perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac/Prosedur... · EMANUEL ARINTO PRAMONO D1509030 PROGRAM...
-
Upload
nguyencong -
Category
Documents
-
view
221 -
download
0
Transcript of perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac/Prosedur... · EMANUEL ARINTO PRAMONO D1509030 PROGRAM...
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
i
PROSEDUR PENGADAAN BARANG PRODUK KIMIA FARMA
di PT. KIMIA FARMA CABANG SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan
Vokasi Ahli Madya (A. Md.) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh:
EMANUEL ARINTO PRAMONO
D1509030
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
PERSETUJUAN
PROSEDUR PENGADAAN BARANG PRODUK KIMIA FARMA di PT.
KIMIA FARMA CABANG SURAKARTA
DisusunOleh:
EMANUEL ARINTO PRAMONO
D1509030
Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing,
Dra. Retno Suryawati, M.Si.
NIP. 19600106 1987 02 001
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
PENGESAHAN
PROSEDUR PENGADAAN BARANG PRODUK KIMIA FARMA di PT.
KIMIA FARMA CABANG SURAKARTA
Disusun Oleh ;
EMANUEL ARINTO PRAMONO
D1509030
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari :
Tanggal :
Tim Penguji ;
1. Penguji I ;Drs. Muchtar Hadi, M.Si ………………
NIP. 19530320 198503 1002
2. Penguji II ;Dra. Retno Suryawati, M.Si .……………...
NIP. 19600106 1987 02 001
Mengetahui,
Dekan
Prof. Drs. H. Pawito, Ph.D
NIP 19540805 198503 1 002
Ketua Program
Drs. Sudarto, M.Si
NIP 19550202 198503 1 006
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
MOTTO
Lebih baik terlambat daripada tidak sama sekali.
Sometimes, you will feel that something gonna be not fair for you. But,
surely Jesus has a big secret for you, unexpected happiness will you get in
the end.
Be youre self.
“Perhatikanlah, supaya jangan ada orang yang membalas jahat dngan jahat
tetapi usahakanlah senantiasa yang baik, terhadap kamu masing-masing
dan terhadap semua orang”. ( 1 Tesalonika 5 : 15)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
PERSEMBAHAN
Kedua orang tuaku, Ibuku dan ayahku yang selalu memberikan semangat
dan doa.
Kakak – kakakku yang senantiasa selalu kusayangi dan memberikan
dukungan.
Untuk teman-teman MA B 2009
Seluruh keluarga Closed Crew
Seluruh staff PT, Kimia Farma Cabang Surakarta
Almamater tercinta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
PERNYATAAN
Nama : EMANUEL ARINTO PRAMONO
NIM : D1509030
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “PROSEDUR
PENGADAAN BARANG PRODUK KIMIA FARMA di PT. KIMIA
FARMA CABANG SURAKARTA”adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal
yang bukan karya saya dalam tugas akhirtersebut diberi tanda citasi dan
ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya
peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta,
Yang membuat pernyataan,
EMANUEL ARINTO PRAMONO
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang
telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat
menyelesaikan Tugas Akhir ini berjudul ”PROSEDUR PENGADAAN BARANG
PRODUK KIMIA FARMA di PT. KIMIA FARMA CABANG SURAKARTA“.
Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi
persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III
Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat
kesuilitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari
berbagai pihak, akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada
kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-
besarnya kepada :
1. Dra. Retno Suryawati, M.Si selaku Dosen Pembimbing utama yang
telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan
dalam penulisan Tugas Akhir ini.
2. Bapak Drs. Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III
Manajemen Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang
telah membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga
dapat menempuh perkuliahan dengan baik.
3. Bapak Drs. Muchtar Hadi, M.Si, selaku penguji Tugas Akhir.
4. Bapak Prof. Drs. H. Pawito. Ph. D, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5. Bapak Drs. Rachman Budiana, Apt.MM, selaku Kepala Bagian Branch
Manajer dan Kepegawaian di PT. Kimia Farma trading and
distribution.
6. Bapak Bayu, selaku Kepala Supervisor Bagian Kepegawaian, di
PT.Kimia Farma trading and distribution.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
7. Staff bagian Organisasi dan Kepegawaian , di PT. Kimia Farma
Trading and Distribution.
8. Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan
moral maupun materiil.
9. Seluruh teman-teman yang ada di D III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D III
Manajemen Administrasi angkatan 2009.
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan
penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak
kekurangannya, Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan
masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis.
Harapan Penulis, Semoga penyusunan Tugas Akhir ini
bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan.
