DESKRIPSI TUGAS PANITIA SEMINAR CME 2015

I. KETUA PANITIA

1. Berkoordinasi aktif dengan unit CME FK UII.

2. Bertanggungjawab atas keseluruhan teknis operasional kegiatan Seminar CME

2015.

3. Bertanggungjawab atas kegiatan secara keseluruhan dari pembuatan konsep,

persiapan, pelaksanaan, hingga laporan pertanggungjawaban kegiatan Seminar

CME 2015.

4. Memberikan tugas dan tanggung jawab panitia inti dan masing-masing divisi.

5. Mendampingi semua rapat inti dan rapat pleno acara Seminar CME 2015.

6. Membuat kebijakan dan atau melakukan tindakan yang diperlukan dalam

kelancaran pelaksanaan acara Seminar CME 2015.

7. Berkoordinasi dengan panitia inti, koordinator divisi dan pihak-pihak terkait.

8. Mengetahui keseluruhan anggaran kegiatan Seminar CME 2015.

9. Menyusun laporan pertanggungjawaban ketua panitia Seminar CME 2015 paling

lambat tujuh hari setelah acara terlaksana.

II. SEKRETARIS

1. Bertanggung jawab atas penyusunan proposal kegiatan Seminar CME 2015.

2. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan administrasi kegiatan Seminar

CME 2015 (notulensi rapat, undangan, surat–surat, jadwal rapat, dll).

3. Membuat dan mengatur agenda rapat bersama ketua.

4. Memimpin rapat inti dan rapat pleno kepanitiaan Seminar CME 2015.

5. Menggantikan ketua OC jika berhalangan hadir dalam seluruh kegiatan yang

terkait dengan Seminar CME 2015.

6. Berkoordinasi dengan panitia inti dan divisi lain serta pihak yang terkait.

7. Menyusun dan mengajukan rancangan anggaran kesekretariatan sesuai kebutuhan

dan dikonsultasikan kepada bendahara.

8. Membuat laporan pertanggungjawaban sekretaris maksimal tujuh hari setelah

acara terlaksana.

9. Bekerjasama dengan anggota kepanitiaan lain dalam penyusunan laporan

pertanggungjawaban CME paling lambat 14 hari setelah acara terlaksana.

III. BENDAHARA

1. Berkoordinasi dengan ketua dalam pengelolaan keuangan dan pengontrolan

distribusi keuangan panitia seminar.

2. Membuat rekening khusus kepanitian CME.

3. Membuat dan mengajukan rancangan anggaran dari masing-masing divisi dalam

kepanitiaan Seminar CME 2015 dan dikonsultasikan kepada ketua panitia.

4. Membuat mekanisme pengaturan keuangan kegiatan Seminar CME 2015.

5. Bertanggungjawab atas pemasukan dan pengeluaran anggaran kegiatan Seminar

CME 2015.

6. Membuat alur penurunan dana kegiatan Seminar CME 2015.

7. Melakukan pendistribusian dana kepanitiaan seminar sesuai dengan mekanisme

keuangan yang telah ditetapkan.

8. Mengawasi administrasi keuangan kegiatan Seminar CME 2015.

9. Meminta laporan pertanggungjawaban keuangan dan bukti transaksi pada setiap

divisi.

10. Berkoordinasi dengan panitia inti dan divisi lain serta pihak yang terkait.

11. Membuat rancangan anggaran bendahara sesuai dengan kebutuhan dan

dikonsultasikan dengan ketua panitia.

12. Membuat laporan pertanggungjawaban keuangan paling lambat 7 hari setelah

kegiatan berlangsung.

13.

IV. DIVISI ACARA

1. Koordinator divisi memimpin rapat koordinasi dengan anggota divisi yang

dibawahinya

2. Berkoordinasi dengan ketua panitia dan pihak yang terkait bila akan melakukan

htimprovisasi acara.

3. Bertanggung jawab dalam membuat konsep acara bersama ketua dan divisi ilmiah

untuk kegiatan Seminar CME 2015.

4. Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan kelancaran acara

Seminar CME 2015.

