D IRECCIÓN DE G ESTIÓN S EDE B OGOTÁ 8 A BRIL DE 2010.
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TALLER ORIENTADOR EN TRÁMITES ADMINISTRATIVOS PARA DIRECTORES DE
PROYECTOS DE INVERSIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓNSEDE BOGOTÁ
8 ABRIL DE 2010
AGENDA DE TRABAJO
DIRECCIÓN DE GESTIÓN
TALLER ORIENTADOR EN TRÁMITES ADMINISTRATIVOS
PARA DIRECTORES DE PROYECTOS DE INVERSIÓN
1. Instalación del Taller2. Saludo a cargo de Dra.Hortensia Maldonado Rodríguez Directora de Gestión.3. Presentación de las diferentes áreas.
• Presupuesto• Contratación• Inventarios y Almacén • Tesorería
4. Generalidades
ÁREA DE PRESUPUESTO
DIRECCIÓN DE GESTIÓN
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DIRECCIÓN DE GESTIÓN
Actividades
ACTIVIDADESPROGRAMACIÓN
EJECUCIÓN
CONTROL Y SEGUIMIENTO
REGISTRAR APROPIACIONES
REGISTRAR PROYECTOS
(FICHA ADTIVA)
REGISTRO Y AUTORIZACIÓN
FICHA FINANCIERA
ELABORAR CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD
REGISTRAR YAUTORIZAR EL COMPROMISO
CONSTITUCIÓN DERESERVAS
MODIFICACIONES
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RECIBO SOLICITUD
EXISTE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
SOLICITA TRASLADO DIRECTOR PROYECTO
ELABORA CERTIFICADO DISPONIBILIDAD
ENTREGA CONTRATACIÓN
RECIBE DOCUMENTO PARA REGISTRO
REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO Y AUTORIZACIÓN
ODS, CTO, ODC, AVA
NO
SI
DIRECCIÓN DE GESTIÓN Flujo
Grama
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1. SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS Remuneración por Servicios Técnicos
Adquisición de Bienes
Adquisición de Servicios
•Compra de Equipo•Materiales y Suministros
•OP. Internas Adquisición Bienes
•Mantenimiento
•Servicios Públicos
•Arrendamientos•Viáticos y Gastos de Viaje
•Impresos y Publicaciones
•Comunicaciones y Transportes
•Operaciones Internas
•Op. Internas adquisición servicios seguros
•Bienestar y Capacitación
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2. GASTOS GENERALES
3. IMPUESTOS Y MULTAS
Rubros Presupuestales
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DIRECCIÓN DE GESTIÓNContacto
s
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para imprimir sobre
RESPONSABLE ACTIVIDAD
ALFREDO ECHEVERRY SANDOVAL Jefe Sección
OSIRIS LONDOÑO Apoyo a Proyectos de Inversión
GLORIA STELLA FORRERO Apoyo a Ejecución de Nivel Central
JAIRO SUÁREZ Apoyo Prespuestal / Contractual - Dirección de Bienestar
EXTENSIONES DE CONTACTO
Secretaría 18254
Apoyo administrativo prespuestal 18254 - 18256 - 18258
Correo Electrónico: [email protected]
DIRECCIÓN DE GESTIÓN
ÁREA DE CONTRATACIÓN
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DIRECCIÓN DE GESTIÓNFlujo General de
Contratación
SOLICITANTE PRESUPUESTOCONTRATACIÓ
N
ORDENADOR DEL GASTO
PROVEEDORINTERVENTOR
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SOLICITANTE SOC
PRESUPUESTO CDP
CONTRATACIÒN OFERTAS
SOLICITANTE
CONTRATACIÒN ORDENADOR DEL GASTO
PROVEEDOR
CONTRATACIÒN
ORDENADOR GASTO SOC (verificada)
Trámite para Órdenes Contractuales
INVITACIÓN A PRESENTAR OFERTA
CUADRO COMPARATIVO Y EVALUACIÓN DE OFERTAS
ORDEN CONTRACTUAL PERFECCIONADA
ORDEN CONTRACTUAL LEGALIZADAPÓLIZA
APROBADA
NOTIFICACIÓN DEL PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DE LA ORDEN AL SOLICITANTE, INTERVENTOR, PROVEEDOR Y ALMACEN (Si ES ODC
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DIRECCIÓN DE GESTIÓNTrámite para
ContratosSOLICITANTE
COMITÉ DE CONTRATACIÓN|
CONTRATACIÒN
COMITÉ DE CONTRATACIÓN
ORDENADOR DEL GASTO
CONTRATACIÓN
OFICINA JURÍDICA
CONTRATACIÓN
OFICIO DE SOLICITUD (PROCESO INICIAL)
JUSTIFICACIÓNESTUDIO DE
MERCADOCDP
PROPUESTAS
PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES
ESTUDIA SOLICITUD Y APRUEBA PUBLICACIÓN PLIEGO DE CONDICIONES
