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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

INSTITUTO A VEZ DO MESTRE

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

CONTROLE INTERNO COMO FERRAMENTA

OPERACIONAL PERANTE A AUDITORIA EXTERNA

ALINE ANDRADE FONTES

Rio de Janeiro, 16 Abril de 2010

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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

INSTITUTO A VEZ DO MESTRE

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

CONTROLE INTERNO COMO FERRAMENTA

OPERACIONAL PERANTE A AUDITORIA EXTERNA

Aline Andrade fontes

Monografia apresentada como requisito parcial

para titulação de Pós-Graduação em Auditoria

e Controladoria, sob orientação do Professor

Luciano Gerard

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Controle Interno como ferramenta operacional perante a auditoria

externa

Aline Andrade fontes

Esta monografia foi apresentada como requisito parcial à obtenção do

título de Pós-Graduação em Auditoria e Controladoria na Universidade Candido

Mendes/Instituto a Vez do Mestre, obtendo a nota média de .........., atribuída pela

banca examinadora integrada pelos professores abaixo nominados.

Rio de Janeiro, 16 de Abril de 2010

_____________________________________________________

4

Luciano Gerard

DEDICATÓRIA

Dedico este trabalho a minha mãe, Marli

Carvalho Santos pelo exemplo de vida e fé

depositado. Junto com meu marido José

Cláudio Rocha Fontes, que me deram

forças e incentivo nesta caminhada.

5

AGRADECIMENTOS

A Deus, criador do Universo e meu

protetor, por ter me proporcionado forças,

persistência, e pela inspiração e

companhia nos dias e noites de estudo. A

minha mãe Marli Carvalho Santos, que me

deu a vida e me ensinou a vivê-la com

dignidade, não basta um simples obrigado,

mas toda a gratidão e atenção do mundo.

Em especial o meu lindo marido José

Cláudio Rocha Fontes. A família, aos

amigos, e a todas as pessoas que

acreditaram no meu ideal e

compartilharam comigo as angústias e

6

alegrias e a certeza de chegar ao fim

desta jornada.

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RESUMO

Na atual situação econômica a necessidade de gerir os recursos com

economia, eficiência e eficácia por parte das organizações é fundamental para a

sobrevivência, sendo assim principalmente a velocidade com que a economia

muda e também com as constantes mudanças na legislação fiscal brasileira,

exigindo cada vez mais dos profissionais responsáveis pelo controle das

atividades operacionais. Surgindo então os sistemas de controle interno das

empresas, que devido ao avanço da tecnologia da informação permite que os

controles eficientes possam ser implantados nas organizações, os chamados

controles de Gestão cujos objetivos são assegurar que os planejamentos traçados

pelos gestores sejam efetuados conforme planejado e sugerir alterações ao longo

do processo, quando fizer necessário, oferecem conseqüentemente, uma maior

confiança aos profissionais dos diversos ramos da Auditoria e Controladoria na

execução de seu trabalho.

Manter autos padrões de integridade e valores éticos por intermédio da

disseminação de cultura que enfatize e demonstre a todos os colaboradores da

organização a importância dos controles internos, assegurando a conformidade

com leis e regulamentos emanados por órgão supervisores nacionais e

internacionais e aderência às políticas e procedimentos internos estabelecidos.

A auditoria externa, desde o começo, possui o papel de assegurar que os

resultados, de certificar-se da fidedignidade dos números apresentados pelo

sistema contábil, a luz das normas brasileiras de contabilidade, que quando se

propõe a ter um controle interno voltado para as boas práticas da gestão oferecem

uma margem de segurança aceitável no que diz respeito à emissão do seu

certificado ou parecer, diminuindo o risco na auditoria.

Considerando a importância do controle interno como suporte ao trabalho

de auditoria, neste trabalho objetiva-se fundamentalmente em destacar o papel do

controle interno. O referido trabalho está organizado de que o controle interno se

destaque como ferramenta principal para auxiliar a auditoria externa.

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METODOLOGIA

Quanto aos fins, à pesquisa será descritiva e explicativa, visto sua analise

sobre a importância dos controles internos perante a auditoria externa.

A pesquisa será de caráter bibliográfico, sendo elaborado através de

edições literárias nacionais. Levantando considerações sobre controle interno;

evidenciando o papel do controle, estabelecendo um ambiente para desempenho

ético profissional.

Quanto à coleta de dados a pesquisa terá como base, artigos, publicações,

internet, sites e abordagens sobre o assunto.

