Desayuno de Trabajo Stratesys - Procurement Ready to Run · Nuestra solución SRM RDS – Compras...

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Stratesys – Procurement ready to run

Ariba Sourcing

Portal de proveedores – Colaboración en ciclo de compras P2P

Nuestra solución SRM – Procurement ready to run

Nuestra solución SRM RDS – Compras estratégicas

Caso práctico Ariba Sourcing

Foro Abierto participantes - Preguntas

¿Qué es Ariba?

Ariba Sourcing – Mejora en la compra estratégica

Cómo integrar Ariba en su organización

Ariba Sourcing

Nuestro entendimiento del proyecto

¿Qué es Ariba?

4

Ariba Network la mayor red de compras a nivel mundial


¿Qué es Ariba?

5

Diferentes escenarios para integración con Ariba

Corporate System

of Record

1. ECC Fin. + MM

2. ECC Fin. Only

3. ECC MM Only

4. ECC + SRM

5. SRM Only

6. SCM

7. TMS

Scenarios

EDI

Email

HTML

cXML

AS2

Paper

Smart PDF

CSV

xCBL

Trading Partners

“Other”


¿Qué es Ariba?

6

Portfolio de soluciones Cloud de Ariba


¿Qué es Ariba?

7

Comparativa de soluciones On-premise y Cloud de SAP

On Premise Solutions Cloud Solutions

Spend Analysis SAP Spend Performance Management Ariba Spend Visibility and ADE

Sourcing SAP Sourcing and SAP SRM Ariba Sourcing & Ariba Discovery

Contract Mgmt SAP Contract Lifecycle Mgmt and

SAP SRM Ariba Contract Management

Operational Procurement

SAP ERP-MM and SAP SRM;

SAP Commodity Procurement

Ariba Procure-to-Pay, Services

Procurement, & Procurement Content

Invoice Mgmt SAP Invoice Mgmt by OpenText Ariba Invoice Management, Payment

Mgmt and Discount Mgmt

Supplier Information & Perf Mgmt

SAP Supplier Lifecycle Management Ariba Supplier Information & Performance

Management

Supplier Collaboration

Ariba Network

Mobile Procurement SAP Unwired Platform


¿Qué es Ariba?

8

Requisitos para util izar Ariba

Operating System Support

• Windows 7

• Windows Vista SP1

• Windows XP SP2, SP3

• Mac OS X

Brower support

• Mozilla Firefox (v32+) • Chrome (v 32+) • Safari 6 • Mobile Safari (8.0 on iOS 8.1) • Microsoft Internet Explorer (32-bit mode only)*

IE 11 IE 10 (UW stopping support 1/12/16) IE 9 (UW stopping support 1/12/16)


Ariba Sourcing

9

Tipos de eventos en Ariba Sourcing

Tipos de documentos de Sourcing:

RFI, Request for information, evento utilizado para recabar

información de los proveedores, normalmente suele ser

continuado por otros eventos de sourcing como una RFP o una

subasta.

RFP, Request for Proposal, evento que normalmente tiene una

duración de varias días o semanas. Se utiliza normalmente

para procesos de compras más complejos en los que el precio

no es el único factor relevante.

Subasta, evento de sourcing que tiene una duración de horas

o incluso minutos, y que suele utilizarse para compras en las

que el criterio más relevante es el precio (commodities).

Subasta inversa, utilizada para vender artículos de la propia

empresa (es un proceso de ventas a diferencia de los eventos

anteriormente mencionados que son de compras).

S


Ariba Sourcing

10

Tipos de eventos en Ariba Sourcing

Pasos a configurar en sourcing estratégico:

Rules, donde se determinarán las reglas que aplican al

evento, tales como fechas de inicio y fin, permitir pujar en

monedas diferentes, visualización de puntuaciones, etc,..

