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2013

EDUARDO JOSÉ RODRÍGUEZ RANGEL

SECRETARIA DE EDUCACIÓN

22/08/2013

GUÍA PARA REGISTRO, RENOVACIÓN DE REGISTRO Y EXTENSIÓN DE PROGRAMAS EN

LAS ÁREAS AUXILIARES DE LA SALUD, EN LOS MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL

DEPARTAMENTO DE SUCRE

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEPARTAMENTAL

SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEPARTAMENTAL Rosa Lila Santos Gómez

LÍDER ASUNTOS LEGALES Y PÚBLICOS Gustavo Jatib Naizir

LÍDER PLANEACIÓN EDUCATIVA Gregorio de Jesús Casas Rojas

LÍDER DE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Eloy Eligio Pérez Quiroz

LÍDER DE COBERTURA María Clarena Coley

LÍDER CALIDAD EDUCATIVA Carlos Santos Gómez

LÍDER INSPECCIÓN Y VIGILANCIA Luz Daris Chima Pineda

GESTIÓN DE PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL Marco Fidel Suárez Contreras

ADMINISTRADOR SISTEMA DE INFORMACIÓN EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO “SIET”

Eduardo José Rodríguez Rangel

CONTENIDO

I. PROGRAMAS EN LAS ÁREAS AUXILIARES DE LA SALUD……………………………. 4

II. MARCO LEGAL………………………………………………………………………………… 4

III. REQUISITOS PARA EL REGISTRO, RENOVACIÓN DEL REGISTRO O EXTENSIÓN DE PROGRAMAS EN LAS ÁREAS AUXILIARES DE LA SALUD……………………….. 5

1. Nombre del programa……………………………………………………………………… 5 2. Objetivos del programa……………………………………………………………………. 5 3. Justificación del programa………………………………………………………………… 5 4. Definición del perfil de ingreso y de egreso……………………………………………... 5 5. Plan de estudio……………………………………………………………………………… 5 6. Autoevaluación institucional……………………………………………………………….. 5 7. Organización administrativa……………………………………………………………….. 5 8. Recursos específicos……………………………………………………………………….. 5 9. Recursos docentes………………………………………………………………………….. 5 10. Financiación………………………………………………………………………………….. 6 11. Infraestructura………………………………………………………………………………... 6 12. Costos educativos en las IETDH……………………………………………………………7 13. Tarifas en la SED……………………………………………………………………………. 7

IV. RELACIÓN DOCENCIA – SERVICIO………………………………………………………… 8

A. Evaluación de la relación docencia-servicio……………………………………………… 8 B. Requisitos del convenio docencia-servicio……………………………………………….. 8 C. Condiciones de los escenarios de prácticas……………………………………………… 8 D. Plan de formación práctica…………………………………………………………………. 9

V. PROCEDIMIENTO………………………………………………………………………………. 9

VI. ANEXOS…………………………………………………………………………………………. 12

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS…………………………………………………………. 13

4

Teniendo en cuenta que el Decreto 4904 de 2009, establece unas disposiciones especiales para los programas en las áreas auxiliares de la salud, consideramos necesario establecer una guía específica para el registro, renovación del registro o extensión de estos programas, para ser ofertados en los municipios no certificados del departamento de Sucre. Los programas en las áreas auxiliares de la salud y los de mecánica dental y cosmetología y estética integral, requieren del concepto técnico previo favorable por parte de la Comisión Intersectorial para el Talento Humano en Salud – “CITHS” de que trata el literal c) del numeral 2 del artículo 9 del Decreto 2006 de 2008 y cumplir con lo establecido en los Acuerdos 153 de 2012, 0113, 114 y 360 de 2010. Metodología: La metodología que deben utilizar las instituciones de educación para el trabajo y el desarrollo humano - “IETDH” en los programas en las áreas auxiliares de la salud es la presencial. Requisitos de ingreso: Para el ingreso a los programas en las áreas de auxiliares de la salud, el aspirante debe haber cursado y aprobado el grado noveno (9°) y cumplido 16 años de edad.

