Desain Organisasi UKM Laundry
-
Upload
yusroni-chaerudin -
Category
Documents
-
view
116 -
download
5
Transcript of Desain Organisasi UKM Laundry
DESAIN ORGANISASI
“LAUNDRY KITA”
Disusun oleh:
Yusroni
Fakultas Bisnis & Manajemen Universitas Widyatama
Tahun 2011/2012
“LAUNDRY KITA”
1. LATAR BELAKANG
Semakin padat dan dinamisnya kinerja seseorang, menuntut masing-masing individu
untuk dapat mengatur waktu sebaik mungkin. Hanya sedikit orang yang mampu membagi
waktu dengan efektif dan efisien, terutama untuk hal-hal yang dianggap sepele akan tetapi
berpengaruh besar, seperti halnya mencuci pakaian.
Seiring dengan kemajuan zaman dan teknologi, membawa dampak yang cukup
berpengaruh terhadap kehidupan masyarakat. Masyarakat menginginkan agar semua hal
dapat dilakukan dengan cepat. Dengan adanya pergeseran gaya hidup serta tuntutan
kebutuhan ekonomi, menyebabkan sebagian besar masyarakat kota menjadi keluarga super
sibuk. Hampir semua anggota keluarga, baik suami maupun istri dituntut memiliki mobilitas
tinggi dan menghabiskan sebagian besar waktunya pada aktifitas di luar rumah. Hal itu
menyebabkan beberapa urusan di dalam rumah kurang menjadi perhatian. Setelah lelah
seharian bekerja, hal yang terpikirkan sesampainya di rumah adalah istirahat. Seperti
pekerjaan mencuci dan menyetrika pakaian, kerap kali menjadi urusan yang merepotkan
sehingga butuh bantuan orang lain untuk menyelesaikan pekerjaannya. Sebab penampilan
yang rapih dan bersih diperlukan untuk mendukung setiap kegiatan.
Dengan adanya hal ini, maka tumbuh kembanglah suatu pelayanan jasa yang
memberikan kemudahan bagi masyarakat dalam hal pencucian pakaian yang dinamakan
“Jasa Laundry”. Jasa laundry adalah suatu badan usaha yang menawarkan jasa dalam hal
pencucian pakaian. Karena dengan hanya pergi ke jasa laundry, konsumen akan
mendapatkan banyak keuntungan, baik dari segi waktu, tenaga, ataupun biaya yang
dikeluarkan.
2. VISI DAN MISI PERUSAHAAN
2.1 Visi Perusahaan
Visi Laundry Kita adalah menjadi
ENTREPRENEURSHIP, yang berorientasi
menghasilkan Sumber Daya Manusia yang handal dengan Implementasi Man
Modern.
2.2 Misi Perusahaan
Pemberian program pelatihan dan pengembangan rutin kepada setiap karyawan,
untuk meningkatkan kualitas kinerja karyawan.
Perawatan perlengkapan rutin yang dilakukan setiap periode 3 bulan sekali, agar
kerusakan perlengkapan dapat diminimalisir.
3. STRUKTUR ORGANISASI
MANAJER KEUANGAN & SDM
KASIR
PERUSAHAAN
Visi Laundry Kita adalah menjadi penyedia jasa laundry terbaik
berorientasi pada kepuasan pelanggan, quality service,
menghasilkan Sumber Daya Manusia yang handal dengan Implementasi Man
Pemberian program pelatihan dan pengembangan rutin kepada setiap karyawan,
untuk meningkatkan kualitas kinerja karyawan.
Perawatan perlengkapan rutin yang dilakukan setiap periode 3 bulan sekali, agar
an dapat diminimalisir.