Team, donde se elegirá a las personas / grupos que tomarán

decisiones de aprobación o que participarán como

supervisores del evento

Suppliers, donde se seleccionarán los proveedores que

participarán en el evento de sourcing

Content, donde se definirán los contenidos del evento de

sourcing, tales como lotes, items, preguntas, criterios para

puntuación de ofertas, etc,..

Summary, resumen final del evento de sourcing


Ariba Sourcing

11

Optimización de escenarios

Ariba permite definir escenarios diferentes para comparar

y posteriormente adjudicar ofertas, algunos ejemplos

serían los siguientes:

Mejor precio global, es el escenario más utilizado pero no

siempre será posible o interesará

Al menos dos proveedores diferentes, se dará este

escenario en el caso de que

Adjudicaciones a proveedores que cumplan ciertos

requisitos definidos en las puntuaciones del evento de

sourcing


Ariba Sourcing

12

Otras configuraciones avanzadas de Ariba Sourcing

Posibilidad de participar offline en eventos de sourcing

utilizando ficheros de microsoft excel, para aquellos

usuarios de compras o proveedores que prefieran actualizar

la información de los procesos de negociación de compras a

través de ficheros excel, será posible utilizando las opciones

que vienen por defecto en Ariba

Scoring, para aquellos procesos de negociación en los que el

precio no sea el único factor determinante se podrán

determinar otros criterios para evaluar las respuestas de los

proveedores

Escenarios con varios monedas, se podrá permitir pujar a

los proveedores por un lote / item en las monedas que

hayamos determinado en el evento de sourcing,


Ariba Sourcing

13

Utilización de Ariba Discovery en procesos de sourcing

Descripción:

Ariba discovery permite invitar a eventos de sourcing a proveedores que no

estén dados de alta en el sistema SAP / Ariba previamente, y buscar dentro de la

Ariba Network aquellos potenciales proveedores que nos interesen

Se recomienda utilizar Ariba discovery sobre todo para categorías de producto donde

el departamento de compras no tenga mucho conocimiento o experiencia

Ariba discovery permite beneficiarse del más de 1,6 millones de trading partners

existentes en la Ariba Network

La licencia de Ariba discovery está incluida al contratar cualquier otro módulo de Arba



14

Conector Estándar 14S – Integración con SAP MM



15

Creación de RFQ con referencia a Solicitud de pedido



16

Creación de sourcing Request en Ariba Network



17

Selección tipo de documento MM en Adjudicación



18

Creación de pedido en SAP MM



19

Política de precios módulos de Ariba

Solutions Subscription term Usage Limits / Pricing Model

Ariba Sourcing Ariba Contract Ariba Supplier Information & Performance Management

36 months to 60 months

Key users

Team Members

Annual Price per user

Free (4:1 ratio)

Ariba Spend Visibility

36 months to 60 months Unlimited users

Price per K€ of Spend Enriched and number of Source Systems

Ariba Procure to Pay Ariba Procure to Order Ariba Procurement Content

36 months to 60 months Unlimited users Price is % of Spend

volume (PO’s or Invoices)

Ariba PO / Invoice automation

36 months to 60 months Unlimited users Network

subscription + € per document

Beneficios del Portal

Visión global

Pedidos - Funcionalidad

Confirmaciones - Funcionalidad

Avisos de expedición - Funcionalidad

Entradas de mercancías - Funcionalidad

Facturas - Funcionalidad

Portal de Proveedores – Colaboración en ciclo de compras P2P


Stratesys - Procurement Ready to Run 21

Beneficios del Portal de Proveedores

Pantalla inicio de Portal de Proveedores

XML de factura firmada electrónicamente

El Portal de proveedores de Stratesys desarrollado en tecnología SAP UI5 aportará los siguientes puntos de valor:

Colaboración con proveedores para emitir facturas electrónicas y durante el ciclo de compras P2P (confirmación de pedidos y avisos de expedición)

Reducción de tiempos y de errores en el ciclo de pedido a pago

Eliminación gradual del papel en las facturas

Facturación realizada en base a entrada de mercancías y/o hojas de entradas de servicios aceptadas (mayor control en lo facturado por los proveedores)

