LOGISTICA SISTEMELOR TURISTICECursul nr. 8

ACTIVITĂŢI DESFĂŞURATE ÎN CADRUL LOGISTICII

1. Aprovizionarea

Aprovizionarea constă în ansamblul de acţiuni care au ca scop procurarea de bunuri şi servicii necesare desfăşurării proceselor producţiei culinare, prestării serviciilor hoteliere şi desfacerii mărfurilor către consumatori, în volumul, dinamica şi structura care să permită realizarea obiectivelor generale ale firmei, în condiţiile unor costuri minime şi ale unui profit cât mai mare.

Ce se întâmplă într-o firmă unde logistica nu este considerată importantă?

Unul din obiectivele funcţiei de achiziţii este obţinerea de preţuri reduse din partea furnizorilor. De aceea, Compartimentul „Aprovizionare” doreşte achiziţia ingredientelor preparatelor culinare în cantităţi mari. Consecinţele negative ale aprovizionării în cantităţi mari:

• Grad mare de ocupare a suprafeţelor în depozite;• Ieşirea din termenele de valabilitate, degradarea stocurilor

aprovizionate;• Imobilizări financiare.Compartimentul „Producţie culinară” doreşte ameliorarea

productivităţii. Consecinţa negativă a acestei tactici:• Menţinerea în listele meniu a aceloraşi preparate culinare, ceea

ce induce riscul de demodare a preparatelor, care nu sunt adaptate solicitărilor clienţilor.

Compartimentul „Financiar” cere reducerea costurilor pentru a păstra marjele de profit. Consecinţa negativă posibilă:

• Diminuarea stocurilor până la nivelul în care riscul ruperilor de stoc este mare.

Obiectivele Compartimentului „Marketing” şi cele ale logisticii par a fi opuse: marketingul caută satisfacţia clientului, cere reducerea preţurilor, pentru a spori şansele de vânzare a preparatelor, iar logistica urmăreşte asigurarea factorilor de producţie necesari în toate fazele procesului care are ca finalitate oferirea de servicii turistice conforme: aprovizionare, producţie culinară şi distribuţie.

Punctul de convergenţă între cele două funcţii îl constituie serviciile către client:

În aceste condiţii, logistica are două obiective:1. să se adapteze fiecărei etape a ciclului de viaţă al produsului

turistic sau al produsului culinar. Sfârşitul ciclului de viaţă necesită un pilotaj fin, pentru a se evita stocurile de mărfuri şi materii prime neutilizabile;

2. sincronizarea cu marketingul. O nouă ofertă înseamnă respectarea unui termen stabilit, termen care pleacă de la faza de proiectare a produsului turistic, până la faza de punere la dispoziţia clientului.

2. Conducerea aprovizionării

Conducerea aprovizionării presupune derularea, în cadrul unui program anual, a următoarelor procese:

• Cercetarea cererii de servicii hoteliere şi de restauraţie;• Stabilirea necesarului de produse în volum şi structură;• Identificarea principalilor furnizori şi contactarea lor pentru

cunoaşterea posibilităţilor de acoperire a necesarului stabilit;• Determinarea căilor optime de aprovizionare;• Încheierea contractelor;• Stabilirea necesarului de mijloace de transport şi contractarea

acestuia;• Calcularea lotului optim de aprovizionare pe produs sau pe

grupe;• Recepţia cantitativă şi calitativă.

Marketing mix

Produs

Preţ Promovare

DistribuţieServicii clienţi

Marketing mix

Stocuri Transporturi

DepozitareTratareacomenzilor

Mixul de logistică

Producţieculinară

Serviciihoteliere şi de

alimentaţie

Zona de convergenţă între marketing şi logistică

Obiectivul strategiei de aprovizionare a unei firme din sectorul ospitalităţii este acoperirea completă a cererilor de consum ale firmei, cu resurse materiale de calitate, ritmic şi la timp, în condiţiile unei stricte corelări ale momentelor calendaristice de aducere a acestora cu cele la care se manifestă consumul lor, asigurate de la furnizori care oferă preţuri avantajoase, prezintă un grad ridicat de certitudine în vânzări şi care antrenează un cost minim de achiziţie, transport şi depozitare.

Acestui obiectiv de bază îi sunt asociate obiective derivate:• stabilirea în structură a necesităţilor reale de materii prime

alimentare pentru consum;• formarea unor stocuri minim-necesare, care să asigure

acoperirea ritmică şi completă a cererilor de consum, în condiţiile antrenării unor costuri minime de achiziţie, aducere şi depozitare a materiilor prime alimentare;

• menţinerea ritmului aprovizionărilor programate şi a dimensiunii stocurilor efective între limitele maxime şi minime estimate;

• Protecţia şi conservarea materiilor prime alimentare pe timpul depozitării;

• Prevenirea lipsei de materii prime alimentare în stoc, a suprastocării, a stocurilor cu mişcare lentă şi fără mişcare.

