Đánh giá hiệu quả ứng dụng hệ thống quản lý Hermes vào quy trình xuất khẩu...

LỜI CẢM ƠN

¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể quý thầy cô

trường Học Viện Hàng Không Việt Nam đã dạy dỗ và truyền đạt cho

em những kiến thức quý báu trong suốt 4 năm học tập và rèn luyện

tại trường. Em xin cám ơn thầy Nguyễn Đại Lương, nhờ có sự hướng

dẫn tận tình của thầy trong suốt quá trình thực hiện mà em có thể

hoàn thành bài báo cáo này.

Em cũng xin gửi lời cám ơn đến chú Trần Triệu Quang –

Trưởng Phòng Khai Thác, và các anh chị ở tất cả các tổ, bộ phận đã

giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho em trong suốt thời gian

thực tập tại công ty.

Tuy vậy, do thời gian có hạn cũng như kinh nghiệm còn hạn

chế của một sinh viên thực tập nên trong bài báo cáo tốt nghiệp này

cũng không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế nhất định. Do đó, em

rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của quý thầy cô và

các anh chị trong công ty. Đó sẽ là những ý kiến quý giá giúp em

hoàn thiện kiến thức của mình sau này.

i

LỜI CAM ĐOAN

¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾

Tôi cam đoan rằng báo cáo thực tập này là do chính tôi thực hiện,

các số liệu thu thập và kết quả phân tích trong báo cáo là trung thực. các

dữ liệu lấy từ nguồn khác đều được trích dẫn nguồn đầy đủ.

Ngày …. tháng …. năm …

Sinh viên thực hiện

(ký và ghi họ tên)

ii

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾

………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………...


Thủ trưởng đơn vị

(ký tên và đóng dấu)

iii

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾

………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………...


Giáo viên hướng dẫn

(ký và ghi họ tên)

iv

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU.........................................................................................................................1

CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG HÓA

SÀI GÒN SCSC..............................................................................................................3

1.1 Giới thiệu về Công ty :.......................................................................................3

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển :.......................................................................4

1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược :....................................................................5

1.3.1 Tầm nhìn :....................................................................................................5

1.3.2 Sứ mệnh :.....................................................................................................5

1.3.3 Chiến lược :..................................................................................................5

1.4 Cơ cấu tổ chức kinh doanh và bộ máy quản lý :................................................6

1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty :.............................................................6

1.4.2 Đại hội đồng cổ đông :.................................................................................6

1.4.3 Hội đồng quản trị :.......................................................................................7

1.4.4 Ban kiểm soát :............................................................................................7

1.4.5 Ban Tổng giám đốc :....................................................................................7

1.4.6 Các phòng ban chức năng :..........................................................................7

1.4.7 Tình hình nhân sự :......................................................................................8

1.5 Tình hình hoạt động của Công ty :.....................................................................8

1.5.1 Tình hình tài chính :.....................................................................................8

1.5.2 Cơ cấu cổ đông :..........................................................................................9

Chương 2 : THỰC TRẠNG QUY TRÌNH XUẤT KHẨU TẠI GA HÀNG HÓA

SCSC.............................................................................................................................12

2.1 Giới thiệu về Ga hàng hóa SCSC :...................................................................12

2.1.1 Khu vực tiếp nhận hàng xuất (ACP) :........................................................12

2.1.2 Khu vực giao hàng nhập khẩu (DLV) :.....................................................14

v

2.1.3 Khu vực chất xếp hàng hóa (BLD) :..........................................................14

2.1.4 Khu vực breakdown (BRK) :.....................................................................15

2.1.5 Khu vực phục vụ sân đỗ (RAM)................................................................15

2.1.6 Khu gom hàng lẻ (CFS) :...........................................................................16

2.2 Quy trình xuất khẩu hàng hóa tại Ga hàng hóa SCSC.....................................17

2.2.1 Tổng quan quy trình xuất khẩu hàng hóa..................................................17

2.2.2 Quy trình tiếp nhận hàng hóa :..................................................................18

2.2.3 Làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa hàng không :...........................22

2.2.4 Kiểm tra an ninh :......................................................................................22

2.2.5 Quy trình lưu kho hàng rời và chất xếp hàng hóa:....................................23

2.2.6 Quy trình phục vụ sân đỗ hàng xuất (RAM) :...........................................29

2.2.7 Hoạt động quản lý tài liệu hàng không :....................................................34

2.3 Ứng dụng của hệ thống quản lý hàng hóa hàng không Hermes đối với hoạt

động xuất khẩu hàng hóa tại SCSC............................................................................37

2.3.1 Ứng dụng Hermes trong hoạt động tiếp nhận hàng hóa xuất khẩu :.........39

2.3.2 Ứng dụng Hermes trong hoạt động chất xếp hàng hóa :...........................40

2.3.3 Ứng dụng hệ thống Hermes trong phục vụ sân đỗ hàng xuất :..................42

CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG

DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ HERMES VÀO QUY TRÌNH XUẤT KHẨU....44

3.1 Những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống quản lý Hermes :......................44

3.1.1 Ưu điểm :...................................................................................................44

3.1.2 Nhược điểm :.............................................................................................46

3.2 Những ưu điểm và nhược điểm của quy trình xuất khẩu hàng hóa tại SCSC :47

3.2.1 Ưu điểm :...................................................................................................47

3.2.2 Nhược điểm :.............................................................................................48

3.3 Một số giải pháp kiến nghị...............................................................................50

3.3.1 Tăng cường phát triển kỹ năng và giữ chân nhân viên cũ :.......................50

vi

3.3.2 Tăng cường công tác tuyển dụng và đào tạo :...........................................50

5 TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................................52

6 PHỤ LỤC 1 : MẪU TỜ KHAI GỬI HÀNG SLI...............................................53

7 PHỤ LỤC 2 : MỘT SỐ THIẾT BỊ CHUYÊN DÙNG.......................................54

vii

DANH MỤC BẢNG, BIỂU

Bảng 1 : Bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn 2013 – 2014

Bảng 2 : Danh sách cổ đông nắm giữ từ 5% vốn cổ phần của Công ty tại thời điểm

31/12/2014

Bảng 3 : Cơ cấu cổ đông Công ty Cổ phần Dịch vụ hàng hóa Sài Gòn tại thời điểm

31/12/2014

Bảng 4 : Sản lượng hàng hóa xuất nhập khẩu tại ga hàng hóa SCSC năm 2014

Sơ đồ 1 : Mô hình tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần Dịch vụ hàng hóa Sài Gòn

Sơ đồ 2 : Sơ đồ bố trí các khu vực tại ga hàng hóa SCSC

Sơ đồ 3 : Quy trình xuất khẩu hàng hóa tại ga hàng hóa SCSC

Sơ đồ 4 : Quy trình phục vụ sân đỗ hàng xuất khẩu SCSC

viii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

ĐHĐCĐ : Đại hội đồng cổ đông

HĐQT : Hội đồng quản trị

ACP : Khu vực tiếp nhận hàng xuất khẩu

DLV : Khu vực giao hàng nhập khẩu

BLD : Khu vực chất xếp hàng hóa

BRK : Khu vực breakdown

RAM : Khu vực phục vụ sân đỗ

DOE : Phòng tài liệu xuất khẩu

DOI : Phòng tài liệu nhập khẩu

CFS : Kho hàng lẻ

CMS : Hệ thống quản lý hàng hóa

ULD : Thùng, mâm chất tải hàng hóa hàng không

ETV : Xe nâng chuyển

PVMĐ : Phục vụ mặt đất

3PLs : Tổ chức Logistics bên thứ 3

PPK : Hàng kiện

SLI : Tờ khai gửi hàng

IATA : Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế

VCT : Phiếu nhận hàng

AWB : Vận đơn hàng không

MAWB : Vận đơn của chủ hàng

HAWB : Vận đơn của người gom hàng

HH : Thiết bị cầm tay

EXM : Khu vực kiểm hóa

CUS : Khu vực hải quan

ix

PER : Hàng dễ vỡ

AVI : Động vật sống

DGR : Hàng nguy hiểm

VAL : Hàng giá trị

HUM : Hàng bộ phận cơ thể người

HEA : Hàng nặng

G.W : Trọng lượng thực tế

N.W : Trọng lượng tịnh

NOTOC : Bảng thông báo hàng hóa cho Cơ trưởng

MNF : Bản kê khai hàng hóa

FWB : Vận đơn hàng không bằng điện

x

1 MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Trong bối cảnh nền kinh tế nước nhà đang từng bước vươn ra biển lớn với xu thế

hội nhập kinh tế toàn cầu, nhất là khi Việt Nam đã là thành viên chính thức của Tổ

chức thương mại thế giới WTO và sắp sửa tham gia vào Cộng đồng kinh tế ASEAN

(AEC) vào cuối năm 2015, các doanh nghiệp trong và ngoài nước đang đẩy mạnh hoạt

động xuất nhập khẩu giao thương hàng hóa quốc tế. Nhờ vậy mà trong những năm gần

đây, thị trường vận tải hàng không tại khu vực Đông Nam Á nói chung và tại Việt Nam

nói riêng luôn tăng trưởng ở mức hai con số. Sự tăng trưởng mạnh mẽ này làm gia tăng

đáng kể sức ép về cạnh tranh giữa các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ kho bãi hàng

không – những người luôn hướng tới việc đáp ứng các nhu cầu của khách hàng một

cách nhanh chóng và vẹn toàn nhất. Chính vì vậy, để hoạt động kinh doanh có hiệu

quả, các doanh nghiệp luôn phải biết làm mới mình, lựa chọn những hướng đi đúng

đắn phù hợp với xu thế của thời đại.Những doanh nghiệp có khả năng ứng dụng thành

tựu khoa học công nghệ vào trong sản xuất kinh doanh sẽ tạo được lợi thế cạnh tranh to

lớn trên thương trường và khẳng định được vị thế, thương hiệu của mình.

Xuất phát từ lý do đó, nhận thấy tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ quản

lý tiên tiến vào trong hoạt động xuất nhập khẩu, trong thời gian tìm hiểu thực tế tại môi

trường làm việc ở đơn vị, em đã chọn đề tài “Đánh giá hiệu quả ứng dụng hệ thống

quản lý Hermes vào quy trình xuất khẩu hàng hóa tại ga hàng hóa SCSC” để có

thể hiểu biết thêm về quy trình xuất khẩu hàng hóa cũng như đánh giá được lợi ích mà

hệ thống Hermes mang lại cho Công ty, đồng thời đóng góp ý kiến của mình để phần

nào đó nâng cao hiệu quả quy trình xuất khẩu hàng hóa của Công ty Cổ phần Dịch vụ

hàng hóa Sài Gòn.

11

2. Mục tiêu nghiên cứu :

Trên cơ sở nghiên cứu những lý luận của hoạt động ngoại thương mà cụ thể là các

lý luận về hoạt động xuất nhập khẩu, kết hợp với những trải nghiệm thực tế về thực

trạng quy trình làm việc tại các phòng ban của công ty từ đó phát hiện ra những ưu

điểm và những mặt còn hạn chế tồn tại để đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao

hơn nữa chất lượng công việc..

3. Phương pháp nghiên cứu

Để nghiên cứu đề tài, các phương pháp chủ yếu sử dụng trong bài báo cáo là :

Phương pháp phân tích – tổng hợp : nghiên cứu sách báo, các báo cáo, luận văn

chuyên ngành, các thống kê của công ty từ đó rút ra các hướng đề xuất cho báo cáo.

Phương pháp quan sát : quan sát thực tế quy trình làm việc tại từng bộ phận, từ

đó rút ra những nhận xét về thực tế công việc.

Ngoài các phương pháp trên báo cáo còn sử dụng phương pháp đối chiếu, so

sánh tình hình thực tế cho quá trình thu thập và phân tích tài liệu.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Tập trung chủ yếu vào hoạt động thực tiễn tại từng bộ phận trong toàn bộ quy trình

xuất khẩu hàng hóa tại công ty trong thời kì hiện tại và kế hoạch trong tương lai.

Về số liệu, đề tài cũng chỉ giới hạn trong một vài năm trở lại đây, cụ thể là các

năm : 2014, 2015.

5. Kết cấu của báo cáo thực tập tốt nghiệp

Nội dung báo cáo bao gồm 3 chương :

Chương 1 : Giới thiệu về Công ty Cổ phần Dịch vụ hàng hóa Sài Gòn.

Chương 2 : Thực trạng quy trình xuất khẩu hàng hóa tại Ga hàng hóa SCSC.

Chương 3 : Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống quản lý

Hermes vào quy trình xuất khẩu.

12

2 CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ

HÀNG HÓA SÀI GÒN SCSC

1.1 Giới thiệu về Công ty :

Tên giao dịch tiếng Việt : Công ty cổ phần Dịch vụ hàng hóa Sài Gòn

Tên giao dịch quốc tế : Saigon Cargo Service Corporation

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số : 0305654014

Vốn điều lệ : 480.000.000.000 VND

Vốn đầu tư của chủ sở hữu : 480.000.000.000 VND

Địa chỉ : 30 Phan Thúc Duyện, phường 4, quận Tân Bình, TP HCM

Số điện thoại : 08. 3997 6930

Số fax : 08.3 997 6840

Website : www.scsc.vn

Ra đời trong bối cảnh nền kinh tế đang chịu ảnh hưởng bởi sự suy thoái toàn

cầu, các quốc gia thực hiện chính sách cắt giảm chi tiêu, giao thương thế giới chững

lại. Vậy mà Công ty cổ phần Dịch vụ hàng hóa Sài Gòn vẫn không ngừng cung cấp các

dịch vụ với chất lượng tốt nhất, đảm bảo nhất cho khách hàng của mình.

Với đội ngũ nhân viên được chọn lọc kỹ càng, đào tạo bài bản, có kỹ năng hoàn

thành công việc với sự chuẩn xác và trách nhiệm, sau hơn 5 năm cung cấp dịch vụ,

SCSC vẫn đảm bảo một chất lượng sản phẩm đầu ra ổn định và không ngừng được

hoàn thiện. Bên cạnh đó là đội ngũ quản lý với những chuyên gia có thâm niên trong

nghề, có tầm nhìn chiến lược và những chính sách phát triển đúng đắn, giúp cho SCSC

không những trụ vững trong cơn khủng hoảng kinh tế toàn cầu mà còn từng bước phát

triển mạnh mẽ, trở thành một trong những Công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp

dịch vụ kho bãi, xử lý và đóng gói hàng hóa hàng không tại Việt Nam.

13

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển :

Công ty Cổ phần Dịch vụ hàng hóa Sài Gòn (SCSC) được thành lập vào ngày

08/04/2008 theo giấy phép kinh doanh số 4103009937, đăng ký lần đầu vào ngày

08/04/2008, đăng ký thay đổi lần thứ 8 ngày 28/07/2014 do Sở Kế hoạch và Đầu tư

thành phố Hồ Chí Minh cấp, Giấy phép của Cục Hàng không Việt Nam số

1696/GPCCDV-CHK cấp ngày 28/05/2010, do Cục Hàng không Việt nam cấp, cho

phép công ty SCSC được cung cấp dịch vụ Nhà ga hàng hóa hàng không quốc tế tại

Cảng hàng không Quốc tế Tân Sơn Nhất.

