CUMHURİYETTEN GÜNÜMÜZE BELGE İŞLEMLERİNİ BELİRLEYEN VE ETKİLEYEN YASAL DÜZENLEMELER

CUMHURİYETTEN GÜNÜMÜZE BELGE CUMHURİYETTEN GÜNÜMÜZE BELGE İŞLEMLERİNİ İŞLEMLERİNİ BELİRLEYEN VE ETKİLEYEN YASAL BELİRLEYEN VE ETKİLEYEN YASAL DÜZENLEMELERDÜZENLEMELER

Belge işlemlerinin idari yapıya ve işleyişe bağlı Belge işlemlerinin idari yapıya ve işleyişe bağlı olduğu gerçeğinden hareketle, ülkemizde belge olduğu gerçeğinden hareketle, ülkemizde belge işlemlerini işlemlerini Cumhuriyetin ilanından günümüzeCumhuriyetin ilanından günümüze değerlendirmekte yarar vardır. değerlendirmekte yarar vardır.

Cumhuriyetin ilanıyla birlikte, belge ve arşiv Cumhuriyetin ilanıyla birlikte, belge ve arşiv çalışmalarının yürütülmesinden sorumlu en üst çalışmalarının yürütülmesinden sorumlu en üst makam, makam, başbakanlığa bağlıbaşbakanlığa bağlı olarak kurulan olarak kurulan Mahzen-i Evrak MümeyyizliğidirMahzen-i Evrak Mümeyyizliğidir..

Osmanlı Devletindeki Osmanlı Devletindeki Hazine-i EvrakHazine-i Evrak yerine kurulan yerine kurulan “Mümeyyizlik”, “Mümeyyizlik”, 1984 yılında Devlet Arşivleri Genel 1984 yılında Devlet Arşivleri Genel MüdürlüğüMüdürlüğü kuruluncaya dek çeşitli adlarla görevini kuruluncaya dek çeşitli adlarla görevini sürdürmüştür.sürdürmüştür.


• Cumhuriyet döneminde oluşan belge ve arşiv Cumhuriyet döneminde oluşan belge ve arşiv kaynaklarına yönelik, ilk düzenleme kaynaklarına yönelik, ilk düzenleme 10 Eylül 1934 tarih10 Eylül 1934 tarih ve 2/1282 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıve 2/1282 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe ile yürürlüğe giren, giren, ““Resmi Evrak ve Defterlerin Lüzumsuz Resmi Evrak ve Defterlerin Lüzumsuz Olanlarının Yok Edilme Tarzı Hakkında Nizamname”dirOlanlarının Yok Edilme Tarzı Hakkında Nizamname”dir. .

• Bu düzenlemenin ardından gerçekleştirilen ikinci Bu düzenlemenin ardından gerçekleştirilen ikinci mevzuat ise mevzuat ise 26 Mart 195626 Mart 1956 tarihinde tarihinde kabul edilen kabul edilen 6696 6696 sayılı “sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Vesaikin İmha Edilmesi Hakkındaki KanunVesaikin İmha Edilmesi Hakkındaki Kanun” ve buna ” ve buna bağlı olarak hazırlanan, bağlı olarak hazırlanan, 13 Eylül 13 Eylül 1957 tarihli1957 tarihli ve 4/9438 ve 4/9438 sayılı “sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Vesaikin İmha Edilmesi Hakkındaki Nizamname”dirVesaikin İmha Edilmesi Hakkındaki Nizamname”dir (Ayıklama ve İmha…1996: 1).(Ayıklama ve İmha…1996: 1).

CUMHURİYETTEN GÜNÜMÜZE BELGE CUMHURİYETTEN GÜNÜMÜZE BELGE İŞLEMLERİNİ İŞLEMLERİNİ BELİRLEYEN VE ETKİLEYEN YASAL BELİRLEYEN VE ETKİLEYEN YASAL DÜZENLEMELERDÜZENLEMELER• İlgili yasal düzenlemelerin İlgili yasal düzenlemelerin amacıamacı, ,

– kamu kuruluşları ile özel teşebbüsün elinde bulunan, kamu kuruluşları ile özel teşebbüsün elinde bulunan, güncelliğini kaybetmiş belgeler ile güncelliğini koruyan güncelliğini kaybetmiş belgeler ile güncelliğini koruyan belgeler arasında ayıklama yapmakbelgeler arasında ayıklama yapmak ve ku ve kullanım değerini llanım değerini koruyan belgelerin kalıcı arşivlerde saklanmasına olanak koruyan belgelerin kalıcı arşivlerde saklanmasına olanak sağlamaktırsağlamaktır. .

• Ancak Ancak 1959 yılı1959 yılı ve onu takip eden yıllarda ve onu takip eden yıllarda bütçe kanunlarına bütçe kanunlarına eklenen “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Vesaikin eklenen “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Vesaikin İmhası Hakkındaki Kanun hükümleri…..mali yılında İmhası Hakkındaki Kanun hükümleri…..mali yılında uygulanamazuygulanamaz” fıkrası ile ilgili kanunun uygulanamamıştır.” fıkrası ile ilgili kanunun uygulanamamıştır.

• Bu tarihten itibaren bazı kurumların, Bu tarihten itibaren bazı kurumların, genel bütçe genel bütçe kanunlarına dayanarakkanunlarına dayanarak,, kendi arşiv yönetmeliklerini kendi arşiv yönetmeliklerini oluşturduğuoluşturduğu ve kendi yönetmeliklerinde belirlenen esaslara ve kendi yönetmeliklerinde belirlenen esaslara dayanarak, belge ayıklama ve imha işlemlerini yürüttüğü dayanarak, belge ayıklama ve imha işlemlerini yürüttüğü dile getirilmektedir (Ayıklama ve İmha…1996: 1-2). dile getirilmektedir (Ayıklama ve İmha…1996: 1-2).

CUMHURİYETTEN GÜNÜMÜZE BELGE CUMHURİYETTEN GÜNÜMÜZE BELGE İŞLEMLERİNİ İŞLEMLERİNİ BELİRLEYEN VE ETKİLEYEN YASAL BELİRLEYEN VE ETKİLEYEN YASAL DÜZENLEMELERDÜZENLEMELER• 1968, 1971, 1974 ve 19771968, 1971, 1974 ve 1977 tarihlerinde “ tarihlerinde “Devlet Devlet

Arşiv KanunuArşiv Kanunu” ile “” ile “Devlet Arşivleri Genel Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Kuruluş ve Görevleri Hakkında Müdürlüğü Kuruluş ve Görevleri Hakkında KanunKanun” tasarıları hazırlanmış ancak tasarılar ” tasarıları hazırlanmış ancak tasarılar kanunlaşamamıştır.kanunlaşamamıştır.

• Diğer yandan Devlet Arşiv Kanun tasarısındaki Diğer yandan Devlet Arşiv Kanun tasarısındaki hükümler çerçevesinde, hükümler çerçevesinde, Başbakanlıkça Başbakanlıkça hazırlanan hazırlanan Devlet Arşiv YönetmeliğiDevlet Arşiv Yönetmeliği 19 Aralık 19 Aralık 19751975 tarih ve 15443 sayılı Resmi Gazetede tarih ve 15443 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.

CUMHURİYETTEN GÜNÜMÜZE BELGE CUMHURİYETTEN GÜNÜMÜZE BELGE İŞLEMLERİNİ İŞLEMLERİNİ BELİRLEYEN VE ETKİLEYEN YASAL BELİRLEYEN VE ETKİLEYEN YASAL DÜZENLEMELERDÜZENLEMELER• Ancak ilgili çalışmalar, ülkemiz belge ve arşiv Ancak ilgili çalışmalar, ülkemiz belge ve arşiv

koleksiyonunun düzenlenmesi ve koleksiyonunun düzenlenmesi ve değerlendirilmesinde değerlendirilmesinde yetersiz kalmıştır.yetersiz kalmıştır.

• Ülkemiz belge ve arşiv kaynaklarının düzenlenmesi Ülkemiz belge ve arşiv kaynaklarının düzenlenmesi ve değerlendirilmesine yönelik eksikliği hissedilen ve değerlendirilmesine yönelik eksikliği hissedilen kanunkanun, , 19 Ekim 1984 tarihinde yürürlüğe giren 19 Ekim 1984 tarihinde yürürlüğe giren “Başbakanlık Teşkilat Kanunu”nun“Başbakanlık Teşkilat Kanunu”nun kabul kabul edilmesiyle gerçekleşmiştir. İlgili Kanunla edilmesiyle gerçekleşmiştir. İlgili Kanunla ülkemizde belge ve arşiv çalışmalarına yönelik ülkemizde belge ve arşiv çalışmalarına yönelik tüm tüm düzenlemeler, Başbakanlık çatısı altına alınmışdüzenlemeler, Başbakanlık çatısı altına alınmış ve ve Devlet Arşivleri Genel MüdürlüğüDevlet Arşivleri Genel Müdürlüğü (DAGM) (DAGM) kurulmuşkurulmuş, görevleri tanımlanmıştır , görevleri tanımlanmıştır

CUMHURİYETTEN GÜNÜMÜZE BELGE CUMHURİYETTEN GÜNÜMÜZE BELGE İŞLEMLERİNİ İŞLEMLERİNİ BELİRLEYEN VE ETKİLEYEN YASAL BELİRLEYEN VE ETKİLEYEN YASAL DÜZENLEMELERDÜZENLEMELER• DAGM’nin görevleriDAGM’nin görevleri aşağıdaki gibi aşağıdaki gibi

tanımlanmıştır.tanımlanmıştır.– ““Türk Devlet ve millet hayatını ilgilendiren tarihi, hukuki, Türk Devlet ve millet hayatını ilgilendiren tarihi, hukuki,

idari, ekonomik, ilmi doküman ve belgeleri toplamakidari, ekonomik, ilmi doküman ve belgeleri toplamak,,– değerlendirmek ve değerlendirmek ve – düzenlemekdüzenlemek,,– film, mikrofilm gibi ileri teknikler uygulayarak arşiv film, mikrofilm gibi ileri teknikler uygulayarak arşiv

malzemesini tek nüsha olmaktan kurtarmakmalzemesini tek nüsha olmaktan kurtarmak,,– bunların tahribini önleyici arşiv laboratuarları kurmakbunların tahribini önleyici arşiv laboratuarları kurmak,,– milletlerarası arşivcilik ile ilgili hareketleri takip etmek,milletlerarası arşivcilik ile ilgili hareketleri takip etmek,– önemli arşiv malzemesini yurt ve dünya bilim önemli arşiv malzemesini yurt ve dünya bilim

çevrelerine sunmakçevrelerine sunmak” (Başbakanlık…1984:1). ” (Başbakanlık…1984:1).