DIREKTUR/ PEMILIK
MANAJER KEUANGAN & KOORDINATOR
SUPERVISOR
STAF PELAKSANA
PENERIMAAN &KASIR PENCUCIAN PENYETRIKAAN &
PENGEMASAN
penyedia jasa laundry terbaik berbasis
pada kepuasan pelanggan, quality service, serta
menghasilkan Sumber Daya Manusia yang handal dengan Implementasi Manajemen
Pemberian program pelatihan dan pengembangan rutin kepada setiap karyawan,
Perawatan perlengkapan rutin yang dilakukan setiap periode 3 bulan sekali, agar
PENYETRIKAAN & PENGEMASAN
4. DEPARTEMENTALISASI
4.1. Fungsional & Divisional
DESKRIPSI PEKERJAAN SETIAP JABATAN
DIrektur/Pemilik
Mempunyai tugas untuk memimpin perusahaan serta pengambilan keputusan
penting bagi kelangsungan hidup
Manajer Keuangan & SDM
Mempunyai tugas untuk membuat laporan keuangan perusahaan,mengelola
keuangan perusahaan, memberikan pelatihan
& menyeleksi karyawan
Kasir
Bertanggung jawab atas pemasukan dan pengeluaran
membuat laporan keuangan harian, dan
MANAJER KEUANGAN &
SDM
KASIR
DESKRIPSI PEKERJAAN SETIAP JABATAN
Mempunyai tugas untuk memimpin perusahaan serta pengambilan keputusan
i kelangsungan hidup perusahaan
Manajer Keuangan & SDM
Mempunyai tugas untuk membuat laporan keuangan perusahaan,mengelola
keuangan perusahaan, memberikan pelatihan-pelatihan kepada karyawan, merekrut
Bertanggung jawab atas pemasukan dan pengeluaran keuangan perusahaan,
membuat laporan keuangan harian, dan menerima pelanggan
DIREKTUR/ PEMILIK
MANAJER KEUANGAN &
KASIR
KOORDINATOR
SUPERVISOR
STAFPELAKSANA
Mempunyai tugas untuk memimpin perusahaan serta pengambilan keputusan
Mempunyai tugas untuk membuat laporan keuangan perusahaan,mengelola
pelatihan kepada karyawan, merekrut
keuangan perusahaan,
Koordinator
Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya dan mengkoordinir semua pekerjaan
di lapangan
Supervisor
Mengawasi Kegiatan staf pelaksana/karyawan,
perusahaan
Staf Pelaksana/Karyawan
Bertanggung jawab atas pekerjaannya terhadap konsumen, mempunyai tugas untuk
memilah pakaian, mencuci, mengeringkan, menyetrika, dan pengemasasn pakaian
4.2 Produk
DESKRIPSI SETIAP PRODUK
Laundry HEMAT
Merupakan produk pencucian pakaian dengan biaya yang cukup terjangakau,
sehingga konsumen-konsumen dari kalangan mahasiswa, pelajar, karyawan, dan
masyarakat biasa pun dapat menggunakan produk ini
Laundry Cepat
Merupakan produk pencucian pakaian dengan me
pengerjaan. Karena tidak semua konsumen memiliki waktu yang lama untuk
menunggu pakaiannya selesai di cuci
pakaian yang cepat karena akan segera dikenakan.
LAUNDRY HEMAT
Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya dan mengkoordinir semua pekerjaan
egiatan staf pelaksana/karyawan, dan mengelola perlen
Staf Pelaksana/Karyawan
Bertanggung jawab atas pekerjaannya terhadap konsumen, mempunyai tugas untuk
memilah pakaian, mencuci, mengeringkan, menyetrika, dan pengemasasn pakaian
Merupakan produk pencucian pakaian dengan biaya yang cukup terjangakau,
konsumen dari kalangan mahasiswa, pelajar, karyawan, dan
masyarakat biasa pun dapat menggunakan produk ini.
Merupakan produk pencucian pakaian dengan menguatamakan kecepatan
pengerjaan. Karena tidak semua konsumen memiliki waktu yang lama untuk
menunggu pakaiannya selesai di cuci, atau konsumen yang memerlukan pencucian
pakaian yang cepat karena akan segera dikenakan.
LAUNDRY KITA
LAUNDRY LAUNDRY CEPAT
LAUNDRYVIP
Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya dan mengkoordinir semua pekerjaan
dan mengelola perlengkapan
Bertanggung jawab atas pekerjaannya terhadap konsumen, mempunyai tugas untuk
memilah pakaian, mencuci, mengeringkan, menyetrika, dan pengemasasn pakaian
Merupakan produk pencucian pakaian dengan biaya yang cukup terjangakau,
konsumen dari kalangan mahasiswa, pelajar, karyawan, dan
nguatamakan kecepatan
pengerjaan. Karena tidak semua konsumen memiliki waktu yang lama untuk
, atau konsumen yang memerlukan pencucian
Laundry VIP
Merupakan produk pencucian pakaian dengan harga paling mahal. Hal tersebut
dikarenakan penanganan pakaian konsumen berbeda dengan produk lainnya.