Công ty có vốn điều lệ ban đầu là 300 tỷ đồng, được đóng góp bởi năm nhà đầu

tư sáng lập :

- Cụm Cảng hàng không miền Nam (nay là Tổng Công ty Cảng hàng không

Việt Nam)

- Công ty Cổ phần Đại lý liên hiệp vận chuyển (Công ty cổ phần Gemadept)

- Công ty TNHH Đầu tư Nam Phú Quốc tế

- Công ty Cổ phần Đầu tư Á Châu

- Công ty Cổ phần Sóng Việt

Sự ra đời của SCSC nhằm đầu tư xây dựng và phát triển Nhà ga hàng hóa Hàng

không theo tiêu chuẩn quốc tế tại Sân bay Tân Sơn Nhất. Dự án Ga hàng hóa – Cảng

hàng không quốc tế Tân Sơn Nhất của SCSC được triển khai xây dựng tháng 6/2009 và

hoàn thành vào tháng 8/2010. Từ tháng 10/2010 đến hết năm 2011, công trình được

chạy thử, nghiệm thu và tiến hành thủ tục kiểm toán.

Được sự tư vấn của các chuyên gia nước ngoài gồm Công ty tư vấn Lufthansa

(LCG – Đức), Công ty tư vấn Sân bay Nhật Bản (JAC), nhà ga hàng hóa SCSC có tổng

mức đầu tư lên đến 1.065 tỷ đồng (tương đương 51 triệu USD), được bố trí tại phía Tây

Nam ga hành khách – Cảng hàng không quốc tế Tân Sơn Nhất, có diện tích rộng

143.000 m2, tiếp giáp bến đậu số 1,2,3 của sân đậu máy bay Tân Sơn Nhất. Nhà ga bao

gồm ba khu vực :

14

- Khu vực sân đậu : 52.421 m2, có sức chưa 3 máy bay B747F hoặc 5 máy bay

A321 cùng lúc.

- Khu vực Nhà ga hàng hóa : 26.670 m2. Nhà ga hàng hóa có công suất thiết

kế 200.000 tấn hàng hóa (giai đoạn 1), 350.000 tấn hàng hóa (giai đoạn 2).

- Khu vực nhà kho, bãi đậu xe, đường giao thông và tòa nhà văn phòng, công

trình phụ trợ : 64.000 m2.

Đến thời điểm hiện tại, SCSC là doanh nghiệp đầu tiên và duy nhất được Ủy

ban Nhân dân Tp. Hồ Chí Minh, Cục hàng không Việt Nam và Hải quan Việt Nam cấp

phép xây dựng nhà ga hàng hóa tại Sân bay Tân Sơn Nhất. Nhà ga hàng hóa của SCSC

cũng là nhà ga duy nhất của Việt Nam phù hợp tiêu chuẩn quốc tế của IATA.

1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược :

1.3.1 Tầm nhìn :

SCSC hướng tới mục tiêu thiết lập một nhà ga hàng hóa hàng không kiểu mẫu

tại Việt Nam và khu vực. Nhà ga hàng hóa SCSC sẽ là lựa chọn hàng đầu cho các yêu

cầu về dịch vụ hàng hóa hàng không của khách hàng tại Việt nam.

1.3.2 Sứ mệnh :

Với mục đích thấu hiểu toàn diện, sâu sắc và cung cấp giải pháp phù hợp đáp

ứng các yêu cầu dịch vụ hàng hóa hàng không của khách hàng, SCSC không ngừng

phấn đấu, nâng cao kiến thức và cải tiến công nghệ hiện đại nhằm cung ứng dịch vụ

với chất lượng hàng đầu và giá cả cạnh tranh.

1.3.3 Chiến lược :

Đa dạng hóa các dịch vụ cung cấp đồng thời chuẩn hóa các dịch vụ thế mạnh,

mở rộng và tăng cường các dịch vụ cộng thêm nhằm mang lại sự thuận tiện cao nhất

cho khách hàng. Định hướng tới đối tượng khách hàng là các hãng vận chuyển, các

doanh nghiệp logistics, các đại lý gửi hàng đồng thời cũng chú trọng phát triển mảng

giao nhận thu gom các hàng lẻ từ các khách hàng trực tiếp.

15

1.4 Cơ cấu tổ chức kinh doanh và bộ máy quản lý :

1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty :

Sơ đồ 1 : Mô hình tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần Dịch vụ hàng hóa Sài Gòn

1.4.2 Đại hội đồng cổ đông :

Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty

gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, họp ít nhất mỗi năm một lần. ĐHĐCĐ

quyết định những vấn đề được Luật pháp và Điều lệ Công ty quy định. ĐHĐCĐ thông

qua các báo cáo tài chính hằng năm của Công ty và ngân sách tài chính cho năm tiếp

theo, bầu miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban Kiểm

soát của Công ty.

16

1.4.3 Hội đồng quản trị :

Hội đồng quản trị (HĐQT) hiện có 08 người, bao gồm : 01 Chủ tịch, 02 Phó

Chủ tịch và 05 thành viên. HĐQT do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, là cơ quan quản trị

Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến

mục đích, quyền lợi của Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng

cổ đông mà không được ủy quyền. Hội đồng quản trị có nhiệm vụ quyết định chiến

lược phát triển của Công ty, xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ

cấu tổ chức, quy chế quản lý Công ty, đưa ra các biện pháp, các quyết định nhằm đạt

được các mục tiêu do Đại hội đồng cổ đông đề ra.

1.4.4 Ban kiểm soát :

Ban kiểm soát hiện có 03 người : 01 Trưởng Ban và 02 thành viên. Ban kiểm

soát do ĐHĐCĐ bầu ra, có nhiệm vụ kiểm tra hoạt động tài chính của Công ty; giám

sát việc chấp hành chế độ hạch toán, kế toán; hoạt động của hệ thống kiểm tra và kiếm

toán nội bộ của Công ty; thẩm định báo cáo tài chính hàng năm; báo cáo cho ĐHĐCĐ

tính chính xác, trung thực, hợp pháp về báo cáo tài chính của Công ty.

1.4.5 Ban Tổng giám đốc :

Ban Tổng giám đốc gồm Tổng Giám đốc và 2 Phó Tổng Giám đốc và Kế toán

trưởng. Tổng Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của Công

ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị

và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.

1.4.6 Các phòng ban chức năng :

- Phòng Khai thác

- Phòng Tiếp vận

- Phòng Đào tạo

- Phòng Hành chính – quản trị

- Phòng Công nghệ thông tin

- Phòng Kinh doanh và dịch vụ khách hàng

17

- Phòng Kỹ thuật

- Phòng Quản lý an toàn chất lượng

- Phòng Tài chính kế toán

1.4.7 Tình hình nhân sự :

Hiện nay Công ty có hơn 300 nhân viên năng động và nhiều kinh nghiệm, thích

ứng nhanh với môi trường làm việc, có trình độ lao động, tay nghề cao, được đào tạo

bài bản, có khả năng đảm đương công việc một cách chính xác, với tinh thần trách

nhiệm cao, đáp ứng được mọi yêu cầu của khách hàng. Số lượng nhân viên tập trung

lớn nhất tại Phòng Khai thác với hơn 70 nhân viên, còn lại phân bổ cho các phòng ban

chức năng khác.

1.5 Tình hình hoạt động của Công ty :

1.5.1 Tình hình tài chính :

Bảng 1 : Bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn 2013 – 2014

Chỉ tiêu ĐVT Năm 2013 Năm 2014

Sản lượng hàng hóa Tấn 81.938 99.859

Diện tích văn phòng cho thuê m2 4.980 5.319

Doanh thu thuần Triệu đồng 208.329 275.465

Lợi nhuận trước thuế Triệu đồng 20.271 96.432

Lợi nhuận sau thuế Triệu đồng 20.271 92.337

Tổng tài sản Triệu đồng 993.213 945.601

Nguồn vốn chủ sở hữu Triệu đồng 428.487 500.825

Tỷ suất lợi nhuận sau

thuế/Doanh thu thuần% 9,73% 33,52%


thuế/Nguồn vốn chủ sở hữu% 4,73% 18,44%


thuế/Tổng tài sản% 2,04% 9,76%

18

(Nguồn : Báo cáo tài chính 2014)

Qua bảng số liệu ta thấy doanh thu hoạt động của Công ty có sự tăng trưởng ở

tất cả các chỉ tiêu. Sản lượng hàng hóa năm 2014 so với 2013 tăng xấp xỉ 18.000 tấn,

tương đương mức tăng 21,87%. Tòa nhà văn phòng SCSC có tổng diện tích sàn là

7.200 m2, tính đến cuối năm 2014, Công ty đã cho thuê gần 75% diện tích, tăng 6,8%

so với năm 2013 tương ứng mức tăng 339 m2. Nguyên nhân dẫn đến sự tăng trưởng về

sản lượng hàng hóa đầu tiên có thể kể đến sự tăng trưởng của mảng vận chuyện hàng

hóa của các hãng hàng không tại Việt Nam mà cụ thể là Vietjet Air – một trong những

khách hàng lớn của SCSC. Kế đến là sự đầu tư vào cơ sở hạ tầng, các chính sách hấp

dẫn nhắm tới các khách hàng có ý định thuê văn phòng, nhưng do không có nhiều hãng

vận chuyển hay logistics mới tham gia thị trường nên mức tăng của mảng cho thuê văn

phòng là không nhiều. Ngoài ra, khác so với năm 2013, hoạt động kinh doanh của

SCSC năm 2014 đã mang lại lợi nhuận gấp 4 lần so với năm trước, đạt 92 tỷ đồng,

chiếm 33,52% doanh thu so với con số khiêm tốn 9,73% vào năm 2013. Nguyên nhân

của sự tăng trưởng này có thể kể đến việc sử dụng hiệu quả tài sản cũng như quản lý

các khoản nợ về vốn và các khoản nợ của khách hàng. Nhìn chung, qua một năm kinh

doanh, dù chịu tác động và ảnh hưởng của nền kinh tế cũng như từ các đối thủ cạnh

tranh, SCSC vẫn cho thấy sự tăng trưởng về mọi mặt, trong đó phải kể đến sự thành

công trong hai mảng kinh doanh chính đó là dịch vụ hàng hóa và cho thuê văn phòng.

Điều này chứng minh tầm nhìn, chiến lược, hoạch định mà Ban lãnh đạo Công ty đã đề

ra là rất đúng đắn.

1.5.2 Cơ cấu cổ đông :

Bảng 2 : Danh sách cổ đông nắm giữ từ 5% vốn cổ phần của Công ty tại thời điểm

31/12/2014

Tên Công ty Số cổ phầnTỷ lệ sở

hữu

19

Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam – ACV 7.500.000 15,62%

Công ty cổ phần Gemadept 14.125.000 29,42%

Công ty TNHH MTV sửa chữa máy bay 41 7.202.500 15%

Công ty cổ phần Đầu tư Á Châu 6.375.000 13,28%

Công ty TNHH Đầu tư Nam Phú Quốc tế 5.300.000 11,04%

Ngân hàng TMCP Việt Á 2.500.000 5,28%

Tổng cộng 43.002.500 89,59%


Bảng 3 : Cơ cấu cổ đông Công ty Cổ phần Dịch vụ hàng hóa Sài Gòn tại thời điểm

31/12/2014

Đơn vị : triệu đồng

Danh mụcCĐ trong nước CĐ nước ngoài Tổng

Giá trị Tỷ lệ Giá trị Tỷ lệ Giá trị Tỷ lệ

Vốn điều lệ 480.000 100% - - 480.000 100%

Cổ đông là

pháp nhân433.945 90,41% - - 433.945 90,41%

Cổ đông là cá

nhân46.055 9,59% - - 46.055 9,59%

Danh mục Cổ đông trong nước Cổ đông nước ngoài

Cổ đông là pháp nhân 8 -

Cổ đông là cá nhân 1752 -

Tổng cộng 1760 -


Có thể thấy số lượng cổ đông là rất lớn, chiếm đến 99,55% tổng số cổ đông của Công

ty nhưng họ chỉ nắm giữ chưa đến 10% giá trị, còn lại hơn 90% thuộc vào tay 8 cổ

20

đông lớn là các pháp nhân, trong đó sở hữu số cổ phần nhiều nhất là Công ty cổ phần

Germadept – một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực khai thác cảng và logistics.

21

3 Chương 2 : THỰC TRẠNG QUY TRÌNH XUẤT KHẨU TẠI GA

HÀNG HÓA SCSC

2.1 Giới thiệu về Ga hàng hóa SCSC :

Sơ đồ 2 : Sơ đồ bố trí các khu vực tại ga hàng hóa SCSC

Ga hàng hóa SCSC được thiết kế một mặt tiếp giáp với khu văn phòng và cổng chính,

một mặt tiếp giáp với Sân bay Tân Sơn Nhất và được chia làm các khu vực chính : Khu

vực tiếp nhận hàng xuất (ACP), khu vực giao hàng nhập (DLV), khu vực chất xếp hàng

hóa (BLD), khu vực breakdown (BRK), khu vực phục vụ sân đỗ (RAM) và kho hàng lẻ

(CFS)

2.1.1 Khu vực tiếp nhận hàng xuất (ACP) :

Khu vực tiếp nhận hàng xuất thuộc Phòng Khai thác, có nhiệm vụ thực hiện các

hoạt động liên quan đến tiếp nhận hàng xuất chuyến bay đi, giao dịch với đại diện hãng

bay, khách gửi hàng, quan hệ với nhà chức trách hải quan tại khu vực tiếp nhận, an

ninh soi chiếu tại sân bay. Nhiệm vụ của toàn bộ nhân viên khu vực ACP là đảm bảo

tiếp nhận hàng hóa đúng và đủ, tính toán các khoản phí dựa trên khối lượng hàng hóa

22

đồng thời lưu trữ thông tin vào hệ thống quản lý hàng hóa (CMS). Ngoài ra, các nhân

viên ACP còn phải kiểm tra lô hàng đủ điều kiện vận chuyển thông qua việc phối hợp

với bộ phận an ninh soi chiếu và hải quan tại khu vực tiếp nhận.

Về cơ sở vật chất, ACP bao gồm các khu vực :

- Khu vực bãi đậu xe tải với 27 cửa tiếp nhận đánh số từ 26 đến 53 và một cửa

kho lạnh số 54. Bên cạnh khu vực dỡ hàng đồng thời phục vụ cho công tác vận

chuyển hàng từ xe tải lên các mâm hàng còn các cân sàn, cân băng chuyền, bục

nâng hạ.

- Kho ngoại quan với diện tích 276m2, được xây dưng theo tiêu chuẩn quốc tế và

được thiết kế với đặc thù chung của vận tải hàng hóa hàng không, có thể đáp

ứng việc phục vụ và lưu trữ các loại hàng hóa chuyên dùng có yêu cầu đặc biệt

về nhiệt độ, về điều kiện an ninh, an toàn kho. Hiện khu vực kho ngoại quan bao

gồm 10 kho lạnh được kiểm soát nhiệt độ bằng hệ thống vi tính và có thể được

thay đổi theo yêu cầu, chia làm 3 loại kho lạnh :

+ Kho làm mát từ +15oC đến +25oC; +8oC đến +12oC.

+ Kho lạnh lưu trữ từ +2oC đến +8oC, OoC đến -5oC

+ Kho cấp đông từ -18o C đến -21oC.

- Khu vực hải quan và an ninh soi chiếu với 3 máy quét X-quang di động đánh số

từ 1 đến 3 và một máy quét X-quang lớn số 4, 100% hàng hóa đều được qua soi

chiếu nhằm đảm bảo an toàn hàng không.

