[DE] DMS: Ist-Analyse und Auswertung von Analysen | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT |...
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Ist-Analyse und Auswertung vonAnalysen
für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen
Beratung
Dr. Ulrich KampffmeyerBarbara Merkel
P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Hamburg 1998
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen
Von Dr. Ulrich Kampffmeyer
Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd.Mitglied des Executive Committee und des Board of Directors der AIIM EuropeMitglied des DLM-Monitoring Committee der Europäischen Kommission
Und Barbara Merkel
Beraterin der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr.Ulrich Kampffmeyer GmbH.
InhaltBedeutung von Ist-Analysen
Zweck von Ist-AnalysenDurchführung von AnalysenAufwände für die Durchführung von AnalysenVorgehen
ErfassungslistenAllgemeiner Aufbau der ErfassungslistenDokument-Analyse (Dok_A)Ordnungsmittel-Analyse (Ord_A)Archiv-Analyse (Arc_A)Nutzungs-Analyse (Nutz_A)Organisations-Analyse (Org_A)Vorgangs-Analyse (Vorg_A)Technik-Analyse (Tec_A)
Auswertung der ListenZählwerteSkalierungen oder WertebereicheJa/Nein-Fragen „Document-Life-Cycle“-AnalyseBesondere Ergebnistypen
Übergreifende AuswertungenAuswertungsbereicheZusammenführung der Ergebnisse mit GewichtungKosten/WirtschaftlichkeitZeitverhaltenMengengerüsteRetrieval/Wiederfinden/Klassifikation - Archivsystemstruk-turZugriffsrechte/Zugriffsschutz/DatensicherheitSpeicherformateRechtliche Absicherung / VerfahrensdokumentationOrganisationsstrukturNutzungskomfortAuslegung der InfrastrukturEinbindung vorhandener Systeme
Kunde: Intern Projekt: Autor: Kff/BMThema: DMS-Einführung Topic: Ist-Analyse Status: FertigDatei: dmsist-
analyseulrichkampffmeyer19980112-160819092253.doc
Datum: 12.01.1998 Version: 2.1
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen
SonstigesErgebnisAusblick
Nutzung von ToolsStrategien
Anlagen „Erfassungslisten“
Bedeutung von Ist-Analysen
Die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems jeglicher Ausprägung ist aufgrund der Komplexität eines solchen Systems und der mit der Einführung verbundenen notwendigen Anpassung der Arbeitsabläufe eine unternehmenspolitische Entscheidung mit erheblicher Reichweite. Daher muß bereits im Vorfeld der Systemeinführung eine umfassende Planung durchgeführt werden. Zur Bestimmung des Aufbaus und der Auslegung eines zukünftigen Dokumenten-Management-Systems müssen die in einem Unternehmen verwendeten Informationen und Dokumente und die bereits existierenden Ablagen und Archive untersucht werden. Erst aufgrund der in der Ist-Analyse gesammelten und ausgewerteten Daten können Schwachstellen erkannt, die Anforderungen an das zukünftige Dokumenten-Management-System spezifiziert und dessen Auslegung bestimmt werden.
Zweck von Ist-Analysen
Die sorgfältig durchgeführte Ist-Analyse liefert alle Informationen für Anwender und Anbieter, um eine technische Lösung erfolgreich einführen zu können:
• Ermittlung von Schwachstellen und Effizienzpotentialen,
• Mengengerüste für Lösungen,
• Erschließung der Information,
• Planung der organisatorischen Veränderungen,
• Abschätzung der Dimension von Projekten und Erleichterung der Auswahl eines geeigneten Systems,
• Maßstab für den Projekterfolg,
• Planungsgrundlage für Soll-Konzeption und Pflichtenheft,
• Vergleichsdaten für Ist und Soll,
• Planung der Durchführung von Projekten.
Die Ist-Analyse ist somit ein wichtiger Erfolgsfaktor und eine wesentliche Voraussetzung in allen Arten von DMS-Projekten.
Durchführung von Analysen
Bei der Untersuchung des Ist-Zustandes hinsichtlich des Dokumenten-Managements in einem Unternehmen sind viele Fragen zu beantworten, wie beispielsweise:
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen• Welche Informationen und Dokumente entstehen?
• Wer bearbeitet sie?
• Wann und wo werden sie erstellt?
• Wie oft wird auf Dokumente zugegriffen?
• Wann, wo und von wem werden sie abgelegt, archiviert, geändert, vernichtet?
• Wer darf Dokumente vernichten?
• Wann wird eine Information benötigt und woher kommt sie?
• Welche Infrastruktur wird im Unternehmen genutzt?
• Welche Ablagen und Archive sind vorhanden?
Aus den Antworten auf diese Fragestellungen lassen sich Faktoren ableiten, die Systemarchitektur, Auslegung der Systemkomponenten, Verschlagwortung und Retrieval, Datensicherheit und Datenschutz, geeignete Speichermedien, erforderliche Organisationsanpassungen u.a. bestimmen. Auch die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung leitet sich hieraus ab. Die genannten Fragestellungen bezüglich des Ist-Zustandes sollten mittels verschiedener Detailanalysen beantwortet werden:
• Dokument-Analysen,
• Ordnungsmittel-Analysen,
• Archiv-Analysen,
• Nutzungs-Analysen,
• Organisations-Analysen,
• Vorgangs-Analysen und
• Technik-Analysen.
Bei jeder Detailanalyse können alle notwendigen Informationen am sinnvollsten mit Hilfe von Fragebögen oder Erfassungslisten ermittelt werden. Da die im Rahmen der Ist-Bestandsaufnahme durchzuführenden Detailanalysen nicht isoliert zu betrachten sind und die Analysebereiche Überschneidungen aufweisen, werden Informationen in unterschiedlichen Zusammenhängen auftreten.
Bei bestimmten Unternehmenszielen, wie etwa die Reduzierung des Raumbedarfes, kann die Ist-Analyse auch nur auf eine Analyse, in diesem Fall die Archiv-Analyse, beschränkt werden. Bei aufwendigeren Untersuchungen wie beispielsweise Vorgangs-Analysen kann es sinnvoll sein, die schriftliche Befragung durch Interviewtechniken zu ergänzen.
Aufwände für die Durchführung von Analysen
Der Aufwand für die Durchführung von Analysen mit entsprechender Ergebnisdokumentation ist nicht zu unterschätzen. Vor Beginn der Untersuchung Kunde: Intern Projekt: Autor: Kff/BMThema: DMS-Einführung Topic: Ist-Analyse Status: FertigDatei: dmsist-
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemensind daher Tiefe und einzusetzende Methodik wie z.B. Datenbanken oder Tabellenkalkulation derart festzulegen, daß vergleichbare Ergebnisse erzielt werden können. Die Qualität der erhobenen Informationen ist ein kritischer Erfolgsfaktor für das Gesamtprojekt, da fehlende Daten bei der Realisierung nur mit erheblichem Zusatzaufwand beschafft werden können und damit Implementierungszeitpläne verzögern. Der Aufwand für die Durchführung einer Ist-Analyse ist von verschiedenen, unternehmensspezifischen Faktoren abhängig. Folgende Faktoren sind bei der Aufwandsabschätzung zu berücksichtigen:
• Schwerpunkte und Zielsetzung der Untersuchung,
• Umfang des zu untersuchenden Bereiches,
• Einbeziehung vorhandener Informationen wie beispielsweise Übersichten über die Infrastruktur, Organigramme oder Stellenbeschreibungen,
• Umfang der durchzuführenden Detailanalysen,
• Tiefe und Detaillierungsgrad der Untersuchung,
• Höhe des Budgets,
• gewünschtes Ergebnis und
• Kenntnisstand der Projektmitarbeiter.
Aufwand und zu erreichendes Ziel müssen dabei in einem gesunden und wirtschaftlich zu vertretenden Rahmen bleiben. Die Aufwände für die Durchführung der Analysen steigen mit der Komplexität des Systems.
Schalenmodell
Workflow
Retrievalund Recherche
Archiv
Nutzen
Integrationsgrad KomplexitätDaten-
sicherung
Kosten
Dokumenten-Management
Synergien mit anderen Anwendungen
Groupware
Abb. 1: Schalenmodell
Die Auswertungen der Detailanalysen ermöglichen die Abschätzung der Komplexität der geplanten Anwendung. Der Anwender kann sich für unterschiedliche Strategien entscheiden wie z.B.
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen• einfachere technische Lösung - geringerer Implementierungsaufwand - hoher
Organisationsaufwand zur Sicherstellung des Verfahrens - geringere Nutzenpotentiale, oder z.B.
• umfassende technische Lösung - hoher Implementierungsaufwand - geringer organisatorischer Aufwand für den Betrieb durch optimalen Technikeinsatz - höhere Nutzenpotentiale.
Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Aufwände der verschiedenen Analysen für unterschiedliche Systemkategorien.
Analysen Gesamt-
Dokument
Ordn.
mittel
Nutzung Archiv Org. Vorgang Technik Aufwand
Daten-sicherungssystem
+ + sehr gering
COLD-Archiv
+ + + + gering
Image-Archiv
+++ ++ ++ +++ + + ++ mittel
Gemischtes Archiv
+++ +++ ++ +++ + + ++ mittel
Dynam-isches Dokumen-ten-Management
+++ + ++ ++ ++ ++ ++ hoch
Group-ware ohne Archiv
+ + ++ ++ ++ + mittel
Group-ware mit Archiv
++ ++ ++ ++ ++ ++ ++ hoch
Ad hoc Workflow
++ ++ ++ + + + ++ mittel
Production Workflow
+++ +++ +++ ++ +++ +++ ++ sehr hoch
Integrierte Lösungen aus Workflow, Archiv etc.
+++ +++ +++ +++ +++ +++ +++ sehr hoch
Abb. 2: Aufwände für die Durchführung von Analysen nach Systemkategorien
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenVorgehen
Bei der Planung der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems empfiehlt sich im allgemeinen folgendes Vorgehen:
• Grobanalyse
• Eignung der untersuchten Bereiche für die Einführung einer technischen Lösung
• Ermittlung der Dimension des Projektes
• Entscheidung für grundsätzliche Produktstrategien, z.B. Workflow, Groupware, elektronisches Archiv
• Abschätzung der Aufwände für Detailanalysen
• Planung Einführungs- und Realisierungsprojekt
• Ressourcenbindung
• Detailanalysen
• Durchführung der benötigten Analysen
• Auswertung und Bewertung
• Kosten-, Nutzen-, Wirtschaftlichkeitsermittlung
• Betriebskonzept
• Qualifizierungskonzept
• Projektplan
• Soll-Konzept, Pflichtenheft
• Ausschreibung, Auswahl
Nach der Ist-Bestandsaufnahme erfolgt eine Verdichtung und Auswertung der durchgeführten Detailanalysen. Je nach Umfang kommt der Einsatz von manuellen Tabellenkalkulations- oder Datenbankmethoden in Frage. Bei der Dokument- und Archiv-Analyse sind in der Regel Tabellenkalkulationsprogramme ausreichend, bei komplexeren Analysen sollte der Einsatz einer Datenbank vorgezogen werden. Für Vorgangs-Analysen können entsprechende Design- und Simulationstools eingesetzt werden. Es sollte jedoch nach Möglichkeit eine einheitliche Auswertungsmethodik gewählt werden. Aus den Ergebnissen der Analysen und der Bewertung der Schwachstellen ergeben sich die eigentlichen Anforderungen an das DMS.
Die grundsätzlichen Anforderungen und das fachliche Soll-Konzept sollten zusammen mit den Fachabteilungen entwickelt werden. Das fachliche Soll-Konzept bildet die Grundlage für die Erarbeitung des technischen Pflichtenheftes für eine anschließende Ausschreibung oder Angebotseinholung. Grundsätzlich gilt bei einer Ausschreibung, daß der Aufwand für die Auswertung der Angebote, die Herstellergespräche und die Vertragsverhandlungen in einem realistischen Verhältnis zum Gesamtumfang des Projektes stehen müssen. Man kann davon Kunde: Intern Projekt: Autor: Kff/BMThema: DMS-Einführung Topic: Ist-Analyse Status: FertigDatei: dmsist-
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemenausgehen, daß sechs bis sieben qualifizierte Angebote einen ausreichenden Entscheidungsfreiraum bieten. Eine Vorauswahl der potentiellen Anbieter kann auch durch KO-Kriterien erfolgen.
Die auftragsgemäße Realisierung durch den Systemanbieter kann nur bei exakter Formulierung der geforderten Systemfunktionalität und Arbeitsabläufe gewährleistet sein. Bei einer mangelnden Ausformulierung der Anforderungen besteht die Gefahr, daß der Anbieter zwar die technische Funktionalität bereitstellt, die aber als Gesamtlösung unter Umständen nicht der geforderten Aufgabenstellung gerecht wird und nicht wirtschaftlich eingesetzt ist.
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen
Erfassungslisten
Die hinsichtlich des Ist-Zustandes des Dokumenten-Managements zu untersuchenden Fragestellungen werden mittels verschiedener Detailanalysen beantwortet:
• Dokument-Analyse (Dok_A),
• Ordnungsmittel-Analyse (Ord_A),
• Archiv-Analyse (Arc_A),
• Nutzungs-Analyse (Nutz_A),
• Organisations-Analyse (Org_A),
• Vorgangs-Analyse (Vorg_A) und
• Technik-Analyse (Tec_A).
Im folgenden werden die verschiedenen Erfassungslisten für die Detailanalysen beschrieben. Diese stehen als Excel-Dateien zur Verfügung, so daß sie für jede Anforderung angepaßt werden können (siehe Kapitel 7 Anlagen „Erfassungslisten“).
Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten
Alle Erfassungslisten sind einheitlich aufgebaut. Der Aufbau bildet einen einheitlichen, formalen Rahmen für die inhaltlich unterschiedlichen Erfassungslisten der einzelnen Analysen und vereinfacht die Zusammenführung und Auswertung der Listen. Alle Erfassungslisten sind in
• einen allgemeinen Kopfteil,
• einen listenspezifischen Kopfteil, der die gesamte Liste betrifft und
• einen listenspezifischen Hauptteil
gegliedert.
Der allgemeine Kopfteil ist folgendermaßen aufgebaut:
PC-Kunde
Ist-Analyse
Projekt Fachbereich
Thema Ist-Analyse
Datum
Projekt-Nr.
