Controlul Documentelor 2009
Transcript of Controlul Documentelor 2009
PRIMARIAMUNICIP IULUIPIATRA NEAMT
Sistemul de Management al Calitdti i Cod: PS - 4.2.3Editia: 2Revizia: 0Nr. Exemplar:Dat i : 01.09.2009Paqina 1 /10
PROCEDURA DE SISTEMCONTROLUL DOCUMENTELOR
Emi ten t : SMI
F r l v t rProcedura de sistem
CONTROLUL DOCUMENTELOR
ElaboratRC:
lrina loana Gheorohicd,'{ t
W)//
AvizatRMC:
Viceprimar,Ana Mondanllr14
AprobatPRIMAR:
GHEORGHE ITEFAN
" , r ' / / Y
ky+--..{
Prezentul document a fost aprobat la datd de 01.09.2009 9i este proprietatea Primdriei Municipiului Piatra Neamt.Este interzisd multiplicarea 9i transmiterea documentului firi acordul elaboratorului. copiile fiind controlate 9inumerotate.
PRIMARIAMUNICIPIULUI
PIATRA NEAMT
Sistemul de Management al Cal i td l i i " Cod: PS - 4.2.3Edit ia: 2Revizia: 0Nr. Exemplar:Dat i : 01.09.2009Pagina 2110
PROCEDURA DE SISTEMCONTROLUL DOCUMENTELOR
Emi ten t . SMI
Cuprins
1. SCOP SI DOMENIU DE APLICARE,........
2. DOCIJMENTE DE REFERINTA
3. TERMENI , DEFtNrTtt $r PRESCURTART
4. SCHEMA PROCESULUI DE CONTROL AL DOCUMENTELOR.
5. DESCRIEREA ACTIVITATII......
6, RESPO NSABILITATI ......
7. CONTROLUL iruneOtSrn,{ RILOR
8. ANEXE
3
3
Pag
3
4
5
9
9
1 0
PRIMARIAMUNICIPIULUI
PIATRA NEAMT
Sistemul de Management al Calit i l i i Cod: PS - 4.2.3Edit ia: 2Revizia: 0Nr. Exemplar:Dat i : 01.09.2009Pagina 3 /10
PROCEDURA DE SISTEMCONTROLUL DOCUMENTELOR
Emi ten t : SMI
1. SCOP $t DOMENTU DE APLTCARE1.1 .Scop
Scopul prezentei proceduri este de a stabil i modul de menlinere sub control adocumentelor interne ale SMC astfel incdt sd se asigure documentatie aplicabild in toatepunctele de uti l izare 9i sd fie evitatd uti l izarea celei perimate.
1.2. Domeniu de apl icare
proceduri, f ige de proces).
distribuliei, actualizdrii gi arhivdrii.
2. DOCUMENTE DE REFERINTA2.1. MC-PM-PN-O1 - Manualul Cal i td l i i a l Pr imir ie i Mun. Piatra Neamt2.2. SR EN ISO 9001 :2008 - Sisteme de managementul cal i t i l i i . Cer inte.2.3. SR-EN ISO 9000 : 2006 - Sisteme de managemeri tu l cal i t i l i i . Pr incipi i fundamentale s i
vocabular.
3. TERMENI , DEFINITII SI PRESCURTARI3.1. Termeni i ut i l izat i 9 i def in i rea acestora sunt conform cu SR EN ISO 9000:2006, 9iManualul Cal i td{ i i - MC-PM-PN-01.
