Dasar-dasar Manajemen Perpustakaan
-
Upload
fithri-yani -
Category
Documents
-
view
128 -
download
20
Transcript of Dasar-dasar Manajemen Perpustakaan
by Abdul Ma'in 1
DASAR-DASAR MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
Oleh:
Drs. Abdul Ma’in, SS., M.Hum.
Widyaiswara Balai Diklat
Keagamaan Surabaya
by Abdul Ma'in 2
MANAJEMENPERPUSTAKAAN SEKOLAH
Enam pertanyaan mendasar (5W+1H):
1. (What) Apa yang di-menej?
2. (Where) Dimana me-menej?
3. (When) Kapan me-menej?
4. (Who) Siapa yang me-menej dan di-menej?
5. (Why) Mengapa di-menej?
6. (How) Bagaimana me-menej?
by Abdul Ma'in 3
MANAJEMEN MANAJEMEN PERPUSTAKAANPERPUSTAKAAN
• Usaha mengelola Usaha mengelola sumberdaya sumberdaya perpustakaan melalui perpustakaan melalui kerjasama orang-orang kerjasama orang-orang yang terlibat dengan yang terlibat dengan tindakan terstruktur tindakan terstruktur dan terukur untuk dan terukur untuk mencapai tujuan mencapai tujuan perpustakaanperpustakaan
by Abdul Ma'in 4
Man : SDM perpustakaan dan dalam batas tertentu juga user
Machine : Alat-alat Material : Sumberdaya informasi/bahan pustaka Methode: Cara, teknik, prosedur, mekanisme,
Pedoman, dll.
Money : Dana Market : Pasar (user yang dilayani)
SUMBERDAYA PERPUSTAKAANMencakup : 6 M
by Abdul Ma'in 5
Susunan Koleksi
SistemKatalog
Pengindeksan(pengolahan)
Temu Kembali user Dokumen
Penelusuran
Masukan:Pencatatan ciri dan penataan
Keluaran:Pencocokan dan penyerahan dokumen
PERPUSTAKAAN SEBAGAI SISTEM INFORMASI
by Abdul Ma'inby Abdul Ma'in 66
PERPUSTAKAAN PERPUSTAKAAN MADRASAHMADRASAH SEBAGAI SUATU SISTEMSEBAGAI SUATU SISTEM
Subsistem Pengadaan/
Pengembangan Koleksi
Pemakai danPerilaku Pencarian
Informasi
Subsistem Pelayanan dan
Temu-Balik Informasi
Tujuan Pendidiakn
Subsistem Pengolahan dan Penataan
(Content Management)
Subsistem Litbang/
Bina Program
SubsistemKepengarangan
by Abdul Ma'in 7
SUBSISTEM PENGADAAN/SUBSISTEM PENGADAAN/PENGEMBANGAN KOLEKSIPENGEMBANGAN KOLEKSI
Kenali pemakai
Analisis kebutuhanInformasi pemakai
Buat kebijakanPengembangan koleksi
Tentukan bidang ilmuSesuai kurikulum
Sesuai ?Tidak
Ya
by Abdul Ma'in 8
SUBSISTEM PENGADAAN:SUBSISTEM PENGADAAN:PROSES PENGADAAN BAHAN PUSTAKAPROSES PENGADAAN BAHAN PUSTAKA
Tentukan jenis koleksi yang akan diadakan
Pilih judul yang diinginkan
Beli melalui agen atauBeli sendiri
Dana siap ?Siapkan dana sesuai
perencanaan
Ya
Tidak
Tidak
Ya
Cukup ?
