Control Interno Actual

CONTROL

INTERNO

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CONTROL

INTERNO

INTRODUCCIÓN

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SITEMA DEL CONTROL INTERNO

DEFINICIÓN COMPONENTES

ES UN CONUJUNTO DE ACCIONES, ACTIVIDADES, PLANES, POLITICAS,

METODOS, REGISTROSY PROCEDIMIENTOS. AMBIENTE DE CONTROL

EVALUCIÓN DE RIESGO

ACT. DE CONT. GERENC.

INFORM. Y COMUNICAC.

SUPERVISIÓN

Métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la Entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

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CONTRO

L INTERNO

FASES

PLANIFICACIÓN

EJECUCIÓN

EVALUCIÓN

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CONTROL

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EVALUACIÓN DE CONTROL

INTERNO

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DEFINICIÓN

consiste en realizar un estudio y examen

apropiado para identificar áreas críticas

o puntos débiles que requieren un

examen.

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CONTROL

INTERNO

EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO

¿ EN QUE CONSISTE LA EVALUACION?La evaluación del sistema de Control Interno consiste en realizar un estudio y examen

apropiado para identificar áreas criticas o puntos débiles que requieren un examen

profundo y determinar el grado de confiabilidad del sistema evalúa también la efectividad

del control implementado para prevenir, detectar y corregir errores y debilidades

significativas.

La Norma Internacional de Auditoria – NIA 400 “Evaluación de Riesgos y Control Interno nos dice”; El

Auditor deberá obtener un entendimiento suficiente del sistema de control interno para planear la

auditoria y desarrollar un efectivo enfoque de auditoria, por lo tanto el auditor deberá aplicar su juicio

profesional para evaluar el riesgo de control y diseñar los procedimientos que aseguren su reducción a

un nivel aceptable bajo.

En consecuencia, la evaluación del control interno es uno de los puntos mas importantes que se deben

considerar en el proceso de auditoria, es por esto que el auditor, debe otorgarle gran importancia por

cuanto determina la naturaleza, el alcance, la extensión y la oportunidad de los programas y

procedimientos de auditoria.

ASPECTOS GENERALES

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CONTROL

INTERNO

EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO

Para tener una mejor comprensión de las políticas y procedimientos, el auditor deberá obtener

conocimientos suficientes sobre cada uno de los elementos de la estructura de control interno, a través

de experiencias anteriores con el organismo con la entidad y de averiguaciones con el personal

apropiado, inspección de documentos y registros y observación de las actividades, así como de

operaciones.

El auditor deberá documentar su conocimiento y comprensión de la estructura de control interno, como

parte del proceso de planeación de la auditoria.

Cabe aclarar que teóricamente el Estudio y Evaluación del Control Interno debe hacerse en la Fase de

Planeamiento de Auditoria, sin embargo, razones de orden practico imponen en ocasiones la necesidad

de hacerlo durante el mismo trabajo de auditoria o ejecución de auditoria.

ALCANCE DE LA EVALUACION

OBJETIVO

El auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuado del control interno existente, que le sirva de

base para determinar el grado de confianza que va a depositar en el y le permita establecer la

naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar los procedimientos de auditoria.

El auditor deberá comunicar las debilidades o desviaciones al control interno de la entidad auditada en

el informe final de auditoria a través de la carta de Control Interno.

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IMPORTANCIA

Es importante en la conducción de la

organización, como en el control e información de

la operaciones, puesto que permite el manejo

adecuado de los bienes, funciones e información

de una empresa determinada

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CROLTRO

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EVALUAR UN SISTEMA DE

CONTROL INTERNO

Para evaluar los controles internos, debemos revisar cada uno de los cinco componentes.

AMBIENTE DE CONTROL

EVALUCIÓN DE RIESGO

ACT. DE CONT. GERENC.

INFORM. Y COMUNICAC.

SUPERVISIÓN

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PROCEDIMIENTO

Apropiada autorización de operaciones y actividades.

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Segregación de funciones que se asignen a los diferentes empleados o funcionarios las responsabilidades de autorizar operaciones.

Diseño y uso de documentos y registros apropiados

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RESULTADOS OBTENIDOS

se extenderán a través de un informe llamado “Memorándum

de control interno” o carta de control, en el cual se expondrán

de manera sucinta la caracterización y situación general del

sistema de control interno mostrando las debilidades de

control, áreas críticas identificadas, identificación de riesgos

de control, las conclusiones y recomendaciones para corregir

las causas de las debilidades y deficiencias.

