COTIZACIÓN PÚBLICA COM-PRO-04

Los documentos que se encuentran publicados en la Intranet de la CDAG son los documentos vigentes y controlados.

CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA

PROCEDIMIENTO

COTIZACIÓN PÚBLICA

COM-PRO-04

Registro de Revisión y Aprobación ELABORADO POR:

Nombre / Puesto / Unidad Fecha Firma

Jackeline Z. Jerez / Asistente Profesional

Jose Luis Mejía / Coordinador de Evento de Cotización y Licitación

Licda. Rosa María Aguilar / Jefe de Compras

REVISADO POR: Nombre / Puesto / Unidad Fecha Firma

Licda. Ericka Ruiz Martínez / Analista de Procesos

Licda. Erzi Espinoza / Directora de Procesos

Licda. Celeste Ayala / Directora de Asesoría Jurídica

Lic. Rodolfo Ayala / Subgerente Administrativo

APROBADO POR: Nombre / Puesto / Unidad Fecha Firma

Lic. Jorge Estuardo De León / Gerente General CDAG

PROCEDIMIENTO

COTIZACIÓN PÚBLICA Del proceso: Gestión de Adquisiciones Código: COM-PRO-04 Versión: 2 Página 2


A. Índice de contenido Pág. Secciones

1 Carátula (Registro de Revisión y Aprobación)

2 A. Índice de contenido

2 B. Propósito y alcance del procedimiento

3 C. Glosario

4 D. Descripción de actividades y responsables

18

E. Monitoreo y análisis

B. Propósito y alcance del procedimiento

Definir los pasos para la adquisición de los diversos bienes, servicios, obras y suministros que solicitan las diferentes unidades administrativas de la CDAG dentro de la modalidad de compra de Cotización establecida en la Ley de Contrataciones del Estado. Desde la recepción de la solicitud de compra hasta la entrega de expediente en la Subgerencia Financiera para la gestión de pago.

PROCEDIMIENTO



C. Glosario

1.- Acta de recepción Documento donde consta la recepción de bienes, servicios, obras y/o suministros por parte de la comisión de recepción.

2.-

Acta de recepción y apertura de ofertas

Documento donde consta el acto público de la recepción y apertura de ofertas.

3.-

Acta de resolución de la junta de cotización

Documento donde consta la revisión, evaluación y calificación de ofertas, y la resolución de la junta correspondiente.

4.- CDP Constancia de Disponibilidad Presupuestaria

5.-

Comisión receptora y liquidadora

Integrada por 3 miembros servidores públicos de la entidad, nombrados por la Autoridad Administrativa Superior (Gerencia), siendo el único ente encargado de verificación de que los bienes, servicios, obras y/o suministros, sean recibidos a entera satisfacción.

6.- Junta de cotización

Integrada por 3 miembros servidores públicos de la entidad, nombrados por la Autoridad Administrativa Superior (Gerencia), siendo el único ente competente respectivamente para recibir, calificar ofertas y adjudicar el negocio.

7.- OPA Orden de Pedido a Almacén

8.- Proceso de cotización

Modalidad de compra para la adquisición de un bien, servicio, obra o suministro que se encuentre entre en rango de Q.90,000.01 hasta Q.900,000.00

9.- Recepción y liquidación

Es dar por terminada la obra o se desea entregar el bien, servicios, obras y/o suministros.

10.- Requisición Documento de solicitud para la adquisición de un bien, servicios, obras y/o suministros.

11.- Técnico de compras

Para efectos del presente manual, se le designa al analista de compras, asistente profesional y/o técnico de compras.

12.- Orden de compra Documento que respalda la adquisición, del bien, servicios, obras y/o suministros.

13.- Acuerdo Documento de emitido por la Autoridad Administrativa Superior (Gerencia) aprobando lo resuelto por la Junta de Cotización y a su vez sirve de notificación al oferente

14.- Convocatoria Documento donde se realiza el anuncio de invitación a participar en la cotización

15.- Publicaciones Guatecompras

Sistema de Información Guatecompras, para publicar todo lo respaldado en el proceso y así dar transparencia a las adquisiciones de CDAG.

PROCEDIMIENTO



D. Descripción de actividades y responsables

Actividad Responsable Descripción de las Actividades

D.1 Evento de Cotización

1.Visa POA Técnico Analista

de POA

Recibe requisición elaborada por el solicitante.

2.Verificación de codificación

POA

Técnico Analista de POA

Revisa si la requisición contiene el código POA, según el “Instructivo de codificación POA” GES-INS-01 (versión vigente). Si es correcta la codificación se devuelve al solicitante con sello de visa y continúa al paso 4, de no estar correcta la codificación se rechaza siguiendo al paso 3.

3. Rechazo de requisición

Técnico Analista de POA

Elabora boleta de rechazo y busca firma de la Directora de Gestión de la Estrategia, regresando al paso 1.