Keunggulannya adalah pakaian yang harum (dengan wangi yang disesuaikan dengan
keinginan konsumen), waktu pengerjaan yang singkat, dan pengemasan yang
eksklusif. Segmentasi produk ini meliputi konsumen dari kalangan menengah ke
atas.
5. JOB ANALYSIS
Jabatan yang dianalisis merupakan jabatan kunci dalam pengembangan bisnis
pencucian pakaian, yaitu supervisor.
5.1. Job Spesification Supervisor
Hard Skill :
Pria
Usia 24-30 tahun
Lulusan min. S1
Pengalaman min. 2 tahun
Soft Skill :
Disiplin
Bertanggung jawab
Memiliki motivasi yang tinggi
Jujur
Komunikasi
Berani mengambil resiko (ambisius)
5.2. Job Description Supervisor
Bertanggung jawab terhadap kegiatan staf pelaksana/karyawan
Mengelola perlengkapan perusahaan dengan baik
Memberikan motivasi kepada karyawan
Mengawasi/mengontrol kegiatan karyawan
Memberikan laporan kepada koordinator perusahaan
6. REKRUTMEN
Proses rekrutmen dilakukan oleh perusahaan untuk mengembangkan dan
memperluas wilayah pemasaran. Oleh karena itu perusahaan membuka lowongan
pekerjaan untuk jabatan kunci, yaitu supervisor. Dengan strategi perluasan perusahaan,
kebutuhan akan jabatan supervisor sangat tinggi. Persyaratan untuk jabatan ini telah
disebutkan di atas.
7. SELEKSI
7.1. Test Administrasi
Test administrasi meliputi pemeriksaan kelengkapan persyaratan yang telah
ditentukan oleh perusahaan, yaitu:
Kartu Tanda Penduduk (KTP)
Ijazah S1 atau lebih tinggi
Sertifikat atau bukti pengalaman kerja
Pas Photo
7.2. Wawancara Awal
Merupakan wawancara untuk menilai/mengetahui softskill yang dimiliki
calon pegawai. Jika wawancara awal dapat dilaksanakan dengan baik oleh calon pegawai
tersebut, maka calon pegawai dapat melanjutkan tahap berikutnya yaitu test kesehatan.
Berikut adalah tabel wawancara yang disajikan oleh perusahaan.
No. PertanyaanNilai
Jumlah1 2 3 4
Umum1 Ceritakan tentang diri anda2 Apa kelebihan dan kekurangan anda
3Apa yang anda ketahui tentang perusahaan kami
4 Apakah yang anda cari dalam bekerja5 Mengapa kami harus mempekerjakan anda
Kedisiplinan1 Apakah arti kedisiplinan menurut anda2 Jam berapa anda bangun tidur setiap hari3 Berapa jam anda tidur setiap hari4 Berapa kali anda makan dalam satu hari
5 Apakah anda termasuk orang yang dapat memanajemen waktu
6 Seberapa pentingkah kedisiplinan dalam perusahaan
Tanggung Jawab1 Apakah arti tanggung jawab menurut anda
2 Tanggung jawab apa yang anda anggap penting dalam pekerjaan
3 Apakah anda sudah memenuhi setiap tanggung jawab yang anda pikul
4 Apakah anda pernah meninggalkan suatu tanggung jawab
5Apakah tanggung jawab terbesar yang pernah anda pikul
Motivasi1 Apakah arti motivasi menurut anda
2Mengapa anda tertarik untuk bergabung dengan perusahaan kami
3 Siapakah yang memotivasi anda dalam bekerja4 Apa yang anda ingin capai dalam waktu dekat
5 Apa yang ingin anda capai dalam waktu 5 tahun kedepan
6Bagaimana cara anda memotivasi diri anda dalam meraih cita-cita atau suatu pencapaian tertentu
Kejujuran1 Apakah arti kejujuran menurut anda2 Apakah anda merupakan orang yang jujur
3 Berapakah persentase nilai yanga anda berikanterhadap kejujuran anda
4 Jika anda mendapat perintah untuk berbohong, bagaimana anda menyikapinya
5 Seberapa pentingkah kejujuran dalam bekerja
Komunikasi
1Bagaimana cara anda berkomunikasi dengan orang lain
2Bagaimana cara anda menyikapi suatu "miss komunikasi"
3 Ceritakan kegiatan anda di waktu senggang4 Kegiatan apa yang anda ikuti di lingkungan anda
5 Apakah anda telah menggunakan bahasa Indonesia dengan benar dan baik
Ambisius
1 Apakah anda senang mengerjakan pekerjaan/proyek yang sulit
2 Apakah anda pernah menyelesaikan persoalan yang sulit
3Sebutkan lima pencapaian terbesar dalam hidup anda
4 Apa kegagalan terbesar yang pernah anda alami5 Bagaimana anda mengatasi kegagalan tersebut
6 Apakah anda termasuk orang yang berani mengambil risiko
7.3. Test Kesehatan
Test Kesehatan merupakan tahap setelah calon pegawai lolos dalam
wawancara awal. Dalam tahap ini, perusahaan melakukan medical check-up untuk
mengetahui kondisi kesehatan calon pegawai, sehingga perusahaan dapat melihat
kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi pada calon pegawai tersebut dikemudian
hari menyangkut kesehatan fisik yang dapat mempengaruhi aktifitas pegawai dalam
bekerja.