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L INTERNOCLASIFICACIÓN DE

MÉTODOS DE EVALUACIÓN

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MÉTODO DESCRIPTIVO

Consiste en describir brevemente las diferentes actividades, procedimientos, atribuciones, competencias y funciones ejecutadas por el personal de las unidades orgánicas de la entidad examinada haciendo referencia a los sistemas administrativos desarrollados, así como los procedimientos de CI implementados por la gerencia, el desarrollo de los registros, documentación sustentatoria e información generada.

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EJEMPLO

Descripción del expediente de contratación (proceso de adquisiciones del estado)

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MÉTODO CUESTIONARIO

Consiste en usar como instrumento para la investigación cuestionarios previamente formulados que incluyen preguntas acerca de la forma y en que base se manejan las transacciones u operaciones de las personas que intervienen en su manejo.

El auditor debe elaborar el cuestionario de comprobación sobre el control interno. Este documento esta constituido por varias preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios o empleados de la entidad bajo revisión o que el auditor mismo contesta durante el curso de la auditoria basado en sus observaciones. Durante la entrevista el auditor debe ver la veracidad de las respuestas dadas y el entienda el propósito de las preguntas del cuestionario.

CARACTERÍSTICA• El cuestionario debe redactarse de acuerdo al nivel de

formación de las personas o las que se dirigen.• Las preguntas deben redactarse con claridad y permitir

cierta libertad para que el encuestado no se sienta inclinado a dar una determinada respuesta ni a contestar si o no.

• Deben evitarse los términos subjetivo y si es posible las preguntas deben ser concisas y precisas para lograr mayor concentración.

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EJEMPLO

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MÉTODO FLUJOGRAMA

Consiste en analizar el flujo de operaciones a través de los diagramas de flujo que nos muestran los lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control interno establecidas las unidades orgánicas.

El método de flujogramas es aquel que expone por medio de cuadros o gráficos las funciones, las coordinaciones responsabilidades y funciones, etc. Este debe elaborarse usando símbolos estándar; lo cual debe ser entendible por el auditor y la entidad. Permite detectar con mayor facilidad los puntos donde se encuentran debilidades de control.

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L INTERNODIAGRAMA DE FLUJO

DE PROCESODIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO

esquemática de un proceso, con el objetivo de comprender las interrelaciones entre las entradas, tareas, salidas y responsabilidades de sus competentes.

Son utilizadas para identificar las causas y riesgos.

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EJEMPLO

2

1

43

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METODOLOGIA DE EVALUCIÓN

La metodología de nueve pasos claramente definidos en forma de procesos , porque entendemos que la evaluación del sistema de control interno es un proceso para evaluar otro procesos

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IDENTIFICACIÓN PRELIMINAR DE RIESGOS Y CONTROLES

Identifica preliminarmente los procesos y subprocesos de objetos de evaluación, así como los

posibles riesgos asociados a cada uno de ellos

ACTIVIDADES A REALIZAR

Hacer una relación de posibles riesgos sobre la base del conocimiento preliminar del proceso o subprocesos y actividades

Hacer una relación de controles que se tendrían que implementar para eliminar, disminuir o compartir cada uno de los riesgos.

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EJEMPLO

FORMATO N°1ENTIDADÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONALEXAMEN ESPECIAL:………………………………………………………………………………………PERIODO:…………………………………………………………………………………………………….

IDENTIFICACIÓN PRELIMINAR DE RIESGOS Y CONTROLESProcesos Riesgos Controles que espero

encontrar

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MEMORÁNDUM DE COMPRENSIÓN

Realiza una comprensión detallada del proceso y del sistema del control interno implementado por la administración.


Identificar los criterios.

Establecer si el proceso en evaluación tiene subprocesos de importancia.

Identificar la capacidad operativa y la asignación de responsabilidad

Precisar las herramientas.

Indagar con los propietarios de proceso los aspectos de mejora que pudieran considerarse para optimizarlo.