IV. PROGRAMAS EN LAS ÁREAS AUXILIARES DE LA SALUD

1. Auxiliar Administrativo en Salud.

2. Auxiliar en Enfermería.

3. Auxiliar en Salud Oral.

4. Auxiliar en Salud Pública.

5. Auxiliar en Servicios Farmacéuticos.

V. MARCO LEGAL

Leyes. o Ley 1438 de 2011.

Decretos.

o Decreto 2006 de 2008.

o Decreto 4904 de 2009.

o Decreto 2376 de 2010.

Acuerdos.

o Acuerdo 114 de 2010.

o Acuerdo 153 de 2012 (Rige a partir del 18 de febrero de 2013). Define las

condiciones de la relación docencia servicio.

5

VI. REQUISITOS PARA EL REGISTRO, RENOVACIÓN DEL REGISTRO O EXTENSIÓN DE PROGRAMAS EN LAS ÁREAS AUXILIARES DE LA SALUD

1. Nombre del programa (Denominación).

2. Objetivos del programa.

3. Justificación del programa.

4. Definición del perfil de ingreso y de egreso.

5. Plan de estudios (Anexo 4):

Duración.

Jornada.

Intensidad horaria (1600 – 1800 horas).

Contenidos básicos.

6. Autoevaluación institucional (Anexo 3).

7. Organización administrativa:

Organigrama.

Manual de funciones.

Reglamento estudiantil:

o Inscripción.

o Admisión y matrícula.

o Derechos y deberes.

o Prohibiciones, distinciones e incentivos.

o Evaluación y promoción.

o Faltas contra el régimen disciplinario.

o Sanciones aplicables y procedimientos.

o Aspectos académicos.

8. Recursos específicos para el desarrollo del programa:

Aulas, talleres, laboratorios y equipos (Acuerdo 114 de 2010).

Materiales de apoyo: didácticos, ayudas educativas y audiovisuales.

Recursos bibliográficos, técnicos y tecnológicos.

Lugares de práctica.

Convenios de prácticas formativas (Decreto 2376 de 2010 Docencia - Servicio). 9. Recursos docentes:

Criterios de ingreso (Perfil, modalidad de contrato).

Experiencia docente.

Número de docentes por programa.

Hojas de vida con sus soportes.

Manual o reglamento de docentes.

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10. Financiación:

Ingreso.

Egreso.

Estado financiero debidamente refrendado por un Contador.

Mecanismos de financiación del programa (Anexar tarifas educativas del programa).

Estado de Resultados Proyectado para el Programa. El estado de resultados incluye en primer lugar el total de ingresos provenientes del programa de la institución proyectado por el número de estudiantes que se planea matricular en cinco años y los costos incurridos para lograrlo. La diferencia entre ambas cifras indica el resultado bruto o margen bruto que constituye un indicador clásico de la información contable. Habitualmente se calcula el resultado bruto como porcentaje del Ingreso, lo que indica el margen de rentabilidad bruta con que operará la Institución.

Los estudios de factibilidad económica incluyen análisis de costos y beneficios asociados al programa. Se comparan los costos esperados con los beneficios o ingresos esperados durante los cinco años para asegurarse que los beneficios excedan a los costos.

Los costos de implementación incluyen comúnmente el costo de hardware y software, su vida útil esperada, los costos de operación del programa, los costos de personal administrativo, docente, de apoyo y servicios generales, materiales, servicios públicos, reparaciones y mantenimiento. A través del análisis de costo/beneficio, la organización debe apoyarse en los conceptos tradicionales de análisis financiero y las herramientas como teoría del valor presente, análisis de costos proyectados y análisis de flujos de efectivo.

Balance General de la Institución. El balance es el estado que muestra en unidades monetarias la situación financiera de una empresa o entidad económica en una fecha determinada, además, tiene el propósito de mostrar la naturaleza de los recursos económicos de la empresa, así como los derechos de los acreedores y de la participación de los dueños.

