FAGDAG FERIE

Basis- og delservice kunder

27. April 2020

Aktuelle presentasjoner fra tidligere fagdag

Se filmopptak av presentasjonen

Regelverk og lover

Årshjul ferie

Ferie og ferieoppgjør 2019 i SAP

Regelverk og lover

Årshjul ferie

Delvis permisjon

Ferieomregning

Gjennomgang av sjekklisten

Agenda

Gjennomgang av sjekklisten

«Kvalitetssikring av ferieoppgjør i juni»

- Brukerdokumentasjon for fagbruker:

Sjekklister / Sjekklister / Kvalitetssikring av ferieoppgjør i juni

Formålet med sjekklisten

Sikre korrekt ferieoppgjør i juni

Kvalitetssikring av ferieoppgjør

Sjekklisten er delt i to og har aktiviteter som skal gjøres

før første kjøring av juni lønn

i kontrollperioden for hovedlønn juni

Første del av sjekklisten

Kvalitetssikring av ferieoppgjør

Første del av sjekklisten som må utføres før registreringsfristen 03.06.20

Punkt 1.1

Kontroll og korrigering av årets feriekvoter

Punkt 1.2 – 1.3

Kontroll og ferieomregninger av årets feriekvoter

Sjekkliste punkt 1.1

Kontroll av årets feriekvoter ved hjelp av standardrapport – Fraværskvoter

Utklipp fra rapporten – Fraværskvoter

Fokuser på å korrigere feil tildelte feriekvoter – kvotetype 30 og 31

Sjekkliste punkt 1.1

• Eksempel på for lite trekk av feriedager:

• Korrigert feriekvote

Sjekkliste punkt 1.1

Anbefaler kontroll på ansatte som:

• nylig har hatt en stillingsendring

• er i permisjon i juni måned

• har hatt foreldrepermisjon med uttak av 80 % dekningsgrad

i opptjeningsåret

• fratrer i juni måned

• har fungering i juni måned

• har fått høyere lønn i samme stillingsprosent

• kvote 31

Sjekkliste punkt 1.1

Ansatte som nylig har hatt endring i stillingsprosent

• Benytt gjerne standardrapport - Endring i arbeidsstokk

- Denne kontrollen vil her kunne overlappe aktiviteter for ferieomregning (fra og med punkt 1.2)

• Feriekvotene korrigeres ut fra ny arbeidsplanregel og feriepengedekning

• Simuler lønnslipp for juni

Sjekkliste punkt 1.1

Utklipp fra rapporten – Endring i arbeidsstokk:

Sjekkliste punkt 1.1

Ansatte som er i hel permisjon i juni måned

• Benytt gjerne standardrapport – Fraværsliste

• Feriekvotene korrigeres ut fra hvor mange feriedager den ansatte skal avvikle av årets ferie

• Ved ingen retur i ferieåret bør feriekvoten vurderes å settes til «0» feriedager

• Simuler lønnslipp for juni

Sjekkliste punkt 1.1

Ansatte som er i delvis permisjon i juni måned

• Benytt gjerne standardrapport - Fraværsliste

• Feriekvotene korrigeres ut fra arbeidsplanregel

og feriepengedekning

• Dagsats ferietrekk er redusert med

permisjonsandelen

- Dagsatsen er ikke redusert av kvoteprogrammet

• Simuler lønnsslipp for juni

Sjekkliste punkt 1.1

Sjekkliste punkt 1.1

Ansatte som har hatt foreldrepermisjon med uttak av 80 % dekningsgrad i

opptjeningsåret

• Benytt gjerne rapport – Fraværsliste

• Ingen rett på sikringsbestemmelsen

• Feriekvotene korrigeres ut fra arbeidsplanregel og feriepengedekning

• Simuler lønnslipp i juni

Sjekkliste punkt 1.1

Ansatte som fratrer i juni måned

• Benytt gjerne standardrapport - Tiltredelser og

fratredelser

• Feriekvotene korrigeres ut fra hvor mange

feriedager den ansatte skal avvikle av årets

feriekvote

• Simuler lønnsslipp for juni

Sjekkliste punkt 1.1

Utklipp fra rapporten – Tiltredelser og fratredelser:

Sjekkliste punkt 1.1

• Bestillingsbildet i rapporten. Legg inn perioden for fratredelse i feltene for

fratredelsesdato

Sjekkliste punkt 1.1

Ansatte som har fungering i juni måned

• Benytt gjerne standard rapport – Endring i arbeidsstokk

• Ved fungering i høyere stilling som omfatter juni, er det viktig å velge riktig lønnart:- LA1130 «Stedfortredergodtgj. kort» gir ferietrekket beregnet på lønn i høyere stilling

- LA1128 «Stedfortredergodtgj. dager» gir ferietrekk beregnet på lønn i ordinær stilling

• Gjelder fungeringen en ledig stilling skal LA1130 benyttes

• Simuler lønnsslipp for juni

Standard rapport Ad-hoc spørring

Eksempel på rapport av ad-hoc spørring

Eksempel: Rapport med oversikt over ansatte i fungering

Transaksjonskode

S_L9C_94000095, Variant CUS&OPAL01

Type saksbehandling: 90

Transaksjonskode

S_PH0_48000513

Sjekkliste punkt 1.1

Ansatte som har fått høyere lønn i samme

stillingsprosent

• Benytt gjerne rapport – Lønnsinformasjon for ansatte

• Feriekvotene korrigeres ut fra arbeidsplanregel og

feriepengedekning

• Årets kvotetype 30 settes til «full» ferie hvis den ansatte har

rett på sikringsbestemmelsen

• Simuler lønnsslipp for juni

Eksempel: Ansatt har fått høyere lønn i samme stillingsprosent

➢ Lønn i opptjeningsåret 2019 = kr 500.000

➢ Opptjente feriepenger 2019 = kr 500.000 x 12% = kr 60.000 som skal dekke 25 dager med lønn

➢ Kvote 30 Betalt ferie = 25 dager

➢ Ny årslønn pr. 01.04.2020 = kr 650.000

➢ 1. juni 2020 dagsats for trekk av 1 feriedag = 650.000 – 400 = 649.600 649.600/260 = 2.498,46

➢ Opptjente feriepenger 60.000/2.498 = 24 dager ferie med lønn

➢ Feriepengene dekker nå kun 24 dager ferie m / lønn

➢ Sikringsbestemmelsen slår inn her og den ansatte får utbetalt vanlig lønn i juni

Sjekkliste punkt 1.1

Ansatte som har fått tildelt kvote 31

Opptjening til den 6. ferieuken begrenses oppad til 6G

Skal ansatte trekkes for full kvote?

Bør ansatte over 60 år informeres om muligheten for å

motsette seg avvikling av dager den ansatt ikke har

feriepengedekning for?

Sjekkliste punkt 1.2

Foreta en kontroll og en automatisk ferieomregning ved hjelp

av rapport – Omregning av ferie ved endret arbeidstid

• Rapporten kan kun benyttes ved midlertidig

stillingsendringer

• Ta ut rapporten (første gang i test) for å identifisere ansatte

som skal ha sine feriedager omregnet på grunn av endret

arbeidsplanregel / antall arbeidsdager i uken

• Brukerdokumentasjon for fagbruker:

Fravær / Fraværskvoter / Omregning av feriedager ved

endret arbeidstid

Sjekkliste punkt 1.2

Kontroll og ferieomregninger av årets feriekvoter

Utklipp fra bestillingsbilde - testkjøring:

Dato for tildeling av feriekvotene bestemmer fra hvilken dato rapporten bør kjøres

• Rapporten identifiserer ikke:

• Turnusansatte med «dummy»- arbeidsplaner

• Ansatte som har endret stillingsandel med uendret arbeidsplanregel / antall arbeidsdager i uken

Sjekkliste punkt 1.2

Utklipp fra rapporten – resultat av testkjøring

• I de grønn-markerte kolonnene kommer forslag til omregning

• Kontroller grunndata i SAP

Sjekkliste punkt 1.2

• Utklipp fra rapporten – resultat av testkjøirng:

• I dette tilfellet kan rapporten brukes for oppdatering.

Sjekkliste punkt 1.3

• Kontroll og ferieomregning av årets feriekvoter

• Utklipp fra bestillingsbilde – produktiv kjøring.