- Phòng tài liệu xuất khẩu (DOE) chuyên trách các hoạt động liên quan đến làm

tài liệu chuyến bay trong mối quan hệ chặt chẽ với các nhân viên tổ ACP đồng

thời thực hiện giao dịch với đại diện các hãng hàng không, khách gửi hàng.

- Khu vực hải quan với phòng hải quan xuất và chốt kiểm tra hải quan có nhiệm

vụ kiểm tra hàng hóa xuất khẩu theo quy định của Nhà nước. Văn phòng hải

quan xuất khẩu luôn có cán bộ hải quan túc trực để làm nhiệm vụ, phối hợp với

23

nhân viên tổ ACP nhằm đảm bảo hàng hóa xuất khẩu đúng quy định với luật

pháp Việt Nam.

2.1.2 Khu vực giao hàng nhập khẩu (DLV) :

Khu vực giao hàng nhập khẩu thuộc Phòng Khai thác, có nhiệm vụ thực hiện các

hoạt động liên quan đến kiểm tra và trao trả hàng hóa cho khách hàng, giao dịch với

đại diện hãng bay, khách nhận hàng, quan hệ với nhà chức trách hải quan tại khu vực

giao hàng, khu vực kiểm hóa tại sân bay. Nhân viên tổ DLV có nhiệm vụ kiểm tra hàng

hóa đúng và đủ theo giấy tờ, đảm bảo hàng đã qua kiểm hóa và thực hiện đầy đủ nghĩa

vụ hải quan nhập khẩu sau đó trao trả hàng hóa đúng đối tượng. Bên cạnh các khu vực

có thiết kế tương tự với tổ ACP như cửa đậu xe tải hàng nhận đánh số từ 1 đến 25 và

các thiết bị phục vụ việc trao trả hàng hóa (xe nâng cầm tay, cân sàn, cân băng chuyền,

bục nâng hạ), phòng hải quan nhập và khu vực kiểm kê hải quan; còn có các khu vực :

- Phòng giao hàng : có chức năng tương tự phòng tài liệu hàng xuất, chịu trách

nhiệm giao dịch với khách hàng và đại diện hãng hàng không, kiểm tra tài liệu

hàng hóa, tài liệu chuyến bay và phối hợp chặt chẽ với các khu vực khác trong

tổ DLV nhằm đảm bảo hàng hóa được trao trả đúng đối tượng.

- Khu vực kiểm hóa : thực hiện các quy định về kiểm hóa theo quyết định của hải

quan nhập khẩu đối với hàng hóa thuộc luồng vàng và luồng đỏ. Khu vực kiểm

hóa cũng được trang bị máy soi chiếu nhằm thuận tiện và nhanh chóng trong

công tác kiểm tra hàng hóa đã phân luồng.

2.1.3 Khu vực chất xếp hàng hóa (BLD) :

Bộ phận chất xếp hàng hóa BLD thuộc Phòng Khai thác, có nhiệm vụ thực hiện

các hoạt động liên quan đến chất xếp hàng xuất chuyến bay đi, quan hệ chặt chẽ với

nhân viên của tổ tiếp nhận ACP, nhân viên tài liệu xuất DOE, thực hiện giao dịch với

đại diện hãng bay và khách gửi hàng cũng như phối hợp với các nhà chức trách hải

quan, an hinh soi chiếu tại sân bay trong công tác đảm bảo an toàn bay đối với hàng

hóa xuất khẩu.

24

Khu vực chất xếp được trang bị nhiều thiết bị hiện đại phục vụ chất xếp hàng

hóa như ULD, xe nâng, pallet các loại, trolley, dolley v..v.. Hoạt động chất xếp hàng

hóa cũng tuân theo quy trình chuẩn về chất xếp hàng hóa hàng không, đảm bảo hàng

hóa được chất xếp theo đúng yêu cầu của các hãng hàng không, phù hợp với quy định

của nhà chức trách sân bay và tuẩn thủ các quy định nghiêm ngặt của SCSC.

Các nhân viên tổ BLD cũng chịu trách nhiệm phối hợp với tổ ACP để soi chiếu

và kiểm tra kỹ thông tin hàng hóa một lần nữa trước khi chất xếp lên ULD. Có thể thấy

hàng hóa trước khi đưa lên máy bay được kiểm tra rất kỹ lưỡng thông qua nhiều bộ

phận, tất cả nhằm đảm bảo giảm thiểu tối đa sai sót và đảm bảo tối đa an toàn hàng

không.

2.1.4 Khu vực breakdown (BRK) :

Ngược lại với tổ BLD, tổ breakdown có nhiệm vụ tháo dỡ hàng hóa ra khỏi các

ULD, kiểm tra thông tin hàng hóa và tiến hành chất xếp lên các trolley, dolley đưa vào

kho hàng rời nhập khẩu. Tổ BRK cũng được trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại

phục vụ cho công tác tháo dỡ và vận chuyển các ULD cũng như hàng hóa như xe nâng

ETV, hệ thống xử lý hàng hóa MHS, các trạm xử lý hàng hóa, xe nâng, xe kéo, thiết bị

nâng chuyển hàng, pallet các loại, dolley, trolley v..v.. tất cả nhằm phục vụ công tác

tháo dỡ và vận chuyển hàng nhập khẩu một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Nhân viên tổ BRK có trách nhiệm phối hợp với nhân viên khu vực RAM, nhân

viên kho ULD – ETV, nhân viên kho hàng rời nhập khẩu để thực hiện tháo dỡ và vận

chuyển hàng hóa nhập khẩu vào kho an toàn, đúng và đủ số lượng. Nhân viên tổ

breakdown cũng có nhiệm vụ giao dịch với đại diện hãng bay và khách nhận hàng để

thực hiện yêu cầu chất xếp hàng đã tháo dỡ nhưng vẫn đảm bảo hoạt động đúng theo

quy trình breakdown tiêu chuẩn của SCSC.

2.1.5 Khu vực phục vụ sân đỗ (RAM)

Là một trong những bộ phận quan trọng nhất trong hoạt động tại ga hàng hóa

SCSC, bộ phận phục vụ sân đỗ (RAM) có nhiệm vụ xuyên suốt cả khâu xuất khẩu và

25

nhập khẩu. Khu vực RAM nằm sâu trong cùng của ga hàng hóa SCSC, nằm trên phạm

vi sân đỗ Sân bay Tân Sơn Nhất và là khu vực hạn chế với an ninh nghiêm ngặt bậc

nhất. Các thành viên tổ RAM có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động liên quan đến quá

trình phục vụ hàng xuất đưa ra sân đỗ của các chuyến bay đi, hàng nhập đưa vào kho

của các chuyến bay đến, làm việc phối hợp với thành viên các tổ chất xếp BLD, tổ tài

liệu xuất DOE, tổ breakdown BRK, tổ tài liệu nhập DOI, các nhân viên chuyển tiếp,

nhân viên công ty PVMĐ, nhân viên kiểm tra hàng nhập, các nhà chức trách sân bay,

hải quan giám sát kho và với đại diện các hãng bay.

Hoạt động trong khu vực RAM được chia làm hai mảng chủ yếu là xuất khẩu và

nhập khẩu, cả hai đều yêu cầu sự chính xác cao, khối lượng công việc nhiều và phức

tạp, liên quan trực tiếp đến an ninh an toàn hàng không. Hàng hóa xuất khẩu khi được

chuyển đến khu vực RAM sẽ được kiểm tra thông tin một lần nữa trước khi tiến hành

xếp tải lên máy bay. Các ULD xuất sẽ được tập trung và chất xếp lên trên các trolley,

dolley và bàn giao lại cho công ty phục vụ sân đỗ tại sân bay Tân Sơn Nhất, tiếp nhận

hàng offload và xử lý các trường hợp bất thường. Đối với hoạt động nhập khẩu, nhân

viên tổ RAM phải tiếp nhận, kiểm tra và bàn giao tài liệu cho người nhận theo quy

định, đồng thời tiếp nhận hàng hóa, lưu trữ và bàn giao lại cho khách hàng cũng như xử

lý các trường hợp bất thường phát sinh. Có thể nói, tổ RAM là khu vực hoạt động nhộn

nhịp với tần suất cao và an ninh cao nhất trong hoạt động của ga hàng hóa SCSC.

2.1.6 Khu gom hàng lẻ (CFS) :

Khu gom hàng lẻ CFS của ga hàng hóa SCSC chính thức đi vào hoạt động từ

ngày 03/06/2011 sau khi được cấp phép. Với vị thế riêng biệt của mình trên thị trường,

SCSC là đơn vị tiên phong và duy nhất cung cấp dịch vụ Kho gom hàng lẻ xuất khẩu

hàng hóa hàng không tại Việt Nam hiện nay.

Kho thu gom hàng lẻ nhận lưu kho hàng xuất khẩu cho các công ty Giao nhận

và các công ty Logistics. Các loại hàng hóa xuất khẩu của các chủ hàng khác nhau khi

chuyển đến kho sẽ được nhân viên tiếp nhận, thu gom và và chất xếp vào các mâm,

26

thùng sau đó được chuyển sang nhà ga SCSC để hoàn tất thủ tục soi chiếu an ninh và

được phục vụ theo quy trình dành cho các mâm, thùng đã đóng hàng xuất khẩu. Khu

gom hàng lẻ của SCSC tạo thuận lợi cho các khách hàng là các công ty giao nhận trong

quá trình thu gom các lô hàng nhỏ lẻ từ những chủ hàng khác nhau thành một lô hàng

lớn và đặt chỗ với các hãng hàng không vận chuyển hàng hóa để xuất khẩu đồng thời

giúp các công ty sản xuất lớn giảm thiểu chi phí quản lý hàng tồn kho tại các Trung

tâm phân phối nước ngoài của hãng trong việc thu gom và phân phối các sản phẩm

xuất khẩu sang

các quốc gia

khác từ Việt Nam.

2.2 Quy trình

xuất khẩu

hàng hóa

tại Ga

hàng hóa

SCSC

2.2.1 Tổng quan

quy trình

xuất khẩu

hàng hóa

Sơ đồ 3 : Quy trình

xuất khẩu hàng

hóa tại ga hàng

hóa SCSC

27

Xuất khẩu hàng rờiXuất khẩu ULD

Kho trolley hàng xuấtKho ULD - ETV

Chất xếp lên trolleyChất xếp lên ULD

Kho hàng rời xuất khẩu

Kiểm tra an ninh

Làm thủ tục hải quan

Tiếp nhận hàng rờiTiếp nhận hàng kiện

Các khách hàng của ga hàng hóa SCSC có thể chia làm ba loại chính đó là các

công ty sản xuất, các công ty giao nhận – logistics và các tổ chức 3PLs. Do đó, hàng

hóa mà SCSC nhận xuất khẩu cũng có thể chia làm hai loại: hàng đã đóng kiện và hàng

rời (hay hàng lẻ). Đối với loại hàng đã đóng kiện (PPK), thường do các công ty sản

xuất hoặc tổ chức 3PLs gửi, SCSC có quy trình riêng do có thể bỏ qua công đoạn chất

xếp lên các ULD. Còn đối với loại hàng rời, chủ yếu do các công ty giao nhận gửi,

SCSC sẽ phải tiến hành thêm giai đoạn chất xếp và đóng vào các ULD theo yêu cầu

của hãng hàng không. Một cách tổng quan, hàng hóa sau khi đã được chủ hàng khai

báo thông tin đầy đủ vào tờ khai gửi hàng (SLI) và xe tải được chỉ định tiếp cận khu

vực tiếp nhận hàng hóa, từ đây, hàng hóa sẽ được nhân viên của SCSC làm thủ tục tiếp

nhận, sau đó chuyển cho bộ phận hải quan để kiểm tra và khai báo theo quy định, tiếp

đến sẽ được kiểm tra an ninh soi chiếu. Khi tất cả hàng hóa đều đã thực hiện các nghĩa

vụ trên và được xác nhận đủ điều kiện chuyên chở, khi đó, tùy vào tính chất của hàng

hóa là hàng rời hay hàng kiện mà nhân viên tổ tiếp nhận sẽ bàn giao lại với tổ tương

ứng. đối với hàng kiện, do đã được đóng sẵn vào ULD nên sẽ bỏ qua giai đoạn chất

xếp mà chuyển thẳng vào kho ULD, chờ làm thủ tục đưa vào khu vực RAM để lên

chuyến bay tương ứng. Còn đối với hàng rời, sau khi được soi chiếu an ninh, bộ phận

tiếp nhận sẽ đưa hàng hóa vào kho hàng rời đồng thời chuyển giao thông tin hàng hóa

cho bộ phận BLD để tiến hành chất xếp hàng hóa vào trong các ULD trước khi vận

chuyển sang khu vực RAM và đưa lên máy bay tương ứng.

Có thể thấy, quy trình xuất khẩu hàng hóa tại SCSC tuy đi theo trình tự giống

nhau lúc đầu nhưng tùy vào tính chất của loại hàng hóa xuất khẩu mà quy trình sẽ thay

đổi cho phù hợp.

2.2.2 Quy trình tiếp nhận hàng hóa :

Hoạt động tiếp nhận hàng hóa trong chuỗi quy trình xuất khẩu hàng hóa tại ga

SCSC do tổ tiếp nhận ACP thực hiện, dựa trên quy trình chuẩn của Công ty SCSC

cùng với hướng dẫn từ bộ luật và thuế quan hàng hóa hàng không của IATA (IATA

28

TACT Rules) và hướng dẫn thực hành khai thác hoạt động xuất khẩu của Hermes.

Phạm vi hoạt động của quy trình tiếp nhận liên quan đên việc tiếp nhận hàng hóa xuất

khẩu của chuyến bay đi, quan hệ với nhân viên chất xếp, nhân viên tài liệu chuyến bay,

công nhân bốc xếp, lái xe xúc; giao dịch với địa diện hãng bay và khách gửi hàng đồng

thời hỗ trợ và tạo điều kiện cho nhà chức trách Hải quan và an ninh soi chiếu sân bay

làm nhiệm vụ.

Quy trình tiếp nhận hàng hóa được thực hiện cụ thể theo từng bước như sau :

- Nhân viên tiếp nhận kiểm tra và hướng dẫn xe giao hàng vào đúng cửa giao hay

chuyển đổi cửa giao cho phù hợp.

- Nhận SLI, VCT từ khách hàng và kiểm tra các nội dung :

+ Hàng gửi có nằm trong thời gian dành cho chuyến bay đang được tiếp

nhận.

+ Số hiệu chuyến bay, ngày bay có tương ứng với bản giữ chỗ chuyến bay

(booking note) của hãng hàng không cung cấp hay không.

+ Số AWB tương ứng trên booking

+ Số kiện hàng, loại hàng, điểm đến và các yêu cầu phục vụ đặc biệt

+ Yêu cầu khai báo tên người gửi, người nhận hoặc đại lý một cách chính

xác, rõ ràng.

- Dùng HH quét mã vạch của cửa tiếp nhận hàng để ác nhận với hệ thống Hermes

xe đang ở cửa giao hàng.

- Hướng dẫn công nhân bốc xếp xuống hàng, kiểm đếm số kiện hàng với sự hỗ

trợ của đại lý hoặc người gửi hàng. Kiểm đếm lại lần thứ hai sau khi đại lý đã

sắp xếp lại hàng theo số HAWB, không để trường hợp hàng đã chất lên pallet bị

thay đổi dẫn đến sự mất kiểm soát trọng lượng cũng như số lượng đã tiếp nhận

theo nhóm ban đầu.

