CURSO – TALLER Formación de Auditores Internos ANEXOS GERENCIA SISTEMAS DE CALIDAD.
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CURSO – TALLER
Formación de Auditores Internos
ANEXOS
GERENCIA SISTEMAS DE CALIDADGERENCIA SISTEMAS DE CALIDAD
Técnicas de Auditoría Técnicas de Auditoría
Desarrollo de rutas de auditoría Preparación de la auditoría Muestreo de la auditoría Condiciones controladas Conformidad y no conformidad Evaluación de la efectividad Técnicas para entrevistas Registros de auditoría
La obtención de la información precisa (objetiva – hechos)
depende del conocimiento y aplicación adecuada de las
técnicas de auditoría.
Preparación de la Auditoría Preparación de la Auditoría
Auditar sin preparar = falta de profesionalismo
El principal enemigo de la auditoría = el tiempo
Prácticamente es imposible auditar la totalidad de los sistemas de calidad
Se deben seleccionar las partes relevantes y más importantes del sistema
Preparación adecuada = certidumbre de auditoría efectiva
Rutas de Auditoría Rutas de Auditoría
Es la estrategia de la auditoría Secuencia lógica, caminos para
lograr el objetivo Su combinación correcta permite
la continuidad e integración de información
Facilitan el entendimiento del sistema por auditar
Las rutas de auditoría conforman la estructura de la auditoría en sí
y maximizan los recursos disponibles.
Rutas de Auditoría Rutas de Auditoría
Clases de rutas:
auditorias verticales (ascendentes o descendentes)
auditorias horizontales auditorias aleatorias auditorias libres auditorias cláusula por cláusula
(no es una ruta verdadera de auditoría)
auditorias por departamento
Rutas de Auditoría Rutas de Auditoría
ACCIÓN CORRECTIVA
AUDITORÍA INTERNA
VENTAS
DISEÑO
COMPRAS
INSPECCIÓN
PRODUCCIÓN
INSPECCIÓN
BODEGAS
TRANSPORTE
RESPONSABILIDADES
CAPACITACIÓN
CONTROL DE DOCUMENTOS
REGISTROS DE CALIDAD
NO CONFORMIDAD
RESPONSABILIDADES
CAPACITACIÓN
CONTROL DE DOCUMENTOS
REGISTROS DE CALIDAD
NO CONFORMIDAD
RESPONSABILIDADES
CAPACITACIÓN
CONTROL DE DOCUMENTOS
REGISTROS DE CALIDAD
NO CONFORMIDAD
RESPONSABILIDADES
CAPACITACIÓN
CONTROL DE DOCUMENTOS
REGISTROS DE CALIDAD
NO CONFORMIDAD
RESPONSABILIDADES
CAPACITACIÓN
CONTROL DE DOCUMENTOS
REGISTROS DE CALIDAD
NO CONFORMIDAD
RASTREABILIDAD
RESPONSABILIDADES
CAPACITACIÓN
CONTROL DE DOCUMENTOS
REGISTROS DE CALIDAD
NO CONFORMIDAD
ASCENDENTE
RESPONSABILIDADES
CAPACITACIÓN
CONTROL DE DOCUMENTOS
REGISTROS DE CALIDAD
NO CONFORMIDAD
CALIBRACIÓN
RASTREABILIDAD
RESPONSABILIDADES
CAPACITACIÓN
CONTROL DE DOCUMENTOS
REGISTROS DE CALIDAD
NO CONFORMIDAD
CALIBRACIÓN
RESPONSABILIDADES
CAPACITACIÓN
CONTROL DE DOCUMENTOS
REGISTROS DE CALIDAD
NO CONFORMIDAD
CALIBRACIÓN
RESPONSABILIDADES
CAPACITACIÓN
CONTROL DE DOCUMENTOS
REGISTROS DE CALIDAD
NO CONFORMIDAD
RUTA DE AUDITORÍAVERTICAL
(ASCENDENTE)
Rutas de Auditoría Rutas de Auditoría
Auditorias ascendentes – ventajas
buen uso del tiempo
verificación por lo general es mucho más veloz
se obtienen muchos conocimientos sobre la efectividad de un sistema antes de auditar los mecanismos de apoyo, por ejemplo controles de auditoría interna y de acción correctiva
no existen “callejones sin salida”
la continuidad nos da un buen panorama sobre el control global del sistema en las muestras seleccionadas.
Rutas de Auditoría Rutas de Auditoría
Auditorias descendentes – desventajas
se puede llegar a “callejones sin salida”
se necesita remuestrear, se pierde continuidad, se usa tiempo extra
no se tiene conocimiento de la eficacia del sistema antes de auditar las cláusulas de mejoría, por ejemplo el sistema de acción correctiva, el sistema de auditoría, el sistema de revisión de la dirección
puede hacer perder mucho tiempo.