Tunda pengadaan
Gunakan alat bantuseleksi
Selesai
Gunakan Ahli subyek (guru bid studi)
Inventarisasi usulan Pengadaanari pemakai
by Abdul Ma'inby Abdul Ma'in 99
SUBSISTEM PENGOLAHAN DAN PENATAAN: SUBSISTEM PENGOLAHAN DAN PENATAAN: PROSES KLASIFIKASIPROSES KLASIFIKASI
Langkah persiapan
Analisis subyek dokumen
Tetapkan subyek dokumen
Tulis notasi pada label
Tentukan notasi menggunakan DDC dan
Klasifikasi Islam
Subyek jelas ?TidakYa
Gunakantabel
• Bagan klasifikasi• Indeks relative
Gunakantajuk
Susun Dokumen di rak
Selesai
by Abdul Ma'in 10
SUBSISTEM PENGOLAHAN DAN SUBSISTEM PENGOLAHAN DAN PENATAAN:PENATAAN:
PROSES KATALOGISASIPROSES KATALOGISASIMULAI
Deskripsi bibliografiTentukan 8 daerah
deskripsiGunakan AACR-2
Gunakan sumber Informasi yang tersedia
Tentukan tajuk entriUtama dan tambahan
Pengindeksan subyekGunakan daftar tajuk Subyek dan thesaurus
Cetak kartu katalog
Penyiapan dokumen, pelabelan,Kantong buku, dsb
Penjajaran dokumen di rak
selesai
by Abdul Ma'inby Abdul Ma'in 1111
SUBSISTEM SUBSISTEM TEMU KEMBALI INFORMASITEMU KEMBALI INFORMASI
KKInformation
Sources
MatchingRetrieved Information
Analysed Queries(Search Statement)
QueryAnalysis
Users
Organized Information
Analysis andRepresentation
Chowdhury, (1999 : 4)
by Abdul Ma'inby Abdul Ma'in 1212
KOMPONEN IRS KOMPONEN IRS SECARA GARIS BESARSECARA GARIS BESAR
PEMAKAI (USERS)
INDEKSPERTANYAAN(QUERY)
DOKUMEN
DOKUMEN RELEVAN
PENCOCOK (MATCHER)
Sumber: Hasibuan, 1996
by Abdul Ma'in 13
GENERASI BARU MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
Penerapan Knowledge ManagementDi Perpustakaan
Apresiasi terhadap nilai pengetahuan Yang semakin berkembang
Tuntutan pasar yang semakin kuat Terhadap kualitas layanan publik
Pengaruh teknologi informasi dan perkembangan global; serta peningkatan produksi pengetahuan
Munculnya konsep Knowledge Management tahun 1990-an
Munculnya Kesadaran ttg
Pentingnya Berbagi pengetahuan
Perpustakaan merubah visinya: Berorientasi pemakai; lebih proaktif;
Partisipatif dan interaktif
Perpustakaan lahirDalam bentuknya yang baru
Perpustakaan digital;Perpustakaan elektronik
by Abdul Ma'inby Abdul Ma'in 1414
SUBSISTEM PELAYANAN/ TEMU-SUBSISTEM PELAYANAN/ TEMU-BALIK INFORMASIBALIK INFORMASI
Membangun sistem temu-balik Membangun sistem temu-balik informasi yang informasi yang user-friendly : user-friendly : Katalog Katalog (kartu/online)(kartu/online)
Tentukan jenis-jenis jasa layanan:Tentukan jenis-jenis jasa layanan:– Layanan sirkulasiLayanan sirkulasi– Layanan referensiLayanan referensi– Layanan penelusuran informasiLayanan penelusuran informasi– Layanan bimbingan, dll.Layanan bimbingan, dll.