- Cân từng pallet hàng, trừ số ký của pallet và tiếp nhận chính xác số kiện, trọng

lượng mỗi nhóm mã vạch vào hệ thống Hermes bằng HH.

29

- Di chuyển hàng đến khu vực đã được quy định cho từng hãng bay, khu vực để

các loại hàng đặt biệt và quét mã vạch của vị trí đặt hàng (EXM hay CUS)

- Tính toán trọng lượng thể tích của lô hàng bằng cách đo và tính trọng lượng thể

tích các nhóm kiện hàng có cùng kích thược hoặc không cùng kích thước theo

công thức :

[ Dài (L) x Rộng (W) x Cao (H) x Số kiện ] / 6000

- Kiểm tra lô hàng đủ điều kiện vận chuyển thông qua các chỉ tiêu :

+ Nhãn hàng hóa :

Các kiện của lô hàng phải được dán nhãn có cùng số không vận

đơn, số kiện, đích đến.

Các nhãn hàng đặc biệt phải thể hiện rõ trên kiện hàng theo quy

định của IATA và hãng bay (PER – hàng dễ vỡ, AVI – động vật

sống, DGR – hàng nguy hiểm ...)

Các nhãn hướng dẫn phục vụ phải thể hiện rõ yêu cầu (“This way

up” – hướng chất xếp của kiện hàng, “Fragile” – dễ vỡ ... )

Loại bỏ các nhãn cũ trên bao bì của kiện hàng.

+ Bao bì kiện hàng :

Bao bì tốt, đảm bảo yêu cầu vận chuyển hàng không

Không có các dấu hiệu bị tổn hại, hư hao. Nếu có lập biên bản

hàng hóa bất thường và yêu cầu đại lý xác nhận

+ Yêu cầu riêng của hãng hàng không :

Trọng lượng, kích thước tối đa cho mỗi kiện hàng.

Các loại hàng nặng mùi, chất lỏng, các chủng loại hàng cụ thể mà

hãng hàng không không chấp nhận vận chuyển...

- Thông báo cho khách hàng hiệu chỉnh lại các sai lệch giữa thực tế kiểm tra và

khai báo. Yêu cầu khách hàng gia cố lại các trường hợp bao bì không đạt tiêu

chuẩn chuyên chở. Các trường hợp không đủ điều kiện vận chuyển nếu không

30

thể khắc phục, nhân viên tiếp nhận sẽ thông báo cho hãng vận chuyển và từ chối

tiếp nhận hàng hóa. Đối với hàng hóa bất thường, nhân viên tiếp nhận lập biên

bản kèm hình ảnh khi phát hiện hư hại, rách vỡ tại thời điểm tiếp nhận đồng thời

thông báo cho các hãng vận chuyển tình trạng hàng hóa, nhận hướng dẫn phục

vụ từ hãng đối với các trường hợp hư hỏng nặng.

- Kết thúc việc kiểm tra hàng hóa, nhân viên tiếp nhận ký vào tờ khai gửi hàng

SLI đồng thời kiểm tra lại một lần cuối các thông tin trên tờ khai :

+ Thông tin trên tờ khai phải đúng với thực tế lô hàng.

+ Các liên có cùng số thứ tự và số liệu phải như nhau

+ Ký xác nhận thông tin lô hàng, ghi rõ họ tên và đóng dấu thời điểm nhận

hàng.

- Nhân viên tiếp nhận giao trả SLI cho khách đồng thời hướng dẫn khách làm thủ

tục hàng hóa :

+ Hướng dẫn khách làm thủ tục hải quan

+ Hướng dẫn khách thanh toán các khoản phí phục vụ tại phòng tài liệu

hàng xuất.

+ Chú ý theo dõi các lô hàng chưa xong thủ tục Hải quan khi gần đến giờ

ngừng tiếp nhận hàng cho chuyến bay để nhắc nhở khách hàng.

- Thực hiện soi chiếu an ninh 100% hàng hóa tiếp nhận :

+ Kiểm tra SLI bản màu xanhd dã có dấu Hải quan thanh lý dấu “Đã thu

tiền” hay “Chuyển khoản” của tổ tài liệu hàng xuất

+ Thông báo cho nhân viên chất xếp nhận hàng đã kiểm tra an ninh sau

máy soi chiếu (hàng có thể được soi chiếu bằng máy lớn hay máy nhỏ)

+ Hướng dẫn tổ xe cho hàng vào máy soi theo thứ tự từng lô hàng

- Quá trình tiếp nhận kết thúc khi lô hàng đã hoàn tất kiểm tra an ninh soi chiếu

và chuyển giao cho bộ phận chất xếp BLD.

31

Có thể thấy, hoạt động tiếp nhận hàng hóa hàng không của bộ phận ACP diễn ra

theo trình tự chặt chẽ, có sự phối hợp giữa nhân viên tổ ACP với các bộ phận khác

và với khách hàng. Bên cạnh đó, mọi thông tin hàng hóa đều được kiểm tra kỹ càng

trước khi tiếp nhận hàng hóa và chuyển giao cho bộ phận khác. Tuy nhiên, thực tế

làm việc cho thấy khối lượng công việc trên đầu người quá nhiều. Trong giờ cao

điểm khi hàng hóa nhập cùng lúc với số lượng lớn, tính chất kiện hàng không đồng

nhất, sai sót giấy tờ của đại lý gửi hàng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ thực hiện

quy trình. Chưa kể do khối lượng công việc lớn, dồn dập khiến cho nhân viên dễ

xảy ra sai sót, làm giảm hiệu quả của hoạt động tiếp nhận hàng hóa.

2.2.3 Làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa hàng không :

Hoạt động kiểm tra hải quan tại khu vực tiếp nhận là hoạt động kiểm tra giám

sát trên cơ sở luật hải quan sửa đổi năm 2005. Hàng hóa sau khi đã được bộ phận tiếp

nhận kiểm tra thông tin và lưu trữ vào hệ thống Hermes sẽ được chuyển giao cho Đội

giám sát hải quan ngay tại khu vực tiếp nhận. Trên nguyên tắc, chủ hàng hoặc đại diện

hàng xuất khẩu phải trực tiếp đăng ký với Đội giám sát hải quan tại văn phòng nhưng

để tiết giảm sự rắc rối trong thủ tục và tạo thuận lợi cho khách hàng, SCSC đã cung cấp

một bộ hồ sơ khai báo đầy đủ gồm 4 bản trong đó có tờ khai hải quan với tên chung là

SLI. Hoạt động kiểm tra được thực hiện ngay khi chủ hàng hoàn tất thủ tục với tổ tiếp

nhận và sẵn sàng hàng hóa phục vụ công tác kiểm tra của Đội giám sát hải quan.

2.2.4 Kiểm tra an ninh :

Công tác an ninh tại Nhà ga hàng hóa SCSC nhận được sự quan tâm đặc biệt và

được thực hiện một cách nghiêm túc, triệt để trong hoạt động khai thác hàng ngày.

Việc duy trì mức độ an ninh cao tại Nhà ga Hàng hóa giúp bảo vệ hàng hóa cũng như

máy bay được an toàn và chính điều này gíup cho các hãng hàng không có thể đảm bảo

cung cấp một dịch vụ hiệu quả và hoàn hảo tới các đối tác của họ. Nhằm cam kết duy

trì các tiêu chuẩn an ninh cao, Nhà ga hàng hóa SCSC đã phối hợp chặt chẽ với nhà

chức trách sân bay, Hải quan và các đơn vị có liên quan khác để đảm bảo một quy trình

32

phục vụ hàng hóa an toàn và hiệu quả. Một trong các giải pháp tối ưu đã được SCSC

thực hiện như là đầu tư mua một máy soi chiếu X-quang hiện đại, đủ lớn để soi chiếu

nguyên ULD. Tính tới thời điểm hiện tại, khu vực tiếp nhận có 3 máy soi chiếu, 2 máy

nhỏ và một máy lớn. Hàng hóa sau khi được kiểm tra hải quan sẽ được tổ ACP điều

động đưa 100% qua soi chiếu và chuyển sang cho bộ phận chất xếp nếu là hàng rời, và

chuyển đến kho ULD xuất nếu là hàng kiện đã đóng ULD sẵn. Hàng đặt trước máy soi

sẽ được tổ tiếp nhận ACP và tổ chất xếp BLD phối hợp phương thức chất xếp trước khi

qua máy soi chiếu. Sau khi hoàn chỉnh chất xếp trước máy soi, hàng sau đó mới được

soi chiếu an ninh và chuyển vào kho hàng. Tổ ACP hoàn thành trách nhiệm với hàng

hóa sau khi hàng đã qua máy soi.

2.2.5 Quy trình lưu kho hàng rời và chất xếp hàng hóa:

Hàng sau khi hoàn tất giai đoạn tiếp nhận, nếu là hàng rời sẽ chịu trách nhiệm

hoàn toàn bởi tổ chất xếp BLD. Hoạt động chất xếp của tổ tuân theo quy trình chuẩn về

chất xếp hàng hóa và bưu kiện xuất của SCSC cũng như bộ luật và thuế quan hàng hóa

hàng không của IATA (IATA TACT Rules) và hướng dẫn khai thác hoạt động xuất

khẩu của Hermes. Quy trình hoạt động của tổ chất xếp được thực hiện theo trình tự :

- Chuẩn bị ULD cho chuyến bay theo kế hoạch xếp tải :

+ Thông báo nhu cầu cho RAM cung cấp ULD

+ Kiểm tra đảm bảo ULD sử dụng được, tra cứu bảng tiêu chuẩn sử dụng

ULD của các hãng bay theo hợp đồng

+ Đối với trường hợp ULD hư hỏng, không đủ tiêu chuẩn sử dụng thì chỉ

được phép chất hàng khi có xác nhận của RAM hoặc đại diện hãng.

+ Loại bỏ toàn bộ nhãn dán cũ của ULD trên lưới và trên container.

- Chất xếp hàng trước máy soi :

+ Nhân viên tổ BLD phối hợp với nhân viên tổ tiếp nhận xác định các lô

hàng có thể chất xếp với những lưu ý :

33

Chủng loại hàng có thể kiểm tra an ninh hàng không bằng máy soi

chiếu lớn hay không. Đối với một số mặt hàng như hàng điện tử,

trang thiết bị cấu tạo phức tạp v..v.. sẽ chủ động kiểm tra trước với

nhân viên an ninh hàng không.

Tình trạng hải quan của lô hàng : hàng đang chờ được kiểm hóa

hay miễn kiểm.

+ Điều động đội xe chuẩn bị ULD và các vật dụng phục vụ chất xếp như

nilon, pallet ...

+ Kiểm đếm chính xác số lượng hàng hóa chất lên ULD, ghi số kiện, trọng

lượng hàng rõ ràng cụ thể, sử dụng talon của hãng ghi số kiện, số kg chất

trên ULD và dán vào ULD đó.

+ Chất xếp đúng contour, chiều cao và số lượng đúng theo kế hoạch chất

tải.

+ Sắp xếp các ULD đã chất và phần còn dư lại vào vị trí chờ kiểm tra an

ninh.

+ Sau khi ULD được đưa qua máy soi, tiến hành nhập liệu thông tin kiện

hàng vào hệ thống Hermes đồng thời giữ lại tờ chất xếp để gửi lại cho

hãng bay.

- Chất hàng sau máy soi :

+ Nhận hàng và xác nhận đã nhận hàng vào hệ thống Hermes

+ Sử dụng HH để xem thông tin của lô hàng và duy chuyển hàng đến các vị

trí cần thiết như kho lạnh, kho hàng nguy hiểm, kho hàng giá trị... nếu

như có yêu cầu.

+ Quét mã vạch của nhóm hàng sau đó di chuyển pallet chất hàng về đúng

các vị trí build up của từng hãng. Đối với lô hàng đi ngày khác hoặc lưu

kho sẽ di chuyển đến các kệ hàng sau đó quét mã vạch lần nữa để định vị

vị trí hàng vào hệ thống Hermes.

34

+ Đưa các ULD/trolley đến vị trí build up dựa vào số chuyến bay, hãng bay

sau đó dùng HH quét mã vạch của ULD/trolley để báo cáo với Hermes vị

trí và trạng thái của các ULD/trolley.

+ Sau khi pallet hàng và ULD/trolley đã được đặt ở vị trí build up, tiến

hành chất xếp hàng hóa vào trong các ULD/trolley. Mỗi pallet hàng đều

phải được quét mã vạch để báo cáo lên Hermes kiểm soát hàng trên pallet

nào đã được chất xếp lên ULD/trolley tương ứng.

+ Chất xếp hoàn tất, tiếp tục kiểm tra tình trạng bao bì, talon, số kiện và

điểm đến cuối cùng có khớp với khai báo và AWB hay không, ghi rõ vào

báo cáo chất xếp từng lô hàng, số kiện, trọng lượng hàng chất trên các

ULD/trolley đồng thời xử lý các sự cố phát sinh như hàng hư hỏng, sai

lệch v..v..

- Cân từng ULD/Trolley và làm kết sổ chuyến bay :

+ Cân ULD/Trolley

+ Ghi lại trọng lượng hàng và bì (ULD), trọng lượng kệ gỗ, thanh gỗ chịu

lực trên báo cáo chất tải, kiểm tra trọng lượng ULD theo công thức :

ULD G.W = N.W hàng + khối lượng ULD + khối lượng các vật liệu chất tải

Đối chiếu trọng lượng của mâm thùng với trọng lượng các lô hàng được

ghi chú trên phiếu chất xếp, nếu phát hiện chênh lệch thì báo cáo lại cho cấp trên

và tìm nguyên nhân ngay lập tức.

+ Chỉnh lại điểm đến của ULD và báo cáo lên Hermes bằng HH theo yêu

cầu của từng hãng hàng không sau đó in và treo nhãn cho ULD.

+ Kiểm kê lại hàng hóa cho chuyến bay bằng cách kiểm tra manifest của

chuyến bay, xác định tất cả lô hàng đã hoàn tất chất xếp đầy đủ theo danh

sách chuyên chở trên manifest của chuyến bay đó.

- Kết sổ chuyến bay

35

+ Hiệu chỉnh palletstatement theo đúng yêu cầu của các hãng hàng không,

kiểm tra lại các ULD/Trolley đã được chất đúng như kế hoạch chất tải

của hãng hàng không hay chưa, kiểm tra lại thông tin về trọng lượng

hàng hóa trên palletstatement và trên MNF có trùng khớp với nhau hay

không.

+ Xem giờ in palletstatement và báo lại cho phòng tài liệu hàng xuất DOE

để kết sổ cho chuyến bay đồng thời bàn giao lại cho bộ phận RAM chỉ rõ

các lô hàng cần phục vụ đặc biệt. Nhân viên bộ phận RAM sau khi ký

xác nhận bàn giao lên palletstatement sẽ chịu trách nhiệm quản lý hàng

hóa từ đây. Kết thúc quy trình chất xếp.

