1. Door: Sheryl Limburg en Froukje Terpstra Versie: 1.0 | 27 maart 2014 Fier.fm. De informatie in dit document mag noch geheel noch gedeeltelijk op enigerlei wijze worden aangepast, gewijzigd of verveelvoudigd zonder voorafgaande toestemming van Fier.fm. Intern doorbelasten Schot in de roos of doorn in het oog?

2. Wat zullen we vandaag behandelen? 1. Even voorstellen 2. De facilitaire wereld 3. Intern doorbelasten 4. Interactief! Doorbelasten: schot in de roos of doorn in het oog? 5. De essentie 3. 1. Even voorstellen Fier.fm: advies om in te lijsten Advies- en onderzoeksbureau Inzicht doorzicht en daadkracht Doel: organisaties in controle, leren en verbeterenwww.fier.fm 4. 2. De facilitaire wereld Facility Management brengt vraag en aanbod van ondersteunende diensten binnen een organisatie in balans ter bevordering van het primaire proces D E M A N D P L A N N I N G S L A s S U P P L Y D E L I V E R I N G STRATEGIC TACTICAL OPERATIONAL Corporate Business Units End users C O M P A N Y P R O V I D E R S Internal External BUSINESS PROCESSES FACILITIES PROCESSES - Space & Infrastructure - People & Organisation K P I s D E M A N D P L A N N I N G S L A s S U P P L Y D E L I V E R I N G STRATEGIC TACTICAL OPERATIONAL Corporate Business Units End users C O M P A N Y P R O V I D E R S Internal External BUSINESS PROCESSES FACILITIES PROCESSES - Space & Infrastructure - People & Organisation K P I s Bron: EN 15221 deel 1: Facility Management, termen en definities 5. 3. Intern doorbelasten interne doorbelasting gaat over het verrekenen van kosten binnen organisatie tussen bedrijfsonderdelen Aanleiding: economische crisis, krappere budgetten, marges die onder druk staan Doel: klanten prikkelen tot gedoseerde afname 6. 3. Intern doorbelasten .in Nederland passen veel facilitaire organisaties een interne doorbelastingssytematiek toe Nederland: 60% van de facilitaire organisaties belast haar kosten door 40% doet dit niet Belgi: ? 7. 3. Intern doorbelasten .er zijn verschillende argumenten waarom organisaties kiezen voor interne doorbelasting Er is behoefte aan een gestructureerd systeem voor interne handelingen Er is behoefte aan stuurmogelijkheden Er is behoefte aan kostenbesparing Facilitair (Top)management 8. 3. Intern doorbelasten .de voordelen hebben voornamelijk betrekking op het verkrijgen van inzicht en kostenbewustwording Bewustwording van kosten Inzicht in kosten voor facilitaire organisatie Transparantie in kosten voor de klant Stimulans (sturing) tot efficintiegebruik 9. 3. Intern doorbelasten . veel administratie en gedoe worden vaak als tegenargument gebruikt Administratieve rompslomp Vestzak broekzakComplexe som Roept discussie op 10. 3. Intern doorbelasten .bedenk eens zelf: op welke wijze rekent u uw verbruik af in een caf? Of 11. 3. Intern doorbelasten .het doorberekenen van kosten kan op verschillende manieren Per formatie plek? Per medewerker? Per afdeling/team? Per PC aansluiting? Per gebruikte m2? Per pand? Per ruimte? Per werkplek? 12. 3. Intern doorbelasten .hiervoor worden verschillende methodieken toegepast Kostprijs berekening door middel van ABC methode Kostprijs + risico opslag Commercieel tarief Tarief het nieuwe werken 13. 3. Intern doorbelasten .in de praktijk worden vaak vaste- en variabele kosten doorberekend - Huurprijs extra m2 BVO - Leveren extra meubilair - Leveren extra plant/schilderij - Leveren speciale ICT-applicaties - Tellertikken kopiren (na-calculatorisch) - Mobiele telefonie - Werkplekcatering Huurprijs per m2 BVO - Standaard meubilair - Standaard ICT-voorzieningen - Schoonmaak - Kopieer- en printfaciliteiten (per x aantal werkplekken) - Telefonie - Standaard inkoop Evenementencatering Dienstauto medewerkers Gebruik leslokaal Inhuur externe vergaderruimte Openbaar vervoer Restauratieve voorzieningen (centraal) Automatencatering Beveiliging Drukwerkcatering ZBB-Matrix 2009 HUISVESTING & SERVICESHUISVESTING & SERVICES SERVICESSERVICES Basispakket (90%)Basispakket (90%) Pluspakket (10%)Pluspakket (10%) WerkplekgebondenWerkplekgebondenNiet-werkplekgebondenNiet-werkplekgebonden m2 / w.p.m2 / w.p. ftefte w.k.w.k. w.k.w.k. Vastgesteldekadersenrichtlijnen - Huurprijs