by Abdul Ma'inby Abdul Ma'in 1515
SUBSISTEM LITBANG DAN SUBSISTEM LITBANG DAN BINA PROGRAMBINA PROGRAM
Evaluasi kinerja perpustakaan secara keseluruhanEvaluasi kinerja perpustakaan secara keseluruhan Kembangkan kerjasama dengan perpustakaan Kembangkan kerjasama dengan perpustakaan
lainlain Evaluasi kepuasan pemakaiEvaluasi kepuasan pemakai Evaluasi keterpakaian dokumen secara berkala Evaluasi keterpakaian dokumen secara berkala
((stockstock opnameopname)) Analisis kelebihan dan kelemahan jasa layananAnalisis kelebihan dan kelemahan jasa layanan Kembangkan alternatif untuk meningkatkan Kembangkan alternatif untuk meningkatkan
kepuasan pemakaikepuasan pemakai Dan lain-lainDan lain-lain
by Abdul Ma'in 16
PRINSIP MANAJEMEN MENURUT HENRY FAYOL
1. Pembagian kerja
2. Wewenang
3. Disiplin
4. Kesatuan perintah
5. Kesatuan arah
6. Kepentingan umum di atas kepentingan pribadi
7. Imbalan
8. sentralisasi
9. Hirarki
10. Tata susunan
11. Persamaan
12. Esprit de corps
13. Rentang kendali
14. Koordinasi
15. Lini dan staf
16. Akuntabilitas
by Abdul Ma'inby Abdul Ma'in 1717
FUNGSI MANAJEMENFUNGSI MANAJEMENMENURUT LUTHER GULLICK : MENURUT LUTHER GULLICK : POSDCORBPOSDCORB
PlanningPlanning
CoordinatingCoordinating
StaffingStaffing
OrganizingOrganizing
BudgettingBudgetting
ReportingReporting DirectingDirecting
by Abdul Ma'inby Abdul Ma'in 1818
1. PERENCANAAN1. PERENCANAAN
Penentuan serangkaian tindakan untuk Penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. (Louis mencapai suatu hasil yang diinginkan. (Louis A. Allen dalam Manullang, 1977).A. Allen dalam Manullang, 1977).
Perencanaan dibuat untuk memberikan Perencanaan dibuat untuk memberikan maksud dan arah kpd organisasi dengan maksud dan arah kpd organisasi dengan memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan dan bagaimana itu harus dilakukan, dan siapa dan bagaimana itu harus dilakukan, dan siapa yang harus melakukannya. (Stoner dan yang harus melakukannya. (Stoner dan Freeman, 1992).Freeman, 1992).
by Abdul Ma'in 19
EMPAT LANGKAH EMPAT LANGKAH PERENCANAANPERENCANAAN
Menurut Stoner dan FreemanMenurut Stoner dan Freeman
Langkah 1:Tetapkan tujuan
Langkah 2:Tentukan situasisekarang
Langkah 3:Identifikasi faktorPendukung danpenghambat
Langkah 4:Kembangkan Seperangkat tindakan
by Abdul Ma'in 20
HIRARKHI RENCANA HIRARKHI RENCANA ORGANISASIONALORGANISASIONAL
TUJUAN
RENSTRA
Rencana sekali jadi
Program
Anggaran
proyek
Rencana tetap
kebijaksanaan
Prosedur danMetode standard
peraturan
Untuk kegiatan
Yg berulang-ulangUntu
k kegiata
n yg
Tidak beru
lang-ulang
Sumber: Stoner dan Freeman, 1992: 210
by Abdul Ma'in 21
2. PENGORGANISASIAN
Pngorganisasian berarti menyusun struktur kekuasaan formal yang memungkinkan pembagian tugas-tugas dan tanggung jawab untuk mencapai tujuan organisasi.
Tujuannya : • Mempermudah pelaksanaan tugas (siapa
melakukan apa)• Mempermudah pengawasan• Mempermudah pertanggungjawaban (siapa
yang bertanggung jawab)
by Abdul Ma'in 22
POLA SISTEM ORGANISASI POLA SISTEM ORGANISASI PERPUSTAKAANPERPUSTAKAAN
►Penentuan sistem organisasi Penentuan sistem organisasi tergantung pada berbagai faktor:tergantung pada berbagai faktor: Berdasarkan fungsiBerdasarkan fungsi Berdasarkan subyekBerdasarkan subyek Berdasarkan kawasanBerdasarkan kawasan Berdasarkan pemakai yang dilayaniBerdasarkan pemakai yang dilayani Berdasarkan jenis dokumenBerdasarkan jenis dokumen Sentralisasi dan desentralisasiSentralisasi dan desentralisasi
by Abdul Ma'in 23
STRUKTUR ORGANISASI STRUKTUR ORGANISASI PERPUSTAKAAN SEKOLAHPERPUSTAKAAN SEKOLAH
KEPALA PERPUSTAKAAN
BIDANG PENGADAAN BIDANG PENGOLAHAN BIDANG PELAYANANBIDANG PENGEMBANGAN/
BINA PROGRAM
TATA USAHA PERPUSTAKAAN
KEPALA SEKOLAH
by Abdul Ma'in 24
3. STAFFING 3. STAFFING
Staf adalah petugas yang diangkat untuk Staf adalah petugas yang diangkat untuk memberi layanan dan nasihat kepada memberi layanan dan nasihat kepada manajer dalam suatu organisasi manajer dalam suatu organisasi mengenai suatu bidang khusus yang mengenai suatu bidang khusus yang menjadi keahliannya (Manullang, 1977).menjadi keahliannya (Manullang, 1977).