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .................................................................................. i
PERSETUJUAN ........................................................................................ ii
PENGESAHAN ......................................................................................... iii
MOTTO ...................................................................................................... iv
PERSEMBAHAN ....................................................................................... v
PERNYATAAN ......................................................................................... vi
KATA PENGANTAR ................................................................................ vii
DAFTAR ISI .............................................................................................. ix
DAFTAR GAMBAR……………………………………………………….. xi
DAFTAR LAMPIRAN……………………………………………………. xii
ABSTRAK .................................................................................................. xiii
BAB I PENDAHULUAN .................................................................... 1
A. Latar Belakang Masalah ...................................................... 1
B. Perumusan Masalah ............................................................. 2
C. Tujuan Pengamatan ............................................................. 2
D. Manfaat Pengamatan ........................................................... 2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA............................................................ 4
Tinjauan Pustaka ........................................................................ 4
A. Pengertian Prosedur………………….. ................................ 4
B. Pengertian Pengadaan Barang.............................................. 5
C. Pengertian Prosedur Pengadaan Barang ............................... 7
D. Pengertian Prosedur Pengadaan Barang di PT. Kimia Farma
Cabang Surakarta……………………………………………. 8
BAB III METODE PENGAMATAN…………………… ....................... 9
Metode Pengamatan………. …… ......................................... 9
A. Lokasi Pengamatan ................................................................ 9
Halaman
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
B. Jenis Pengamatan................................................................... 9
C. Sumber Data ......................................................................... 9
D. Teknik Pengumpulan Data .................................................... 10
E. Teknik Analisis Data ............................................................. 11
BAB IV DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ................................... 13
A. Sejarah Berdirinya Perusahaan............................................. 13
B. Visi, Misi, dan Kebijakan pengadaan barang........................ 16
C. Susunan Organisasi PT. Kimia Farma Cabang Surakarta ..... 17
BAB V HASIL PENGAMATAN .......................................................... 20
A. Prosedur Pengadaan Barang................................................. 20
B. Diagram Alir Prosedur Pengadaan Barang ........................... 24
C. Identifikasi Hambatan.......................................................... 26
BAB VI PENUTUP ................................................................................
A. Kesimpulan ......................................................................... 27
B. Saran .................................................................................. 29
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Struktur PT. Kimia Farma Cabang Surakarta............................. 19
Gambar 1.2 Diagram Alir Pengadaan Barang Produk Kimia Farma.............. 25
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Pesanan
Lampiran 2 Copy Surat Pesanan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
ABSTRAK
EMANUEL ARINTO PRAMONO, D1509030, PROSEDUR PENGADAAN BARANG PRODUK KIMIA FARMA di PT. KIMIA FARMA CABANG SURAKARTA, Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012, 30 halaman.
Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui prosedur pengadaan barang di PT. Kimia Farma cabang Surakarta. Pelaksanaan pengamatan ini, menggunakan jenis pengamatan deskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan pelaksanaan Prosedur pengadaan barang di PT. Kimia Farma yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta. Sumber data primer dan sekunder yang diperoleh berdasarkan dari informan, peristiwa atau aktivitas. Prosedur pengadaan barang di PT. Kimia Farma cabang Surakarta meliputi tahapan-tahapan berikut ini :
Dari hasil pengamatan diketahui bahwa prosedur pengadaan barang di PT. Kimia Farma cabang Surakarta meliputi 4 tahap yaitu : Tahap pemesenan barang, Tahap pengiriman barang, Tahap pengecekan barang, Tahap penyimpanan barang. Pada tahap pemesanan barang dilakukan setelah bagian logistik/pembelian melihat stok kosong di gudang kemudian membuat surat pesanan yang telah disetujui dan ditanda tangani manajer logistik. Pada tahap pengiriman barang dilakukan setelah surat pesanan sudah sampai di PT. Kimia Farma Semarang lalu dioroses oleh bagian logistik dan mengambilkan barang yang sesuai dengan surat pesanan tersebut, bila ada barang kosong disebabkan stok barang di PT. Kimia Farma Semarang tidak ada maka barang yang dipesan menjadi pending. Pada tahap pengecekan barang dilakukan setelah barang datang kemudian dilakukan penerimaan barang dan pengecekan barang, setelah barang dikirim ke PT.Kimia Farma cabang Surakarta, oleh bagian logistik/pembelian gudang akan menerima dan mengecek barang yang diterima, kemudian barang diterima dan dicek oleh bagian logistik/pembelian, ada barang yang tidak sesuai dengan pesanan kemudian bagian logistik/pembelian harus membuat kembali surat pesanan. Pada tahap penyimpanan barang, jika barang sudah sesuai dengan surat pesanan kemudian copy surat pesanan dimasukkan ke dalam arsip. Setelah barang tersebut sudah sesuai dengan surat pesanan maka akan dimasukkan ke dalam gudang disesuaikan menurut jenisnya masing-masing dan dilakukan penghitungan jumlah atau penyetokan barang yang ditulis dalam buku potongan. Dari hasil pengamatan ada berberapa hambatan dalam pelaksanaan prosedur pengadaan barang yaitu pada tahap pengiriman barang, dan pada tahap pengecekan barang.
Terkait dengan permasalahan di atas penulis memberikan saran sebagai berikut : Untuk menghindari barang yang pending dan terlambat pengirimannya PT. Kimia Farma cabang Surakarta sebaiknya mecari alternatif dengan memesan barang lain untuk mengisi kekosongan stok digudang. Untuk menghindari kesalahan jenis dan jumlah dalam pemesanan dan penyetokan barang. PT. Kimia Farma sebaiknya lebih teliti dalam hal pemesanan dan penyetokan barang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Barang merupakan merupakan sarana-prasarana yang dibutuhkan
oleh organisasi. Untuk itu ketersediaan barang sangat penting. Untuk
mendapatkan barang maka dilakukan pengadaan barang. Pengadaan
barang adalah usaha/kegiatan untuk mewujudkan/mendapatkan barang
yang diinginkannya dengan prosedur dan proses tertentu agar tercapai
kesepakatan harga, waktu, dan kesepakatan lainnya. Pengadaan barang
juga dilakukan oleh perusahaan agar pendistribusian barang lancar dan
tercapainya tujuan dari perusahaan itu. .