CUMHURİYETTEN GÜNÜMÜZE BELGE CUMHURİYETTEN GÜNÜMÜZE BELGE İŞLEMLERİNİ İŞLEMLERİNİ BELİRLEYEN VE ETKİLEYEN YASAL BELİRLEYEN VE ETKİLEYEN YASAL DÜZENLEMELERDÜZENLEMELER• Başbakanlık Teşkilat Kanununda yapılan Başbakanlık Teşkilat Kanununda yapılan

değişikliğin ve Devlet arşiv hizmetlerinin değişikliğin ve Devlet arşiv hizmetlerinin esaslarının belirlenmesinin ardından, esaslarının belirlenmesinin ardından, kamu kamu kuruluşlarının elinde bulunan belge ve arşiv kuruluşlarının elinde bulunan belge ve arşiv kaynaklarına yönelik bir düzenlemenin kaynaklarına yönelik bir düzenlemenin yapılması gereksinimi duyulmuş.yapılması gereksinimi duyulmuş.

• 28 Eylül 1988 tarihinde “3473 sayılı 28 Eylül 1988 tarihinde “3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun”Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun” yürürlüğe girmiştiryürürlüğe girmiştir


• İlgili konuda daha önce gerçekleştirilen İlgili konuda daha önce gerçekleştirilen düzenlemelerin değiştirilmesiyle ortaya düzenlemelerin değiştirilmesiyle ortaya çıkan çıkan Kanun ileKanun ile;;– arşiv malzemesiarşiv malzemesi, , arşivlik malzemearşivlik malzeme, , ayıklama ayıklama

ve imha çalışmaları tanımlanmışve imha çalışmaları tanımlanmış, , – kanun kapsamında yer alan kanun kapsamında yer alan kurum ve kurum ve

kuruluşlara getirilen yaptırımlar sıralanmışkuruluşlara getirilen yaptırımlar sıralanmış; ; – ayıklama ve imha işlemlerinin, ayıklama ve imha işlemlerinin, kurum ve kurum ve

kuruluşlarca kurulacak komisyonlar yoluylakuruluşlarca kurulacak komisyonlar yoluyla gerçekleştirilmesi hükme bağlanmıştır gerçekleştirilmesi hükme bağlanmıştır (Muhafazasına…1998:1-2). (Muhafazasına…1998:1-2).

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik Kapsamında Kapsamında Kurumlarda Belge İşlemleriKurumlarda Belge İşlemleri

• 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanunun Yok Edilmesi Hakkında Kanunun 6. maddesi6. maddesi gereğince; gereğince;– kamu kurumları ile şahısların elinde bulunan kamu kurumları ile şahısların elinde bulunan arşiv malzemesiarşiv malzemesi

ve ileride ve ileride arşiv malzemesiarşiv malzemesi olacak arşivlik malzemenin olacak arşivlik malzemenin ttespit espit edilmesineedilmesine, ,

– korunmasınakorunmasına,, – ilgili kişilerin ilgili kişilerin kullanımına sunulmasınakullanımına sunulmasına,, – muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklamaayıklama ve ve

imhasıimhası ile, ile, – kurumlar içerisinde ayıklama ve imha işlemlerini yürütecek kurumlar içerisinde ayıklama ve imha işlemlerini yürütecek

komisyonların çalışmalarıkomisyonların çalışmaları ve kuruluşların yüklenecekleri ve kuruluşların yüklenecekleri sorumluluklara yönelik, sorumluluklara yönelik, ““Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında YönetmelikYönetmelik””

– Başbakanlıkça hazırlanarak Başbakanlıkça hazırlanarak 16 Mayıs 1988 tarihinde Resmi 16 Mayıs 1988 tarihinde Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştirGazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir (Ayıklama ve (Ayıklama ve İmha…1996:9, Devlet Arşiv…1988:1-21).İmha…1996:9, Devlet Arşiv…1988:1-21).

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında YönetmelikYönetmelik““Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”in amacıDevlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”in amacı

aşağıdaki şekilde tanımlanmıştır: aşağıdaki şekilde tanımlanmıştır: • ““Kamu kurum ve kuruluşları ile şahısların elinde bulunan Kamu kurum ve kuruluşları ile şahısların elinde bulunan

arşiv malzemesiarşiv malzemesi ile ileride ile ileride arşiv malzemesiarşiv malzemesi haline gelecek haline gelecek olan arşivlik malzemenin olan arşivlik malzemenin tespit edilmesitespit edilmesi, ,

• herhangi bir sebepten dolayı bunların herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasıkayba uğramaması, , • gerekli şartlar altında bunların gerekli şartlar altında bunların korunmasınınkorunmasının sağlanması sağlanması

ve ve • milli menfaatlere uygun olarak, milli menfaatlere uygun olarak, Devletin, gerçek ve tüzel Devletin, gerçek ve tüzel

kişilerin ve bilimin hizmetinde değerlendirilmelerinikişilerin ve bilimin hizmetinde değerlendirilmelerini,,• muhafazasını,muhafazasını, lüzum görülmeyen malzemenin lüzum görülmeyen malzemenin

ayıklanmasına ayıklanmasına ve ve imhasınaimhasına yönelik usul ve esasları yönelik usul ve esasları düzenlemek” olarak belirlenmiştir (Devlet Arşiv…1988:4).düzenlemek” olarak belirlenmiştir (Devlet Arşiv…1988:4).

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında YönetmelikYönetmelik

Bu yönetmelik kapsamında, arşiv ve arşiv öncesi belge çalışmalarında geçen Bu yönetmelik kapsamında, arşiv ve arşiv öncesi belge çalışmalarında geçen önemli terimler, çalışmayla olan ilişkisi göz önüne alınarak aşağıda önemli terimler, çalışmayla olan ilişkisi göz önüne alınarak aşağıda aktarılmaktadır. aktarılmaktadır.

• Arşiv Malzemesi:Arşiv Malzemesi: – Türk Devlet ve Millet hayatını Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ilgilendiren ve ve en son işlem tarihi en son işlem tarihi

üzerinden otuz yıl geçmişüzerinden otuz yıl geçmiş ya da üzerinden ya da üzerinden on beş yıl geçtiktenon beş yıl geçtikten sonra sonra kesin sonuca bağlanmış olupkesin sonuca bağlanmış olup, ,

– kurumsal işlemlerkurumsal işlemler sonucu oluşan ve saklanan, sonucu oluşan ve saklanan, – Türk Milletinin geleceğini, Türk Milletinin geleceğini, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukukitarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik ve teknik

değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve – Devlet hakları ile milletlerarası antlaşmaları belgelemeyeDevlet hakları ile milletlerarası antlaşmaları belgelemeye, , korumayakorumaya, ,

bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, din, ilmi, edebi, estetik, kültürel, bibliyografik, jeneolojik askeri, iktisadi, din, ilmi, edebi, estetik, kültürel, bibliyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya,ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite düzenlemeye, tespite yarayan,yarayan,

– ayrıca ait olduğu ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf, ve adetlerinidevrin ahlak, örf, ve adetlerini veya çeşitli sosyal veya çeşitli sosyal özellikleriniözelliklerini belirten her türlü belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga fotoğraf, film ses ve görüntü bandı, baskı ve proje, mühür, damga fotoğraf, film ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgelere arşiv malzemesi denirbenzeri belgelere arşiv malzemesi denir (Devlet Arşiv…1988:4). (Devlet Arşiv…1988:4).

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında YönetmelikYönetmelik• Arşivlik Malzeme: Arşivlik Malzeme:

– Arşivlik malzeme niteliğindeki her türlü belgeden Arşivlik malzeme niteliğindeki her türlü belgeden zaman zaman bakımından henüz arşiv malzemesibakımından henüz arşiv malzemesi hüviyetini hüviyetini kazanamayanlarla, kazanamayanlarla,

– son işlem tarihi üzerinden son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş memuriyet yüz bir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları,sicil dosyaları,

– Devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve Devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla milletlerarası kuruluşlarla akdettiği akdettiği ikili ve çok taraflı ikili ve çok taraflı milletlerarası antlaşmalarmilletlerarası antlaşmalar, ,

– tapu tahrir defterleri, tapu ve nüfus kayıtlarıtapu tahrir defterleri, tapu ve nüfus kayıtları,,– aynı özellikteki vakfiyelerden, ait oldukları kamu kurum ve aynı özellikteki vakfiyelerden, ait oldukları kamu kurum ve

kuruluşlarıkuruluşları ile ile il, ilçe, köy ve belediyelere ait sınır kayıtlarıil, ilçe, köy ve belediyelere ait sınır kayıtları gibi belgelere arşivlik malzeme denir (Devlet Arşiv…gibi belgelere arşivlik malzeme denir (Devlet Arşiv…1988:4). 1988:4).

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında YönetmelikYönetmelik• Birim Arşivi: Birim Arşivi:

– Kurum ve kuruluşların Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden oluşankendiliğinden oluşan ve ve

– bu kuruluşların çeşitli birimlerince, bu kuruluşların çeşitli birimlerince, aktüalitesini kaybetmemiş aktüalitesini kaybetmemiş bir şekilde günlük iş akımı içerisinde kullanılanbir şekilde günlük iş akımı içerisinde kullanılan, ,

– arşivlik malzemeninarşivlik malzemenin (güncel belgelerin) (güncel belgelerin) belirli bir süre belirli bir süre saklandığısaklandığı arşiv birimine, birim arşivi denir arşiv birimine, birim arşivi denir (Devlet Arşiv… (Devlet Arşiv…1988:).1988:).

• Kurum Arşivi:Kurum Arşivi: – Kurum ve kuruluşların Kurum ve kuruluşların merkez teşkilatları içerisindemerkez teşkilatları içerisinde yer alan yer alan

ve ve – arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin birim arşivlerine arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin birim arşivlerine

nazaran nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezidaha uzun süreli saklandığı merkezi arşivlere kurum arşivlere kurum arşivi denir (Devlet Arşiv…1988:4).arşivi denir (Devlet Arşiv…1988:4).

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında YönetmelikYönetmelik• Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, yukarıda Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, yukarıda

sıralanan tanımlamalar kapsamında ele alınan belgelere sıralanan tanımlamalar kapsamında ele alınan belgelere yönelik olarak, yönelik olarak, tüm kamu kurumlarını kapsamaktadırtüm kamu kurumlarını kapsamaktadır . .

• Bu ilkeler ana başlık olarak Bu ilkeler ana başlık olarak üretim, düzenleme, kullanım üretim, düzenleme, kullanım ve korumave koruma kapsamında değerlendirilmektedir. kapsamında değerlendirilmektedir.

• Yönetmeliğe göre kurumlar, ellerinde bulundurdukları Yönetmeliğe göre kurumlar, ellerinde bulundurdukları arşivlik malzemeyi, arşivlik malzemeyi, birim arşivlerindebirim arşivlerinde 1-5 yıl1-5 yıl süre ile, süre ile,

• arşiv malzemesini (yasal, idari, kültürel ya da siyasal arşiv malzemesini (yasal, idari, kültürel ya da siyasal değere sahip belgeler) ise değere sahip belgeler) ise kurum arşivlerindekurum arşivlerinde 10-1510-15 yıl yıl süre ile saklamak durumundadırlar.süre ile saklamak durumundadırlar.

• Tüm bu hükümler dışında Tüm bu hükümler dışında gizlilik değeri taşıyangizlilik değeri taşıyan belgeler belgeler ayrı olarakayrı olarak ele alınmaktadır (Devlet Arşiv…1988:5). ele alınmaktadır (Devlet Arşiv…1988:5).