Strategia de aprovizionare, în funcţie de orizontul de timp, se defineşte:

pe termen scurt, obiectivul curent fiind acoperirea necesarului de consum;

pe termen mediu, obiectivul strategic fiind crearea de avantaje prin stimularea concurenţei între furnizori şi desfăşurarea de negocieri previzionale;

pe termen lung, obiectivul strategic fiind îndeplinirea condiţiilor de aprovizionare necesare noilor produse turistice ce vor fi lansate, ex.: darea în folosinţă a unui centru de conferinţe sau a unui centru Spa, ceea ce implică noi furnizori pentru servicii şi produse specifice.

Esenţial în procesul de aprovizionare este comportamentul faţă de furnizori. Comportamentul este influenţat de mai mulţi factori, care trebuie cunoscuţi, pentru a se elabora cea mai bună strategie în calitate de cumpărător:

a) Stabilitatea sau fluctuaţia preţurilor – creşterea preţurilor implică dificultăţi în aprovizionare (dificultăţi de încadrare în bugetul prevăzut, dificultăţi în aprecierea performanţei referenţilor din Compartimentului „Aprovizionare”)

b) Creşterea/scăderea concurenţei între furnizori sau între cumpărători – concurenţa între cumpărători creşte când se manifestă fenomenul de penurie în cazul unor materii prime alimentare, restrângerea ofertei cantitative având ca efect creşterea accentuată a preţurilor de vânzare pe piaţă; între furnizori când avem abundenţă de ingrediente alimentare pe piată; între consumatori şi furnizori, pentru că starea raportului cerere/ofertă induce anumite raporturi de putere între consumatori şi furnizori;

c) Diversificarea ofertei – ex. furnizorii de servicii de proiectare site-uri erau foarte puţini în urmă cu câţiva ani, în prezent oferta de astfel de servicii este abundentă şi diversă;

d) Apariţia/dispariţia furnizorilor – amplifică gradul de incertitudine, de nesiguranţă în aprovizionare. Necesită analiza atentă a fiecărui furnizor, testarea periodică a credibilităţii.

3. Principii în strategia şi organizarea activităţii de aprovizionare

Strategia şi organizarea activităţii de aprovizionare se derulează pe baza aplicării următoarelor principii:

1. analiza raporturilor de putere cu furnizorii pe fiecare grupă şi subgrupă de materii prime, materiale şi mărfuri:

a. piaţa este favorabilă furnizorului dacă:i. vinde pe o piaţă cu mulţi cumpărători – impune

condiţiile de preţ, calitate, livrare etc.;ii. nu este stimulat să ne protejeze, ca şi cumpărători,

pentru că nu avem o pondere importantă în total vânzări;

b. oferă un produs esenţial pentru nevoile cumpărătorului c. piaţa este favorabilă cumpărătorului dacă:

i. Achiziţionează cantităţi mari de produse şi servicii ale furnizorului, acesta având caracteristicile unui furnizor captiv;

ii. numărul de furnizori este mare.2. segmentarea pieţei furnizorilor pe „grupe de produse”, pentru că

astfel se identifică mai uşor avantajele cumpărătorului faţă de segmentul de furnizori respectivi:

a. analiza disponibilităţilor de pe piaţa de cumpărare – când cantitatea de materii prime alimentare oferită pe piaţă este

mare, libertatea cumpărătorului este mare, poate impune preţul;

b. identificarea numărului de furnizori potenţiali – când numărul furnizorilor este mare, cumpărătorii au posibilitatea de a selecta furnizorii care oferă cele mai favorabile condiţii;

c. existenţa unor înţelegeri între furnizori reduce libertatea cumpărătorului, dar în anumite condiţii poate face obiectul anchetei Consiliului Concurenţei;

d. analiza situaţiei financiare a furnizorului, deoarece dacă are o situaţie bună, furnizorul are o anumită libertate (nu are nevoie de încasarea rapidă a contravalorii mărfurilor de la cumpărători, pentru finanţarea achiziţiilor de la producători/procesatori, ceea ce îi creează o poziţie de putere în faţa cumpărătorilor);

e. dacă, în calitate de cumpărători, avem producţie integrată în amonte putem absorbi mai uşor variaţiile preturilor şi cantităţilor de marfă de pe piaţă (ex.: grupul de firme SERGIANA, care include câteva restaurante, din grup făcând parte şi companii specializate în producţia şi distribuţia de carne şi preparate din carne);

f. dacă, în calitate de cumpărători, avem o poziţie bună pe piaţa turistică, înseamnă că avem resurse băneşti pentru achiziţia alimentelor, băuturilor şi produselor nealimentare necesare, iar furnizorii ne acordă multă atenţie, pentru că le îmbunătăţim propria lor imagine (ex.: distribuitorii de soft de operare hotelieră sunt foarte receptivi ) şi le oferim siguranţa încasării contravalorii mărfurilor pe care ni le livrează;

g. cumpărătorii trebuie să aibă în vedere şi sensibilităţile clientului final, care poate solicita un anumit produs la un eveniment (un anumit sortiment de vin, de exemplu), obligând în acest fel cumpărătorul să se adreseze furnizorului vinului respectiv.

