Die GoBD im Schnelldurchlauf

Ein Leitfaden zur Umsetzung

3 Digitale Dokumente und die Sache mit der Steuer

4 Um was geht es bei den GoBD?

5 Was ist bei der digitalen Belegarchivierung zu beachten?

7 Zeitpunkt der Buchung

8 Was ändert sich durch die GoBD?

9 Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser: Die Verfahrensdokumentation

10 Die Verfahrensdokumentation

11 Die Optionen der Unternehmen

12 IT-gestützte Archivierung lautet die Antwort

Inhalt

HaftungsausschlussBei dieser Publikation handelt es sich um allgemeine Informationen ohne Bezug auf konkrete Sachverhalte, sie kann die Beratungsleistung eines Fachmanns nicht ersetzen. Der Inhalt wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalteund Darstellungen wird keine Gewähr übernommen.

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Wirtschaftlicher Erfolg hängt heute vor allem von einem Faktor ab: Informationen. Firmenchefs, Führungskräfte, Banken und nicht zuletzt das Finanzamt erwarten belastbare Fakten. Kein Wunder, dass Unternehmen die Kunst des Datensammelns mittlerweile perfektioniert haben. Dabei kommt ihnen ein wichtiger Trend entgegen – die zunehmende Digitalisierung des Geschäftsverkehrs. Heute wartet niemand mehr auf den Kollegen, der das firmeneigene Postfach leert. Die wirklich wichtige Korrespondenz trudelt elektronisch ein: als E-Mail, über Rechnungsportale oder unternehmensübergreifende Prozesse. Auch betriebsintern sind die meisten Vorgänge digitalisiert. Die Vorteile liegen auf der Hand: Elektronische Dokumente lassen sich nicht nur einfach und preiswert archivieren, sie bescheren Unternehmen auch handfeste Prozessverbesserungen: So sinkt beispielsweise der Aufwand für die Geschäftskorrespondenz, die Nachrichten erreichen schneller den Empfänger und sie bleiben langfristig im Zugriff. Wenn etwa der Vertrieb die Geschäftsbeziehung per Mausklick einsehen kann, trägt dies dazu bei, den Kundenservice zu verbessern.

Der Wegfall gesetzlicher Restriktionen und einfachere Verfahren für den unternehmensübergreifenden Datenaustausch sorgen dafür, dass sich immer mehr Entscheider mit dem papierlosen Büro anfreunden. Lange Zeit galten die steuerrechtlichen Vorschriften zur elektronischen Archivierung von Steuerdaten als Bremsklotz der Entwicklung. Speziell die Frage, wann eingescannte Papierbelege vernichtet werden dürfen, sorgte für erhebliche Verunsicherung. Ende des Jahres, nahm das Bundesfinanzministerium (BMF) mit dem Schreiben „Grundsätze zu ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ hierzu Stellung. Dieses Whitepaper erklärt, was im Schreiben steht und welche Spielregeln für Archivierung, Belegaufbewahrung und Verfahrensdokumentation gelten. Auch erfahren Sie, welche Regeln es für die Festschreibung und Unveränderbarkeit von Buchungen und zur Protokollierung von Änderungen gibt.

Welche Vorschriften galten vor den GoDB?Digitale Archivierung ist aus steuerrechtlicher Sicht kein neues Thema. Bislang stützten sich die Vorschriften auf den “Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)” und den “Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)”. Mit den GoBD sind die alten Regeln keinesfalls obsolet. Zwar wurden nicht alle Details übernommen, doch in den wesentlichen Punkten sind die GoBD eine Weiterentwicklung auf den aktuellen Stand der Technik. Mit anderen Worten: Wer sich bereits in der Vergangenheit mit steuerrechtlich konformer Belegarchivierung beschäftigt hat, dem wird vieles bekannt vorkommen. Die GoBD sind ähnlich wie die Vorgänger stellenweise offen und unkonkret formuliert. Dies soll gewährleisten, dass die Regelungen problemlos auf künftige Technologien angewendet werden können.