Có thể thấy, quy trình chất xếp hàng hóa được thực hiện rất chặt chẽ và có sự

phối hợp giữa các phòng, các tổ có liên quan. Mọi hoạt động lưu kho, chất xếp hàng

hóa đều phải đảm bảo tính chính xác, an toàn tuyệt đối, nhiều bộ phận cùng tham gia

kiểm tra thông tin hàng hóa nhằm giảm thiểu tối đa sai sót từ phía con người. Hàng hóa

sau khi được chất xếp vào trong ULD hoặc Trolley theo yêu cầu của hãng vận chuyển

sẽ được di chuyển và lưu vào kho ULD hoặc kho Trolley tương ứng chờ chuyển giao

cho bộ phận RAM khi chuyến bay sẵn sàng. Tất cả từng bước trong chuỗi hoạt động

chất xếp hàng hóa đều được báo cáo lên hệ thống quản lý hàng hóa hàng không

Hermes bằng các thiết bị cầm tay HH. Hàng hóa được chất xếp theo đúng yêu cầu về

hình dáng, trọng lượng, chất xếp lên ULD hay trolley của các hãng hàng không nhằm

tuân theo quy chuẩn về vận chuyển hàng hóa theo IATA, đảm bảo an toàn hàng không

ở mức độ cao nhất.

Ngoài ra, tổ chất xếp còn phải lưu ý và thực hiện các yêu cầu phục vụ hàng đặc

biệt, hàng bỏ lại (offload)

Phục vụ hàng đặc biệt :

Đối với việc phục vụ hàng đặc biệt, tổ BLD luôn hết sức chú ý và cẩn trọng, đọc kỹ

và thực hiện các hướng dẫn cụ thể của từng hãng bay khi phục vụ các lô hàng này. Các

36

yêu cầu phục vụ đặc biệt có thể rất đa dạng, nhưng nhìn chung có thể được phân thành

5 nhóm phục vụ chính :

- Hàng giá trị (VAL) : khi chủ hàng kê khai lên SLI là hàng VAL, tổ chất xếp sẽ

tiến hành di chuyển hàng vào kho VAL sau khi chất xếp hoàn tất và thực hiện

theo quy trình phục vụ hàng VAL.

- Hàng nguy hiểm : hàng nguy hiểm có thể có nhiều loại, từ hàng có khả năng

cháy nổ cho đến chất phóng xa, do đó nhân viên phục vụ hàng nguy hiểm phải

có chứng chỉ xác nhận đủ khả năng và kiến thức để phục vụ hàng nguy hiểm

theo đúng quy trình. Hàng sau khi được bàn giao cho tổ BLD sẽ được lưu vào

kho hàng nguy hiểm theo đúng nhóm hàng, khi chất xếp, hàng sẽ được quay

nhãn ra ngoài, neo giữ cẩn thận và dùng nhãn hàng nguy hiểm cho những ULD

chất loại hàng này.

- Hàng tươi sống, hàng dễ hư hỏng (PER,AVI...) : hàng sẽ được lưu kho với nhiệt

độ thích hợp nếu lô hàng yêu cầu, với các lô hàng lớn chất vào ULD sẽ được sử

dụng giấy thấm, nilong và các vật dụng khác theo yêu cầu của hãng sau đó yêu

cầu kỹ thuật mở kho lạnh lưu kho và báo cáo cho RAM biết vị trí mâm hàng lưu

kho.

- Hàng bộ phận cơ thể người (HUM) : hàng sẽ được chất xếp vào các ULD theo

yêu cầu của hãng vận chuyển, khi chất xếp xong sẽ được lưu vào kho HUM.

- Hàng nặng và các lô hàng quá khổ (HEA) : hàng sẽ được đo kích thước, lót ván

trước khi chất xếp và làm theo yêu cầu của đại diện hãng vận chuyển.

Hoạt động phục vụ hàng đặc biệt được tổ BLD phối hợp với tổ hàng đặc biệt đồng

thời tham khảo các quy trình làm hàng đặc biệt khi chất xếp của các hãng bay cũng như

quy trình chuẩn của SCSC và IATA.

Phục vụ hàng bỏ lại (offload)

Sau khi hoàn thành việc chất xếp và bàn giao cho RAM, có thể vì một số lí do hàng

không thể được chuyên chở trong chuyến bay này, khi đó bộ phận RAM sẽ giao lại

37

những ULD/Trolley offload này lại cho bộ phân BLD lưu kho chờ chuyến bay tiếp

theo. Quy trình phục vụ hàng bỏ lại cụ thể như sau :

- Nhận thông tin từ bộ phận RAM, phối hợp với bộ phận RAM để tiếp nhận hàng

offload, xác nhận biên bản chuyển giao hàng xuất đồng thời kiểm tra kỹ lưỡng :

số kiện theo số lượng trên nhãn AWB, tình trạng bao bì, yêu cầu phục vụ hàng

đặc biệt, cân lại phần hàng bị bỏ lại và xác định số bưu kiện sau đó giao biên

bản offload cho tổ tài liệu hàng xuất DOE.

- Kiểm tra và xác nhận với RAM tính chất bất thường của hàng hóa nếu có, sau

đó xếp đặt trong kho chờ chuyến bay mới. Đối với hàng hóa có yêu cầu đặc biệt

thì sẽ thực hiện lưu kho theo quy trình phục vụ hàng đặc biệt của SCSC và theo

quy định của IATA.

- Tiếp tục chất xếp ngay cho chuyến bay mới theo kế hoạch chất tải của hãng

hàng không.

- Đối với hàng hóa bị từ chối vận chuyển hoặc yêu cầu trả lại từ hãng bay, đại lý,

hàng trả về sẽ được lưu giữ vào các rack và phối hợp với bộ phận tiếp nhận để

trả hàng về cho khách. Hàng trả về tuân theo quy trình trả hàng tiêu chuẩn.

- Cuối cùng, tổ BLD sẽ ghi rõ những bất thường phát hiện và các thay đổi theo

yêu cầu của các đại diện, các hành động khắc phục tương ứng đã làm vào báo

cáo.

Nhìn chung, quy trình chất xếp hàng hóa được thực hiện theo tiêu chuẩn cao nhằm

đảm bảo an ninh – an toàn hàng không đồng thời cũng đảm bảo cung cấp giải pháp lưu

kho tối ưu nhất cho từng loại hàng, từ thông thường đến đặc biệt, đáp ứng đa dạng các

nhu cầu xuất khẩu của các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Ngoài ra, tiêu chuẩn chất

xếp cũng được các nhân viên tổ BLD liên tục tham khảo và đáp ứng các yêu cầu về

khối lượng, contour hàng hóa chất vào ULD/Trolley của các hãng hàng không. Sự phối

hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận với nhau và giữa tổ ULD với đại diện hãng vận

chuyển, khách hàng, giúp cho việc chất xếp diễn ra an toàn và chính xác, các sự cố

38

phát sinh đều được giải quyết một cách triệt để hoặc sẽ được báo cáo lại chờ xử lý,

tuyệt đối không để các kiện hàng, đơn hàng nào chưa qua kiểm tra được chất xếp lên

máy bay gây nguy hiểm an toàn bay. Tuy nhiên, do hoạt động yêu cầu nhiều bên liên

quan tham gia tổ chức, sắp xếp và quản lý không thể tránh khỏi sự rườm rà về giấy tờ

thủ tục, báo cáo thông tin cũng như làm chậm đi quá trình chất xếp và lưu kho hàng

hóa. Hàng hóa nếu có dấu hiệu bất thường sẽ được tạm dừng chất xếp hoặc di chuyển

vào kho chờ ý kiến của các bên rồi mới quyết định, khiến cho khả năng lưu thông hàng

hóa nhanh chóng bị tụt giảm đáng kể. Do đó, yếu tố quản lý chặt chẽ ở đây vừa là điểm

mạnh, vừa gây ảnh hưởng khó khăn đến công tác chất xếp của SCSC, nhưng nói đến

vận chuyển hàng không, an toàn luôn được đặt lên hàng đầu, do đó nhìn tổng thể, quy

trình chất xếp của SCSC đã đạt được hiệu quả cần thiết.

2.2.6 Quy trình phục vụ sân đỗ hàng xuất (RAM) :

Hàng hóa sau khi được lưu kho ULD đối với hàng kiện hoặc chất xếp lên

ULD/Trolley và lưu kho tương ứng đối với hàng rời, sẽ được bàn giao lại cho bộ phận

phục vụ sân đỗ RAM.

Tổ RAM có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động liên quan đến quá trình phục vụ

hàng xuất khẩu đưa ra sân đỗ của các chuyến bay đi, phối hợp hoạt động với nhân viên

các tổ chất xếp, tổ tài liệu, nhân viên chuyển tiếp nhằm đảm bảo hàng hóa được bàn

giao an toàn, đúng và đủ cho công ty phục vụ sân đỗ. Toàn bộ hoạt động của nhân viên

tổ RAM đều tuân theo quy trình phục vụ chuẩn của SCSC và có thể khái quát thông

qua sơ đồ sau :

39

Sơ đồ 4 : Quy trình phục vụ sân đỗ hàng xuất khẩu SCSC

40

a. Chuẩn bị :

Trước khi bắt đầu

công việc, toàn bộ nhân viên tổ

RAM đều được yêu cầu phải

thực hiện kiểm tra các trang

thiết bị máy móc phục vụ

công việc như máy vi tính,

máy in, scan, các loại hóa

đơn, chứng từ, biểu mẫu

v...v... đồng thời phải theo

dõi lịch bay của các hãng

phục vụ trong ca làm việc,

đảm bảo nắm được tình hình

bàn giao hàng hóa, trách

nhiệm của ca trước. Nhìn

chung, mục đích của việc

chuẩn bị là nhằm đảm bảo

hoạt động của tổ được thực

hiện trơn tru, tránh các sai

sót đồng thời chắc chắn nhân

viên trong tổ có đầy đủ thông

tin trước khi bắt đầu làm

việc.

b. Tập trung ULD/Trolley :

Ở công đoạn này yêu

cầu sự phối hợp và điều

động giữa nhân viên phục vụ

41

Bất thường

Bất thường

Xử lý

Kết thúc

Báo cáo lưu kho

Tiếp nhận hàng offload

Bàn giao Công ty phục vụ sân

đỗ

Xử lý

Chuyển ULD lên Dolley

Tập trung ULD/Trolley

Chuẩn bị

sân đỗ và các nhân viên bốc xếp. Khi tiến hành tập trung ULD/Trolley, nhân viên tổ

RAM sẽ kiểm tra hệ thống Hermes thông tin chuyến bay đang phục vụ về tình trạng

chất xếp của và tài liệu của lô hàng, sau đó tiến hành đối chiếu với tài liệu chuyển giao

hàng của tổ chất xếp và tổ tài liệu. Nếu phát hiện sai lệch sẽ chủ động liên hệ với các

bộ phận để lảm rõ và khắc phục. Cuối cùng, nếu mọi thông tin đều trùng khớp và

không có bất thường xảy ra, nhân viên tổ RAM sẽ tiến hành xác định vị trí lưu trữ của

các ULD/Trolley trong kho từ hệ thống Hermes và tập trung các ULD/Trolley đến vị

trí chỉ định.

Có thể thấy, thông tin hàng hóa được kiểm tra kỹ lưỡng một lần nữa bởi nhân

viên tổ RAM khiến cho sai sót được giảm thiểu xuống mức tối đa. Chính nhờ quy trình

an toàn chặt chẽ này mà trong suốt 7 năm hoạt động, ga SCSC chưa từng xảy ra sự việc

lớn nào về hàng hóa.

c. Chuyển ULD lên Dolley :

Các ULD sau khi được kéo đến vị trí chỉ định sẽ được kiểm tra lại một lần nữa

một cách kỹ lương thông tin về chiều cao, contour, các yêu cầu về chất xếp hàng đặc

biệt đã thể hiện ra bên ngoài hay chưa, độ chặt của dây cột góc, lưới của các mâm hàng

và tình trạng khả dụng của ULD đồng thời phải kiểm tra kỹ tem niêm phong an ninh

của tất cả các ULD và Trolley chất hàng. Nếu có bất kỳ bất thường xảy ra, nhân viên tổ

RAM sẽ liên hệ với tổ chất xếp, tổ tài liệu, an ninh hàng không, bảo vệ SCSC và hãng

hàng không để tiến hành xử lý, khắc phục trong thời gian nhanh nhất có thể, tránh làm

ảnh hưởng đến chuyến bay. Sau khi đảm bảo các ULD đạt tiêu chuẩn vận chuyển, khi

đó nhân viên tổ RAM sẽ điều động nhân viên bốc xếp di chuyển các ULD sang dolley

rồi kéo đến khu vực chờ chuẩn bị bàn giao cho Công ty phục vụ sân đỗ. Tương tự đối

với các Trolley, nhân viên phục vụ sân đỗ cũng sẽ kiểm tra thông tin kỹ lưỡng rồi kéo

đến vị trí chờ bàn giao. Sau khi đến vị trí chỉ đị, bước cuối cùng các nhân viên tổ RAM

sẽ quét mã vạch của các ULD/Trolley để xuất ra khỏi hệ thống Hermes, chuẩn bị

42

chuyển giao hàng hóa. Thao tác này đồng thời chấm dứt việc quản lý thùng/mâm hàng

của SCSC, bàn giao lại cho Công ty phục vụ sân đỗ để chuyển lên máy bay.

Hàng hóa từ khi được tiếp nhận đến khi hoàn tất công tác bàn giao cho Công ty

phục vụ sân đỗ phải trải qua nhiều lần kiểm tra và xác nhận thông tin. Đây là một trong

những điểm mạnh của quy trình phục vụ của SCSC khi mà nó giúp đảm bảo an toàn

bay và tránh sai sót, hàng hóa từ khi khai báo đến khi xuất đi luôn được đảm bảo ở

trong tình trạng nguyên vẹn như lúc tiếp nhận, khiến cho khách hàng luôn yên tâm và

hài lòng với dịch vụ. Tuy nhiên, cũng vì vậy mà quy trình cũng trở nên phức tạp hơn,

khối lượng công việc trên mỗi tổ sẽ tăng lên, yêu cầu nhân viên với tay nghề cao và kỹ

năng thuần thục, gây tốn kém chi phí và thời gian.

d. Bàn giao cho Công ty phục vụ sân đỗ :

Nhân viên phục vụ sân đỗ sẽ bàn giao lại tất cả các ULD và Trolley cho Công ty

phục vụ sân đỗ đồng thời yêu cầu công ty kiểm tra tất cả các ULD/Trolley trước khi ký

xác nhận vào biên bản giao hàng. Hàng sau đó sẽ được nhân viên Công ty phục vụ sân

đỗ kéo ra sân và sẵn sàng cho việc chất lên máy bay.

e. Tiếp nhận hàng bị bỏ lại sau chuyến bay (offload) :

Hàng hóa xuất khẩu vì một số lí do nào đó không thể chất lên trong chuyến bay

và phải bỏ lại chờ các chuyến sau, khi đó nhân viên Công ty phục vụ sân đỗ sẽ kéo

hàng quay trở lại khu vực RAM xuất của SCSC. Nhân viên tổ RAM trước khi nhận

hàng sẽ kiểm tra lại các thông tin :

- Số lượng các lô hàng bị bỏ lại trên ULD/Trolley theo từng AWB.

- Số kiện, trọng lượng còn lại của từng lô hàng.

- Tình trạng trực quan của từng kiện hàng, nếu có bất thường sẽ lập biên bản ghi

nhận bất thường , chụp hình và xử lý sơ bộ.