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SUMÁRIO

RESUMO .............................................................................................................. 06

METOLOGIA ........................................................................................................ 07

CONTROLE INTERNO E AUDITORIA EXTERNA .............................................. 09

Auditoria externa e o Controle Interno

Evolução da Auditoria Externa no Brasil

Auditoria e sua Classificação

TRABALHO DO AUDITOR EXTERNO ............................................................... 16

Objetivo do Auditor Externo

OBJETIVO DA AUDITORIA INTERNA ............................................................... 18

CONTROLE ........................................................................................................ 20

Principal Objetivo e Importância do Controle

Objetivos do Controle Interno

O Controle Interno e sua Importância

Etapas do Controle

Principais Áreas de Controle

Funções, Objetivos, Características e Classificação do Controle Interno

Como Podemos Avaliar os Controles Internos

SISTEMA CONTÁBIL E CONTROLES INTERNOS .......................................... 27

Avaliação dos Controles Internos e do Sistema Contábil

Controle Interno e seu Ambiente

CONCLUSÃO ..................................................................................................... 30

BIBLIOGRAFIA ................................................................................................... 32

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CONTROLE INTERNO E AUDITORIA EXTERNA

A AUDITORIA EXTERNA E O CONTROLE INTERNO

Para entendermos o trabalho da Auditoria Externa e do Controle Interno é

preciso fazer um breve estudo a respeito da suas características intrínsecas e

extrínsecas. No entanto, é importante saber que tanto o processo de globalização

como a evolução do sistema capitalista possuem um papel importante para a

solidificação dessas ferramentas administrativas gerenciais, principalmente no

Brasil.

Conforme Jund (2002a, p.5),

o berço da Auditoria Moderna foi à Inglaterra, que a exportou para outros

paises, inclusive para o Brasil, juntamente com seus investimentos,

principalmente para a construção de estradas–de-ferro e outros serviços

de utilidade pública.

Segundo o autor não existe divulgações de pesquisas sobre o início da

auditoria no Brasil, sendo certo que sua origem foi na Inglaterra, pois já existia o

termo dos “auditores da coroa”.

Formalmente organizada em 26 de março de 1957, quando formado o

Instituto de Contadores Públicos no Brasil, em São Paulo, a Auditoria foi

reconhecida formalmente em 1968, por ato do Banco Central do Brasil. Ocorrendo

seu fortalecimento na atividade em 1972, por regulamentação do Banco Central

do Brasil, Conselho Federal de Contabilidade e pela formação de um Órgão

Nacional para congregação e auto-disciplinação dos profissionais, Instituto dos

Auditores Independentes do Brasil.

EVOLUÇÃO DA AUDITORIA EXTERNA NO BRASIL

No início as empresas eram fechadas, pertencendo a grupos familiares,

sendo controladas por seus donos.

Com a evolução do Sistema Capitalista, houve a necessidade das

empresas ampliarem suas instalações fabris e Administrativas, investindo no

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desenvolvimento tecnológico e aprimorando os controles e procedimentos internos

em geral, principalmente vislumbrando à redução das despesas, como

conseqüência, as demonstrações contábeis passaram a ter uma relevância maior,

para futuros investidores e, como medida de segurança, contra a possibilidade de

manipulações de informações, os futuros investidores passam a exigir que essas

demonstrações fossem analisadas por um profissional independente e de

reconhecida capacidade técnica para emitir seu parecer sobre estas.

A auditoria compreende o exame de documentos, livros e registros,

inspeções e obtenção de informações e confirmações internas e

externas, relacionadas com o controle do patrimônio,objetivando

mensurar a exatidão desses registros e das demonstrações contábeis

deles decorrentes (FRANCO; MARRA, 2001a, p. 26).

A técnica contábil que através de procedimentos específicos, que lhe são

peculiares, aplicados no exame de registros e documentos, inspeções, e

na obtenção de informações e confirmações, relacionados com o controle

do patrimônio de uma entidade, objetiva obter elementos de convicção

que permitam julgar se os registros contábeis foram efetuados de acordo

com os princípios fundamentais e normas de contabilidade e se as

demonstrações contábeis deles decorrentes refletem adequadamente a

situação economica-financeira do patrimônio, os resultados do período

administrativo examinado e demais situações nelas demonstradas

(FRANCO; MARRA, 2001b, p. 26).

Com maior exigência diária do mercado, hoje a auditoria já conta com as

suas subdivisões agravada pela complexidade que surge em cada área

específica, que resulta na necessidade dos profissionais também se

especializarem/aprimorarem, e assim atender a expectativa das organizações de

acordo com suas necessidades.

A auditoria contábil, é um segmento da auditoria que tem como finalidade,

examinar e emitir um pareceres sobre a necessidade de adequação das

demonstrações contábeis sempre em conformidade com os princípios

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fundamentais da contabilidade, suas normas e a legislação vigente. De acordo

com Jund (2002b) a auditoria pode ser:

A auditoria das demonstrações financeiras destina-se ao exame e

avaliação dos componentes dessa demonstrações, no que concerne á

adequação dos registros e procedimentos contábeis, sistemática dos

controles internos, observância de normas, regulamentadas e padrões

aplicáveis, bem como a aplicação dos princípios fundamentais de

contabilidade (JUND, 2002c, p. 108).

A Auditoria Tributaria é de relevante importância, já que em nosso país a

carga tributaria é alta, assim como quantidade de tributos.

A auditoria tributaria objetiva o exame e a avaliação de planejamento tributário e a eficiência

e eficácia dos procedimentos e controles adotados para a operação pagamento e

recuperação de impostos, taxas e quaisquer outros ônus de natureza fisco-tributaria que

incidam nas operações, bens e documentos da empresa (JUND, 2002d, p.108).

Enfatizando mais a Auditora Operacional, verifica-se a administração

gerencial dos recursos de uma organização, no que diz respeito à eficiência,

eficácia e econômica.