• Aşağıda Yönetmelikte yer alan, çalışma Aşağıda Yönetmelikte yer alan, çalışma konusuyla ilgili hükümler verilmektedir.konusuyla ilgili hükümler verilmektedir.

– Yönetmeliğin Yönetmeliğin 5. Maddesi5. Maddesi birim ve kurum birim ve kurum arşivlerini tanımlamaktadır. arşivlerini tanımlamaktadır. • Maddeye göre: “Mükellefler, belirli bir süre Maddeye göre: “Mükellefler, belirli bir süre

saklayacakları arşiv malzemesi için saklayacakları arşiv malzemesi için ““Birim ArşivleriBirim Arşivleri”, ”, daha uzun bir süre saklayacakları arşiv malzemesi veya daha uzun bir süre saklayacakları arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için “arşivlik malzeme için “Kurum ArşivleriniKurum Arşivlerini” kururlar” kururlar” ” (Devlet Arşiv…1988:5).(Devlet Arşiv…1988:5).

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında YönetmelikYönetmelik• Yönetmeliğin Yönetmeliğin 11. Maddesine11. Maddesine göre; “ göre; “her yılın Ocak ayı her yılın Ocak ayı

içerisindeiçerisinde önceki yıla ait arşivlik malzeme önceki yıla ait arşivlik malzeme, ilgili , ilgili birimlerce birimlerce gözden geçirilirgözden geçirilir. . İşlemi tamamlananlar, işlemi devam İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşın elde edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşın elde bulundurulmasıbulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayrıma tabi gerekli olanlar şeklinde bir ayrıma tabi tutulur” (Devlet Arşiv…1988:6).tutulur” (Devlet Arşiv…1988:6).

• Ayrım işlemlerini müteakip;Ayrım işlemlerini müteakip;arşive devredilecek malzemearşive devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve , ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre;malzemenin özelliklerine göre;

• Birimi,Birimi,• İşlem yılıİşlem yılı• Konu ve işlem itibariyle aidiyetiKonu ve işlem itibariyle aidiyeti,,• Aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası esas alınarak hazırlanırAidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası esas alınarak hazırlanır

(Devlet Arşiv…1988:6)(Devlet Arşiv…1988:6)


11. Madde11. Madde birim ya da bölümlerdeki belge ayıklama birim ya da bölümlerdeki belge ayıklama çalışmalarınıçalışmalarını kapsamaktadır. kapsamaktadır.

Aynı zamanda, Aynı zamanda, belge alıkoyma çalışmalarına yönelikbelge alıkoyma çalışmalarına yönelik genel genel hükümler içermektedir.hükümler içermektedir.

Ancak Ancak istisnai bazı uygulamalaristisnai bazı uygulamalar da da Madde içerisinde Madde içerisinde tanımlanmaktadır. tanımlanmaktadır.

Bunlar:Bunlar:• 11. Maddede11. Maddede, , İstisnai bir uygulama olarak, “İstisnai bir uygulama olarak, “sicil dosyalarısicil dosyaları, ,

sicil numarasısicil numarası (Kuruluşlarda, kurum sicil numarasına (Kuruluşlarda, kurum sicil numarasına ilaveten, emekli sicil numarası da belirtilmelidir) ilaveten, emekli sicil numarası da belirtilmelidir) ya da isim ya da isim esas alınmak suretiyleesas alınmak suretiyle hazırlanır hazırlanır ve ve arşivde de buna göre bir arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılıryerleştirme yapılır” denilmektedir. ” denilmektedir.

• ..

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında YönetmelikYönetmelik• Yine devam eden hükümlerde, “kurumların, verilen Yine devam eden hükümlerde, “kurumların, verilen

hizmet itibariyle, hizmet itibariyle, özellik arz eden arşiv malzemesiözellik arz eden arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme, veya arşivlik malzeme, – bu kuruluş ya da birimlerin kendi arasında mutabakat bu kuruluş ya da birimlerin kendi arasında mutabakat

sağlaması veya dosya planı da dikkate alınarak, sağlaması veya dosya planı da dikkate alınarak, • hizmetin şekline ve malzemenin türüne göre gerçekleştirilecek hizmetin şekline ve malzemenin türüne göre gerçekleştirilecek

geçerli bir sistem içerisinde alfabetik, numerik, kronolojik, geçerli bir sistem içerisinde alfabetik, numerik, kronolojik, tematik, coğrafi ve benzeri hazırlanır tematik, coğrafi ve benzeri hazırlanır ve arşiv yerleştirilmesi ve arşiv yerleştirilmesi yapılır” denilmektedir (Devlet Arşiv…1988:6). yapılır” denilmektedir (Devlet Arşiv…1988:6).

• Bu hükümler, genel belge yapılarından farklı olarak Bu hükümler, genel belge yapılarından farklı olarak kurumlar ya da ülke için önemleri doğrultusunda bazı kurumlar ya da ülke için önemleri doğrultusunda bazı belge serilerinin, diğerlerinden ayrı olarak saklanması belge serilerinin, diğerlerinden ayrı olarak saklanması ve düzenlenmesine yönelik bilgiler içermektedirve düzenlenmesine yönelik bilgiler içermektedir

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında YönetmelikYönetmelik• Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliği’nin Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliği’nin 12. 12.

maddesindemaddesinde, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine , işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, devredilecek malzeme, uygunluk denetiminden geçiriliruygunluk denetiminden geçirilir”” denilmektedir. (Devlet Arşiv…1988:6-7). Bu denetimde denilmektedir. (Devlet Arşiv…1988:6-7). Bu denetimde aşağıdaki uygulamaların yapılacağı dile getirilmektedir: aşağıdaki uygulamaların yapılacağı dile getirilmektedir: – ““Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine

göre kaydına mahsus “göre kaydına mahsus “Kayıt DefteriKayıt Defteri” ya da “” ya da “FöylerFöyler” gözden ” gözden geçirilerekgeçirilerek, , sıra numaralarında atlama, tekrar ya da eksiklik sıra numaralarında atlama, tekrar ya da eksiklik olup olmadığına bakılırolup olmadığına bakılır”.”.

• Yönetmeliğin adı geçen Maddesinin “a” fıkrasında, “Kayıt Yönetmeliğin adı geçen Maddesinin “a” fıkrasında, “Kayıt Defteri” ve “Föyler” olarak adlandırılan belge işleme ve Defteri” ve “Föyler” olarak adlandırılan belge işleme ve erişim araçlarıdır (Finding aids).erişim araçlarıdır (Finding aids).– Dosya içerisinde bulunan evrakın Dosya içerisinde bulunan evrakın gerekli biçimde dosyalanıp gerekli biçimde dosyalanıp

dosyalanmadığına bakılır.dosyalanmadığına bakılır.


– Klasörler ve dosyalar üzerinde devirden önce Klasörler ve dosyalar üzerinde devirden önce verilmiş verilmiş numaraların, numaraların, birim adının, ait olduğu birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığı saptanırişlem yılının yazılıp yazılmadığı saptanır..

– Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların cciltlenip ciltlenmeyeceğine karar veriliriltlenip ciltlenmeyeceğine karar verilir..

– İşlem yılı esasına göre düzenlenen İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt kayıt defterlerinindefterlerinin ya da bu amaçla kullanılan ya da bu amaçla kullanılan föy föy ciltlerininciltlerinin kapaklarının etiketlenip kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğineetiketlenmediğine karar verilir. karar verilir.

– Sayfaların ve etiketin yırtık kopuk ya da eksik Sayfaların ve etiketin yırtık kopuk ya da eksik olup olmadığına bakılırolup olmadığına bakılır, eksiklikleri varsa , eksiklikleri varsa tamamlanır”. (Devlet Arşiv…1988:6-7)tamamlanır”. (Devlet Arşiv…1988:6-7)

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında YönetmelikYönetmelik• Tüm bu uygulamalar kamu kurumlarınca, Tüm bu uygulamalar kamu kurumlarınca, ggüncelliğini üncelliğini

yitiren ancak kullanım değerini koruyan belgelere yitiren ancak kullanım değerini koruyan belgelere yönelikyönelik yapılmasını öngörülen çalışmaları ortaya koymaktadır.yapılmasını öngörülen çalışmaları ortaya koymaktadır.

• Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmeliğin Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmeliğin 13. 13. Maddesi’ne göreMaddesi’ne göre; ; – ““ilgili alt birimlerce, her türlü uygunluk denetimi yapıldıktan ilgili alt birimlerce, her türlü uygunluk denetimi yapıldıktan

sonra eksiklikleri giderilmiş sonra eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzemearşivlik malzeme, , bir sonraki yılın bir sonraki yılın Ocak ayıOcak ayı içerisinde içerisinde birim arşivine devredilirbirim arşivine devredilir. .

– Malzemenin belirtilen süre içerisinde Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde belirli bir sıra devrinde belirli bir sıra uygulanıruygulanır. .

– Bu sıranın belirlenmesinde Bu sıranın belirlenmesinde birim arşivi ile ilgili alt birimler birim arşivi ile ilgili alt birimler arasında görüş alışverişi sağlanırarasında görüş alışverişi sağlanır” (Devlet Arşiv…1988:7) ” (Devlet Arşiv…1988:7) denilerek, birim arşivlerine belge ve arşiv kaynaklarının devir denilerek, birim arşivlerine belge ve arşiv kaynaklarının devir işlemleri tanımlanmıştırişlemleri tanımlanmıştır

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında YönetmelikYönetmelik• 13. Maddenin devam eden hükümlerinde, “arşivlik malzemenin 13. Maddenin devam eden hükümlerinde, “arşivlik malzemenin

belirlenip ayırımı ve belirlenip ayırımı ve birim arşivine devrinebirim arşivine devrine karar verme yetkisi karar verme yetkisi birimlerin amirlerinebirimlerin amirlerine aittir aittir”.”.

• Teslim işlemleriTeslim işlemleri ise, “ ise, “birimlerin arşiv işleri ile görevli personeli birimlerin arşiv işleri ile görevli personeli tarafındantarafından yerine getirilmelidir yerine getirilmelidir. .

• Arşivlik malzeme birim arşivinde uygunluk denetimi yapılmış Arşivlik malzeme birim arşivinde uygunluk denetimi yapılmış olan olan kayıt defteri ya da föyler ile kayıt defteri ya da föyler ile devredilerekdevredilerek” yürütülür ” yürütülür denilmektedir. denilmektedir.

Bu maddeye göre arşivlik değere sahip belgelerin her Bu maddeye göre arşivlik değere sahip belgelerin her yılın Ocak ayı yılın Ocak ayı içerisindeiçerisinde, kurumların , kurumların teşkilat yapısı göz önüne alınarakteşkilat yapısı göz önüne alınarak, çeşitli , çeşitli birimlerce ayıklandıktanbirimlerce ayıklandıktan sonra sonra kayıt defterleri ile birlikte kayıt defterleri ile birlikte arşive arşive nakledilmesi gerekmektedirnakledilmesi gerekmektedir..