Integración de facturas electrónicas con gestor documental

Portal sin Base de datos propia, toda la información es recogida y actualizada con SAP, integración total

Generación de xml con factura electrónica firmada con certificado de la empresa

Aplicación desarrollada en SAP UI5 y compatible con dispositivos móviles, sin costes de licencia de SAP



SAP: Purchase orders

Portal/Vendor: Initial screen

Portal/Vendor: Purchase order confirmation

Portal/Vendor : Aviso de expedición

Portal/Vendor: Emisión de factura (no se puede crear sin entrada de mercancías)

SAP: Entrada de mercancías

Portal/Proveedor: Emisión de factura (limitado a importe de entrada de mercancías).

SAP: Contabilización o Rechazo de factura desde MIR7

Visión Global proceso P2P

22



Pedidos - Funcionalidad

23

Lista de pedidos en Portal obtenida directamente de SAP después de que los pedidos hayan sido liberados y

aprobados completamente

Documentación adjuntada desde SAP y visible en Portal de proveedores desde el Pedido

Se dispondrá de la siguiente funcionalidad asociada a los pedidos de compras:

Posibilidad de consultar los adjuntos del pedido de compras alojados en Gestor documental desde Portal (se distinguirá entre documentación visible para el proveedor e interna, no visible en Portal)

Los estados del pedido serán: Nuevo (si se ha aprobado en SAP), modificado (si modificado después de ser aprobado), Confirmado (si se han confirmado cantidades por parte del proveedor), entregado (si se han recepcionado cantidades del pedido), facturado (si se ha facturado el pedido)

Posibilidad de enviar notificaciones al creador del pedido en SAP, para informarle de incidencias en el proceso de compras

Impresión del pedido de SAP por parte del proveedor directamente en el Portal de proveedores, evitándose el tener que enviarlo por fax, mail o en papel

Funcionalidad para seleccionar uno o varios pedidos y realizar una factura con referencia a ellos (con la restricción de misma moneda y sociedad)



Confirmaciones - Funcionalidad

24

Actualización en pedidos de SAP MM de la información de las cantidades confirmadas en Portal

Opciones dentro de un pedido incluyendo botones para realizar confirmaciones de cantidades

Se dispondrá de la siguiente funcionalidad asociada a las confirmaciones de los pedidos de compras:

Los pedidos de Portal podrán ser confirmados total o parcialmente, y rechazados totalmente

La información de las confirmaciones se actualizará en SAP para conocimiento de los gestores de compras

Se trata de un paso opcional a realizar por el proveedor, a modo informativo, en ningún caso afectará a los flujos actuales de compras



Avisos de expedición - Funcionalidad

25

Actualización en pedidos de SAP MM de la información de las cantidades expedidas en Portal

Creación de aviso de expedición desde Portal de Proveedores

Se dispondrá de la siguiente funcionalidad asociada a los avisos de expedición de los pedidos de compras:

Los pedidos de Portal podrán ser expedidos total o parcialmente

La información de los avisos de expedición se actualizará en SAP para conocimiento de los gestores de compras

Se trata de un paso opcional a realizar por el proveedor, a modo informativo, en ningún caso afectará a los flujos actuales de compras

Existe la posibilidad de generar el documento entrega entrante en este paso, para realizar las entradas de mercancías con referencia a él y así reducir errores



Entradas de mercancías - Funcionalidad

26

Creación de factura con referencia a una entrada de mercancías

Se podrán encontrar las siguientes funcionalidades asociadas a las entradas de mercancías en SAP:

Listado de todos los movimientos de mercancías asociados a un pedido

En los listados de las entradas de mercancías se puede verificar el número de la nota de entrega, y seleccionar esa nota de entrega para crear una factura con referencia a ella



Facturas- Funcionalidad

27

Creación de facturas en Portal que se generarán como facturas preliminares en SAP (MIR7)