Desglose de los Costos Educativos. La recuperación de costos incurridos en la prestación del servicio se hará mediante el cobro de tarifas y otros cobros educativos que en su conjunto representen financieramente un monto igual a los gastos de operación, a los costos de reposición, a los de mantenimiento y reservas para el desarrollo futuro. Las tarifas establecidas deberán ser explícitas, simples y con denominación precisa. Deben permitir una fácil comparación con las ofrecidas por otros establecimientos educativos que posibilite al usuario su libre elección en condiciones de sana competencia. 11. Infraestructura:

Copia del contrato de arrendamiento o certificado de libertad.

Descripción de la planta física (Fotocopia de los planos).

Número de aulas previstas.

Inventario de materiales, equipos, herramientas.

Inventario de recursos bibliográficos, ayudas educativas informáticas, material didáctico.

Número de estudiantes por terminal de sistemas.

Concepto sanitario.

7

12. Costos educativos en las IETDH. Las IETDH deben fijar los costos educativos para cada programa y su cobro puede ser total o por periodos determinados. Para la fijación de los costos se debe tener en cuenta:

La duración y naturaleza del programa.

La correlación entre un determinado programa y los servicios comunes ofrecidos.

La recuperación de costos incurridos en el servicio.

Una razonable remuneración por virtud de la actividad empresarial, cuando este servicio se preste con ánimo de lucro.

Las IETDH, al fijar los costos educativos, deben contemplar todos los gastos en que incurra por la prestación del servicio, los cuales deben estar relacionados con el programa. El valor total de los costos educativos debe incluir entre otros:

Inscripción.

Realización de exámenes (Recuperación, supletorios, reconocimiento de saberes).

Carnet estudiantil.

Expedición de certificados y constancias.

Derecho de Obtención del Certificado de Técnico Laboral. Todos estos cobros deben estar en el manual o reglamento estudiantil y aprobados por la Secretaría de Educación. Lo que no autorice la Secretaría de Educación no se pueden cobrar. Los costos se incrementan anualmente y solo se podrán hacer de acuerdo con el índice de inflación. Los costos se deben informar a la Secretaría de Educación para efectos de la inspección y vigilancia, antes de iniciación de actividades académicas. Si la IETDH pretende incrementar por encima del índice de inflación, debe solicitar autorización a la Secretaría de Educación, para lo cual debe presentar un informe con la justificación precisa de los factores en que se fundamenta el aumento. La Secretaría de Educación tiene 30 días para determinar si autoriza o no el alza propuesta. Mientras la Secretaría de Educación no se pronuncie, la institución educativa no puede cobrar el nuevo valor.

13. Tarifas en la SED: De acuerdo con la Ordenanza N° 34 del 25 de noviembre de 2009, de la Asamblea del departamento Sucre, las siguientes son las tarifas para los trámites de la licencia de funcionamiento, registro de programas y expedición de constancia:

COMCEPTO I.H TARIFA EN SMLMV

Licencia de Funcionamiento NA 2

Constancias NA 2%

Registro de programas

160 a 500 0.5

501 a 1.000 0.75

1.001 a 1.800 1

8

IV. RELACIÓN DOCENCIA-SERVICIO. “Vínculo funcional que se establece entre instituciones educativas y otras organizaciones, con el propósito de formar talento humano en salud o entre instituciones educativas cuando por lo menos una de ellas disponga de escenarios de práctica en salud. Este vínculo se funda en un proceso de planificación académica, administrativa e investigativa de largo plazo, concertado entre las partes de la relación docencia - servicio.” (Art. 2, Dec. 2376 de 2010)

A. Evaluación de la relación docencia – servicio: La evaluación de la relación docencia servicio de que trata el Acuerdo 153 de octubre 30 de 2012, contiene los siguientes aspectos:

1. Convenio docencia servicio suscrito entre una IETDH y la IPS. (Acta de Inicio – Anexo

técnico N° 1).