CONSOLIDA EVALUACIONES* CONTRATACION EVALUACIÒN JURÌDICA * CONTABILIDAD: EVALUACIÒN FINANCIERA *SOLICITANTE O AREA IDONEA: EVALUACIÒN ECONÒMICA Y TÈCNICA
RECOMENDACIÓN AL ORDENADOR DEL GASTO LA
CONTRATACIÒN
ACOGE Y APRUEBA LA CONTRATACIÓN CON EL PROPONENTE SELECCIONADO
PROYECTA MINUTA DEL CONTRATO
CONTRATO LEGALIZADO
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Invitación Publica o Invitación
Directa (Escritas)
Varias Ofertas Escritas
Cuadro comparativo de
ofertas (Evaluación
Escrita)
Selección Directa (solo en 7 eventos)
Permitidas Prorrogas y Adiciones
Ley de Garantías
Resolución 1567/2009 Rectoría
Circular 026/2009 Gerencia
MANUAL DE CONVENIOS Y
CONTRATOS Y CIRCULAR 31S
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CONTACTOS
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RESPONSABLE ACTIVIDAD
CLAUDIA PATRICIA BARAHONA Jefe Sección
EXTENSIONES DE CONTACTO
Asistentes, Informes, Certificaciones, Otros 18232
Contratos 18443
Ordenes Contractuales 18314-18090-18310
Comercio Exterior 18309
Correo Electrónico: [email protected]
ÁREA DE INVENTARIOS Y ALMACÉN
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Recepción de Bienes Devolutivos (Activos Fijos)
REQUIEREN INSTALACIÓN
SINO
LUGAR: ALMACEN GENERAL (circular No. 26 del 31 de
octubre de 2003 de la DAF y No. 4 del 7 de mayo de 2007 de la Dirección de Gestión)
LUGAR: EN LA DEPENDENCIA PREVIA
COORDINACIÓN CON EL ALMACEN GENERAL Y LA
INTEVENTORÍA
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Recepción de Bienes Devolutivos (Activos Fijos)
DOCUMENTOS REQUERIDOS BIENES ENTREGAN EN EL ALMACÉN
COPIA CONTRATO, ODC, ODS, ATC, ATIDEBIDAMENTE LEGALIZADO
FACTURA (REQUISITOS DE LEY) O CUENTA DE COBRO EN ORIGINAL Y COPIA
DECLARACIONES DE IMPORTACIÓN
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Recepción de Bienes de Consumo y Activos a Instalar
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DOCUMENTOS REQUERIDOS BIENES ENTREGAN EN LA DEPENDENCIA
COPIA CONTRATO, ODC, ODS, ATC, ATIDEBIDAMENTE LEGALIZADO
FACTURA (REQUISITOS DE LEY) O CUENTA DE COBRO EN ORIGINAL Y COPIA
DECLARACIÓN DE IMPORTACIÓN.CUMPLIDO A SATISFACCIÓN
DIRECCIÓN DE GESTIÓN
LA NO ENTREGA DE BIENES EN EL ALMACÉN GENERA:
•DEMORAS EN LA REMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS PARA PAGO
• NO CUMPLIMIENTO A LO ESTIPULADO EN LAS ORDENES CONTRACTUALES EN LO CONCERNIENTES A LA CLAUSULA DE LUGAR DE ENTREGA
•NO ASEGURAMIENTO DE LOS BIENES DE MANERA OPORTUNA
Remisión de Documentos
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- COPIA RESOLUCIÓN DE AUTORIZACIÓN- FACTURA EN ORIGINAL Y COPIA
- COPIA RESOLUCIÓN DE ACEPTACIÓN- ACTA DE RECIBO DE LOS BIENES
LEGALIZACIÓN CAJAS MENORES Y AVANCES
LEGALIZACIÓN DONACIÓN
Otras Legalizaciones
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PUBLICACIONES
-COPIA RESOLUCIÓN DE AUTORIZACION- FACTURA EN ORIGINAL Y COPIA-EL RECIBO DE LA DIVISIÓN DE BIBLIOTECA DEL DEPOSITO LEGAL-LOS ATC Y ATI DEBEN SER RADICADOS A MAS TARDAR EL 20 DE CADA MES
DIRECCIÓN DE GESTIÓNGeneralidad
es
Los ATC y ATI deben ser radicados a mas tardar el 20 de cada mes
Si el responsable de bienes es un contratista la ODS debe incluir la clausula de bienes
Las ordenes contractuales y los contratos deben incluir el nombre del responsable de los bienes
En el caso de avances y cajas menores verificar que el proveedor se encuentre creado en el sistema financiero
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PROPIEDAD DE BIENES QUE SE ADQUIEREN PARA EL DESARROLLO DE UN PROYECTO
La propiedad de los bienes debe estar clara dentro del contrato o convenio y la fecha en que pasan a ser propiedad o de la Universidad o de una entidad externa porque esta puede ser desde que se adquieren o al finalizar el contrato o convenio.
