Frédéric LAUNAY / N° 1 / Téléphonie La téléphonie Généralités.
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Optimale pro officesolution intégrée web – téléphonie fixe - standard téléphonique
guide de prise en main
France Télécom Orange
juin 2011
2 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra sans fil web web utilisateur web administrateur compléments
sommaire
Bienvenue
– comment utiliser ce support
– mon nouveau service
Je découvre mon téléphone Aastra
– l’écran
– appeler, recevoir un appel, communiquer, s’absenter
– les annuaires
– Mon téléphone en un coup d’œil
J’utilise un téléphone sans fil
– accéder aux fonctions avancées
Un web pour ma téléphonie
Je personnalise mon téléphone– Ma page d’accueil – Renvois– Programmation des touches de mon
téléphone– Mes contacts (annuaire et répertoire)
J’administre ma téléphonie sur le web– Gestion des postes– Gestion de l’annuaire entreprise– Activer / désactiver la messagerie
vocale– Mes messages personnalisés
(accueil, messagerie vocale… )
Compléments– Documentation– Lexique
Formation Optimale pro office3
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra sans fil web web utilisateur web administrateur compléments
Bienvenue
Comment utiliser ce support
Mon nouveau service
4 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra sans fil web web utilisateur web administrateur compléments
Comment utiliser ce support ?
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intro
5 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra sans fil web web utilisateur web administrateur compléments
Comment utiliser ce support ?
Des icones vous indiquent les fonctions spécifiques :
Fonction d’admistration de votre téléphonie
Numéros d’étape
Introduit différentes possibilités
Indique un clic de souris
Pour décrire les manipulations sur le système :
31 2
OU
6 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra sans fil web web utilisateur web administrateur compléments
Mon nouveau service
Optimale pro office est une offre qui combine :
– un accès Internet pro et les services associés
– un accès de téléphonie Internet
– un standard téléphonique inclus dans la Business Livebox
– un site web dédié dans la Business Livebox pour :• configurer l’installation
• personnaliser chaque téléphone
Formation Optimale pro office7
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra sans fil web web utilisateur web administrateur compléments
Je découvre mon téléphone Aastra 6755i raccordement, l’écran
appeler, recevoir un appel
pendant un appel : mise en attente, multi-lignes
communiquer entre collègues
s’absenter sans perdre d’appels
annuaires
Mon téléphone un coup d’œil
8 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra autre tél. web web utilisateur web administrateur compléments
Le raccordement de mon téléphone
Raccordement électrique : pour redémarrer, débrancher et rebrancher le téléphone
Raccordement réseau : directement sur la Business Livebox ou avec un Liveplug
9 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra autre tél. web web utilisateur web administrateur compléments
L’écran de mon téléphone
Sur l’écran de mon téléphone, je peux lire :
– Mon nom d’utilisateur (ex : Claude Duchaussoir)
– Le numéro de mon téléphone en interne (ex : 407)
10 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra autre tél. web web utilisateur web administrateur compléments
J’utilise mon téléphone
J’appelle un correspondant :
je compose le numéro avec les touches, par exemple : 0102030405
j’appuie sur la touche « Composer » qui s’affiche sur l’écran de mon téléphone
1mon appel est lancé :
2je suis en communication je peux :– soit rester en mains libres– soit décrocher le combiné
3
11 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra autre tél. web web utilisateur web administrateur compléments
J’utilise mon téléphone
Je reçois un appel :
lorsque mon téléphone sonne, je peux répondre de plusieurs manières :
OU
je décroche le combiné
je suis en communication avec mon combiné
j’appuie :
– soit sur le bouton répondre
– soit sur le bouton de la ligne
– soit sur le bouton haut parleur
je suis en communication mains libres
12 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra autre tél. web web utilisateur web administrateur compléments
J’utilise mon téléphone
Mettre en attente pendant ma conversation : deux possibilités
OU
soit j’appuie sur la touche de mise en attente musicale :
Mon correspondant est en attente
soit j’appuie sur une touche de ligne L2, L3… pour déclencher une autre communication en même temps :
Mon correspondant est en attente
13 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra autre tél. web web utilisateur web administrateur compléments
je suis en communication et un autre correspondant essaie de me joindre :
1
J’utilise mon téléphone
J’ai plusieurs appels en même temps :
je préviens mon correspondant et je prends mon nouvel appel en appuyant sur la ligne correspondante :
2
14 Formation Optimale pro office
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Je règle le son
Combiné et haut-parleur :
j’appuie sur les touches de volume, pendant ma communication
Couper le micro pendant une communication :
j’appuie sur la touche secret
Sonnerie :
j’appuie sur les touches de volume, en dehors d’une communication
15 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra autre tél. web web utilisateur web administrateur compléments
Je communique avec mes collègues
Numéros courts (en interne) :
– numéros 4xx pour les téléphones avec une ligne directe (ex : 432 pour un téléphone avec 0199445532 comme ligne directe)
– numéros 6xx pour les téléphones sans ligne directe
Possibilité d’ appel en une touche…
16 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra autre tél. web web utilisateur web administrateur compléments
je préviens le destinataire de
l’appel
3
je transfère un appel à mon collègue
– transfert direct (non illustré dans ce document)
– ou transfert avec consultation :
Je communique avec mes collègues
j’appuie sur transfert
1j’appelle le
destinataire de l’appel