Digitale Dokumente und die Sache mit der Steuer

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Das BMF-Schreiben regelt die rechtlich korrekte Aufbewahrung steuerlich relevanter Dokumente. Es geht also um die Art und Weise, wie Informationen elektronisch gespeichert werden und wer hierfür verantwortlich ist. Weitere Themen sind Kontrollen, Dokumentationspflichten und Anforderungen an die eingesetzte IT-Technologie. Die GoBD beschreiben den Zugriff der Betriebsprüfer und den Geltungsbereich der Vorschriften. Zudem macht sie konkrete Vorgaben für den Zeitpunkt einer Buchung und deren Festschreibung und gibt Regeln an für die Unveränderbarkeit von Belegen und Daten sowie deren Protokollierung.

Welche Vorteile winken Unternehmen? Von handfesten Vorteilen gegenüber früheren Regelungen zu sprechen, ist vielleicht etwas übertrieben. Der große Pluspunkt besteht darin, dass die Finanzverwaltung erstmals digitale Belege den Papierdokumenten formal gleichstellt. Zudem stellen die GoBD klar, dass Papierdokumente nach dem Einscannen vernichtet werden können. Auch PDF-Rechnungen sind beim Vorsteuerabzug nicht zu beanstanden.

Klingt zu schön, um wahr zu sein? Stimmt. Das Ganze hat einen Haken: Betriebsprüfer dürfen bei der Steuerprüfung auf Originalbelege bestehen. Kommt die Rechnung per Post, ist das Papier das Original und der Scan die Kopie. Zwar kann die Kopie die Rolle des Originals übernehmen, doch das ist nur dann zulässig, wenn bei Digitalisierung und Aufbewahrung die Vorschriften der GoBD beachtet werden. Diese sehen jedoch weder ein einfaches Versenken im Dateisystem noch den Einsatz allzu simpler Archive vor. Vielmehr erfordert die Ablage elektronischer Belege in einem Dateisystem eine Reihe ergänzende Maßnahmen, wie etwa regelmäßige Sicherungen, Zugriffsrechte oder spezielle Kontrollmechanismen. Gleiches gilt für die reine Aufbewahrung von geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz innerhalb des Mail-Systems ohne jegliche zusätzliche Sicherungsmaßnahmen. Anforderungen, die sich nur mit professionellen Lösungen wie zum Beispiel dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) „Sage DMS“ oder dem digitalen Betriebsprüferarchiv in „Sage 50“ umsetzen lassen.

Welche IT-Systeme sind betroffen? Das Anwendungsgebiet der GoBD reicht weit über die Digitalisierung von Papierbelegen hinaus. Die Vorschriften gelten vielmehr für alle steuerrelevanten Daten. Die Finanzbehörden sprechen in diesem Zusammenhang gern im übertragenen Sinne von „Büchern“. Dabei geht es nicht allein um die Finanz-buchhaltung, sondern um alle IT-Systeme, die Steuerdaten erzeugen, verändern, verarbeiten, speichern oder übermitteln. Das trifft beispielsweise auch auf Kassen- und Zeiterfassungssysteme, elektronische Waagen oder den Zahlungsverkehr zu. In früheren Bestimmungen war eine solche Globalklausel nicht enthalten.

Um was geht es bei den GoBD?

Unveränderbarkeit von Dokumenten und Durchführung von ProtokollierungenDurch die GoBD werden die Anforderungen an die Unveränderbarkeit von Belegen und Aufzeich-nungen konkretisiert und verschärft. Belege, die noch nicht endgültig gebucht wurden, können verändert werden, aber die Änderungen müssen protokolliert werden. Wenn Belege endgültig gebucht sind, setzt die Anforderung der Unveränderbarkeit ein. Änderungen an endgültig gebuchten Rechnungen sind damit unzulässig. Eine endgültige Buchung wird durch eine Festschreibung in Form einer Journalisierung erreicht. Sie können nach Festschreibung lediglich Stornierungen vornehmen. Dabei muss das EDV System die Unveränderbarkeit des Datenbestandes gewährleisten.

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An den aktuellen Steuergesetzen, insbesondere der Abgabenordnung (AO), haben die GoBD nichts geändert. Deshalb gelten bei der digitalen Belegarchivierung die gleichen Spielregeln wie beim traditionellen Aktenordner:

1. Unveränderbarkeit – Dokumente und Daten sind so zu speichern, dass sie sich nachträglich nicht verändern lassen. Sollte es – egal, aus welchen Gründen – dennoch zu Änderungen kommen, sind diese exakt zu protokollieren. Zusätzlich müssen alle Versionen aufbewahrt werden, sodass Änderungen nachvollziehbar bleiben.