4.Visa de Presupuesto

Presupuesto

Revisa concepto de la requisición, revisa el renglón presupuestario correspondiente, colocándolo en el espacio correspondiente y entrega al solicitante. De ser un bien o suministro Continúa en paso 5. De ser obra o servicio continua en paso 6. De no estar ingresado en el POA regresa al solicitante y solicita realizar las gestiones necesarias para modificación de POA, regresando al paso 1.

5.Visa almacén Unidad de Almacén

Revisa requisición de bien o suministro, colocando el sello de no existencia en la misma continuando en paso 6. De lo contrario indica existencia y finaliza el proceso.

6.Recepción de Requisición con

un monto estimado entre Q 90,000.01 y Q900,000.00

(Art 38 LCE Y 15 Reglamento

LCE)

Secretaria Departamento De Compras

Recibe la Requisición, la cual tiene un monto estimado entre Q 90,000.01 y Q900,000.00 con visas (Firmas y sellos) de la Dirección de la Estrategia, Dirección de Presupuesto, Unidad de Almacén (cuando corresponda) y Gerencia. (Según COM-FOR-31 Listado de requisitos de expediente para ingreso a compras evento Cotización o Licitación).

Adicionalmente la requisición debe acompañarse de especificaciones técnicas y generales, planos o bosquejos (cuando corresponda) y un CD con la información anteriormente descrita en forma digital. Trasladando el expediente al Coordinador de cotización y licitación.

De hacer falta alguna de las visas solicitadas o información adicional no será recibida la requisición.

7.Revisión de expediente

Coordinador de cotización y licitación

Revisa que el expediente contenga toda la información relacionada al proceso.

De estar correcto, traslada al Asistente Profesional para registrar en la base de datos correspondiente el nombre y número de proceso, continuando en paso 8.

De lo contrario se rechaza el expediente y se regresa al solicitante por medio de una hoja de trámite. Finaliza el Proceso.

PROCEDIMIENTO




8.Asignación de nombre del proceso de cotización

Asistente Profesional

Asigna número y nombre al proceso de cotización y registra en la base de datos correspondiente. (Utiliza COM-FOR-34 Asignación de número y nombre del evento)

Trasladando el expediente al Coordinador para la continuidad del procedimiento.

9.Asignación de Requisición a Técnico de compras


Asigna a un Técnico de compras la Requisición para que este se encargue de realizar las actividades que le competan en este procedimiento para realizar la compra solicitada.

10.Revisión de Requisición

(Especificaciones Técnicas)

Técnico De compras

Se revisa que las especificaciones técnicas y generales de los bienes o productos solicitados en la Requisición, se encuentran descritas y especificadas a cabalidad para poder realizar la compra. Si tiene deficiencias continúa al paso 11, de lo contrario sigue al paso 13. (Especificaciones según formatos COM-FOR-15 Formato de Especificaciones Generales para eventos de Cotización / Licitación / Casos de excepción y COM-FOR-16 Cuadro de especificaciones técnicas cotización / licitación)

11.Rechazo de expediente

Técnico de compras

Elabora hoja de trámite indicando las deficiencias que presenta la solicitud de compra, para que estas sean corregidas por la unidad solicitante. Traslada al Coordinador de Cotización y Licitación para revisión, previo a gestionar firma del Jefe de Compras y el Visto Bueno del Subgerente Administrativo.

12.Realización de Correcciones

Solicitante

La unidad solicitante realiza las correcciones indicadas en la hoja de trámite, devolviendo el expediente corregido al técnico de compras, regresando al paso 10.

(Viene del 22) Si se presentasen preguntas generadas por un proveedor, en el proyecto de bases publicado en el sistema de Guatecompras, la unidad solicitante modifica las especificaciones técnicas al evento.

13.Elaboración de Proyecto de

Bases y Diagrama de Actividades

Técnico De compras

Realiza el proyecto de bases y el diagrama de actividades indicando día y fecha de cada actividad a realizarse. Trasladando los documentos para revisión del Coordinador y VoBo del Jefe de compras. (Utiliza COM-FOR-22 “Modelo de Oferta”, COM-GUI-05 “Bases de Cotización o Licitación bien, servicio, suministro, mantenimiento o reparación”, COM-GUI-13 “Bases de Cotización o licitación - obra” y COM-FOR-32 Diagrama de actividades eventos de Cotización)

14. Revisión de proyecto de

bases y solicitud de dictamen

técnico Reglamento Ley

de Contrataciones del Estado Art. 6


Revisa el proyecto de bases, o indica cambios o correcciones (si las hubiera) al técnico y gestiona las firmas de la solicitud del dictamen técnico a la unidad solicitante, a través de hoja de trámite, firmada por el Jefe de compras y Subgerente Administrativo.