7.4. Wawancara Akhir
Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam proses penyeleksian calon
pegawai. Dalam tahap ini perusahaan melakukan wawancara akhir yang merupakan
penentuan apakah pegawai memenuhi syarat untuk bekerja diperusahaan atau tidak.
Wawancara ini membicarakan tentang gaji, jam kerja, dan penentuan lokasi kerja.
8. PELATIHAN/TRAINING
Pelatihan bagi pegawai baru merupakan faktor yang sangat penting. Hal tersebut
dilakukan perusahaan agar pegawai baru bisa beradaptasi dengan baik dan dapat
memaksimalkan pekerjaannya. Program pelatihan yang diadakan perusahaan untuk
pegawai adalah sebagai berikut:
On the job training, pegawai mempelajari pekerjaannya dengan mengamati pekerja
lain yang sedang bekerja. Dengan pengamatan tersebut, pegawai baru diharapkan
dapat mempelajari keahlian-keahlian yang dibutuhkan dalam pekerjaannya.
Pemberian beberapa tugas secara bersamaan, hal ini dimaksudkan agar pegawai
mampu menjalankan berbagai tugas (multi tasks).
Pemberian wewenang tambahan kepada pegawai, karena untuk menjadi supervisor
yang baik diperlukan suatu tanggung jawab yang baik pula. Pegawai baru diharapkan
bisa mengemban atau memikul tanggung jawab tersebut secara professional.
Rotasi jabatan, agar pegawai baru dapat mengetahui bagian-bagian organisasi yang
berbeda dan praktek berbagai macam keterampilan manajerial.
Permainan bisnis, maksudnya pegawai baru diikutsertakan ke dalam suatu
permainan yang berhubungan dengan bisnis. Permainan ini bisa diaplikasikan dalam
bisnis nyata dikemudian hari.
Pemberian suatu permasalahan atau kasus yang berhubungan dengan bisnis,
pegawai baru dapat melatih cara mengambil keputusan strategis dengan
mempertimbangkan akibatnya, sehingga pegawai tersebut lebih termotivasi untuk
menyelesaikan masalah tersebut.
9. STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP)
Ketentuan Karyawan :
a. Bagian penerimaan pelanggan merangkap kasir
b. Bagian pencucian
c. Bagian setrika merangkap bagian pengemasan
d. Supervisor
PROSEDUR PENANGANAN PELANGGAN
TAHAP I
Penerimaan Pelanggan
Dilakukan oleh bagian penerimaan pelanggan merangkap kasir
1. Cucian kotor diterima oleh bagian penerima pelanggan.
2. Penerima pelanggan wajib menanyakan mengenai pakaian yang akan dicuci, apakah ada yang mudah luntur warnanya, atau ada yang harus dicuci khusus untuk menghindari kesalahan pencucian.
3. Sambil menunggu cucian kotor ditimbang dan pembuatan nota, konsumen diminta menunggu ditempat yang telah disediakan.
4. Cucian tersebut kemudian ditimbang dan dihitung jumlah unit pakaian.
5. Setelah ditimbang, penerima pelanggan kemudian membuatkan nota pembayaran, nota tersebut berisi nama dan alamat pelanggan, berapa jumlah kilogram dan berapa jumlah unit pakaian yang akan di-laundry, dan berapa total pembayarannya, serta keterangan lain (jika diperlukan)
6. Jika terdapat layanan pemilihan pewangi pakaian, pelanggan dipersilakan untuk memilih pewangi sesuai yang diinginkan pelanggan. Dan ditulis dalam nota pembayaran tersebut.