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında YönetmelikYönetmelik• Birim arşivlerine Birim arşivlerine gönderilmesi gerekmeyen belgeleringönderilmesi gerekmeyen belgelerin niteliği, niteliği,

14. Madde’de14. Madde’de belirtilmektedir. belirtilmektedir. – Buna göre: Buna göre: Resmi Gazete, kitap, broşür, kupür ve benzeri yayınlarResmi Gazete, kitap, broşür, kupür ve benzeri yayınlar

ilgili alt birimlerce ilgili alt birimlerce saklanır. Bunlara, saklanır. Bunlara, kurumca yayımlanankurumca yayımlanan ve ve arşivlik malzeme özelliği taşıyan arşivlik malzeme özelliği taşıyan basılı yayınlarbasılı yayınlar dahil değildir dahil değildir (Devlet Arşiv…1988:7).(Devlet Arşiv…1988:7).

• Yönetmeliğe göreYönetmeliğe göre, “, “arşivlik malzemearşivlik malzeme (Güncel belgeler) ile (Güncel belgeler) ile arşiv arşiv malzemesimalzemesi (Yarı güncel, ya da güncel olmayan belgeler) (Yarı güncel, ya da güncel olmayan belgeler) – alt birimlerin dosyalarında işlem gördüğü tarihteki alt birimlerin dosyalarında işlem gördüğü tarihteki asli düzenleri asli düzenleri

bozulmadan saklanırlarbozulmadan saklanırlar. . – Bekleme süresinin sonunda Bekleme süresinin sonunda Kurum Arşivi’ne aynı düzendeKurum Arşivi’ne aynı düzende teslim teslim

edilmelidirleredilmelidirler” (Devlet Arşiv…1988:7). ” (Devlet Arşiv…1988:7).

Yukarıdaki yasal düzenlemeler, kurumlar içerisinde, Yukarıdaki yasal düzenlemeler, kurumlar içerisinde, güncelliğini güncelliğini yitirmesine karşın kullanım değerlerini koruyanyitirmesine karşın kullanım değerlerini koruyan belgeler için belgeler için yapılması gerekmektedir. yapılması gerekmektedir.

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında YönetmelikYönetmelik• YönetmeliğinYönetmeliğin 15. Maddesine göre 15. Maddesine göre, “arşiv malzemesi ve , “arşiv malzemesi ve

arşivlik malzeme, birim arşivinde işlem gördüğü tarihteki arşivlik malzeme, birim arşivinde işlem gördüğü tarihteki asli asli düzenleri bozulmadan saklanırdüzenleri bozulmadan saklanır” (Devlet Arşiv…1988:7).” (Devlet Arşiv…1988:7).

• Yönetmeliğin Yönetmeliğin 18. Maddesine18. Maddesine göre, “ göre, “birim arşivinde ayıklama birim arşivinde ayıklama ve imha işlemi yapılmazve imha işlemi yapılmaz, , ayıklama ve imha işlemleri ayıklama ve imha işlemleri kurum kurum arşivinde yapılırarşivinde yapılır”” (Devlet Arşiv…1988:7). (Devlet Arşiv…1988:7).

• Yönetmeliğin Yönetmeliğin 24. Maddesine24. Maddesine göre, göre, – ““arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi, işlem gördüğü tarihte arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi, işlem gördüğü tarihte

meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiylemeydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan düzenleme esasına dayanan organik metotla (Provenance Sistemi)organik metotla (Provenance Sistemi) tasnif edilir.tasnif edilir.

– Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonlar, bütünlüklerini Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonlar, bütünlüklerini bozmadan asli düzeni ile bırakılmalıdır” (Devlet Arşiv…1988:8).bozmadan asli düzeni ile bırakılmalıdır” (Devlet Arşiv…1988:8).

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında YönetmelikYönetmelik• Yönetmeliğin Yönetmeliğin 25. Maddesine25. Maddesine göre, “mükelleflerin göre, “mükelleflerin

elinde bulunan arşiv malzemesinin elinde bulunan arşiv malzemesinin kurum kurum arşivlerindearşivlerinde bekletilme ve saklama süreleri, bekletilme ve saklama süreleri, birim birim arşivlerindeki saklama sürelerine görearşivlerindeki saklama sürelerine göre 10-14 yıl10-14 yıl arasındadır (Devlet Arşiv…1988:10).arasındadır (Devlet Arşiv…1988:10).

• Yönetmeliğin Yönetmeliğin 28. maddesine göre28. maddesine göre, “kurum , “kurum arşivinde saklama süresini tamamlayan ve arşivinde saklama süresini tamamlayan ve arşiv arşiv malzemesi vasfını kazanan arşivlik malzeme, malzemesi vasfını kazanan arşivlik malzeme, ““Genel Müdürlüğe DevredilecekGenel Müdürlüğe Devredilecek” şeklinde ” şeklinde ayrılırayrılır ve hazırlanacak ve hazırlanacak devir listeleri ile devredilirdevir listeleri ile devredilir. . Bu yükümlülüğün yerine getirilip getirilmediği Bu yükümlülüğün yerine getirilip getirilmediği Genel Genel Müdürlükçe denetlenirMüdürlükçe denetlenir” (Devlet Arşiv…1988:10-11).” (Devlet Arşiv…1988:10-11).

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında YönetmelikYönetmelik• Yine 28. MaddeyeYine 28. Maddeye göre, “arşiv malzemesinin göre, “arşiv malzemesinin hhangilerinin angilerinin

Genel Müdürlükçe teslim alınıpGenel Müdürlükçe teslim alınıp, , hangilerininhangilerinin geçici veya geçici veya sürekli olarak mükelleflerde kalacağısürekli olarak mükelleflerde kalacağı, mükelleflerin görüşü , mükelleflerin görüşü alındıktan sonra alındıktan sonra Genel Müdürlükçe kararlaştırılırGenel Müdürlükçe kararlaştırılır. . Mükellefin kendi arşivinden kalan arşiv malzemesi Mükellefin kendi arşivinden kalan arşiv malzemesi Yönetmeliğin 4. maddesi hükümlerine tabidir” (Devlet Yönetmeliğin 4. maddesi hükümlerine tabidir” (Devlet Arşiv…1988:11).Arşiv…1988:11).

• Yönetmeliğin Yönetmeliğin 30 Maddesi30 Maddesi imha edilecekimha edilecek malzemenin malzemenin tespit ölçülerini belirlemektedir.tespit ölçülerini belirlemektedir. Buna göre, “ Buna göre, “ccari işlemlerde ari işlemlerde fiilen rolü bulunanfiilen rolü bulunan, , saklanmaları belli sürelerde kanun ve saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlardiğer mevzuatla tayin olunanlar (Özel mevzuat hükümlerine (Özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler), göre lüzumlu görülenler), 31. Maddede sayılan malzeme 31. Maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalariçerisinde yer almış dahi olsalar, mevzuatın tayin ettiği , mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı malzemede belirtilen süre içerisinde ayıklama zaman sınırı malzemede belirtilen süre içerisinde ayıklama ve imha işlemine ve imha işlemine tabi tutulmazlartabi tutulmazlar” (Devlet Arşiv…1988:11).” (Devlet Arşiv…1988:11).

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında YönetmelikYönetmelikYönetmeliğin 31. Maddesi imha edilecek malzemeleri belirlemektedir. Buna göre Yönetmeliğin 31. Maddesi imha edilecek malzemeleri belirlemektedir. Buna göre imha imha edilecek malzemeleredilecek malzemeler aşağıda verilmektedir. aşağıda verilmektedir.

• ““Şekli ne olursa olsun her çeşit Şekli ne olursa olsun her çeşit tekittekit (Cevap) yazısı. (Cevap) yazısı.• Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddelermüsveddeler..• Resmi veya özel her çeşit Resmi veya özel her çeşit zarflarzarflar..• Adli ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar Adli ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar

mahiyetinde bulunan mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar.alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar. PTT’ye zimmet karşılığı PTT’ye zimmet karşılığı verilen evrakın (Koli, tel, adi ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet defterleri ve verilen evrakın (Koli, tel, adi ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri.havale fişleri.

• Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlaryazışmalardan geriye kalanlar (Anket (Anket soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları).gibi hazırlık dokümanları).

• Aynı konuda bir defa yazılan yazıların Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyalarıher çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri. ve çoğaltılmış örnekleri.• Esasa taaluk (Alakalı) etmeyipEsasa taaluk (Alakalı) etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına , sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına

yarayan her türlü yarayan her türlü ara yazışmalarara yazışmalar..• Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her

çeşit rapor ve benzerlerinin çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyalarfazla kopyalar..• Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve

kuruluşta bulunan kuruluşta bulunan asıllarının dışındakilerin tamamıasıllarının dışındakilerin tamamı..• Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum ve Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum ve

kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla fazla kopyalarıkopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalaaların diğer , aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalaaların diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopyaları ve benzerleriünite ve kuruluşlarda bulunan kopyaları ve benzerleri ..

İmha Edilecek Malzemeler IIİmha Edilecek Malzemeler II• Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak

ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlardokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına , kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzeri ile mevzuat veya form değişikliği lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzeri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı.tamamı.

• Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan, sonucu alınan Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan, sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları.fazla kopyaları.

• İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyalarıfazla kopyaları..• Çalışma raporlarının Çalışma raporlarının fazla kopyaları. fazla kopyaları. • Yanlış havale ve sevkYanlış havale ve sevk sebebi ile, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar. sebebi ile, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar.• Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı imhası gereken şifre, gizli emir, yazı

ve benzeri,ve benzeri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklama sürelerini doldurmuş bulunan ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklama sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar.yazışmalar.

• İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayetlerİsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayetler..• Bilgi için gönderilmiş yazılarBilgi için gönderilmiş yazılar, , müteferrik işler kapsamında, kesin bir sonuç doğurmayan her müteferrik işler kapsamında, kesin bir sonuç doğurmayan her

türlü yazışmalar.türlü yazışmalar.• Personel devam defterleri ve çizelgeleriPersonel devam defterleri ve çizelgeleri, , izin onayları,izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, izin dönüşü bilgi verme yazıları,

hasta sevk formları.hasta sevk formları.• İmtihan duyuruları,İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kağıtları, imtihan sonuç başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kağıtları, imtihan sonuç

yazıları ve duyuru cetvelleri.yazıları ve duyuru cetvelleri.• Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (Hıfz edilmiş) başvurular ve yazılar.Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (Hıfz edilmiş) başvurular ve yazılar.

İmha Edilecek Malzemeler IIIİmha Edilecek Malzemeler III

• Daireler arası müteferrik yazışmalarDaireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan , vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar.müteferrik yazışmalar.

• Vatandaşlardan gele istek, teklif, teşekkür yazıları ve Vatandaşlardan gele istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevaplarıcevapları..

• Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri.Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri.• İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması

mümkün olmayan evrak ve benzerleri.mümkün olmayan evrak ve benzerleri.• Her türlü Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup,

değersiz oldukları taktir edilenler.değersiz oldukları taktir edilenler.• Yukarıda genel tarifler içerisine sayılanlar dışında kalıp da, Yukarıda genel tarifler içerisine sayılanlar dışında kalıp da,

bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinde bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinde teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil delil olma vasfı taşımayan hukuki ve ilmi kıymet olma vasfı taşımayan hukuki ve ilmi kıymet bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerbulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenler” ” (Devlet Arşiv…1988:11-12).(Devlet Arşiv…1988:11-12).

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında YönetmelikYönetmelik• Yönetmelikte, yukarıda belirtilen tüm belge ve arşiv kaynaklarının, Yönetmelikte, yukarıda belirtilen tüm belge ve arşiv kaynaklarının,

imasına,imasına, kurumların bünyesinde oluşturulacak “ kurumların bünyesinde oluşturulacak “Ayıklama ve İmha Ayıklama ve İmha KomisyonlarıKomisyonları”” karar verir denilmektedir. karar verir denilmektedir.

• Yönetmelik içerisinde kurumlarda oluşturulacak “Ayıklama ve İmha Yönetmelik içerisinde kurumlarda oluşturulacak “Ayıklama ve İmha Komisyonlarının” yapısına ilişkin de bilgiler verilmektedir. Komisyonlarının” yapısına ilişkin de bilgiler verilmektedir. – Buna göre, “Buna göre, “kurum arşivindekurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha yapılacak ayıklama ve imha

işlemleri için, işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu yürütülmesinden sorumlu birim amirininbirim amirinin veya veya kurum arşiv kurum arşiv sorumlusunun başkanlığındasorumlusunun başkanlığında, , kurum kurum arşivindenarşivinden görevlendirilecek görevlendirilecek iki memuriki memur ile ile, , malzemeleri ayıklanacakmalzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili ve imha edilecek ilgili daire daire veya üniteninveya ünitenin amiri tarafından görevlendirilecekamiri tarafından görevlendirilecek, , kamu idaresi, kamu idaresi, evrak yönetimievrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire veya ünitenin ve aynı zamanda bağlı olduğu daire veya ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak olunacak beş kişilikbeş kişilik bir “ bir “Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha KomisyonuKomisyonu” kurulur. ” kurulur.

• Mükellefler Mükellefler bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsaalmışsa, bu hizmetlerin , bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumlularısorumlusu veya sorumluları da bu komisyona da bu komisyona tabii üye olarak katılırlartabii üye olarak katılırlar” (Devlet Arşiv…1988:13). ” (Devlet Arşiv…1988:13).

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında YönetmelikYönetmelik• Yönetmelikte, Yönetmelikte, birim arşivlerinde ayıklama ve imha birim arşivlerinde ayıklama ve imha

komisyonununkomisyonunun,, arşiv hizmetlerindearşiv hizmetlerinde sorumlu amirimsorumlu amirim başkanlığında, ilgili çalışmaları başkanlığında, ilgili çalışmaları yürüten bir personelyürüten bir personel ile ile kamu kamu idaresi ve belge işlemlerindenidaresi ve belge işlemlerinden sorumlu bir personelden sorumlu bir personelden oluşan oluşan en az üç kişidenen az üç kişiden oluşacağı hükme bağlanmıştır oluşacağı hükme bağlanmıştır (Devlet Arşiv…1988:13).(Devlet Arşiv…1988:13).

• Yönetmelikte Yönetmelikte ayıklama ve imha işlemlerininayıklama ve imha işlemlerinin her yılın Marther yılın Mart ayında başlamasıayında başlaması öngörülmektedir (Devlet Arşiv…1988:13). öngörülmektedir (Devlet Arşiv…1988:13).

• Yönetmeliğin Yönetmeliğin 44. Maddesine44. Maddesine göre, “ göre, “mükellefler gördükleri mükellefler gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme ve işlemlere ait belgelerin hizmetler, yaptıkları haberleşme ve işlemlere ait belgelerin bir arada bulunmasını sağlayanbir arada bulunmasını sağlayan dosya sistemlerini kurmak dosya sistemlerini kurmak ve dosya yönetmeliklerini hazırlamakve dosya yönetmeliklerini hazırlamak” durumundadırlar.” durumundadırlar.

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında YönetmelikYönetmelik• Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin son son

bölümleribölümleri, , kurum arşivleri ile DAGM arasındaki ilişkiye kurum arşivleri ile DAGM arasındaki ilişkiye ayrılmıştırayrılmıştır.. Bu bölümde; “Kurum arşivinde saklama süresini Bu bölümde; “Kurum arşivinde saklama süresini tamamlayan ve arşiv malzemesi niteliğini kazanan belgeler, tamamlayan ve arşiv malzemesi niteliğini kazanan belgeler, ““Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne Devredilecek MalzemeDevlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne Devredilecek Malzeme” ” olarak ayrılır.olarak ayrılır.

• Hazırlanacak devir listeleri ya da Hazırlanacak devir listeleri ya da ““Arşiv Malzemesi Devir Arşiv Malzemesi Devir Teslim ve Envanter FormlarıTeslim ve Envanter Formları”,”, varsa varsa kayıt defterleri ilekayıt defterleri ile birliktebirlikte, , kurum amirlerinin onayından sonra Devlet Arşivleri kurum amirlerinin onayından sonra Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilirGenel Müdürlüğü’ne devredilir. .

• ““Devir Teslim ve Envanter FormlarıDevir Teslim ve Envanter Formları”nın ”nın bir örneği Kurum bir örneği Kurum Arşivi’nde saklanırArşivi’nde saklanır. Bir örneği de bilgi için ilgili birim arşivine . Bir örneği de bilgi için ilgili birim arşivine gönderilir” denilmektedir (Devlet Arşiv…1988:16-21).gönderilir” denilmektedir (Devlet Arşiv…1988:16-21).

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair YönetmelikYönetmelik

• Resmî Gazete, 8 Ağustos 2001, Sayı 24487Resmî Gazete, 8 Ağustos 2001, Sayı 24487• 1988 yılında kabul edilen “Devlet Arşiv Hizmetler Hakkında 1988 yılında kabul edilen “Devlet Arşiv Hizmetler Hakkında

YönetmelikYönetmelik”de, ”de, 2001 tarihinde içine 2001 tarihinde içine elektronik belgelerielektronik belgeleri de alacak şekilde değişikli yapılmıştırde alacak şekilde değişikli yapılmıştır. Bu değişikliğe göre:. Bu değişikliğe göre:

• Madde Madde 4-4-Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devirdevir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir."formatlara riayet edilir."

• Ek Madde 1-Ek Madde 1- Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını önlemek ve devamlılığını sağlamak sağlamak amacıyla bir kopyasıamacıyla bir kopyası CD, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak CD, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilirsuretiyle muhafaza edilir (http://www.devletarsivleri.gov.tr) (http://www.devletarsivleri.gov.tr)

Kurum Ve Kuruluşlarca Müşterek Kullanılacak Kurum Ve Kuruluşlarca Müşterek Kullanılacak Standart Dosya Planı Hazırlamada Uyulacak Standart Dosya Planı Hazırlamada Uyulacak EsaslarEsaslar

Başbakanlık Genelgesi 11 Haziran 2002 Genelge No: 320-8880Başbakanlık Genelgesi 11 Haziran 2002 Genelge No: 320-8880Kurum ve kuruluşlarca müşterek kullanılacak standart dosya Kurum ve kuruluşlarca müşterek kullanılacak standart dosya

planı hazırlamada uyulacak esaslar adlı genelgedeplanı hazırlamada uyulacak esaslar adlı genelgede şu ifadelere şu ifadelere yer verilmektedir:yer verilmektedir:

• “ “Kamu kurum ve kuruluşlarında, kurum içerisinde veya Kamu kurum ve kuruluşlarında, kurum içerisinde veya kurumdan kurumdan kurumakuruma değişen dosyalama ve arşiv işlemleri görülmektedirdeğişen dosyalama ve arşiv işlemleri görülmektedir..

• Bu durum, Bu durum, aranılan aranılan bilgi ve belgelere ulaşımıbilgi ve belgelere ulaşımı zorlaştırmakta, verilen zorlaştırmakta, verilen hizmetin süratini, verimliliğini ve kalitesini olumsuz yönde hizmetin süratini, verimliliğini ve kalitesini olumsuz yönde etkilemektediretkilemektedir. .

• Diğer taraftan, iş ve işlemlerde kağıt türü kayıt ortamlarının yerini Diğer taraftan, iş ve işlemlerde kağıt türü kayıt ortamlarının yerini hızla elektronik kayıt ortamlarına bırakmasıhızla elektronik kayıt ortamlarına bırakması, bu ortamlarda hazırlanan , bu ortamlarda hazırlanan belgelerin belgelerin sistemli bir şekilde saklanması ve dosyalanmasınısistemli bir şekilde saklanması ve dosyalanmasını gündeme getirmiştirgündeme getirmiştir..

• Bu kapsamda, Bu kapsamda, hem klasik tür belgelerin hem de elektronik ortamdaki hem klasik tür belgelerin hem de elektronik ortamdaki belgelerin dosyalanmasınabelgelerin dosyalanmasına imkan verecek şekilde bir dosya planı imkan verecek şekilde bir dosya planı hazırlanmıştır”hazırlanmıştır”

Kurum Ve Kuruluşlarca Müşterek Kullanılacak Kurum Ve Kuruluşlarca Müşterek Kullanılacak Standart Dosya Planı Hazırlamada Uyulacak Standart Dosya Planı Hazırlamada Uyulacak EsaslarEsaslar

• Çalışmalar Çalışmalar “e-Türkiye”“e-Türkiye” projesi kapsamında oluşturulan “A projesi kapsamında oluşturulan “Arşiv ve rşiv ve Digital Depolama Çalışma GrubuDigital Depolama Çalışma Grubu” tarafından yürütülmüştür” tarafından yürütülmüştür..

• Genelgede, elektronik ortamlarda belgelerin oluşturulması ve Genelgede, elektronik ortamlarda belgelerin oluşturulması ve dosyalanmasında gereken altyapıyı oluşturularak, dosyalanmasında gereken altyapıyı oluşturularak, gerek fiziki, gerek fiziki, gerekse elektronik ortamlarda belgelerin aynı esaslar gerekse elektronik ortamlarda belgelerin aynı esaslar dahilindedahilinde dosyalanmasına imkan sağlamak amacıyla dosyalanmasına imkan sağlamak amacıyla kamu kamu kurum ve kuruluşlarının kurum ve kuruluşlarının tamamında “tamamında “Standart Dosya PlanlarıStandart Dosya Planları”” uygulanması esas alındığında söz edilmektedir. uygulanması esas alındığında söz edilmektedir.

