Das Intranet - vom Datenfriedhof zum Mitarbeiterportal
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Das Intranet
Vom Datenfriedhof zum Mitarbeiterportal
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Ziele des Mitarbeiterportals
Information, Design und Usability Einheitliches Design und fokussierte Kommunikation der
Unternehmenswerte fördern die Ausbildung der gewünschten Unternehmenskultur.
Das Geschäft besser machen Die Informationsarchitektur muss den Geschäftszielen entsprechen. Prozesswissen und entsprechende Prozessinstrumente müssen
zusammengeführt und vereinheitlicht werden. Die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg soll gefördert
werden.
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Ziele des Mitarbeiterportals
Innovationskraft aufdecken und fördern Das Mitarbeiterportal schafft Transparenz und damit Anreize für
Innovationen. Das Mitarbeiterportal transportiert Innovationen (Prozesse) und ist
somit Gradmesser für den Fortschritt. Zusammenarbeit wird durch Kollaborationssysteme verbessert.
Infrastruktur für Service und Bildung Serviceplattform für automatisierte Abläufe (Bestellung,
Anmeldungen, Dokumentation etc.).
Kosteneffiziente Plattform Technologie spart Betriebskosten.
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10 Gründe, das Intranet zu meiden
Die 10 Nichts Aussagen von Mitarbeitern zum Intranet Nicht bekannt Ich weiß gar nicht, dass wir ein Intranet haben. Nicht auffindbar Ich finde das Intranet nicht. Nicht übersichtlich Ich finde mich im Intranet nicht zurecht. Nicht erfahren Ich habe keine Computer- und Internet-Kenntnisse. Nicht möglich Ich habe keine Zeit, ins Intranet zu gehen. Nicht verändert Es passiert nichts im Intranet. Nicht dabei Für meine Berufsgruppe gibt es keine Informationen. Nicht überschaubar Die Beiträge sind zu lang. Nicht verständlich Sprache, Didaktik und Kontext sind schlecht. Nicht interessant Die Beiträge und Angebote interessieren mich nicht.
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Nicht bekannt Ich weiß gar nicht, dass wir ein Intranet haben.
Beteiligung aller Mitarbeitergruppen bei der Konzeption des Mitarbeiterportals.
Gewinnung der Führungskräfte für das Mitarbeiterportal. Erstellung eines Kommunikationsplans: Wer spricht mit wem und
mit welcher Botschaft über das Mitarbeiterportal: Was hat der einzelne Mitarbeiter vom Mitarbeiterportal?
Lehrgänge und Fortbildungsveranstaltungen.
Einbindung des Mitarbeiterportals in den Medienmix.
Machen Sie das Mitarbeiterportal begehrenswert, indem Sie den individuellen Nutzen deutlich machen!
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Nicht übersichtlich Ich finde mich im Intranet nicht zurecht.
Wenn 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter täglich nur drei Minuten vergeblich nach Inhalten suchen, werden jeden Tag 25 Stunden Arbeitszeit verschwendet.
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Nicht übersichtlich Ich finde mich im Intranet nicht zurecht.
Sachliche und logische Struktur.
Leicht zu bedienende Navigation.
Komfortable Suchfunktion.
Inhalte nach Zielgruppen und Prozessen, nicht nach Abteilungen strukturieren.
Häufig genutzte Materialien auf der Startseite platzieren oder individuell zusammenstellen.
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Personalisierung
Der Mitarbeiter erhält aufgrund seiner Rolle, die an eine Nutzerkennung gebunden ist, bestimmte Inhalte zugewiesen. Zugehörigkeit zu einem Standort Berufsgruppe (Arzt, Verwaltung, Pflege)
Der Mitarbeiter stellt sich selbst aus einem Startseitenangebot Inhalte zusammen.
Der Mitarbeiter stellt sich aus den gesamten Inhalten des Intranets eine eigene Startseite zusammen.
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Nicht erfahren Ich habe keine Computer-/Internetkenntnisse.
Schulungen im Schneeballprinzip
Interaktive Führung durch das Mitarbeiterportal
Handbuch Mitarbeiterportal
Hilfestellungen und Ansprechpartner benennen: Am Telefon Via E-Mail In Fortbildungsveranstaltungen Hilfe-Funktion
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Nicht möglich Ich habe keine Zeit für das Intranet.
