Denis Wachsmuth Channel Account Manager DACH Rudolf Diesel Str. 7 35440 Linden
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Dokumenten-Eingangsverarbeitung
mit
FormScape 3.4 Enterprise Edition
Denis WachsmuthChannel Account Manager DACH
Rudolf Diesel Str. 735440 Linden
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• Wussten Sie, dass in einem Unternehmen durchschnittlich
• 19 Kopien jedes Dokuments gemacht werden• ca. 20€ für Arbeitszeit zur Ablage eines Dokuments
aufgewendet werden• Das Auffinden eines falsch abgelegten Dokuments
120€ kostet• 25 Stunden für das Wiederherstellen verloren
gegangener Dokumente investiert werden.
• Quelle: PWC 2004
das lässt sich verhindern!
FormScape 3.4 Enterprise Edition
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Die traditionelle Lösung
DokumentenAblage
Archiv-systeme
Eingangs-verarbeitung
OCRSysteme
OutputManagement
Dokumenten Erstellung
Dokumenteaus Bausteinen
TextverarbeitungMS-Word
DokumentenWorkflow
Workflow-Systeme
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• Traditionell hat man im Unternehmen eine Applikation für jede Aufgabe, die Businessprozesse betrifft. Dies ist in der Regel mit hohen Kosten und langen Implementierungszeiten verbunden.
• FormScape 3.4 stellt eine allgemeine Lösung innerhalb und außerhalb des ERP-Systems dar.
• Unsere zentralisierte, webbasierende Lösung verringert sowohl die Kosten als auch die Implementierungszeiten.
• FormScape 3.4 richtet sich nach dem SOA-Prinzip an Ihren Geschäftsprozessen aus. Dies gibt Ihnen eine höhere Flexibilität in Ihren Geschäftsprozessen.
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• Vor allem bei der Bearbeitung von Ausnahmefällen kann die Produktivität gesteigert werden.
• Insbesondere bei der Bearbeitung von Ausnahmefällen trägt FormScape 3.4 zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität bei.
• Die Geschäftsleitung kann sich nur mittels sekunden-aktuellen Dokumenten ein zutreffendes Bild der aktuellen Situation machen. FormScape 3.4 ermöglicht es, solche Dokumente innerhalb des ERP-Systems sichtbar zu
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Die FormScape 3.4 Vision
FormScape 3.4 Enterprise Edition
EingangsVerarbeitung
DokumentenAblage
Dokumenten Erstellung
Dokumenteaus Bausteinen
DokumentenWorkflow
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Unsere Kernfunktionalitäten: OCR: Eingangsverarbeitung. Umwandeln der eingescannten Belege bis zur Positionsebene im strukturierten Text und XML Daten.
Responder: Webbasiertes, frei grafisch programmierbares Benutzerinterface zur Nachbearbeitung und als Workflow-Komponente. Benutzerdefinierte Erstellung von Dokumenten aus Textbausteinen
Presenter & Reprint: Dokumentenablage als Zwischenspeicher zum späteren Nachdruck.
Ausgabe: Generierung von Ausdrucken und Datenumwandlung der ERP-Rohdaten.
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Die Hauptanforderungen im Geschäftsprozess
Geschäftsprozesse
Geschäftliche NutzerAnwendungenz.B. SAP R3
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Alle FormScape 3.4 Dienste werden auf einem zentralen Server ausgeführt. Auf diesen Server greifen sowohl die Benutzer als auch das ERP-System zu. Selbstverständlich sind die Verteilung der Dienste auf mehrere Maschinen sowie Skalierung und Server in Niederlassungen möglich; dabei kann –sofern gewünscht- FormScape 3.4 stets zentral verwaltet werden.
Server
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Mit FormScape 3.4 wird der komplette Lebenszyklus der Geschäftsdokumente abgebildet.
• Eingangsverarbeitung mit Texterkennung, Abgleich mit den ERP-Datenbanken und Weitergabe an den ERP-Workflow.
• Berücksichtigung von Ausnahmefällen der Eingangsverarbeitung bei schlecht lesbaren oder selten vorkommenden Dokumente.
• Workflow- und Genehmigungsprozesse.
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• Interaktives Erstellen von Dokumenten aus individualisierten Textbausteinen.
• Automatische Dokumentengenerierung aus ERP- Rohdaten. Schnelle und einfache Formularentwicklung mittels grafischem Developer.
• Konvertierung von Daten in unterschiedliche Formate.
• Datenaustausch zwischen Datenbanken und anderen Systemen mittels XML, CSV, festen Feldlängen, etc.