• Böylece üretilen bilgi ve belgelerinBöylece üretilen bilgi ve belgelerin– her kurumda konularına göre aynı adla tanımlanarakher kurumda konularına göre aynı adla tanımlanarak– hızlı ve kolay bir şekilde düzenlenmesihızlı ve kolay bir şekilde düzenlenmesi,,– depolanmasıdepolanması ve ve saklanmasını saklanmasını sağlayaraksağlayarak– kurum ve kuruluşlar arasında kurum ve kuruluşlar arasında etkili, düzenli, hızlı ve verimli bir etkili, düzenli, hızlı ve verimli bir

haberleşme ve bilgi sisteminin kurulmasına haberleşme ve bilgi sisteminin kurulmasına zemin oluşturulması zemin oluşturulması hedeflenmiştirhedeflenmiştir

7201 Sayılı Tebligat Kanunu7201 Sayılı Tebligat KanunuResmi Gazete 19.02.1959 tarih ve 10139 sayıResmi Gazete 19.02.1959 tarih ve 10139 sayı

Tebligat Kanunu kamu kurumlarında iletişim sağlamak içinTebligat Kanunu kamu kurumlarında iletişim sağlamak için gerçekleştirilen gerçekleştirilen tebligatlara ilişkin hükümler içermektedirtebligatlara ilişkin hükümler içermektedir. Buna göre:. Buna göre:

• Madde1-Madde1-(Değişik:6/6/1985-3220/1md.) Kazai merciler, (Değişik:6/6/1985-3220/1md.) Kazai merciler, genel ve genel ve katma bütçeli dairelerkatma bütçeli daireler, belediyeler, köy hükmi şahsiyetleri, barolar ve , belediyeler, köy hükmi şahsiyetleri, barolar ve noterler tarafından yapılacak bilcümle tebligat, bu Kanun hükümleri noterler tarafından yapılacak bilcümle tebligat, bu Kanun hükümleri dairesinde dairesinde Posta Telgraf ve Telefon İşletmesi veya Posta Telgraf ve Telefon İşletmesi veya memur vasıtasıylamemur vasıtasıyla yapılır.yapılır.

• Madde 8- Madde 8- Tebliğ evrakının nüshaları ve makbuz verilmesiTebliğ evrakının nüshaları ve makbuz verilmesi. . – Tebliğ olunacak her nevi evrak, Tebliğ olunacak her nevi evrak, biri dosyasında konulmak ve biri dosyasında konulmak ve

diğeri tebliğ edilecek kimselere verilmek üzere lüzumu kadar diğeri tebliğ edilecek kimselere verilmek üzere lüzumu kadar nüshadan terekküp edernüshadan terekküp eder..

– Bu nüshalarda Bu nüshalarda iş iş sahibi veya vekilinin imzasısahibi veya vekilinin imzası bulunur bulunur. . – Tebliğ olunmak üzere salahiyetli mercilere verilecek evrakın Tebliğ olunmak üzere salahiyetli mercilere verilecek evrakın her her

nüshasına bu mercilercenüshasına bu mercilerce, verildiği , verildiği tarih yazılırtarih yazılır– ve ve istenirse makbuzistenirse makbuz verilir verilir. . – Her nevi evrakın tebliğine ve davetiyelere ait tebliğ Her nevi evrakın tebliğine ve davetiyelere ait tebliğ mazbataları mazbataları

dosyasına konurdosyasına konur ( (http://www.meb.gov.tr/index800.htm).).

http://www.meb.gov.tr/index800.htm

3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair KanunDair KanunResmi Gazete, 10.11.1984 tarih ve 18571 sayı Resmi Gazete, 10.11.1984 tarih ve 18571 sayı

Kamu kurumlarıyla şahıslar arasında iletişimi sağlayan Dilekçe Kamu kurumlarıyla şahıslar arasında iletişimi sağlayan Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanunun ilgili hükümleri aşağıda Hakkının Kullanılmasına Dair Kanunun ilgili hükümleri aşağıda verilmektedir.verilmektedir.

• Madde 1-Madde 1- Bu Bu Kanunun amacı, Türk vatandaşlarının kendileriyle Kanunun amacı, Türk vatandaşlarının kendileriyle veya kamu ile ilgili dilek ve şikayetleri hakkında, Türkiye Büyük veya kamu ile ilgili dilek ve şikayetleri hakkında, Türkiye Büyük Millet Meclisine ve yetkili makamlara Millet Meclisine ve yetkili makamlara yazı ile başvurma yazı ile başvurma haklarının kullanılmahaklarının kullanılma biçimini düzenlemektir biçimini düzenlemektir. .

• Madde 2-Madde 2- Kapsam. Kapsam. Bu Kanun, Türk vatandaşlarınca Türkiye Bu Kanun, Türk vatandaşlarınca Türkiye Büyük Millet Meclisi ile idari makamlara yapılan dilek ve Büyük Millet Meclisi ile idari makamlara yapılan dilek ve şikayetler hakkındaki başvuruları kapsarşikayetler hakkındaki başvuruları kapsar

• Madde 7-Madde 7- Türk vatandaşlarının kendileri ve kamu ile ilgili dilek Türk vatandaşlarının kendileri ve kamu ile ilgili dilek ve şikayetleri konusunda yetkili makamlara yaptıkları ve şikayetleri konusunda yetkili makamlara yaptıkları başvuruların sonucu veya yapılmakta olan işlemin safahatı başvuruların sonucu veya yapılmakta olan işlemin safahatı hakkında hakkında dilekçe sahiplerinedilekçe sahiplerine en geç iki ay içindeen geç iki ay içinde cevap verilir cevap verilir (http://www.meb.gov.tr/index800.htm).(http://www.meb.gov.tr/index800.htm).

Kamu Kurum ve Kuruluşlarının Yazışmalarında Kamu Kurum ve Kuruluşlarının Yazışmalarında Kullanılacak Kodlama Sistemi İle İlgili GenelgeKullanılacak Kodlama Sistemi İle İlgili Genelge

Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü’nce 1991 tarihinde Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü’nce 1991 tarihinde • ““Kamu kurumlarının Kamu kurumlarının yazılı iletişimin çağa uygunyazılı iletişimin çağa uygun olarak geliştirilmesi, olarak geliştirilmesi, • evrak havale ve takiplerindeki genel esasların yeniden değerlendirilerek, evrak havale ve takiplerindeki genel esasların yeniden değerlendirilerek, • otomasyon tekniklerine de uygun ortak bir kodlama standardınınotomasyon tekniklerine de uygun ortak bir kodlama standardının

sağlanması” amacıyla sağlanması” amacıyla 14 hanelik bir kod formatı geliştirilmiş14 hanelik bir kod formatı geliştirilmiş ve aynı tarihte ve aynı tarihte Başbakanlık Genelgesi olarak yayımlanmıştır.Başbakanlık Genelgesi olarak yayımlanmıştır.

• İlgili genelge doğrudan belge alıkoyma uygulamalarını belirlememekle İlgili genelge doğrudan belge alıkoyma uygulamalarını belirlememekle

birlikte, belge işlemlerine yönelik oldukça önemli bilgiler içermektedir.birlikte, belge işlemlerine yönelik oldukça önemli bilgiler içermektedir.• Genelgeye göre standart kodlamaya geçiş ile kamu kurumlarının merkez Genelgeye göre standart kodlamaya geçiş ile kamu kurumlarının merkez

ve taşra birimlerinde belgelerin daha çabuk ulaşımı sağlanacağından, ve taşra birimlerinde belgelerin daha çabuk ulaşımı sağlanacağından, yazışmalara etkinlik ve hız kazandırılacağından, bilgisayarla yapılacak yazışmalara etkinlik ve hız kazandırılacağından, bilgisayarla yapılacak iletişimde de; evrak kaydının yanı sıra, belgenin ve gittiği birimin iletişimde de; evrak kaydının yanı sıra, belgenin ve gittiği birimin belirlenmesi suretiyle işbirliğine kolaylık getirilmesinin mümkün belirlenmesi suretiyle işbirliğine kolaylık getirilmesinin mümkün olacağından söz edilmektedir. olacağından söz edilmektedir.

• Genelgede kamu kurumlarının iç yazışma kodlarını, hazırlanan formata göre Genelgede kamu kurumlarının iç yazışma kodlarını, hazırlanan formata göre belirlemeleri, bunların bir merkezden kontrol edilmesinin sağlanması belirlemeleri, bunların bir merkezden kontrol edilmesinin sağlanması istenmektedir (T.C Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü istenmektedir (T.C Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü Genelge, Sayı 383:16649 (13 Ağustos 1991):1-4). Genelge, Sayı 383:16649 (13 Ağustos 1991):1-4).

Bilgi Edinme Hakkı Bilgi Edinme Hakkı KanunuKanunu• Bilgi Edinme Hakkı Kanununun amacı; Bilgi Edinme Hakkı Kanununun amacı;

– ““demokratik ve şeffaf yönetimin gereği olan demokratik ve şeffaf yönetimin gereği olan eşitlik, tarafsızlık ve açıklık ilkeleri eşitlik, tarafsızlık ve açıklık ilkeleri çerçevesinde, çerçevesinde, bilgi edinme hakkına ilişkin esas bilgi edinme hakkına ilişkin esas ve usulleri düzenlemekve usulleri düzenlemek” olarak belirlenmiştir. ” olarak belirlenmiştir.

– Kanunda 10.11.1984 tarih ve 18571 sayı ile Kanunda 10.11.1984 tarih ve 18571 sayı ile Resmi Gazetede yayımlanan Dilekçe Hakkının Resmi Gazetede yayımlanan Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun hükümleri saklı Kullanılmasına Dair Kanun hükümleri saklı tutulmuştur (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25269 tutulmuştur (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25269 (24 Ekim 2003): 8617). (24 Ekim 2003): 8617).

Bilgi Edinme Hakkı Bilgi Edinme Hakkı KanunuKanunuKanunun 3. maddesinin d fıkrasında; Kanunun 3. maddesinin d fıkrasında;

“kurum ve kuruluşların sahip oldukları “kurum ve kuruluşların sahip oldukları yazılı, basılı veya çoğaltılmış dosya, yazılı, basılı veya çoğaltılmış dosya, evrak, dergi, broşür, etüt, mektup, evrak, dergi, broşür, etüt, mektup, program, talimat, kroki, plan, film, program, talimat, kroki, plan, film, fotoğraf, teyp ve video kaseti, harita, fotoğraf, teyp ve video kaseti, harita, elektronik kaydedilen her türlü bilgi, elektronik kaydedilen her türlü bilgi, haber ve veri taşıyıcısı” haber ve veri taşıyıcısı” belge olarak belge olarak tanımlanmaktadırtanımlanmaktadır (T.C.Resmi Gazete, (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25269 (24 Ekim 2003): 1). Sayı: 25269 (24 Ekim 2003): 1).

Bilgi Edinme Hakkı Bilgi Edinme Hakkı KanunuKanunu• Aynı Kanunun e. fıkrasında Aynı Kanunun e. fıkrasında belgelere erişim belgelere erişim

ilkeleriilkeleri; ; – ““istenilen bilgi ve belgenin niteliğine göre, kurum istenilen bilgi ve belgenin niteliğine göre, kurum

ve kuruluşça, başvuru sahibine gerekli bilgi ve ve kuruluşça, başvuru sahibine gerekli bilgi ve belgenin bir kopyasının verilmesibelgenin bir kopyasının verilmesi,,

• kopya verilmesinin mümkün olmadığı kopya verilmesinin mümkün olmadığı hallerde başvuru sahibinin ilgili hallerde başvuru sahibinin ilgili belgenin belgenin aslını inceleyerek not almasınaaslını inceleyerek not almasına, ,

• veya içeriğini görmesine ya da işitmesineveya içeriğini görmesine ya da işitmesine izin izin verilmesi” şeklinde belirlenmiştir (T.C.Resmi verilmesi” şeklinde belirlenmiştir (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25269 (24 Ekim 2003): 2).Gazete, Sayı: 25269 (24 Ekim 2003): 2).

