CORRESPONDENCIA TECNICA IDEAL PARA LA REDACCION DE CARTAS: Bosquejo de ideas El Borrador ( 3 o 4...
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CORRESPONDENCIATECNICA IDEAL PARA LA REDACCION DE CARTAS:•Bosquejo de ideas•El Borrador ( 3 o 4 párrafos una idea para cada párrafo)
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• Autocritíquese el borrador-¿Cuál es el mensaje de esta carta?-¿Qué quiere saber esta persona?¿Qué necesidad tiene?¿Cuál es su interés?
• Borrador mejorado
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PARRAFO DE APERTURA: Debe despertar el interés del lector por el mensaje que se va a transmitir.
PARRAFO DE DESARROLLO: El cual en forma clara y cortés se expresa el asunto que motivó la comunicación.
PARRAFO DE CIERRE: Debe ser breve y, sobre todo, debe referirse específicamente a la acción que desee.
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ELABORACION DEL SOBREEl sobre se considera dividido en tres tercios:
Tercio superior izquierdo: Datos del remitente 1.5 cm. Horizontales y 3.5 cm. Verticales.
Tercio izquierdo interior: 1.5 cm. para los datos del membrete y todo el ancho del sobre.
Tercio central: Para los datos del destinatario
Tercio superior derecho: Para uso privado del correo.
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DATOS DEL DESTINATARIO
REMITENTE CORREO
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• El sobre comercial se debe escribir a máquina o computador, sin ningún error ortográfico, técnico o mecanográfico.
• Los sobres de manila se podrán rotular en sentido horizontal o vertical, de acuerdo a la posición del membrete y todos los datos es mayúscula fija.
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Los datos del destinatario- Horizontalmente, de la mitad del sobre
se retroceden cinco a diez espacios dependiendo de la extensión de las líneas.
- Verticalmente, de la mitad del sobre se suben dos o tres renglones, dependiendo del número de líneas.
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Los datos se ubicarán así:• Primera línea: Tratamiento• Segunda línea: Nombre completo• Tercera línea: Cargo• Cuarta línea: Razón social o sigla• Quinta línea: Dirección completa• Sexta línea: Lugar de destino
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CLAUDIA ZAPATA ORTIZCarrera 80 No. 10-30Sabaneta, Antioquia
DoctorJORGE VASQUEZ POSADAJefe de Recursos HumanosUniremingtonCarrera 50 No. 47 -19Medellín
CONFIDENCIAL RECOMENDADO
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LA CIRCULAR• Es la que un mismo texto, se dirige a
muchos destinatarios. Se considera, como una comunicación de carácter general.
• Es utilizada para dar a conocer productos, servicios u otras informaciones a los clientes, proveedores o distribuidores.
• Las márgenes son las mismas de la carta.
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Para su elaboración se tiene en cuenta lanorma de la carta comercial, la diferencia es el saludo, pues en la circular se saluda:
Apreciado cliente:Estimado proveedor:Respetado cuentacorrentista:
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Para su elaboración se tiene en cuenta lostres párrafos : apertura, desarrollo y cierre.
CIRCULAR INTERNA O GENERAL
Es una comunicación para dar a conocer internamente actividades, normas generales, cambios, políticas, disposiciones, ordenes y asuntos de interés común.
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PARTES DE LA CIRCULAR INTERNA
• Denominación del documento: A partir del margen superior, se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula y centrada.• Número: Puede se la consecutiva para
correspondencia o independiente.• Fecha: Igual que en la carta
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• Destinatario: Se escribe en mayúscula, contra el margen izquierdo o centrado. Ej. PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES• La preposición PARA, no va seguida
de dos puntos
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• Asunto: Síntesis del documento.• Texto: Se redacta en tercera persona
del singular o en primera persona del plural. Interlineado de uno y medio entre renglones y doble entre párrafos. Ej. Con agrado informamos al personal…• Despedida: Expresión de cortesía
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• Remitente: Nombre y Cargo
No se utiliza copia. Los anexos e identificación del transcriptor, se escribe como en la carta.
La redacción no tiene protocolos, es directo.