Exklusive Informationen Persönlicher Mehrwert
Arbeitserleichterung Wichtige Informationsquelle
Einbindung von Anwendungen
Fort- und Weiterbildung Monatliche Publikationen
>>>
Externe Anreize schaffen Ranking der Mitarbeiter mit
qualitativ hochwertigen Beiträgen
Meistgelesene Artikel/ Beiträge anzeigen
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Nicht verändert Es passiert nichts.
Projektmanagement
Redaktionskonzept
Schaffung regelmäßiger Rubriken
Einbeziehung von Mitarbeitern
Benchmark
Geburtstagslisten
Bild des Monats
Termine
Marktplatz >>>
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Nicht versorgt Für meine Berufsgruppe gibt es keine Informationen.
Zielgruppen intern ärztlicher Bereich
Apotheken
klinische Labors
Pflege
Management
Verwaltung
Technik
Küche/Service
Zielgruppen extern Einweiser
Apotheker
Studenten
Potenzielle Mitarbeiter
Netzwerke
Öffentlichkeit
>>>
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Nicht überschaubar Die Beiträge sind zu lang.
nicht größer als der Bildschirm
gute übersichtliche Struktur
wenig, aber treffendes Bildmaterial
wenn nötig weiterführende Informationen durch Links auf Unterseiten
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Nicht verständlich Sprache, Didaktik und Kontext sind schlecht.
Mediengerechte Aufbereitung der Inhalte
Keine pseudowissenschaftlichen Wortschöpfungen
Wenig englischsprachige Wörter
Kurze Sätze
Strukturierter, logischer Aufbau
Beiträge mit Hintergrundsinformationen und Exkursen
Informationen im Zusammenhang darstellen (Verlinkungen)
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Nicht interessant Die Beiträge und Angebote interessieren mich nicht.
Projektmanagement
Einbindung der Mitarbeiter Nutzerfeedback Wissensmanagement Interaktivität
>>>
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18. September 2008 | 20
Nicht interessant: Die Beiträge und Angebote interessieren mich nicht.
Fort- und Weiterbildung
Arbeitserleichterung
Neugier wecken
>>>
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Operative Ziele des Intranet-Relaunch
Identifikation: Identifikation erhöhen, Unternehmenskultur stärken
Struktur, Design und Usability: Struktur, Design und Funktionen mit Fokus auf Tradition und Innovation
Kollaboration: Integration unterstützender Werkzeuge (Empfehlen, Bewerten, Wikis, Foren, Team, Chats...)
Informations- und Wissensvermittlung: Zugang zu aktuellem und tätigkeitsunterstützendem Wissen (aktuell, push/pull, personalisiert)
Prozessunterstützung: Zusammenarbeit entlang der Unternehmensprozesse (Workflows und Applikationen)
Suche und Personenfinder: Bessere Auffindbarkeit von Inhalten und Personen (Suche und Finderkonzepte)
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18. September 2008 | 22
Interviews und Inhaltsanalyse
Interviews Benutzeranforderungen identifizieren
Inhaltsanalyse Analyse der relevanten Inhalte aus existierenden
Intranets und Informationsquellen Fragenkatalog zu relevanten Dimensionen, z.B.
Relevanz für die Tätigkeit Kommunikations- und Informationsflüsse Dialog & Interaktion Benutzbarkeit Suchverhalten und Informationsfindung Personalisierung Workflow- und Anwendungsintegration
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Fragenkatalog Inhalte, Suche, Personalisierung Priorität Minuten
1 Welche Informationsquellen benutzen Sie regelmäßig?
2 Welche Informationsquellen nutzen Sie selten?
3 Gibt es besondere Sicherheitsbedenken bei den Inhalten?
4 Wie nützlich schätzen Sie die Strukturierung der Inhalte ein?
5 Wann benutzen Sie die Suche?
6 Welche Inhalte sollten integriert werden, die heute nur auf Papier vorliegen?
7 Welche weiteren Inhalte sollten im Mitarbeiterportal vorliegen (nennen Sie die fünf wichtigsten)?
8 Ordnen Sie die folgenden Kriterien der Informationsqualität nach Ihrer Bedeutung (Aktualität, Korrektheit, Relevanz, Menge)?
9 Wie wichtig halten Sie eine Personalisierung des Mitarbeiterportals (Meine News, meine Anwendungen, Meine Favoriten)
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Nicht interessant Die Beiträge und Angebote interessieren mich nicht.
Qualitätsmanagement muss leicht nutzbar gemacht werden.
Nicht nur Handbücher, sondern Prozessabbildung
Multimediale Aufbereitung und intelligente Verlinkungen
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