Dematerializzazione e semplificazione dei processi: il progetto realizzato per Lepida Spa/Regione...
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Io l’ho fatto…
Semplificazione e
dematerializzazione dei
processi della pubblica
amministrazione: TessERe in
Regione Emilia-Romagna
23 Ottobre 2014
Smart City Exihibition
![Page 2: Dematerializzazione e semplificazione dei processi: il progetto realizzato per Lepida Spa/Regione Emilia-Romagna](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022052909/5598ed461a28ab6a118b46bc/html5/thumbnails/2.jpg)
2
Gli obiettivi della PA Digitale
Ridurre
la carta
Semplifi-
care
Facilitare le
interazioni
Migliorare i
servizi
Decertifi-
care …
Procedimenti e Processi Amministrativi
AZIONE AMMINISTRATIVA
Si raggiungono attraverso interventi che
riguardano …
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3
Il primo elemento per costruire la PA
digitale:
Doc/er – L'infrastruttura per la gestione
documentale digitale
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4
ESIGENZA DIFFUSA IN TUTTA LA PA
SONO UN ENTE DELLA PA
DEVO ELIMINARE LA CARTA
DEVO SEMPLIFICARE IL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO
DEVO RENDERE DISPONIBILI INFORMAZIONI E DOCUMENTI
AFFIDABILI, CERTI E CONSERVABILI AI MIEI INTERLOCUTORI
MA
NON SO COME FARE (la dematerializzazione è un processo troppo
complesso)
NON HO LE COMPETENZE
NON HO GLI STRUMENTI PER FARLO
Perché?
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5
Il modello GeDoc: verso il superamento delle
isole documentali
Scenario attuale
Protocollo Applicazione X
Applicazione Y Applicazione Z
Repository documentale Protocollo
Repository documentale Applicazione X
Repository documentale Applicazione Y
Repository documentale Applicazione Z
Ciascun Sistema archivia i propri documenti in un
repository dedicato => isole di informazioni
le applicazioni sono aree documentali isolate)
Nessuna funzione di ricerca integrata
Scenario con modello GeDoc
Protocollo Applicazione X
•Applicazione Y •Applicazione Z
Repository documentale
unico
Ciascun Sistema archivia i propri documenti nel repository
unico => knowledge sharing(le applicazioni sono integrate
tra loro)
Disponibilità di funzioni di ricerca evolute
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6
Uno strumento per la gestione documentale dei documenti informatici e
per la creazione dell’archivio unico dell’ente: DOC/ER
Obiettivi:
Dematerializzare
Creare l’archivio unico dell’ente (infrastruttura portante e
trasversale alla vita amministrativa dell’ente)
Rendere più accessibile l’informazione, anche ai fini della
trasparenza amministrativa
Le applicazioni non si devono occupare della gestione documentale
Cosa mette a disposizione RER
Amministrazione accessibile MA
senza carta
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7
COMMERCIO
EDILIZIA
PRIVATA
SUAP
ATTI
…
PRODUZIONE E
GESTIONE DEI
DOCUMENTI
ARCHIVIO
CORRENTE
SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA
DEI DOCUMENTI
CONSERVAZIONE
SOSTITUTIVA
ARCHIVIO/DEPOSITO
STORICO
SISTEMA DI CONSERVAZIONE
Il Sistema di Gestione informatica
dei documenti è al centro della
vita dell’Ente ed intercetta tutti i
flussi documentali,
indipendentemente dagli
applicativi verticali che li
producono.
Doc/er: modello concettuale di riferimento
derivato da ProDe
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8
Applicazioni che implementano i servizi di gestione documentale (servizi a catalogo): protocollo, conservazione, timbro digitale, …
Applicazioni verticali che fruiscono dei servizi a catalogo (SUAP, demografici, …)
Doc/er: architettura
Doc/er
Doc/er:
collante tra le applicazioni verticali che chiedono di
usufruire di servizi documentali e le applicazioni che
forniscono servizi documentali
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9
Corretta gestione del ciclo di vita documentale (dalla formazione alla
conservazione a lungo termine)
Doc/er: quali finalità?