A auditoria operacional, também denominada de auditoria dos 3

E’s(economia,eficiência e eficácia), é considerada, essencialmente, um

enfoque, ou seja, um mesmo assunto pode ser visto por olhos de um

contador e resultar num exame financeiro tradicional ou de um ponto de

vista gerencial, como se fosse o proprietário do negócio, e resultar numa

Auditoria Operacional (JUND, 2002e, p. 109).

A auditoria de gestão é responsável pela avaliação das políticas

implantadas e principalmente no processo decisório.

A auditoria de gestão cumpre o exame e a avaliação sobre sistemas

políticos, critérios e procedimentos utilizados pela empresa na sua

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área de planejamento estratégico, tático e principalmente, no processo

decisório (JUND, 2002f, p. 110).

A Auditoria de sistemas é hoje um dos instrumentos de trabalho que devido a sua

importância é necessária para que todas as informações sejam fidedignas aos

dados apurados e lançados no sistema.

A auditoria de Sistemas informatizados compreende o exame e avaliação

dos processos de planejamento, desenvolvimento, teste e sistemas

aplicativos. Visa, também, ao exame e avaliação das estruturas lógica,

física, ambiental, organizacional, de controle, segurança e proteção de

determinados ativos, sistemas aplicativos, software e, notadamente, as

informações, visando à qualidade de controle internos sistêmicos e de

sua observância em todos os níveis gerenciais (JUND, 2002g, p. 111).

AUDITORIA E SUA CLASSIFICAÇÃO

• Externa

A Auditoria Externa, também é chamada de “Independente”, se apresentando de

formas diferentes, para vários autores no que diz respeito a sua definição:

A Auditoria feita por profissional liberal não empregado da empresa ou

entidade que verifica. As auditorias externas são quase sempre

promovidas por empresas de profissionais ou por entidades especiais,

visando sempre a penetrar nas empresas com a independência

necessária para pesquisar. (SÁ, 1994a, p. 40).

De acordo com a NBC.T.11, A auditoria das demonstrações contábeis

constitui o conjunto de procedimentos técnicos que tem por objetivo a

emissão de parecer sobre a sua adequação, consoante os princípios

fundamentais de contabilidade e as normas brasileiras de contabilidade

e, no que for pertinente, a legislação especifica.

É a técnica que visa obter elementos de convicção que permita julgar se

as demonstrações contábeis de uma entidade, bem como os

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registros contábeis: Foram efetuados de acordo com os princípios

fundamentais de contabilidade;e Refletem adequadamente a situação

econômico-financeira do patrimônio, os resultados do período examinado

e as demais situações e informações nelas demonstrados e constantes

das notas explicativas. (OLIVEIRA ; DINIZ FILHO, 2000a p.15).

A auditoria externa é aquela realizada por profissional liberal, auditor

independente, sem vinculo de emprego com a entidade auditada e que

poderá ser contratado para auditoria permanente ou eventual.(FRANCO ;

MARRA, 2001c, p. 218).

Constitui o conjunto de procedimentos técnicos que tem por objetivos a

emissão de parecer sobre a adequação com que estes representam a

posição patrimonial e financeira, o resultado das operações, as mutações

do patrimônio liquido e as origens e aplicações de recursos da entidade

auditada consoante as normas brasileiras de contabilidade. (CREPALDI,

2000a, p. 48).

Os conceitos acima compreendem a auditoria externa (independente),

constituindo um conjunto de procedimentos técnicos objetivando a emissão de

pareceres sobre a adequação das demonstrações contábeis, consolidando os

princípios fundamentais de contabilidade e as normas brasileira de contabilidade,

no que é pertinente, a legislação especifica, bem como objetiva aos elementos de

sua convicção permitindo se julgar as situações econômico-financeira do

patrimônio, suas origens,suas mutações, aplicações de recursos e demais

informações da organização auditada, refletindo a adequação conforme

demonstrado nas notas explicativas. Realizada por um profissional liberal

qualificado e sem vinculo empregatício com a entidade ou empresa auditada que

deverá ser contratado de forma eventual ou permanente. As empresas de

auditoria externa, além da qualificação, visam introduzir-se nas empresas com

independência necessária para pesquisar e obter resultados positivos no que diz

respeito à perspectiva do seu trabalho.

Para Jund (2002h),

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Planejamento do trabalho de Auditoria

É uma das fases mais importante para o trabalho da auditoria, pois quando

o auditor efetua um bom planejamento ganha tempo e executa os seus exames

com maior segurança. Em qualquer outra atividade o planejamento é um elemento

imprescindível e necessário, pois, dele depende todo o andamento, ou seja, toda

execução do processo de auditoria, já que o fator tempo é determinante, assim

como um adequado nível de conhecimento sobre o ramo de atividade, negócios e

pratica operacional na entidade,o nível de competência de sua administração,

para que possa objetivar e alcançar o resultado esperado pelo trabalho.

Planejando seu trabalho o auditor deve ser fidedigno as Normas Brasileiras de

Contabilidade, respeitando e observando os prazos e assumidos contratualmente,

assumidos com a entidade. O planejamento deve ser documentado, pois serão

preparados os programas de trabalho, de forma escrita e detalhado o que for

necessário à compreensão dos procedimentos a serem adotados, em termos de

oportunidade, natureza e extensão. Também é importante a revisão e atualização

tanto do planejamento como dos programas de trabalho na ocorrência dos novos

fatos relevantes ao processo de auditoria.