Abteilung Listentyp Version
Autor Listennr.
Stellen-zeich.
Telefon
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenIn das Feld „Listentyp“ ist die jeweilige Detailanalyse (Dokument-Analyse, Ordnungsmittel-Analyse, Archiv-Analyse, Nutzungs-Analyse, Organisations-Analyse, Vorgangs-Analyse oder Technik-Analyse) einzutragen. Gibt es zu einer Detailanalyse mehrere Listen, ist auch das Feld „Listennr.“ auszufüllen (lfd. Nummer der Listen). Das Feld Version enthält die unterschiedlichen Überarbeitungsstände der Liste, z.B. „Ersterhebung“ oder „Konsolidiert“.
In dem listenspezifischen Kopfteil werden Angaben zur Identifizierung der jeweiligen Erfassungsliste gemacht. Für die Dokument-Analyse sieht dieser Teil der Liste beispielsweise folgendermaßen aus:Sachgebiet
Ordnungsmittel
Der Hauptteil der Erfassungslisten enthält die auszuwertenden Felder, wobei prinzipiell drei Möglichkeiten für die Auswertungen und Zusammenfassungen der einzelnen Spalten bestehen (siehe auch Kapitel 3 „Auswertung der Listen“):
Beispiel Auswertungsmöglichkeiten
Zählwert oder Meßwert Anzahl Dokumente in einem Ordnungsmittel
Bildung von Summen
Skalierung oder Wertebereiche Scanbarkeit von Dokumenten von 1 bis 9 (1 bedeutet gute Scanbarkeit, 9 bedeutet nicht scanbar)
Qualitative Aussagen Bildung von Mittelwerten
Ja/Nein-Fragen Einseitiges oder mehrseitiges Dokument:
0 bedeutet einseitiges Dokument
1 bedeutet mehrseitiges Dokument
Prozentwerte
Dokument-Analyse (Dok_A)
Bei der Dokument-Analyse wird erhoben, welche Quellen (CI-Dateien, NCI-Dateien, Papier, Fax, Mikrofilm etc.) für Dokumente vorliegen, welche Merkmale und Eigenschaften sie besitzen und welche Dokumentklassen im Unternehmen vorhanden sind. Dokumentklassen werden gebildet, um sinnvolle Gruppierungen von Dokumenten nach physischen, formalen, inhaltlichen oder rechtlichen Kriterien zu ermöglichen.
In Abhängigkeit der einzubeziehenden Daten und Dokumente können bei der Dokument-Analyse
• formale Kriterien, z.B. Aufbau oder Layout,
• inhaltliche Kriterien, z.B. Such- und Ordnungsbegriffe oder identifizierende Merkmale und
• rechtliche Aspekte, z.B. Rechtscharakter oder Aufbewahrungsfristen,
unterschieden werden. Bei Papierdokumenten sind außerdem qualitative Aspekte wie Papierstärken, Farben, Opazität, Beschriftung oder Formate, bei Dateien dagegen Kriterien wie Formate, erzeugende und anzeigende Programme zu erheben.Kunde: Intern Projekt: Autor: Kff/BMThema: DMS-Einführung Topic: Ist-Analyse Status: FertigDatei: dmsist-
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen
Dokumentanalyse
Abspeicherung
Formalanalyse
DatenträgerBestandZuwachsAktualisierungErstellungLayout-Struktur
Inhaltsanalyse
Logische StrukturDatenträgerBestandZuwachsAktualisierungErstellungArtVolumen
Qualitätsanalyse
BeschaffenheitLesbarkeitScannbarkeit
Rechtsanalyse
Aufbewahrungs-pflichtAufbewahrungs-fristArt derAufzeichnung
Wiederfinden
Abb. 3: Dokument-Analyse
Ziele der Dokument-Analyse
Die Dokument-Analyse dient dazu, die Typen, die Redundanzen und den Informationsumfang festzustellen und eine Gruppenbildung bzw. Strukturierung der Informationen im Hinblick auf das zukünftige Dokumenten-Management-System vorzunehmen. Zur Steuerung von Anzeige, Verarbeitung, Zugriff und Speicherung können Dokumente in verschiedene Typen zusammengefaßt werden. Es kann festgestellt werden, welche Informationen und Dokumente überhaupt archivierungswürdig sind. Schwierige Dokumenttypen bezüglich der elektronischen Archivierung werden frühzeitig erkannt. Weiterhin resultieren aus der Dokument-Analyse bereits Anforderungen an das Scannen und an Importprogramme sowie an die Indizierung für den Zugriff auf Dokumente.
Erfassungsliste Dok_A
Bei der Dokument-Analyse ist eine Mustersammlung für alle Dokumente 1 bis n anzulegen, die auch für die späteren Tests verwendet wird.
PC-Kunde Dok_A Dokument-AnalyseProjekt Fachbereich Thema Ist-Analyse DatumProjekt-Nr. Abteilung Listentyp Dokument-Analyse (Dok_A) Version
Autor Listennr.Stellenzeich.Telefon
SachgebietOrdnungsmittel
Lfd. Bezeichnung Dok_A01 Dok_A02 Dok_A03 Dok_A04 Dok_A05 Dok_A06 Dok_A07 Dok_A08 Dok_A09 Dok_A10Nr. Name Typ Form Klasse Merkmale Format Beidseitig Rückseite Eine Seite Vordruck
Datei DOK_A.XLS
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen
Anleitung zur Erfassungsliste Dok_A
Teil 1
Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Dok_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten“ beschrieben auszufüllen.
Teil 2Feld Ausfüllen
Sachgebiet Zugehöriges Sachgebiet
Ordnungsmittel Zugehöriges Ordnungsmittel aus der Ordnungsmittel-Analyse Ord_A
Teil 3Spalte Ausfüllen
Lfd. Nr. Laufende Nummer
Bezeichnung Dokumentenbezeichnung Dokument 1 bis Dokument n
Dok_A01Name
Name/Bezeichnung (Allgemeine Angabe zur Identifizierung der Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung)
Dok_A02Typ Dokumententyp: Vordruck, Brief etc.(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung)
Dok_A03Form Form des Dokumentes: Papier, Datei etc.(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung)
Dok_A04Klasse
Dokumentenklasse(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung)
Dok_A05Merkmale
Besondere Merkmale, z.B. Heftung, Klammerung etc.(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung)
Dok_A06Format
Format des Dokumentes, z.B. A4(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung)
Dok_A07Beidseitig
0: einseitig1: beidseitig
Dok_A08Rückseite
0: Rückseite wird nicht benötigt1: Rückseite wird benötigt
Dok_A09Eine Seite
0: mehrere Seiten1: eine Seite
Dok_A10Vordruck
0: kein Durchschreibvordruck1: Durchschreibvordruck
Dok_A11Vordrucknr.
0: keine Vordrucknummer 1: Vordrucknummer eindeutig und auslesbar
Dok_A12Hintergrund
0: Dokumentenhintergrund nicht abziehbar1: Dokumentenhintergrund elektronisch oder beim Scannen abziehbar
Dok_A13Scanbar
Scanbarkeit entsprechend folgender Tabelle1 bedeutet, daß ein Dokument sehr gut scanbar ist,9 bedeutet, daß ein Dokument nicht scanbar ist, z.B. wegen zu kleiner Schrift.Trifft ein Merkmal der Tabelle auf das jeweilige Dokument zu, ist der entsprechende Wert in die Erfassungsliste einzutragen.Treffen mehrere Merkmale auf das Dokument zu, ist jeweils der schlechteste Wert einzutragen, z.B. Computerausdruck und Handschrift in Bleistift bei weißer, dichter Papierqualität bedeutet mittlere Scanbarkeit von „4“
Papierqualität
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenSpalte Ausfüllen
Beschriftung weiß, dicht Durchschlagdurchsichtig, dünn
helle Farben(gelb, grün, rosa u.ä.)
Dunkle Farben(rot, grau u.ä.)
Hand, Bleistift 4 8 5 8
Hand, Kugelschreiber oder Filzstift
3 7 4 7
Hand, Durchschlag, blaß
6 9 9 9
Hand, farbige Eintragungen hell (gelb, rosa u.ä.)
5 7 9 8
Hand, farbige Eintragungen dunkel (rot, grau u.ä.)
2 3 4 8
Computereindruck Laser, sauber oder Schreibmasch. gut
1 - 2 6
Computereindruck Matrix, blaß
3 5 7 9
Schreibmaschine sauber
1 4 4 6
gute Kopie 1 - 2 9
schlechte Kopie
4 - 6 9
Schrift > 10 Pkt.
1 2 4 6
Schrift < 10 Pkt.
2 5 6 8
Dok_A14Ränder
0: ausgefranste Ränder 1: glatte Ränder
Dok_A15Farben
0: keine schlecht erkennbaren Stempel oder Unterschriften1: schlecht erkennbare Stempel oder Unterschriften
Dok_A16OCR/ICR
0: OCR/ICR nicht möglich (Scanqualität schlechter „5“)1: OCR/ICR möglich (Scanqualität mindestens „7“ und Maschinenschrift)
Dok_A17Zuordnung
0: keine Zuordnung zu Kunde o.ä.1: Zuordnung zu Kunde, o.ä.
Dok_A18Schlagworte
0: Schlagworte gehen nicht eindeutig aus dem Inhalt des Dokumentes hervor1: Schlagworte gehen eindeutig aus dem Inhalt des Dokumentes hervor
Dok_A19Kopie
0: Original1: Kopie
Dok_A20Original
0: keine Aufbewahrung im Original erforderlich1: Aufbewahrung im Original erforderlich
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenSpalte Ausfüllen
Dok_A21Aufbew.frist
Aufbewahrungsfrist in Jahren
Dok_A22Arch.würd.
0: nicht archivierungswürdig1: archivierungswürdig
Dok_A23Signatur
0: keine elektronische Unterschrift möglich1: elektronische Unterschrift möglich
Dok_A24Annotation
0: keine Annotationen, Handzeichen auf Papier 1: Annotationen, Handzeichen auf Papier vorhanden
Dok_A25Status
0: Enddokument 1: Entwurf/In Bearbeitung
Dok_A26Redundanz
0: Einmaliges Dokument1: Redundantes Dokument, z.B. Brief und Fax, Original und Kopie etc.
Ordnungsmittel-Analyse (Ord_A)
Bei der Ordnungsmittel-Analyse wird anhand der Dokumenttypen der Dokument-Analyse der Aufbau vorhandener Papierakten untersucht:
• Ordnungskriterien,
• Zugriffskriterien,
• Laschen und Deckblätter,
• Reihenfolge des Inhalts,
• Anteile des selbsterzeugten und fremderzeugten Schriftgutes.
Ordnungssystem Fallbeispiel
Inhaltlich (Schlagworte, Thesaurus)
Verwaltungs-bezogen
("Aktenplan")
formal(alphabetisch,chronologisch,
numerisch)
Abb. 4: Ordnungssystem, Fallbeispiel
Es ist zu analysieren, welche Ordnungssysteme, -elemente, -merkmale, -dimensionen und -klassen im gegenwärtigen Zustand zur Ablage verwendet Kunde: Intern Projekt: Autor: Kff/BMThema: DMS-Einführung Topic: Ist-Analyse Status: FertigDatei: dmsist-
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemenwerden. Anhand dieser Informationen können verschiedene Kategorien gebildet werden, die für eine Klassifikation innerhalb des künftigen DMS notwendig sind. Weiterhin werden Zustand und Status von Akten analysiert. Hierzu gehört der Anteil redundanter Informationen wie etwa Kopien. Stati beinhalten abgeschlossene oder in Bearbeitung befindliche Akten oder Handakten. Bezüglich der Nutzung der Akten sind die Zugriffsrechte zu untersuchen und der Anteil von Akten ausfindig zu machen, der nach der Erfassung entnommen und weiterhin als Papieroriginal zu archivieren ist.
Ziele der Ordnungsmittel-Analyse
Aus der Ordnungsmittel-Analyse ergeben sich Ordnungskriterien für die Speicherung, Zugriffsschutzkriterien, erste Hinweise auf die Nutzung der verschiedenen Dokumenttypen, die in der Nutzungs-Analyse zu konkretisieren sind. Unterscheiden sich z.B. die Suchanfragen von den Ablagekriterien, weist dies auf mögliche Verbesserungen des Recherchekomforts hin. Die Ordnungsmittel-Analyse bildet außerdem die Grundlage für die Visualisierung der Dokumente im elektronischen System und beeinflußt die Durchführung des Scannens. Daneben bildet sie die Basis für die Ermittlung der Mengengerüste.
Erfassungsliste Ord_A
Für jedes ‘Archiv’ (alle Arten von Ablagen, Registraturen, Archiven, Belegkeller, Handablagen usw.) der Archiv-Analyse ist folgende Erfassungsliste auszufüllen.
PC-Kunde++++Ord_A Ordnungsmittel-AnalyseProjekt Fachbereich Thema Ist-Analyse DatumProjekt-Nr. Abteilung Listentyp Ordnungsmittel-Analyse(OA)Version
Autor Listennr.Stellenzeich.Telefon
Archivbezeichnung (AA)Sachgebiet(e)
Lfd. Ordnungsmittel- Ord_A01 Ord_A02 Ord_A03 Ord_A04 Ord_A05 Ord_A06 Ord_A07 Ord_A08 Ord_A09 Ord_A10Nr. bezeichnung Typ Beschriftung Klassen Organisation Aufteilung Deckblatt Inhaltsverz. Aktenplan Sortiert Reihenfolge
Datei ORD_A.XLS
Anleitung zur Erfassungsliste Ord_A
Teil 1
Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Ord_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten“ beschrieben auszufüllen.
Teil 2Feld Ausfüllen
Archivbezeichnung Archivbezeichnung aus der Archiv-Analyse (Arc_A)
Sachgebiet(e) Sachgebiet(e) des Archivs
Teil 3Spalte Ausfüllen
Lfd. Nr. Laufende Nummer
Ordnungsmittelbezeichnung Gleich strukturierte Ordnungsmittel im Archiv, z.B.