Hal demikian juga dilakukan oleh PT. Kimia Farma cabang Surakarta
yang merupakan salah satu dari sekian banyak perusahaan di Indonesia
yang bergerak dalam bidang pengadaan dan pendistribusian barang produk
obat. PT. Kimia Farma cabang Surakarta merupakan salah satu kantor
cabang yang kantor pusatnya berada di PT. Kimia Farma Semarang. PT.
Kimia Farma Semarang adalah kantor pusat yang melayani pembelian
barang dari kantor cabang. Kantor cabang tersebut antara lain berada di
wilayah Surakarta, Yokyakarta, Pekalongan, Purwokerto. Pengadaan
barang yang dilakukan PT. Kimia Farma cabang Surakarta merupakan
kegiatan membeli kemudian mendistribusikan barang kepada apotek-
apotek dan toko-toko/swalayan.
Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang pendistribusian barang,
kelancaran pendistribusian barang di PT. Kimia Farma cabang Surakarta
penting supaya konsumen (apotek) menjadi puas. Jika pendistribusian
barang tidak lancar maka konsumen menjadi kurang puas dan
dikhawatirkan berganti memesan barang ke perusahaan lain yang akhirnya
bisa merugikan perusahaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
Kelancaran ditribusi barang tergantung pada kelancaran pengadaan
barangnya karena jika barang yang akan didistribusikan tidak ada maka
akan mengganggu kelancaran distribusi barang. Untuk menunjang
kelancaran pendistribusian barang dibutuhkan suatu prosedur pengadaan
barng yang baik. Berdasarkan uraian diatas penulis mengangkat judul
“PROSEDUR PENGADAAN BARANG PRODUK KIMIA FARMA
di PT. KIMIA FARMA CABANG SURAKARTA”
B. PERUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang masalah di atas penulis ingin
mengetahui : “Bagaimana prosedur pengadaan barang di PT. Kimia
Farma cabang Surakarta?”
C. TUJUAN PENGAMATAN
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam pelaksanaan Tugas Akhir
ini antara lain adalah untuk mengerti dan memahami prosedur pengadaan
barang dan hambatan – hambatannya di PT. Kimia Farma Cabang
Surakarta.
D. MANFAAT PENGAMATAN
Pengamatan ini diharapkan mampu memberikan manfaat bagi
pihak perusahaan, dan penulis. manfaat yang ingin dicapai dari hasil
pengamatan ini adalah :
1) Bagi Pihak Perusahaan :
Mampu mengambil kebijaksanaan terbaik dalam prosedur pengadaan
barang dan bisa mningkatkan keuntungan dari perusahaan
Meningkatkan citra baik perusahaan di mata konsumen
2) Bagi Penulis :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
Untuk melatih dalam mengadakan pengamatan
Untuk menambah wawasan dan pengetahuan terhadap dunia usaha nyata
pada umumnya dan pada khususnya dalam bidang pengadaan barang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
BAB III
METODE PENGAMATAN
A. Lokasi Pengamatan
Pengamatan dilakukan penulis di PT. Kimia Farma Cabang Surakarta Jl.
Adi Sucipto 70 Surakarta. Pemilihan lokasi ini didasarkan atas pertimbangan
sebagai berikut :
1. Penulis memperoleh ijin dari PT. Kimia Farma untuk magang sehingga
memungkinkan penulis mendapat data, informasi dan referensi yang
dibutuhkan yang dibutuhkan dalam penyusunan Tugas Akhir.
2. Ingin mengetahui bagaimana prosedur pengadaan barang di PT. Kimia Farma
B. Jenis Pengamatan
Berdasarkan pada pokok permasalahan yaitu untuk mengetahui bagaimana
prosedur pengadaan barang di PT. Kimia Farma, maka jenis pengamatan yang
digunakan adalah deskripif, yaitu studi yang kasusnya mengarah pada
pendiskripsian secara rinci dan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa
yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya di lapangan studinya.
(H. B. Soetopo, 2002:111)
C. Sumber Data
1. Informan
Menurut H. B. Sutopo (2002:50), jenis sumber data yang berupa
manusia dalam pengamatan ini pada umumnya dikenal sebagai responden.
Istilah tersebut sangat akrab digunakan dalam penelitian kualitatif, dengan
pengertian bahwa pengamat memiliki posisi yang lebih penting. Responden
posisinya sekedar memberikan tanggapan atau respon pada apa yang diminta
atau yang ditentukan oleh pengamatnya. Dalam pengamatan kualitatif posisi
sumber data manusia atau narasumber sangat penting peranannya sebagai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
individu yang memiliki informasinya. Informan dalam pengamatan ini adalah
sejumlah karyawan yang ada di bagian gudang pengadaan barang PT. Kimia
Farma.