Definizione di standard per
l’integrazione nativa dei
sistemi applicativi che
producono documenti
informatici e superamento
l’esigenza di
integrazione/personalizzazi
one a livello locale tra
applicativi diversi (risparmi
di costi)
Archivio unico
Fascicoli procedimentali
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10 Un esempio di applicazione verticale
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11 Doc/er – ricerca dei documenti nell’archivio unico
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12 Doc/er – documento e unità documentaria
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13 Doc/er – fascicoli dei procedimenti
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Doc/er – estrema flessibilità nella tipizzazione
dei documenti
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15
Ho un'infrastruttura documentale “portante” per gestire la
dematerializzazione
Quindi
Posso spostarmi sui PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI
Analisi dei flussi documentali dei procedimenti
amministrativi tramite una metodologia e strumenti
dedicati
A questo punto…
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Il secondo elemento per costruire
la PA digitale:
Flower – una metodologia per la
dematerializzazione dei
procedimenti amministrativi e
dei flussi documentali
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17
ESIGENZA DIFFUSA IN TUTTA LA PA
Sono un ente della pa
Devo eliminare la carta
Devo semplificare il procedimento amministrativo
Devo rendere disponibili informazioni e documenti affidabili, certi e
conservabili ai miei interlocutori
MA
Non so come fare (la dematerializzazione è un processo troppo
complesso)
Non ho le competenze
Non ho gli strumenti per farlo
Perché?
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Semplificazione
Trasparenza dell’informazione e dell’attività amministrativa
Efficienza (diretta conseguenza delle prime due) e quindi
risparmio (in termini di risorse dedicate al raggiungimento
dell’obiettivo)
Dematerializzazione
Le parole chiave 1/2
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Il percorso progettuale prende avvio da una premessa e un dato di fatto:
la PA lavora per mezzo di procedimenti amministrativi
oltre che per processi
Substrato comune:
Normativa
- Sul procedimento amministrativo
- Sulla trasparenza
- Sulla gestione documentale e documento informatico
- Normativa di dominio sul procedimento amministrativo
Funzioni amministrative - le PA sul territorio svolgono le stesse funzioni
amministrative (es. tutti i Comuni svolgono allo stesso modo la funzione di
autorizzazione avvio attività produttive)
Le parole chiave 2/2
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Un progetto per l’accompagnamento
alla dematerializzazione dei
procedimenti amministrativi e dei flussi
documentali: FLOWER
Uno strumento per la modellazione dei
procedimenti amministrativi e dei flussi
documentali: FLOWEB
Cosa mette a disposizione RER
Trasparenza
Semplificazione Dematerializzazione
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Dematerializzare i flussi documentali dei procedimenti amministrativi
Contestualmente ripensare e semplificare il procedimento/ processo
amministrativo
Creare l’archivio unico dell’ente (infrastruttura portante e
trasversale alla vita amministrativa dell’ente)
Rendere più accessibile l’informazione, anche ai fini della
trasparenza amministrativa
FlowER – Obiettivi del progetto: fornire strumenti
e metodologie per…
Amministrazione accessibile MA
senza carta
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Metodo trasversale
Condivisione dei risultati
Approccio «social» (dal basso) e governo del processo da parte di un
nodo centrale
Infinita possibilità di aggiungere procedimenti già analizzati
Puntuali riferimenti alla normativa in materia di
DOCUMENTO AMMINISTRATIVO,
PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO e DIRITTO DI ACCESSO,
TRASPARENZA,
DOCUMENTO INFORMATICO,
SEMPLIFICAZIONE e DECERTIFICAZIONE
Criteri di GESTIONE DOCUMENTALE (TEORIE E TECNICHE
ARCHIVISTICHE)
FlowER – Approccio metodologico
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Focus sui flussi documentali e sui documenti
Scelta del procedimento
Analisi del flusso documentale
Ridisegno e semplificazione
Costante aggancio con aspetto tecnologico: architettura
dell’infrastruttura documentale
FlowER in breve
Fase I
1
Fase II
2
Fase III
3
SCELGO RIDISEGNO DEMATERIALIZZO
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24