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenSpalte Ausfüllen
Kreditordner
Ord_A01Typ Typ des Ordnungsmittels, z.B. Ordner, Hängeregister, Archivkarton, Hefter(Allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)
Ord_A02Beschriftung Rückenbeschriftung(Allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)
Ord_A03Klassen Liste zugeordneter Dokumentenklassen(Allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)
Ord_A04Organisation Grundsätzliche Organisation: 1: jahrgangsweise2: thematisch 3: kundenbezogen 4: sequentiell5: sonstige
Ord_A05Aufteilung Aufteilung des Ordnungsmittels:1: Laschen2: Register3: Zwischenblätter4: Einhängemappen5: Papierstreifen6: sonstige
Ord_A06Deckblatt 0: kein Deckblatt1: Deckblatt
Ord_A07Inhaltsverz. 0: kein Inhaltsverzeichnis1: Inhaltsverzeichnis
Ord_A08Aktenplan 0: Aktenplan nicht vorhanden1: Aktenplan vorhanden (beilegen)
Ord_A09Sortiert 0: enthaltene Dokumente nicht in Sortierreihenfolge1: enthaltene Dokumente in Sortierreihenfolge
Ord_A10Reihenfolge 0: Sortierreihenfolge muß nicht elektronisch abgebildet werden1: Sortierreihenfolge muß elektronisch abgebildet werden
Ord_A11Aufbau 0: Aufbau nicht bindend1: Aufbau bindend
Ord_A12Min. Seiten minimale Seitenanzahl des jeweiligen Ordnungsmittels im Archiv
Ord_A13Max. Seiten maximale Seitenanzahl des jeweiligen Ordnungsmittels im Archiv
Ord_A14Seiten durchschnittliche Seitenanzahl des jeweiligen Ordnungsmittels im Archiv
Ord_A15Redundanz 0: nicht redundant in anderer Akte1: redundant in anderer Akte
Ord_A16Original 0: Original nicht in dieser Akte1: Original in dieser Akte
Ord_A17Heftung 0: keine Heftung1: Heftung, die vor dem Scannen entfernt werden muß
Archiv-Analyse (Arc_A)
Bei der Archiv-Analyse wird erhoben, wie, wo und welche Mengen an Informationen und Dokumenten abgelegt bzw. archiviert werden und wie das heutige Archiv organisiert ist. Hierbei sind sowohl Handablagen, Abteilungsarchive als auch zentrale Archive zu berücksichtigen. Die verschiedenen Archive sind im Hinblick auf Redundanz, Vollständigkeit, Sicherheit und Aktualität zu analysieren. Weiterhin sind die gegenwärtigen Verfahren zur Kennzeichnung, Bereitstellung, Ersteinstellung und Rücksortierung von Dokumenten aufzunehmen.
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Datum: 12.01.1998 Version: 2.1
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen
Ziele der Archiv-Analyse
Ein Ziel der Archiv-Analyse ist es, das derzeitige Papiervolumen und den Zuwachs festzustellen, um das Nutzenpotential bei Einführung eines Dokumenten-Management-Systems festzustellen. Mit der Archiv-Analyse kann auch die Menge der redundant abgelegten Informationen ermittelt werden. Ziel wird es sein, Kopierarbeiten, die Verteilung der Kopien und damit zusammenhängend Mehrfachablagen zu vermeiden. Bei der Verfügbarkeit eines elektronischen Informationssystems am Arbeitsplatz bringt dies eine Ersparnis von Zeit und Papier mit sich. Ein weiteres Ziel der Archiv-Analyse ist es, die Sortierung, die Aktenverfolgung und die Anzahl der Negativsuchen herauszufinden, um neben dem rechenbaren Nutzen auch den qualitativen Nutzen des DMS darstellen zu können. Dokumenten-Management-Systeme bieten auch Vorteile hinsichtlich Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit der archivierten Informationen, da keine physikalische Entnahme stattfindet und die richtige Wiedereinsortierung entfällt (nur Reproduktion am Bildschirm). Zusammen mit den Ergebnissen der Dokument-Analyse soll anschließend die Aufbewahrungswürdigkeit der Information festgestellt werden (Zusammenspiel Bedeutung der Information, Zugriffshäufigkeit).
Erfassungsliste Arc_A
Für jedes ‘Archiv’ (alle Arten von Ablagen, Registraturen, Archiven, Belegkeller, Handablagen usw.) ist folgende Erfassungsliste auszufüllen.
PC-Kunde Arc_A Archiv-AnalyseProjekt Fachbereich Thema Ist-Analyse DatumProjekt-Nr. Abteilung Listentyp Archiv-Analyse (Arc_A) Version
Autor Listennr.Stellenzeich.Telefon
ArchivbezeichnungArchivartArchivtypStandortGrößeOrganisationZuständigkeitAufbewahrungstypen
Lfd. Ordnungsmittel Arc_A01 Ars_A02 Arc_A03 Arc_A04 Arc_A05 Arc_A06 Arc_A07 Arc_A08 Arc_A09 Arc_A10Nr. Anzahl Meter Zuwachs Entsorgung Vorgang Aktenkz Temporär Abschluß Zugriff 1T Zugriff 1W
Datei ARC_A.XLS
Anleitung zur Erfassungsliste Arc_A
Teil 1
Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Arc_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten“ beschrieben auszufüllen.
Teil 2Feld Ausfüllen
Archivbezeichnung Bezeichnung des Archivs
Archivart Fachliche Kennzeichnung
Archivtyp CI, NCI, Microfilm, Papier etc.
Standort Ort, Abteilung, Gruppe, Zimmer-Nr. etc.
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenGröße qm oder Räume
Organisation zentral / dezentral / Zwischenlager / Abteilung
Zuständigkeit Abteilung, Person, Stelle, Tel.
Aufbewahrungstypen Regale, Schränke, Hängeregister etc.
Teil 3Spalte Ausfüllen
Lfd. Nr. Laufende Nummer
Ordnungsmittel Jedes im Archiv stehende gleich strukturierte Ordnungsmittel (Ord_A), d.h. zum gleichen Thema und mit gleicher inhaltl. Zusammensetzung
Arc_A01Anzahl Anzahl des jeweiligen Ordnungsmittels im Archiv
Arc_A02Meter Lfd. Meter des jeweiligen Ordnungsmittels im Archiv
Arc_A03Zuwachs Monatlicher Zuwachs in Anzahl Ordnungsmitteln
Arc_A04Entsorgung Entsorgung nach wieviel Jahren
Arc_A05Vorgang 0: Ein Ordnungsmittel pro Vorgang1: Mehrere Ordnungsmittel pro Vorgang
Arc_A06Aktenkennzeichen 0: kein Aktenkennzeichen1: Aktenkennzeichen vorhanden
Arc_A07Temporär 0: tote/fertige Akte1: lebende/temporäre Akte
Arc_A08Abschluß 0: Ordnungsmittel kommt sofort nach Anlage in das Archiv1: Ordnungsmittel kommt erst nach Abschluß Vorgang in das Archiv
Arc_A09Zugriff 1T Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel am ersten Tag
Arc_A10Zugriff 1W Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel in der ersten Woche
Arc_A11Zugriff 1M Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel im ersten Monat
Arc_A12Zugriff 6M Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel im ersten halben Jahr
Arc_A13Zugriff 1J Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel im ersten Jahr
Arc_A14Zugriff 7J Anzahl Zugriffe auf jeweiliges Ordnungsmittel in den ersten 7Jahren
Arc_A15Rücksort. 0: Heraussuchen und Rücksortierungen durch Archivfachpersonal1: Heraussuchen und Rücksortierungen durch Sachbearbeiter
Nutzungs-Analyse (Nutz_A)
Bei der Nutzungs-Analyse lassen sich
• Benutzersicht (Anforderung von Dokumenten) und
• Archivsicht (Bereitstellung von Dokumenten)
unterscheiden. Die Nutzungs-Analyse soll zur Bewertung des vorhandenen Dokumentenbestandes beitragen. Gerade bei großen Altbeständen und/oder einem großen Aufkommen an Dokumenten im laufenden Betrieb ist die Frage nach der
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenArchivierungswürdigkeit von besonderem Interesse. Damit verbunden ist auch die Frage, inwieweit eine Erfassung der Altbestände notwendig ist.
Bei der Nutzungs-Analyse werden Zugriffsprofile analysiert, das heißt es wird festgestellt, wie die Mitarbeiter im allgemeinen suchen. Hierzu gehört, ob beispielsweise auf komplette Akten oder auf einzelne Dokumente zugegriffen wird. Weiterhin wird untersucht, wo die Mitarbeiter suchen, das heißt, ob sie überwiegend auf ihre private Ablage zugreifen, auf Handakten, auf Abteilungs- oder auf Zentralarchive. Auch Zugriffshäufigkeiten und -zeitpunkte sowie die Effizienz und der Erfolg von Suchvorgängen müssen untersucht werden.
Vorhandene Transport- und Wartezeiten lassen auf mögliche Effizienzpotentiale schließen. Wichtig ist auch die Untersuchung, ob im allgemeinen auch wirklich das oder die gesuchten Dokumente gefunden werden und nicht eine ältere Version oder ein Dokument mit ähnlichem Inhalt. Oftmals erscheint die Suche auch zu mühsam, so daß erst gar nicht gesucht wird. Schließlich sind im Rahmen der Nutzungs-Analyse auch die bestehenden Verfahren zur Rücksortierung von Dokumenten und zur Dokumentation von Ergänzungen und Änderungen aufzunehmen.
Ziele der Nutzungs-Analyse
Ziele der Nutzungs-Analyse sind die Festlegung von Nutzungsprofilen für verschiedene Dokumenttypen, die Abbildung geeigneter Suchen im System mit Eindeutigkeit, Vollständigkeit, Aktualität und Übersichtlichkeit des Suchergebnisses, sinnvolle Strategien zur Erfassung von Informationen sowie die Handhabung von Ergänzungen, Löschungen, Wiedervorlagen etc. Anhand der Zugriffshäufigkeiten können außerdem Speicherorte und Transportstrategien optimiert werden.
Erfassungsliste Nutz_A
Für jedes ‘Archiv’ (alle Arten von Ablagen, Registraturen, Archiven, Belegkeller, Handablagen usw.) der Archiv-Analyse ist folgende Erfassungsliste auszufüllen.
PC-Kunde Nutz_A Nutzungs-AnalyseProjekt Fachbereich Thema Ist-Analyse DatumProjekt-Nr. Abteilung Listentyp Nutzungs-Analyse (Nutz_A) Version
Autor Listennr.Stellenzeich.Telefon
Archivbezeichnung (Arc_A)
Lfd. Dokument Nutz_A01 Nutz_A02 Nutz_A03 Nutz_A04 Nutz_A05 Nutz_A06 Nutz_A07 Nutz_A08 Nutz_A09 Nutz_A10 Nutz_A11Nr. Sicht Referenzen Suchkriterien Zugriffsart Zugriffshäuf. Benutzer
Arb.schritt Dokumente Eindeutig Namen Sachgebiet Jahrgang Sonstige
Datei NUTZ_A.XLS
Anleitung zur Erfassungsliste Nutz_A
Teil 1
Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Nutz_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten“ beschrieben auszufüllen.
Teil 2Feld Ausfüllen
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Datum: 12.01.1998 Version: 2.1
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenArchivbezeichnung Archivbezeichnung aus der Archiv-Analyse (Arc_A)
Teil 3Spalte Ausfüllen
Lfd. Nr. Laufende Nummer
Dokument Dokument aus Dokument-Analyse
Nutz_A01Sicht Verschiedene Sichten der Nutzung von Dokumenten (mehrere Angaben möglich): E: ErfasserQ: QualitätskontrolleA: AnwenderK: KontrolleP: PrüfenV: Verwalten/AdministratorF: Fremdanwender (andere Abteilung etc.)