Forutsetninger for automatisk ferieomregning:

• Gjelder midlertidig stillingsendringer som tidligere ikke er blitt omregnet

• All ferieforbruk opp til endringsdato for ny arbeidsplan er registrert

Alltid krav om manuell ferieomregning:

• «Dummy» arbeidsplaner og varig stillingsendringer

Andre del av sjekklisten

Kvalitetssikring av ferieoppgjør

Andre del av sjekklisten som må utføres i kontrollperioden 04.06.20 – 08.06.2020

Punkt 2.1

Ny kontroll og ferieomregning

Punkt 2.2 – 2.5

Kontroll og korrigering av avvikende ferieoppgjør

Punkt 2.6

Siste frist kontroll og korrigering

Sjekkliste punkt 2.1

Foreta ny kontroll og ferieomregning (for andre gang)

Utklipp fra bestillingsbilde:

Dato fra forrige rapportkjøring bestemmer dato for når rapporten bør kjøres

• Ferieomregning utføres på ansatte som ikke var med på første rapportkjøring (ref. sjekklistens pkt 1.4)

• Samme forutsetninger for omregning som tidligere

Sjekkliste punkt 2.2

Kontroll av lønnsresultatet etter første kjøring

Identifisere ansatte med avvikende ferieoppgjør

- Brukerdokumentasjon for fagbruker:

Fravær / Fraværskvoter / Kontroll at feriepengene dekker ferietrekket

Sjekkliste punkt 2.2

Kjør rapport - Rapport for lønnarter

Utklipp fra bestillingsbilde

Rapporten overføres til Excel-dokument for lagring og benyttes for videre aktiviteter i henhold til

sjekklisten punkt 2.3 – 2.5

Sjekkliste punkt 2.3

Kontroller alle med negativt ferieoppgjør

Her - Feriepengene dekker ikke feriedager med lønn

• Korrigeringer av kvotetype 30 og 31 utføres i infotype 2006

• Korrigeringer av opptjeningsinformasjon utføres i infotype

0015

Sjekkliste punkt 2.4

Kontroller alle med «null» i ferieoppgjør

Her - Sikringsbestemmelsen har slått til

• Korrigeringer av kvotetype 30 og 31 utføres i infotype 2006

- Sikringsbestemmelsen: Kvotetype 30 må ha verdi på fem ferieuker

• Korrigeringer av opptjeningsinformasjonen utføres i infotype 0015

- Sikringsbestemmelsen: For nyutdannet lærer benyttes i tillegg lønnart «9520» i infotype 0015

Sjekkliste punkt 2.5

Kontroller alle med høye beløp

Her - Mulig manglende tildelte feriekvoter

• Korrigeringer av kvotetype 30 og 31 utføres i infotype 2006

• Korrigeringer av opptjeningsinformasjonen utføres i infotype

0015

Sjekkliste punkt 2.6

Korriger alle feil – siste frist innen utgangen av 08.06.20

• Sjekk spesielt at ferietrekket ikke overstiger feriepengene med mindre det er tilsiktet (ref.

sjekklisten punkt. 2.3)

• Korriger feriekvotene i infotype 2006 og opptjeningsinformasjonen i infotype 0015

• Simuler juni lønn på ny for alle personer det er foretatt endringer på i kontrollperioden

• Fagbrukere må være tilgjengelige for DFØ i kontrollperioden dersom saker er sendt til

kundesenter på nett

Rapporter i SAP

Anbefalte rapporter til bruk under utførelsen av kontrollaktivitetene:

• PC00_M20_CALC_SIMU - Simuler lønnsavregning (20) -> Simulering av lønnsslipp

• Fraværskvoter: YHR_FRAV10 med variant CUS&OPAL01

• Fraværsliste: YHR_FRAV med variant CUS&OPAL05

• Oversikt over saksganger per person: S_L9C_94000095, velg Type saksbehandling 94 - endring i stillingsprosent

• Oversikt over saksganger per person: S_L9C_94000095, velg Type saksbehandling 90 - flere stillinger / fungering

• S_PH0_48000513 - Ad hoc-spørring

• S_PH9_46000223 - Tiltredelser og / eller fratredelser

• PC00_M99_CWTR - Lønnart rapport med variant CUS&OPAL77

• YHR_PA_ANS_LONN – Lønnsinformasjon for ansatte, informasjon fra IT0008

Oppsummering

Utfør kontroller ihht sjekklisten

Korriger feil som oppdages

Simuler lønnslipper ved endringer

God ferie !