perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id PROSEDUR .../Prosedur...Arsip dan Perpustakaan Kota...
-
Upload
trinhnguyet -
Category
Documents
-
view
218 -
download
0
Transcript of perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id PROSEDUR .../Prosedur...Arsip dan Perpustakaan Kota...
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH
KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokation Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
Arya Topan Dewangga
D1510010
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2013
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
PERNYATAAN
Nama : ARYA TOPAN DEWANGGA
NIM : D1510010
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Prosedur
Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam
tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta,
Yang Membuat Pernyataan,
Arya Topan Dewangga
D1510010
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
MOTTO
“pengetahuan adalah kekuatan.”
“jangan katakan tidak bisa sebelum mencobanya.”
“orang jenius adalah orang yang bisa bangkit dari kegagalan.”
“pekerjaan akan terasa mudah jika di kerjakan dengan senang hati.”
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
PERSEMBAHAN
Tugas akhir ini saya persembahkan kepada :
Kedua orang tua atas do’a dan motivasinya
Keluarga besar Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta
Seluruh Dosen yang telah membimbing saya
selama ini.
Seluruh teman, sahabat, keluarga, dan semua
pihak yang selalu memberi semangat dan
motivasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah puji syukur kehadirat Allah SWT, dengan rahmat dan
hidayahNya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir sebagai
persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya program studi Diploma III
Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Sebbelas Maret Surakarta.
Dalam penulisan laporan tugas akhir ini, banyak ditemukan hambatan
dan rintangan, namun hambatan dan rintangan yang menghadang dapat teratasi
dengan baik atas bantuan beberapa pihak secara langsung ataupun tidak langsung.
Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak-
pihak berikut rasa terima kasih ini kami ucapkan :
1. Sri Wahyudi. S. Sos, M. Si, selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Kantor
Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta yang telah mengijinkan penulis
untuk melakukan kuliah kerja magang, serta memberikan bimbingan dan
pengarahan kepada penulis selama Kuliah Kerja Manajemen Administrasi.
2. Drs. Sudarto, M.Si., selaku pembimbing laporan tugas akhir yang telah
sabar memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis dalam
penyusunan laporan tugas akhir, dan juga selaku Ketua Program Diploma
III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
3. Prof. Drs. H. Pawito, Ph.D., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Kedua orang tua dan keluarga besar yang telah memberikan do’a,
motivasi, dan bantuan baik moril ataupun materiil.
5. Seluruh karyawan Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta yang
telah membantu kelancaran penyusunan laporan tugas akhir ini.
6. Semua teman-teman satu angkatan MA ’10 atas dukungan, bantuan, serta
kerjasamanya dalam menyelesaikan penulisan laporan tugas akhir.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
7. Untuk samua pihak yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu yang telah
mendukung dan mendoakan penulis demi kelancaran penyusunan laporan
tugas akhir ini.
Penulis hanya bisa berharap semoga Allah SWT membalas kebaikanyang jauh lebih indah. Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalampenulisan. Penulis mohon saran dan kritik membangun, sehingga penulis bisamengadakan perbaikan, semoga bermanfaat bagi para pembaca. Semoga laporanini dapat memberikan manfaat dan menambah pengetahuan bagi penulis sendiri,pembaca dan semua pihak pada umumnya serta dapat digunakan sebagaimanamestinya.
Surakarta,
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .....................................................................................
PERSETUJUAN ............................................................................................
PENGESAHAN .............................................................................................
PERNYATAAN ............................................................................................
MOTTO .........................................................................................................
PERSEMBAHAN ..........................................................................................
KATA PENGANTAR ...................................................................................
DAFTAR ISI ..................................................................................................
DAFTAR GAMBAR .....................................................................................
DAFTAR LAMPIRAN……………………………………………………...
ABSTRAK ………………………………………………………………….
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah ....................................................................
B. Rumusan Masalah ..............................................................................
C. Tujuan Pengamatan ............................................................................
D. Manfaat Pengamatan ..........................................................................
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Prosedur ...........................................................................
B. Pengelolaan Arsip Dinamis ................................................................
C. Prosedur Pengelolaan Arsip Dinamis...............................................
BAB III METODE PENGAMATAN
A. Lokasi Pengamatan ............................................................................
B. Jenis Pengamatan ...............................................................................
C. Sumber Data .......................................................................................
BAB VI DESKRIPSI LEMBAGA/INSTANSI
A. Deskripsi Lembaga/Instansi ..............................................................
1. Lokasi Pengamatan……………………………………………..
2. Sejarah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
3. Visi dan Misi …………………………………………………..
i
ii
iii
iv
v
vi
vii
ix
xi
xii
xiii
1
3
4
4
6
9
18
28
29
29
32
32
32
34
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
4. Tugas pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota
Surakarta ……………………………………………………….
5. Struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta ………………………………………………….
6. Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip ……………………………...
B. Hasil Pengamatan .............................................................................
1. Prosedur pengelolaan arsip dinamis di Kantor Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kota Surakarta …………………………..
2. Kendala yang dihadapi oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kota Surakarta Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis……
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ........................................................................................
B. Saran ..................................................................................................
Daftar Pustaka
Lampiran-lampiran
35
36
41
44
44
59
61
62
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Klasifikasi Arsip ………………………………………............
Gambar 4.1 Bagan Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta ……………………………………………………………………
Gambar 4.2 Lembar Peminjaman Arsip ……………………………………
Gambar 4.3 Daftar Pemusnahan Arsip…………………………………......
Gambar 4.4 Berita Acara Pemurnahan Arsip ………………………………
14
37
57
59
60
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Daftar Pegawai Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah KotaSurakarta
Lampiran 2 Contoh Kartu FiechesLampiran 3 Lembar DisposisiLampiran 4 Kartu KendaliLampiran 5 Foto Proses Penyortiran ArsipLampiran 6 Foto ProsesPendeskripsian ArsipLampiran 7 Foto Penataan Arsip Dalam BoxLampiran 8 Foto Penataan Box Arsip Di Rak Penyimpanan ArsipLampiran 9 Surat TugasLampiran 10 Form Monitoring MagangLampiran 11 Formulir Presensi MagangLampiran 12 Form Penilaian Kuliah Kerja MagangLampiran 13 Surat Keterangan Selesai Magang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
ABSTRAK
ARYA TOPAN DEWANGGA. D1510010. “PROSEDUR PENGELOLAANARSIP DINAMIS DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KOTASURAKARTA”. Laporan Tugas Akhir Program Studi Diploma IIIManajemen Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UniversitasSebelas Maret Surakarta, Tahun 2013. 62 Halaman.
Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana prosedurpengelolaan arsip dinamis dan hambatan-hambatan yang dihadapi dalampengelolaan arsip dinamis di Kantor arsip dan Perpustakaan Daerah KotaSurakarta.
Pengamatan ini mengunakan metode deskriptif kualitatif, yaitumendeskripsikan sejumlah data-data yang diperoleh dari Kantor Arsip danPerpustakaan Kota Surakarta yang kemudian diolah sehingga dapat ditarikkesimpulan dari pengamatan ini.
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan di Kantor Arsip danPerpustakaan Kota Surakarta diperoleh bahwa pengelolaan arsip di Kantor Arsipdan Perpustakaan Kota Surakarta telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur,tetapi terdapat hambatan-hambatan yang menyebabkan pengelolaan arsip dinamisdi Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta kurang optimal, hal inidisebabkan oleh beberapa faktor penghambat antara lain: kurangnya sumber dayamanusia, sarana dan prasarana, peralatan dan perlengkapan untuk perawatan arsip,serta penemuan kembali arsip yang kurang efektif. Hal ini yang menghambatterselenggaranya optimalisasi pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan PerpustakaanKota Surakarta
Kesimpulan dari pengamatan ini adalah bahwa pengelolaan arsip dinamisdi Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta telah di lakukan dengan benardan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan, tetapi proses pengelolaannyabelum optimal karena adanya factor-faktor penghambat yang menyebabkanpengelolaan arsip dinamis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakartabelum berjalan secara efektif
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiv
ABSTRACT
ARYA TOPAN DEWANGGA. D1510010. " RECORD MANAGEMENTPROCEDURE IN THE OFFICE OF ARCHIVES AND LOCAL LIBRARYOF SURAKARTA CITY". Final Report of Program AdministrationManagement Diploma. Faculty of Social and Political Science, Sebelas MaretUniversity, in 2013. 62 Pages.
This observation aims to determine how the records managementprocedures and obstacles encountered in the management of archival records inthe Office of Archives and Local Library of Surakarta City.
These observations using descriptive qualitative method, which describesthe amount of data obtained from the Office of Archives and Local Library ofSurakarta City which is then processed so that it can be deduced from theseobservations.
Based on the results of observations made at the Office of Archives andLocal Library of Surakarta City obtained that records management in the Office ofArchives and Local Library of Surakarta City has been implemented inaccordance with the procedure, but there are obstacles that led to the managementof records in the Office of Archives and Local Library of Surakarta City less thanoptimal, it this is caused by several factors inhibiting such as: lack of humanresources, facilities, equipment and supplies for maintenance records, as well asthe rediscovery of records that are less effective. It is that inhibit theimplementation of the optimization of the management of records in the Office ofArchives and Local Library of Surakarta City.
The conclusion from this observation is that the management of records inthe Office of Archives and Local Library of Surakarta City has been donecorrectly and in accordance with the prescribed procedure, but the management isnot optimal because of the inhibiting factors that led to the management of recordsin the Office of Archives and Local Library of Surakarta City is not effective