2. Peristiwa atau aktivitas
Dari pengamatan pada peristiwa atau aktivitas, peneliti bisa
mengetahui proses bagaimana sesuatu terjadi secara lebih pasti karena
menyaksikan sendiri dan ikut berperan secara langsung. Peristiwa atau
aktivitas yang dilakukan oleh penulis dalam pelaksanaan Kuliah Kerja
Magang pada PT. Kimia Farma di bagian gudang pengadaan barang adalah
semua kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan barang
D. Teknik Pengumpulan Data
Menurut H. B. Sutopo (2002:58), metode yang digunakan dalam
pengamatan ini adalah sebagai berikut :
1. Wawancara (Interview)
Sumber yang sangat penting dalam pengamatan kualitatif adalah
berupa manusia yang dalam posisi sebagai narasumber atau informan untuk
mengumpulkan informasi dari sumber data ini diperlukan teknik wawancara,
yang dalam pengamatan kualitatif khusunya dilakukan dalam bentuk
wawancara mendalam. Teknik wawancara ini merupakan teknik yang paling
banyak digunakan dalam pengamatan kualitatif, terutama dalam bentuk
pengamatan lapangan.
Wawancara dilakukan penulis dengan sejumlah karyawan di bagian
gudang pengadaan barang PT. Kimia Farma seperti wawancara dengan Ibu
Farah (Bagian pembelian dan pengadaan barang).
2. Observasi
Teknik observasi digunakan untuk menggali data dari sumber data
yang berupa peristiwa, tempat atau lokasi, benda, serta rekaman gambar.
Observasi dilakukan secara langsung dengan mengamati kegiatan-kegiatan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
yang dilakukan oleh bagian gudang pengadaan barang yang berhubungan
dengan prosedur pengadaan barang seperti cara memesan barang dan
penyetokan barang yang telah dipesan.
3. Dokumentasi
Dokumen merupakan sumber data yang sering memiliki posisi penting
dalam pengamatan kualitatif. Terutama bila sasaran kajian mengarah pada
latar belakang atau berbagai peristiwa yang terjadi dimasa lampau yang sangat
berkaitan dengan kondisi atau peristiwa masa kini yang sedang diamati.
Dalam melakukan pengumpulan data penulis memperoleh berbagai dokumen
seperti perincian barang (obat) yang dipesan, surat pembelian barang,
pengajuan ulang surat pesanan, situasi dan stok obat.
Teknik Analisis Data
Menurut H. B. Sutopo (2002:91), dalam proses analisis terdapat tiga
komponen utama yang harus benar-benar dipahami oleh setiap pengamatan
kualitatif, tiga komponen utama tersebut adalah :
1. Reduksi data (data reduction)
Merupakan komponen pertama dalam analisis yang merupakan proses
seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi data dari file note.
Reduksi data sudah berlangsung sejak pengamat mengambil keputusan (meski
mungkin tidak disadari sepenuhnya) tentang kerangka kerja konseptual
melakukan pemilihan kasus menyusun pertanyaan penelitian, dan juga waktu
menentukan cara pengumpulan data yang akan digunakan. Pada waktu
pengumpulan data berlangsung, reduksi data dilakukan dengan membuat
ringkasan dari catatan data yang diperoleh dari lapangan.
Implementasinya di lapangan yaitu hasil catatan data yang diperoleh
selama magang di bagian gudang pengadaan barang PT. Kimia Farma
diringkas agar data menjadi lebih sederhana dan fokus.
2. Sajian data (data display)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
Sajian data merupakan suatu rakitan organisasi informasi, deskripsi
dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan pengamatan dapat
dilakukan. Sajian data harus mengacu pada rumusan masalah yang telah
dirumuskan sebagai pertanyaan pengamatan, sehingga narasi yang tersaji
merupakan deskripsi mengenai kondisi yang rinci untuk menceritakan dan
menjawab setiap permasalahan yang ada. Sajian data yang baik dan jelas
sistematikanya, akan banyak menolong pengamat dalam menyelesaikan
pekerjaanya.
Sajian data yang ada di bagian gudang pengadaan barang PT. Kimia
Farma yaitu buku kumpulan prosedur printing.
3. Penarikan kesimpulan dan verivikasi (conclusion drawing)
Dari awal pengumpulan data, pengamat sudah harus memahami apa
arti dari berbagai hal yang ia temui dengan melakukan pencatatan peraturan-
peraturan, pola-pola, pernyataan-pernyataan, konfigurasi yang mungkin,
arahan sebab akibat, dan berbagai proposisi. Simpulan perlu diverifikasi agar
cukup mantap dan benar-benar dapat dipertanggung jawabkan.
Data-data yang diperoleh dari lapangan baik itu dari informan,
observasi, dan dokumentasi yang diperoleh selama magang di bagian gudang
pengadaan barang PT. Kimia Farma disimpulkan dan diverifikasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
BAB IV
KEADAAN INSTANSI
A. Sejarah Berdirinya Perusahaan
Sejarah PT. Kimia Farma (Persero) dimulai sekitar tahun 1957.
Pada saat pengambilalihan perusahaan milik Belanda terdiri dari
Rathkamp, Van Gorkom, Bhineka Kina Farma Bandung yang bergerak di
bidang farmasi oleh pemerintah Republik Indonesia. Langkah itu
kemudian diikuti dengan pembentukan Badan Pusat Penguasaan
Perusahaan Farmasi Belanda (BAPPHAR) yang bertugas menguasai dan
menyelengggarakan manajemen agar perusahaan farmasi yang dikuasai
dapat berfungsi dengan sebaik-baiknya. Lebih lanjut usaha awal
nasionaisasi tersebut diperkuat dengan UU No. 86/1966 tentang
Nasionalisasi Perusahaan Belanda di Indonesia. Selanjutnya secara resmi,
berbadan hukum yang berstatus Perseroan Terbatas pada tanggal 16
Agustus 1971.