3.2. PRESCURTARIP - Pr imarVP- ViceprimarRC - Responsabil CalitateRM- Reprezentantul ManagementuluiPS - Procedurd de SistemPO - Procedurd operationaldPM-PN - Pr imdria Municipiului Piatra NeamtSMC - Sistem de Management al Calitali ilT - Tehnologia lnformatiei , "ROF - Regulament de Organizare gi FunctionareROI - Regulament de Organizare InterioardHCL - Hot i r6re a Consi l iu lu i LocalD - DirectorMO - Monitorul Oficial
PRIMARIAMUNICIPIULUI
PIATRA NEAMT
Sistemul de Management al Calitali i God: PS - 4.2.3Editia: 2Revizia: 0Nr. Exemplar:Datd : 01.09.2009Pagina 4 /10
PROCEDURA DE SISTEMCONTROLUL DOCUMENTELOR
Emi ten t : SMI
1.a. ldentif icareadocumentelornecesare
2.a.Elaborareadocumentului
4 . SCHEMA PROCESULUI DE CONTROL ALA. DOCUMENTE INTERNE
DOCUMENTELORB. DOCUMENTE EXTERNE
informatiiinterne'--_-_-----------
proiecte dedocumente
Accesdocumente
modif icat
informatiiexterne
1 . b. ldentif icareadocumentr-lluinecesare
2b.Procurareadocumentului extern
3b.Distr ibuirea sauasigurarea accesuluipersoaneldr interesate
4b.Actualizarea/procurarea noiloreditii
Acces ladocumente_r1oi-______)
DA
DocumentAprobat
4a.Mult ipl icare gidifuzare
Util izare do
cerinle demodificare-------..---.---
5a.Modif icareadocumentelor (2.a)
documentmodificat
6a.Anal izd giaprobaremodif icdr i i (3.a.)
document--1
Aprobat
Ta.Difuzareamodificdrii siretragereadocumenteloranulate (4.a.)
Util izareDocumente
-----_.--._----.
Modif icate
Ba.Pdstrareaarhivei
Arhiva
i t t i ' ;r i ' ; i1ri:
N PRTMARTAWryry MUNrcrPruLUr\ * /\@&/ PIATRA NEAMT
Sistemul de Management al Cal i td l i i - Cod: PS - 4.2.3Editia: 2Revizia: 0Nr. Exemplar :Data : 01.09.2009Pagina 5 /10
PROCEDURA DE SISTEMCONTROLUL DOGUMENTELOR
Emi ten t : SMI
5. DESCRIEREA ACTIVITATII5.1 .Controlul documentelor interne5.1.1. ldent i f icarea documentelor interneDocumentele care constituie specificati i gi sunt t inute sub control in SMC sunt l istate inAnexele 1 si 2la prezenta procedurd, impreund cu edil i i le si revizii le in vigoare. Lista cuprindedocumente interne aferente SMC (MC, proceduri, instructiuni), si documente externe(standarde, legi, normative, instructiuni, prevederi legale 9i alte cerinte reglementare,documente ale clienti lor).Documentele care constituie Tnregistrir i alebuletine, planificdri, registre, etc.) sunt t inuteinregistrdri lor". ; yDocumentele interne ale SMC sunt codificate dupd cum urmeazi :
caliti{ii (comenzi, contracte, certificate, rapoarte,sub control prin procedura PS-4.2.4. - "Controlul
- Proceduri de Sistem cu XYZ nr. cerinfei din standardul de referintd- Proceduri operationale cu XYZ nr. cerintei din standardul de referintd
sistem/operationald XYZ, cu numirul mn incepAnd cu 01
serviciului/compartimentului gi numirul mn incepdnd cu 01
ldentif icarea documentelor se face prin : \- denumire-cod ;- edil ie, revizie, datd ; I - date cuprinse in antetul f iecirui document- exemplar, pagina, numir total de pagini ;J
Necesitatea elabordrii de noi documente poate apare :- la aparit ia de noi activitdti sau cerinte- urmare a actiunilor corective solicitdnd documente noi- urmare a reviziei sistemului de management calitate sau docufrrentelcir acestuia- urmare a formuldrilor de polit icd sau obiective noi- la aparit ia de noi documente externe uti l izabile Tn sistem
5.1 .2. Elaborarea documentelor interneDocumentele sunt elaborate de func{ii le nominalizate conform responsabil itdli lor de lapunctul 6 si cu matricea responsabil it i t i lor de la punctul 5.3.1. Documentele se editeazdavdnd elementele de identif icare in antet.De reguld documentele 9i modificdrile acestora sunt elaborate in sjstem informatic prin gri jaRC (si compartimentelor elaboratoare), accesul la completarea sau modificarea acestora fi indasigurat in regim controlat prin < parola <.5.1.3. Analiza, aprobarea documentelor interneDocumentele sunt analizate de functi i le stabil ite conform capitolului 6 si punctului 5.3.1. siaprobate de citre conducdtorul departamentului inainte de emitere, pentru a se confirmaadecvarea lor si pentru precizarea autoritdti i si legalitdti i lor.Documentele sunt reanalizate si reaprobate sub aspectul verif icdri i adecvarii acestora la 3 ani,de obicei inaintea auditului de recertif icare. ; r ' .