Staffing fungsi manajemen yang meliputi : Staffing fungsi manajemen yang meliputi : ► Pengangkatan dan pelatihan karyawanPengangkatan dan pelatihan karyawan► Pengembangan lingkungan yang Pengembangan lingkungan yang
memungkinkan pelaksanaan tugasmemungkinkan pelaksanaan tugas
by Abdul Ma'inby Abdul Ma'in 2525
KEBIJAKAN KEBIJAKAN STAFFINGSTAFFING MELIPUTI : MELIPUTI :
Analisis pekerjaan, deskripsi dan Analisis pekerjaan, deskripsi dan spesialisasispesialisasi
Kategori stafKategori staf
Klasifikasi tugasKlasifikasi tugas
Posisi klasifikasi tugasPosisi klasifikasi tugas
Jumlah stafJumlah staf
Kualifikasi stafKualifikasi staf
by Abdul Ma'inby Abdul Ma'in 2626
44. DIRECTING (PENGARAHAN). DIRECTING (PENGARAHAN)
Pengarahan merupakan tugas Pengarahan merupakan tugas berkesinambungan dari pengambilan berkesinambungan dari pengambilan keputusan dan menyatukannya dalam keputusan dan menyatukannya dalam perintah umum dan khusus serta perintah umum dan khusus serta melaksanakan perintah itu. (Sulistyo-Basuki, melaksanakan perintah itu. (Sulistyo-Basuki, 1993)1993)
Directing adalah : Pengarahan agar semua Directing adalah : Pengarahan agar semua tugas dilaksanakan dengan semestinya oleh tugas dilaksanakan dengan semestinya oleh semua karyawan sesuai job-descripsinya semua karyawan sesuai job-descripsinya masing-masing.masing-masing.
by Abdul Ma'inby Abdul Ma'in 2727
5. COORDINATING5. COORDINATINGCoordinatingCoordinating adalah pengaitan berbagai bagian adalah pengaitan berbagai bagian
organisasi untuk mencapai pelaksanaan tugas yang organisasi untuk mencapai pelaksanaan tugas yang harmonis.harmonis.
Koordinasi bisa berupa: Koordinasi bisa berupa: Kordinasi sektoralKordinasi sektoral Koordinasi lintas sektoralKoordinasi lintas sektoralContoh Koordinasi sektoral: bagian pengatalogan Contoh Koordinasi sektoral: bagian pengatalogan
bekerja sama dengan bagian referensi, bagian bekerja sama dengan bagian referensi, bagian layanan, dsb agar saling mengisi dalam rangka layanan, dsb agar saling mengisi dalam rangka mencapai tujuan perpustakaan.mencapai tujuan perpustakaan.
Contoh koordinasi lintas sektoral: kerjasama antar Contoh koordinasi lintas sektoral: kerjasama antar perpustakaan dalam bidang layanan perpustakaan; perpustakaan dalam bidang layanan perpustakaan; pinjam antar perpustakaan; jaringan perpustakaan. pinjam antar perpustakaan; jaringan perpustakaan. Dalam kerjasama tersebut diperlukan koordinasi.Dalam kerjasama tersebut diperlukan koordinasi.
by Abdul Ma'inby Abdul Ma'in 2828
6. REPORTING6. REPORTING Reporting atau pelaporan adalah Reporting atau pelaporan adalah
bentuk pertanggung jawaban kinerja bentuk pertanggung jawaban kinerja organisasi kepada siapa dan untuk organisasi kepada siapa dan untuk siapa organisasi tersebut perlu siapa organisasi tersebut perlu mempertanggung jawabkan.mempertanggung jawabkan.