Secara implicit pengesahan ini mengisyaratkan adanya suatu
peranan yang berorentasi pada aspek bisnis. Sehubungan dengan hal
tersebut, maka PT. Kimia Farma (Persero) dituntut untuk berperan sebagai
suatu perusahaan yang harus memiliki kemampuan, menghasilkan barang
dan jasa yang dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan masyarakat
pengguna dalam arti luas sesuai dengan perkembangan dan dinamika pasar
melalui proses pertukaran.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
Disamping peranannya yang berorientasi kepada aspek bisnis, PP
No. 3/1983 juga memberi tugas kepada aspek sosial untuk 1
mensejahterakan. Dengan demikian, maka PT. Kimia Farma (Persero)
dituntut untuk selalu menjaga keseimbangan yang optimal dari kedua
maksud dan tujuan tersebut.
Sebagai BUMN yang berbentuk Persero, maksud dan tujuan
perusahaan merupakan masalah hakekat eksistensi PT. Kimia Farma
(Persero) sebagaimana digariskan dalam ketentuan Undang-undang dan
kebijaksanaan pimpinan Departemen Kesehatan RI yang telah dikukuhkan
dalam RUPS PT. (Persero) Kimia Farma.
Maksud dan tujuan PT. Kimia Farma (Persero) sebagai BUMN
secara eksplicit inherent dengan penugasan Negara kepada BUMN, seperti
yang termasuk di dalam peraturan pemerintah No. 3 tahun 1983 (PP No.
3/1983). Maksud dan tujuan tersebut salah satunya adalah pemupukan
keuntungan atau pendapatan untuk memberikan sumbangan pada
penerimaan Negara, sehingga dalam pelaksanaan fungsinya PT. Kimia
Farma harus senantiasa berorientasi pada rentabilitas.
PT. Kimia Farma (Persero) sebagai suatu perusahaan perdagangan
farmasi dan alat kesehatan yang berbasis industri berperan serta dalam
menunjang keberhasilan pembangunan di sektor kesehatan dan ekonomi
dengan menyelenggarakan upaya-upaya kemanfaatan umum berupa
produksi obat jadi, farmasi serta alat kesehatan atau penelitian serta jasa
pelayanan kefarmasian yang memiliki kualitas yang baik dan memadai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
dalam upaya mewujudkan kemampuan setiap penduduk untuk peduli
terhadap pentingnya hidup sehat agar derajat kesehatan mesyarakat
semakin meningkat dalam menuju kesejahteraan masyarakat.
Dalam Perkembangannya, PT. Kimia Farma (Persero) melakukan
beberapa perubahan dan pembangunan menuju yang lebih baik sesuai
dengan kebutuhan perusahaan dan pasar. Salah satu dari banyak perubahan
yang terjadi terlihat pada saat PT. Kimia Farma (Persero) mendirikan PT.
Kimia Farma Trading and Distribution yang merupakan anak perusahaan
dari PT. Kimia Farma (Persero) pada tanggal 4 Januari 2003 dengan akte
pendirian nomor 7 tanggal 4 Januari oleh notaris Imas Fatimah, SH.
Secara garis besar manfaat dari restrukturisasi unit usaha PBF
(Perusahaan Besar Farmasi) menjadi anak perusahaan yang berdiri sendiri
adalah:
a. Kegiatan usaha yang dijalankan perusahaan dan anak perusahaan
menjadi lebih berfokus, sehingga dapat meningkatkan kinerja
Perseroan secara keseluruhan.
b. Memudahkan dalam melakukan pengendalian dan memperpendek
proses pengambilan keputusan di bidang operasional sehingga akan
tercapai pelaksanaan operasi yang efisien dan efektif.
c. Memungkinkan masuknya investor strategis untuk masuk ke dalam
bidang usaha perseroan dalam rangka pengembangan bisnis perseroan.
d. Meningkatkan transparansi kinerja masing-masing unit usaha.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
Pada saat ini PT. Kimia Farma Trading and Distribution
mempunyai 41 cabang yang tersebar di seluruh propinsi Indonesia, antara
lain berada di Surakarta, Yogyakarta, Semarang, dan Gorontalo. Anak
prusahaan tersebut menyalurkan obat-obatan dan alat kesehatan dari
beberapa prinsipal, diantaranya Kimia Farma, Indo Farma, Bio Farma,
Mahakam Beta Farma, Duta Kaisar, Talenta, dll.
B. Visi dan Misi Perusahaan
Dalam menjalankan perusahaan, PT. Kimia Farma Trading and
Distribution memiliki visi dan misi yang menjadi acuan dalam setiap
kegiatan yang dilaksanakan, visi misi dari PT. Kimia Farma Trading and
Distribution adalah:
Visi Perusahaan
Distributor Pilihan Utama bagi Prinsipal
Misi Perusahaan
Memberikan pelayanan trading dan distribusi yang professional untuk
memberikan keuntungan optimal bagi stakeholders.