Sau khi kết thúc kiểm tra, nhân viên tổ RAM sẽ kí biên bản nhận hàng theo tình

trạng hàng hóa thực tế. Công tác này nhằm đảo bảo phân địch trách nhiệm đối với

hàng hóa một cách rõ ràng và minh bạch. Hàng hóa khi đã bàn giao cho Công ty

43

phục vụ mặt đất sẽ không còn chịu sự quản lý của SCSC, do đó mọi hư tổn và mất

mát sau khi nhận lại hàng offload đều được nhân viên tổ RAM ghi nhận kỹ càng và

chính xác giúp dễ dàng trong việc thông báo cũng như giải quyết các khiếu nại từ

khách hàng.

f. Báo cáo và lưu kho :

Nhân viên tổ RAM sau khi ký biên bản nhận hàng offload sẽ gửi điện Telex báo

thông tin hàng bị bỏ lại cho hãng hàng không đồng thời báo cho tổ tài liệu để chỉnh sửa

lại số liệu hàng hóa đã lưu trên hệ thống Hermes. Sau đó, hàng sẽ được đăng ký lại trên

hệ thống Hermes bằng cách gán và quét mã vạch mới đối với hàng xá chất lại lên

inhouse pallet rồi chuyển sang vị trí lưu kho hoặc quét mã vạch trên ULD bị offload

nguyên thùng/mâm rồi chuyển vào vị trí hệ thông lưu thùng/mâm. Hàng sau khi

chuyển vào kho và đăng ký lại trên hệ thống quản lý hàng hóa hàng không Hermes sẽ

chờ sự hướng dẫn từ phía hãng hàng không. Tùy thuộc vào tính chất hàng hóa và điều

kiện hiện hành của hãng hàng không mà các hướng dẫn này đến nhanh hay chậm.

Thông thường các hàng offload sẽ được sắp xếp để lên chuyến kế tiếp hoặc chuyến bay

phù hợp gần nhất, nhưng với một số trường hợp đặc biệt sẽ cần phải lưu kho và chờ xử

lý từ các bộ phận liên quan. Nhìn chung, hàng hóa hàng không luôn có yêu cầu cao về

an ninh an toàn hơn hàng hóa vận chuyển bằng các phương tiện khác, do đó nhằm đảm

bảo tối đa mục tiêu an ninh an toàn, SCSC và các hãng hàng không luôn kiểm tra và

quản lý hàng hóa một cách kỹ lưỡng nhất.

2.2.7 Hoạt động quản lý tài liệu hàng không :

Khác với các tổ khác thuộc phòng Khai thác với những chức năng cụ thể riêng

biệt trong từng khâu của quy trình xuất khẩu hàng hóa, tổ tài liệu có nhiệm vụ theo dõi

và quản lý toàn bộ các loại giấy tờ, chứng từ hàng không xuyên suốt quá trình từ khi

hàng được tiếp nhận đến khi bàn giao lại cho Công ty phục vụ sân đỗ. Nhiệm vụ của tổ

tài liệu là thực hiện các hoạt động phục vụ việc làm tài liệu chuyến bay hàng xuất, đảm

bảo thực hiện đúng yêu cầu của các hãng hàng không, phù hợp với quy định của nhà

44

chức trách sân bay và tuẩn thủ các quy định của SCSC. Nhân viên tổ tài liệu có trách

nhiệm giao dịch với đại diện các hãng hàng không cũng như các khách gửi hàng, làm

việc trực tiếp với các nhân viên tổ tiếp nhận, nhân viên giám sát chất xếp, nhân viên

thủ tục.

Hoạt động của tổ tài liệu xuất có thể coi như chất kéo gắn kết tất cả các khâu

trong quy trình xuất khẩu hàng hóa, là chất dầu bôi trơn giúp cho việc xử lý các hàng

hóa từ khi tiếp nhận đến khi bàn giao được diễn ra suôn sẻ, đúng trình tự. Nhân viên

của Tổ tài liệu xuất cũng có nhiệm vụ giám sát các thông tin hàng hóa, chuyến bay trên

giấy tờ, kịp thời thông báo đến các đơn vị nếu có thay đổi hoặc bất thường xảy ra, làm

nhiệm vụ theo dõi bao quát toàn bộ quy trình xuất khẩu hàng hóa để đảm bảo các sai

sót được giảm thiểu đến mức tối đa.

Hoạt động chính của tổ tài liệu là làm các thủ tục hàng xuất, diễn ra với quy

trình chuẩn về làm tài liệu chuyến bay của SCSC.

- Nhận tờ khai gửi hàng (SLI) từ nhân viên thủ tục và kiểm tra lại các thông tin

trên tờ khai như số MAWB, chặng bay, loại hàng, mã hàng đặc biệt, số kiện,

trọng lượng của hàng hóa ký gửi v..v..

- Thông báo cho đại lý/khách hàng giờ kết sổ không nhận hàng qua hệ thống phát

thanh. Việc thông báo được phát trước giờ ngưng nhận hàng 30 phút và được

lặp lại 2 lần.

- Nhận kết quả chất xếp chuyến bay từ nhân viên tổ chất xếp. Kiểm tra thông tin

trên phiếu chất xếp phải thể hiện đầy đủ số lượng ULD, chi tiết chất xếp của các

lô hàng, thời gian xuất bảng tải chuyến bay (palletstatment).

- Gửi điện/mail để kết sổ chuyến bay. Có thể gửi điện bảng tải, điện hàng đặc biệt

hoặc điện mail v..v.. đến từng hãng và các công ty phục vụ như SAGS, TIAGS

nếu có yêu cầu. Gửi lược khai hàng hóa – Cargo Manifest đính kèm theo mail

cho các hãng vận chuyển. Nhận NOTOC từ tổ hàng đặc biệt cho hàng đặc biệt

45

nếu có. Cuối cùng, kiểm tra các thông tin trên AWB so với MNF (số kiện, trọng

lượng, chặng bay) rồi tiến hành kết sổ chuyến bay.

- Đóng bao tài liệu gửi theo chuyến bay :

+ In và kiểm tra Cargo Manifest.

+ Cho tất cả AWB đi trên chuyến bay cùng tài liệu đính kèm vào bao song

song với thao tác trên hệ thống Hermes.

+ Ghi rõ thông tin về số hiệu, ngày, nơi đến của chuyến bay vào bên ngoài

bao tài liệu sau đó chuyển đến bộ phận RAM.

- Các thao tác sau kết sổ :

+ Gửi điện FWB nếu có yêu cầu :

Nhập tất cả thông tin trên AWB vào hệ thống Hermes.

Nhập các thông tin về người gửi, người nhận, đại lý hàng hóa, giá

cước và các loại phụ phí, sau đó tiến hành gửi điện bằng hệ thống

Hermes.

+ Đóng chuyến bay trên Hermes.

+ Scan tất cả tài liệu chuyến bay và đính kèm vào chuyến bay trên Hermes

bao gồm cả hình ảnh nếu có.

+ Làm check list chuyến bay.

Ngoài các hoạt động làm tài liệu chuyến bay, tổ tài liệu còn có trách nhiệm quản

lý thông tin hàng offload. Nhân viên tổ tài liệu phải thường xuyên kiểm tra thông tin từ

RAM về hàng bị bỏ lại sau khi máy bay cất cánh, chuyển các lô hàng này sang máy

bay kế tiếp và ghi nhận vào trong AWB. Cuối cùng, tổ tài liệu sẽ nhận lại biên bản bàn

giao từ bộ phận RAM đồng thời chuyển giao toàn bộ tài liệu chuyến bay sang bộ phận

Tracing và chuẩn bị làm tài liệu chuyến bay kế tiếp.

Tổng kết :

Hoạt động xuất khẩu hàng hóa tại ga hàng hóa SCSC được chia làm nhiều giai

đoạn, được thực hiện bởi mỗi tổ với chức năng riêng biệt. Tuy nhiên, không vì vậy mà

46

quy trình hoạt động lại rời rạc và thiếu gắn kết, trái lại các tổ luôn có sự tương tác và

hỗ trợ lẫn nhau, chia sẻ trách nhiệm và khối lượng công việc, liên tục kiểm tra giám sát

hàng hóa nhiều lần và báo cáo tình trạng hàng hóa lên hệ thống quản lý Hermes. Có thể

thấy, xuyên suốt quá trình chu tiếp nhận – xử lý và bàn giao xuất khẩu hàng hóa, SCSC

luôn đặt mục tiêu hàng đầu là đảm bảo an toàn, chất lượng, đúng số lượng và chính xác

đối với hàng hóa được khách hàng ký gửi, tạo sự yên tâm tuyệt đối nơi khách hàng.

Bên cạnh đó, các sai sót và bất thường được giảm thiểu tối đa bằng nhiều biện pháp, và

nếu có xảy ra cũng được phối hợp giải quyết triệt để nhằm đảm bảo quyền lợi cho

khách hàng nhưng cũng tuân theo các điều luật và quy định quốc tế về hàng hóa hàng

không. Một điểm mạnh nữa của công tác xuất khẩu hàng hóa tại ga SCSC chính là việc

áp dụng hệ thống quản lý hàng hóa hàng không Hermes vào công cuộc giám sát, định

vị và lưu trữ thông tin hàng hóa. Nhờ việc áp dụng công nghệ này mà các thao tác của

nhân viên được giảm tải rất nhiều đồng thời sự chính xác và khả năng quản lý hàng hóa

được nâng cao. Chính nhờ các thuận lợi trên mà kết quả hoạt động kinh doanh của

Công ty năm 2014 đã chiếm 25% tổng thị phần xuất nhập khẩu hàng hóa tại Sân bay

Tân Sơn Nhất, thể hiện qua bảng sau :

Bảng 4 : Sản lượng hàng hóa xuất nhập khẩu tại ga hàng hóa SCSC năm 2014

Đơn vị : tấn

QuýSố lượng

TổngNhập Xuất

I 7.775 8.334 16.109

II 9.447 8.837 18.284

III 7.993 9.821 17.814

IV 9.510 9.591 19.101

Tổng 34,725 36,583 71,308

(Nguồn : Phòng Khai thác)

47

Có thể thấy, sản lượng hàng hóa trong năm 2014 khá cân bằng giữa xuất và

nhập. Riêng mảng nhập khẩu chiếm 51,3% tổng sản lượng hàng hóa của Công ty. Bên

cạnh việc đạt chỉ tiêu sản lượn cũng như tăng trưởng về thị phần, SCSC còn đảm bảo

không có những sự cố lớn nhỏ liên quan đến hàng hóa xảy ra trong quá trình xuất nhập

khẩu hàng hóa tại ga hàng hóa SCSC.

Tuy vậy, quy trình xuất khẩu hàng hóa của SCSC tuy hiệu quả nhưng cũng có

những mặt khó khăn nhất định : thủ tục giấy tờ nhiều, khối lượng nhiều, tính chất công

việc phức tạp ở các tổ yêu cầu nguồn nhân lực chất lượng cao, có thâm niên và kỹ

năng, do đó chi phí cho đào tạo sẽ tốn kém hơn. Bên cạnh đó, những yêu cầu khắt khe

về sự chính xác cũng như vấn đề an ninh an toàn được đặt lên hàng đầu ít nhiều làm

cho quá trình chu chuyển hàng hóa chậm lại, tuy nhiên đây là sự đánh đổi cần thiết để

tạo dựng uy tín của SCSC như hiện nay.

2.3 Ứng dụng của hệ thống quản lý hàng hóa hàng không Hermes đối với

hoạt động xuất khẩu hàng hóa tại SCSC

Hệ thống quản lý hàng hóa hàng không Hermes – Hermes CMS là phần mềm

quản lý được thiết kế để theo dõi, lưu trữ và thông báo thông tin về vị trí cũng như tình

trạng của từng kiện hàng hóa trong kho, cập nhập thông tin về hàng hóa trực tiếp đến

các hệ thống quản lý hàng hóa của các hãng hàng không là khách hàng của SCSC. Hệ

thống Hermes cũng giúp SCSC hỗ trợ các Hãng hàng không và các đại lý giao nhận ở

sân bay quốc tế Tân Sơn Nhất bằng mô hình làm việc giảm thiểu giấy tờ thủ tục, tiết

kiệm chi phí. Với sự hỗ trợ của hệ thống Hermes, SCSC trở thành một trong những nhà

ga hàng hóa hàng không tiên tiến trong khu vực, tiên phong trong lĩnh vực quản lý

hàng hóa. Điểm làm nên sự khác biệt cũng như hiệu quả của SCSC trong lĩnh vực cung

cấp nhà ga hàng hóa hàng không chính là sự áp dụng hệ thống Hermes vào trong quy

trình xuất nhập khẩu của mình.

Nhìn chung, hệ thống Hermes có nhiều ứng dụng quan trọng nhưng chủ yếu

xoay quanh hai hoạt động chính đó là hỗ trợ quản lý hoạt động xuất khẩu và hoạt động

48

nhập khẩu. Bên trong các hoạt động này, Hermes cung cấp hai chức năng quản lý quan

trọng đó là quản lý kho hàng và quản lý các loại chứng từ hàng không. Các chức năng

này hỗ trợ và bổ sung cho nhau nhằm mục đích cuối cùng là đảm bảo hoạt động xuất

nhập khẩu hàng hóa hàng không được diễn ra một cách trơn tru và hoàn thiện nhất.

Do thời gian thực tập ngắn nên bài báo cáo chỉ khai thác ứng dụng của hệ thống

Hermes vào trong quy trình xuất khẩu hàng hóa mà bỏ qua việc sử dụng Hermes trong

khâu nhập khẩu hàng hóa. Qua khảo sát quy trình xuất khẩu từ khâu tiếp nhận đến khi

bàn giao lại hàng hóa cho Công ty phục vụ sân đỗ, toàn bộ quá trình đều được quản lý

giám sát bằng hệ thống Hermes cho thấy hiệu quả của hệ thống này trong việc giảm

thiểu thời gian và chi phí phục vụ hàng hóa cũng như tinh giản tối đã các loại giấy tờ

phục vụ công tác quản lý hàng hóa. Tất cả thông tin hàng hóa đều được lưu trữ trên hệ

thống Hermes và có thể được trích xuất ra bất cứ khi nào từ cả hai phía : nhà ga SCSC

và hãng hàng không. Điều này tạo thuận lợi và liên kết chặt chẽ trong quản lý hàng hóa

giữa nhà ga hàng hóa SCSC với đối tác vận chuyển của Công ty.

Đối với quy trình xuất khẩu hàng hóa, việc xác định vị trí và tình trạng hàng hóa

là tối quan trọng. Bởi chỉ cần một sai sót nhỏ có thể dẫn đến việc chậm trễ chuyển giao

lô hàng, gây thiệt hại đến cả khách hàng, Công ty lẫn hãng vận chuyển. Do đó nhân

viên các bộ phận luôn phải theo dõi sát sao tình trạng hàng hóa đã tiếp nhận, vị trí của

các lô hàng trong kho để có thể tiến hành chất xếp hoặc bàn giao một cách nhanh

chóng. Chính vì vậy, việc ứng dụng hệ thống quản lý Hermes đã tạo một bước nhảy

lớn trong công tác quản lý kho hàng. Tất cả thông tin về hàng hóa trong kho đều được

quản lý chặt chẽ và lưu trữ trong hệ thống Hermes và được truy xuất ra bằng nhiều

phương tiện, đặc biệt là thiết bị cầm tay HH cấp cho nhân viên các bộ phận. Việc quản

lý bằng giấy tờ rườm rà và nhiều sai sót đã được tinh giản tối đa, nhân viên khi làm

nhiệm vụ có thể lấy thông tin hàng hóa từ bất cứ đâu trong kho hàng và nhanh chóng

xác định vị trí hoặc ra quyết định chất xếp đối với các hàng hóa đó. Nhìn chung, hệ

thống Hermes được ứng dụng hầu như hoàn toàn vào trong từng bước của quy trình

49

xuất khẩu hàng hóa, các chức năng quản lý kho hàng và quản lý chứng từ tài liệu hàng

không bổ sung cho nhau, hỗ trợ lẫn nhau, được thực hiện song song và không thể tách

rời. Tuy nhiên, tùy vào từng tổ bộ phận mà chức năng quản lý kho hàng hay quản lý

chứng từ tài liệu được chú trọng nhiều hơn.