Generación de pdf de factura de Portal y fichero xml con firma electrónica que se

guardarán en Gestor Documental

Se dispondrá de las siguientes opciones en relación a las facturas de Portal:

Distintos estados contemplados en la factura: Emitida (se ha creado la factura electrónica y creado en SAP), rechazada (se ha la factura emitida por el proveedor) y pagada (opcional)

Facturación realizada en base a entrada de mercancías y/o hojas de entradas de servicios aceptadas (mayor control en lo facturado por los proveedores)

Integración de facturas electrónicas con gestor documental (pdf con imagen de la factura archivado) y posibilidad de adjuntar documentación adjunta a la factura

Generación de xml con factura electrónica firmada con certificado de la empresa

Posibilidad de realizar abonos

Mismas opciones de descuentos, gastos, retenciones, indicadores de impuestos, etc,.. disponibles en estándar de SAP MM (transacción MIRO, MIR7)

SRM en un vistazo

Procesos en compra estratégica / Licitaciones

Procesos en Ofertas

Procesos en Subastas

Nuestra Solución SRM – Procurement ready to run



SRM en un vistazo

29

Aprovisionamiento estratégico

Análisis de aprovisionamiento

Subastas / Licitaciones

Gestión de contratos

Aprovisionamiento operativo

Compra autoservicio

Compras planificadas

Aprovisionamiento de servicios

Catálogo electrónico

Consolidación de catálogo

Gestión contenido catálogo

Colaboración con proveedores

Portal de proveedores

Conectividad de proveedores

Evaluación de proveedores

Subasta en vivo

Colaboración con proveedores

Cesta de la compra

MDM gestión de catálogo Dentro del alcance del

RDS de Stratesys



Procesos en Compra estratégica / Licitaciones

30

Agregación de la demanda para conseguir mejores condiciones de precios

Anexado de documentación en la licitación posteriormente accesible para los

proveedores participantes

Posibilidad de agregar demanda/ necesidades de varios entornos ERP para conseguir mejores condiciones de precios en un contrato marco global

En la licitaciones se podrá anexar documentación necesaria para el proveedor (RFP, Características técnicas, etc,..) que estará a su disposición en todo momento

Envío automático de una invitación por correo electrónico a participar en la licitación en el momento de la publicación

Reenvío de mails cuando se produzcan actualizaciones en la licitación (ampliaciones de plazo, anexado de aclaraciones a proveedores, etc,..)

Inclusión de criterios de comparación de ofertas diferentes al precio



Procesos en Ofertas

31

Aviso por mail a los participantes y enlace a la licitación

Comparación de ofertas con criterios adicionales al precio disponible en fichero excel

Acceso a la creación de ofertas por parte de los proveedores a partir del enlace incluido en el correo electrónico enviado al publicar la licitación

Confirmación de participación por parte de los proveedores, servirá para anticiparse al departamento de compras por si hubiese que invitar a más proveedores

Posibilidad de anexar documentación en las respuestas de los proveedores (ofertas económica y técnica, características técnicas, etc,..)

Los proveedores deberán responder a los cuestionarios con criterios de valoración adicionales al precio

El comprador podrá comparar de manera masiva las respuestas, con criterios adicionales al precio, de todos los proveedores en un fichero excel



Procesos en Subastas

32

Gestión de la subasta en vivo (monitor del gestor de la subasta)

Posibilidad de crear pedidos / contratos en SAP a partir de una oferta adjudicada

(integración con SAP total)

Posibilidad de crear una subasta a partir de una licitación seleccionando a los proveedores con mejores puntuaciones (las subastas se podrán crear también manualmente desde cero)

Se podrá ponderar con factores de penalización a los participantes en la subasta

Subasta en vivo con monitorización y gestión total del proceso

Posibilidad de chat con participantes

Integración total con SAP, se podrán crear pedidos o contratos de SAP a partir de las ofertas adjudicadas

Preguntas

Foro Abierto Participantes

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