Kebijakan pengadaan barang
1. Pengelolaan pengadaan barang dagangan diatur dan
ditetapkan oleh kantor pusat.
2. Pemilihan expedisi untuk pendistribusian barang dagangan
untuk pasara regular dan pasar institusi dari kantor pusat ke
kantor cabang dan dari kantor cabang ke pelanggan diatur
dan ditetapkan oleh divisi logistik kantor pusat.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
3. Pengadaan dan pendistribusian barang dagangan untuk
kantor cabang dilakuakan oleh devisi logistik kantor pusat
berdasarkan kontrak yang telah ditetapkan oleh direksi.
4. Pengadaan barang dagangan diluar principal yang
ditetapkan pusat untuk kebutuhan kantor cabang harus
memperoleh izin dari direksi.
C. Stuktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan
seluruh kegiatan-kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi, hubungan
antar fungsi-fungsi serta penerapan wewenang dan tanggung jawab.
Dengan demikian suatu struktur organisasi meliputi pertimbangan bentuk
dan sifat unit-unit organisasi satuan usaha, termasuk organisasi pengolahan
data serta hubungan fungsi manajemen yang berkaitan dan pelaporan
selain itu struktur organisasi harus menetapkan wewenang dan tanggung
jawab dalam satuan usaha dengan cara yang semestinya.
Struktur organisasi ini mempunyai beberapa kepentingan,
diantaranya adalah:
a. Struktur Organisasi diperlukan sebagai alat bantu bagi pimpinan untuk
mengkoordinasi kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan untuk
mencapai tujuannya, supaya perusahaan dapat berjalan dengan baik
dan kegiatan perusahaan dilaksanakan dengan lancar.
b. Struktur Organisai suatu satuan usaha memberikan kerangka kerja
menyeluruh bagi perencanaan, pengarahan dan pengendali operasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
c. Struktur Organisasi diperlukan untuk menetapkan tugas, wewenang
dan tanggung jawab.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
STRUKTUR ORGANISASI CABANG KELAS III
PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION SURAKARTA
Gambar 1.1
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
BAB V
HASIL PENGAMATAN
A. Prosedur Pengadaan Barang
Pada bab ini penulis akan membahas mengenai hasil pengamatan
terkait dengan prosedur pengadaan/pembelian di PT. Kimia Farma cabang
Surakarta. Prosedur pengadaan barang produk Kimia Farma yang
diberlakukan/dilakukan di PT. Kimia Farma cabang Surakarta berdasarkan
SOP (Standard Operation Procedur) terdiri dari 4 tahapan yaitu sebagai
berikut ;
1. Tahap pemesanan barang
2. Tahap pengiriman barang
3. Tahap pengecekan barang
4. Tahap penyimpanan barang
Untuk lebih jelasnya hasil pengamatan tersebut dapat diuraikan
sebagai berikut :
1. Tahap Pemesanan Barang
.Sebelum melakukan pemesanan bagian logistik/pembelian dan
manajer logistik/kepala gudang melihat stok digudang, bila stok barang
digudang hampir habis pembelian barang baru dilakukan sebagimana
dikemukakan oleh Ibu Farah petugas bagian pembelian sebagai berikut
“Bila akan membeli/memesan barang harus melihat stok barang digudang
bila stok barang akan habis maka akan dilakukan pembeliaan barang”.
. Pemesenan barang biasanya berdasarkan surat pesanan yang
dibuat oleh bagian pembelian yang selanjutnya diserahkan kepada manajer
logistik untuk mendapatkan persetujuan Manajer logistik/kepala gudang
Cara memesan barang harus menggunakan surat pesanan yang berisi jenis
dan jumlah barang yang akan dipesan. Setelah surat pesanan jadi dan
dicetak, bagian pembelian/logistik memberikan surat pesanan kepada
manajer logistik untuk diteliti apakah barang yang dipesan sudah sesuai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
dengan stok gudang yang habis, setelah diteliti oleh manajer logistik surat
pesanan ditandatangani oleh manajer logistik sekaligus manajer logistik
bertanggung jawab atas pemesenan barang tersebut. Dalam pengadaan
barang dilakukan oleh devisi/bagian logistik gudang. Setelah surat pesanan
dikirim dari bagian logistik/pembelian membuat deadline pengiriman
barang, biasanya deadline dibuat 1 minggu setelah surat pesanan dikirim.
Setelah surat pesanan sudah jadi dan disetujui maka surat tersebut dikirim
melalui sales PT. Kimia Farma Semarang yang sedang mengirim barang
ke PT. Kimia Farma cabang Surakarta. Pengiriman melalui sales bertujuan
agar cepat sampai tujuan dan sekaligus menghemat biaya. Sebagaimana
dikemukakan oleh Ibu Farah petugas bagian pembelian sebagi berikut
“surat pesanan dikirim melalui sales supaya surat pesanan cepat sampai
tujuan dan selain itu juga menghemat biaya pengiriman”.
Bila surat pesanan sudah diterima pihak PT. Kimia Farma
Semarang akan memberikan konfirmasi lewat telepon kepada PT. Kimia
Farma cabang Surakarta tentang barang yang dipesan.