7. Nota pembayaran rangkap ke-1 tersebut kemudian diberikan kepada konsumen.
8. Jika konsumen membayar lunas dimuka, maka nota tersebut dicap “LUNAS” oleh bagian penerimaan pelanggan.
9. Jika konsumen belum membayar, maka pembayaran dapat dilakukan pada saat pengambilan cucian.
TAHAP II
Pencucian
Dilakukan oleh bagian pencucian
1. Cucian ditempatkan dalam box khusus sesuai dengan nama konsumen
2. Untuk memudahkan identifikasi, setiap pakaian diberi nomor urut. Dan nomor urut tersebut ditulis pada nota rangkap ke-2.
3. Cucian yang mudah luntur dicuci tersendiri.
4. Proses cuci dilakukan dengan menggunakan mesin cuci yang tersedia dengan standar penggunaan bahan cuci yang tidak berbahaya, tidak menimbulkan kerusakan pada pakaian maupun warna pakaian.
5. Pengeringan cucian juga dilakukan menggunakan mesin cuci tersebut.
6. Jika proses cuci tersebut telah selesai, maka cucian bersih kemudian diambil dari mesin cuci dan dimasukkan kedalam box sesuai nama konsumen untuk selanjutnya disetrika.
TAHAP III
Setrika Cucian Bersih
Dilakukan oleh bagian setrika
1. Box berisi cucian bersih tersebut kemudian dimasukkan ke ruang setrika untuk disetrika.
2. Penyetrika harus menyetrika satu box sampai selesai sebelum beralih kepada box lainnya untuk menghindari tertukarnya pakaian antara konsumen yang satu dengan konsumen yang lain.
3. Cara menyetrika yang baik adalah dengan memperhatikan bahan kain yang akan disetrika, misalnya untuk bahan kain yang tipis atau sutra, cara menyetrika tidak boleh terlalu panas. Sedang untuk pakaian berbahan jins, setrika dengan panas secukupnya. Oleh karenanya pengetahuan tentang berbagai jenis pakaian atau kain mutlak untuk dimiliki.
TAHAP IV
Bagian setrika merangkap bagian pengemasan
1. Cucian yang sudah disetrika kemudian dikemas dengan menggunakan plastic kemasan tersendiri. Tujuannya adalah agar cucian tetap rapid an wangi sampai dengan diambil oleh konsumen.
2. Sebelum dikemas, bagian pengemasan harus memastikan bahwa pakaian yang dikemas telah sesuai baik dari segi nomor urut maupun jumlah pakaian, dicocokkan dengan nota rangkap ke-2.
3. Pengemasan tidak boleh dipaksakan, artinya pengemasan harus memperhatikan kerapihan pakaian yang telah disetrika. Jika satu kemasan tidak cukup, gunakan dua kemasan atau lebih. Misalnya : baju-baju kerja dikemas tersendiri, celana jins juga dikemas tersendiri.
4. Kemasan tersebut diselotip supaya rapi.
5. Setelah dikemas tersebut, cucian bersih kemudian dimasukkan dalam tas plastic berlogo khusus yang bagian luarnya telah ditempeli nota rangkap ke-2.
6. Setelah selesai, cucian bersih yang telah selesai dikemas tersebut kemudian ditempatkan pada ruang penyimpanan untuk memudahkan pengambilan.
TAHAP V
Serah Terima dan Pembayaran
Dilakukan oleh bagian administrasi/kasir
1. Konsumen yang akan mengambil cucian, diminta menunjukkan nota rangkap ke-1
2. Setelah itu petugas mengambil cucian pada tempat penyimpanan sesuai dengan nota yang ditunjukkan konsumen.
3. Jika konsumen belum membayar (nota belum di cao lunas), maka petugas wajib mengingatkan konsumen untuk melakukan pembayaran.
4. Setelah pembayaran selesai, nota tersebut di cap “LUNAS”
5. Kemudian cucian yang sudah selesai diproses tersebut kemudian diserahterimakan kepada konsumen.
6. Konsumen dipersilakan untuk mengecek pakaiannya, apakah telah sesuai.
7. Jika telah selesai, nota rangkap ke-1 (yang telah dicap “TELAH DIAMBIL” diserahkan kepada konsumen, sedangkan nota rangkap ke-2 diarsipkan sebagai bukti transaksi.