Pelaporan bisa dibuat perbidang tugas Pelaporan bisa dibuat perbidang tugas untuk mengetahui efektivitas dan untuk mengetahui efektivitas dan efisiensinya, tingkat keberhasilan dan efisiensinya, tingkat keberhasilan dan kegagalannya, dan untuk bahan kegagalannya, dan untuk bahan masukan bagi pelaksaan tugas masukan bagi pelaksaan tugas selanjutnya.selanjutnya.
by Abdul Ma'inby Abdul Ma'in 2929
BENTUK PELAPORANBENTUK PELAPORAN
Tertulis : bisa berupa surat, Tertulis : bisa berupa surat, memorandum, laporan berkala memorandum, laporan berkala (mingguan, bulanan, triwulan, (mingguan, bulanan, triwulan, tahunan, dsb).tahunan, dsb).
Lisan : bisa melalui telepon, tatap Lisan : bisa melalui telepon, tatap muka, pertemuan kelompok. muka, pertemuan kelompok.
by Abdul Ma'inby Abdul Ma'in 3030
KESULITAN PELAPORANKESULITAN PELAPORAN
Penyajian fakta sengaja diputarbalikkanPenyajian fakta sengaja diputarbalikkan Informasi tidak lengkapInformasi tidak lengkap Organisasi yang besar dan rumitOrganisasi yang besar dan rumit Kepala perpustakaan kurang menghargai Kepala perpustakaan kurang menghargai
pendapat dan pandangan orang lainpendapat dan pandangan orang lain Ambiguitas dalam bahasa yang digunakanAmbiguitas dalam bahasa yang digunakan Bawahan menanggung beban psikologis dalam Bawahan menanggung beban psikologis dalam
melaporkan sesuatu kepada atasan.melaporkan sesuatu kepada atasan. Bawahan merasa takut bahwa laporannya akan Bawahan merasa takut bahwa laporannya akan
menambah beban dan tanggung jawabnya.menambah beban dan tanggung jawabnya.
by Abdul Ma'inby Abdul Ma'in 3131
7. BUDGETTING7. BUDGETTING
BudgettingBudgetting adalah penentuan unit kegiatan adalah penentuan unit kegiatan dengan pembiayaan/keuangandengan pembiayaan/keuangan
Alokasi anggaran perpustakaan biasanya Alokasi anggaran perpustakaan biasanya untuk :untuk :
Pengadaan bahan pustakaPengadaan bahan pustaka PengolahanPengolahan Gaji pegawaiGaji pegawai Perawatan koleksi (penjilidan, dll)Perawatan koleksi (penjilidan, dll) Alat-alat (ATK)Alat-alat (ATK) Lain-lainLain-lain
by Abdul Ma'in 32
TEKNIK PENGANGGARAN
1. Line-Item
2. Lumpsum
3. Formula budget
4. Performance budgetting
5. Programme budgetting
6. Performance budgetting
7. Planning programming budgetting system
by Abdul Ma'in 33
TEKNIK TEKNIK LINE-ITEMLINE-ITEM
Jumlah pengeluaran dibagi atas Jumlah pengeluaran dibagi atas beberapa kategori pembelanjaan, beberapa kategori pembelanjaan, seperti :seperti :
• PengadaanPengadaan• Upah/honorUpah/honor• PenjilidanPenjilidan• ATK, dll.ATK, dll.
Kelebihan pada item tertentu tidak bisa Kelebihan pada item tertentu tidak bisa dialihkan ke item lainnya.dialihkan ke item lainnya.
by Abdul Ma'in 34
TEKNIK TEKNIK LUMP-SUMLUMP-SUM
Sejumlah anggaran dialokasikan secara Sejumlah anggaran dialokasikan secara global untuk perpustakaan. Terserah global untuk perpustakaan. Terserah pada pustakawan untuk pada pustakawan untuk membagi/mengelola anggaran membagi/mengelola anggaran tersebut untuk apa.tersebut untuk apa.
by Abdul Ma'in 35
TEKNIK FORMULA-BUDGET
Pembuatan anggaran berdasarkan standar tertentu. Misalnya diukur dari jumlah pemakai, maka untuk satu orang siswa (pemakai) tersedia n rupiah. Pustakawan tinggal menghitung berapa jumlah pemakai dikalikan n rupiah.
by Abdul Ma'inby Abdul Ma'in 3636
TEKNIK TEKNIK PERFORMANCE BUDGETTINGPERFORMANCE BUDGETTING
Penganggaran yang didasarkan pada Penganggaran yang didasarkan pada kinerja.kinerja.