2. Tahap Pengiriman Barang
Jika surat pesanan sudah sampai di PT. Kimia Farma Semarang
selanjutnya diproses oleh bagian logistik dan bagian logistik
mengambilkan barang yang sesuai dengan surat pesanan tersebut. Bila ada
barang kosong disebabkan stok barang di PT. Kimia Farma Semarang
tidak ada maka barang yang dipesan akan di pending. Bila terjadi stok
habis, pihak PT. Kimia Farma Semarang memberikan informasi kepada
PT. Kimia Farma cabang Surakarta bahwa barang yang dipesan tidak
ada/stok habis. Untuk menghindari barang pending bagian
logistik/pembelian PT. Kimia Farma cabang Surakarta biasanya langsung
membuat kembali surat pesanan yang berbeda untuk memberi informasi
bahwa barang yang dipesan pending/memesan kembali barang yang tadi
tidak ada diganti barang lain. Pengiriman surat pesanan dititipkan sales
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
PT. Kimia Farma Semarang yang sedang mengirim barang pesanan,
pengiriman barang pesanan biasanya dikirim melalui jalur darat.
Bila barang yang pending tadi lama tidak dikirim-kirim karena stok
barang di PT. Kimia Farma Semarang masih kosong dan harus menunggu
sampai stok ada, maka bagian logistik/pembelian harus membuat deadline,
biasanya 1 minggu. Bila barang yang dipesan ada biasanya langsung
dikirin 2 hari setelah surat pesanan datang.
Untuk pembatalan barang pesanan dilakukan dengan cara
memberitahu kepada PT. Kimia Farma Semarang dengan menggunakan
surat pesanan sebagimana dikemukakan oleh Ibu Farah petugas bagian
pembelian sebagai berikut “Bila membatalkan barang pesanan karena
sudah habis waktu yang diberikan, bagian logistik/pembelian harus
memberitahu kepada PT. Kimia Farma Semarang dengan menggunakan
surat pesanan”
3. Tahap Pengecekan Barang
Pengecekan harus dilakukan bila barang yang dipesan sudah
datang, kemudian dari bagian logistik/pembelian menemui sales yang
mengirim barang tersebut dan meminta surat pesanan yang dikrimnya
untuk dicek.
Pengecekan barang dilakukan bagian logistik/pembelian dibantu
oleh karyawan-karyawan juga dari bagian gudang.
Pengecekan/penyetokan barang biasanya meliputi jumlah dan jenis obat
yang dipesan yang sesuai dengan surat pesanan. Bila tidak sesuai dengan
pesanan maka bagian pembelian/logistik harus membuat surat pesanan lagi
yang berisi keterangan barang yang dikirim kurang/kelebihan maupun ada
kesalahan jenis barang yang dikirim. Menurut pengamatan saya kesalahan
pengiriman barang biasanya terjadi pada jenis barang yang dikirim tidak
sesuai dengan surat pesanan, kesalahan seperti ini akan menghambat
dalam penyimpanan barang. Setelah surat pesanan yang baru sudah dibuat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
dan diberikan kepada sales pengirim, kemudian bagian logistik mengambil
surat pesanan yang salah dan melampirkan di surat pesanan yang baru.
Jika barang yang dikirim sudah sesuai dengan surat pesanan
kemudian barang siap dimasukkan kedalam gudang yang dilakukan oleh
karyawan-karyawan bagian logistik/gudang.
4. Tahap Penyimpanan Barang
Jika barang yang dipesan sudah sesuai dengan surat pesanan
kemudian distok dan dimasukkan kedalam gudang oleh bagian logistik.
Dalam penyimpanan barang, barang disendirikan/digolongkan menurut
jenisnya masing-masing, contohnya : obat yang berbentuk kapsul tempat
sendiri selain itu terdapat juga obat dalam bentuk sirup, jika barang sudah
cocok dengan surat pesanan selanjutnya copy surat pesanan tersebut
dimasukkan kedalam arsip oleh bagian logistik/pembelian sebagai arsip
pembelian dan sebagai bukti bila ada pemeriksaan arsip
pembelian/pengadaan dari kantor pusat. Dan yang asli biasanya dibawa
lagi oleh sales pengirim barang sebagai bukti pembelian barang dari kantor
cabang.
Setelah semua barang disimpan dan ditempatkan ke tempat
masing-masing, lalu dicatat dalam buku potongan. Buku potongan
digunakan untuk mengecek/menghitung obat yang telah masuk
ditambahkan dengan stok lama yang masih ada dan obat yang keluar/obat
yang dipesan. Penghitungan stok biasanya dilakukan setiap 1minggu
sekali. Cara penghitungan stok obat yaitu jumlah obat yang masih ada
dalam kardus ditambah obat yang sudah ada diluar kardus lalu dibagi
dengan jumlah obat setiap kardusnya. Setiap pengambilan barang dari
pemesan/retur barang dari pemesan semuanya akan dicatat dalam buku
potongan oleh karyawan gudang
Untuk kondisi dan luas gudang penyimpanan barang sudah
menunjang untuk penyimpanan barang yang banyak. Dilengkapi
peralatan-peralatan dan ruangan yang memadai untuk melakukan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
penyimpanan barang. Peralatan-peralatan dan ruangan kusus yang berada
digudang adalah sebagai berikut :
1) Rak-rak obat
2) Alat pengukur suhu
Selain peralatan-peralatan, di gudang penyimpanan juga terdapat
ruangan khusus yang hanya berisi obat-obat keras/jenis narkotika.