2je transfère l’appel
4
17 Formation Optimale pro office
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je supervise le téléphone d’un de mes collègues
Je communique avec mes collègues
j’intercepte l’appel qui arrive sur le téléphone de mon collègue en appuyant sur une touche
je vois si son téléphone est occupé
je vois si son téléphonesonne
voir aussi la personnalisation des touches écran
18 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra autre tél. web web utilisateur web administrateur compléments
Différentes solutions :
Avant mon départ
Renvoyer ma ligne (vers mon mobile, ma messagerie,…)
A mon retour
Messagerie vocale
Journal d’appels
Je m’absente sans perdre d’appels
19 Formation Optimale pro office
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Je m’absente sans perdre d’appels
J’utilise les renvois : (1/2)
Les différents renvois :
– Renvoi immédiat
– Renvoi sur non réponse
– Renvoi sur déconnexion
renvoi
20 Formation Optimale pro office
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Je m’absente sans perdre d’appels
J’utilise les renvois : (2/2)
Je renvoie mes appels avec mon téléphone
– les codes clavier
– programmation des touches écran
J’annule mes renvois
– les codes clavier
– programmation des touches écran
21 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra autre tél. web web utilisateur web administrateur compléments
je reçois mes messages vocaux dans ma boite email :
je le mets en place depuis mon web
Je m’absente sans perdre d’appels
j’ai un nouveau message
– voyant rouge
– enveloppe
je consulte ma messagerie vocale
– depuis mon
téléphone : 888
– depuis un autre poste : 880
Ma messagerie vocale
22 Formation Optimale pro office
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Je retrouve mes appels : le journal d’appels
je vois mes appels reçus
j’accède à la liste des mes appels
je vois mes appels manqués
je vois mes appels émis
23 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra autre tél. web web utilisateur web administrateur compléments
J’utilise mon journal d’appels
j’efface la totalité de mon journal d’appels
je traite un appel de mon journal
je rappelle
je regarde le détail de l’appel
j’efface l’appel
j’enregistre le numéro dans
mon téléphone
24 Formation Optimale pro office
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attention : trois annuaires distincts
Support
Périmètre
Sur le téléphone Aastra Sur le web
Contacts personnels
(mise à jour : utilisateur)
Répertoire .
Mes contacts .
Contacts partagés
(mise à jour : administrateur)Annuaire .
25 Formation Optimale pro office
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J’utilise le « Répertoire » de mon téléphone Aastra
Mon téléphone peut stocker des numéros fréquemment utilisés.
Ces numéros sont personnels : ils ne sont pas partagés avec les autres utilisateurs du système
Ce répertoire est différent du répertoire personnel « mes contacts » sur le web utilisateur.
Utiliser un numéro dans le répertoire :
appuyer sur la touche « Répertoire » en haut à gauche du téléphone
26 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra sans fil web web utilisateur web administrateur compléments
Je consulte l’annuaire d’entreprise depuis le téléphone Aastra
j’appuie sur la touche « Annuaire »
je tape les premières lettres de mon contactet je lance la recherche
je trouve mon contact1 2 3
27 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra autre tél. web web utilisateur web administrateur compléments
Mon téléphone Aastra 55i > détail de toutes les touches
28 Formation Optimale pro office
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Si j’ai encore des questions sur l’utilisation de mon téléphone
Je peux consulter la « notice téléphone 55i »
Je peux consulter « le guide utilisateur Optimale pro office »
Je peux solliciter l’assistance France Télécom Orange
Formation Optimale pro office29
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J’utilise un téléphone sans fil avec mon nouveau service
pourquoi un Boitier ATA ?
pendant un appel : mise en attente, faire un 2e appel
recevoir un 2e appel
transférer un appel à mon collègue
30 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra sans fil web web utilisateur web administrateur compléments
Pourquoi un Boitier ATA ?
Un boîtier ATA est un « adaptateur » pour pouvoir raccorder un téléphone classique (analogique) à votre solution Optimale pro office
31 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra sans fil web web utilisateur web administrateur compléments
J’utilise mon téléphone sans fil ou classique
Faire un 2e appel pendant ma conversation et revenir au 1er appel
je suis en communication et
je veux revenir au 1er appel, je fais « R 2 »
3je suis en
communication et je veux faire un 2e
appel
1 je raccroche l’appel en cours, j’ai une sonnerie
et je décroche pour revenir à l’autre appel
4
0148614552
je préviens mon correspondant et je
fais « R » + « nouveau numéro »
2
R0149623558 R2 0149623558
32 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra sans fil web web utilisateur web administrateur compléments
J’utilise mon téléphone sans fil ou classique
Je reçois un 2e appel
je suis en communication et j’ai un double appel
1 si je raccroche l’appel en cours, ça sonne et
je décroche pour revenir à l’autre appel
3
0148614552
je fais « R 2 » pour prendre le 2e appel
2
R20149623558
33 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra sans fil web web utilisateur web administrateur compléments
J’utilise mon téléphone sans fil ou classique
Je reçois un appel et je veux le transférer à mon collègue
j’appuie sur « R 4 » pour transférer l’appel
vers mon collègue
3l’appel est transféré,
je raccroche
4je suis en
communication avec mon collègue, le 1er appel est en attente
2
0149623558 R4
j’appuie sur « R » puis je compose le n°
du poste de mon collègue
1
R0149623558
Formation Optimale pro office34
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra sans fil web web utilisateur web administrateur compléments
Un web pour ma téléphonie
Pour quoi faire ?