Referenzen(Nutz_A02-Nutz_A03) allgemeine Angaben, nicht zur statistischen Auswertung
Nutz_A02Arbeitsschritt Zugehöriger Arbeitsschritt der Vorgangs-Analyse (Vorg_A)
Nutz_A03Dokumente Bezeichnung(en) der referenzierten Dokumente der Dokument-Analyse (Dok_A)
Suchkriterien(Nutz_A04-Nutz_A08)
Nutz_A04Eindeutig 0: Zugriff auf Dokument nicht über eindeutige Kennzeichnung1: Zugriff auf Dokument über eindeutige Kennzeichnung
Nutz_A05Namen 0: Zugriff auf Dokument nicht über Namen1: Zugriff auf Dokument über Namen, z.B. Kunde
Nutz_A06Sachgebiet 0: Zugriff auf Dokument nicht über Sachgebiet1: Zugriff auf Dokument über Sachgebiet
Nutz_A07Jahrgang 0: kein jahrgangsweiser Zugriff auf Dokument1: jahrgangsweiser Zugriff auf Dokument
Nutz_A08Sonstige 0: Zugriff auf Dokument nur über genannte Kriterien (Nutz_A04-07)1: Zugriff auf Dokument über sonstige Kriterien
Nutz_A09Zugriffsart 1: Zugriff auf komplette Akte2: Zugriff auf Einzeldokument3: Zugriff auf Einzelseiten (Auszug des Dokumentes)
Nutz_A10Zugriffshäuf. Zugriffshäufigkeit innerhalb des Arbeitsschrittes
Nutz_A11Benutzer 0: Zugriff eines Benutzers auf das Dokument1: Zugriff mehrerer Benutzer gleichzeitig auf das Dokument
Nutz_A12Alternative 0: Zugriff auf das Dokument zwingend1: alternativer Zugriff auf andere Dokumente
Nutz_A13Status 0: Statisches Dokument1: Dokument in Bearbeitung
Nutz_A14Zeitpunkt Häufige Zugriffszeitpunkte1: Zugriff vor 8.00 Uhr2: Zugriff von 8.00 bis 10.00 Uhr3: Zugriff von 10.00 bis 12.00 Uhr4: Zugriff von 12.00 bis 14.00 Uhr5: Zugriff von 14.00 bis 16.00 Uhr6: Zugriff nach 16.00 Uhr7: nicht spezifiziert
Nutz_A15Suchzeit Heutige Suchzeit für das Dokument in Minuten
Nutz_A16Transportzeit Heutige Transportzeit für das Dokument in Minuten
Nutz_A17Liegezeit Liegezeiten, in denen das Dokument nicht
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenSpalte Ausfüllen
bearbeitet wird, in Minuten (z.B. durch Informationsanforderung von einem Dritten)
Nutz_A18Bearb.zeit Zeit für die eigentliche Bearbeitung des Dokumentes in Minuten
Nutz_A19Ablagezeit Zeit für die Ablage des Dokumentes in Minuten
Nutz_A20Abl.zeitpkt. 1: Ablage des Dokumentes zu Beginn des Arbeitsschrittes2: Ablage des Dokumentes während des Arbeitsschrittes3: Ablage des Dokumentes nach Abschluß des Arbeitsschrittes4: Ablage des Dokumentes nach Abschluß des Vorgangs5: keine Ablage des Dokumentes
Nutz_A21Versionen 0: eine Version des Dokumentes1: Ablage verschiedener Versionen des Dokumentes
Nutz_A22Wiedervorlage 0: keine Wiedervorlage1: Wiedervorlage
Bearbeitung(Nutz_A23-Nutz_A30)
Nutz_A23Lesen 0: Dokumernt wird nicht nur gelesen / angezeigt1: Dokument wird nur gelesen / angezeigt
Nutz_A24Annotation 0: keine Annotationen1: Anbringen von Annotationen
Nutz_A25Ändern 0: Dokument wird nicht geändert1: Dokument wird geändert
Nutz_A26Erstellen 0: Dokument wird nicht neu erstellt / erzeugt1: Dokument wird neu erstellt / erzeugt
Nutz_A27Abzeichnen 0: Dokument wird nicht abgezeichnet1: Dokument wird abgezeichnet
Nutz_A28Löschen 0: Dokument wird nicht gelöscht / vernichtet1: Dokument wird gelöscht / vernichtet
Nutz_A29Kopieren 0: Dokument wird nicht kopiert1: Dokument wird 1 mal kopiert2: Dokument wird 2 mal kopiert3: Dokument wird 3 mal kopiert4: Dokument wird 4 mal kopiert5: Dokument wird 5 mal kopiert6: Dokument wird 6 mal kopiert7: Dokument wird 7 mal kopiert8: Dokument wird 8 mal kopiert9: Dokument wird 9 mal oder mehr kopiert
Nutz_A30Sonstiges 0: keine sonstige Bearbeitung des Dokumentes1: sonstige Bearbeitung des Dokumentes
Nutz_A31Hilfsmittel Hilfsmittel zur Bearbeitung des Dokumentes1: dezentrale Anwendungen2: Officepakete3: Host-Anwendungen4: manuell (Schreibmaschine u.ä.)5: Sonstige6: keine
Nutz_A32Weiterleit. Weiterleitung1: Verbleib des Dokumentes beim Mitarbeiter2: Ablage3: Weiterleitung
Organisations-Analyse (Org_A)
Im Rahmen der Organisations-Analyse sind alle Abteilungen eines Unternehmens zu untersuchen, die in das System involviert sind. In diesem Zusammenhang sind die Kommunikationsbeziehungen zwischen den Mitarbeitern des Unternehmens, insbesondere der Quellen, Wege, Ziele und Medien für den Austausch von Dokumenten zu untersuchen, aber ebenso auch Kommunikationsbeziehungen zu Kunde: Intern Projekt: Autor: Kff/BMThema: DMS-Einführung Topic: Ist-Analyse Status: FertigDatei: dmsist-
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemenexternen Stellen. Weiterhin sind die Qualifikationen der Mitarbeiter je Abteilung im fachlichen, technischen und sozialen Bereich sowie deren Aufgaben zu erheben. Anhand der Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter vor der DMS-Einführung kann festgestellt werden, welche Mitarbeiterrollen es gibt und welche Systemkomponenten für den jeweiligen Mitarbeiter zugänglich sein müssen. Daneben müssen im Rahmen der Organisations-Analyse die Rechte und Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter sowie die personellen Verflechtungen innerhalb der Unternehmung aufgedeckt werden. Zu diesem Zweck können Organigramme erstellt werden, die Auskunft über die hierarchischen Positionen und die damit verbundenen Kompetenzen geben.
Ziele der Organisations-Analyse
Ziel der Organisations-Analyse ist es, verschiedene Profile einschließlich der durch ein DMS neu entstehenden Profile für zusätzliche Funktionen wie Scannen, Indizieren, Fach- und Systemadministration und eventuell erforderliche neue Organisationsanweisungen festzuhalten. Außerdem werden die Auswirkungen eines DMS auf Hierarchien, Arbeitsverträge u.ä. ersichtlich. Anhand der Ergebnisse der Organisations-Analyse können bei der DMS-Einführung auch die Rechte- und Zugriffsstrukturen abgebildet werden. Basierend auf den Ergebnissen der Organisations-Analyse kann weiterhin für jeden involvierten Mitarbeiter der Qualifizierungsbedarf ermittelt werden. Aufgrund der unterschiedlich ausgeprägten Fach- und DV-Wissen einerseits und den Anforderungen andererseits können schon während der Systemeinführung gezielte Schulungsmaßnahmen vorgenommen werden. Durch diese Zeitplanung wird es möglich, daß mit der Systemrealisierung die sofortige Nutzung gewährleistet ist.
Erfassungsliste Org_A
Für jede Abteilung, die in das System involviert ist, ist folgende Erfassungsliste auszufüllen.
PC-Kunde : Org_A Organisations-Analyse Projekt Fachbereich Thema Ist-Analyse DatumProjekt-Nr. Abteilung Listentyp Organisations-Analyse (OrgA)Version
Autor Listennr.Stellenzeich.Telefon
Abteilung
Lfd. Funktion Org_A01 Org_A02 Org_A03 Org_A04 Org_A05 Org_A06 Org_A07 Org_A08 Org_A09 Org_A10 Org_A11Nr. Vorges. Nach Neben Archiv Rechte A. Zugriff DV Rechte DV Fax Ablage Suchen Ext.Empf.
Datei ORG_A.XLS
Anleitung zur Erfassungsliste Org_A
Teil 1
Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Org_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten“ beschrieben auszufüllen.
Teil 2Feld Ausfüllen
Abteilung Bezeichnung der Abteilung
Kunde: Intern Projekt: Autor: Kff/BMThema: DMS-Einführung Topic: Ist-Analyse Status: FertigDatei: dmsist-
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenTeil 3Spalte Ausfüllen
Lfd. Nr. Laufende Nummer
Funktion Funktion/Rolle
Org_A01Vorges. Vorgesetzte Stelle(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)
Org_A02Nach Nachgeordnete Stelle(n)(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)
Org_A03Neben Nebengeordnete Stelle(n)(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)
Org_A04Archiv Archiv(e) der Archiv_Analyse (Arc_A), auf die zugegriffen wird(Referenzen auf Archiv-Analyse Arc_A,allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)
Org_A05Rechte A. Zugriffsrechte auf Archiv(e)0: kein Zugriff1: Zugriff nur auf Extrakt nach Anforderung2: nur Lesen3: Lesen und Ändern von Informationen4: Lesen und Erstellen von Informationen 5: Lesen, Ändern und Erstellen von Informationen6: Lesen, Ändern, Erstellen, Entnahme und Vernichtung von Inf.7: Berechtigung zur Vergabe von Zugriffsmöglichkeiten
Org_A06Zugriff DV Zugriff auf elektronische Informationen0: kein Zugriff auf elektronische Informationen1: überwiegend auf dem Großrechner2: überwiegend auf dezentralen Systemen (lokaler PC, PC-Netz)3: überwiegend E-Mail4: überwiegend CD-ROM
Org_A07Rechte DV Zugriffsrechte auf elektronische Informationen0: kein Zugriff auf elektronische Informationen1: nur Lesen2: Lesen und Ändern von Informationen3: Lesen und Erstellen von Informationen 4: Lesen, Ändern und Erstellen von Informationen5: Lesen, Ändern, Erstellen und Vernichtung von Inf.6: zusätzlich Berechtigung zur Vergabe von Zugriffsrechten
Org_A08Fax 0: kein Zugriff auf Informationen über Fax1: direkter Zugriff auf Informationen über Fax2: Fax-Zugriff über Hauspost
Org_A09Ablage durchschnittliche Arbeitszeit (in Minuten) pro Tag für Ablage von Informationen (z.B. Vorbereitung Ordnungsmittel, Sortieren, Rücksortieren, Ablegen usw.)
Org_A10Suchen durchschnittliche Arbeitszeit (in Minuten) pro Tag für die Suche nach Informationen
Org_A11Ext. Empf. Informationsempfang von externen Stellen0: keine Informationen von externen Stellen1: überwiegend Papier2: überwiegend Fax3: überwiegend elektronisch
Org_A12Int. Empf. Informationsempfang von anderen Mitarbeitern/Abteilungen0: keine Informationen von anderen Mitarbeitern/Abteilungen1:
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenSpalte Ausfüllen
überwiegend Papier2: überwiegend Fax3: überwiegend elektronisch
Org_A13Ext. Weiterg. Informationsweitergabe an externe Stellen0: keine Informationsweitergabe an externe Stellen1: überwiegend Papier2: überwiegend Fax3: überwiegend elektronisch
Org_A14Int. Weiterg. Informationsweitergabe an andere Mitarbeiter/Abteilungen0: keine Informationsweitergabe an andere Mitarbeiter/Abteilungen1: überwiegend Papier2: überwiegend Fax3: überwiegend elektronisch
Vorgangs-Analyse (Vorg_A)
Im Rahmen der Vorgangs-Analyse werden alle im Unternehmen vorkommenden Vorgänge untersucht, bei denen Informationen und Dokumente erstellt, geändert, gelesen oder gelöscht werden. Zu unterscheiden ist dabei zwischen Tätigkeiten, die aufgrund sachlicher Notwendigkeit der Zielerreichung dienen und solchen, die sich aus den bisherigen organisatorischen und technischen Gegebenheiten ableiten und eigentlich nicht zur Zielerreichung beitragen. Die Vorgangs-Analyse soll die notwendigen Tätigkeiten und Arbeitsschritte eines Mitarbeiters zur Erfüllung seiner Aufgaben ermitteln. Neben den Arbeitsschritten sind auch die Regeln für die einzelnen Arbeitsabläufe sowie die Kommunikation und Interaktion mit anderen Mitarbeitern oder Abteilungen zu erfassen. Ebenso sind die zeitlichen Reihenfolgen und Beziehungen zwischen den Vorgängen, die durchschnittliche Bearbeitungsdauer der jeweiligen Geschäftsprozesse und die Nutzung von internen und externen Ressourcen zu dokumentieren.
Vorgangsanalyse und Informationsbedarf
Arbeitspakete
- Name, Bezeichnung- Häufigkeit- Einzelmodul mit Wiederholung oder- Einzelbestandteil Arbeitsfluß
Wer Bearbeitungs-zeit
interne Lieferzeit
VorgangAusgang
Wegezeit Art desErgebnisses
Wege Weitergabeentsprechend Ergebnis
Richtlinien- Formell
Hilfe?- Kollege- Muster- Erfahrung
HierarchischePosition- Qualifikation- Rolle- Kompetenz
VorgangEingang
Dokumentez.B. - Eingang
- Hinzuziehung- Ausgang
DateneingabeDatenausgabe
DateneingabeDatenausgabe
Sonstige Werkzeuge
Anstoß Weitergabe- wenn fertig- wenn abgefordert
WelcheAnwendungen?
Kommunikationz.B. - muß
- nach Erfordernis - zufällig
Host
Lokal
Abb. 5: Vorgangs-Analyse und Informationsbedarf
Ziele der Vorgangs-Analyse
Ziel der Vorgangs-Analyse ist eine Beschreibung der für das Archivsystem relevanten Geschäftsprozesse und die Aufdeckung bestehender Schwachstellen und Kunde: Intern Projekt: Autor: Kff/BMThema: DMS-Einführung Topic: Ist-Analyse Status: FertigDatei: dmsist-
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Datum: 12.01.1998 Version: 2.1
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemenkünftiger Effizienzpotentiale. Weiterhin dient die Vorgangs-Analyse zur Aufwandsabschätzung für die Integration vorhandener Anwendungen. Aus den Ergebnissen der Vorgangs-Analyse können auch Erfassungs- und Archivierungszeitpunkte, Nutzungsprofile sowie der erforderliche Qualifizierungsaufwand abgeleitet werden.
Erfassungsliste Vorg_A
Für jeden Vorgang, bei dem Informationen und Dokumente erstellt, geändert, gelesen oder gelöscht werden, ist folgende Liste auszufüllen.
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenPC-Kunde : Vorg_A Vorgangs-AnalyseProjekt Fachbereich Thema Ist-Analyse DatumProjekt-Nr. Abteilung Listentyp Vorgangs-Analyse (Vorg_A) Version
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VorgangsbezeichnungVorgangsbeschreibung
Lfd. Arbeitsschritt Vorg_A01 Vorg_A02 Vorg_A03 Vorg_A04 Vorg_A05 Vorg_A06 Vorg_A07 Vorg_A08 Vorg_A09 Vorg_A10Nr. Beschr. Vorgänger Nachfolger Dokumente Kommuni. Hilfsmittel
Programme Abfragen Vordruck Textbaust. Mitarbeiter
Datei VORG_A.XLS
Anleitung zur Erfassungsliste Vorg_A
Teil 1
Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Vorg_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten“ beschrieben auszufüllen.