15.Revisión de proyecto bases y elaboración de

Dictamen

Unidad Solicitante

Revisa proyecto de bases, de no tener observaciones elabora el Dictamen Técnico y lo traslada al Departamento de Compras. De lo contrario realiza observaciones para modificación de proyecto de bases, trasladándolo al Departamento de Compras. (Adjunta COM-FOR-14 “Dictamen Técnico”)

PROCEDIMIENTO




Técnico

16.Recepción de dictamen técnico u observaciones

Técnico de compras

Recibe dictamen técnico, realiza modificaciones en el COM-FOR-32 Diagrama de actividades eventos de Cotización (si aplica), elabora hoja de trámite para solicitud del dictamen jurídico y traslada al Coordinador de Cotización y Licitación, continuando con paso 17.

O recibe observaciones, realiza correcciones en el proyecto de bases, regresando al paso 14.

17.Solicitud de dictamen jurídico

Ley de contrataciones del Estado

Artículo 6 del Reglamento


Revisa el proyecto de bases, y gestiona las firmas para la solicitud del dictamen jurídico, a la Asesoría Jurídica, a través de hoja de trámite, firmada por el Jefe de compras y Subgerente Administrativo

18.Recepción de dictamen jurídico u observaciones

Técnico de compras

Recibe dictamen jurídico realiza modificaciones en el diagrama de actividades (si aplica), y elabora solicitud de aprobación de los documentos del expediente, trasladándolo al Coordinador para recopilar firmas correspondientes y traslado a Gerencia, Continuando con paso 19.

O recibe observaciones, realiza correcciones en el proyecto de bases, regresando al paso 17.

19.Aprobación de Documentos de Evento de

Compra (Art. 21)

Gerente

Aprueba la publicación y documentos del evento de cotización en el Sistema de Guatecompras, para lo cual se elabora Acuerdo de Gerencia. Traslada al Departamento de compras y continúa en paso 21. (Los documentos a aprobar debe incluir el COM-FOR-32 “Diagrama de actividades eventos de Cotización”)

De ser anulado el evento se continúa por el paso No. 20.

20.Elaboración de Hoja de Trámite indicando

Anulación de Proceso

Gerente

En el caso de que no se aprueben los documentos, Gerencia elabora hoja de trámite indicando la anulación del proceso, trasladando a compras para el resguardo del expediente. Finaliza el proceso.

21.Creación de evento en el Sistema

Guatecompras y publicación de proyecto de

bases (Res. 11-2010 M.F.P Art

Técnico de compras

Crea el evento y publica el proyecto de bases en el sistema Guatecompras, el sistema Genera automáticamente un Numero de Operación de Guatecompras (NOG). Y establece tiempo en el sistema del proyecto de bases para preguntas, respuestas y observaciones.

PROCEDIMIENTO




10)

22. Preguntas y respuestas del Evento por Parte de Proveedores Interesados al proyecto de

bases (Res. 11-2010 M.F.P Art 10 inciso b)

Técnico de compras

Los proveedores interesados en presentar ofertas al concurso publicado en el sistema Guatecompras, presentan preguntas al proyecto de bases, las cuales deben ser contestadas en un plazo máximo de 2 días hábiles.

Si las preguntas formuladas por el oferente modifican el proyecto de bases, se notifica a la unidad solicitante, regresando al paso 12.

De lo contrario continua en paso 23.

23.Publicación oficial del Evento Oficial (Res. 11-2010 M.F.P Art

11

Técnico de compras

Publica de forma oficial el evento en el sistema Guatecompras, anexando los documentos que el sistema solicita y fijando un plazo mínimo de ocho días hábiles para presentación de ofertas

24.Solicita Nombramiento de Junta de cotización

Técnico de compras

Se solicita el nombramiento de la junta de cotización de ofertas a la Gerencia, mediante hoja de trámite, anexando bases del evento, trasladando al coordinador para gestionar las firmas por Jefe de Compras y visto bueno del Subgerente Administrativo.

(Viene del paso 33) Si es segunda apertura de ofertas se solicita a Gerencia a través de Hoja de trámite que notifique a la Junta de Cotización la fecha hora y lugar de la segunda recepción de ofertas.

25.Nombramiento de Junta de cotización (Art.

15 LCE)

Gerente

Nombra a la Junta de cotización, la que será la encargada de evaluar las ofertas presentadas, notificándoles mediante oficio, indicándoles día, fecha y hora para la recepción y apertura de ofertas.

26.Recepción de ofertas (Art 24

LCE)

Junta de cotización

Recibe las ofertas de los proveedores interesados en participar en el evento de cotización. Las ofertas se reciben únicamente en la fecha y hora estipulada teniendo los oferentes un margen de 30 minutos para presentar su oferta, después del tiempo establecido no se recibe oferta alguna.

27.Suscripción de Acta de recepción y apertura


Suscribe el acta de recepción y apertura de ofertas. (Según COM-GUI-02, 03, 06 Guía de acta de apertura, de apertura con ausencia de ofertas, de apertura de evento de obra) (En caso de ser un evento de obra utiliza COM-FOR-36 Calculo de la franja – eventos de cotización o licitación – obras)

Traslada al Departamento de Compras según sea el caso utilizando el COM-FOR18 Oficio por ausencia de ofertas COM-FOR-19 Oficio para traslado de acta de junta por menos de 3 oferentes y COM-FOR-20 Oficio traslado de acta de junta por 3 o más oferentes. Siguiendo con paso 28.