2. Vollständigkeit – Steuerlich relevante Informationen sind vollständig über den gesamten Zeitraum aufzubewahren.

3. Nachvollziehbarkeit – Hier spricht das Steuerrecht von einer “geordneten Aufbewahrung, die es einem sachverständigen Dritten erlaubt, die Unterlagen in angemessener Zeit zu prüfen”. Über die Frage, was ordentlich ist, kann man durchaus streiten. Die Betriebsprüfer dürften jedenfalls sauber strukturierte, indizierte Einträge erwarten, die sich leicht zeitlich und logisch einordnen lassen. Klassische Ordnungskriterien wie Kontierung und Belegnummern gelten auch im virtuellen Umfeld.

4. Verfügbarkeit – Verfügbar sind die Daten dann, wenn sie über den geforderten Zeitraum aufbewahrt werden. Als zweite Voraussetzung gilt ein effizienter Zugriff. Betriebsprüfer dürfen sich die notwendigen Informationen wahlweise direkt aus den Systemen ziehen, von einem Mitarbeiter des Unternehmens recherchieren lassen oder die Aushändigung eines maschinenlesbaren Datenträgers verlangen. Die eingesetzten IT-Systeme müssen auf alle drei Varianten vorbereitet sein.

Wie lang sind elektronische Belege aufzubewahren?Auch hier gelten die gleichen Spielregeln wie beim klassischen Aktenordner: Bilanzen, Belege, Vor- und Nebenrechnungen sind zehn Jahre aufzubewahren. Für steuerlich relevante Handelsbriefe beträgt die Frist sechs Jahre. Aber Achtung, der Timer startet erst, wenn das betreffende Geschäftsjahr final abgeschlossen ist. Das passiert in aller Regel erst im Folgejahr. Laufende Steuerverfahren unterbrechen den Fristablauf. Gleiches gilt für Steuerbescheide, die vorläufig erteilt werden. Probleme bereitet oft die Frage, welche Dokumente relevant sind. Das sind all jene Informationen, die zur steuerrechtlichen Bewertung eines Unternehmens beitragen. Das ist zum Beispiel bei

• erfolglosen Angeboten

• Prospekten

• Werbebriefen

• Terminkalendern

und ähnlich Unverfänglichem eher zu verneinen. Derartige Unterlagen können also getrost vernichtet werden.

Was ist bei der digitalen Belegarchivierung zu

beachten?

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Diese Dokumente dürfen Sie scannen, aber nicht vernichtenNicht jedes Dokument eignet sich für die digitale Archivierung – teils aus rechtlichen Gründen, teils wegen der physikalischen Beschaff enheit. Hierzu gehören beispielsweise:

• Notariell beurkundete Verträge

• Wertpapiere

• Vollmachten

• Dokumente mit besonderer Heft ung, Siegel, Prägestempel oder Wasserzeichen

• Dokumente, bei denen die Papierform der persönlichen Beweissicherung dient

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Bei der Buchung der Belege im IT-System sowie deren Festschreibung durch Journalisierung sind konkrete Fristen zu beachten, die sich am Termin der Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) orientieren. Belege sollen „bis zum Ablauf des Folgemonats“ gebucht und journalisiert sein.

Bei erfassten Buchungssätzen lassen die GoBD weiterhin eine Vor- oder Stapelerfassung zu, die gleichzeitig eine Kontrolle, ggf. Korrektur und Autorisierung durch die dafür vorgesehene Person ermöglicht. Ab dem Buchungszeitpunkt sind alle Änderungen lückenlos nachvollziehbar zu gestalten. In diesem Zusammenhang werden durch die GoBD die Anforderungen an zeitnahe und unveränderbare Buchungen konkretisiert und verschärft. Es soll bis zum Ablauf des Folgemonats gebucht werden, was zu einer Orientierung am Termin der Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) führt. In diesem Zuge werden die Daten erstmals die Finanzverwaltung weitergegeben werden und der Nachweis von Änderungen und/oder Löschungen ab diesem Zeitpunkt unterliegt besonderen Anforderungen.