Teil 2Feld Ausfüllen
Vorgangsbezeichnung Bezeichnung des Vorgangs
Vorgangsbeschreib. kurze inhaltliche Beschreibung des Vorgangs
Teil 3Spalte Ausfüllen
Lfd. Nr. Laufende Nummer
Arbeitsschritt Arbeitsschrittbezeichnung
Vorg_A01Beschr. kurze inhaltliche Beschreibung des Arbeitsschrittes(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)
Vorg_A02Vorgänger Bezeichnung des/der Vorgängerarbeitsschritte(s) (allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)
Vorg_A03Nachfolger Bezeichnung des/der folgenden Arbeitsschritte(s) (allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)
Vorg_A04Dokumente Liste der benutzten Dokumente aus der Dokument-Analyse (Dok_A) (allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)
Vorg_A05Kommunikation Liste der Mitarbeiter/Abteilungen, die in diesen Arbeitsschritt involviert sind(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)
Hilfsmittel(Vorg_A06-Vorg_A10)
Vorg_A06Programme 0: keine unterstützenden Programme zur Ausführung des Arbeitsschrittes1: unterstützende Programme zur Ausführung des Arbeitsschrittes
Vorg_A07Abfragen 0: keine Abfragen an Datenbanken und andere Informationssysteme1: Abfragen an Datenbanken und andere Informationssysteme
Vorg_A08Vordruck 0: kein Vordruck1: Papiervordruck2:
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenSpalte Ausfüllen
elektronischer Vordruck
Vorg_A09Textbaust. 0: keine Textbausteine1: Textbausteine
Vorg_A10Mitarbeiter 0: keine Anfragen an andere Mitarbeiter / Abteilungen1: Anfragen an andere Mitarbeiter / Abteilungen
Benutzte Programme(Vorg_A11-Vorg_A13)
Vorg_A11Inf.Anzeige 0: keine Anwendungen für die Anzeige von Dokumenten1: Anwendung 1 für die Anzeige von Dokumenten2: Anwendung 2 für die Anzeige von Dokumenten3: Anwendung 3 für die Anzeige von Dokumenten
Vorg_A12Inf.Erstellen 0: keine Anwendungen für die Erstellung von Dokumenten1: Anwendung 1 für die Erstellung von Dokumenten2: Anwendung 2 für die Erstellung von Dokumenten3: Anwendung 3 für die Erstellung von Dokumenten
Vorg_A13Dateneingabe 0: keine Anwendungen für die Dateneingabe1: Anwendung 1 für die Dateneingabe2: Anwendung 2 für die Dateneingabe3: Anwendung 3 für die Dateneingabe
Vorg_A14Richtlinien 0: keine Richtlinien für die Ausführung des Arbeitsschrittes1: Richtlinien in Papier2: Richtlinien in elektronischer Form
Technik-Analyse (Tec_A)
Im Rahmen der Technik-Analyse werden die in einem Unternehmen bestehenden Hard- und Softwarekomponenten zusammengestellt. Bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems sollte die vorhandene technische Infrastruktur aus Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten weitgehend genutzt werden können. Die frühzeitige Erhebung der technischen Randbedingungen erleichtert das generelle Verständnis der Arbeitsumgebung und Organisation, da diese letztendlich durch die bestehende technische Infrastruktur geprägt wurden.
Relevante technische Rahmenbedingungen ergeben sich vor allem aus den folgenden Gegebenheiten:
• IT-Strategie (z.B. unternehmensinterne Standards),
• vorhandene Hardware (Netze, Server- und Host-Systeme, PCs, Drucker),
• vorhandene Software (Datenbanken, Büroautomatisierungsanwendungen, fachspezifische Anwendungen),
• Arbeitsplätze (Ausstattung und Aufteilung),
• Sicherungssysteme (Software, Hardware, Räume).
Ziele der Technik-Analyse
Ziel der Technik-Analyse ist die Untersuchung von Integrationsmöglichkeiten vorhandener Hard- und Softwarekomponenten sowie die Spezifikation der Anforderungen an neue Arbeitsplätze wie Scannen oder Großbildschirme. Auch Kunde: Intern Projekt: Autor: Kff/BMThema: DMS-Einführung Topic: Ist-Analyse Status: FertigDatei: dmsist-
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemenerforderliche Sicherungs- und Sicherheitsmaßnahmen werden aus der Technik-Analyse ersichtlich. Die Ergebnisse der Technik-Analyse bilden weiterhin die Grundlage für die technischen Pflichtenhefte.
Erfassungslisten Tec_A
Die vorhandenen Hard- und Softwarekomponenten werden unter Verwendung verschiedener Listen erfaßt.
Erfassungsliste Tec_A für Arbeitsplatzrechner
Für die Erfassung vorhandener Arbeitsplätze ist folgende Liste auszufüllen.
PC-Kunde: Tec_A Technik-Analyse (Arbeitsplatzrechner)Projekt Fachbereich Thema Ist-Analyse DatumProjekt-Nr. Abteilung Listentyp Technik-Analyse (Tec_A) Version
Autor Listennr.Stellenzeich.Telefon
ArbeitsplatzrechnerLfd. PC Tec_A01 Tec_A02 Tec_A03 Tec_A04 Tec_A05 Tec_A06 Tec_A07 Tec_A08 Tec_A09 Tec_A10Nr. Masch.nr. Standort Prozessor RAM SCSI Netzanschl. HD Gesamt HD Frei Monitor Farbe
Datei TEC_A_AP.XLS
Die Spalten dieser Liste sind folgendermaßen auszufüllen:Spalte Ausfüllen
Lfd. Nr. Laufende Nummer
PC Bezeichnung
Tec_A01Masch.nr. Maschinennummer des PC(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)
Tec_A02Standort Standort des PC(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)
Tec_A03Prozessor Prozessor0: < 486er1: 486er2: Pentium
Tec_A04RAM RAM ausbaubar bis (MB)0: 32 MB1: > 32 MB
Tec_A05SCSI 0: keine SCSI-Schnittstelle1: SCSI vorhanden
Tec_A06Netzanschluß 0: kein Netzanschluß1: Netzanschluß
Tec_A07HD Gesamt Gesamtkapazität der Festplatte
Tec_A08HD Frei freier Festplattenspeicher
Tec_A09Monitor Größe Bildschirmgröße in Zoll0: 15“1: 17“2: 19“3: 21“
Tec_A10Farbe 0: Schwarzweißmonitor1: Farbmonitor
Tec_A11Auflösung Monitorauflösung0: 800 * 6001: 1.024 * 7682: 1.600 * 1.200
Tec_A12Tastatur 0: normale Tastatur1: ergonomische Tastatur
Tec_A13Maus 0: keine Maus1: Maus vorhanden
Kunde: Intern Projekt: Autor: Kff/BMThema: DMS-Einführung Topic: Ist-Analyse Status: FertigDatei: dmsist-
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Datum: 12.01.1998 Version: 2.1
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen
Erfassungsliste Tec_A für Drucker
In die folgende Liste sind nur vorhandene Laserdrucker aufzunehmen.
PC-Kunde: Tec_A Technik-Analyse (Drucker)Projekt Fachbereich Thema Ist-Analyse DatumProjekt-Nr. Abteilung Listentyp Technik-Analyse (Tec_A) Version
Autor Listennr.Stellenzeich.Telefon
DruckerLfd. Drucker Tec_A01 Tec_A02 Tec_A03 Tec_A04 Tec_A05 Tec_A06 Tec_A07 Tec_A08 Tec_A09 Tec_A10Nr. Masch.nr. Standort Video-Int. Auflösung Skalierbar Geschwind. Netzanschl. Speicher Aufrüst
Datei TEC_A_DR.XLS
Die Spalten dieser Liste sind folgendermaßen auszufüllen:Spalte Ausfüllen
Lfd. Nr. Laufende Nummer
Drucker Druckerbezeichnung
Tec_A01Masch.nr. Inventar-Nummer des Laserdruckers
Tec_A02Standort Standort des Laserdruckers
Tec_A03Video-Int. 0: kein Video-Interface / Image-Beschleunigerkarte 1: Video-Interface / Image-Beschleunigerkarte vorhanden2: Video-Interface / Image-Beschleunigerkarte nachrüstbar
Tec_A04Auflösung Auflösungsstufen0: 300 dpi1: 600 dpi2: 1200 dpi
Tec_A05Skalierbar 0: Auflösung nicht frei skalierbar1: Auflösung frei skalierbar
Tec_A06Geschwindigkeit Druckgeschwindigkeit in Seiten pro Minute
Tec_A07Netzanschluß Netzwerkanschluß Typ0: keiner1: Ethernet2: TokenRing
Tec_A08Speicher Interner Speicher vorhanden (MB)
Tec_A09Aufrüst. Interner Speicher aufrüstbar (MB)
Netzwerke
Die Erfassung der bestehenden Netzwerk-Komponenten ist mit der entsprechenden Abteilung abzustimmen bzw. gemeinsam zu erarbeiten.
Server- und Host-Systeme
Die Erfassung der bestehenden Server- und Host-Systeme ist mit der entsprechenden Abteilung abzustimmen bzw. gemeinsam zu erarbeiten.
Kunde: Intern Projekt: Autor: Kff/BMThema: DMS-Einführung Topic: Ist-Analyse Status: FertigDatei: dmsist-
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Datum: 12.01.1998 Version: 2.1
© PROJECT CONSULT GmbH 1998 Seite 29 von 50
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen
Erfassungsliste Tec_A für Software
Die installierte Software wird mit Hilfe der folgenden Liste erfaßt.
PC-Kunde: Tec_A Technik-Analyse (Software)Projekt Fachbereich Thema Ist-Analyse DatumProjekt-Nr. Abteilung Listentyp Technik-Analyse (Tec_A) Version
Autor Listennr.Stellenzeich.Telefon
SoftwareLfd. Installierte Software Tec_A01 Tec_A02 Tec_A03 Tec_A04 Tec_A05 Tec_A06 Tec_A07 Tec_A08 Tec_A09 Tec_A10Nr. Installat. Speichern Sichern Sp.bedarf
Datei TEC_A_SW.XLS
Die Spalten dieser Liste sind folgendermaßen auszufüllen:Spalte Ausfüllen
Lfd. Nr. Laufende Nummer
Installierte Software Bezeichnung der Software
Tec_A01Installat. Installierte Software0: lokal1: dezentral2: zentral
Tec_A02Speichern Verzeichnisse für Datenspeicherung:0: lokal1: dezentral2: zentral
Tec_A03Sichern Datensicherung0: lokal1: dezentral2: zentral
Tec_A04Sp.bedarf Speicherbedarf der Programme auf Festplatte (MB)
Auswertung der Listen
Nach der Ist-Bestandsaufnahme erfolgt eine Verdichtung und Auswertung der durchgeführten Detailanalysen. Für die Auswertung und Zusammenfassung der einzelnen Spalten im Hauptteil der Erfassungslisten sind je nach Merkmalsart der Spalte
• Zähl- oder Meßwert,
• Skalierung oder Wertebereich,
• Ja-/Nein-Frage
verschiedene Auswertungsmöglichkeiten gegeben, die in den folgenden Abschnitten kurz erläutert werden.
Zählwerte
Bei Zähl- oder Meßwerten in den Spalten im Hauptteil der Erfassungslisten können Summen, minimale und maximale Werte sowie Durchschnittswerte einer Spalte gebildet werden.
Muster einer Auswertung von ZählwertenLfd. Nr Bezeichnung Merkmal 1 Merkmal 2 Merkmal 3 ... Merkmal n
1 Bezeichnung 1
100 800 0 ... 1.000
2 Bezeichnung 10 20 4 ... 10
Kunde: Intern Projekt: Autor: Kff/BMThema: DMS-Einführung Topic: Ist-Analyse Status: FertigDatei: dmsist-
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Datum: 12.01.1998 Version: 2.1
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen
2
3 Bezeichnung 3
100 10.000 11 ... 1.000
...
X Bezeichnung x
20 16 1 ... 7
Summe 407 100.560 108 ... 16.031
Min. 10 16 0 ... 10
Max. 100 10.000 11 ... 1.000
∅ 20 4732 5 ... 780
Erläuterung zur Auswertung von Zählwerten
• SpaltenSpalte Erläuterung
Lfd. Nr. Laufende Nummer
Bezeichnung Bezeichnung aus der entsprechenden Detailanalyse (z.B. Dokument, Ordnungsmittel, Arbeitsschritt )
Merkmal 1 bis n Merkmale der entsprechenden Detailanalysen
• AuswertungszeilenZeile Erläuterung
Summe Summe der entsprechenden Spalten
Min. minimaler Wert der verschiedenen Spalten
Max. maximaler Wert der verschiedenen Spalten
∅ (Durchschnitt) jeweiliger Durchschnittswert der Spalten
• BeispielArchiv-Analyse, Merkmal Arc_A01: Anzahl Ordnungsmittel in einem Archiv
Lfd. Nr Ordnungsmittel Arc_A01
Anzahl
1 Ordner Kredit 50
2 Handakte Kredit 100
3 xxx 50
4 xxx 10
5 xxx 40
Summe 250
Min. 10
Max. 100
∅ 50
Skalierungen oder Wertebereiche
Bei Skalierungen oder Wertebereichen in den Spalten im Hauptteil der Erfassungslisten können Durchschnittswerte und Häufigkeiten eines Merkmals ermittelt werden.
Kunde: Intern Projekt: Autor: Kff/BMThema: DMS-Einführung Topic: Ist-Analyse Status: FertigDatei: dmsist-
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Datum: 12.01.1998 Version: 2.1
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen
Muster einer Auswertung von Skalierungen oder WertebereichenLfd. Nr Bezeichnung Merkmal 1 Merkmal 2 Merkmal 3 ... Merkmal n
1 Bezeichnung 1
1 8 2 ... 1
2 Bezeichnung 2
5 9 4 ... 2
3 Bezeichnung 3
7 9 5 ... 5
...
x Bezeichnung x
9 9 4 ... 2
∅ 4 3,5 4 ... 3,1
Ausprägung „1“ 20 30 0 ... 1
Ausprägung „2“ 10 20 10 ... 30
Ausprägung „3“ 10 5 20 ... 30
Ausprägung „4“ 10 5 30 ... 11
Ausprägung „5“ 5 5 10 ... 1
Ausprägung „6“ 10 5 5 ... 2
Ausprägung „7“ 5 5 1 ... 4
Ausprägung „8“ 5 0 2 ... 1
Ausprägung „9“ 5 10 2 ... 0
Erläuterung zur Auswertung von Skalierungen oder Wertebereichen
• SpaltenSpalte Erläuterung
Lfd. Nr. Laufende Nummer
Bezeichnung Bezeichnung aus der entsprechenden Detailanalyse (z.B. Dokument, Ordnungsmittel, Arbeitsschritt )
Merkmal 1 bis n Merkmale der entsprechenden Detailanalysen
• AuswertungszeilenZeile Erläuterung
∅ (Durchschnitt) jeweiliger Durchschnittswert der Spalten
Ausprägung „0“ bis „9“ jeweilige Häufigkeit Ausprägung „0“ bis „9“
Beispiel
Dokument-Analyse, Merkmal Dok_A13:
Scanbarkeit von 1 (gut scanbar) bis 9 (nicht scanbar)Lfd. Nr
Bezeichnung Dok_A13
Scanbar
1 Lieferschein Vordruck 1 2
2 Lieferschein Vordruck 2 3
3 Rechnung 1 7
4 Rechnung 2 8Kunde: Intern Projekt: Autor: Kff/BMThema: DMS-Einführung Topic: Ist-Analyse Status: FertigDatei: dmsist-
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Datum: 12.01.1998 Version: 2.1
© PROJECT CONSULT GmbH 1998 Seite 32 von 50
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen
5 Mahnung 1 2
4,4
Ausprägung „1“ 0
Ausprägung „2“ 2
Ausprägung „3“ 1
Ausprägung „4“ 0
Ausprägung „5“ 0
Ausprägung „6“ 0
Ausprägung „7“ 1
Ausprägung „8“ 1
Ausprägung „9“ 0
Ja/Nein-Fragen
Bei Ja/Nein-Fragen in den Spalten im Hauptteil der Erfassungslisten können Prozentangaben eines Merkmals ermittelt werden.