B. Berikut Diagram Alur Pengadaan Barang Kimia Farma di PT. Kimia
Farma cabang Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
Diagram Alir
Prosedur Pengadaan barang produk KF
Branch Manager Manager Logistic Spv Pengadaaan institusi ULS KF Pendistribusian
Mulai
AP
FPP
A
Terima Barang Brg. SKB. Form1
Selesai
SP
FPP
Proses TTD
Proses TTD
SP Valid
FPP
ARSIP
SP Valid
Proses Valid Barang
A
FPP
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
C. Identifikasi Hambatan
Pada prosedur pengadaan barang di PT. Kimia Farma cabang
Surakarta juga terjadi hambatan-hambatan. Hambatan-hambatan tersebut
dapat mempengaruhi proses ditribusi barang ke pelanggan/pembeli.
Adapun hambatan-hambatan yang terjadi adalah sebagai berikut :
a) Masih seringnya terjadi keterlambatan dalam pengiriman
barang dikarenakan barang yang dipesan tidak ada/stok
barang di kantor pusat (PT. Kimia Farma Semarang)
kosong.
b) Masih seringnya kesalahan pengiriman barang dikarenakan
barang yang dikirim tidak sesuai dengan surat pesanan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
BAB VI
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Dari hasil pembahasan, penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa
Prosedur Pengadaan Barang Produk Kimia Farma secara garis besar yaitu
meliputi ;
1. Tahap pemesanan barang
Dalam pengadaan/membeli barang produk Kimia Farma harus
menggunakan surat pesanan, dalam pengadaan barang dilakukan oleh
devisi/bagian logistik gudang/bagian pembelian. Dalam pemesenan barang
biasanya harus mencantumkan surat pesanan yang dibuat oleh bagian pembelian
dan diserahkan kepada manajer logistik untuk disetujui Manajer logistik/kepala
2. Tahap pengiriman barang
Tahap pengiriman barang dilakukan setelah surat pesanan sudah sampai di
PT. Kimia Farma Semarang lalu dioroses oleh bagian logistik dan mengambilkan
barang yang sesuai dengan surat pesanan tersebut. Bila ada barang kosong
disebabkan stok barang di PT. Kimia Farma Semarang tidak ada maka barang
yang dipesan menjadi pending
3. Tahap pengecekan barang
Tahap pengecekan dilakukan bila barang yang dipesan sudah datang,
kemudian dari bagian logistik/pembelian menemui sales yang mengirim barang
tersebut dan meminta surat pesanan yang dikrimnya untuk dicek.
Pengecekan barang biasanya dilakukan bagian logistik/pembelian dibantu
oleh karyawan-karyawan juga dari bagian gudang, pengecekan/penyetokan barang
biasanya meliputi jumlah dan jenis obat yang dipesan yang sesuai dengan surat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
pesanan. Bila tidak sesuai dengan pesanan maka bagian pembelian/logistik harus
membuat surat pesanan lagi yang berisi keterangan barang yang dikirim
kurang/kelebihan maupun ada kesalahan jenis barang yang dikirim.
4. Tahap penyimpanan barang
Tahap penyimpanan barang dilakukan jika barang yang dipesan sudah
sesuai dengan surat pesanan setelah itu distok dan dimasukkan kedalam gudang.
Dalam penyimpanan barang, barang disendirikan/digolongkan menurut jenisnya
masing-masing, contohnya obat yang berbentuk kapsul tempat sendiri lain lagi
ada obat yang dalam bentuk sirup. Barang sudah cocok dengan surat pesanan lalu
copy surat pesanan tersebut dimasukkan kedalam arsip oleh bagian
logistik/pembelian sebagai arsip pembelian dan sebagai bukti bila ada
pemeriksaan arsip pembelian/pengadaan dari kantor pusat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
B. SARAN
Setelah penulis melakukan pengamatan dan pembahasan, terdapat
beberapa saran yang diharapkan menjadi bahan pertimbangan untuk membantu
mengatasi permasalahan yang timbul pada prosedur pengadaan barang.
Dalam prosedur pengadaan barang PT. Kimia Farma cabang Surakarta
masih ditemukan beberpa hambatan-hambatan seperti penerimaan barang yang
terlambat/pending disebabkan stok barang di PT. Kimia Farma Semarang kosong,
selain itu juga terdapat kesalahan pengiriman barang yang tidak sesuai dengan
surat pesanan.
Adapun saran-saran tersebut yaitu :
a. Untuk menghindari barang yang pending dan terlambat
pengirimannya PT. Kimia Farma cabang Surakarta sebaiknya
mecari alternatif dengan memesan barang lain untuk mengisi
kekosongan stok digudang agar proses distribusi berjalan lancar.
Selain itu harus ada kerjasama yang baik antara kantor cabang
dengan kantor pusat yang bersangkutan.
b. Untuk menghindari kesalahan jenis dan jumlah dalam pemesanan
dan penyetokan barang. PT. Kimia Farma cabang Surakarta
sebaiknya lebih teliti dalam hal pemesanan dan penyetokan barang
jangan sampai salah agar pendistirbusian barang berjalan dengan
lancar.