Belege sollen grundsätzlich in einem Grundbuch erfasst werden. Das beinhaltet eine Belegsichtung, Belegsicherung und ordnungsgemäße Ablage. Für die Erfassung von Belegen sehen die GoBD eine Frist von 10 Tagen vor. Sofern eine geordnete und übersichtliche Belegablage (Grundbuchaufzeichnung) vorliegt, kann die Erfassung im Buchhaltungssystem auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

Zeitpunkt der Buchung

Interne KontrollverfahrenLaut GoBD hat der Steuerpflichtige ein internes Kontrollsystem einzurichten, auszuüben und zu protokollieren. Die Beschreibung des Kontrollsystems gehört zur erforderlichen Verfahrens doku-mentation. Die Ausgestaltung des Kontrollsystems ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten Datenverarbeitungs-systems. Zum Kontrollverfahren gehören u. a. Zugangs- und Zugriffsberechtigungs kontrollen, Erfassungs- und Plausibilitätsprüfungen, Verarbeitungskontrollen sowie Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten.

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Viele Vorschriften der GoBD sind nicht grundsätzlich neu. Und längst nicht jede Änderung ist – betriebs-wirtschaftlich betrachtet – eine gute Nachricht. Immerhin verschaffen die GoBD Unternehmen Rechtssicher-heit und vermeiden Überraschungen bei der Betriebsprüfung. Die folgenden Beispiele stehen exemplarisch für das komplexe Regelwerk.

Die GoBD gelten auch für Nicht-BilanziererBislang wähnten sich Kleinbetriebe und Freiberufler, die ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln, in Sicherheit. Die GoBD stellen jedoch klar, dass die Regeln grundsätzlich für alle Freiberufler und Betriebe gelten. Zwar profitieren “Gewinnermittler” auch weiterhin von der vereinfachten Gewinnermittlung, doch sobald sie digitale Archivlösungen oder betriebswirtschaftliche Anwendungen einsetzen, müssen auch sie die Vorschriften der GoBD beachten.

Auswirkung: Die Ausweitung des Geltungsbereichs dürfte vielen Freiberufler und Kleinbetrieben Kopfzer-brechen bereiten. Oft fehlt es nicht nur am erforderlichen kaufmännischen Wissen, sondern auch den notwendigen IT-Systemen. Da der Geltungszeitraum am 01.01.2015 begonnen hat, müssen jetzt Vorkehrungen für die Umsetzung der GoBD getroffen werden.

Nicht nur für die FinanzbuchhaltungDie Regelungen der GoBD gelten nicht nur für die Finanzbuchhaltung, sondern auch für alle vor- und nachgelagerten Systeme (z. B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung, etc.), soweit diese relevante Belege produzieren oder Geschäftsvorfälle verarbeiten. Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden.

Auswirkung: Speziell im Bereich der Nebenrechnungen wie etwa Auftragsbearbeitung, Reisekosten-abrechnung oder Zeiterfassung arbeiten viele kleinere Betriebe nicht GoBD-konform. Rechnungen mit Word, das Kassenbuch in Excel – so etwas könnte künftig problematisch werden.

Zeitlimit für VorgangsbuchungenIn kleineren Betrieberichtet sich der Arbeitszyklus meist nach den Abgabeterminen für die Umsatzsteuer-voranmeldung: Gebucht wird einmal im Monat. Die GoBD sehen jedoch eine zeitnahe Erfassung im Rahmen von acht bis zehn Tagen vor. Damit ist nicht zwangsläufig die finale Buchung gefordert, aber zumindest die Erfassung in Vorsystemen, wie etwa der Warenwirtschaft. Spätestens im darauffolgenden Monat sind dann die entsprechenden Buchungen vorzunehmen.

Auswirkung: Die zeitliche Vorgabe schränkt bisherige Gestaltungsfreiheiten in der Buchhaltung ein und setzt Unternehmen unter Druck. Für Gewinnermittler wird es schwerer, die Rechnungserstellung aus steuertaktischen Gründen auf andere Perioden zu verschieben.

Was ändert sich durch die GoBD?

