Internet om te zoeken

middelen

Outlook om (samen) te werken

Intranet om te lezen

Corsa om doc. te behandelenArchief om doc. te bewaren

Sectorschijven om tijdelijk doc. op te slaan

3

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Informatieopslag 2008

DossiersInformatie-centrum

DossiersPersoonlijk

Q-schijfM-schijfP-schijf

C-schijf

Outlook mappen

Corsa

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Nabije toekomstCentrale Database

Tijdelijkepapieren

Doc.

M-schijf

5

Beheer van :- structuur,

- procedures, - techniek.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Werken in 2011

Intranet informatie Corsa

etc.

X-schijf

6

Smoelenboek+

Tel.nrs.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Digitaal werken onder regie en in samenhangOpslag en werken vanuit één portal

vier deelprojecten: proces en resultaat

1. Digitaal werken op de afdelingen

2. Organiseren van informatiebeheer

3. Bouwen van nieuw intranet

4. Corsa in relatie tot Sharepoint

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Aanpak : deelprojecten 1 en 2

• Gebruik een externe trigger• Zorg dat het probleem gedeeld is• Mee laten denken over structuur en indeling• Opruim- en ordeningsadvies en ondersteuning

door informatiemedewerker• Werken in stappen• VNG-brede en afdelingsbijeenkomsten• Scanloket

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Uitgangspunten

• Eenmalige opslag meervoudig gebruik• Versiebeheer• Herkenbare en consistente naamgeving• Plaats- en tijdonafhankelijk• Openbaar tenzij• Digitaal samenwerken

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Successen en knelpunten

• Iedereen blij met aanbrengen van digitale structuur

• Kilometers papier opgeruimd• Toegankelijkheid en terugvindbaarheid

verbeterd• De medewerkers vonden de tussenstap al een

geweldige prestatie• De enorme infrastructurele problemen met het

nieuwe netwerk• Het nieuwe flexibele werkconcept

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Nieuw intranet en Sharepoint/Corsadeelprojecten 3 en 4

• Bouw intranet ism afdeling Communicatie• Ontwikkelen webparts voor connectie met

andere databases• Sharepoint op eigen afdeling en door

projectteam• Volgen van ontwikkelingen waarbij Sharepoint

en Corsa ‘samenwerken’

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Voorbeelden op het scherm van hoe Sharepoint eruit ziet op intranet VNG

Geen info beschikbaar

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Geordend en Openbaar

• Afdelingsstructuur is zichtbaar• Ordening via mappen : beheer door onze

afdeling in nauwe samenwerking met betrokkenen

• Openbaar, tenzij:- P&O en F&C en OR- Persoonsgevoelige en privacygevoelige info- (CAO)-onderhandelingen

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

En werkt het nu prettig?

• Vrij eenvoudig, laagdrempelig• Samenwerken aan documenten verloopt echt

handig: realtime en handige rss• Direct te zien en te volgen via Intranet• Verkennerweergave is een optie• Uploaden gaat makkelijk en snel• Werken via de wiki: simpel en snel

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

vervolg

• Via inktvlekmethode digitaal samenwerken mbv Sharepoint uitrollen

• Belasting en snelheid Sharepoint monitoren • Impact inschakelen versiebeheer onderzoeken• Combinatie Corsa en Sharepoint onderzoeken• Inzetten Sharepoint ipv Corsa onderzoeken

Conclusie: Mijn bedrijfsvoering is transparanter dmv Sharepoint als DMS!

Vragen?