5.1.4. Di fuzarea documentelor interneEdil i i le in vigoare ale documentelor aplicabile sunt disponibile compartimentelor care le aplicdsi sunt pdstrate in stare de integritate si l izibil i tate. Documentele sunt disponibile tuturor
PRIMARIAMUNICIPIULUI
PIATRA NEAMT
Sistemul de Management al Calitali i Cod: PS - 4.2.3Edi t ia : 2Rev i z i a :0Nr. Exemplar:Datd : 01.09.2009Pagina 6 /10
PROCEDURA DE SISTEMCONTROLUL DOCUMENTELOR
Emi ten t : SMI
compartjmentelor in format electronic, in relea in format 'read only'. Fiecaie responsabil degestionare a documentelor pe suport informatic are stabil itd parola de acces in programele pecare le uti l izeazd, cu scopul elimindrii r iscului de a se opera modificdri de citre persoaneneavenite.Exemplarul original al f iecdrui document SMC este pdstrat la coordonatorii departamenteloremitente ale aparatului de specialitate al Primarului.Multiplicarea documentelor (format PDF) poate fi efectuatd de citre toti cei interesali f ird aavea insi posibil i tatea de a interveni asupra continutului sau formei documentului.Documentele SMC pot f i difuzate in doui categorii de copii:
a) in REGIM CONTROLAT - pentru copii le t inute sub control '9i care sunt actualizatepermanent (acestea au numir de exemplar);
b) in REGIM INFORMATIV - pentru copii le netinute sub control gi care suntvalabile numai la data difuzdrii. Aceste copii sunt difuzate in scopuripromo{ionale, de informare, de ofertare etc. gi nu se actualizeazd.
Formularele sunt difuzate odatd cu documentele prin care sunt introduse.
5.1.5. Modif icarea documentelor interne yModificd'ri le documentelor se pot efectua prin revizii si actualiziri periodice la aparit ia demodificdri in polit ici, obiective, activit i{ i efectuate, in standarde de referinti sau in legislatie,actiuni corective gi preventive ca urmare a la neconformitdli identif icate/potentiale, cerinteale c l ient i lor , propuner i a le salar ia l i lor .Pentru modificarea documentelor trebuie respectati urmdtorii pagi :
- stabil irea necesitit i i modificdrii ;- analiza oportunitd{ii modificdrii si acceptarea de citre RC ;- efectuarea modificdrii in cuprinsul documentului ;- semndturi de elaborare, verif icare(analizd) gi aprobare;
Persoanele care pot solicita modificiri sunt atdt elaboratorii cAt 9i uti l izatori i documentelorrespective.
Modificiri le se identif ici prin:- modificarea nr. de revizie a documentului- modificarea edil iei (cregte cu o unitate) care se va consemna pe toate
pagini le;- cohsefirnarea modificdrii in "lndicatorul revizii lor": "- schimbarea caracterului de tipdrire din new roman in italic, pentru textul modificat.
Proprietari i de procese detin documentalia in format electronic editabil accesibil pe bazd deparold, avind astfel posibil i tatea de a modifica forma sau conlinutul documentelor proprii, cuaorobarea RC.Modificdrile documentelor sunt mentionate in "lndicatorul revizii lor ", formular codPS-4.2.3.-F-03, anexi obligatorie a fiecirui document.
- Un document elaborat pentru prima datd are editia 1 gi revizia 0;- In cazul in care se constati necesitatea operdrii unor modificdri in textul unui
document redactat, acesta genereazd o noud revizie a respectivului document(1 ,2 ,3 . . . ) ,
- Pot f i operate 5 revizii ale unui document (1,2,3,4,5) cu men{inerea aceleiagi edil i i- Dacd o revizie implicd modificarea a mai mult de 25% din con{inutul documentului
atunci se trece direct la edi{ia imediat urmdtoare(ex.: de la ed.1 rev.0 la ed. 2 rev.O )
PRIMARIAMUNICIPIULUI
PIATRA NEAMT
Sistemul de Management al Calitali i Cod: PS - 4.2.3Edit ia: 2Revizia: 0Nr. Exemplar:Dat i : 01.09.2009Pagina 7 /10
PROCEDURA DE SISTEMCONTROLUL DOCUMENTELOR
Emi ten t . SMI
- Dupi revizia 5 a documentului se trece la urmitoarea editie (2,3,4...)