Bilgi Edinme Hakkı Bilgi Edinme Hakkı KanunuKanunu• Kanunun 4. maddesinde Kanunun 4. maddesinde Türk ve yabancı uyruklu Türk ve yabancı uyruklu

“herkesin”“herkesin” bilgi edinme hakkına sahip olduğu dile bilgi edinme hakkına sahip olduğu dile getirilmektedir. getirilmektedir.

• Kanunun 3. bölümü bilgi edinme başvurusuna Kanunun 3. bölümü bilgi edinme başvurusuna yönelik izlenecek yolu tanımlamaktadır. yönelik izlenecek yolu tanımlamaktadır.

• 11. maddede bilgi ve 11. maddede bilgi ve belgeye erişim süresi başvuru belgeye erişim süresi başvuru tarihinden itibaren tarihinden itibaren en geç 15 günen geç 15 gün olarak olarak belirlenmiştir. belirlenmiştir.

• Bilgi ve belgenin sağlanması için başka bir kurumun Bilgi ve belgenin sağlanması için başka bir kurumun görüşünün alınması gerektiği ya da başvurunun görüşünün alınması gerektiği ya da başvurunun birden çok kurumu ilgilendirmesi durumunda, birden çok kurumu ilgilendirmesi durumunda, bu bu süre süre 30 güne kadar30 güne kadar uzatılabilmektedir uzatılabilmektedir (T.C.Resmi (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25269 (24 Ekim 2003): 2).Gazete, Sayı: 25269 (24 Ekim 2003): 2).

Bilgi Edinme Hakkı Bilgi Edinme Hakkı KanunuKanunu• Kanunun 13. maddesine göre başvuru talebi Kanunun 13. maddesine göre başvuru talebi

reddedilen başvuru sahibinin, kararın reddedilen başvuru sahibinin, kararın tebliğinden itibaren tebliğinden itibaren 15 gün içerisinde15 gün içerisinde “Kurula” “Kurula” itiraz edebileceğiitiraz edebileceği dile getirilmektedir. dile getirilmektedir.

• Kanunun 14. maddesi “Kanunun 14. maddesi “Bilgi Edinme Bilgi Edinme Değerlendirme KurulununDeğerlendirme Kurulunun” kimlerden ” kimlerden oluştuğunu tanımlamaktadır. Yine aynı oluştuğunu tanımlamaktadır. Yine aynı maddede Kurulun en az ayda bir kez maddede Kurulun en az ayda bir kez toplanması gerektiği dile getirilmektedir toplanması gerektiği dile getirilmektedir (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25269 (24 Ekim (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25269 (24 Ekim 2003): 4).2003): 4).

Bilgi Edinme Hakkı Bilgi Edinme Hakkı KanunuKanunu• Kanunun 4. bölümü, başvurulan bilgi ve belgenin Kanunun 4. bölümü, başvurulan bilgi ve belgenin

sağlanmasına yönelik sağlanmasına yönelik kısıtlamaları ve erişim kısıtlamaları ve erişim koşullarını tanımlamaktadırkoşullarını tanımlamaktadır. . – Genel olarak ilgili bölüm; yargı denetimi dışında kalan Genel olarak ilgili bölüm; yargı denetimi dışında kalan

işlemlerle;işlemlerle;– devlet sırrına, ülkenin ekonomik çıkarlarına,devlet sırrına, ülkenin ekonomik çıkarlarına,– istihbarata, idari soruşturmaya, adli soruşturma ve istihbarata, idari soruşturmaya, adli soruşturma ve

kovuşturmaya, kovuşturmaya, – özel hayatın gizliliğine, haberleşme gizliliğine, özel hayatın gizliliğine, haberleşme gizliliğine, – ticari sırlara, fikir ve sanat eserlerine, kurum içi ticari sırlara, fikir ve sanat eserlerine, kurum içi

düzenlemelere,düzenlemelere,– kurum içi görüş, bilgi notu ve tavsiyelere, tavsiye ve kurum içi görüş, bilgi notu ve tavsiyelere, tavsiye ve

mütalaayla,mütalaayla,– gizliliği kaldırılan bilgi ve belgelere yönelik erişim gizliliği kaldırılan bilgi ve belgelere yönelik erişim

sınırlamaları ve koşullarına ilişkin hükümler içermektedir sınırlamaları ve koşullarına ilişkin hükümler içermektedir (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25269 (24 Ekim 2003): 8621-5).(T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25269 (24 Ekim 2003): 8621-5).

Bilgi Edinme Hakkı Bilgi Edinme Hakkı KanunuKanunuKanunu 5. bölümünde, ceza hükümleri yanı sıra, Kanunu 5. bölümünde, ceza hükümleri yanı sıra, kurumların kurumların

yıllık olarak bir önceki yıla ait, bilgi edinme hakkının yıllık olarak bir önceki yıla ait, bilgi edinme hakkının kullanımına ilişkin rapor yayımlamasıkullanımına ilişkin rapor yayımlaması zorunlu tutulmuştur zorunlu tutulmuştur (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25269 (24 Ekim 2003): 8622-8). (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25269 (24 Ekim 2003): 8622-8).

• Bilgi Edinme Hakkı Kanunu içeriği itibariyle kurumda Bilgi Edinme Hakkı Kanunu içeriği itibariyle kurumda belge işlemlerini yürüten birimleri doğrudan belge işlemlerini yürüten birimleri doğrudan ilgilendirmektedir.ilgilendirmektedir.

Kanunda belirlenen hükümlerin doğru uygulanması ve Kanunda belirlenen hükümlerin doğru uygulanması ve gerekli zaman dilimlerine riayet edilebilmesi için, gerekli zaman dilimlerine riayet edilebilmesi için, belge belge yönetimi ve alıkoyma programları kapsamında gerekli yönetimi ve alıkoyma programları kapsamında gerekli çalışma birimleri oluşturulmalıdırçalışma birimleri oluşturulmalıdır..

Elektronik İmza Kanunu Elektronik İmza Kanunu • Elektronik Elektronik İmza Kanununun amacıİmza Kanununun amacı, ,

– ““elektronik imzanın hukuki ve teknik yönleri ile elektronik imzanın hukuki ve teknik yönleri ile kullanımına ilişkin esasları düzenlemek” olarak kullanımına ilişkin esasları düzenlemek” olarak belirlenmiştir. belirlenmiştir.

• Kanun;Kanun;– elektronik imzanın hukuki yapısını,elektronik imzanın hukuki yapısını,– elektronik sertifika sağlayıcılarının faaliyetlerini elektronik sertifika sağlayıcılarının faaliyetlerini

veve– farklı ortamlarda elektronik imzanın kullanımına farklı ortamlarda elektronik imzanın kullanımına

ilişkin işlemleri kapsamaktadır. ilişkin işlemleri kapsamaktadır.

Elektronik İmza KanunuElektronik İmza Kanunu• Kanunun 3. maddesinde Kanunun 3. maddesinde elektronik imza,elektronik imza,

– “ “başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veri”kullanılan elektronik veri” olarak tanımlanmaktadır (T.C.Resmi olarak tanımlanmaktadır (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25355 (23 Ocak 2004): 1). Gazete, Sayı: 25355 (23 Ocak 2004): 1).

Kanunun 2. kısmında Kanunun 2. kısmında güvenli elektronik imza ve sertifika güvenli elektronik imza ve sertifika hizmetleri tanımlanmaktadır. hizmetleri tanımlanmaktadır. – Kanunu 2. bölümünde Kanunu 2. bölümünde elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı, – nitelikli elektronik sertifika ve yabancı elektronik sertifikalara nitelikli elektronik sertifika ve yabancı elektronik sertifikalara

ilişkin usul ve esaslar düzenlenmektedirilişkin usul ve esaslar düzenlenmektedir..Kanunun 2. bölümü 8. maddesinde elektronik sertifika hizmeti Kanunun 2. bölümü 8. maddesinde elektronik sertifika hizmeti

sağlayıcıları için sağlayıcıları için belirlenen şartlar sıralanmaktadırbelirlenen şartlar sıralanmaktadır. . – Sağlayıcıların ilgili hükümleri yerine getirmede Sağlayıcıların ilgili hükümleri yerine getirmede eksikliği olması eksikliği olması

halinde bir ay ek süre verilmesihalinde bir ay ek süre verilmesi ve bu süre zarfında ve bu süre zarfında faaliyetlerinin durdurulması hükme bağlanmaktadır (T.C.Resmi faaliyetlerinin durdurulması hükme bağlanmaktadır (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25355 (23 Ocak 2004): 2).Gazete, Sayı: 25355 (23 Ocak 2004): 2).

Elektronik İmza KanunuElektronik İmza Kanunu• Kanunu 10. maddesinde elektronik sertifika hizmeti Kanunu 10. maddesinde elektronik sertifika hizmeti

sağlayıcılarının yükümlülükleri sıralanmaktadır. sağlayıcılarının yükümlülükleri sıralanmaktadır. • Maddenin h fıkrasında sağlayıcının faaliyetine son vereceği Maddenin h fıkrasında sağlayıcının faaliyetine son vereceği

tarihten en az üç ay önce durumu Kuruma veya elektronik tarihten en az üç ay önce durumu Kuruma veya elektronik sertifika sahibine bildirmesi yükümlülüğü yer almaktadır sertifika sahibine bildirmesi yükümlülüğü yer almaktadır (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25355 (23 Ocak 2004): 4). (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25355 (23 Ocak 2004): 4).

• Kanunun 12. maddesi bilgilerin korunması, 13. maddesi hukuki Kanunun 12. maddesi bilgilerin korunması, 13. maddesi hukuki sorumluluk, 14. maddesi ise yabancı elektronik sertifikalara sorumluluk, 14. maddesi ise yabancı elektronik sertifikalara ilişkin bilgiler vermektedir. ilişkin bilgiler vermektedir.

• Kanunun 3.bölümü denetim ve ceza hükümlerini içermektedir. Kanunun 3.bölümü denetim ve ceza hükümlerini içermektedir. • Kanunu 23. maddesi, elektronik imza ile Kanunu 23. maddesi, elektronik imza ile oluşturulan elektronik oluşturulan elektronik

verilerin senet hükmünde olduğunu ve bu verilerin aksi ispat verilerin senet hükmünde olduğunu ve bu verilerin aksi ispat edilene kadar kesin delil sayılacağı hükme bağlanmaktadıredilene kadar kesin delil sayılacağı hükme bağlanmaktadır (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25355 (23 Ocak 2004): 5).(T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25355 (23 Ocak 2004): 5).