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EJEMPLOENTIDADÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONALEXAMEN ESPECIAL:……………………………………………………………………………………………………………………………….PERIODO:………………………………………………………………………………………………………………………….…………………

MEMORÁNDUM DE COMPRENSIÓN

Proceso:……………………………………………………………………………………………………………………………………………

I Lugar y fecha ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………

II. Personal clave de los procesos/subprocesos ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…….

III. Identificación de los criterios más importantes, aplicables al proceso/subproceso ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

IV. Comprensión de cada uno de los procesos/subprocesos …………………………………………………………………………………………………………………………………….…………….

………………………………………………………………………………………………………………………..…………………………

……………………………………………………………………………………………….………………………………………………….

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RATIOS

FINANCIEROS

IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS –

DEFICIENCIAS Y RIESGOS Identifica los aspectos críticos, de eficiencias y riesgos


• Incumplimientos normativos

• Ausencia de controles• Controles débiles• Duplicidad de controles

• Riesgos que se podían estar generando .

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RATIOS

FINANCIEROS

EJEMPLO FORMATO N° 3

ENTIDADÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONALEXAMEN ESPECIAL:………………………………………..PERIODO:……………………………………………………..

IDENTIFICACIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS - DEFICIENCIAS

Proceso/Subproceso Riesgos/Deficiencia N° Aspectos críticos Nivel criticidad

D1

D2

D3

D,

D,

D,

D,

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ALTO

• Funciones y tareas no desarrolladas, mal desarrolladas o no ejecutadas, que ponen en alto riesgo la capacidad de la organización de cumplir con sus objetivos, y con su obligación de cumplir con las normas legales respectivas.

MEDIO

• Funciones y tareas parcialmente desarrolladas o inconsistentemente ejecutadas, que ponen en riesgos la capacidad de la organización de cumplir sus objetivos y con su obligación de cumplir con las normas legales respectivas.

BAJO

• Funciones y tareas parcialmente desarrolladas o inconsistentemente ejecutadas, que no ponen en riesgo, la capacidad de la organización de cumplir con sus objetivos y con su obligación de cumplir con las normas legales respectivas.

NIVELES DE CRITICIDAD

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Efectué pruebas selectivas con mayor nivel de detalle para

identificar posibles deficiencias y/o incumplimientos

Determina la muestra de cada aspecto critico. Para efecto, es necesario contar con el universo de la data relacionada con el proceso o subproceso en evaluación.

Diseñar un P/T especifico para efectuar el recorrido para validar: a) si lo indicado en la comprensión del proceso y/o subprocesos corresponde realmente a los hechos. B) si los aspectos críticos/deficiencias se corroboran.

Identificar incumplimientos, debilidades o trasgresiones y proceder a formular conclusiones.

De manera inicial se puede remitir formalmente a los funcionarios responsables del proceso los incumplimientos, debilidades o trasgresiones identificados en las fases III y IV para que formulen por escrito sus comentarios para incluirlos en el memorándum de control interno.

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L INTERNO

Evalué la segregación de funciones y formule las conclusiones

correspondientes

Analizar si el proceso cuenta con una adecuada segregación de funciones para cada persona que participa en el proceso.Formular conclusiones.

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REGISTRO DE RIESGOS (CAUSAS Y EFECTOS)

Establecer un registro de identificación de riesgos el cual permitirá hacer un inventario de los mismos, definiendo en primera instancia las causas o factores de riesgo, tanto internos como externos, así como una descripción de cada uno de éstos y definiendo los posibles efectos. Centrarse en los riesgos más significativos para la entidad relacionados con el desarrollo de los procesos y los objetivos

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Detallar los riesgos identificados,

identificando el tipo de riesgo; así como la

causa las causas y efectos de los

mismos.

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EJEMPLO FORMATO N°7

ENTIDAD:ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONALEXAMEN ESPECIAL:……………………………………………………………………PERIODO:………………………………....................................................


Procesos:

Subproceso Objetivos del Subproceso

Riesgos identificados

Tipo de riesgo Causas ( factores internos y externos)

Efectos/Consecuencias

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Estratégico Asociado con la forma de administrar la entidad. Se enfoca en asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la clara definición de políticas y el diseño y conceptualización de la entidad por alta dirección.

Operativo Asociado a la parte operativa y técnica de la entidad, incluye riesgos provenientes de deficiencias en los sistemas de información en la definición de los procesos en la estructura organizacional, en la desarticulación entre dependencias, lo cual conduce a ineficiencias, corrupción e incumplimientos de compromisos institucionales.

Financiero Asociado con el manejo de los recursos de la entidad e incluye, la ejecución presupuestal, la elaboración de los estados financieros, los pagos, manejos de excedentes de tesorería y de los bienes.