Segundo Jund (2002i)

Objetivos do Planejamento

O conhecimento é necessário para a execução do trabalho de auditoria,

para as condições gerais de toda a organização. O auditor deve desenvolver

programas mais apropriados expressando com maior segurança sua opinião sobre

as adequações as demonstrações financeiras. Com relação ao volume de

informações obtidas é necessário um planejamento considerável e a prioridade

para que as áreas de controle interno e revisão analítica sejam processadas em

primeiro lugar, a fim de determinar extensão, natureza e as datas dos testes

16

detalhados, para as diversas contas do balanço patrimonial e da demonstração

contábil do resultado que estão condizentes ao planejado. Alguns pontos devem

ser observados e havendo diferença, entre o alçado na empresa atuante em

mercados instáveis, daquelas de mercado estável, de indústrias em crescimento,

indústrias em declínio, operações de alto risco econômico, e de operações de

baixo risco econômico.

No planejamento, todos os fatores devem ser considerados relevantes na

execução dos trabalhos de auditoria, Jund (2002j) cita como fatores relevantes o

seguinte:

• Detalhado de todas as praticas contábeis adotadas pela entidade, e se as

mesmas são adequada as suas atividades, as alterações procedidas em relação

ao exercício anterior;

• O conhecimento específico do sistema contábil e de controles internos da

entidade e o nível de confiabilidade;

• A identificação das áreas importantes da entidade e os riscos de auditoria, quer

seja pelo volume de transações ou pela complexidade de suas atividades;

• A oportunidade, a natureza e a extensão dos procedimentos de auditoria a serem

aplicados;

• A existência de filiais, entidades associadas e partes relacionadas;

• O aproveitamento de outros trabalhos de auditores independentes, especialistas

e auditores internos;

• O conteúdo, a natureza e a oportunidade dos pareceres, relatórios e outros

informes, a ser entregue a entidade;

• É necessário atender a prazos estabelecidos por entidades reguladoras ou

fiscalizadoras e para a entidade prestar informação aos demais usuários externos.

É essencial lembrar-se da relação à responsabilidade pelo planejamento,

uma vez que o mesmo é um instrumento muito importante ao trabalho de

auditoria.

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Segundo Jund (2002l), o planejamento é elaborado pelo gestor do trabalho,

com a participação do Sócio encarregado. Nas grandes empresas de auditoria a

importância ao planejamento é essencial.

O programa de Auditoria tem um importante papel, já que é através destas

instruções especificas de auditoria que são direcionados para todos os testes de

auditoria envolvendo elementos significativos das demonstrações financeiras e

áreas operacionais com objetivo de avaliar a eficácia, a eficiência e a economia

para utilização dos recursos:

A programação sempre será feita tendo como base um plano anual de auditoria

levando-se em conta, segundo Jund (2002m):

1. Atividades a serem auditadas;

2. Época em que será auditada;

3. O tempo previsto para a conclusão satisfatória levando-se em conta a

natureza, o âmbito, os recursos disponíveis para a execução do trabalho e

a extensão do trabalho.

De acordo com Jund (2002p), os elementos considerados ou condições

essenciais à programação são:

1. Profissionais qualificados a execução do trabalho;

2. Definição dos trabalhos e riscos envolvidos;

3. Conhecimento da atividade (organogramas, atribuições, fluxogramas,

manuais de procedimentos, normas e legislação pertinente);

4. Plano anual de auditoria (auxiliar na comunicação do objetivo, escopo e

limitação);

5. Trabalhos análogos já realizados e subsídios diversos.

TRABALHO DO AUTIDOR EXTERNO (Independente)

O Conselho Federal de Contabilidade (2000b) informa que o trabalho de

auditoria envolve facetas que quando determinado ordenamento torna-se mais

seguro e eficaz:

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Ø Natureza, O trabalho deve ser planejado adequadamente; quando

executado por contabilistas-assistentes, devem ser convenientemente

supervisionados pelo responsável (Auditor);

Ø O responsável deve estudar e avaliar o sistema contábil e controle interno

da empresa, tendo como base para determinar a confiança que neles pode

depositar, assim como fixar a extensão, a natureza e a profundidade dos

procedimentos da auditoria a serem aplicados.

OBJETIVO DO AUDITOR EXTERNO

Seu objetivo é emitir opinião sobre a adequação das demonstrações

financeiras ou contábeis, princípio fundamental da contabilidade e normas

brasileiras de contabilidade, com intuito de obter segurança na aplicação das

normas, compondo as demonstrações examinadas, as seguintes peças:

• balanço patrimonial;

• demonstrações do resultado do exercício;

• demonstrações de lucros ou prejuízos acumulados ou demonstrações;

• das mutações do patrimônio liquido;

• demonstrações das origens e aplicações de recursos;

• notas explicativas.

Todo esse trabalho do auditor externo tem uma finalidade que é a emissão do

parecer, que deve por sua vez atender as normas emanadas pelo conselho

federal, este é o meio pelo qual ele relata a sua opinião a quem possa interessar.