Muster einer Auswertung von Ja/Nein-FragenLfd. Nr Bezeichnung Merkmal 1 Merkmal 2 Merkmal 3 ... Merkmal n
1 Bezeichnung 1
1 0 1 ... 1
2 Bezeichnung 2
0 0 0 ... 1
3 Bezeichnung 3
0 1 0 ... 1
...
x Bezeichnung x
1 0 0 ... 1
Prozent 50% 25% 10% ... 80%
Erläuterung zur Auswertung von Ja/Nein-Fragen
• SpaltenSpalte Erläuterung
Lfd. Nr. Laufende Nummer
Bezeichnung Bezeichnung aus der entsprechenden Detailanalyse (z.B. Dokument, Ordnungsmittel, Arbeitsschritt )
Merkmal 1 bis n Merkmale der entsprechenden Detailanalysen
• AuswertungszeilenZeile Erläuterung
Prozent Prozentwert der entsprechenden Spalten
• Beispiel
Dokument-Analyse, Merkmal Dok_A14: Ränder (ausgefranst: 0, glatt: 1)Lfd. Nr Ordnungsmittel Dok_A14
Ränder
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Datum: 12.01.1998 Version: 2.1
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen1 Lieferschein Vordruck 1 1
2 Lieferschein Vordruck 2 1
3 Rechnung 1 1
4 Rechnung 2 0
5 Mahnung 1 1
Prozent 80%
80% der Dokumente des Ordnungsmittels haben glatte Ränder.
„Document-Life-Cycle“-Analyse
Die Nutzungsprofile von Dokumenten pro Tag spiegeln die Zugriffshäufigkeit der Anwender auf Dokumente wider. Wie in der folgenden Abbildung dargestellt, ist die Zugriffshäufigkeit über den Tag gesehen sehr unregelmäßig. Erfahrungswerte und Statistiken belegen, daß sich die Zugriffe in den Zeiten von 09.00 bis 11.00 Uhr und zwischen 13.30 und 15.30 Uhr häufen. Hohe Zugriffshäufigkeiten bedeuten gleichzeitig auch eine erhöhte Belastung des Netzwerkes, die bei den technischen Vorgaben zu berücksichtigen ist.
Der Kurvenverlauf zeigt die typische Arbeitsweise der Anwender. Mit Beginn des Arbeitstages werden abgelegte Dokumente zur Bearbeitung von Vorgängen benötigt, bis zur Mittagszeit erfolgt die restliche Abarbeitung, und die Anforderung weiterer Dokumente reduziert sich. Dies wiederholt sich nach der Mittagspause.
Nutzungsprofil an einem Tag in einer Abteilung
8.00 Uhr 10.00 Uhr 12.00 Uhr 14.00 Uhr 16.00 UIhr
Zugriffshäufigkeit
5
10Zugriffe
Abb. 6: Zugriffsprofile pro Tag
Die folgende Abbildung zeigt das Nutzungsprofil eines Dokumentes über seine Lebensdauer hinweg. Ab dem Zeitpunkt der Verfügbarkeit im System wird auf ein Dokument im Mittel etwa eine Woche lang regelmäßig zugegriffen. Danach verringern sich die Zugriffe, und nach 30 Tagen sind kaum noch Anforderungen zu verzeichnen. Die Nutzungsprofile bestimmen zusammen mit den Dokumentenmengen die Speicherkapazität der Ablage-Ebene (Festplatten zur Zwischenspeicherung) für den direkten Dokumentenzugriff ohne den Umweg über optische Speicher, auf denen die archivierungswürdigen Dokumente abgelegt sind.
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Datum: 12.01.1998 Version: 2.1
© PROJECT CONSULT GmbH 1998 Seite 34 von 50
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen
Zugriffe
1 Tag 10 Tage 1 Monat 6 Monate 5 Jahre
Zugriffshäufigkeit
10
Nutzungsprofil eines Dokumentes über seine Lebensdauer
Abb. 7: Zugriffsprofile über die Lebensdauer eines Dokumentes
Besondere Ergebnistypen
Für die anschließenden übergreifenden Auswertungen sind verschiedene Übersichten zu bilden:
• Dokumentenklassen,
• Ordnungskriterien,
• Zugriffsmerkmale (identifizierende und klassifizierende),
• Zugriffs- und Rechteprofile.
Übergreifende Auswertungen
Die übergreifenden Auswertungen zeigen die Zusammenhänge der Erfassungslisten untereinander. Für die übergreifenden Auswertungen der Ergebnisse der Detailanalysen ist Voraussetzung, daß alle wichtigen Informationen vollständig, konsolidiert, ohne Varianten, in gleicher Tiefe und gleichem Detaillierungsgrad vorliegen. Die Verdichtung der Einzelanalysen muß bereits erfolgt sein. Bei den übergreifenden Auswertungen werden nicht mehr einzelne Analysen oder Fragen, sondern das Ergebnis in Form von Übersichten und Kategorien (Informationstypen, Zugriffstypen, gemittelte Zugriffszeiten u.a.) berücksichtigt.
Auswertungsbereiche
Auswertungen können nach verschiedenen Bereichen sinnvoll oder erforderlich sein. Die verschiedenen Kriterien der Detailanalysen können folgenden elf Auswertungsbereichen zugeordnet werden:
• Kosten / Wirtschaftlichkeit,
• Zeitverhalten,
• Mengengerüste,
• Retrieval/Wiederfinden/Klassifikation,
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Datum: 12.01.1998 Version: 2.1
© PROJECT CONSULT GmbH 1998 Seite 35 von 50
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen• Zugriffsrechte/Zugriffsschutz/Datensicherheit,
• Speicherformate,
• rechtliche Absicherung,
• Organisationsstruktur,
• Nutzungskomfort,
• Auslegung der Infrastruktur und
• Einbindung vorhandener Systeme.
Zusammenführung der Ergebnisse mit Gewichtung
Für jeden Auswertungsbereich werden im folgenden die wichtigsten Ergebnisse der Analysen in Form von Checklisten mit potentiellen Schwachstellen aufgezeigt. Diese ergeben sich sowohl aus der übergreifenden Auswertung der Einzelanalysen als auch aus grundsätzlichen, zum Teil bereits bekannten Problemfeldern. Die Bewertung der Schwachstellen erfolgt unabhängig voneinander durch die betroffenen Fachabteilungen, die Organisation und die Geschäftsführung. Aus dem Vergleich der unterschiedlichen Einschätzungen wird der Bedarf für ein elektronisches Archivsystem und dessen Auslegung ermittelt, es werden Schwerpunkte bei der Einführung gelegt und Entscheidungen vorbereitet bzw. getroffen.
Die Checklisten sind folgendermaßen aufgebaut:
• die erste Spalte enthält die Beschreibung der Schwachstelle;
• in der zweiten Spalte wird die Ist-Situation dargestellt (Vorhandensein mit 5 Werten von niedrig bis hoch; Auszufüllen vom Projektteam, das die Analysen durchgeführt hat);
• die dritte Spalte dient der Bewertung der Schwachstelle (Bewertung mit 5 Werten von unwichtig bis sehr wichtig; Auszufüllen unabhängig voneinander durch die betroffene Fachabteilung/en, die Organisation und die Geschäftsführung).
Kosten/Wirtschaftlichkeit
Durch den Auswertungsbereich Kosten/Wirtschaftlichkeit werden die Kostenaspekte des bisherigen Ablage-/Archivierungsverfahrens für eine spätere Auswertung im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ermittelt. Dabei handelt es sich um die Kostenaspekte des Ist-Zustands, die dann den erwarteten Kosten des Soll-Zustandes bei Nutzung eines elektronischen Archivsystems gegenübergestellt werden.Schwachstellen vorhanden
niedrig-hochbewertetunwichtig-sehr wichtig
Zeit- und Kostenaufwand durch Suche nach Unterlagen und Papierkopien
Raumkosten durch Papierablage
Erstellung von Kopien vom Mikrofilm- aufwendig- teuer-
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Datum: 12.01.1998 Version: 2.1
© PROJECT CONSULT GmbH 1998 Seite 36 von 50
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemenlangwierig
Lizenzkosten
Ressourcenbedarf (Sachmittel und Personal)
Zeitverhalten
Unter Zeitverhalten werden die Aufwände für das Ablegen, Wiederfinden, Bereitstellen, Rücksortieren und andere archivsystemrelevante Zeiten verstanden. Die Zeiten ergeben sich zum einen aus Sicht des Anwenders am Arbeitsplatz und zum anderen aus Sicht des Archivs, das Informationen bereitstellt und entgegennimmt. Diese Zeiten können erheblich voneinander abweichen, da Anforderungs-, Transport-, Liege- und Wartezeiten zu berücksichtigen sind. Schwachstellen der bei der Ist-Analyse ermittelten Zeiten sollen durch die Einführung eines Archivsystems behoben werden.Schwachstellen vorhanden
niedrig-hochbewertetunwichtig-sehr wichtig
Lange Suchzeiten in- DV- Papierarchiv- Mikrofilmarchiv
Anteil der Ablage- und Suchzeiten an der Tagesarbeitszeit
Liegezeiten verlängern die Bearbeitungszeit
Wartezeiten auf ein angefordertes Dokument verlängern die Bearbeitungszeit
Aus dem Archiv angeforderte Unterlagen sind nicht am gleichen Tag verfügbar
Archiv nicht ständig während der Arbeitszeit zugänglich
Informationen gelangen zu spät in das allen zugängliche Archiv (z. B. erst nach abgeschlossener Bearbeitung)
Das Archiv ist nicht in der Lage, zeitgerecht Akten bereitzustellen
Keine Regelung für zeitgerechte Ablage
Lange Suchzeiten, wenn der Ablageort nicht mehr ’in Erinnerung’ ist
Nichtverfügbarkeit aufgrund von ‘Benutzung’
Mengengerüste
Die Mengengerüste einschließlich der Zugriffsprofile sind ausschlaggebend für die Dimensionierung von Archivsystemen, die Einrichtung dezentraler und/oder zentraler Lösungen, die Auslegung von Servern und Clienten sowie für Art und Wege der Informationstransporte. Auf Basis der erhobenen Informationen sind Entscheidungen für die Wahl geeigneter Speichersysteme, deren Erweiterungs- und Ausbaufähigkeit sowie Abschätzungen bezüglich der Lebenszeit des Archivs möglich.Schwachstellen vorhanden
niedrig-hochbewertetunwichtig-sehr wichtig
Informationsvolumen: - Papier- elektronisch- Informationsklasse 1- Informationsklasse 2
Doppelablage / doppelte Speicherung (Original und Kopien, Fax
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Datum: 12.01.1998 Version: 2.1
© PROJECT CONSULT GmbH 1998 Seite 37 von 50
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenSchwachstellen vorhanden
niedrig-hochbewertetunwichtig-sehr wichtig
und Brief mit unterschiedl. Annotationen)
Unterlagen werden mehrfach kopiert, um sie gleichzeitig mehreren Mitarbeitern zur Verfügung stellen zu können
Hilfsmittel und Richtlinien liegen mehrfach in Papierform vor
Anteil von in Papier aufzubewahrenden Urkunden, für die eine elektronische Archivierung keinen Sinn macht
Informationen haben einen geringen Informationsgehalt
Retrieval/Wiederfinden/Klassifikation - Archivsystemstruk-tur
Für das Retrieval gespeicherter Informationen ist die Indizierung besonders wichtig. In der Regel lassen sich die Strukturen der Papierablage nicht 1:1 in ein elektronisches System überführen, da sonst erhebliche Effizienzpotentiale des übergreifenden Zugriffs verloren gehen. Die Vergabe von Zugriffskriterien stellt ein wesentliches Nutzenmerkmal eines Archivsystems dar. Die Organisation bestehender Papierarchive muß aufgrund der ermittelten Schwachstellen in eine geeignete Systematik für ein elektronisches Archiv überführt werden.Schwachstellen vorhanden
niedrig-hochbewertetunwichtig-sehr wichtig
Unterschiedliche Systematiken der Ablage
Zugriffshäufigkeit auf Informationen
Monostrukturierte Ablagesystematik (es kann nur nach einem einzigen Ordnungsbegriff gesucht werden)
Individuelle Ablagestrategien (z. B. personenabhängig)
Unterschiedliche Retrievalsysteme am Arbeitsplatz (z.B. Mikrofilm, Datenbank, Karteikasten)
Fehlende inhaltliche Erschließung
Unterschiedliche Ablagekriterien / Suchbegriffe
Ordnung im Archiv unzureichend (z. B. Ablageplan nicht eingehalten)
Unzureichender Aktenplan (jeder legt ab, wie er will)
Ablage der Informationen- dezentral- zentral- individuell
Konkurrierende Zugriffe
Parallelzugriffe
Anteil erfolgloser Recherchen
Eindeutiges Wiederfinden (Informationen werden nicht oder zu spät gefunden)
Fehlerhafte Rücksortierung
Akten sind nicht vollständig (es wird z.B. anhand unvollständiger Aktenlage entschieden)
Unzureichende Aktenverfolgung
Bei Rückgabe von Akten erfolgt keine Prüfung auf Vollständigkeit und ordnungsgemäße Ergänzung mit neuen Dokumenten
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Datum: 12.01.1998 Version: 2.1
© PROJECT CONSULT GmbH 1998 Seite 38 von 50
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenSchwachstellen vorhanden
niedrig-hochbewertetunwichtig-sehr wichtig
Bereitstellung von Informationen erfolgt nur auf schriftliche oder mündliche Anforderung durch andere Mitarbeiter
Unvollständige Suchergebnisse
Trennung von formalen und inhaltlichen Kriterien
Rückfragen / Recherchen bei anderen Mitarbeitern notwendig
Kein übergreifender Zugriff auf Informationen aus verschiedenen Ablagen / Archiven
Vermengung von temporären und endgültigen Informationen
ungeeignete Ordnungsmittel
Kein Zugriff auf eine gesuchte Einzelinformation (immer nur auf ein Ordnungsmittel)