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Dokumenteerfassen
Überprüfen
Verteilen &Freigeben
Zusammenführen&
Verknüpfen
Dokumenteausgeben
Erstellen
Kommunizieren & Webzugriff
Der lückenlose Lebenszyklus Ihrer Dokumente
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Ihre Vorteile durch FormScape 3.4 Enterprise Edition
• Erfassen des gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes, um so die Interaktion mit dem Nutzer zu verbessern und eine höhere Produktivität zu erreichen
– Workflow und Genehmigungsprozesse– Erfassung und Überprüfung von Dokumenten– Zusammenstellen und Voranzeige von Dokumenten
• Einführung von adaptierten regulativen Prozessen schafft Risikominimierung und bessere Kontrolle
– Prüfung und Erfassung von Prozessaktivitäten und Änderungen– Die Integration erfolgt auf Transaktionsebene
• Die Ausweitung der unternehmensweiten Architektur reduziert die Kosten und erhöht den ROI
– Eine Architektur, ein Produkt– Applikations-, Lifecycle- & Deploymentmanagement
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Einsatz innerhalb des Lebenszyklus eines Dokuments
Dokumenteerfassen
Überprüfen
Verteilen
Zusammenführen&
Verknüpfen
Dokumenteausgeben
Erstellen
Kommunizieren & Webzugriff
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Erfassen & Überprüfen
Übersicht
Dokumentenerfassung
Mustererkennung von Dokumenten
Dynamische Schlagwortsuche
Datenüberprüfung mit Ihrem Web-Browser
Daten kopieren & einfügen
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Erfassen der Eingänge – Übersicht
Fax
Scanner
FormScape 3.4Ordner
Ihr Web Browser
Überprüfung / Genehmigung
Anwendungsumfeld
TIF-Datei
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Dokumentenerfassung
Die Dokumente können in allen gängigen Grafik-Formaten empfangen und verarbeitet werden.
Nach der Texterkennung werden die Dokumente den jeweils zuständigen Prozessen übergeben.
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Intelligente Dokumenterkennung
mehrseitig
strukturiert
teil-
strukturiert Unicode
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Erfassung & Überprüfung
Übersicht
Dokumentenerfassung
Mustererkennung von Dokumenten
Dynamische Schlagwortsuche
Datenüberprüfung mit Ihrem Web-Browser
Daten kopieren & einfügen
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Hier sieht man die FormScape 3.4 Presenter-Benutzeroberfläche. Es wurden zwei gescannte Batches gefunden. Diese Batches können automatisch oder manuell zur Weiterverarbeitung freigegeben werden
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FormScape 3.4 kann die Dokumente anhand von Leerseiten, Barcodes oder ähnlichem unterscheiden. Alternativ kann der Sachbearbeiter gescannte Dokumente manuell auftrennen.
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Erfassen & Überprüfen
Übersicht
Dokumentenerfassung
Mustererkennung von Dokumenten
Dynamische Schlagwortsuche
Datenüberprüfung mit Ihrem Web-Browser
Daten kopieren & einfügen
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Leistungsstarke optische Zeichenerkennung
Überschrift
Positions-ebene
Für die Bearbeitung müssen Positionen definiert werden, um notwendige Informationen auslesen zu können
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Mittels des Template-Generators können der Texterkennungseinheit die Positionen der relevanten Felder mitgeteilt werden. Dies ist einfach und schnell zu erlernen und muss von keiner EDV-Fachkraft ausgeführt werden.
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Down to Line Item Detail
Der nächste Schritt: die Erfassung der Positionen des Dokuments.
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Erfassen & Überprüfen
Übersicht
Dokumentenerfassung
Mustererkennung von Dokumenten
Dynamische Schlagwortsuche
Datenüberprüfung mit Ihrem Web-Browser
Daten kopieren & einfügen
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Search Expressions for Dynamic Capture
Daten können anhand ihres Formats erkannt werden. Hier im Beispiel eines Datums.
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Erfassen & Überprüfen
Übersicht
Dokumentenerfassung
Mustererkennung von Dokumenten
Dynamische Schlagwortsuche
Datenüberprüfung mit Ihrem Web-Browser
Daten kopieren & einfügen
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Das webbasierte Benutzerinterface bietet allen Anwendern einen komfortablen Zugriff ohne Softwareinstallation auf den Arbeitsplätzen. Unter anderem kann hier ein Dokument nachindiziert oder genehmigt werden.
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Erfassen & Überprüfen
Übersicht
Dokumentenerfassung
Mustererkennung von Dokumenten
Dynamische Schlagwortsuche
Datenüberprüfung mit Ihrem Web-Browser
Daten kopieren & einfügen
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Copy und Paste aus einer Grafik:Texte aus gescannten Dokumenten können in beliebige Microsoft Office- Applikationen eingefügt werden.
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Höhere Produktivität
• Die Recherche von Texten in gescannten Dokumenten erhöht die Produktivität für die tägliche Arbeit mit komplexen Dokumenten
• Das Kopieren & Einfügen von grafischen Texten rationalisiert den Umgang mit Ausnahmefällen und minimiert Eingabefehler
• Die dynamische Datenerfassung von grafischen Texten optimiert die Erkennung von Dokumenten und verringert Ausnahmefälle
• Die dynamische Mustererkennung präzisiert die Informationserfassung, minimiert die Fehlerrate und automatisiert die Prozesse
• Die automatisierte Übertragung erhöht die Effizienz und minimiert menschliche Eingriffe
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Produktiver Umgang mit Ausnahmefällen
• Zugang zu allen Dokumenten ermöglicht den vollkommenen operationalen Überblick
• Die Verbindung zusammengehörender Dokumente erlaubt dem Endverbraucher entsprechende Dokumente schneller zu finden
• Ausnahmefälle können wahlweise innerhalb oder außerhalb der Geschäftsanwendung behandelt werden
• Zusätzliche Informationen zu den Dokumenten können über einen Web Browser erfasst werden, was wiederum die Produktivität erhöht
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Noch Fragen?
• Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Sollten Sie noch Fragen haben, kontaktieren sie uns:
• Vertrieb:Denis [email protected]
• Tel: 06403/7785-310
• Technik:Dirk [email protected]
• Tel: 06403/7785-312