De recibirse más de 3 ofertas, continúa en paso 39.

PROCEDIMIENTO




Si se reciben menos de 3 ofertas o existe ausencia de ofertas continua en paso 29.

28.Publicación de Acta según NOG en el Sistema

Guatecompras

Técnico de compras

Certifica el Acta según COM-GUI-02, 03 y 06 Guía de acta de apertura, de apertura con ausencia de ofertas, de apertura de evento de obra y publica en el sistema Guatecompras.

29. Notificación a Gerencia


Notifica a través de certificación de acta de recepción y apertura de ofertas y oficio a Gerencia. (Según Formatos COM-FOR-17 Oficio por ausencia de ofertas COM-FOR- 26 Oficio traslado de acta de junta por menos de 3 oferentes)

30.Ausencia de Ofertas (Art 32

LCE) Gerente

Si hubiese ausencia de ofertas, y es la primera apertura continua en paso 32.

Si hubiese ausencia de ofertas, y es la segunda apertura continua en paso 34.

Si es caso de una o menos de 3 ofertas, continúa en paso 31.

31.Una o menos de 3 ofertas

Gerente Si es único oferente o menos de 3 ofertas autoriza calificación emitiendo el acuerdo correspondiente de aprobación continuando en paso 40, o bien acuerdo de anulación continuando en paso 38. O bien prescindir del evento continuando en paso 59.

32.Prórroga de Plazo para una

segunda Apertura (Art. 32 L.C.E) e Instruye publicación de

Prorroga

Gerente

Autoriza mediante el acuerdo correspondiente la prórroga del evento para una segunda apertura de ofertas y autoriza su publicación en el sistema Guatecompras.

33.Publicación de Prórroga en

Sistema Guatecompras

Técnico de compras

Publica la prórroga del evento en el sistema Guatecompras, regresando al paso 24.

34. Notificación a la Junta de cotización por ausencia de

ofertas

Gerente

Notifica a la junta de cotización a través de Acuerdo la resolución del evento, declarándolo desierto, decidiendo realizar el proceso mediante una compra directa por ausencia de ofertas continuando en paso 35; o si da por terminado el evento continuando en paso 38.

35.Instrucción a compras para que se realice proceso de

compra Directa por ausencia de ofertas (Art. 43

Gerente

Instruye al departamento de compras para que se realice la adquisición por medio del proceso de compra directa por ausencia de ofertas, trasladando el expediente original y acuerdo correspondiente.

PROCEDIMIENTO




L.C.E)

36. Publicación en el sistema Guatecompras según NOG la resolución de Gerencia. (Res 11-2010 Inciso K

del M.F.P)

Técnico de compras

Publica en el sistema de Guatecompras, el Acuerdo de la resolución de la Gerencia, dando la instrucción que se realice el proceso mediante una compra directa por ausencia de ofertas.

37.Proceso de Compra Directa por ausencia de

ofertas

Técnico de compras

Rrealiza la compra siguiendo el proceso de compras directas por ausencia de ofertas correspondiente. Finaliza Proceso.

38. Publicación de Acuerdo de Gerencia de

Anulación, para dar por

finalizado el proceso en Sistema

Guatecompras

Técnico de compras

Publica en el sistema Guatecompras el Acuerdo de anulación del proceso y lo finaliza...

39.Realización de la Calificación de Ofertas (Art

28 LCE)


Realiza la calificación de la o las ofertas presentadas, por medio de COM-FOR-28, 29 y 30 Cuadros de evaluación de juntas de cotización o licitación, utilizando los criterios de calificación de las bases de cotización.

40.Solicitud de Aclaración o

Documentación complementaria a Oferentes (Art

27 LCE)


A criterio de la Junta de cotización solicita a los oferentes, alguna aclaración física o documentación complementaria, indicando fecha y hora de su presentación, a través de oficio. Continuando al paso No. 41, de lo contrario el paso No. 44. (Utiliza COM-FOR-37 Oficio de solicitud de aclaración y/o documentación complementaria solicitado por la junta de cotización o licitación)

41. Publicación de solicitud de Aclaración o

documentación complementaria (Res. 11-2010

inciso J)

Técnico de compras

Recibe de Junta de Cotización el oficio de solicitud de aclaración física o documentación complementaria, y publica en el sistema Guatecompras.

PROCEDIMIENTO




42. Recepción de Aclaración o Documentación complementaria a Oferentes


Recibe en el plazo establecido aclaración física o documentación complementaria y traslada al Departamento de Compras para su publicación.

43.Publicación de Respuesta de

aclaración presentada por el Oferente

Técnico de compras

Recibe por parte de la Junta de Cotización las respuestas y publica en el sistema de Guatecompras.