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Die Verfahrensdokumentation ist erforderlich, wenn steuerlich relevante elektronische Dokumente aufbe-wahrt oder Papierbelege gescannt und anschließend vernichtet werden. Ergänzend zum Einsatz eines GoBD-konformen Belegarchivs sind Unternehmen verpflichtet, die Finanzbehörden über

• die Art und Weise wie Dokumente und Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden

• die eingesetzten IT-Systeme

• die Indizierung und Speicherung der Dokumente

• die Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz vor Verfälschungen, Datenverlusten oder unautorisierten Änderungen

• Änderungen, Protokollierung und Versionsverfolgung

• interne Kontrollen, die sicherstellen, dass die Vorschriften zur Verfahrensdokumentation eingehalten werden

• den gesamten Prozess der digitalen Archivierung, inklusive Posteingang, Scanvorgang und anschließender Belegvernichtung

• die am Prozess beteiligten Mitarbeiter, Abteilungen und externe Dienstleister mit ihren jeweiligen Rollen

• bestehende Zugriffsrechte auf die gespeicherten Informationen sowie

• das eingesetzte Datensicherungskonzept

zu informieren.

Eine detaillierte Beschreibung der Buchführungsverfahren und eingesetzten Systeme rundet das Ganze ab. Klingt bürokratisch? Ist es auch. Hilfe kommt vom Steuerberaterverband, der ein Musterdokument zur Verfahrensbeschreibung kostenlos zum Download bereitstellt (http://www.dstv.de/download/ gemeinsame-verfahrensbeschreibung). Weitere Informationen zum “Ersetzenden Scannen” liefert das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in der “Technischen Richtlinie 03138”. Sie ist im Internet unter https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/ Publikationen/TechnischeRichtlinien/TR03138/TR-03138.pdf zu finden.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser: Die

Verfahrensdokumentation

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Das Ordnungsprinzip eines Aktenordners ist schnell erklärt, das eines elektronischen Archivs oder gar eines Dokumentenmanagementsystems ist sehr viel komplexer – zum einen weil die gespeicherten Daten unterschiedlich ausfallen, zum anderen weil ein elektronisches Ablagesystem in integrierten Prozessen mit Finanzbuchhaltung, Auftragsbearbeitung oder anderen operativen Systemen verknüpft ist. Die Verfahrensdokumentation ist notwendig, damit der Betriebsprüfer die Abläufe in kürzester Zeit verstehen, nachvollziehen und prüfen kann. Folgendes ist dabei zu beachten:

• Die Aufzeichnungen sollten verständlich formuliert sein.

• Sie sollten die Prozesse transparent und lückenos beschreiben, wobei nicht nur manuelle Verfahren wie etwa das Scannen gemeint sind, sondern auch digitale Prozesse. Hierzu gehört beispielsweise die Art und Weise wie selbst erstellte elektronische Belege aufbewahrt werden.

• Änderungen an den Abläufen sind zu dokumentieren, wobei ältere Verfahrensdokumentationen ebenfalls aufzubewahren sind.

Der Umfang der Verfahrensdokumentation hängt von vielen Faktoren ab. Hierzu gehören beispielsweise die eingesetzten Systeme oder die Komplexität der Abläufe. Eine für alle Betriebe gleichermaßen passenden Blaupause kann es daher nicht geben.

Die Verfahrensdokumentation

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Steuerlich relevante Dokumente sind grundsätzlich im Original aufzubewahren. Das ist die Form, in der sie das Unternehmen erreichen. Vereinfacht ausgedrückt: Kommt die Rechnung per Post, ist das Papier das Original; kommt sie per E-Mail ist es der Anhang. Eine ausgedruckte PDF-Rechnung ist nach Auffassung der Finanzbehörden grundsätzlich kein Original. Ein steuerrechtlicher Formatwechsel ist in diesem Fall nicht vorgesehen. Gescannte Papierdokumente können hingegen das Original in Papierform ersetzen. Dies gilt allerdings nur dann, wenn dabei die Vorgaben der GoBD beachtet werden. Um rechtlich auf sicheren Füßen zu stehen, haben Unternehmen die Wahl zwischen drei Alternativen:

1. Keine steuerrelevanten elektronischen Dokumente annehmen – stattdessen wird alles in Papierformarchiviert. Das ist nicht nur teuer und aufwendig, sondern im modernen Geschäftsverkehr auch schwerdurchzusetzen. In einer Zeit wo die betriebsübergreifende Prozessintegration zügig voranschreitet, kanneine solche Verweigerungshaltung im Zweifel Aufträge kosten. Ein Weg, der mittelfristig nur für wenigeKleinbetriebe in bestimmten Branchen gangbar erscheint.