5.1.6. Analiza 9i aprobarea modificiri lor la documentele interneModificdrile documentelor sunt elaborate, analizate conform responsabil itdti lor de la punctul5 .3 .1 .g i cap i to lu l 6 . g i aprobate de RC, ina in tedeemi te res i d i fuzare .
5.1 .7 . Difuzarea m od if icdri lor s i retragerea documentelor neval"dll"Difuzarea modificdrilor se face dupd aceeasi procedura ca gi documentele init iale.Documentele modificate sunt pdstrate de destinatari in stare de integritate si l izibil i tate(dosare, biblioraft).Documentele nevalabile sunt prompt retrase din toate punctele de uti l izare odatd cu difuzareadocumentelor care le inlocuiesc sau le modifici, prin gri ja RC sau persoanei care difuzeazdmodificdrile.Toate copii le unui document anulat se distrug pentru a se evita uti l izarea accidentald aacestora.5.1 .8. Pdstrarea arhiveiOriginalele documentelor reeditate 9i modificdrile succesive ale acestora sunt pdstrate inarhivd de cdtre responsabil i i de procese.Fiecare document original anulat, pdstrat pentru istorie, are menlionat pe copertd "ANULAT" sieste pdstrat separat de documentele aplicabile in vigoare, pentru a nu fi uti l izat din gregeald.5.2.Controlul documentelor externe
5.2.1. ldent i f icarea documentelor externe iDocumentele externe sunt :
(1) Legis la{ ia SSM(2) Standarde care vizeazd managementul integrat(3) Normative, instructiuni gi legislalie specificd fiecdrei activitd{i desfdgurate(4) Corespondenta primitd de la clienti/cetdteni, furnizori gi alte categorii de colaboratori(5) Altele elaborate 9i aprobate de autoritdti externe.
5.2.2. Procurarea documentelor externeProcurarea documentelor externe de la punctele se face prin gri ja funcli i lor care le uti l izeazdsau raspund de procurarea acestora conform responsabil itd{i lor de la capitolul 6 si punctul5.3.2. d in prezenta procedurd.
5.2.3. Distribuirea gi accesul la documentele externeFiecare directie/serviciu/compartiment gestioneazd gi arhiveazd legislalia aferentd activitdti lordesfdgurate.Documentele externe pot f i distribuite controlat sub formd de xerocopii, sau dupd caz pesuport informatic (program (LEGIS < actualizat periodic) ta compartirirentele care le utilizeazdin mod frecvent sau pot f i puse la dispozitie pentru uti l izare la compartimentele care leutilizeazd mai rar. Detaliile sunt prezentate in matricea 5.3.2.La cerere uti l izatori i pot primi pentru folosire xerocopii ale unor documente externe uti l izatefrecvent in activitdti le com partimentelor proprii.Corespondenla este tinutd sub control prin biroul <Registraturd generald > 9i birourile deregistraturd aferente fiecdrei direcli i .Circuitul corespondenlei este prezentat in PO4.2.-02 <Registraturd Circuituldocumentelor >
PRIMARIAMUNICIPIULUI
PIATRA NEAMT
Sistemul de Management al Calitdli i Cod: PS - 4.2.3E d i U a : 2Revizia:0Nr. Exemplar:Datd : 01.09.2009Pagina 8 /10
PROCEDURA DE S]STEM f
CONTROLUL DOCUMENTELOR
Emi ten t : SMI
5.2.4. Actualizarea documentelor externeFunctii le responsabile conform capitolului 6 si punctului 5.3.2. urmdresc aparit ia noilor editi i9i modificarea documentelor externe aplicabile si asigurarea procurerii 9i disponibil i teti i pentrucompartimentele care le folosesc conform pct. 5.2.2. si 5.2.3. pocumentali i le pe suportinformatic se actualizeazi periodic, prin contractul de uti l izare, prin gri ja biroului lT.Documentele externe nevalabile pdstrate in scopurijuridice sau pentru pdstrarea cunogtintelorse pestreazi separat de documentele valabile.Celelalte documente externe nevalabile sunt distruse la expirare.