extra m2 BVO - Leveren extra meubilair - Leveren extra plant/schilderij - Leveren speciale ICT-applicaties - Tellertikken kopiren (na-calculatorisch) - Mobiele telefonie - Werkplekcatering Huurprijs per m2 BVO - Standaard meubilair - Standaard ICT-voorzieningen - Schoonmaak - Kopieer- en printfaciliteiten (per x aantal werkplekken) - Telefonie - Standaard inkoop Evenementencatering Dienstauto medewerkers Gebruik leslokaal Inhuur externe vergaderruimte Openbaar vervoer Restauratieve voorzieningen (centraal) Automatencatering Beveiliging Drukwerkcatering ZBB-Matrix 2009 HUISVESTING & SERVICESHUISVESTING & SERVICES SERVICESSERVICES Basispakket (90%)Basispakket (90%) Pluspakket (10%)Pluspakket (10%) WerkplekgebondenWerkplekgebondenNiet-werkplekgebondenNiet-werkplekgebonden m2 / w.p.m2 / w.p. ftefte w.k.w.k. w.k.w.k. Vastgesteldekadersenrichtlijnen 14. 3. Intern doorbelasten .ook wordt het onderscheid tussen werkplek- en niet werkplekgebonden kosten gemaakt m2-huurprijs BVO eigenaarsdeel m2-huurprijs BVO eigenaarsdeel Kosten- opbouw ZBB-Matrix Basispakket (90%)Basispakket (90%) Pluspakket (10%)Pluspakket (10%)WerkplekgebondenWerkplekgebonden Niet- werkplekgebonden Niet- werkplekgebonden Klant (opdrachtgever)Klant (opdrachtgever) Vastgesteldekadersenrichtlijnen m2-kosten BVO gebruikersdeel m2-kosten BVO gebruikersdeel WerkplekkostenWerkplekkosten Risico-opslagRisico-opslag Totalekostenbasispakket (werkplekgebonden) + + + Totale gemaakte kosten aantal fte Totale gemaakte kosten aantal fte Klant (opdrachtgever)Klant (opdrachtgever) Klant (opdrachtgever)Klant (opdrachtgever) Werkelijke Kosten (1-op-1 doorbelast) Werkelijke Kosten (1-op-1 doorbelast) m2-huurprijs BVO eigenaarsdeel m2-huurprijs BVO eigenaarsdeel Kosten- opbouw ZBB-Matrix Basispakket (90%)Basispakket (90%) Pluspakket (10%)Pluspakket (10%)WerkplekgebondenWerkplekgebonden Niet- werkplekgebonden Niet- werkplekgebonden Klant (opdrachtgever)Klant (opdrachtgever) Vastgesteldekadersenrichtlijnen m2-kosten BVO gebruikersdeel m2-kosten BVO gebruikersdeel WerkplekkostenWerkplekkosten Risico-opslagRisico-opslag Totalekostenbasispakket (werkplekgebonden) + + + Totale gemaakte kosten aantal fte Totale gemaakte kosten aantal fte Klant (opdrachtgever)Klant (opdrachtgever) Klant (opdrachtgever)Klant (opdrachtgever) Werkelijke Kosten (1-op-1 doorbelast) Werkelijke Kosten (1-op-1 doorbelast) 15. 3. Intern doorbelasten .intern doorbelasten is alleen mogelijk mits aan een aantal randvoorwaarden wordt voldaan De facilitaire organisatie beschikt over een dienstverleningsconcept een product- en dienstencatalogus service level agreements accountmanagement (up to date) overzicht van facilitaire kosten Kenmerken van de organisatie communicatie en vertrouwen tussen afdelingen ondersteund door topmanagement bepaling methodiek besproken met unitmanagers eenvoudig systeem systeem moet voldoen aan fiscale eisen 16. 3. Intern doorbelasten .en kent vier stappen welke uiteindelijk leiden tot de implementatie van een doorbelastingssystematiek Implementatie van het transfer pricing-systeem Keuze voor transfer price methode(n) Inzichtelijk maken van gebruik van units binnen de organisatie In kaart brengen van de interne transactiestromen 1 2 3 4 17. 4. Interactief! .aan u de vraag: doorbelasten: schot in de roos of doorn in het oog? Of 18. 5. De essentie .overtuigd? Vele organisaties gingen u voor. Overweeg hoe- en vooral of intern doorbelasten geschikt is voor uw organisatie Houd het doorbelasten simpel Beloon mensen of afdelingen die goed sturen Werk met logische getallen Maak een goede afweging of doorbelasten nodig is Blijf goed communiceren Maak gebruik van een overzichtelijke PDC Overweeg of intern doorbelasten voor uw organisatie echt nodig is! 19. 5. De essentie .houd hierbij rekening met de strategie en of intern verrekenen verplicht is Bron: Intern verrekenen Lust of last? Schaffels, van der Knaap 2006 20. 5. De essentie .immers, het gaat om de bewustwording van kosten! Alternatieven om te komen tot een efficintere bedrijfsvoering en kostenbewustwording. Benchmarken CommunicerenIn kaart brengen Bespreken Facilitaire kosten Met uw klantFacilitaire organisatie