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4cmMEMBRETE O RAZON SOCIAL
CIRCULAR2-3 (enter)Consecutivo2-3 (enter)Ciudad, fecha3 (enter)Asunto3 (enter)Texto2 (enter)3 Cordialmente.4-6 (enter)NOMBRE DEL REMITENTECargo2 (enter)Identificación Transcriptor.
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EL MEMORANDO
Es una comunicación interna, se cruza entre miembros o dependencias de una misma empresa, es breve.El comunicante transmite una información que indica: orden, prohibición, autorización, sugerencia, advertencia, opinión, deseo, rechazo, llamada de atención, compromiso.
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MárgenesSuperior 4cmInferior 3cmLateral izquierdo 3cmLateral derecho 3 cm
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Partes del memorando• Denominación del documento• Número de referencia• Fecha• Encabezamiento
PARA:DE:ASUNTO: No exceder de cuatro palabrasLa información se tabula a dos espacios de la palabraASUNTO.
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ALTERNATIVA 1
PARA: Doctora Ana García Díaz, Secretaria General
DE: Guillermo Zulúaga, Director SeccionalASUNTO: Circulo de calidad
En este este caso se omite al final del texto,el nombre mecanografiado del remitente ysólo aparece la firma.
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ALTERNATIVA 2
PARA: Señora Luz Gómez Díaz, Secretaria de Gerencia
DE: Jefe Oficina JurídicaASUNTO: Contrato 456
En este este caso, la firma del remitente,aparece sobre el nombre mecanografiado alfinal del texto, con mayúscula inicial.
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ALTERNATIVA 3
PARA: Jefe División DE: Jefe de ContabilidadASUNTO: Ajustes al presupuesto
En este este caso, la firma del remitente, secoloca sobre el nombre mecanografiado alfinal del texto.
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• TextoSe inicia de tres a cuatro interlineas del ASUNTOSe redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés. Se expresa en primera persona del singular o del plural (yo, nosotros).En lo posible se trata sólo un tema por memorando.En los memorandos se utiliza tratamiento de usted.La presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
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• Despedida* Expresión breve seguida de coma * Frase de cortesía terminada en punto.
Ejemplo: Atentamente,Agradezco que transmita esta información al personal de su dependencia.• RemitenteEl funcionario responsable firma, tinta negra.•Líneas especialesIgual que en la carta
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•Líneas especialesIgual que en la carta.
•Identificación del transcriptorIgual que en la carta.
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4cmMEMBRETE O RAZON SOCIAL
2-3 (enter)MEMORANDO
2-3 (enter)Código Consecutivo2-3 (enter)Ciudad, fecha3 (enter)PARA: Tratamiento Nombre, Cargo2 (enter)DE: Cargo2 (enter)ASUNTO: Resumen o síntesis3-4 (enter)Texto2 (enter)Despedida,4-6 (enter)NOMBRE DEL REMITENTE2 (enter)Identificación Transcriptor.
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CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS
CONSTANCIA: Documento escrito de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad, además sirve para sustentar.
-Tiempo de servicio-Experiencia-Salarios u honorarios-Clase de trabajo-Jornada laboral-Comportamiento del trabajador
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• CERTIFICADO: Es un documento público o privado, de carácter probatorio, que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o acto solemne, acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma.
• Se elabora en papel con membretes, en estilo bloque extremo.
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Se pueden utilizar para fines, como:- Calificaciones obtenidas dentro de períodos
académicos.- Asistencia a congresos, cursos, seminarios o
eventos.- Certificado de Aseguramiento de Calidad.- Diploma conferido por una institución.- Registro civil o parroquial de nacimiento,
matrimonio o defunción.- Documento de identidad- Paz y salvos
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MODELO CONSTANCIA3-4 cm
MEMBRETE O RAZON SOCIAL2-3 (enter)
Código Consecutivo2-3 (enter)Ciudad, fecha3 - 4(enter)PARA: EL JEFE DE LA DIVISION ADMINISTRATIVA 3- 4 (enter)
HACE CONSTAR:3 - 4(enter)Texto Se empieza con QUE, después de cada párrafo se dejan dos enter.4-6 (enter)NOMBRE DEL REMITENTE2 (enter)Identificación Transcriptor.