44. Elaboración del Acta de lo actuado por la

junta de cotización (Art

33 LCE)


Elabora y suscribe el acta (Utilizando COM-GUI-07 / 08 o 09 Guía de Acta de Resolución de obra, de adjudicación o rechazo respectivamente), indicando el procedimiento de la calificación determinada a través de los COM-FOR-28 / 29 y 30 Cuadros de evaluación de juntas de cotización o licitación donde se establece la resolución de la Junta de Cotización al evento. Trasladando el expediente firmado, ordenado y foliado al Departamento de Compras junto con oficio COM-FOR-21 “Oficio traslado de resolución de Junta)

45.Certificación y Publicación del Acta de la junta de cotización

Técnico de compras

Certificación del acta que contiene lo actuado por la Junta de Cotización y publica en el Sistema de Guatecompras cambiando el estatus del evento.

46.Tiempo de Inconformidades sobre lo resuelto por la Junta de Cotización, en Guatecompras (Art 35 LCE)

Técnico de compras

El oferente puede presentar inconformidades respecto a la decisión de la Junta de Cotización, las cuales realiza a través del sistema Guatecompras.

De presentarse inconformidades, elabora oficio COM-FOR-24 Oficio de notificación de inconformidad y gestiona por medio del Coordinador de Cotización y Licitación la firma del Jefe de compras y Vo.Bo. del Subgerente Administrativo y Notifica a la Junta de cotización, siguiendo con el paso No. 47, de lo contrario seguir con el paso No.53.

47.Conocimiento de

inconformidades


Basado en las inconformidades presentadas por el o los oferentes, la Junta de Cotización puede cambiar su decisión, si cambiara de decisión debe de seguirse el paso No. 50, de lo contrario continuar por el paso No. 48.

48.Respuesta a Inconformidad


Responde a las inconformidades presentadas por el o los oferentes, en un tiempo calendario de 5 días de presentada la inconformidad, indicando el estatus (rechazada, aceptada o analizada) de la inconformidad. Traslada al técnico de compras.

49.Publicación de Respuesta

Técnico de compras

Publica en el sistema Guatecompras la respuesta dada por la Junta de Cotización referente a las inconformidades presentadas, y traslada el expediente a Gerencia. Continuando en paso 53.

50.Elaboración de Acta de Modificación


Elabora el acta de modificación (Utiliza COM-GUI-10), indicando su nueva decisión y calificación y traslada al departamento de compras el acta con sus anexos (COM-FOR-28/29 y 30 Cuadros de evaluación de juntas de cotización o licitación), por medio del oficio COM-FOR-21 y 27 oficios traslado de resolución de junta.

PROCEDIMIENTO




51.Certificacion y Publicación de

Acta de Modificación

Técnico de compras

Certifica y ppública el acta de modificación elaborada por la Junta de Cotización, dando respuesta a la inconformidad en el tiempo máximo de 5 días calendario, regresando al paso 46.

52. Solicitud de disponibilidad presupuestaria (Art. 3 de la

LCE)

Gerente

Solicita a la Subgerencia Financiera la disponibilidad presupuestaria, financiera y la existencia de partida presupuestaria para la realización de los pagos de la ejecución correspondiente. Dicha partida deberá de colocarse en la casilla correspondiente del formato de la requisición, al momento de no contar con dicha disponibilidad lo deberá de hacer ver a la gerencia a través de hoja de trámite, de igual forma notificara cuando un evento no afecte presupuesto.

53. Aprobación sobre lo actuado por la Junta de

Cotización

Gerente

Con base a la respuesta de la Subgerencia Financiera, evalúa lo resuelto por la Junta.

Si aprueba lo actuado por la Junta de Cotización se continúa con el paso No.54, de tener observaciones sobre lo actuado por la Junta de Cotización (imprueba) continúa con el paso No. 63, o bien prescinde del evento, continuando en paso 59.

54.Elaboración de Acuerdo de Aprobación (Art

36 LCE)

Gerente

Elabora acuerdo de aprobación correspondiente. Traslada copia del Acuerdo al Departamento de Compras para su publicación en el sistema Guatecompras y expediente original con acuerdo y nota disponibilidad presupuestaria original a la Asesoría Jurídica para elaboración de contrato, continuando en paso 67.

De ser aprobado y si es un proceso de obra continua en paso 55.

55. Elaboración CDP

Técnico de compras

Elabora la constancia de disponibilidad presupuestaria (CDP), si es una inversión nueva (obra), dejándolo en estado de registrado. Trasladándolo al Jefe de compras.

56. Cambio de Estado de CDP a Solicitado

Jefe de Compras

Cambia Estado de CDP ha Solicitado, devolviendo al técnico de compras para continuar el proceso.

57. Envió de expediente a Dirección de Presupuesto

Técnico de compras

Envía CDP por medio de conocimiento a la Dirección de Presupuesto.

58.Autorización de Reserva del

gasto

Dirección de Presupuesto

Autoriza e imprime CDP, reservando el gasto, devolviendo al Departamento de compras, continuando en paso 75.