Unterschiedliche Versionen von Informationen sind vorhanden
Mehrfachablage mit unterschiedlicher Vollständigkeit und Originalität
Probleme beim Feststellen, wer eine Information erstellt hat
Probleme beim Zugriff auf Informationen aus unterschiedlichen Quellen oder unterschiedlicher Art, die zusammengehörig bearbeitet werden sollen
Zuordnungsprobleme, insbesondere wenn Mehrfachablage unter verschiedenen Gesichtspunkten erforderlich ist
Unzusammenhängende Ablagen / Archive
Weit entfernte Archivstandorte
Ungleichmäßige Auslastung der vorhandenen Ablagen / Archive
Kopien werden abgelegt, wo Originale erforderlich sind
Kopien werden durch manuelle Ergänzungen zu Originalen
Generationswechsel, Versionswechsel
Zugriffsrechte/Zugriffsschutz/Datensicherheit
Vorhandene Zugriffsberechtigungssysteme müssen daraufhin geprüft werden, ob sie um die Besonderheiten von elektronischen Archivsystemen ergänzt werden können oder ob eine eigene Benutzerverwaltung für das Archivsystem erforderlich ist. Die Vorgaben des Datenschutzes und zur Datensicherheit in Bezug auf personenbezogene und vertrauliche Informationen sind technisch abzubilden. Für eine revisionssichere Archivierung sind besondere Anforderungen an die Protokollierung von Aktionen und Veränderungen erforderlich. Schwachstellen vorhanden
niedrig-hochbewertetunwichtig-sehr wichtig
Unzureichende Berechtigungsprofile
Falsche Verteilung der Berechtigungsprofile
Zuständigkeit von Mitarbeitern nicht eindeutig
Keine Berechtigung auf die erforderlichen- Anwendungen- Informationen
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenSchwachstellen vorhanden
niedrig-hochbewertetunwichtig-sehr wichtig
Restriktive Zugriffsrechte behindern erforderlichen Informationszugriff
Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Benutzer nicht möglich
Keine Prüfung der Zugriffsberechtigung auf das Archiv
Aus dem bestehenden Archiv können unkontrolliert Dokumente und Akten entnommen werden
Mehrmaliges Anmelden für die verschiedenen Anwendungen erforderlich
Vertraulichkeit von abgelegten Dokumenten im Archiv nicht gewährleistet
Zugriff auf Informationen im Archiv von einer bestimmten Person abhängig
Kopien werden nicht als Kopie gekennzeichnet
Vertretungsregelung nicht eindeutig
Sicherungen erfolgen in langen Zeitabständen
Speicherformate
Die Auswertung nach Speicherformaten beinhaltet die derzeitigen physikalisch vorliegenden Informationen sowie deren mögliche Umsetzung in digitale Formate für das auszuwählende Archivsystem. In Abhängigkeit des Informationseingangs aus verschiedenen Quellen (Scanner, Fax, Datei, Host-Anwendung etc.) sind unterschiedliche Aufzeichnungsformate und Zugriffsarten zu berücksichtigen. Diese beeinflussen z.B. Mengengerüste, Datenbankdesign, Netzwerkauslegung und Migration.Schwachstellen vorhanden
niedrig-hochbewertetunwichtig-sehr wichtig
Unterschiedliche Speicherformate auf unterschiedlichsten Datenträgern
Rechtliche Absicherung / Verfahrensdokumentation
Für die rechtliche Absicherung eines elektronischen Archivsystems ist zu klären, für welche Informationen die Papierform vorgeschrieben ist und für welche eine elektronische Aufbewahrung ausreicht. Maßgeblich hierfür sind gesetzliche Bestimmungen und hausinterne Richtlinien, die auf einzelne Informationen und gesamte Akten angewendet werden müssen. Dies beeinflußt ebenfalls Mengengerüste und Zugriffskriterien. Die rechtlichen Anforderungen haben insbesondere auf die Speicherung von Informationen als Brutto- oder Nettobild, auf die Behandlung des Löschens personenbezogener Daten und die Kennzeichnung von Originalen bei der Erfassung Auswirkungen. In der Auswertung bezüglich der rechtlichen Absicherung werden alle Informationen zusammengeführt, die hierfür von Bedeutung sind.Schwachstellen vorhanden
niedrig-hochbewertetunwichtig-sehr wichtig
Revisionssichere Archivierung (bestehendes Papierarchiv nicht abgesichert - Zugang, Ergänzung, Verlust)
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Datum: 12.01.1998 Version: 2.1
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenSchwachstellen vorhanden
niedrig-hochbewertetunwichtig-sehr wichtig
Aufbewahrungszeitraum ist höher als die Lebensdauer der Speichermedien
Regelungen zur Löschung personenbezogener Daten gemäß § 5 BDSG fehlen
Verfahrensbeschreibung bezüglich Datensicherheit nicht vorhanden
Fehlende hausinterne Regelungen zum Aufbewahren und Vernichten von Akten
Organisationsstruktur
Durch diesen Auswertungsbereich werden alle Informationen berücksichtigt, die Rückschlüsse auf Veränderungen der Organisation erlauben. Anpassungen in der Organisationsstruktur betreffen insbesondere den übergreifenden Zugriff auf Informationen. Neben den Zugriffsrechten der Mitarbeiter sind auch Änderungen der Aufgabengebiete erforderlich. Durch Archivsysteme entstehen neue Aufgaben wie Scannen, Qualitätssicherung, Indizierung, Jukebox-Operating, Administration und Pflege des Verfahrens, die durch frei werdendes Personal (z.B. aus Posteingang oder Datenerfassung) oder zusätzliches Personal durchzuführen sind.Schwachstellen vorhanden
niedrig-hochbewertetunwichtig-sehr wichtig
Unzureichende Regelungen für die Ablage / Archivierung
Doppelarbeiten werden durchgeführt
Mangelnde Transparenz bei Arbeitsabläufen
Individuelles Arbeiten
Mitarbeiter beschäftigen sich mit Aufgaben (Suchen, Transportieren, Ablegen), die nicht zu ihrem Aufgabenbereich gehören
Unzureichende ad hoc-Informationsbereitstellung (Verteilung z. B. vom hausinternen Postweg abhängig)
Posteingangs- / Postausgangsübersicht (nicht vorhanden oder mühsam zu erstellen)
Bei Aktentransporten gehen einzelne Dokumente, Akten oder Laufzettel verloren
Postlaufzeit (dauert zu lange)
Verteilungsproblem (Verteiler nicht eindeutig)
Wiedervorlage (manuell, ohne Kontrolle)
Fristenproblem (Termine werden nicht eingehalten)
Mangelnde Unterstützung von Standardaufgaben (z.B. Briefe werden jedes Mal individuell neu geschrieben)
Prüfung von Informationen erfordert Papierumlauf (z.B. Vier-Augen-Prinzip)
Historie einer Bearbeitung nicht nachvollziehbar
Herkömmliche, papiergestützte Arbeitstechniken
Verteilungs- und Zuordnungsprobleme
Keine Vergleichs- und Auswertungsmöglichkeiten zur
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Datum: 12.01.1998 Version: 2.1
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenSchwachstellen vorhanden
niedrig-hochbewertetunwichtig-sehr wichtig
Arbeitsplanung
Nur wenige Abläufe sind standardisierbar
Überlastung der Mitarbeiter
Häufige Abwesenheit von Entscheidern
Unzureichende Regelung für ‘Entsorgung’ alter Archivbestände
Ungenaue betriebliche Aufbewahrungszeiten
Nutzungskomfort
Zum Thema Nutzungskomfort werden alle Informationen zu Restriktionen gesammelt, die derzeit eine effektive, zeitnahe, benutzerfreundliche und aufgabengerechte Bearbeitung behindern. Für den Nutzungskomfort des geplanten Systems sind Informationen über die Informationsbereitstellung, das Zusammenspiel heute genutzter Softwareanwendungen sowie sich hieraus ergebende Schwachstellen festzustellen.Schwachstellen vorhanden
niedrig-hochbewertetunwichtig-sehr wichtig
Erfüllungsgrad der ergonomischen Anforderungen an Arbeitsplätze
Anwender muß in unterschiedlichen DV-Anwendungen mit verschiedenen Oberflächen und Retrievalmöglichkeiten arbeiten
Benutzungs-Ergonomie (keine einheitliche, übergreifende Benutzungsoberfläche)
Auslegung der Infrastruktur
Die Beschreibung der Infrastruktur ist besonders dann von Bedeutung, wenn vorhandene Komponenten in dem künftigen Archivsystem weiterverwendet werden sollen. Hier ist entsprechend den Anforderungen an die Bereitstellung von Informationen zu unterscheiden, welche Komponenten weiterbenutzt, welche erweitert und welche neu beschafft werden müssen. Diese Angaben sind im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zur Bemessung der Investitionssummen notwendig.Schwachstellen vorhanden
niedrig-hochbewertetunwichtig-sehr wichtig
Heterogene Hardware-Umgebung
Heterogene Software-Umgebung
Einsatz von ähnlichen Softwareprodukten (z. B. mehrere Textverarbeitungsprogramme)
Pflege von Layout-Versionen
EDV-Unterstützung bei der Ablage- / Archivierung
Fehlende Speicherplatzkapazität
Unzureichende Performance
Archivraumproblem (Räume nicht ausreichend oder zu teuer)
Archivräume in verschiedenen Stockwerken oder Gebäudeteilen
Lange Wege zwischen Arbeitsplatz und Archiv
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenSchwachstellen vorhanden
niedrig-hochbewertetunwichtig-sehr wichtig
Unzureichende Räume und Raumausstattung, um Archivsystem-PC-Arbeitsplätze aufzunehmen
Parallelbetrieb von Speichermedien
Einbindung vorhandener Systeme
Die Einbindung vorhandener Systeme bezieht sich im wesentlichen auf die direkte Integration bestehender Anwendungen in das geplante Archivsystem. Eine genaue Definition der Anforderungen und Schnittstellen ist insbesondere erforderlich, wenn neben dem Archiv auch andere Systeme eingeführt werden sollen (z.B. SAP, Groupware, Workflow, Mail).Schwachstellen vorhanden
niedrig-hochbewertetunwichtig-sehr wichtig
Medienbruch durch Einsatz unterschiedlicher Systeme
Eigenständige Archivsysteme sind vorhanden
Die Einführung einer DV-Anwendung ist geplant, die in jedem Fall eine digitale Ablage benötigt
Ein vorhandenes älteres Mikrofilm-Archiv muß kurz- oder mittelfristig durch eine Ersatzbeschaffung erneuert werden
Unzureichender direkter Zugang an ein Faxgerät
Unzureichende termingerechte Bereitstellung von Faxmitteilungen
Faxkopien im Archiv sind nach längerer Lagerung nicht mehr lesbar
Sonstiges
Schwachstellen vorhanden niedrig-hoch
bewertetunwichtig-sehr wichtig
Qualität- des Papiers- des Aufdrucks- der Vordrucke- der Bilder- der Videoaufzeichnungen- der Sprachaufzeichnungen
Verwendung kleiner Schriftarten
Geringe Auflösung von Bildern
Bearbeitungsvermerke auf Informationen
Belege werden separat von anderen Informationen gehalten
Umfangreiche Kommunikation mit externen Gremien
Qualifikation der Mitarbeiter, Information in elektronischer Form zu bearbeiten
Motivation der Mitarbeiter, Information in elektronischer Form zu bearbeiten
Ergebnis
Aus den Ergebnissen der Auswertungen und der Schwachstellenbewertung ergeben sich die eigentlichen Anforderungen an das künftige Archivsystem, die die Grundlage Kunde: Intern Projekt: Autor: Kff/BMThema: DMS-Einführung Topic: Ist-Analyse Status: FertigDatei: dmsist-
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemenfür das fachliche Soll-Konzept bilden. Die fachlichen Anforderungen an ein Soll-Archiv beeinflussen z.B. den Zugriff auf Informationen (inhaltliche Erschließung, Versionsmanagement, Performance, Zugriffsprofile, Richtlinien für übergreifenden Zugriff, Zugriffsschutz) oder die Erfassung von Informationen (Codierte Informationen, Scannen, Faxen, DateiImport, Altarchivbestandserfassung).
Die Auswertungen dienen zudem als notwendige Planungsgrundlage für verschiedene Bereiche wie:
• Budget für Systemrealisierung,
• Entscheidungsvorlage für die gewünschte Systemkategorie
• Ressourcen,
• Termine,
• Erfassung von Altbeständen,
• aufbau- und ablauforganisatorische Veränderungen,
• Qualifikationsmaßnahmen,
• Integration vorhandener und künftiger Anwendungen.
Entsprechend aufbereitete Auswertungen werden zur Beurteilung und Kenntnisnahme an verschiedene Stabsstellen (Personalabteilung, Revision u.a.) und zur Entscheidung und Genehmigung an den oder die Entscheidungsträger weitergegeben. Die Auswertungen beinhalten daneben die Grundvoraussetzungen für Anbieter und Produkte.Ein Beispiel veranschaulicht eine mögliche Auswertung. Für die Schwerpunkte bei der Einführung des Archivsystems wird ein Entscheidungsfaktor bestimmt, der sich aus Multiplikation und Addition der Spalten berechnet. Die Bewertung kann je nach Bedarf durch unterschiedliche Gewichtungen sowohl auf Zeilen- als auch auf Spaltenebene erweitert werden.