5. Bertanggungjawab atas pelaksanaan gladi bersih.

6. Transformasi acara kepada seluruh panitia Seminar CME 2015.

7. Menghubungi pengisi acara dan moderator serta bertanggung jawab terhadap

pengisi acara dan moderator tersebut jika berhalangan hadir.

8. Membuat manual acara kegiatan untuk peserta dan panitia Seminar CME 2015.

9. Membuat rundown acara, petunjuk pelaksanaan, dan time keeper.

10. Memastikan acara berjalan sesuai jadwal yang telah ditentukan.

11. Berkoordinasi dengan divisi lain jika diperlukan.

12. Membuat rancangan anggaran divisi acara sesuai dengan kebutuhan dan

dikonsultasikan dengan bendahara.

13. Menyusun laporan pertanggung jawaban kegiatan dan keuangan acara paling

lambat tujuh hari.

V. DIVISI ILMIAH

1. Koordinator memimpin rapat koordinasi dengan anggota divisi yang

dibawahinya.

2. Bertanggung jawab dalam membuat konsep acara bersama ketua dan divisi acara

untuk kegiatan Seminar CME 2015.

3. Menentukan tema, subtema, pembicara dan moderator acara seminar ilmiah dan

dikonsultasikan dengan ketua panitia.

4. Menghubungi pembicara dan moderator serta bertanggung jawab jika pembicara

berhalangan hadir.

5. Menyusun Term of Reference sesuai tema yang telah ditentukan.

6. Mengurus dan melengkapi kelengkapi SKP IDI bersama ketua dan divisi lain

yang terkait.

7. Berkoordinasi dengan divisi lain.

8. Mendampingi pembicara secara personal dari awal menghubungi hingga acara

selesai.

9. Membuat rancangan anggaran divisi acara sesuai dengan kebutuhan dan

dikonsultasikan dengan bendahara.

10. Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan divisi acara paling lambat tujuh

hari setelah acara terlaksana.

VI. DIVISI PERLENGKAPAN

1. Koordinator memimpin rapat koordinasi dengan anggota divisi yang

dibawahinya.

2. Berkoordinasi dengan ketua panitia.

3. Bertanggung jawab atas penyediaan sarana, prasarana dan perlengkapan yang

diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan Seminar CME 2015.

4. Bertanggung jawab dalam menjaga serta memelihara perlengkapan yang

digunakan dalam kegiatan Seminar CME 2015.

5. Melakukan persiapan acara, semua sarana prasarana serta lokasi acara Seminar

CME 2015.

6. Berkoordinasi dengan divisi lain dan pihak yang terkait dalam memenuhi

kebutuhan perlengkapan.

7. Membuat rancangan anggaran divisi perlengkapan sesuai kebutuhan dan

dikonsultasikan dengan bendahara.

8. Menyusun laporan pertanggungjawaban kegiatan divisi perlengkapan paling

lambat tujuh hari setelah acara terlaksana.

VII. DIVISI DANA USAHA

1. Koordinator memimpin rapat koordinasi dengan anggota divisi yang

dibawahinya.

2. Berkoordinasi dengan ketua panitia dan bendahara.

3. Bertanggungjawab atas segala hal yang berkaitan dengan mencari dana baik dari

sponsorship (kerja sama) maupun donatur (sukarela) dalam bentuk biaya, promosi

acara ataupun penyediaan hal-hal yang dapat membantu kelancaran acara

Seminar CME 2015.

4. Berkoordinasi dengan divisi pubdekdok dalam pembuatan proposal sponsorship.

5. Bertanggungjawab mengurus kerja sama sponsorship dari awal mencari,

mengajukan proposal, negosiasi, persetujuan kontrak sampai mendapatkan hasil.

6. Membuat rancangan anggaran divisi danus sesuai dengan kebutuhan dan

dikonsultasikan dengan bendahara.

7. Membuat laporan pertanggungjawaban divisi danus paling lambat tujuh hari

setelah acara terlaksana.