MOVIMIENTO PROVISIONAL DE BIENES
Cuando se requiere el movimiento transitorio de bienes (activos fijos) para el desarrollo de un proyecto y/o actividad dentro del mismo, se debe diligenciar el formato de retiro provisional de elementos el cual se encuentra publicado en la página de inventarios y almacén ( www.unal.edu.co/inventariosyalmacen/descargas).
Cierre del Almacén
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CONTACTOS
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RESPONSABLE ACTIVIDAD
DORIS CUERVO PARRA Jefe Sección
DORIS LILIANA SANTANA PINEDA Coordinadora del Almacén General
EXTENSIONES DE CONTACTO
Secretria 11402
Bodega 11406 -11410
Correo Electrónico: [email protected]
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TESORERÍA
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Decálogo para el mejoramiento de pagos
DIRECCIÓN DE GESTIÓN
No. COMPROMISO RESPONSABLES EFECTO 1 No solicitar, ni permitir el inicio de servicios, o la entrega de bienes antes de la
solicitud y correspondiente suscripción de la orden. INTERVENTOR CONTRATISTA
Evitar la configuración de hechos cumplidos y demoras en los pagos
2 Recibir las solicitudes de Órdenes con mínimo los 5 días de antelación al inicio del servicio o la entrega del bien.
RECEPCION SEC. CONTRATACION
Permitir a la Sección la elaboración y trámite oportuno de cada orden, previo a su inicio.
3 Informar a los contratistas antes del inicio de la Orden, acerca de la obligatoriedad de estar afiliado a Salud y Pensión en calidad de aportantes y de presentar los correspondientes recibos de pago junto con el cumplido.
SECC. CONTRATACION, INTERVENTOR
Evitar demoras en el pago dadas por la no afiliación oportuna o por la poca disposición del contratista a perder beneficios de otro tipo de afiliación
4 Programación de los pagos para ODS en cada solicitud, teniendo en cuenta los periodos de cierre mensual y presentación de informes de la Secc. Tesorería (26 de cada mes al 03 del mes siguiente).
INTERVENTOR Evitar demoras en el pago dadas por los periodos en que la Secc. Tesorería debe orientar sus esfuerzos a cierres e informes.
5 Incluir en la Forma de pago de cada orden que en las fechas indicadas se inicia el trámite de pago. El giro efectivo del cheque se produciría cinco (5) días hábiles luego de iniciado el trámite.
SECC. CONTRATACION – (ELAB. ORDENES)
Dar claridad al contratista acerca de los tiempos requeridos internamente para el trámite de elaboración y firma de documentos del pago.
6 Notificación (firma) de las Órdenes por parte de los contratistas, previo al Inicio. Quien ha solicitado la orden debe informarle.
RECEPCION SEC. CONTRATACION INTERVENTROR (SOLICITANTE)
Garantizar al contratista la existencia de un contrato (orden) previo que respalde el pago de su trabajo o suministro.
7 Seguimiento efectivo por parte de los interventores para la entrega oportuna de los elementos al Almacén y Remisión oportuna de las facturas al almacén por parte de los interventores o quienes reciban elementos directamente
INTERVENTOR Evitar demoras adicionales al trámite del Almacén, que por el volumen de trabajo ya es demorado.
8 Diligenciar los cumplidos de cada orden con la mayor claridad en cuanto a: Datos del Contratista, Datos de la Orden, Periodo laborado, Número del Pago, Monto a pagar, Fecha del cumplido y firma del contratista en original, según formato publicado en página WEB.
