Http://Infochief.Com.Vn/ Phuong Thao Le

1

Điều Hành Doanh Nghiệp Dựa Trên Nền Tảng

Công Nghệ Thông Tin

1. Từ công cụ hỗ trợ trở thành nền tảng hạ tầng

Thời kỳ đầu, máy tính trong các doanh nghiệp được sử dụng như là công cụ để hỗ trợ việc

tính toán, in ấn được nhanh hơn. Khi đó, máy tính thường được tập trung ở phòng máy tính

riêng biệt và người vận hành là các chuyên viên máy tính. Và máy tính chỉ mới ứng dụng

để tính toán số liệu thống kê đã qua, chứ chưa ứng dụng việc tác nghiệp và điều hành công

việc hàng ngày, nó chỉ mới dừng lại như là một công cụ hỗ trợ hữu hiệu, chứ chưa là một

công cụ không thể thiếu, không thể thay thế.

Theo thời gian, việc ứng dụng máy tính trong doanh nghiệp ngày càng mạnh mẽ, ở nhiều

vị trí công việc khác nhau, ở nhiều công đoạn làm việc khác nhau. Và ngày nay, máy tính

đã trở thành công cụ không thể thiếu chứ không chỉ dừng lại là công cụ hỗ trợ để làm việc

tốt hơn.

Ví dụ rõ ràng nhất là hệ thống ngân hàng và siêu thị. Ở đó, có thể nói, không thể làm việc

được nếu thiếu máy tính. Hệ thống máy tính dừng thì hoạt động kinh doanh cũng sẽ dừng

theo.

Http://Infochief.Com.Vn/ Phuong Thao Le

2

Và không chỉ ở các ngân hàng hay siêu thị mà ở rất nhiều doanh nghiệp hiện nay, không

phân biệt về quy mô và ngành nghề, máy tính đã trở thành “một phần tất yếu của cuộc

sống”.

Bây giờ, ngay cả đối với các doanh nghiệp trong giai đoạn chuẩn bị thành lập thì trong

bảng kế hoạch mua sắm đều có hiện diện của máy tính. Và đối với nhiều doanh nghiệp thì

còn cao hơn nữa – đó là ngoài máy tính ra, trong dự trù còn có hệ thống thông tin (HTTT)

phục vụ tác nghiệp và điều hành doanh nghiệp.

2. Tác nghiệp và điều hành doanh nghiệp trên nền tảng CNTT

Máy tính hiện nay đã trở thành công cụ lao động quen thuộc, có mặt ở mỗi bàn làm việc

của từng nhân viên. Đối với một số vị trí, số máy tính có thể tới 2 hoặc 3 để có thể đáp ứng

khả năng giải quyết công việc.

Sự phổ dụng của máy tính và phần mềm ứng dụng đã làm thay đổi rất nhiều cách thức làm

việc.

Nếu như trước kia nhiều công việc được thực hiện thủ công trên giấy, rồi sau đó mới được

cập nhật vào máy tính phục vụ cho công tác thống kê và tra cứu tiếp theo, thì hiện nay - đã

ngược lại, các công việc được thực hiện trên máy và chỉ ở khâu cuối cùng mới phải in ra,

lấy chữ ký để đảm bảo tính pháp lý. Ngay ở khâu cuối cùng, ngày càng nhiều trường hợp,

việc xác nhận cũng được thực hiện trên máy trên cơ sở những quy trình, thỏa thuận giữa

các đối tác.

Ngoài việc tác nghiệp toàn diện trên máy tại 1 điểm làm việc, thì cũng đã phổ biến việc tác

nghiệp toàn diện trên máy với sự tham gia của nhiều người, ở các vị trí khác nhau trong

việc thực hiện theo quy trình, dòng chảy công việc (workflow). Đơn giản đó là trao đổi qua

email với những trả lời, ý kiến, phương án xử lý của từng cá nhân về công việc cần được

giải quyết. Hoặc, tỷ dụ trong một quy trình bán hàng, thông tin sau khi được cập nhật tại

một mắt xích, công đoạn, ngay lập tức trở thành thông tin chung cho những người khác

trong cùng dây chuyền thực hiện công việc và những người này dựa vào thông tin mới đó,

trạng thái mới của công việc để ra những quyết định phù hợp, thực hiện các bước xử lý phù

hợp tiếp theo. Với việc phối hợp cùng tác nghiệp trên máy sẽ giúp hạn chế, loại bỏ những

truyền đạt đôi khi là không cần thiết qua đường văn bản giấy in, điện thoại, hoặc gặp gỡ

trao đổi trực tiếp.

Tương tự như ở trên, có thể đưa ra những ví dụ khác nhau liên quan đến điều hành doanh

nghiệp dựa trên nền tảng CNTT.

Http://Infochief.Com.Vn/ Phuong Thao Le

3

Đặc biệt, các công việc được thực hiện trên máy với những cơ sở dữ liệu thông tin lớn, với

những phần mềm quản trị phức tạp thì thiếu máy tính, đơn giản không thể xử lý công việc

bằng thủ công được, hoạt động của doanh nghiệp có thể bị dừng lại.

Như vậy, trong doanh nghiệp, ngoài những hạ tầng truyền thống đó là tài chính, nhà xưởng,

công nghệ… thì hiện nay CNTT cũng đã dần trở thành một trong nền tảng không thể thiếu

– nền tảng cho tác nghiệp và điều hành doanh nghiệp. Ngày càng nhiều doanh nghiệp hoạt

động như vậy. Ngày càng nhiều khâu, nhiều quy trình công việc trong doanh nghiệp đang

hoạt động như vậy.