59.Prescinde (Art. 37 por

Caso Fortuito o Fuerza Mayor)

Gerente

La Gerencia puede prescindir el evento, por los motivos que establece el citado artículo de la L.C.E. y que lo convenga a los intereses de la institución antes de la suscripción del contrato.

PROCEDIMIENTO




60.Elaboración de Acuerdo de Anulación,

prescindiendo el evento

Gerente

Elabora acuerdo para prescindir del evento.

61. Notifica su decisión sobre el desarrollo del evento instruye al Departamento de Compras para Publicar acuerdo de prescindir el

evento

Gerente

Notifica la decisión tomada a la Junta de Cotización, indicándole la finalización del evento a través de acuerdo correspondiente. Trasladando el expediente y acuerdo al Departamento de Compras para su resguardo.

62.Publica Acuerdo de prescindir el

evento

Técnico de compras

Ppública el acuerdo en el sistema Guatecompras, prescindiendo el evento y dar por terminado de forma oficial. Finaliza el Proceso y resguarda expediente original en Compras.

63.Análisis de Observaciones (Art 36 LCE)


Analiza las observaciones efectuadas por la Gerencia referentes al proceso, si decide modificar su decisión debe de seguir por el paso No. 50, de lo contrario con el paso 64.

64.Rectificación de resolución

sobre lo actuado por la Junta de

Cotización


Elabora acta de ratificación manteniendo firme su decisión, utilizando COM-GUI-11, trasladándola al Departamento de Compras el acta para su publicación continua en paso 65, La Junta de Cotización elabora notas de traslado. (utilizando COM-FOR-21 y 27 oficios traslado de resolución de junta)

65.Certificación y Publicación de

Acta de Rectificación

sobre lo actuado por la Junta de Cotización

Técnico de compras

Certifica y publica acta donde la Junta de Cotización ratifica su decisión, Trasladando el expediente a Gerencia.

66.Aprobación de ratificación

Gerente Decide aprobar o no la ratificación sobre lo actuado por la Junta de Cotización, de no aprobar debe seguirse el paso 59. De aprobar la ratificación de la decisión de lo actuado por la Junta de Cotización continúa con el paso No. 54.

67.Recepción y elaboración de Contrato (Art 47

LCE)

Asesoría Jurídica

Recibe expediente para la elaboración del contrato respectivo, para la formalización de la negociación en un tiempo máximo de 10 días hábiles.

PROCEDIMIENTO




68 Gestión de Contrato

Asesoría Jurídica

Gestiona la firma del contrato en el tiempo que establece el artículo 47 de la Ley de Contrataciones del Estado.

Reproduce el contrato y traslada copias a las unidades administrativas involucradas, si fuese requerido.

Nota 1: Al no presentarse el Contratista a la suscripción del contrato o bien si se rescinde, amplia o modifica, se termina o resuelve un contrato se procederá como lo Establece la Ley de Contrataciones del Estado, debiendo notificar y publicar en el Sistema de Guatecompras lo resuelto.

Nota 2: Al presentarse algún recurso de revocatoria, de reposición o Contencioso Administrativo, se procederá como lo Establece la ley de Contrataciones del Estado y sus Leyes afines al recurso presentado no olvidando notificar a donde corresponda como su publicación en el Sistema de Guatecompras.

69.Recepción de Fianza de

cumplimiento de contrato y solicitud de

aprobación de contrato

Asesoría Jurídica

Recibe del contratista la fianza de cumplimiento de contrato, dentro de un plazo máximo de 15 días hábiles después de firmado el o los contratos entre las partes, traslada expediente y solicita a la Gerencia, tramite la aprobación del contrato por parte de Comité Ejecutivo de CDAG.

Nota 3: Al no presentarse la fianza de cumplimiento por parte del contratista, se notifica a Gerencia para que proceda como lo establece a la Ley de Contrataciones del Estado.

70.Solicitud de acuerdo de

aprobación de Contrato

Gerente

Solicita a Comité Ejecutivo de CDAG la aprobación del o los contratos suscritos.

71.Aprobación de contrato

Comité Ejecutivo Aprueba contratos dentro del plazo de 10 días calendarios de recibida la Fianza de Cumplimiento de contrato y emite acuerdo de aprobación remitiéndolo a Gerencia para su trámite correspondiente de Ley.

72.Remisión de Acuerdo girando

sus instrucciones

Gerente

Elabora hoja de trámite y traslada expediente y acuerdo Asesoría Jurídica, para continuar con el trámite correspondiente.

73.Envío de Contrato a CGC y expediente al Departamento de Compras

Asesoría Jurídica

Recibe expediente original del proceso de Cotización con acuerdo de aprobación de contratos para enviar la copia de los contratos y su aprobación a la Unidad de Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas, teniendo un plazo de 30 días hábiles para remitir después de la aprobación del contrato.

Adjunta fianza original, contrato administrativo, aprobación de contrato y envío de copia de contratos a la CGC al expediente respectivo y traslada al Departamento de Compras.