Elektronik İmza KanunuElektronik İmza Kanunu• Elektronik İmza Kanunu, elektronik belgelere Elektronik İmza Kanunu, elektronik belgelere

yasal içerik kazandırma amacını gütmektediryasal içerik kazandırma amacını gütmektedir. . • İçeriği ve kapsamı itibariyle İçeriği ve kapsamı itibariyle kurumsal belge kurumsal belge

yönetiminden sorumlu birimler ve alıkoyma yönetiminden sorumlu birimler ve alıkoyma programlarında titizlikle incelenmeliprogramlarında titizlikle incelenmeli ve ve kurumsal uygulamalarla ilgili gerekli koşullar kurumsal uygulamalarla ilgili gerekli koşullar sağlanmalıdır.sağlanmalıdır.

• Belge işlemlerini yürüten birimler sertifika Belge işlemlerini yürüten birimler sertifika sağlayıcı kuruluşlar ile elektronik belgeleri sağlayıcı kuruluşlar ile elektronik belgeleri sağlayan ya da üreten birimler arasında köprü sağlayan ya da üreten birimler arasında köprü görevi üstlenmelidirgörevi üstlenmelidir..

Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında YönetmelikUsuller Hakkında Yönetmelik

T.C’de gerçek ve tüzel kişiler arasındaki yazışmalar, T.C’de gerçek ve tüzel kişiler arasındaki yazışmalar,

“Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik”Hakkında Yönetmelik” (T.C.Resmi Gazete, Sayı: (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25658 (02 Aralık 2004) doğrultusunda yapılmak 25658 (02 Aralık 2004) doğrultusunda yapılmak durumundadır. durumundadır.

• 1994 yılında hazırlanan “Resmi Yazışma Kurallarını 1994 yılında hazırlanan “Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar” adlı Başbakanlık Genelgesinin Belirleyen Esaslar” adlı Başbakanlık Genelgesinin yerine geçen Yönetmelik,yerine geçen Yönetmelik,– özellikle elektronik ortam ve elektronik ortamda belge özellikle elektronik ortam ve elektronik ortamda belge

işlemlerine yönelik yeni saptamalar getirmektedir.işlemlerine yönelik yeni saptamalar getirmektedir.

Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelikve Usuller Hakkında Yönetmelik

• Yönetmeliğin amacı, 1.maddesinde Yönetmeliğin amacı, 1.maddesinde – ““resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin

sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamak” olarak sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamak” olarak belirlenmiştir. belirlenmiştir.

• 2.maddeye göre yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını 2.maddeye göre yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsamaktadır (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25658 (02 Aralık 2004): 5). kapsamaktadır (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25658 (02 Aralık 2004): 5).

• Yönetmeliğin 4. Maddesinde: Yönetmeliğin 4. Maddesinde: “Resmi Yazı”; “kamu kurum ve “Resmi Yazı”; “kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazıiletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî , resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi”, bilgi ve elektronik belgeyi”,

• ““Resmi Belge”: “Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında Resmi Belge”: “Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart belirli bir standart ve içeriği olan belgelerive içeriği olan belgeleri”,”,

• ““Elektronik Ortam”: “Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her Elektronik Ortam”: “Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini”,teknolojisi ürünlerini”,


• Elektronik belge: “Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve Elektronik belge: “Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi”,saklanan her türlü belgeyi”,

• ““Güvenli Elektronik İmza”: Güvenli Elektronik İmza”: – ““Münhasıran imza sahibine bağlı olan, Münhasıran imza sahibine bağlı olan, – sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza

oluşturma aracı ile oluşturulan,oluşturma aracı ile oluşturulan,– nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve

imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı (T.C.Resmi Gazete, yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25658 (02 Aralık 2004): 5) tanımlamaktadır.Sayı: 25658 (02 Aralık 2004): 5) tanımlamaktadır.

• Yönetmelik, güncel gereksinimleri karşılamak amacıyla resmi bilgi Yönetmelik, güncel gereksinimleri karşılamak amacıyla resmi bilgi ve belgeyi, bu bilgi ve belgelerin oluşumu aşamasında yürütülen ve belgeyi, bu bilgi ve belgelerin oluşumu aşamasında yürütülen çalışmaları çalışmaları oldukça geniş olarak tanımlamıştır.oldukça geniş olarak tanımlamıştır.

• Yerine geçtiği Genelgeye göre oldukça sade bir dilin kullanıldığı Yerine geçtiği Genelgeye göre oldukça sade bir dilin kullanıldığı Yönetmelik, kağıt ve elektronik ortamda bilgi ve belgenin ne Yönetmelik, kağıt ve elektronik ortamda bilgi ve belgenin ne olduğunu açıkça ortaya koymaktadır. olduğunu açıkça ortaya koymaktadır.


• Yönetmeliğin 5.maddesi, Yönetmeliğin 5.maddesi, resmi yazışma ortamları ve resmi yazışma ortamları ve güvenlik ile ilgili bilgileri içermektedirgüvenlik ile ilgili bilgileri içermektedir. . – Buna göre “Kamu kurum ve kuruluşları arasında Buna göre “Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, yazılı iletişim,

kâğıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılırkâğıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır”. ”. – ““Elektronik ortamdaki yazışmalar, ilgili mevzuatta belirtilen Elektronik ortamdaki yazışmalar, ilgili mevzuatta belirtilen

güvenlik önlemlerine uyularak yapılırgüvenlik önlemlerine uyularak yapılır”, ”, – ““elektronik ortamda yapılan yazışmalar elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın özellikleri bu ortamın özellikleri

dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilirdikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir, , gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de işleme gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de işleme alınır”. alınır”.

– Her kurumHer kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına resmî adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirlerelektronik posta (e-posta) adresi belirler. .

– Bu adreslerin belirlenmesinde Bu adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık koordinasyon Başbakanlık tarafındantarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu adresler arasında gerçekleştirilir (T.C.Resmi Gazete, Sayı: adresler arasında gerçekleştirilir (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25658 (02 Aralık 2004): 6).25658 (02 Aralık 2004): 6).


• Yönetmeliğin 6.maddesinde, kağıt kullanılarak Yönetmeliğin 6.maddesinde, kağıt kullanılarak hazırlanan resmi yazıların hazırlanan resmi yazıların en az iki nüsha olaraken az iki nüsha olarak düzenlenmesi öngörülmektedir.düzenlenmesi öngörülmektedir.

• Halen yürürlükte olan Halen yürürlükte olan Tebligat Kanunu çerçevesinde, Tebligat Kanunu çerçevesinde, belgelerin işlem gördüğü her birimde en az bir belgelerin işlem gördüğü her birimde en az bir nüshasının saklanarak gönderilmesi gerekmektedir. nüshasının saklanarak gönderilmesi gerekmektedir.

• Yönetmelikte ise sadece belgenin üretildiği birimde en Yönetmelikte ise sadece belgenin üretildiği birimde en az iki nüsha çoğaltılması belirlenmektediraz iki nüsha çoğaltılması belirlenmektedir..

• Yönetmelikle oldukça sadeleştirilmiş belge işlemleri Yönetmelikle oldukça sadeleştirilmiş belge işlemleri çerçevesinde, çerçevesinde, Tebligat Kanununda da gerekli Tebligat Kanununda da gerekli düzenlemelerin yapılmasıdüzenlemelerin yapılması gerekmektedir. gerekmektedir.


• Yönetmeliğin 8.maddesine göre, “bilgisayarla yazılan yazılarda Yönetmeliğin 8.maddesine göre, “bilgisayarla yazılan yazılarda ""Times New Roman" yazı tipi ve 12 karakter boyutununTimes New Roman" yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25658 (02 Aralık kullanılması esastır (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25658 (02 Aralık 2004): 6). 2004): 6).

• Belge formlarının standartlaşması açısından bu uygulama Belge formlarının standartlaşması açısından bu uygulama oldukça yararlı görülmektedir. oldukça yararlı görülmektedir.

• Yönetmelikte belirtildiği gibi özel durumlarda, kağıt formatları ve Yönetmelikte belirtildiği gibi özel durumlarda, kağıt formatları ve yazı yazı karakterleri de değiştirilebilmektedir. karakterleri de değiştirilebilmektedir.

• Yönetmeliğin 28. Maddesinde, elektronik ortamdaki yazışmalar, Yönetmeliğin 28. Maddesinde, elektronik ortamdaki yazışmalar, kurum ve kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılması kurum ve kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılması öngörülmektediröngörülmektedir (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25658 (02 Aralık (T.C.Resmi Gazete, Sayı: 25658 (02 Aralık 2004): 11).2004): 11).

Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelikİlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik

• Nisan 2004 tarihinde Resmi Gazetede yayımlanan Yönetmeliğin Nisan 2004 tarihinde Resmi Gazetede yayımlanan Yönetmeliğin amacı, amacı, gerçek ve tüzel kişilerin bilgi edinme hakkını kullanmalarına gerçek ve tüzel kişilerin bilgi edinme hakkını kullanmalarına ilişkin 9/10/2003 tarihli ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanununun ilişkin 9/10/2003 tarihli ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanununun uygulanmasına dair esas ve usulleri düzenlemektiruygulanmasına dair esas ve usulleri düzenlemektir..

• Yönetmelik İlgili Kanun kapsamında öngörülen uygulamalara ilişkin;Yönetmelik İlgili Kanun kapsamında öngörülen uygulamalara ilişkin;– bilgi edinme hakkı, bilgi edinme hakkı, – bilgi verme yükümlülüğü ve bilgi verme usulü, bilgi edinme başvurusu,bilgi verme yükümlülüğü ve bilgi verme usulü, bilgi edinme başvurusu,– başvuruların kabulü, değerlendirilmesi ve işleme konulması, bilgi veya başvuruların kabulü, değerlendirilmesi ve işleme konulması, bilgi veya

belgelere erişim, bilgi edinme hakkının sınırları ve bu kapsamdaki bilgi belgelere erişim, bilgi edinme hakkının sınırları ve bu kapsamdaki bilgi veya belgeler ile bilgi edinme hakkı kapsamı dışında kalan konular ve veya belgeler ile bilgi edinme hakkı kapsamı dışında kalan konular ve durumları açıklamaktadır. (T.C Resmi Gazete, Sayı: 25445 (27 Nisan durumları açıklamaktadır. (T.C Resmi Gazete, Sayı: 25445 (27 Nisan 2004): 1-13). 2004): 1-13).

• Geliştirilecek belge yönetimi programları kapsamında, Bilgi Edinme Geliştirilecek belge yönetimi programları kapsamında, Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ile birlikte ilgili Kanunun uygulama boyutunu ortaya Hakkı Kanunu ile birlikte ilgili Kanunun uygulama boyutunu ortaya koyan Yönetmeliğin yer alması gerekmektedir koyan Yönetmeliğin yer alması gerekmektedir

CUMHURİYETTEN GÜNÜMÜZE BELGE İŞLEMLERİNİ BELİRLEYEN VE ETKİLEYEN YASAL DÜZENLEMELER

Documents

Transcript of CUMHURİYETTEN GÜNÜMÜZE BELGE İŞLEMLERİNİ BELİRLEYEN VE ETKİLEYEN YASAL DÜZENLEMELER