Strumento web che accompagna gli Enti nella ricognizione del proprio
stato dell’arte e nel ridisegno procedimentale, documentale,
organizzativo e tecnologico
FloWEB – lo strumento per la modellazione dei
procedimenti
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25
FlowBOX uno strumento che guida l’Ente con la
metodologia di analisi
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26 FlowBOX – Focus sui documenti
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27
FlowBOX – focus sui documenti e sulle azioni
documentali
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28
FlowBOX e FlowDESIGNER – il disegno del
procedimento dematerializzato
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29 FlowBOX – condivisione delle esperienze
![Page 30: Dematerializzazione e semplificazione dei processi: il progetto realizzato per Lepida Spa/Regione Emilia-Romagna](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022052909/5598ed461a28ab6a118b46bc/html5/thumbnails/30.jpg)
30 A questo punto
Ho l'infrastruttura documentale
Ho un metodo ed uno strumento per l'analisi dei flussi documentali
POSSO FAR GIRARE I PROCEDIMENTI, attraverso la costruzione di
unità minime di processo in modo da produrre documenti digitali in
modo semplice e veloce, senza perdere l'affidabilità giuridica propria del
documento amministrativo
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31
Titolo della presentazione e disclaimer "confidenziale"
Facciamo un esempio…
Inviare un documento firmato tramite PEC è
(apparentemente) un’unica semplice operazione…
In realtà si tratta di almeno 8 azioni documentali
standard effettuate su diversi sistemi - creazione,
redazione, firma, trasformazione in PDF, classificazione,
fascicolazione, protocollazione, invio tramite PEC
TessERe integra queste azioni e le rende un’operazione
semplice, davvero.
![Page 32: Dematerializzazione e semplificazione dei processi: il progetto realizzato per Lepida Spa/Regione Emilia-Romagna](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022052909/5598ed461a28ab6a118b46bc/html5/thumbnails/32.jpg)
32
Titolo della presentazione e disclaimer "confidenziale"
Vi facciamo vedere cosa intendiamo…
Su TessERe abbiamo già implementato le unità documentali
che, combinate tra loro, coprono le principali casistiche d’uso:
Firma
Timbro
Registro e fascicolazione in entrata
Registro e fascicolazione in uscita
Registro e fascicolazione di un documento interno
Approvazione
Redazione
Invio via PEC
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33
Titolo della presentazione e disclaimer "confidenziale"
Vediamo…
Facciamo il caso di un
operatore che vuole inviare il
modulo di richiesta ferie al suo
Ufficio Personale…
![Page 34: Dematerializzazione e semplificazione dei processi: il progetto realizzato per Lepida Spa/Regione Emilia-Romagna](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022052909/5598ed461a28ab6a118b46bc/html5/thumbnails/34.jpg)
34 La logica delle TessERe
Le unità documentali hanno una valenza trasversale per
tutto l'ente e per tutti gli enti
Possono essere utilizzate per la costruzione di processi più
complessi, in qualsiasi ambito
Cos'è TessERe?
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35 Il FlowDesigner
È lo strumento che permette di modellare il processo analizzato tramite
FlowBOX
importare da FlowBOX la bozza del processo/procedimento
«disegnare» con FlowDesigner utilizzando:
ᐳ funzionalità del modello GeDoc (fascicola, protocolla, …)
ᐳ tessere già disegnate in precedenza
ᐳ Human Task in standard Oasis WS-Human Task
esportare il processo ridisegnato su FlowDesigner nello standard
BPMN2
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36 FlowDesigner importare da FlowBOX
![Page 37: Dematerializzazione e semplificazione dei processi: il progetto realizzato per Lepida Spa/Regione Emilia-Romagna](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022052909/5598ed461a28ab6a118b46bc/html5/thumbnails/37.jpg)
37
37
FlowDesigner modellare il flusso
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FlowDesigner disegnare Human Task
![Page 39: Dematerializzazione e semplificazione dei processi: il progetto realizzato per Lepida Spa/Regione Emilia-Romagna](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022052909/5598ed461a28ab6a118b46bc/html5/thumbnails/39.jpg)
39 FlowDesigner esportare su TessERe
Il flusso revisionato e
personalizzato viene
installato con la funzionalità
di «deploy» direttamente
sulla piattaforma KeySuite.