2. Parallele Archivierung elektronisch und auf Papier – Mit dieser Variante erspart man sich die Digitali-sierung der Papierdokumente und damit auch die aufwendige Verfahrensdokumentation. Auf der anderenSeite ist die parallele Ablage in zwei Systemen aufwendig, teuer und bringt aus organisatorischer Sicht nichtsals Nachteile mit sich: Informationen stehen nicht an einem Ort zur Verfügung, Recherchen sind aufwendig.

3. Digitale Archivierung, Scan und Vernichtung eingehender Papierdokumente – Keine Frage,Unternehmen, die ganz oder zumindest teilweise papierbasiert archivieren, beschert der Wechsel auf diedigitalen Archivierung jede Menge Arbeit. Doch der Aufwand zahlt sich aus, da elektronische Archive wiebeispielsweise das Betriebsprüferarchiv in „Sage 50“ oder Dokumentenmanagementsysteme wie „SageDMS“ in aller Regel zu spürbaren Prozessverbesserungen führen. Nicht allein zur Freude der Betriebsprüfer,sondern auch für das operative Geschäft.

Die Optionen der Unternehmen

Die Vorteile digitaler BelegarchivierungSie kosten Platz, sind aufwendig zu verwalten und vergilben mit der Zeit – Papierbelege haben im Vergleich mit digitalen Dokumenten das nachsehen. Die wichtigsten Argumente für die elektronische Archivierung:

• ökologisch, weil kein Papier verbraucht wird

• keine Erstellungskosten für Kopien

• simple und schnelle Recherchen

• Backups schützen vor Verlustrisiken

• optimaler Schutz vor unberechtigten Zugriffen

• schnelle Verfügbarkeit und Verteilung

• dezentraler Zugriff von unterschiedlichen Orten

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IT-gestützte Archivierung lautet die Antwort

Mit den GoBD konkretisiert das Bundesfinanzministerium die Anforderungen an die Aufbewahrung elektronischer Belege. Eine bestimmte Technologie wird dabei jedoch nicht vorgeschrieben. Schließlich ist rechtssichere Archivierung nicht allein eine Frage der Technologie.

Die Auswahl der passenden Lösungen ist also Sache des Unternehmens. Neben den steuerrechtlichen Aspekten sind dabei auch die betrieblichen Rahmenbedingungen, speziell die vorhandenen IT-Systeme relevant. Schließlich gilt es nicht nur, die Eingangspost zu digitalisieren, sondern auch Daten aus betriebs-internen Systemen – wie etwa Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft oder E-Mail – zu überführen. Die Daten sollten dabei nicht nur rechtssicher verwahrt, sondern auch langfristig im direkten Zugriff bleiben. Beides gelingt nur, wenn die IT-Landschaft optimal aufeinander abgestimmt ist. Sage überlässt deshalb den Anwendern die Entscheidung.

Für viele kleine und mittelständische Betriebe ist beispielsweise ein relativ einfach strukturiertes GoBD zertifiziertes Betriebsprüferarchiv, wie es in „Sage 50“ vorhanden ist, bereits ausreichend, in dem die Belege der verschiedenen Abrechnungsperioden gesammelt werden. Auch Cloud- Lösungen wie etwa „Sage One“ bieten den Vorteil der sicheren Datenspeicherung in der Internet- Wolke. Bei Bedarf kann der Betriebsprüfer über einen eingeschränkten Zugang steuerrelevante Dokumente für den zuvor definierten Zeitraum einsehen. Der Vorteil: Mitarbeiter müssen dem Prüfer weder assistieren noch die Belege im Vorfeld manuell zusammenstellen.

Mittlere Unternehmen, denen es bei der Digitalisierung auch um Prozesseffizienz geht, sind hingegen mit einem Dokumentenmanagementsystem wie „Sage DMS“ besser bedient. Beide Systeme sind gemäß den GoBD zertifiziert und lassen sich nahtlos in Sage-Lösungen wie die „Sage Office Line“ oder „Sage New Classic“ integrieren. Belege und Berichte aus dem ERP-Umfeld werden beim Druck automatisch archiviert. In umgekehrter Richtung lassen sich sämtliche Dokumente direkt aus der Kundenakte heraus abrufen. Weitere wichtige Kriterien bei der Softwareauswahl sind unter anderem Investitionssicherheit und Flexibilität der eingesetzten Lösung.

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