2. Condiciones escenarios donde se desarrollan las prácticas formativas.

3. Plan de formación práctico. (Anexo técnico N° 2).

4. Documento autoevaluación de la relación docencia – servicio. (Anexo técnico N° 3).

B. Requisitos del Convenio docencia – servicio: La relación docencia servicio se desarrollará mediante la suscripción de un convenio, el cual debe contener los siguientes ítems:

1. Objeto. 2. Plazo (10 años). 3. Deberes, responsabilidades de las partes en lo académico, financiero, administrativo y

de servicios. 4. Instancias, mecanismos y procesos de coordinación, control y solución de diferencias. 5. Responsabilidades de las partes intervinientes frente a garantías para usuarios,

estudiantes y docentes (Art. 15 -17 Decreto 2376 de 2010). 6. Constitución póliza de responsabilidad civil extracontractual (250 SMMLV). 7. Amparo de riesgos biológicos (250 SMMLV). 8. Causales de terminación de la relación docencia – servicio. 9. Mecanismos de supervisión, criterios y procedimientos para la evaluación de las

obligaciones adquiridas por las partes. 10. Conformación del Comité Docencia – Servicio.

C. Condiciones de los Escenarios de Prácticas: Los escenarios de prácticas deben cumplir

las siguientes características:

1. Auxiliar en Enfermería: IPS con servicios habilitados mediana complejidad. 2. Auxiliar en Salud Pública: IPS con baja complejidad: Programas de promoción y

prevención. 3. Auxiliar en Salud Oral: IPS con servicios habilitados en salud oral y programas de

promoción y prevención de la salud oral. 4. Auxiliar en servicios farmacéuticos: IPS con servicios farmacéuticos de baja y mediana

complejidad y establecimientos farmacéutica. 5. Auxiliar Administrativo en Salud: IPS: Afiliación, admisión y facturación.

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Nota 1. A partir del 1° de julio de 2013, los escenarios donde se desarrollen las prácticas formativas deben realizar y documentar el proceso de la autoevaluación de la relación docencia servicio, de acuerdo con los criterios establecidos por la CITHS.

D. Plan de formación práctica:

Cada programa debe contar con su plan de formación práctica.

Anexo Técnico N° 2 Plan de formación práctica. Nota 2. Las prácticas formativas deberán contar con un docente por cada diez (10) estudiantes. E. Autoevaluación:

Verificar la calidad del servicio educativo que ofrecen las IETDH.

Se evalúa: o Condiciones de calidad para la organización de la oferta (Decreto 4904 de 2009). o Las condiciones de calidad para los escenarios de práctica (Decreto 2376 de

2010).

Anexo Técnico N° 3.

V. PROCEDIMIENTO

En cumplimiento de la Resolución Departamental N° 0439 del 21 de febrero de 2008, la Secretaría de Educación fijará anualmente el cronograma para la obtención de la licencia de funcionamiento, el registro de programas y las novedades relacionadas con el funcionamiento de la instituciones de educación para el trabajo y el desarrollo humano. Las novedades de licencia, registro y/o renovación de registro de programas, apertura de nueva sede en la misma jurisdicción, apertura de una o más sedes en jurisdicción diferente, cambio de nombre o razón social, cierre de institución, suspensión o cierre de programa, etc., en los citados establecimientos, se solicitarán a través de los formatos diseñados para tal fin, en los días señalados, de acuerdo con el cronograma establecido.

1. Solicitar información para la creación del establecimiento educativo privado: El interesado se debe acercar al servicio de atención al ciudadano (SAC) o a las unidades desconcentradas (UD) a solicitar la información necesaria y la documentación que se debe adjuntar para la creación de una nueva IETDH.

2. Entregar información requerida por el interesado: El funcionario de la UD y funcionario del SAC de la SED, entregan la información necesaria para la creación de una IETDH, y las fechas en las cuales se va a realizar el seminario de inducción.

3. Realizar seminario de inducción: El funcionario de inspección y vigilancia y funcionario de gestión académica de la SED, se encargan de realizar el seminario de inducción en compañía de un encargado de mejoramiento.