O relatório é o coroamento do trabalho de auditoria, pois é por meio dele

que o auditor informa, ás pessoas a quem se dirige, o seguinte:

O trabalho que realizou O alcance abrangido pelo trabalho

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A forma como o realizou Os fatos relevantes observados, que ele julga

devam ser divulgados As conclusões a que chegou, as quais culminarão

com sua opinião ou parecer, sobre as demonstrações contábeis, ou

outras peças examinadas. (FRANCO ; MARRA, 2001d, p. 527 ).

Atendendo assim as normas emanadas pelo Cons. Federal de Contabilidade

CFC. São normas a serem obedecidas na elaboração do parecer.

OBJETIVO DA AUDITORIA INTERNA

Devido a sua relevância não poderíamos deixar de citar nesta pesquisa,

essa ferramenta administrativo gerencial, que é a auditoria interna. A auditoria

interna através da sua atuação, em uma organização, verifica continuamente se

as políticas implantadas estão realmente sendo seguidas, e se o controle interno

funciona de forma adequada, e ainda serve como auxilio a auditoria externa, para

melhor entendermos foi pesquisado alguns conceitos para a solução dos mesmos,

chegarmos até ao seu real objetivo.

De Acordo Com A NBC.T.12, A Auditoria Interna Constitui o conjunto de

procedimentos que tem por objetivo examinar a integridade, adequação e

eficácia dos controles internos e das informações físicas, contábeis,

financeiras e operacionais da entidade.

A auditoria interna é aquela exercida por funcionário da própria empresa,

em caráter permanente. Apesar de seu vinculo com a empresa, o auditor

interno deve exercer sua função com absoluta independência

profissional, preenchendo todas as condições necessárias ao auditor

externo, mas também exigindo da empresa o cumprimento daquelas que

lhe cabem , ele deve exercer sua função com total obediência

profissional, pois sua subordinação a administração da empresa deve se

apenas sob o aspecto funcional.(FRANCO ; MARRA, 2001f, p. 219).

20

É o instrumento de controle administrativo e de verificação sistemática da

eficácia e eficiência das atividades operacionais. Enfoca a avaliação dos

controles internos das atividades e processos administrativos e

operacionais, analisando as deficiências e os riscos envolvidos, visando:

Á proteção dos bens e direitos da empresa contra fraudes, desvios,

desfalques; Á constatação de possíveis irregularidades e usos indevidos

dos bens e direitos da empresa, que comprometam seu desempenho.

Ao aprimoramento continuo da eficiência e eficácia operacional,

contribuindo com soluções que possibilitem e facilitem o atingimento das

metas e dos planos estabelecidos.(OLIVEIRA ; DINIZ FILHO, 2001b, p.

16).

A auditoria interna é uma atividade de avaliação independente dentro da

empresa, que se destina a fiscalizar as operações, como um serviço prestado á

administração . Significa um controle gerencial que funciona por método de

analise e avaliação da eficiência de outros controles. É ministrado por um

profissional ligado á empresa, sempre em linha de dependência da direção

empresarial. O auditor interno é pessoa de confiança dos dirigentes; está

vinculado á empresa por contrato trabalhista. (CREPALDI, 2000a, p.41).

È uma atividade de avaliação independente, que atuando em parceria

com administradores e especialistas deverá avaliar a eficiência e eficácia

dos sistemas de controle de toda a entidade, agindo proativamente,

zelando pela observância ás políticas traçadas e provocando melhorias,

fornecendo subsídios aos proprietários e administradores para a tomada

de decisão, visando ao cumprimento da missão da entidade. (PAULA,

1999, p.23).

O objetivo da auditoria interna é auxiliar todos os membros da

administração no desempenho efetivo de suas funções e

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responsabilidades ,fornecendo-lhes analises, apreciações,

recomendações e comentários pertinentes as atividades examinadas.

(CREPALDI, 2000b, p.41)

CONTROLE

Controle verifica as práticas de gestão em outras palavras, o controle

consiste em analisar se as atividades estão sendo executadas de acordo com as

normas determinadas pela organização, alguns conceitos decorrentes da pesquisa

feita nos ajuda, no sentido de fornecer a comprovação de sua relevância em todos

os procedimentos administrativos por representar a base de toda uma estrutura

organizacional, conforme será demonstrado.

Controle é a função administrativa que consiste em medir e avaliar o

desempenho dos subordinados para assegurar que os objetivos da

empresa sejam atingidos. A tarefa do controle é verificar se tudo está

sendo realizado em conformidade com o que foi planejado e organizado,

de acordo com as ordens dadas, para identificar os possíveis erros ou

desvios,a fim de corrigi-los e evitar a sua repetição (CHIAVENATO,

2000b, p. 54).

O controle é a conclusão lógica do ciclo administrativo. Ele segue a

execução do programa, verificando a manutenção dos padrões

prefixados e procurando assinalar e remover, tempestivamente, qualquer

obstáculo ou anomalia prejudicial ao regular funcionamento de todo o

sistema (RONCHI, 1978, p. 55). Controle é o processo administrativo que

consiste em verificar se tudo está sendo feito de acordo com o que foi

planejado e as ordens dadas, bem como assinalar as faltas e os erros, a

fim de repará-los e evitar sua repetição (SILVA, 1980a, p. 80).