74.Publicación de Contrato con su aprobación y Remisión a

Contraloría (Res

Técnico de compras

Publica el contrato en el sistema Guatecompras con su respectivo acuerdo de aprobación y remisión a la Contraloría General de Cuentas continuando con el paso 75.

Si el proceso es obra, continua con el paso 88.

PROCEDIMIENTO




11-2010 Art 11 Inciso n)

75.Elaboración de Orden de Compra

Técnico de compras

Elabora la orden de compra en el sistema de Gestión (SIGES) tanto para bienes, suministro, servicios y obras.

76.Autorización de Orden de Compra

Jefe de Compras

Autoriza la orden de compra.

77. Impresión y gestión de firma de Orden de Compra

Técnico de compras

Imprime y firma la orden de compra autorizada y gestiona firma del Jefe de Compras. Elabora hoja de trámite y gestiona firmas del Jefe de Compras y VoBo. Del Subgerente Administrativo trasladando expediente Asesoría Jurídica, continua con paso 60.

78.Recepción y liquidación

Unidad solicitante

Si es obra el contratista notifica al supervisor de la finalización de la obra, para su inspección y trámite de inspección de obra, emitiendo este, el informe general y notifica a Gerencia. Al haber inconsistencia se le notifica al contratista para sus correcciones y realizar nueva inspección

Si es bien, suministro o servicio el contratista debe notificar a la Gerencia que se encuentra listo para la entrega de los mismos.

79.Nombramiento de Comisión Receptora y

Liquidadora (Art 55 LCE)

Gerente

Nombra a los miembros de la Comisión Receptora y Liquidadora, notificando a las unidades correspondientes su presencia, indicando que deben solicitar el expediente al Departamento de Compras.

Cuando se trate de recepción en instalaciones en el interior de la Republica debe de notificar a la Comisión Receptora de trasladarse al lugar para la inspección o recepción.

Si el nombramiento de la Comisión receptora es Suministro o bien, debe de notificar al Departamento de Almacén y la Unidad de Inventarios para su presencia en la recepción.

80.Recepción de Suministro, Bien, servicio u obra

Comisión Receptora y Liquidadora

Si lo que se va recibir es un bien, servicio o suministro sigue al paso No. 81 y de ser ejecución de obra continúa al paso 95.

81.Recepción de Suministro, Bien,

servicio (Expediente Original)


Recibe el suministro o bien evaluando que cumpla con las condiciones establecidas en el contrato, en conjunto con la unidad de Almacén e inventarios. Continúa en paso 82.

Si es un servicio se solicita el informe a la unidad solicitante del servicio recibido a

conformidad. (Utiliza COM-FOR-25 Solicitud de informe del bien, servicio y suministro para la recepción) Y continúa en paso 83.

PROCEDIMIENTO




82.Elaboración de nota de

entrega de bien o suministro


Elabora nota de entrega (utilizando COM-FOR-33), en el cual hace constar la entrega del bien o suministro para el resguardo de los mismos al Encargado de Almacén, continúa en paso 83.

83.Suscripción de Acta de Recepción


Luego de recibir el suministro, bien o servicio se suscribe el acta de recepción y liquidación, pudiendo ser esta parcial o total.

Si es bien, suministro o servicio, trasladan acta y expediente original al Departamento de Compras para su trámite correspondiente.

(Utiliza COM-FOR-23 Nota de traslado de acta y expediente de recepción (comisión receptora y COM-GUI-04 para elaboración de acta de recepción.)

84.Recepción de acta de

recepción y publicación

Técnico de compras

Recibe expediente y certifica Acta de recepción de bien, suministro o servicio de para su publicación de esta y los documentos respectivos a la recepción en el sistema Guatecompras.

(Viene del paso 96) Recibe expediente de recepción de obra.

85. Solicitud de fianzas y factura

Técnico de compras

Informa al contratista de la presentación de las fianzas que correspondan, (De conservación de obra, de calidad y/o funcionamiento, Saldos deudores) y factura.

86. Verificación de Factura.

Técnico de compras

Verifica que la factura este activa en el portal SAT y habilitación de proveedor en Guatecompras, gestiona razonamiento de factura con la unidad solicitante mediante conocimiento; así mismo adjunta al expediente todos los documentos generados durante el proceso de un servicio.

De tener correcciones solicita al proveedor, contratista o unidad administrativa las enmiendas del caso. Si es bien o suministro traslada a la unidad de Almacén por conocimiento, para continuar como corresponde en el ADM-MAN-04 Ingreso y despacho de bienes adquiridos en CDAG. Continúa en paso 87.

(Viene del paso 98) De los expedientes recibidos de Gerencia con el Vo.Bo. de los proceso de obra bienes, suministros y servicio se manda a sacar copia del expediente para archivo del Departamento de Compras, realiza COM-FOR-13 “Requisitos de expediente para eventos de cotización y licitación para pago” y elabora hoja de trámite para continuar el proceso en paso 99.

87.Subproceso ADM-MAN-04 Ingreso y

despacho de bienes

adquiridos en CDAG, por la unidad de Almacén

Unidad de Almacén

Según proceso correspondiente.