Accéder au web
Mémoriser l’adresse
35 Formation Optimale pro office
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Un web pour quoi faire ?
Depuis mon ordinateur, je peux :
1. personnaliser mon téléphone
2. si je suis administrateur, configurer mon installation
36 Formation Optimale pro office
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Comment j’accède au web ?
Depuis mon navigateur Internet : http://192.168.1.1
Je définis un favori dans mon navigateur
Connexion pour personnaliser mon téléphone :
– utilisateur = prénom.nom(voir sur mon téléphone Aastra 55i)Exemple : Claude.Duchaussoir
– mot de passe = n° du posteExemple : 407
Connexion pour administrer l’installation :voir la section correspondante
Claude.Duchaussoir
407
Formation Optimale pro office37
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Je personnalise mon téléphone via le web utilisateur
la page d’accueil du web utilisateur
je programme des renvois
les trois annuaires
je programme les touches de mon téléphone
je retrouve tous les codes des fonctions de mon téléphone
38 Formation Optimale pro office
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Ma page d’accueil Optimale pro office
Accéder aux
rubriques
Appeler mes
collègues
Gérer ma messagerie vocale
Ma ligne, mon
groupe d’appels
Mon téléphone
Le numéro qui s’affiche
quand j’appelle
Créer / modifier mes
renvois
39 Formation Optimale pro office
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Je consulte mes appels manqués
Accéder à la page mon journal d’appels
Appels manqués
1
2
40 Formation Optimale pro office
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Je reçois mes messages vocaux dans ma messagerie email
1
2
3
modifier
41 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra sans fil web web utilisateur web administrateur compléments
Je crée mes renvois
42 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra sans fil web web utilisateur web administrateur compléments
Annuler un renvoi
43 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra sans fil web web utilisateur web administrateur compléments
4 touches écran personnalisables
Objectif :
Appeler un correspondant en une touche
Réaliser une action (renvoi, supervision…) en une touche
Accès :
Web utilisateur
Mes paramètres Mes touches écran
43
Je programme les touches de mon téléphone Aastra (1/2)
44 Formation Optimale pro office
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je choisis le type de programmation : appel rapide / supervision
je choisis le texte affiché
je redémarre mon téléphone
je choisis le numéro
je valide
Je programme les touches de mon téléphone Aastra (2/2)
1
3
4
5
2
45 Formation Optimale pro office
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Les trois annuaires
Support
Périmètre
Sur le téléphone Aastra Sur le web
Contacts personnels
(mise à jour : utilisateur)
Répertoire .
Mes contacts .
Contacts partagés
(mise à jour : administrateur)Annuaire .
46 Formation Optimale pro office
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Je consulte et je gère mes contacts
numéro obligatoire
Cliquer pour appeler le contact
appeler
47 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra sans fil web web utilisateur web administrateur compléments
Je consulte l’annuaire de l’entreprise depuis le web utilisateur
appeler
Critères de
recherche
Cliquer pour appeler le contact
Formation Optimale pro office48
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra sans fil web web utilisateur web administrateur compléments
Je gèrema téléphonie via le web administrateur
se connecter
la page d’accueil du web administrateur
mes contacts, mes annuaires
49 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra sans fil web web utilisateur web administrateur compléments
49
Je me connecte au web administrateur
depuis mon navigateur Internet, je tape dans la barre d’adresse
Connexion Pour gérer les services de téléphonie de l’entreprise
– Utilisateur = admin
– Mot de passe (par défaut) = admin
50 Formation Optimale pro office
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Je gère les droits utilisateurs de mes collègues
51 Formation Optimale pro office
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra sans fil web web utilisateur web administrateur compléments
Je rajoute un contact dans l’annuaire d’entreprise
Formation Optimale pro office52
• —• —• —@ ? intro tél. Aastra sans fil web web utilisateur web administrateur compléments
Compléments
La documentation
Les codes des renvois
L’assistance France Télécom Orange
Lexique des termes techniques principaux
53 Formation Optimale pro office
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La documentation : les essentiels
notice téléphone 55i
Optimale pro officetéléphone 55iguide utilisateur
i
i
54 Formation Optimale pro office
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Codes clavier des renvois
55 Formation Optimale pro office
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