ACCIÓN PREVENTIVA
ACCIÓN CORRECTIVA
NO CONFORMIDAD
CAPACITACIÓN
CONTROL DE DOCUMENTOS
RASTREABILIDAD
CALIBRACIÓN
COMPRASCOMPRAS
INSPECCIÓNINSPECCIÓN
PRODUCCIÓNPRODUCCIÓN
INSPECCIÓNINSPECCIÓN
BODEGASBODEGAS
RUTA DE AUDITORÍAPRINCIPAL (VERTICAL)
RUTA DE AUDITORÍA HORIZONTAL
RUTA DE AUDITORÍASECUNDARIA (HORIZONTAL)
Rutas de Auditoría Rutas de Auditoría
Rutas de Auditoría Rutas de Auditoría
Auditorias aleatorias Selección aleatoria de los procesos y los puntos
de control No hay continuidad Resultados sin coherencia Valor limitado Confiabilidad baja
Auditorias libres Combinación de técnicas anteriores Investigación de problemas específicos
Rutas de Auditoría Rutas de Auditoría
Auditorias cláusula por cláusula Examen individual de cada cláusula No hay continuidad Pérdida de tiempo por repetición de ubicaciones Para auditores incompetentes
Auditorias por departamento Auditores con poca experiencia Evaluación sin integración No hay continuidad Duplicidad
Rutas de Auditoría Rutas de Auditoría
Puntos clave para evitar dificultades con las rutas de auditoría:
a) La ruta de auditoría debe ser lógica, con los diversos procesos auditados unidos en forma secuencial cuando sea posible, es decir utilizando las mismas muestras para auditar procesos diferentes (continuidad de muestras).
b) Debe hacerse hincapié en los aspectos más críticos o fundamentales del sistema operativo.
c) Deben cerrarse tanto las rutas de auditoría verticales como las horizontales.
Rutas de Auditoría - Ejercicios Rutas de Auditoría - Ejercicios
Seleccione el tipo de ruta de auditoría que considere más efectiva para lograr el objetivo que le indique el instructor
Diseñe la ruta de auditoría para lograr el objetivo que le indique el instructor
Listas de Verificación Listas de Verificación
Una de las herramientas más útiles para auditar
Nos permiten ahorrar mucho tiempo
Dan sentido y dirección Mantienen el enfoque No debemos ser “cuadrados” con
las listas de verificación
Listas de Verificación Listas de Verificación
Dos tipos: Listas de verificación de
criterios = auditoría de escritorio
Listas de verificación de implantación = auditoría en campo
Contemplan todos los requisitos Evitan concentrarse en los
requisitos favoritos
Listas de Verificación - Beneficios Listas de Verificación - Beneficios
1. Es un constante recordatorio del objetivo del proceso.
2. Mejora la comprensión de la norma de administración de calidad.
3. Mejora la comprensión del sistema que se audita.
4. Puede vincularse a la ruta de auditoría para obtener una secuencia lógica a través del sistema.
5. Ahorra mucho tiempo antes de la auditoría y durante ésta.
6. Actúa como punto de referencia si se “atasca”, es decir si no se está seguro de los pasos siguientes.
7. Actúa como una breve guía del sistema de administración.
8. Ayuda a darle mayor sustancia a la ruta de auditoría.
9. Puede incluir una lista de los “insumos” de un proceso o parte del mismo, lo que puede ayudar a enfocarse sobre su efectividad.
10. Ofrece un mecanismo de control que puede usarse para distribuir el tiempo.
Listas de Verificación - Beneficios Listas de Verificación - Beneficios
Listas de Verificación - Ejercicios Listas de Verificación - Ejercicios
Identifique los requisitos del procedimiento que le asigne el instructor.
Elabore la lista de verificación que aplicaría para auditar los requisitos identificados en el punto anterior.
Muestreo de Auditoría – Tipos de Muestra Muestreo de Auditoría – Tipos de Muestra
La auditoría es un ejercicio de muestreo
Representativo del desempeño y efectividad
Determina el control ejercido en el sistema - proceso
Debe incluir las 4 P’s Personas Procesos Productos Papel
Debe incluir las interfases
Continuidad de las Muestras Continuidad de las Muestras
Todas las muestras recolectadas están relacionadas con un contrato o pedido de los clientes
Ofrece un buen panorama del control global que se ejerce sobre un contrato o pedido específico
Da una indicación de la efectividad colectiva del sistema de calidad La auditoría es un ejercicio de muestreo
Mientras más contratos - pedidos se seleccionen, más amplio será el panorama de dicha eficacia
Cantidad de Muestras Cantidad de Muestras
Cientos o miles para escoger
La continuidad implica la reducción del número de muestras
Regla empírica = mínimo 3, máximo 8, usar sentido común
Cantidad de Muestras Cantidad de Muestras
Auditar el tamaño de muestra mínimo, ¿Cumplimiento y efectividad? Si = pasar al siguiente proceso No = tomar muestras
adicionales y confirmar Incumplimiento = no tomar más
muestras, considerar significancia y fundamentar
El objetivo de la auditoría no es buscar incumplimiento
Tips para el Muestreo Tips para el Muestreo
Las muestras se seleccionan para cubrir un período razonable
La muestra deberá ser representativa de la operación auditada
La muestra deberá ser seleccionada por el auditor
Muestreo - Ejercicios Muestreo - Ejercicios
Identifique la cantidad y tipo de muestras que tomaría para verificar los requisitos de la ruta de auditoría que le asigne el instructor.