VIII. DIVISI PUBLIKASI, DEKORASI DAN DOKUMENTASI

1. Koordinator memimpin rapat koordinasi dengan anggota divisi yang

dibawahinya.

2. Berkoordinasi dengan ketua panitia.

3. Melakukan dokumentasi, publikasi, dan membuat konsep dekorasi kegiatan

Seminar CME 2015.

4. Bertanggung jawab menerbitkan sarana publikasi yang sudah dibuat.

5. Membuat daftar tempat-tempat yang dianggap strategis untuk dilakukan publikasi

dan promosi.

6. Menyelenggarakan promosi melalui media cetak, elektronik maupun media sosial

(facebook, twitter dll).

7. Mengirimkan sarana publikasi sesuai daftar tempat yang sudah disiapkan.

8. Melakukan pendaftaran dan pengkonfirmasian peserta minimal 2 minggu

sebelum hari H.

9. Mencetak sertifikat peserta yang mengikuti acara Seminar CME 2015.

10. Membuat seragam panitia, backdrop, seminar kit, sertifikat, dan lain-lain untuk

kelancaran kegiatan Seminar CME 2015.

11. Berkoordinasi dengan divisi lain dan pihak yang terkait.

12. Membuat dan mengajukan rancangan anggaran sesuai kebutuhan dan

dikonsultasikan kepada bendahara.

13. Membuat laporan pertanggungjawaban divisi pubdekdok paling lambat tujuh hari

setelah kegiatan berlangsung.

IX. DIVISI HUMAS

1. Koordinator memimpin rapat koordinasi dengan anggota divisi yang

dibawahinya.

2. Berkoordinasi dengan ketua panitia.

3. Bertanggung jawab atas penyebaran undangan dan surat yang berkaitan dengan

acara Seminar CME 2015.

4. Bertanggung jawab atas registrasi peserta kegiatan Seminar CME 2015.

5. Mengirim sertifikat peserta yang tidak bisa hadir pada acara Seminar CME 2015.

6. Berkoordinasi dengan divisi lain dan pihak yang terkait.

7. Membuat rancangan anggaran divisi humas sesuai dengan kebutuhan dan

dikonsultasikan dengan bendahara.

8. Membuat laporan pertanggungjawaban divisi humas paling lambat tujuh hari

setelah acara terlaksana.

X. TRANSPORTASI

1. Koordinator memimpin rapat koordinasi dengan anggota divisi yang

dibawahinya.

2. Berkoordinasi dengan ketua panitia.

3. Bertanggung jawab terhadap segala hal yang berkaitan dengan sarana dan

prasarana transportasi kegiatan Seminar CME 2015.

4. Menyediakan sarana dan prasarana transportasi untuk pembicara Seminar CME

2015.

5. Berkoordinasi dengan divisi lain dan pihak yang terkait.

6. Membuat rancangan anggaran divisi transportasi sesuai dengan kebutuhan dan

dikonsultasikan ke bendahara.

7. Membuat laporan pertanggungjawaban divisi humas paling lambat tujuh hari

setelah kegiatan berlangsung.

XI. DIVISI KONSUMSI

1. Koordinator memimpin rapat koordinasi dengan anggota divisi yang

dibawahinya.

2. Berkoordinasi dengan ketua panitia.

3. Bertanggung jawab terhadap segala hal yang berkaitan dengan konsumsi selama

berlangsungnya kegiatan Seminar CME 2015.

4. Mengadakan kerjasama dengan pihak yang terkait dalam hal pengadaan

konsumsi.

5. Menentukan pola dan waktu pendistribusian konsumsi bagi panitia, peserta, dan

undangan.

6. Mengatur dan mendistribusikan konsumsi panitia, pembicara, pengisi acara serta

peserta Seminar CME 2015.

7. Berkoordinasi dengan divisi lain dan pihak yang terkait.

8. Membuat rancangan anggaran divisi konsumsi sesuai dengan kebutuhan dan

dikonsultasikan dengan bendahara.

9. Membuat laporan pertanggungjawaban divisi konsumsi paling lambat tujuh hari

setelah acara terlaksana.