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40
Titolo della presentazione e disclaimer "confidenziale"
Che cos’è TessERe
È lo strumento che permette di orchestrare il processo
ridisegnato tramite FlowDesigner
BPM per l’automazione del flusso documentale nello
standard BPMN2
Human Task per le attività umane che coinvolgono i
diversi attori del processo
Business Intelligence per il monitoraggio e l’analisi dei
processi
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41
Titolo della presentazione e disclaimer "confidenziale"
Altre funzionalità di TessERe
Templating per la gestione dei template Office
della documentazione
Editing on line per la modifica dei documenti
Navigazione dei fascicoli del sistema documentale
tramite «esplora risorse»
Trasformazione dei formati dei documenti
App di firma multipla dei documenti
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42
Titolo della presentazione e disclaimer "confidenziale"
App di firma multipla
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43
Titolo della presentazione e disclaimer "confidenziale"
Un caso di studio: l'ambito di
approvvigionamento beni e servizi
Utilizziamo tutti i componenti messi a disposizione
Infrastruttura documentale (Doc/er)
Metodologia per l'analisi dei procedimenti (FlowER)
Strumento per l'analisi dei procedimenti (Floweb)
Strumento per l'orchestrazione dei procedimenti (TessERe)
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44
Titolo della presentazione e disclaimer "confidenziale"
Mappa – Approvvigionamento beni e servizi
APPROVVIGIONAMENTO BENI E SERVIZI
SCELTA DEL CONTRAENTE
1.1 Procedura negoziata senza bando
Art. 57 e 125
1.2 Procedura negoziata con bando
Art. 56
1.3 Procedura aperta sotto soglia con massimo ribasso
Art. 55
1.4 Procedura aperta sotto soglia con offerta economicamente più
vantaggiosa Art. 55
1.5 Procedura aperta sopra soglia con massimo ribasso Art.
55
1.7 Procedura in economia su MEPA
1.6 Procedura aperta sopra soglia con offerta
economicamente più vantaggiosa Art. 55
STIPULA E AVVIO CONTRATTO
2.1 Affidamento e stipula con atto pubblico
2.2 Affidamento e stipula con scrittura privata
2.4 Affidamento e stipula tramite convenzione
2.3 Affidamento e stipula con scambio corrispondenza
ESECUZIONE
3.1 Somministrazione beni servizi pagamento unico a
saldo
3.2 Somministrazione beni servizi con pagamenti
plurimi
3.3 Sospensione del contratto
3.4 Gestione varianti del contratto
3.5 Proroga del contratto
CHIUSURA
4.1 Chiusura per estinzione
4.2 Chiusura per risoluzione
3.6 Gestione delle penali
2.5 Ripetizione del contratto
1.8 Adesione a convenzione su centrale di committenza (Intercent-ER /Consip)
Elementi a disposizione: Infrastruttura documentale (Doc/er) Metodologia per l'analisi dei procedimenti (FlowER) Strumento per l'analisi dei procedimenti (Floweb) Strumento per l'orchestrazione dei procedimenti (TessERe)
![Page 45: Dematerializzazione e semplificazione dei processi: il progetto realizzato per Lepida Spa/Regione Emilia-Romagna](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022052909/5598ed461a28ab6a118b46bc/html5/thumbnails/45.jpg)
45
Titolo della presentazione e disclaimer "confidenziale"
Percorsi – Approvvigionamento beni e servizi
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.8
1.7
1.9
1. 10
2.2
2.1
2.3
2.4
4.2
4.1
3.2
3.1
2.5
3.3
3.4
3.5
3.6
SCELTA DEL CONTRAENTE
STIPULA E AVVIO CONTRATTO
ESECUZIONE CHIUSURA
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Titolo della presentazione e disclaimer "confidenziale"
Vediamo un procedimento dell'ambito implementato
A seguire vediamo l’implementazione su TessERe del procedimento «Stipula con Atto pubblico»
Il procedimento inizia con la determina di aggiudicazione.
Il Servizio Appalti e contratti procede ad una serie di comunicazioni all’impresa contraente e alle contro-interessate.
Predispone la bozza di Atto Pubblico e convoca l’impresa vincitrice presso la sede dell’Ente per la firma del contratto
Si verifica nella fase di affidamento e stipula di un contratto ed è preceduto da un procedimento di gara che ha portato all’individuazione dell’impresa contraente
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Titolo della presentazione e disclaimer "confidenziale"
Orchestrazione dei servizi documentali per mezzo di TessERe
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