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PRINCÍPIOS, OBJETIVOS E IMPORTÂNCIA DO CONTROLE

• Princípios do Controle - Representa um instrumento administrativo que

fornece toda estrutura organizacional, visando permitir um melhor entendimento

de seu funcionamento, como também, uma avaliação da sua execução, estes

princípios devem ser observados com cuidado segundo, Chiavenato, 2000c),

esses princípios são:

• Principio do Objetivo – O controle deve contribuir para o almejo dos objetivos

da empresa por meio da mensuração dos erros ou falhas em tempo hábil para

permitir a correção oportuna. Porem, o controle deve proporcionar as devidas

correções para que não ocorram desvios em relação aos objetivos fixados;

• Principio da Definição dos Padrões – O controle deve possuir padrões bem

definidos. Geralmente, são definidos no planejamento, ou seja antes da execução

dos trabalhos e devem servir de critério para o futuro desempenho;

• Principio da Exceção – Este principio foi formulado por Taylor, que achava

que a atenção do controlador não deve fixar-se demais sobre as coisas que

andam bem. O controlador precisa estar atento para as coisas que andam

mal,ou seja, para as exceções. O controle deve concentrar-se sobre as situações

excepcionais, isto é,sobre os desvios ou variações mais graves e não sobre as

situações normais que ocorrem dentro dos padrões estabelecidos;

• Principio da Ação – O controle somente é justificado quando proporciona ação

23

Preventiva adequada sobre as falhas ou desvios apontados. O controle deve

apontar alguma coisa, todavia que ocorra variação em relação ao padrão

estabelecido. È exatamente para isto que existe o controle, provocar ação

corretiva para restabelecer a execução dentro do padrão fixado, sempre que

necessário. (Chiavenato, 2000d, p.58).

O processo administrativo, possui ferramentas como o planejamento,

organização, direção e controle, que funcionam como um sistema de

engrenagens, uma dependendo da execução perfeita da outra para almejar, dessa

forma, o objetivo desejado, e assim encerrar o ciclo de trabalho

.

OBJETIVOS DO CONTROLE INTERNO

a. Tomar conhecimento das políticas, leis, normas e regulamentos externos e

internos aplicáveis à instituição, empreendendo as ações necessárias para

resguardar o seu cumprimento;

b. Resguardar, quando aplicável, a execução de monitoramento regular, de

forma a assegurar o cumprimento das políticas;

c. Garantir que as normas, procedimentos e instruções, necessários a

consecução das atividades da instituição, estejam disponíveis e acessíveis

aos colaboradores;

d. Participar de reuniões, cuja a pauta envolva assuntos relacionados a riscos

e/ou controles internos e compliance;

e. Emitir parecer, sob a ótica de riscos e controles, nos documentos

denominados como Plano de Negócio e de conformidade e especificação

funcional;

f. Identificar, classificar e avaliar riscos e controles intrínsecos as atividades

desempenhadas na sua instituição com base no desempenho dos fluxos

elaborados pela área gestora do processo, cujo serviço, produto ou

atividade esteja vinculado;

24

g. Revisar periodicamente os Inventários de Riscos de Controle validando os

com os gestores responsáveis;

h. Participar da elaboração e revisão de planos de ação, representados pela

implantação de medidas corretivas ou de melhorias nos controles,

monitorando o cumprimento dos prazos;

i. Reportar e assegurar que sejam sempre de forma tempestiva e acurada as

perdas decorrentes de eventos de Risco Operacional, providenciando

ações no sentido de reluzi-las;

j. Monitorar quando aplicável as perdas referente a risco residual;

k. Resguardar o cumprimento dos prazos estabelecidos para fornecimento de

informações requisitadas;

l. Elaborar relatórios periódicos de conformidade dos controles internos da

instituição.

O controle tem como objetivo segundo Chiavenato (2000e), a correção de

erros, falhas, seja no planejamento, na direção ou na organização , em tempo

hábil para que ocorra uma melhora em todo o processo operacional.

O CONTROLE INTERNO E SUA IMPORTÂNCIA

A importância do controle se define conforme Chiavenato (2000f), a

partir do momento que as principais funções, planejamento,organização, direção

alcançaram seus objetivos. Entretanto os resultados virão sem tantos problemas

existentes num processo planejamento Organização Direção Controle

administrativo e acompanhado de um crescimento estruturado.

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ETAPAS DO CONTROLE

a) Características do Controle

O controle tem a necessidade como características fatores que possibilitem em

momentos precisos medidas a acarretar a realização do que foi planejado,

organizado e dirigido, para o alcance dos objetivos almejados pela organização,

nesse sentido Silva (1980b)

cita como características:

• Maleabilidade – Possibilitar a introdução de mudanças decorrentes de

alterações nos planos e nas ordens;

• Instantaneidade - Acusar o mais depressa possível as faltas e os erros

verificados;

• Correção - Permitir a reparação das faltas e dos erros, evitando-se a sua

repetição (Silva, l980c, p.80).