4. Entregar los documentos requeridos dentro de las fechas estipuladas: El interesado entrega la documentación requerida en medio físico y magnetico, a través del servicio de atención al ciudadano (SAC), en las fechas que establezca la SED. Esta documentación

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debe contener: Formato F02_02_F01_Novedades de establecimientos educativos, Formatos F02_01_F03_Solicitud para legalización de IETDH, Formato F02_01_F01_Evaluación de estudios de factibilidad en el sector educativo y lo exigido por la ley que está detallado en la presente guía.

5. Recibir, verificar las solicitudes y documentación de los establecimientos educativos, y radicar: El funcionario del SAC recibe y verifica que la documentación entregada por el interesado para la creación del nuevo establecimiento educativo esté completa, según los documentos estipulados en el numeral 4. Si está completa se radica, y en caso de no estar completa, no se radica y se devuelve al interesado. El SAC la direcciona al área de inspección y vigilancia de la SED.

6. Recibir, verificar las solicitudes y documentación de los establecimientos educativos: El funcionario de apoyo de inspección y vigilancia de la SED, se encarga de recibir la información radicada por el interesado en la creación del EE. Si cumple con todos los requisitos exigidos:

a. Envía correo electrónico: El funcionario de apoyo de inspección y vigilancia de la SED envía correo electrónico a la Comisión Intersectorial para el Talento Humano en Salud “CITHS” con los documentos de la relación docencia servicio:

o Convenios. o Anexo técnico 1 Acta de inicio. o Anexo técnico 2 Plan de formación práctica. o Anexo técnico 3 Autoevaluación: o Formato 1. autoevaluación institucional. o Formato 2. escenarios clínicos. o Formato 3 escenarios no clínicos. o Formato 4 plan de mejoramiento. o Pólizas.

Evaluación por parte de la CITHS: La Comisión revisa y evalúa la documentación. Si cumple con los requisitos, emite concepto; si no cumple, la devuelve para ser complementada.

Ajustes (En caso que se requieran): Realizados los ajustes, el funcionario de apoyo de inspección y vigilancia de la SED envía nuevamente por correo electrónico la documentación a la “CITHS”

Concepto: la “CITHS” emite concepto y lo envía a la SED.

b. Envía el PEI: El funcionario de apoyo de inspección y vigilancia de la SED envía el PEI al subproceso D02.01_Gestión del PEI en los establecimientos educativos oficiales y no oficiales para que sea revisado en su contenido y emita concepto sobre la consistencia y legalidad del proyecto y a la vez los funcionarios de calidad educativa prestan un apoyo al interesado en la elaboración del PEI en caso que se requiera ajuste del mismo.

7. Informar al establecimiento para que complemente la solicitud: Si requiere ajustes, los funcionarios de inspección y vigilancia de la SED, envían un comunicado al interesado para que sea ajustada la documentación entregada. Esta información es enviada a través del SAC.

8. Elaborar plan de visitas: El funcionario de apoyo de inspección y vigilancia de la SED, elabora el plan de visitas de los establecimientos educativos que solicitaron legalización, a fin de corroborar en campo la veracidad de la información entregada.

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9. Recibir y verificar el cumplimiento del plan de visitas con los requisitos del cliente: El funcionario de inspección y vigilancia de la SED, se encarga de estudiar y revisar el plan de visitas a fin de que esté completo y coherente.

10. Diligenciar formato para asignación de funciones: Los funcionarios de inspección y vigilancia de la SED, diligencian el formato único de solicitud de novedades, para la asignación de las nuevas funciones de las personas encargadas de las comisiones para las visitas a los establecimientos educativos.

11. Comunicar a las partes interesadas: El funcionario de inspección y vigilancia de la SED, comunica el plan de visita a las partes interesadas.

12. Organizar logística para realización de las visitas: El funcionario de inspección y vigilancia de la SED, se encarga de establecer la logística para la realización de las visitas, disponiendo y gestionando todo lo necesario para realizar las visitas en los establecimientos educativos y organizar el grupo de funcionarios que van cumplir con este proceso.