2.3.1 Ứng dụng Hermes trong hoạt động tiếp nhận hàng hóa xuất khẩu :

Hệ thống Hermes tiếp nhận thông tin ngay từ khi xe hàng tiến vào cửa tiếp nhận

hàng hóa. Nhân viên tiếp nhận sẽ quét mã vạch của cửa tiếp nhận để xác nhận với

Hermes xe đang ở cửa giao hàng. Tiếp đó, hàng hóa sau khi được tháo dỡ khỏi xe và

chất lên các pallet, nhân viên tiếp nhận sẽ quét mã vạch VCT và mã vạch AWB của

chuyến bay mà chủ hàng muốn gửi được dán trên VCT rồi nhập liệu thông tin số kiện,

ký trên pallet hàng vừa chất. Hoạt động này nhằm mục đích đăng ký với hệ thống

Hermes thông tin chuyến hàng tương ứng với chuyến bay nào thông qua việc quét mã

vạch AWB, giúp cho hãng hàng không vận chuyển cũng như SCSC chủ động theo dõi

lượng hàng đăng ký so với thực tế tiếp nhận tại thời điểm hiện tại, để biết được còn bao

nhiêu lô hàng chưa tiếp nhận cho chuyến bay tương ứng từ đó đưa ra quyết định phù

hợp. Sau khi hoàn tất việc cân và kiểm đếm, nhân viên tiếp nhận tiếp tục quét mã vạch

của pallet, di chuyển hàng đến vị trí chỉ định và quét mã vạch vị trí đó để đăng ký với

hệ thống Hermes, giúp Hermes xác định được chính xác thông tin lô hàng đang được

nằm trên những pallet nào, sẽ được chuyển đến đâu trong kho. Khi người sử dụng cần

trích xuất thông tin về hàng hóa, họ có thể truy cập dữ liệu trên Hermes và biết chính

xác loại hàng, số kiện, số ký đã được chất xếp lên những mâm nào, đang nằm đâu trong

kho một cách nhanh chóng và chính xác. Chính nhờ sự vận dụng hệ thống quản lý tiên

tiến này mà khối lượng công việc của nhân viên giảm thiểu rất nhiều, tốc độ luân

chuyển hàng hóa cũng tăng lên đáng kể và đặc biệt là giảm thiểu tối đa khối lượng giấy

tờ văn bản rườm rà, việc lưu kho cũng trực quan và nhanh chóng hơn, thông tin có thể

được trích xuất từ bất cứ đâu trong kho, giúp cho việc giải quyết sự cố diễn ra nhanh

chóng, thuận lợi và kịp thời. Bên cạnh đó, thủ tục bàn giao cũng đơn giản hơn. Thay vì

50

nhiều giấy tờ và thông tin rắc rối, việc liên kết giữa các bộ phận trở nên trơn tru và chặt

chẽ. Sau khi hoàn tất nhiệm vụ tiếp nhận, tổ ACP có thể bàn giao lại hàng hóa cho tổ

BLD mà không cần nhiều văn bản rườm rà, nhân viên tổ BLD có thể truy xuất thông

tin hàng hóa từ Hermes một cách nhanh chóng và chính xác.

2.3.2 Ứng dụng Hermes trong hoạt động chất xếp hàng hóa :

Việc áp dụng hệ thống Hermes vào hoạt động chất xếp hàng hóa nhằm mục đích

theo dõi sát sao tình trạng hàng hóa, vị trí hàng hóa được lưu trong kho cũng như các

thông tin về hàng hóa mà hãng vận chuyển quan tâm. Tổ chất xếp sau khi nhận hàng từ

tổ tiếp nhận, tùy vào hoạt động chất xếp diễn ra trước hay sau máy soi mà việc áp dụng

hệ thống Hermes sẽ có những thay đổi.

Đối với hoạt động chất xếp hàng trước máy soi, nhân viên chất xếp sẽ quét mã

vạch của lô hàng chất trên pallet, ghi lại số AWB/kiện/ký của lô hàng đó – xé 1 mã

vạch (tổ tiếp nhận sẽ dán 2 mã vạch có cùng số cho các lô hàng theo kế hoạch sẽ được

chất xếp lên ULD trước máy soi) dán vào tờ chất xếp. Sau khi hoàn tất chất xếp và đã

đưa hàng qua máy soi, nhân viên tiếp nhận tiếp tục báo cáo tình hình chất xếp lên

Hermes theo trình tự : quét mã vạch vị trí chất xếp để đăng ký vị trí hiện tại của lô

hàng, xác nhận chuyến bay, số AWB bằng HH, quét mã vạch của lô hàng đã dán lên tờ

chất xếp trước đó và xác nhận nếu có yêu cầu phục vụ đặc biệt và cuối cùng thực hiện

quét mã vạch ULD/Trolley sau khi hoàn tất chất xếp.

Đối với hoạt động chất xếp hàng hóa sau máy soi, trước tiên nhân viên tổ chất

xếp sẽ truy cập hệ thống Hermes bằng HH và định vị vị trí lô hàng, sau đó di chuyển

đến các vị trí cần thiết, quét mã vạch xác nhận đã tiếp nhận hàng hóa đồng thời quét mã

vạch vị trí đặt lô hàng để báo cáo tình trạng lô hàng lên Hermes (đối với hàng đi ngày

khác hoặc lưu kho, sau khi di chuyển vào rack, nhân viên BLD sẽ quét mã vạch của các

rack để tiện truy cập vị trí lô hàng sau này). Kế đến, nhân viên chất xếp sẽ điều động

nhân sự kéo các ULD về vị trí chất xếp đồng thời quét mã vạch của các ULD/Trolley

đó, thông báo với Hermes sẽ tiến hành chất xếp hàng lên các ULD/Trolley này và vị trí

51

của các ULD/Trolley hiện tại. Khi tiến hành chất xếp, từng pallet hàng sẽ được quét mã

vạch và chất xếp vào các ULD/Trolley tương ứng, nhân viên BLD sẽ nhập liệu thông

tin số kiện thực tế được chất vào ULD (số kg nếu chất từng phần), xác nhận yêu cầu

phục vụ đặc biệt nếu có lên hệ thống.

Sau khi hàng đã được chất xếp vào các ULD/Trolley, nhân viên tổ chất xếp sẽ

cân và nhập liệu các giá trị thu được vào HH. Cuối cùng, trước khi kết thúc quy trình

chất xếp và bàn giao lại cho tổ khác, nhân viên BLD sẽ tiến hành kiểm tra lại thông tin

trên các văn bản chứng từ hàng không như manifest, AWB... để đảm bảo không có sai

sót hoặc bất thường xảy ra. Nếu như trước đây nhân viên các bộ phận phải có bộ chứng

từ này trong tay và kiểm tra thủ công từng mục thì nay, nhờ áp dụng hệ thống Hermes,

việc kiểm tra thông tin trở nên đơn giản, chính xác và nhanh chóng hơn rất nhiều. Các

nhân viên có thể kiểm tra mọi thông tin về chứng từ liên quan đến lô hàng của mình

bằng HH, việc kiểm tra cũng nhẹ nhàng hơn khi có sự hỗ trợ của máy tính.

Nhờ sự chi tiết, chính xác này mà hệ thống Hermes có thể biết giúp xác định vị

trí của lô hàng ở bất cứ thời điểm nào, tình trạng chất xếp ra sao, vị trí của từng kiện

hàng được chất xếp trong từng ULD/Trolley như thế nào. Bất cứ khi nào cần trích xuất

thông tin hoặc khi có sai sót xảy ra, tất cả các bộ phận của SCSC lẫn hãng hàng không

đều có thể biết chính xác thông tin lô hàng mà không cần rà soát lại khối giấy tờ rườm

rà, tốn kém thời gian và nhân lực như cách quản lý truyền thống.

2.3.3 Ứng dụng hệ thống Hermes trong phục vụ sân đỗ hàng xuất :

Cũng như các bộ phận khác, hoạt động phục vụ sân đỗ luôn cần thông tin về

hàng hóa cũng như về chuyến bay một cách nhanh chóng và chính xác. Hàng hóa qua

từng khâu trong giai đoạn xuất khẩu đều được kiểm tra nhiều lần nhằm phát hiện

những bất thường và sai sót một cách sớm nhất. Do đó, việc ứng dụng hệ thống quản lý

Hermes giúp cho hoạt động tại tổ RAM trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều

nếu so với việc quản lý theo kiểu truyền thống.

52

Khi bắt đầu thực hiện công việc, nhân viên tổ RAM luôn được yêu cầu kiểm tra

trên hệ thống Hermes thông tin chuyến bay đang phục vụ và tình trạng chất xếp hiện tại

cũng như tài liệu chuyến bay. Mọi thông tin cần thiết đều có thể truy xuất từ HH, giúp

nhân viên nhanh chóng kiểm tra hàng hóa và xác định các bất thường nếu có. Bên cạnh

đó, hệ thống Hermes cũng lưu trữ thông tin về vị trí và tình trạng các ULD/Trolley đã

được chất xếp do tổ BLD bàn giao, do đó nhân viên tổ RAM còn có nhiệm vụ xác định

vị trí lưu trữ hiện tại của các ULD/Trolley này và kéo đến vị trí chỉ định. Cuối cùng,

sau khi tiến hành bàn giao ULD/Trolley cho đơn vị Công ty phục vụ sân đỗ, nhân viên

tổ RAM sẽ quét mã vạch các ULD/Trolley một lần nữa để xuất các kiện hàng này ra

khỏi hệ thống Hermes, kết thúc việc quản lý mâm/thùng của SCSC.

Đối với hàng offload, sau khi ký biên bản nhận lại hàng từ đơn vị Công ty phục

vụ mặt đất, nhân viên tổ RAM sẽ tiến hành đăng ký lại từ đầu lượng hàng offload như

hàng mới, đồng thời báo cáo cho tổ tài liệu chỉnh sửa lại số liệu thông tin hàng hóa.

Thao tác đăng ký lại hàng offload trên hệ thống Hermes được thực hiện theo trình tự :

- Gán mã vạch mới cho hàng xá chất lại lên inhouse-pallet, chuyển sang vị trí lưu

kho

- Quét mã vạch trên ULD bị offload nguyên thùng/mâm và chuyển vào vị trí hệ

thống lưu thùng/mâm.

Tổng kết :

Nhìn chung, hệ thống quản lý hàng hóa hàng không Hermes như bộ khung sườn

cho hoạt động xuất nhập khẩu tại ga hàng hóa SCSC. Tất cả các khâu trong quy trình

xuất khẩu được khảo sát đều tương tác và sử dụng hệ thống Hermes trong việc quản lý

hàng hóa trong kho cũng như quản lý các loại giấy tờ, chứng từ và tài liệu hàng không.

Có thể nói, hệ thống quản lý tiên tiến này đã góp phần vào sự thành công của SCSC

trên thị trường cung ứng dịch vụ ga hàng hóa hàng không, từ đó có thể thấy được chủ

trương đầu tư vào quy trình công nghệ cao để tạo dựng thế mạnh của doanh nghiệp,

tăng cường lợi thế cạnh tranh của ban lãnh đạo công ty là rất đúng đắn.

53

4 CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ

ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ HERMES VÀO QUY TRÌNH

XUẤT KHẨU

3.1 Những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống quản lý Hermes :

Hệ thống quản lý Hermes là một bước đột phá trong hoạt động cung cấp dịch vụ

quản lý hàng hóa hàng không, được sử dụng bởi nhiều hãng hàng không và các nhà ga

hàng hóa trên toàn thế giới. Hermes điều khiển toàn bộ quy trình xuất khẩu và nhập

khẩu hàng hóa từ cả hai phía : nhà ga hàng hóa và hãng hàng không liên kết. Bằng việc

áp dụng hệ thống quản lý tiên tiến này, SCSC đã tạo được vị thế cạnh tranh mạnh mẽ

trên thị trường, đạt được những kết quả cao trong hoạt động kinh doanh.

Tuy là một hệ thống quản lý mạnh mẽ và hiệu quả nhưng Hermes cũng có

những ưu – nhược điểm riêng. Nếu có thể phát huy tốt những ưu điểm và khắc chế

những nhược điểm thì có thể gia tăng hiệu quả việc ứng dụng Hermes vào trong quy

trình xuất nhập khẩu hàng hóa tại ga hàng hóa SCSC.

3.1.1 Ưu điểm :

Là một phần mềm quản lý cung cấp giải pháp quản trị toàn diện cho cả quy trình

xuất nhập khẩu từ lưu kho đến quản lý tài liệu, Hermes có những ưu điểm lớn sau :

- Quản lý kho :

+ Dữ liệu thời gian thực chính xác, có thể được truy cập nhanh chóng ở bất

cứ đâu nhờ công nghệ quét mã vạch tiên tiến.

+ Quy trình hoạt động song song cung cấp thông tin theo hai luồng giữa

nhà ga hàng hóa và hãng vận chuyển.

+ Cung cấp cái nhìn tổng quát về toàn bộ quá trình xuất nhập khẩu hàng

hóa tại ga.

55

+ Có thể nhanh chóng phát hiện những sai lệch, bất thường trong việc chất

xếp lên các ULD.

+ Sử dụng công nghệ thiết bị cầm tay giúp nhập liệu và truy xuất theo thời

gian thực, tăng hiệu quả quản lý hàng hóa cũng như tiếp nhận và xử lý

các bất thường nhanh chóng và chính xác hơn.

+ Dễ dàng theo dõi việc di chuyển các kiện hàng, xác định nhanh chóng vị

trí cũng như tình trạng chất xếp, các thông số hàng hóa cũng như những

chỉ dẫn về hàng hóa đặc biệt.

- Quản lý tài liệu hàng không :

+ Thông tin được chuyển song song giữa nhà ga và hãng vận chuyển giúp

tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro.

+ Quản lý toàn diện thông tin, giấy tờ, chứng từ của hàng hóa nhập khẩu và

giám sát toàn bộ tài liệu của quy trình xuất khẩu.

+ Thông tin tài liệu được ghi nhận xuyên suốt quá trình xử lý hàng hóa xuất

– nhập khẩu.

+ Có khả năng rà soát các tài liệu hàng không để phát hiện nhanh chóng và

đánh dấu các vướng mắc, giúp kịp thời xử lý.

+ Truy xuất các AWB một cách nhanh chóng nhờ vào công nghệ quét mã

vạch.

- Quản lý các ULD :

+ Có danh sách lưu trữ toàn bộ các ULD và có thể truy xuất một cách

nhanh chóng ở bất cứ đâu.

+ Thông tin về tình trạng các ULD luôn được cập nhật bởi các tổ thực hiện,

giúp cho nhà quản lý kho cũng như hãng hàng không biết chính xác tình

hình hàng hóa lưu chuyển trong kho.

56

+ Thông tin chu chuyển song song giúp dễ dàng truy cập các báo cáo về

ULD của các hãng hàng không, từ đó có thể giải quyết các sự cố khiếu

nại một cách nhanh chóng và thỏa đáng nhất nếu xảy ra.