5.3. Matricea responsabil it i{ i lor de controlul documentelor
5.3.1. Matricea responsabil it i t i lor pentru controlul documentelor"interne
Tipul dedocument
ldent.necesar
doc.Elaborator Analizi Aprobare Gestionare
or ig inal
Difuzare lauti l izatori
(d isp.)MC P/RC RC RMC P RC RC
Proceduride sistem
calitate
P/RC RC RMC P RC RC
Proceduriopera! ionale
calitate
RC RC RMC P RC RC
Instruc{iunide lucru
Proprietariide proces
Proprietarii deDroces
RC Proprietarulde proces
Proprietarulde proces
Proprietarulde oroces
ROF, ROI RC+ RU ResurseUmane
RC Consil iulLocal (HCL)
ResurseUmane
ResurseUmane
Proceduride lucru,Fige deDroces
Proprietariide proces
Proprietarii deproces
RC+Proprietariide proces
Proprietarulde proces
i
Proprietarul
"
o" or:""tProprietarulde proces
5.3.2. Matr icea sab i l i or oentru con ro ul documentelor externe
T ipu l dedocument
ldentif icare Procurare Gestionareor ig inal
DistribuIiesau
asigurareacGes
Urmdrireamodificiri i
saureeditir i i
Standarde calitate RC RC RC RC RCStandarde tehnice
si soecif icat i iD D D D n
Legislat i i apl icabi le Proprietariide proces
ProgramLEGIS+ MO
Proprietariide proces
Proprietari ideproces+ LEGIS
Proprietari ideproces
li
PRIMARIAMUNICIPIULUI
PIATRA NEAMT
Sistemul de Management al Calit if i i Cod: PS - 4.2.3Edit ia: 2Revizia: 0Nr. Exemplar:Datd : 01.09.2009Pagina 9 /10
PROCEDURA DE SISTEMCONTROLUL DOCUMENTELOR
Emi ten t : SMI
6. RESPONSABILITATI f .
o.r. Fii;"'J ' '!
-Aprobd MC- PM-PN-01, procedurile de sistem 9i procedurile operationale.6.2. RMC- Avizeazd MC-PM-PN-01, procedurile de sistem, procedurile operationale, instrucliunile delucru 9i modificdrile acestora.6.3. RC- ldentif icd necesarul de proceduri de sistem- ldentif ica necesitatea procurdrii standardelor specifice- Elaboreazd si difuzeazd MC-PM-PN-O1, procedurile de sistem, procedurile operationale gimodificiri le acestora- Retrage documentele inlocuite sau anulate-Analizeazd oportunitdti le includerii in sistem a documentelor noi sau a modificdrilor de
documente.- Coordoneazd activitatea de revizuire a procedurilor, instructiunilor 9i formularelor
apl icabi le Pr imdriei .- Asigurd informarea prompti a uti l izatori lor, prin intermediul relelei intranet, asupra tuturor
modificdrilor survenite ca urmare a revizuiri i documentafiei.- Elaboreazd gi gestioneazd lista documentelor (interne gi externe) in vigoare la nivelulorganizaliei.- Pdstreazd originalele gi arhiva SMC, proceduri de sistem, proceduri operalionale si f ige de
oroces- Verif icd prin audituri interne modul in care este aplicatd prezenta procedurd6.4. Funcfi i responsabile de controlul documentelor externe (directori/gefi serviciu/birou /compartiment)- Indentif icd documentele externe necesare- Se ocupd de procurarea lor- Pdstreazd originalele documentelor externe-Difuzeazd sau lin la dispozitie pentru consultare aceste documente- Urmdresc modificiri le gi procurd noile editi i6.5. Proprietari i de proces (Directori, gefi serviciu /birou /compartiment)- Gestioneazi documentele aplicabile compartimentului conform prezentei proceduri- Elaboreazd gi gestioneaza lista documentelor in vigoare.- Asigurd interfata compartimentului cu RC , ..- intocmesc Ai mentin l ista documentelor aplicabile in derviciu /birou /compdrtiment- Asigurd cunoagterea, accesul, inlelegerea, acceptarea 9i respectarea documentelor SMCapl icabi le in compart iment de ci t re personalul d in subordine.- Asigurd tinerea sub control a documentelor SMC aplicabile compartimentului in conformitatecu prezenta procedurd