• Sistem ini merinci SDM dan dana untuk Sistem ini merinci SDM dan dana untuk mencapai sasaran serta pelaksanaan mencapai sasaran serta pelaksanaan program di tahun mendatang.program di tahun mendatang.
• Diperlukan data kuantitatif periode Diperlukan data kuantitatif periode tertentu untuk merencanakan anggarantertentu untuk merencanakan anggaran
• Diperlukan Diperlukan cost-benefitcost-benefit analysis untuk analysis untuk mengukur kinerjamengukur kinerja
by Abdul Ma'in 37
TEKNIK PROGRAMME BUDGETTING
• Dana yang ada dialokasikan untuk program yang akan dilakukan.
• Memerlukan program-program alternatif
• Menentukan program-program prioritas
by Abdul Ma'inby Abdul Ma'in 3838
TEKNIK TEKNIK PPBSPPBS
Penggabungan dari Program Budgetting dan Penggabungan dari Program Budgetting dan Performance Budgetting.Performance Budgetting.
Langkah-langkah penting :Langkah-langkah penting : Mengenali obyek perpustakaanMengenali obyek perpustakaan Memberi alternatif dan kalkulasi untung-rugi untuk Memberi alternatif dan kalkulasi untung-rugi untuk
tiap-tiap alternatiftiap-tiap alternatif Menentukan aktivitas yang diperlukan untuk Menentukan aktivitas yang diperlukan untuk
masing-masing programmasing-masing program Evaluasi hasil sehingga tindakan perbaikan dapat Evaluasi hasil sehingga tindakan perbaikan dapat
dilakukan.dilakukan.
by Abdul Ma'inby Abdul Ma'in 3939
KETRAMPILAN MANAJERKETRAMPILAN MANAJER
KONSEPTUAL
KONSEPTUAL
KONSEPTUAL
MANUSIAWI
KONSEPTUAL
MANUSIAWI
MANUSIAWI
TEKNIS
TEKNISTEKNIS
MANAJEMEN LINI PERTAMA
MANAJEMEN MENENGAH
MANAJEMEN PUNCAK
by Abdul Ma'in 40
KETRAMPILAN MANAJERKETRAMPILAN MANAJER
• Ketrampilan TeknisKetrampilan Teknis adalah kemampuan adalah kemampuan untuk menggunakan alat-alat, prosedur dan untuk menggunakan alat-alat, prosedur dan teknik suatu bidang yang khusus. teknik suatu bidang yang khusus.
• Ketrampilan ManusiawiKetrampilan Manusiawi adalah adalah kemampuan untuk bekerja dengan orang kemampuan untuk bekerja dengan orang lain, memahami orang lain dan memotivasi lain, memahami orang lain dan memotivasi orang lain baik sebagai perorangan maupun orang lain baik sebagai perorangan maupun kelompok.kelompok.
• Ketrampilan konseptualKetrampilan konseptual adalah adalah kemampuan mental untk mengkoordinasi kemampuan mental untk mengkoordinasi dan memadukan semua kepentingan dan dan memadukan semua kepentingan dan kegiatan organisasi.kegiatan organisasi.
by Abdul Ma'inby Abdul Ma'in 4141
GENERASI MANAJEMENGENERASI MANAJEMEN
Generasi Kedua : Personnel Management
Generasi Ketiga : Human Resources Management
Generasi Kelima : Brainware Management
Generasi Keempat : Strategic Human Resources Management
Generasi Pertama : Pre-Personnel Management
42by Abdul Ma'in