INTERVENTOR
Evitar demoras por devoluciones originadas en datos erróneos o incompletos.
9 Recepción, Elaboración, Revisión Ágil, distribución, y Firmas Oportunas de los documentos de pago correspondientes (Ordenes de Pago, Comprobantes, Cheques)
RECEPCION SEC. TESORERIA, JEFE SEC. TESORERIA, ORDENADOR DEL GASTO,
Reducir al mínimo necesario los tiempos requeridos por cada funcionario para desarrollar tareas relacionadas con pagos
10 Solicitud, Suministro de información oportuna, actualizada y veraz del producto Bancario en el cual debe realizarse el pago (giro) y Creación del tercero.
SEC. CONTRATACION, CONTRATISTA, SEC.
CONTABILIDAD
Evitar demoras por giros rechazados
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TALLER PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS DE
INVERSIÓN
Requisitos para pagos (Manual de Contratación)
1. LISTADO_REQUISITOS_PAGO.pdf2. Certificación de Inventarios
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Pago de Aportes: Salud, Pensión, FSP, ARP
Calculadora 2010. xls
Disminución de aportes pagados de la base de retención en la fuente e ica. (Decreto 2271 del 18/06/2009). Art. 4 “El Monto total del aporte que el trabajador independiente debe efectuar al sistema General de seguridad Social en Salud en salud es deducible. Deducción de Aportes.xls
…El contratista independiente deberá adjuntar un escrito dirigido al agente retenedor en el cual se certifique bajo la gravedad de juramento, que los documentos soportes del pago de aportes obligatorios al SGSSS corresponden a los ingresos provenientes del contrato materia del pago sujeto a retención. Carta solicitud Deducción de Aportes.Doc
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Conceptos de Retención (Tabla 2010 – Definiciones más usadas
Tabla de Retención en la fuente Año 2010.doc
“Definición de Servicios: Según el concepto No.17150 de agosto 23/83 DIAN, se entiende por “Servicios” para efectos de retención en la fuente, toda actividad, labor o trabajo prestado por una persona jurídica o una persona natural sin relación laboral con quien contrata la ejecución y que se concreta en una obligación de hacer, en la cual no predomina el factor intelectual y genera una contraprestación en dinero en especie. En este orden de ideas, los trabajos simples en los cuales el factor intelectual no tiene relevancia, tales como pintura, latonería, quedan comprendidos dentro de la noción de servicios anteriormente explicada.”
En cuanto a la “definición de HONORARIOS, se entiende por honorario la remuneración al trabajo intelectual prestado sin subordinación. Dentro de este concepto se pueden enmarcar las compensaciones por actividades desarrolladas por expertos, asesorías y ejecución de programas científicos, profesionales, técnicos y de asistencia técnica, culturales, deportivos y demás donde predomine el factor intelectual, la creatividad, o el ingenio sobre el trabajo manual o material.”
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Causales más frecuentes de Devolución y/o Rechazo de Pago
Inconsistencias en constancia de cumplimiento: Datos de la Orden, datos del contratista, periodos laborados, firmas.
Inconsistencias en el monto de los aportes pagados Inconsistencias en datos del producto bancario destino del giro. Ausencia de certificación de Inventarios (Para último pago de
quienes tengan en la ODS la cláusula de Bienes a cargo). Ausencia de acta de Liquidación en terminación anticipada de
ordenes. Falta de actualización en las pólizas Falta de firma idónea en certificaciones de parafiscales de
Personas Jurídicas. Limitaciones de horarios bancarios para transferencias
electrónicas o entre entidades diferentes. Inconsistencias en los requisitos exigidos para la expedición de
facturas.
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FUNCIONARIO ACTIVIDADWIILLIAM QUINTERO Recepción Central de Cuentas, Revisión Cumplidos, ParafiscalesAUGUSTO CASTRO Revisión Contractual, Liquidación Orden de PagoMARY LUZ MEJIA/NURY MARTINEZ Revisión TributariaORDENADOR DEL GASTO / TESORERO FirmasYOLANDA PARRA REYES Autoriza Ordens pago / Prepara Archivos Quipú /Gira chequesMILENA LOPEZ Preparación de Giros Electrónicos TESORERO Autorización de Giros Electronicos /Firma ChequesCAJEROS Entrega de cheques
Central de Cuentas 18165Caja 18286
EXTENSIONES DE CONTACTO
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Responsables Actividades en Sección Tesorería – Extensiones de Contacto
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Correo Electrónico: [email protected]
GRACIAS