7. CONTROLUL iTNECISTRARILOR
inregistrarea Cod formular Completeazi Locul depdstrare Durata
7.1. Lista documentelort inute sub control
FormularelePS-4.2.3.-F-01PS-4.2.3.-F-02
RC/elaborator
RC/comp.elaborator
5 ani
7.2. Indicatorul revizi i lorPS-4.2.3.-F-03
RC/elaborator
RC/compelaborator
5 ani
PRIMARIAMUNICIPIULUI
PIATRA NEAMT
Sistemul de Management al Cal i ta l i i Cod: PS - 4.2.3Edit ia: 2Revizia: 0Nr. Exemplar:Dat i : 01.09.2009Pag ina 10 /10
PROCEDURA DE SISTEMCONTROLUL DOCUMENTELOR
Emi ten t : SMI
7 .3 ./retr
Lista de difuzarere documente PS-4.2.3. -F-04
8. ANEXE8.1. Anexa 1 - Formular PS-4.2.3.-F-01 -8.2. Anexa 2 - Formular PS-4.2.3.-F-02 -8.3. Anexa 3 - Formular PS-4.2.3.-F-03 -8.4. Anexa 4 - Formular PS-4.2.3.-F-04 -
Lista documentelor interne tinute sub controlLista documentelor externe tinute sub controllndicatorul reviaii lor ' "Lista de difuzare / retragere documente
N PRIMARIAM" ' 'N
MUNICIP IULUI.h t PTATRANEAMTw
Sistemul de Management al Calitd{i iCod: PS-4.2.3.-F-03Edit ia: 2Revizia: 0Data : 01.09.2009Pagina 1 /1
IN DICATORUL REVIZIILOR
Emitent : SMI
Denumirea documentului : Procedura de sistem - Controlul documentelor
Nr .crt.
Ed/Rev/Data Continut sumar sauidentificare
Elaborat VerificatAnalizat Aprobat
4I
2
Ed 1/Rev 010.12.2005
Ed.2l Rev.001 .09 .2009
Elaborare PS-O1 in Ed.1.Rev.0
Actualizare giimbundti{ire conlinut.Modif icare cod:PS- 4.2.4.
RC
RC
RM
RM
P
P
, , ' . , : ' , , i .
NN PR|MAR|Aryry MUNrcrPruLUl.W PIATRA NEAMT
Sistemul de Management al Calitd(i i Cod: PS-4.2.3.-F-04Edit ia: 2Revizia: 0Data : 01.09.2009Pagina 1 /1
LISTA DE DIFUZARE/ RETRAGEREDOCUMENTE
Emitent . SMI
LISTA DE DIFUZARE/RETRAGERE DOCUMENTE
Documentul . . . .Edit ia .. . .rn"uir i". .
"""cod
Compart imentu l
Pr imi t Retras
Nr.
ex.Data Nume Semniturd
Nr.
ex.Data Nume Semndturd
Elaborat Aprobat
NN PR|MAR|AW-ry MUNtctPluLul@ PTATRA NEAMT
Sistemul de Management al Calitali i Cod: PS-4.2.3.-F-02Edit ia: 2Revizia: 0Data : 01.09.2009Pagina 1 /1
LISTA DOCUMENTELOR EXTERNE TINUTESUB CONTROL
Emi ten t : SMI
Nr.Crt.
DENUMIRE DOCUMENT coD
1 Sn EN tSO 9001:2008- Sisteme de managementul cal i tat i i . Cer inte.
z SR Etr l ISO 9000 : 2001 - Sisteme de managementul cal i tat i i . Pr incipi ifundamentale si vocabular.
J Sn f ru ISO '19001:2003 - Ghid pentru auditarea sistemului demanaqement al calitatii si/sau de mediu
46
o-7I
Bo
101112I J
141516
PRIMARIAMUNICIP IULUI
PIATRA NEAMT
Sistemul de Management al Calitafi i God: PS-4.2.3.-F-01Edit ia: 2Revizia: 0'Data
: 01 .09 .2009Pagina 1 /1
LISTA DOCUMENTELOR INTERNE TINUTESUB CONTROL T
Emitent : SMI
Nr.cr t DENUMIRE DOCUMENT coD Ed/rev
1
2345h
7 i
B\J
10121314t c
l o
1B19202122232425