- Quản lý hàng hóa nguy hiểm :

+ Có hệ thống kiểm tra hàng hóa nguy hiểm một cách kỹ lưỡng và toàn

diện.

+ Có danh sách đầy đủ và chính xác toàn bộ các loại hàng hóa nguy hiểm,

giúp các đại lý dễ dàng kê khai và nhân viên dễ dàng kiểm tra, xác định

loại hàng nguy hiểm để có phương án xử lý và ứng phó.

+ Hướng dẫn kiểm tra hàng hóa hiển thị trên HH, giúp nhân viên thao tác

chính xác, giảm thiểu rủi ro.

Có thể thấy, Hermes có những ưu điểm vượt trội về nhiều mặt trong công tác

quản lý hàng hóa cũng như tài liệu hàng không. Ở mỗi khâu trong quy trình xuất khẩu

hàng hóa, Hermes đều có thể quản lý sát sao và toàn diện, giúp cho các nhà quản lý ga

hàng hóa cũng như hãng hàng không kịp thời xử lý những bất thường phát sinh, đảm

bảo cho hoạt động chu chuyển hàng hóa trong kho luôn được trơn tru và thuận tiện

nhất.

3.1.2 Nhược điểm :

Tuy là một hệ thống mạnh mẽ với nhiều ưu điểm, nhưng việc áp dụng hệ thống

này tại Việt Nam cũng mang lại những bất lợi nhất định cho Công ty.

Đầu tiên, do là một hệ thống quản lý toàn diện và phức tạp, đòi hỏi cả người

quản lý lẫn nhân viên thao tác phải được đào tạo bài bản và có trình độ cao. Điều này

vô hình chung làm gia tăng chi phí đào tạo cũng như tuyển dụng đầu vào sẽ có những

yêu cầu khắt khe hơn. Điều này tạo một rào cản lớn về nguồn nhân lực cho Công ty khi

phải cân nhắc tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, đồng thời đảm bảo một mức lương

cao và ổn định để giữ chân nhân viên cũ, những nhân viên đã thạo nghề.

57

Thứ hai, cơ sở hạ tầng hàng không tại Việt Nam chưa thực sự nổi trội so với khu

vực, việc đầu tư và sử dụng hệ thống Hermes dẫn đến tình trạng không khai thác hết

được 100% khả năng của hệ thông. Tuy nhiên, nhược điểm này có thể được khắc phục

trong trung và ngắn hạn khi ngành hàng không Việt Nam vẫn giữ đà phát triển hai con

số như hiện nay đồng thời SCSC mở rộng quy mô kinh doanh.

Cuối cùng, vì là một hệ thống quản lý phức tạp và chuyên biệt nên khi xảy ra sự

cố về hệ thống sẽ cần những chuyên gia để xử lý, khiến cho quá trình xử lý chậm chạp

và tốn kém hơn so với việc có chuyên gia túc trực giám sát. Bên cạnh đó việc đào tạo

hoặc thuê những chuyên gia giám sát hệ thống cũng rất tốn kém.

Tóm lại, bất cứ hệ thống nào cũng có những ưu nhược điểm, và Hermes không

phải là một ngoại lệ. Hệ thống quản lý hàng hóa hàng không Hermes là một giải pháp

toàn cầu cho ngành logistics, nó giúp kết nối ga hàng hóa vơi hãng hàng không, đơn

giản hóa thủ tục giấy tờ giúp tăng hiệu quả thực hiện công việc nhưng đồng thời cũng

tốn kém và đòi hỏi tay nghề lao động cao. Tuy nhiên, việc ứng dụng hệ thống Hermes

vẫn được rất nhiều hãng hàng không cũng như nhà ga trên thế giới thực hiện và thị

trường của Hermes vẫn đang tăng trưởng mạnh. Do đó, việc ứng dụng Hermes tại ga

hàng hóa SCSC tuy gặp những hạn chế nhất định nhưng nhìn chung vẫn mang lại

những hiệu quả to lớn đối với hoạt động của Công ty.

3.2 Những ưu điểm và nhược điểm của quy trình xuất khẩu hàng hóa tại

SCSC :

3.2.1 Ưu điểm :

Hàng hóa tại SCSC đều được các khách hàng ký gửi đánh giá là có sự an toàn

và nhanh chóng. Nhìn chung, điểm mạnh chất của ga hàng hóa SCSC chính là việc

đảm bảo an toàn tuyệt đối cho lô hàng mà công ty nhận vận chuyển. Toàn bộ hàng hóa

đều được kiểm tra kỹ lưỡng thông tin qua từng khâu trong quy trình đồng thời được

giám sát bởi hệ thống Hermes. Chính vì vậy mà trong suốt thời gian hoạt động của

58

Công ty, chưa từng xảy ra mất mát hay hư hỏng hàng hóa, các sự cố nếu có phát sinh

cũng được giải quyết nhanh chóng, kịp thời và chủ động.

Một điểm nổi bật khác trong quy trình xuất khẩu hàng hóa của SCSC chính là sự

nhanh chóng và đơn giản trong giấy tờ thủ tục cho khách hàng. Toàn bộ thông tin về

hàng hóa khách hàng có thể khai báo trên SLI, tổ tiếp nhận cũng trực tiếp kiểm tra và

đánh giá thông tin trên SLI mà không cần nhiều loại giấy tờ rườm rà khác. Tương tự

với hoạt động kiểm tra hải quan cũng chỉ thao tác trên một liên của bộ SLI. Ngoài ra,

đối với nhân viên các tổ trừ tổ tài liệu, quy trình làm việc với giấy tờ được tinh giản tối

đa mà chủ yếu thao tác bằng thiết bị cầm tay HH, giúp cho khối lượng công việc của

các nhân viên trở nên gọn nhẹ hơn, không cồng kềnh giấy tờ thủ tục. Chính nhờ việc

tinh này cùng với việc chuyển mọi dữ liệu sang lưu trữ trên hệ thống Hermes giúp cho

mọi thao tác trong quy trình trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Thay vì phải kiểm

tra thủ công các thông tin hàng hóa, đòi hỏi một lượng lớn công sức và nhân viên thì

nay đã có hệ thống máy tính hỗ trợ, nhân viên chỉ cần thao tác với thiết bị cầm tay HH

là có thể truy xuất và chỉnh sửa, báo cáo dữ liệu ở bất cứ đâu, tại bất cứ bộ phận nào,

khiến cho quy trình xử lý hàng hóa trở nên nhanh chóng gấp nhiều lần, tạo sự thuận

tiện cho khách hàng cũng như mang lại lợi nhuận lớn, gia tăng vị thế cạnh tranh của

Công ty.

Toàn bộ quy trình xuất, nhập khẩu hàng hóa đều do một phòng Khai thác quản

lý, mọi chỉ đạo từ ban quản lý đều được truyền trực tiếp đến cấp dưới và đến từng

phòng ban. Chính nhờ kiểu quản lý trực tiếp này mà mọi quy định của ban lãnh đạo

đều được thực hiện nhanh chóng, nhất quán, các phát sinh nếu xảy ra sẽ được tiếp cận

và xử lý nhanh chóng hơn so với mô hình quản lý chéo.

3.2.2 Nhược điểm :

Nhược điểm đầu tiên phải kể đến chính là sự tốn kém chi phí, cả về vận hành hệ

thống quản lý Hermes lẫn đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cho quy trình. Việc ứng

dụng hệ thống quản lý Hermes vào trong quy trình xuất khẩu hàng hóa đã mang lại

59

những lợi ích rất lớn nhưng đồng thời cũng tiêu tốn rất nhiều chi phí khi vận hành. Để

hệ thống được vận hành trơn tru, luôn cần có những nhân viên quản lý giám sát –

những người am hiểu về phương thức vận hành của Hermes. Bên cạnh đó, do quy trình

là chuyên biệt, mỗi khâu trong quy trình có chức năng và những yêu cầu riêng, đòi hỏi

nhân viên phải có tay nghề cao, kiến thức và kỹ năng thuần thục, công ty luôn trân

trọng các nhân viên có thâm niên. Do đó việc đào tạo và giữ chân những nhân viên này

cũng đặt gánh nặng lớn về chi phí lên vai doanh nghiệp

Hệ thống quản lý các tổ chức năng tuy mang đến những hiệu quả tích cực nhưng

vẫn tồn tại những điểm yếu nhất định. Toàn bộ hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa đều

do phòng Khai thác chịu trách nhiệm, tất cả các phòng, ban, tổ trong quy trình đều chịu

sự quản lý trực tiếp của Phòng Khai thác. Điều này đặt gánh nặng về quản lý lên vai

của ban lãnh đạo Phòng, đòi hỏi ở cán bộ quản lý khả năng quản lý cấp cao, có tầm

nhìn chiến lược cũng như có thể bao quát toàn bộ hoạt động của quy trình. Do đó, việc

bổ nhiệm đúng người, đúng khả năng là vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo hoạt

động của Công ty. Việc thay thế nhân sự nếu xảy ra cũng sẽ rất cần sự cân nhắc do rủi

ro cao. Trên thực tế, Ban giám đốc đã làm rất tốt công tác này khi mà trong suốt 7 năm

từ khi chính thức khai trương, hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty luôn đạt những

thành công lớn trên thị trường, chưa từng xảy ra sự cố nghiêm trọng, đạt được thị phần

lớn chỉ sau vài năm và hoạt động kinh doanh không ngừng tăng trưởng. Tất cả cho thấy

chiến lược và tầm nhìn của Ban lãnh đạo công ty là rất đúng đắn.

Một yếu tố khác cũng góp phần làm chậm quy trình xuất khẩu hàng hóa nhưng

có thể không được coi là một nhược điểm, đó là yêu cầu về tính an toàn và chính xác

của hàng hóa. Do đặc thù ngành hàng không nói chung cũng như bản thân chính sách

của công ty SCSC nói riêng, thông tin về tình trạng cũng như tính chất của hàng hóa

luôn được kiểm tra kỹ lưỡng qua nhiều công đoạn. Điều này một mặt làm chậm quá

trình chu chuyển hàng hóa trong kho do phải dừng lại kiểm tra nhiều lần, nhưng mặt

khác giúp đảm bảo được mức độ an ninh an toàn hàng không cao, giảm thiểu tối đa sai

60

sót cũng như những bất thường phát sinh. Đánh giá so sánh giữa được và mất, rõ ràng

có thể thấy rằng việc gia tăng tính an toàn mang lại hiệu quả và lợi ích cao hơn so với

việc tập trung gia tăng tốc độ phục vụ. Đây cũng là một trong những hướng đi sáng

suốt của Ban quản trị công ty.

3.3 Một số giải pháp kiến nghị

3.3.1 Tăng cường phát triển kỹ năng và giữ chân nhân viên cũ :

Quy trình phức tạp đòi hỏi sự thành thục và lành nghề của nhân viên. Bên cạnh

đó, việc đặt tiêu chuẩn cao trong cung cấp dịch vụ cũng như an toàn lao động khiến

cho nhân viên có thâm niên trở thành những tài sản quý báu của doanh nghiệp. Công ty

cần chú trọng hơn nữa vào công tác phát triển nguồn nhân lực, tạo điều kiện cho nhân

viên được học hỏi và bổ sung kiến thức, có chính sách xoay chuyển vị trí làm việc định

kỳ, luân phiên thay đổi công việc ở các tổ, phòng ban khác nhau giúp nhân viên phát

triển kỹ năng cá nhân, có thể ở làm nhiều khâu khác nhau trong quy trình đồng thời

tránh nhàm chán khi phải làm một vị trí quá lâu.

Bên cạnh đó, vì là những hạt nhân trong hoạt động của Công ty, việc giữ chân

nhân viên cũ sẽ tiết kiệm chi phí và mang lại hiệu quả cao hơn so với việc tuyển dụng

mới và đào tạo lại. Công ty nên tăng cường các chính sách về lương, thưởng, quan tâm

đến đời sống tinh thân của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên nghỉ phép khi có nhu

cầu chính đáng, động viên và khuyến khích nhân viên làm việc hăng say và hiệu quả

hơn.

3.3.2 Tăng cường công tác tuyển dụng và đào tạo :

Công ty có thể có nhiều lý do muốn tuyển dụng mới lao động (mở rộng kinh

doanh, bổ sung nhân viên ...). Chính vì vậy, việc tăng cường công tác tuyển dụng mới

và đào tạo nhân lực cũng đóng vai trò thiết yếu để tăng cường hiệu quả của quy trình.

Do yêu cầu cao trong công việc nên đòi hỏi khả năng đầu vào của nhân viên phải cao,

dẫn đến kén chọn nhân lực. Một thuận lợi cho công ty là thị trường ngành logistics

đang phát triển mạnh, nguồn nhân lực cho lĩnh vực hàng không cũng như lĩnh vực xuất

61

nhập khẩu đang khá dồi dào. Nếu có những tiêu chuẩn cụ thể và hoạch định phù hợp sẽ

giúp công ty chủ động trong việc tìm kiếm và tuyển chọn nhân lực phù hợp với nhu

cầu.

Ngoài ra, công ty cũng nên hoạch định nhu cầu tuyển dụng và đào tạo nhân lực

đồng thời dự trù kinh phí từ sớm, giúp tiết kiệm và giảm thiểu rủi ro hơn là chỉ thực

hiện khi phát sinh nhu cầu.

Một trong những điểm mạnh của công ty chính là nguồn nhân lực hiện tại có kỹ

năng và kiến thức thuần thục và đặc biệt là có thâm niên trong nghề. Công ty hoàn toàn

có thể sử dụng những nhân viên này để đào tạo cho lớp nhân viên mới bằng cách tự mở

các khóa đào tạo, giúp giảm thiểu chi phí đồng thời hiệu quả sẽ cao hơn do được chính

người có kinh nghiệm chỉ dẫn, kiến thức sát với thực tiễn công việc.

62

5 TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Dương Hữu Hạnh, Cẩm nang nghiệp vụ xuất nhập khẩu, Nxb Thống kê,

TP.HCM, 2005

2. Hội đồng quản trị, “Báo cáo thường niên”, 2014

3. Hội đồng quản trị, “Báo cáo tài chính”, 2014

4. Phòng Khai thác, “Hướng dẫn tiếp nhận hàng hóa xuất”, 2014

5. Phòng Khai thác, “Hướng dẫn làm tài liệu chuyến bay”, 2014

6. Phòng Khai thác, “Hướng dẫn chất xếp hàng hóa & bưu kiện”, 2014

7. Phòng Khai thác, “Hướng dẫn tiếp nhận và phục vụ hàng nguy hiểm xuất,

nhập”, 2014

8. Phòng Khai thác, “Quy trình phục vụ sân đỗ”, 2014

63

6 PHỤ LỤC 1 : MẪU TỜ KHAI GỬI HÀNG SLI

64

7 PHỤ LỤC 2 : MỘT SỐ THIẾT BỊ CHUYÊN DÙNG

Hình 1 : ULD Hình 2 : Pallet

Hình 3 : Trolley Hình 4 : Dolly

65

Hình 5 : ETV

Hình 6 : Thiết bị cầm tay HH

66

Đánh giá hiệu quả ứng dụng hệ thống quản lý Hermes vào quy trình xuất khẩu...

Documents

Transcript of Đánh giá hiệu quả ứng dụng hệ thống quản lý Hermes vào quy trình xuất khẩu...