Continúa en paso 98.

PROCEDIMIENTO




88.Recepción de Inversión de Ejecución de Anticipo

Técnico de compras

(Viene del paso 74) Notifica a la unidad solicitante del pago del anticipo por lo que el contratista debe de presentar la fianza de anticipo y los documentos de respaldo para el pago del mismo. La unidad solicitante razona factura y gestiona firmas de Vo.Bo. Correspondientes en los documentos y trasladarlo al Departamento de compras para su trámite de pago.

89.Recepción y verificación de los documentos de anticipo

Técnico de compras

Recibe y revisa la documentación este completa, y verifica que la factura este activa en el portal SAT y habilitación de proveedor en Guatecompras, gestiona razonamiento de factura con la unidad solicitante mediante conocimiento; recibe factura razonada saca copia del expediente y del anticipo, completa el expediente original para su traslado.

90.Proceso de pago (Anticipo Art. 58 LCE)

Subgerencia Financiera

Recibe expediente original de la obra y realiza el proceso de pago del anticipo solicitado por el proveedor, siguiendo el procedimiento correspondiente.

91.Suscripción de Acta de Inicio

de Obra

Subgerencia de Infraestructura (Supervisor de

obra)

Suscribe el acta de inicio de obra contando con el nombramiento del supervisor de obra encargado, elaborado por la Gerencia.

92.Proceso Supervisión de Ejecución de

Obra


obra)

Supervisa la ejecución de la obra, velando porque esta se desarrolle de acuerdo a lo establecido en el contrato.

93.Recepción de oficio de

Finalización de la Obra


obra)

Recibe del contratista el oficio de la finalización de la obra, para que esta sea recibida y se haga la inspección final.

a) El supervisor realiza inspección final de la obra y de estar ejecutada en un 100%, emite un informe pormenorizado, solicita Vo.Bo. del Subgerente de Infraestructura, quien emite oficio a Gerencia, continúa en paso 79.

b) El supervisor realiza inspección final de la obra y de no estar ejecutada en un 100%, notifica al proveedor y continúa al paso 94.

94.Corrección de Obra (Art 55

LCE) Proveedor

Completa obra según lo requerido por el supervisor y notifica oportunamente. Regresando al paso 93.

95.Inspección de Obra (Art 55

LCE)


(Obra)

Realiza la supervisión de la finalización de la obra, si la obra está completa según lo solicitado se continua con el paso no. 96. De lo contrario realiza acta de supervisión con el paso No. 97.

96.Suscripción de Acta de Recepción parcial o


(Obra)

Suscribe el acta definitiva de la recepción de la obra, Trasladando al Técnico de compras el informe, las certificaciones de las actas de Inicio de Obra, Recepción de obra y el informe, todo firmado por las autoridades correspondiente y en original, regresando al paso 84.

PROCEDIMIENTO




Definitiva

97. Suscripción de Acta de recepción y corrección de

obra


(Obra)

Suscribe acta de recepción (Informe) utilizando COM-GUI-12, indicando las correcciones y el tiempo que debe utilizar el contratista para las mismas, trasladando copia del acta a Gerencia y Departamento de Compras, y original al Supervisor de obra, regresando al paso 93 incisos b).

98.Autorización de Pago

Gerente Autoriza el pago al proveedor colocando Vo.Bo. en los documentos correspondientes de pago, regresando al paso 86.

99. Proceso de Pago

Subgerencia Financiera

El Departamento de Contabilidad recibe el expediente original del Departamento de Compras e inicia el proceso de pago correspondiente.

100. Archivo Subgerencia Financiera /

Archivan documentación original relacionada donde corresponda.

PROCEDIMIENTO



E. Monitoreo y análisis


101. Registro de datos Técnico de Compras

Registra datos requeridos para la medición de indicadores en archivo “Tiempo de ciclo de adjudicación de Cotización o Licitación – 4 cuadrantes”, imprime cuadro y elabora informe para revisión del jefe inmediato.

102. Análisis de resultados

Coordinador de cotización y licitación /

Jefe de Compras

Analizan los resultados del mes anterior para identificar resultados o tendencias que evidencien un área de oportunidad de mejora al proceso, con el fin de crear un plan de acción para corregirlo en el archivo de “Tiempo de ciclo de adjudicación de Cotización o Licitación – 4 cuadrantes”

103. Informe de resultados a Subgerente

Jefe de Compras Informa de los resultados al Subgerente para conocimiento y firma del informe.

104. Envío de resultados y análisis

Jefe de Compras

Envía resultados y análisis de resultados en el archivo de “Tiempo de ciclo de adjudicación de Cotización o Licitación – 4 cuadrantes” firmados a la Dirección de Procesos para monitoreo y elaboración de grafica correspondiente.

105. Publicación de resultados

Jefe de Compras Pública en un lugar visible de su unidad la grafica enviada por la Dirección de procesos con los resultados obtenidos cada mes.

COTIZACIÓN PÚBLICA COM-PRO-04

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