13. Realizar visita en campo: El funcionario o funcionarios del grupo de inspección vigilancia de la SED, se dirige(n) al establecimiento educativo y realiza(n) la visita en campo. Los ítems a revisar durante la visita se estipulan en la presente guía.

14. Hacer informe de visita: El funcionario o funcionarios del grupo de inspección vigilancia de la SED, elabora(n) el informe de la visita con base en lo encontrado en el establecimiento educativo y registrado en el instrumento de verificación. En este informe se incluye el concepto técnico de la comisión para el otorgamiento o negación del registro de programa.

15. Consolidar informes y enviar a la Secretaría de Educación: El funcionario o funcionarios del grupo de inspección vigilancia de la SED, consolida(n) el informe de la visita realizada al EE asignado, para entregarlo al funcionario de inspección vigilancia responsable de la revisión y análisis de de informes.

16. Recibir informes de visita y verificar su cumplimiento con los requisitos del cliente: El funcionario de inspección y vigilancia de SED, recibe los informes de las visitas, los verifica que estén completos y sean consistentes.

17. Hacer seguimiento al plan de visitas: El funcionario de inspección y vigilancia de la SED, se encarga de hacerle seguimiento al plan de visitas para verificar su cumplimiento, según la realización de las visitas y la recepción de los informes.

18. Analizar los resultados del informe de visita del EE interesado en el registro, renovación de registro o extensión de programas: El funcionario de inspección y vigilancia de la SED, analiza los resultados de los informes de los establecimientos educativos que fueron visitados con el fin de conceder el registro, renovación de registro o extensión de programas.

19. Hacer consignación: Con los conceptos favorables de estudio del PEI y de la visita de verificación, los funcionarios de inspección y vigilancia de la SED, envían un comunicado al interesado para que haga la consignación correspondiente, de acuerdo con las tarifas establecidas en la presente guía. Esta información es enviada a través del SAC.

20. Proyectar la Resolución correspondiente, para licencia de funcionamiento, registro, renovación de registro o extensión de programas: El funcionario de inspección y vigilancia de la SED, genera un proyecto de acto administrativo, donde aprueba el registro, renovación de registro o extensión de programas del EE que los solicitó. El proyecto de acto administrativo es enviado al subproceso M03.01. Revisar actos administrativos. Una vez

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aprobado y firmado el acto administrativo por el Secretario de Educación es devuelto al área de inspección y vigilancia para su publicación, divulgación y notificación.

21. Enviar comunicado al establecimiento educativo y a las partes interesadas: El funcionario de inspección y vigilancia de la SED, comunica el acto administrativo a las partes interesadas para su notificación.

VI. ANEXOS

Reglamento estudiantil.

Reglamento docente.

Organigrama.

Hojas de vida de docentes con sus soportes.

Convenios docencia servicio (2).

Póliza de responsabilidad civil.

Póliza de riesgos biológicos.

Anexo técnico N° 1 Acta de inicio.

Anexo técnico N° 2 Plan de formación práctica.

Anexo técnico N° 3 Autoevaluación. o Institución. o IPS. o Plan de mejoramiento.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

LUNA MUÑOZ, Santiago Roberto. Construcción del Proyecto Educativo Institucional - PEI - y

del diseño curricular bajo el enfoque de competencias para las Instituciones de Educación para

el Trabajo y el Desarrollo Humano – IETDH”. MEN.

CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1064 de 2006. Bogotá: Diario Oficial 46341 de 2006.

CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1438 de 2011: Bogotá, 2011.

MEN. Decreto 4904 de 2009. Bogotá: MEN, 2009.

MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL. Decreto 2376 de 2010: Bogotá, 2010.

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 2006 de 2008. Bogotá: Diario Oficial 47012 de junio

6 de 2008.

COMISIÓN INTERSECTORIAL PARA EL TALENTO HUMANO EN SALUD. Acuerdo 114 de

2010. Bogotá, 2010.

COMISIÓN INTERSECTORIAL PARA EL TALENTO HUMANO EN SALUD. Acuerdo 153 de

2012. Bogotá, 2012.