3. Sự phát triển của CNTT và một số thay đổi về ứng dụng trong doanh nghiệp

Sự phát triển của CNTT hiện đại, đặc biệt là sự kết hợp giữa CNTT và truyền thông đã

cung cấp nhiều khả năng mới cho ứng dụng trong doanh nghiệp. Dưới đây sẽ trình bày một

số thay đổi, đổi mới của các ứng dụng truyền thống cũng như giới thiệu về một số ứng

dụng thông dụng mới trong doanh nghiệp.

Trước hết là các ứng dụng truyền thống đã từng bước chuyển dần từ làm việc trên các máy

tính nối với nhau trong 1 mạng cục bộ sang làm việc trên các máy tính kết nối với nhau

thông qua internet trên mạng diện rộng. Đặc biệt với khả năng truy cập không dây, truy

cập qua thiết bị di động, các ứng dụng đã có thể được thực hiện “mọi lúc, mọi nơi”. Sự

thay đổi này rất quan trọng đối với các đơn vị có nhiều bộ phận, đơn vị nằm ở các địa bàn

khác nhau trong một nước hoặc nằm ở các nước khác nhau. Nó giúp cho việc xây dựng cơ

sở dữ liệu tập trung, số liệu được cập nhập trực tiếp từ các nơi vào cơ sở dữ liệu tập trung

và như vậy thông tin luôn sẵn có phục vụ khai thác mà không phải chờ được chuyển về từ

các đơn vị ở cách xa.

Thời gian cuối ở Việt Nam bắt đầu phát triển mạnh ứng dụng quảng bá và tiếp thị số (digital

marketing) dưới các hình thức khác nhau như web site, email, mạng xã hội, blog, quảng

cáo trên các trang web, xuất hiện quảng cáo hoặc xuất hiện thông tin ở các dòng đầu tiên

khi tra cứu qua công cụ tìm kiếm… Tiếp thị số có đặc thù là không bị giới hạn về thời

lượng hoặc diện tích như các hình thức tiếp thị truyền thống khác như tivi, radio, báo giấy.

Ngoài ra tiếp thị số cho phép sự sáng tạo đa dạng của chính doanh nghiệp vì nhiều công

việc trong tiếp thị số thì chính doanh nghiệp sẽ thực hiện tốt hơn là thuê các doanh nghiệp

chuyên về tiếp thị, quảng cáo. Tiếp thị số có thể thực hiện được với chi phí thấp vì vậy đây

là 1 trong những hình thức tiếp thị phù hợp về ngân sách với các doanh nghiệp nhỏ và vừa,

cũng như phù hợp cả với ngân sách của cá nhân. Mặc dù chi phí cho tiếp thị số có thể rất

ít nhưng đối tượng tiếp nhận thông tin vẫn có thể là rất lớn và không bị giới hạn về mặt địa

lý. Điều này đặc biệt quan trọng đối với trường hợp tiếp thị, quảng bá bán hàng với số

Http://Infochief.Com.Vn/ Phuong Thao Le

4

lượng ít hoặc duy nhất chỉ có một. Và cái này sẽ thúc đẩy sự năng động trong sản xuất kinh

doanh của các cá thể, nhóm, hộ kinh doanh và các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa.

Một ứng dụng khác cũng phát triển mạnh là trao đổi giữa người bán và khách hàng thông

qua internet. Các trao đổi này có thể là về tư vấn mua hàng, hỗ trợ kỹ thuật, hướng dẫn

trong sử dụng. Và các hình thức cũng rất đa dạng, có thể là email, chat, diễn đàn, trình diễn

từ xa… Ưu điểm của hình thức trao đổi mới này là nhanh chóng, tức thì, không mất thời

gian đi lại, chờ đợi, sắp xếp lịch. Nhu cầu của khách hàng được đáp ứng nhanh và lại giảm

được nhiều chi phí và thời gian. Mặt khác việc giới thiệu và hỗ trợ khách hàng được thực

hiện từ văn phòng của nhà cung cấp nên tùy theo mức độ yêu cầu sẽ có các chuyên viên

hoặc nhóm chuyên viên tương ứng để giải đáp. Về phía nhà cung cấp còn có ưu điểm nữa

là tại một thời điểm một người có thể phục vụ được nhiều khách hàng, điều này giúp tăng

lên nhiều năng suất lao động.

Đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, có khoảng từ 50-100 nhân viên sử dụng

máy tính trở lên thì có phát triển hình thức mới về trao đổi thông tin nội bộ trong doanh

nghiệp dưới dạng diễn đàn, blog. Giống như mạng xã hội “công cộng”, đây là 1 kênh giao

tiếp, trao đổi thông tin rất dân chủ trong doanh nghiệp, lôi kéo sự tham gia đông đảo nhân

viên mà các kênh thông tin truyền thống khác như họp, bản tin… không thể có được. Và

thông tin trao đổi được truyền thông tức thì chứ không phải chờ đến giờ họp, chờ đến khi

có bản tin định kỳ, có thể là 1 tuần hoặc 1 tháng mới có. Đối với các doanh nghiệp có nhiều

đơn vị ở xa nhau thì diễn đàn, blog sẽ là một kết nối tốt giữa các đơn vị, cả về mặt quan hệ

nội bộ và cả về mặt hỗ trợ nhau trong công việc, giải quyết các vấn đề, các vướng mắt phát

sinh. Diễn đàn, blog nội bộ có thể 1 công cụ hữu hiệu trong việc xây dựng văn hóa doanh

nghiệp.

Với sự phát triển ngày càng nhanh của CNTT và viễn thông, với sự phổ cập văn hóa

internet, văn hóa thông tin di động trong giới trẻ và ngay từ bé của các thế hệ tiếp theo thì

chắc chắn sẽ còn có nhiều thay đổi về ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp trong thời gian

tới.

(ST)