Schwachstellen Abteilung 1 Abteilung 2 Entsch.
vorhanden niedrig-hoch
bewertetunwichtig-sehr wichtig
bewertetunwichtig-sehr wichtig
faktor
Retrieval/ Wiederfinden/
Klassifikation
Unterschiedliche Systematiken der Ablage
5 Punkte
5 Punkte 3 Punkte
40 Punkte
Speicherformate
Unterschiedliche Speicherformate auf unterschiedlichsten Datenträgern
5 Punkte
4 Punkte 2 Punkte
30 Punkte
Einbindung vorhandener Systeme
Medienbruch durch Einsatz unterschiedlicher Systeme
3 Punkte
4 Punkte 2 Punkte
18 Punkte
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenAusblick
Wie aus den vorangehenden Abschnitten deutlich wurde, ist der Aufwand der Ist-Analyse nicht zu unterschätzen. Der Umfang läßt sich erfahrungsgemäß abschätzen, wenn die Vorbereitung für die Ausgabe der Fragebögen oder Erfassungslisten durchgeführt wird. Die Ist-Analyse erfordert ein zielgerichtetes Vorgehen und ist als eigenes kleines Vorprojekt zu betrachten.
Nutzung von Tools
Zur Unterstützung der Ist-Analyse bietet sich je nach Projektgröße der Einsatz verschiedener Tools an, wobei sich jeweils nur die Daten auswerten lassen, die auch vorher sinnvoll und sorgfältig erfaßt wurden.
„A fool with a tool is still a fool!“
Für PCs sind Projektmanagement-Tools verschiedener Anbieter verfügbar. Der Aufwand beim Einsatz derartiger Tools darf jedoch nicht unterschätzt werden. Nur eine ständige Pflege und Aktualisierung macht den Einsatz solcher Tools erst sinnvoll, in der Regel ist zu diesem Zweck eine eigene Projektassistenz erforderlich. Der Einsatz von Projektmanagement-Tools ist aus den genannten Gründen nur bei relativ großen Projekten mit mehr als sechs Monaten Laufzeit und mehr als sechs Projektmitarbeitern oder verschiedenen Arbeitsgruppen sinnvoll. Da die Mitarbeiter im allgemeinen neben den Aktivitäten im Projekt weiterhin ihre üblichen Tätigkeiten auszuüben haben, darf jeweils nicht die volle Kapazität der Mitarbeiter verplant werden. Eine Alternative zu Projektmanagement-Tools für kleinere Projekte stellen mit Hilfe von Tabellenkalkulationsprogrammen angefertigte Projektpläne oder ein systematisches Berichtswesen mit Verwendung geeigneter Protokollvordrucke dar.
Bei größeren Workflow- und Groupware-Projekten bietet sich der Einsatz von Tools zum Business Process Design oder Redesign an. Diese Tools zeichnen sich durch visuelle Darstellungs- und Modellierungsmöglichkeiten für Geschäftsprozesse aus und besitzen im allgemeinen Möglichkeiten zur Simulation und Ressourcenplanung. Sie bieten die Grundlage für Diskussionen mit den Anwendern. Der Nachteil solcher Tools ist, daß der Einsatz sehr aufwendig ist. Es ist eine kontinuierliche Rückführung von Echtzeitdaten in den Lebenszyklus der Analyse erforderlich. Geachtet werden sollte bei BPR-Tools auf Möglichkeiten zur Generierung aussagekräftiger Dokumentationen. Außerdem sind Schnittstellen zu Workflow-Tools sehr wichtig, damit die Geschäftsprozesse und Arbeitsflüsse mit diesen nicht noch einmal generiert werden müssen. In diesem Zusammenhang sollten die Schnittstellen den Spezifikationen der Workflow Management Coalition (WfMC) entsprechen, die die Standardisierung im Workflow-Bereich vorantreibt. Für die Einführung von Production Workflow sind BPR-Tools auf jeden Fall zweckmäßig.
Für die Erstellung von Auswertungen eignen sich Tabellenkalkulation oder PC-Datenbanken. Für kleinere Vorhaben sind im allgemeinen Spreadsheets ausreichend. Diese können jedoch Probleme bereiten, wenn Antworten und Daten nicht entsprechend „flach“ strukturiert sind. Bei größeren Vorhaben erlauben PC-Datenbanken auch die Abbildung komplexerer Strukturen, wie die Zusammenführung der Ergebnisse verschiedener Fragebögen und Listen. Mit Hilfe von Auswertungen
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemenkönnen die Daten auf einer hohen Ebene zusammengefaßt und dokumentiert werden, z.B. in Form einer Management-Summary. Soll- und Ist-Daten können anhand verschiedener Szenarien verglichen werden.
Für ein strukturiertes Vorgehen bieten sich Vordrucke an. Bei der Entwicklung von Vordrucken ist auf eine einheitliche und zweckgerechte Gestaltung, Informationstiefe und Begrifflichkeit zu achten und die Anzahl der Vordrucke sinnvoll zu begrenzen. Für das Ausfüllen der Vordrucke sind die einzelnen Felder unmißverständlich zu erklären. Damit die Ergebnisse vergleichbar sind, ist ein einheitliches Ausfüllen der Fragebögen zu kontrollieren. Textaussagen sollten vermieden und statt dessen Werte oder Multiple-Choice-Angaben bevorzugt werden. Anstelle von Einzelfragebögen sind für kleinere Vorhaben auch Listen geeignet. Ebenso können Listen für die Zusammenführung der Ergebnisse einzelner Fragebögen verwendet werden.
Strategien
„Buy experience instead of reinventing the wheel!“
Erfahrene Berater oder Mitarbeiter eines Anbieters sollten bereits in der Vorbereitungsphase in ein DMS-Projekt einbezogen werden. Im allgemeinen sind bei Anbietern und Beratern schon Vergleichsmuster und Systematiken für die Ist-Analyse vorhanden, und es können Erfahrungen für den späteren Betrieb genutzt werden. Externe Berater haben im Gegensatz zum eigenen Unternehmen eine erweiterte Sichtweise und können Ergebnisse realistisch einschätzen. Zudem kann auf diese Weise die Umsetzung in die Soll-Konzeption unterstützt und vereinfacht werden.
„Just do it, then fix it!“
Der Trend geht zum Prototyping, das heißt ein System zunächst in einem kleinen Bereich einzusetzen und ein Konzept erst nach einer anschließenden Auswertung zu entwickeln. Dann erst erfolgt die Systemrealisierung. Parallel dazu muß der „Normalbetrieb“ jeweils sichergestellt sein. Mit einem solchen Vorgehen kann ein Projekt zu jeder Zeit risikolos abgebrochen und wieder zum alten Zustand zurückgekehrt werden. Die Phase des Prototyping darf jedoch nicht zu lang angelegt sein, die Aufgaben müssen auch hier wohl definiert sein.
„Flexibility versus predefined structure!“
Im Bereich Workflow kommt Ad hoc Workflow anstelle einem aufwendigen Prozeßdesign und Production Workflow vermehrt zum Einsatz. Im Gegensatz zu Production Workflow ist das Routing bei Ad hoc Workflow nicht vordefiniert, sondern geschieht zur Laufzeit durch den Benutzer. Ad hoc Workflow erfordert somit keine aufwendige Modellierung der Geschäftsprozesse, der Anwender muß sich nicht an Vorgaben halten und die Vorgänge „automatisieren“ sich durch Wiederholung seitens des Anwenders.
„Pull is easier than Push!“
Eine Alternative zur automatisierten Bereitstellung und aufwendigen Prozeßautomatisierung in Workflow-Systemen ist die schnelle und vollständige
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-SystemenInformationsbereitstellung in dynamischen Dokumenten-Management-Systemen mit aktiven Suchen seitens der Anwender. Diese Systeme sind einfacher und schneller zu implementieren als Workflow-Systeme und erfordern keine Anpassung der Arbeitsabläufe.
Anlagen „Erfassungslisten“
Die Erfassungslisten zur Aufnahme des Ist-Zustandes stehen als Excel-Dateien zur Verfügung und sind in der Anlage als Ausdruck beigefügt:
• Erfassungsliste „Dok_A Dokument-Analyse“Datei Dok_A.XLS
• Erfassungsliste „Ord_A Ordnungsmittel-Analyse“Datei Ord_A.XLS
• Erfassungsliste „Arc_A Archiv-Analyse“Datei Arc_A.XLS
• Erfassungsliste „Nutz_A Nutzungs-Analyse“Datei Nutz_A.XLS
• Erfassungsliste „Org_A Organisations-Analyse“Datei Org_A.XLS
• Erfassungsliste „Vorg_A Vorgangs-Analyse“Datei Vorg_A.XLS
• Erfassungslisten „Tec_A Technik-Analyse“Dateien Tec_A_AP.XLS, Tec_A_DR.XLS, Tec_A_SW.XLS
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Datum: 12.01.1998 Version: 2.1
© PROJECT CONSULT GmbH 1998 Seite 47 von 50
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen
Anschrift der Autoren
PROJECT CONSULT GmbH, Büro HamburgOderfelder Str. 17D-20149 HamburgTel.: 040 / 460 762 20Fax: 040 / 460 762 29E-Mail: [email protected] Web: www.PROJECT-CONSULT.com
Autorenrecht
© PROJECT CONSULT GmbH 2000
Jeglicher Abdruck, auch auszugsweise oder als Zitat in anderen Veröffentlichungen, ist durch den Autor vorab zu genehmigen.
Belegexemplare, auch bei auszugsweiser Veröffentlichung oder Zitierung, sind unaufgefordert einzureichen.
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Datum: 12.01.1998 Version: 2.1
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Profile der Autoren
Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jahrgang 1952, ist Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, eine der führenden produkt- und herstellerneutralen Beratungsgesellschaften für Dokumenten-Management, elektronische Archivierung, Büroautomation, Groupware, Intranet und Workflow in Deutschland. Er ist Gründer und Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd., London.
Er entwickelte das Systemdesign für mehrere Dokumenten-Management-Produkte und beriet zahlreiche Anwender, Hersteller und Systemhäuser bei der Planung, Organisation und Implementierung solcher Systeme. Zu den von ihm betreuten Anwendern gehören namhafte deutsche und internationale Organisationen, Konzerngruppen und Unternehmen.
Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongreßleiter, Referent und Moderator zu Themen des Dokumenten-Management-Umfeldes. Seine Vortragsaktivitäten erstrecken sich auf Veranstaltungen wie z.B. AIIM, AWV, datakontext, dc, DMS, DLM-Forum, Documation, EUROFORUM, IMC, IIR EDOK, IIR Interflow, Online, VOI etc. Er gehört zu den wenigen deutschen Beratern und Analysten, die auch international anerkannt sind, wie zahlreiche Moderations-, Keynote- und Vortragseinladungen aus dem Ausland zeigen. Seine Keynote-Vorträge “Document Management as IT-Infrastructure” (1995), “The Future of Document Management” (1997), “Paradigm Shifts in Document Management” (1998), “The Electronic Documents Management Market in Europe: Technologies and Solutions” (1999), “Market Transitions: DRT Document Related Technologies” (1999) und “Dokumenten-Management im Wandel – und wo bleibt der Mensch?” (1999) gelten als richtungsweisende Beiträge für die gesamte DRT-Branche.
Dr. Kampffmeyer ist einer der Direktoren der AIIM Europe, Association for Information and Image Management International. Als Mitglied des Executive Committee und Vice Chair des Board of Directors der AIIM gilt er als eine der führenden Persönlichkeiten der Branche in Europa. Für seine erfolgreiche Tätigkeit im Dokumenten-Management-Umfeld wurden ihm vom IMC 1992 der “Award of Excellence”, 1994 der Award “Fellow of IMC” und 1997 der “Award of Merit”, sowie von der AIIM International 1999 der Award „Fellow of AIIM“ und 2000 die Auszeichnung „Master of Information Technology“ verliehen. Er ist Mitglied des Beirat der europäischen Ausgabe der der AIIM-Zeitschrift “e-doc”.
Als langjähriger Vorsitzender des VOI Verband Optische Informationssysteme e.V. (1991-1998) verfügt er über detaillierte Marktkenntnisse in den Bereichen Dokumenten-Management, Workflow, Groupware, elektronische Archivierung, Intranet, digitale Signatur, Knowledge Management und digitale optische Speicher. Er gilt nach Einschätzung der Zeitscvhrift Computerwoche als der Mentor der DRT-Branche in Deutschland.
Als Autor für Zeitschriften wie Info21, DoQ, Document World, e-doc, Office Management, Bit, Document Manager, Computerwoche, Markt & Technik, Information Week, Password, ComputerZeitung, Management Berater, INFOdoc und zahlreiche andere deutsche und internationale Publikationen hat er in den vergangenen Jahren über 230 Beiträge zu Themen des Dokumenten-Managements veröffentlicht. Er ist Autor regelmäßiger Kolumnen in Fachzeitschriften, Herausgeber des PROJECT CONSULT Newsletter und zahlreiche seiner Publikationen werden auf WebSites referenziert.
Er ist Autor des Buches “Grundlagen und Zukunft des Dokumenten-Managements” sowie Ko-Autor der deutschen Codes of Practice “Grundsätze der elektronischen Archivierung” und “Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS”.
Dr. Kampffmeyer engagiert sich in Standardisierungsgremien wie der AIIM Association for Information and Image Management International, WfMC Workflow Management Coalition, DMA Document Management Alliance, ODMA Open Document Management API und anderen Standardisierungsgremien. Er ist Mitglied des DLM Forums der Europäischen Kommission und Mitarbeiter an den europäischen “Codes of Practice” und Rechtsgrundlagen zum Einsatz von Dokumentenmanagement-Technologien.
Barbara Merkel (Dipl. Informatikerin) ist seit 1994 Beraterin der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr.Ulrich Kampffmeyer GmbH.
Zu ihren Aufgabengebieten gehören Market Research, Pressearbeit, Projektmitarbeit und Qualitätssicherung. Daneben hat sie als Autorin für Zeitschriften wie Info21, INFOdoc, Office Management, Computerwoche u.a. zahlreiche Beiträge zu Themen des Dokumenten-Managements veröffentlicht. Zusammen mit Dr.Kampffmeyer ist sie Autorin des Buches „Grundlagen des Dokumenten-Managements - Einsatzgebiete • Technologien • Trends“.