De cumplimiento

Asociado con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con sus compromiso ante la comunidad.

De tecnología Asociado con la capacidad de la entidad para que la tecnología disponible satisfaga sus necesidades actuales y futuras y soporte el cumplimiento de la misión.

TIPOS DE RIESGO

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MATRIZ DE RIESGO Y CONTROLES:

constituye una herramienta de control y de gestión normalmente utilizada para identificar las actividades (procesos y productos) más importantes de una empresa.

•Permite un inventario de riesgos sistemáticamente agrupados por clase o tipo de riesgo y ordenado prioritariamente de acuerdo con el nivel de riesgos. •Se describen los riesgos identificados y se justifica el nivel de cada uno de ellos.•Incluye la recomendación de acciones y los responsables de su implantación.•Elaborar un mapa de riesgos por cada proceso para facilitar la administración del riesgo, el cual debe elaborarse al finalizar la etapa de valoración del riesgo.

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COTNRO

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• Evaluar la probabilidad e impacto de cada uno de los riesgos, así como el nivel de los mismos.

• Identificar el tipo de respuesta al riesgo y los controles establecidos por la gestión para administrarlos.

• Proponer las actividades complementarias para hacer mas eficientes los controles.

• Dar una valoración al riesgo residual (riesgos después de controles)

MATRIZ DE RIESGO Y CONTROLES:

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ENTIDAD:ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONALEXAMEN ESPECIAL:…………………………………… PERIODO:……………...........

MATRIZ DE RIESGOS Y CONTROLESAcción de Control: ………………………………………………………………………………………………………………………..…Periodo: ……………………………………………………………………………………………………..…………………………………

Riesgo

Evaluación riesgo Respuesta al Riesgo

Riesgo residual Responsable

Nivel Valor Riesgo Inherente

Actividades Controles necesarios

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MATRIZ DE PROBABILIDADES E

IMPACTO:

Para poder prever cuales podrían ser los riesgos que afectaran al desarrollo correcto de la actividad, existe una representación gráfica conocida como matriz de probabilidad que nos ayuda en esta labor.

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Establecer los niveles de riesgos resultantes de la probabilidad e impacto determinados numéricamente, a fin de calificarlos como: riesgo tolerable, riesgo moderado o riesgo importante

Determinar el riesgo residual de cada uno de los riesgos identificados y calificados, luego de identificar los controles establecidos por la gestión para administrativos de acuerdo a la naturaleza de cada uno de ellos.

MATRIZ DE PROBABILIDADES E IMPACTO:

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ENTIDADÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONALEXAMEN ESPECIAL:……………………………………………PERIODO:…………………………………………………………

MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTOAcción de Control:……………………………………………… Periodo:…………………………………………………………..

Impacto 1

Leve2

Moderado3

Desastroso1 (3)

Riesgomoderado

(6)Riesgo

importante

(9)Riesgo

Inaceptable

2 (2)Riesgo

Tolerable

(4)Riesgo

moderado

(6)Riesgo

importante

3 (1)Riesgo

aceptable

(2)Riesgo

tolerable

(3)Riesgo

moderado

Probabilidades

Probable

Posible

Improbable

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MEMORANDÚM DE CONTROL INTERNOACTIVIDADES A REALIZAR

Incluir los aspectos positivos que constituyen las fortalezas del sistema de control interno evaluado

Incluir las debilidades y/o incumplimientos determinados en la evolución de la ECI, incluyendo las causas y efectos correspondientes.

Formule las recomendaciones teniendo en cuenta fundamentalmente las causas que están organizando las debilidades y/o incumplimiento

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MEMORANDÚM DE CONTROL INTERNO

También llamada “ Carta de control Interno”

Es una comunicación escrita que hacer legar el auditor a la entidad en el cual se incluye, las observaciones, comentarios y recomendaciones que se derivan del examen y evaluación del C.I , los cuales pueden provenir de deficiencias o problemas de implantación del mismo.

A ventaja mas importante de la C.C.I radica en que permite a la gerencia dirigir su atención a mejorar o implementar mas la medidas de control administrativas o financieras que mas se requieren .

Sugieren mejoras en los controles internos de cada área o unidad orgánica, recomiendan cambios en los procedimientos utilizados y resumen las observaciones.

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GRACIAS

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