Conformidad y No conformidad Conformidad y No conformidad
En la vida real la perfección no existe
La perdida de control es síntoma de incumplimiento
El incumplimiento tiene que ser evaluado
La significancia del incumplimiento depende de: El impacto de los efectos El riesgo que representa
No conformidad (ISO 8402)
“Incumplimiento de un requisito especificado”
No conformidad - Redacción No conformidad - Redacción
Identificar el requisito motivo del incumplimiento
Establecer por que no se cumple el requisito
Indicar la evidencia objetiva del incumplimiento
Evidencia Objetiva (ISO 8402)
“Información que puede ser probada como verdadera, basada en hechos
obtenidos por medio de observaciones, mediciones,
pruebas u otros medios”
No conformidad No conformidad
Evitar ideas preconcebidas Evitar trivialidades Diferenciar entre observaciones y
no conformidades
Observación (ISO 8402)
“Declaración de un hecho, efectuada durante una auditoría de calidad y
soportada con evidencias objetivas”
No conformidad - Ejercicios No conformidad - Ejercicios
Identifique las no conformidades presentes en las notas de auditoría que le asigne el instructor.
Comente la validez de cada una de las no conformidades en la lista que le proporcione el instructor.
Redacte las no conformidades de los casos que le indique el instructor.
Evaluación de la Efectividad Evaluación de la Efectividad
Quizás el mayor reto para el auditor
Considerar la significancia de los hallazgos en forma colectiva
Se basa en las muestras seleccionadas
El sistema es efectivo cuando alcanza sus objetivos de manera
controlada.
Evaluación de la Efectividad Evaluación de la Efectividad
JUICIO DEL AUDITOR
VARÍA EL UMBRALDE
EVALUACIÓN SE HALLA UN100% DE
CUMPLIMIENTO
EL SISTEMASE DECLARA NO
EFECTIVO
EL SISTEMASE DECLARA
EFECTIVO?
0% NO HAYCUMPLIMIENTO
Debe estar basado en la evidencia objetiva
Considerar tanto el cumplimiento como el incumplimiento
Considerar los indicadores del sistema
Como Obtener InformaciónComo Obtener Información
Lectura
Observación
Entrevista
“Los mejores entrevistadores son quienes dicen lo mínimo y poseen la habilidad de escuchar y oír lo que les dicen, combinando esto con la actitud y tono correctos. Los mejores auditores generan esta clase de ambiente en el que puede producirse una buena comunicación”.
Técnicas de EntrevistasTécnicas de Entrevistas
Preguntas abiertas
Preguntas cerradas
Preguntas guiadas
Preguntas hipotéticas
Preguntas estúpidas
Preguntas Básicas para Verificar el ControlPreguntas Básicas para Verificar el Control
OBSERVE LOQUE SE REALIZA
P. ¿CUÁL ESSU TRABAJO?
P. ¿POR QUÉ SEHACE ASÍ?
COMPARE LARESPUESTA
¿ ALGUNADIFERENCIA?
P. ¿QUÉ CAPACITACIÓNRECIBIÓ USTED?
COMPARE CONEL REGISTRO DECAPACITACIÓN
P. ¿QUÉ HACE USTEDCUANDO SE PRESENTA
UNA NO CONFORMIDAD?
CON EL PROCEDIMIENTO,INSTRUCCIÓN DE TRABAJO,
ESPECIFICACIONES,APTITUD DE MANO DE OBRA,
NORMA, ETC.
AUDITORÍA DE PERSONAS
Preguntas Básicas para Verificar el ControlPreguntas Básicas para Verificar el Control
¿ PROCESODEFINIDO?
¿ESPECIFICACIONESINSTALADAS?
PARÁMETROSDE OPERACIÓN
DEFINIDOS
RESPONSABILIDADPOR LA
INSTALACIÓN
¿ DEFINIDA LAAUTORIDAD PARA
MODIFICAR?
¿ SE SUPERVISAEL
REQUISITO?
¿ CONDICIONESOPERACIONALES
REALES?
CONTROL DE SERVICIO:PLAN
ESPECIFICACIONESEQUIPO
INGENIERÍA.
AUDITORÍA DECONTROL DE
MÁQUINAS
OBSERVE:
LA MÁQUINA OPERADE ACUERDO CON...?
Preguntas Básicas para Verificar el ControlPreguntas Básicas para Verificar el Control
¿ EL MATERIAL ENTRANTEESTA DE ACUERDO
CON ESPECIFICACIONES?
CONTROLDE
MATERIALES
¡PRUEBE ALGUNOS!¿ EL MATERIAL EN PROCESO
ESTA DE ACUERDO CON ESPECIFICACIONES?
¿ LA “ENTIDAD” ESTÁCONFORME A LAESPECIFICACIÓN?
¿EL MANEJO ESTÁ CONFORME A LAESPECIFICACIÓN?
OBSERVE