• Controle quanto ao processo

Estabelecimento de padrões (critérios ou normas de serviços).

Avaliação e Comparação de desempenho (comparar, medir ou verificar os

resultados com o padrão).

Correção dos desvios (corrigir os planos, modificar objetivos e mudar

pessoal). O controle quanto ao processo é uma parte que muito interessa a

auditoria externa, pois a partir da avaliação, através do planejamento o auditor

verificar o grau de risco de auditoria como também todos os procedimentos

referentes à extensão do trabalho, uma vez que a mesma está relacionada com a

implantação dos padrões como também as políticas administrativas.

26

PRINCIPAIS ÁREAS DE CONTROLE

Alguns setores nas empresas, por suas atividades representarem a base de

sustentação a concretização de um negocio, merecem uma maior cuidado com

relação ao controle e segundo Chiavenato, (2000m) são as seguintes:

• Área Institucional – Referente ao controle da empresa como um todo, ou seja, o

desempenho global da empresa por meio de relatórios e balanços contábeis, o

controle de lucros e perdas, o controle do retorno sobre o investimento etc.;

• Área de Finanças – Referente a administração dos recursos financeiros da

empresa,como o controle orçamentário, a contabilidade de custos, o controle dos

investimentos etc.;

• Área de Produção - Referente a administração dos recursos materiais da

empresa,como o planejamento e controle de produção, o controle de materiais,o

controle de estoques, o controle de qualidade etc.;

• Área Mercadológica – Refere-se á administração dos recursos mercadológicos

ou comerciais da empresa, como o controle das vendas, o controle de estoques

de produtos acabados, o controle das entregas a clientes, o controle de promoção

e propaganda etc;

• Área de Pessoal – Refere-se á administração dos recursos humanos da

empresa, como o controle de freqüência, o controle das férias de pessoal, o

controle de entradas e saídas de pessoal etc.

27

FUNÇÕES, OBJETIVOS, CARACTERISTICAS E CLASSIFICAÇÃO

DO CONTROLE INTERNO

a) Funções do Controle Interno Por controles internos entendemos todos os instrumentos da organização destinados à

igilância, fiscalização e verificação administrativa, que permitam prever,observar,dirigir ou

governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzam reflexos

em seu patrimônio (FRANCO ; MARRA, 2001g, p. 267).

A função do controle interno, está diretamente relacionado com todas as

estruturas da empresa, que vai desde as relações de autoridades e

responsabilidade entre os vários níveis estabelecidos e exigidos para o alcance

dos objetivos, como também a proteção do seu patrimônio, a integridade de seus

dados contábeis, eficiência operacional no que diz respeito à existência de mão de

obra bem treinado e qualificado para o desenvolvimento adequado de suas

atividades e por fim o sistema de regras imposto pelas políticas administrativas

relativas a direção dos negócios e a pratica dos princípios , normas e funções para

a obtenção de determinados resultados.

b) Objetivos do Controle Interno devem estar diretamente ligado aos interesses de

organização para que realmente as políticas implantadas e objetivos almejados se

realizem.

O controle interno tem quatro objetivos básicos:

• Preservar os interesses da empresa;

• Precisão e a confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e

operacionais;

• O estimulo á eficiência operacional;

• Aderência ás políticas existentes para com seus acionistas

.

28

COMO PODEMOS AVALIAR CONTROLES INTERNOS

Diante de tudo o que foi pesquisado neste trabalho, podemos constatar

que o trabalho do auditor externo se concentra, sobre o sistema contábil e controle

interno, por serem essas ferramentas peças chaves constituindo importantes

processos que alicerçam uma estrutura organizacional, se forem aplicados

corretamente, entretanto se faz necessário conhecermos através de

pesquisadores no assunto algumas metodologias adotadas na avaliação dos

mesmos.

O auditor externo trabalha essencialmente em cima do sistema contábil e

do controle interno de uma entidade, tanto privada quanto pública.

As normas internacionais de auditoria, emitidas pela Federação

Internacional de Contadores/ Sigla em Inglês-IFAC, fixam como

indispensável para um auditor externo exercer suas tarefas,uma

avaliação preliminar do sistema de contabilidade e do sistema de controle

interno visando a identificar os riscos de auditoria existentes e então

definir o planejamento de seu trabalho. (NASI, 1999, p.11).

SISTEMA CONTÁBIL E CONTROLES INTERNOS

O principal objetivo de avaliação do sistema contábil e de controle interno é

construir uma base para determinar a natureza, oportunidade, extensão e

procedimentos a serem adotados para o trabalho de auditoria de modo que alguns

pontos devem ser observados:

• O tamanho e complexidade das atividades da entidade;

• Os sistemas contábeis quanto à informação, para efeitos tanto internos quanto

externos;

• As áreas de risco de auditoria;

• Documentação - natureza, em face dos sistemas de informatização adotados

29

pela entidade;

• O grau de descentralização de decisão adotado pela administração da entidade;

• Nível de envolvimento da auditoria interna, se existente.

AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS E DO

SISTEMA CONTÁBIL

Representam as principais fontes de informações relacionadas ao

trabalho de auditoria a fim determinando a natureza, a oportunidade e extensão

dos procedimentos a serem adotados, tendo a contabilidade como o principal

meio de controle, de que dispõe a administração do ponto de vista financeiro, esta

tem a responsabilidade do registro dos fatos após sua ocorrência, existindo o é

utilizado durante a ocorrência dos fatos que prevê a ocorrência dos fatos. Por se

tratar de duas ferramentas tão importantes existem alguns mecanismos de

avaliação que são de grande relevância, para ajudar a validação dos controles

internos, identificando os pontos fortes e fracos, um desses mecanismos é o

questionário de avaliação de controle interno, o outro também de grande

importância que é o conceito de planilhas que conjugam varia formas:

a. Encadeamento de funções, processos ou transações, num fluxo do

tipo passo a passo, amarrado a um processo/produto/serviço;

b. Permite que sejam descritos todos os riscos relacionados com o

fluxo, em exame independente de controles;

c. Permite que sejam identificados todos os controles que porventura

sejam necessários para minimizar ou eliminar os riscos elencados;

d. Permite que sejam registrados quais os riscos daqueles elencados

que não possuem controles e que, conseqüentemente, se

constituem nas exposições do processo;

e. Permite elencar as ações que precisam ser aderidas para fortalecer

o controle interno do processo.

30

CONTROLE INTERNO E SEU AMBIENTE

Para iniciar o processo de avaliação dos controles internos é preciso fazer

um detalhamento do ambiente de controle, mapeando toda a organização, desde

suas definições hierárquicas, até as especificações de transações. São

levantados:

I. Os organogramas;

II. As definição de responsabilidade e atribuições por níveis e cargos;

III. Parâmetros para desenvolvimento de produtos/serviços;

IV. Os procedimento formais e normas;

V. A política de pessoal, tais como: Contratação, Carreira, Treinamento,

demissões;

VI. Políticas de cargos, salários, promoções e etc.

A ferramenta e/ou mecanismo mais freqüentemente usado nesta fase do

processo é o questionário de levantamento do ambiente de controle, onde as

questões ali levantadas dizem respeito, á solicitação de documentos da

organização, onde se encontram substanciados a maioria dos assuntos listados

para a etapa de levantamento do controle.

Se alguns dos assuntos não existirem na organização, o processo de

solicitação é direcionado para o levantamento de subsídios que permitam que

sejam formalizados e quais são adotados na prática.

O objetivo final desta etapa é estabelecer como a empresa foi e está

organizada, como foram elaboradas suas políticas de recursos humanos, quais

são suas diretrizes estratégicas, quais são seus procedimentos adotados e com

que grau de responsabilidades.

31

CONCLUSÃO

Depois de termos detalhado o processo de controles internos, auditoria

externa e a auditoria, passamos a colocar em destaque os principais aspectos

encontrados com esse trabalho.

A auditoria Externa é um conjunto de procedimentos que um profissional

independente da empresa, e com qualificação para emissão de parecer sobre as

demonstrações contábeis, baseando a adequação dos princípios fundamentais da

contabilidade e às normas brasileiras de contabilidade. Já as normas

internacionais de auditoria, fixam como indispensável, para um auditor externo,

exercer suas tarefas com uma avaliação preliminar do sistema de contabilidade e

do sistema de controle interno, tentando a mensurar os riscos de auditoria e

controle interno existente e então definir o planejamento de seu trabalho.

Sabendo que auditoria Externa é regulamentada e fiscalizada por órgãos

reguladores da profissão, com o objetivo de reduzir ou eliminar a ocorrência de

erros pelos profissionais responsáveis pelo controle.

Quanto ao controle interno definimos como uma série de políticas, normas e

procedimentos adotados pela instituição para ajudar no cumprimento do objetivo

administrativo que é de assegurar a execução eficiente e ordenada dos processos,

incluindo, a sujeição às políticas administrativas e de controle interno,

salvaguardando os ativos, a prevenção de fraudes ou falhas, a exatidão, a

integridade dos registros contábeis, conforme normas vigentes, e a elaboração de

informações financeiras transparente e confiável.

Portanto se conclui que o controle interno é um instrumento de importante

para a execução do trabalho de auditoria externa, tendo em vista que o auditor

mensura os riscos da auditoria comparando os com as conformidades e

qualidade/profundidade de seus controles internos, sendo parte integrante de

todas as atividades da empresa, e estas são de relevante importância para a

auditoria externa, por constituir uma base de conteúdo das demonstrações

contábeis, principal instrumento de trabalho da auditoria externa.

32

Com tudo o que foi pesquisado, na bibliografia que serviu de consulta para

realização do presente trabalho, se observa que os órgãos/normas reguladoras da

auditoria externa, bem como os diversos conhecedores das áreas de contabilidade

e auditoria, reverenciam o controle interno como elemento essencial para a

execução do trabalho da auditoria externa, por entender a responsabilidade pelo

sucesso da organização e devido a sua aplicabilidade faz-se necessária um

rigoroso trabalho de controle interno.

33

BIBLIOGRAFIA

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ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: um curso moderno e completo. São

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fundamentais de Contabilidade e Normas Brasileiras de Contabilidade.

______. Resolução CFC N.º 820 de 17 de Dezembro de 2008. Princípios

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34

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