3. identificarea lanţurilor creatoare de preţ, ceea ce presupune scurtcircuitarea acelor intermediari care includ valoare adăugată în preţul final, în mod inutil.Nerespectarea acestor principii poate duce la insatisfacţie în

cumpărarea de resurse. Câteva situaţii ce trebuie evitate:1. asocierea prea uşoară la condiţiile impuse de furnizor. Fiecare

moment al aprovizionării trebuie tratat distinct. Dacă se elaborează contractul când se face şi aprovizionarea, cumpărătorul poate constata că bunurile achiziţionate nu respectă condiţiile dorite;

2. deciziile de cumpărare luate în baza unor relaţii amicale cu persoane care reprezintă furnizorul pot conduce la acceptarea unor compromisuri privind calitatea;

3. necunoaşterea precisă a obiectivelor cumpărării de către referenţii din aprovizionare pune cumpărătorul într-o situaţie de dezavantaj competitiv în relaţia cu celelalte firme cumpărătoare;

4. dacă orientarea comercială a firmei nu este stabilită din timp, pentru a fi utilizată în negocieri, pot apare pierderi nedorite (de ex. dacă referenţilor nu li se comunică intenţia managementului de a schimba formatul unui restaurant către specificul vânătoresc, ceea ce implică necesitatea aprovizionării cu alte sortimente de materii prime şi mărfuri alimentare, apare riscul achiziţiei ingredientelor conform vechiului format şi deci al degradării lor datorită modificării listei meniu).

Programul de aprovizionareProgramul de aprovizionare răspunde următoarelor probleme:• Ce anume trebuie comandat şi asigurat în perioada de gestiune?• În ce cantitate urmează să fie asigurate materiile prime

alimentare şi celelalte resurse materiale în perioada de gestiune?• Care sunt sursele de aprovizionare?Conţinutul programului de aprovizionare se defineşte prin

indicatori specifici:a) Indicatori care evidenţiază necesităţile de consum de materii prime

alimentare, materiale, combustibili, energie, piese de schimb;b) Indicatori care reflectă sursele de aprovizionare şi potenţialul de

acoperire cantitativă şi structurală cu resurse a necesităţilor de consum.

NECESAR DE CONSUM RESURSE, după provenienţă1. Necesar pentru realizarea obiectivelor de volum de activitate al restaurantelor, în perioada de gestiune (Nc)

1. Stocul de resurse la începutul perioadei de gestiune (Si)

2. Stocul de resurse la sfârşitul perioadei de gestiune (Sf)

2. Necesar de aprovizionat în perioada de gestiune (Na)

Nctotal : Nc + Sf R : Si + Na

Pentru ca activitatea să se desfăşoare în condiţii optime trebuie asigurat un echilibru perfect şi stabil între necesarul total de consum (Nctotal) şi resurse (R):

Nc + Sf = Si + Na

Orice abatere de la această egalitate determină:• Imobilizări nejustificate de resurse materiale sub forma stocurilor

peste limitele normale prestabilite;• Apariţia lipsei de materii prime alimentare, băuturi si produse

nealimentare.Ambele situaţii generează consecinţe negative, mai ales al 2-lea

caz.

I) Stabilirea necesarului de consum:a. Metoda calcului direct, care ia în calcul volumul fizic, pe structură, al produselor culinare prevăzute şi consumul specific stabilit prin reţetele preparatelor culinare respective (norma de consum):

Nc = Qp x nc

Dacă materia primă alimentară respectivă apare la mai multe preparate, în perioada de gestiune, relaţia devine:

Nc = ΣQpi x nci

b. Metoda lanţurilor Markov

II) Stabilirea stocului la sfârşitul perioadei de gestiune

Sf – este stocul curent la sfârşitul perioadei de gestiune, care formează Si pentru următoarea perioadă de gestiune. Relaţia dintre ele este:

Sc => Sf

III) Stabilirea stocului la începutul perioadei de gestiune

Si exprimă cantitatea de materii prime alimentare care se prevede că va exista la începutul perioadei de gestiune în depozitele restaurantului, în scopul alimentării consumului din primele zile ale perioadei.

Si = Szi + I - C

unde:Szi – stocul din materia primă alimentară în ziua elaborării

programului de aprovizionare pentru următoarea perioadă de gestiune;I – intrări din materia primă alimentară în perioada dintre ziua

elaborării programului de aprovizionare şi ultima zi a perioadei de gestiune;

C – consumul din materia primă alimentară în perioada dintre ziua elaborării programului de aprovizionare şi ultima zi a perioadei de gestiune;

IV) Stabilirea necesarului de aprovizionat

Na evidenţiază cantitatea de materii prime alimentare care trebuie asigurată de la furnizori, pentru acoperirea necesarului de consum în perioada de gestiune:

Na = Nc + Sf - Si