contoh modul

BIDUK KAJ

I. PendahuluanLatar Belakang

Modul ini diperuntukan bagi Admin Paroki untuk membantu memahami fitur apa saja yang ada pada aplikasi BIDUK KAJ beserta cara penggunaannya.

Deskripsi

Modul Pelatihan Paroki membahas cara penggunaan aplikasi, meliputi:

Struktur Aplikasi: Menjelaskan apa saja yang perlu dilakukan agar aplikasi dapat digunakan dengan baik. Pada bab ini diharapkan pengguna dapat memahami menu utama aplikasi beserta struktur user yang ada di dalamnya. Pengisian Data Bagian I: Diharapkan pengguna dapat memahami data apa saja yang perlu dilengkapi sebelum pengguna dapat menginput data Umat. Pengisian Data Bagian II: Menjelaskan bagaimana pengguna dapat mengisi data keluarga dan anggota keluarga baik dari halaman aplikasi, maupun melalui fitur impor. Pengisian Data Bagian III: Menjelaskan bagaimana pengguna dapat melakukan manipulasi data yang telah diinput kedalam sistem, seperti mutasi perpindahan, almarhum, dan pindah agama. Laporan dan Pencarian: Menjelaskan bagaimana pengguna dapat melakukan pencarian dan cetak data keluarga dan umat yang telah diinput ke dalam sistem.Manfaat Modul

Diharapkan Admin Paroki dapat menggunakan aplikasi BIDUK KAJ dan dapat memberikan pelatihan pada Parokinya masing-masing.Daftar Isi1I.Pendahuluan

1Latar Belakang

1Deskripsi

1Manfaat Modul

2Daftar Isi

5II.Struktur Aplikasi

5Minimum Requirement

8Menu Utama Aplikasi

9Struktur Pengguna

10III.Pengisian Data Bagian I

10UserId

12Master Wilayah & Lingkungan

14Pengguna Wilayah dan Lingkungan

15IV.Pengisian Data Bagian II

15Data Keluarga

15View dan Quick Search

15Menambah Kartu Keluarga Baru

19Detail Kartu Keluarga

20Data Anggota Keluarga

20Menambah Anggota Keluarga Baru

22Detail Anggota Keluarga (Umum)

23Detail Anggota Keluarga (Baptis)

24Detail Anggota Keluarga (Komuni Pertama)

25Detail Anggota Keluarga (Krisma)

26Detail Anggota Keluarga (Perkawinan)

27Detail Anggota Keluarga (Perminyakan)

28Detail Anggota Keluarga (Data Kematian)

29Detail Anggota Keluarga (Bidang Kepengurusan)

30Impor Data

31Aktifkan Macro

31Mengisi Informasi Tempat Tinggal

32Mengisi Data Pribadi Bag. 1



34Mengisi Data Perkawinan

35Mengisi Data Baptis

36Mengisi Data Komuni Pertama

36Mengisi Data Krisma

37Mengisi Data Kepengurusan

38Mengisi Data Kematian

39Status Validasi Data

40Upload Excel

42V.Pengisian Data Bagian III

42Mutasi Perpindahan

42Gambaran Umum Mutasi Perpindahan

46Mutasi Keluarga (Perpindahan Data Keluarga)

47Klaim Mutasi Keluarga (Perpindahan)

49History Perpindahan Keluarga

50Mutasi Anggota (Perpindahan)

52Klaim Mutasi Anggota (Perpindahan)

55History Perpindahan Umat/Anggota Keluarga

56Mutasi Almarhum

57Mutasi Pindah Agama

58VI.Laporan dan Pencarian

58Cetak KK

60Cetak Detail Anggota Keluarga

61Pencarian

61Pencarian Data

62Menambahkan Kriteria

63Download dalam bentuk Excel

64VII.Penutup

II. Struktur AplikasiMinimum RequirementAgar aplikasi dapat digunakan dengan baik dan nyaman, pastikan kebutuhan-kebutuhan berikut telah terpenuhi pada komputer pengguna: Operating System minimal menggunakan Microsoft Windows XP atau versi terbaru.

Browser Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer 10 atau veri terbaru, atau Microsoft Edge.

Microsoft Office Word dan Excel 2007 atau versi terbaru.

PDF Reader dengan versi terbaru.

Jaringan Internet 1 Mbps (tidak ada spesifikasi khusus, lebih cepat lebih baik).

RAM 1 GB (tidak ada spesifikasi khusus, lebih cepat lebih baik).

Format tanggal pada Komputer dd/MM/YYYY (dd= tanggal, MM = Bulan, YYYY = Tahun).

Untuk melakukan setting format tanggal dapat dilakukan dengan cara berikut:

1. Buka Control Panel, kemudian pilih change date, time, or number formats

2. Setelah muncul window region, klik additional settings.

3. Setelah muncul window Customize Format, klik pada tab Date.

4. Ganti baris Short Date menjadi dd/MM/yyyy seperti gambar berikut, kemudian klik apply dan Ok.

5. Pada window Region klik kembali apply dan ok.

6. Restart komputer anda.

Menu Utama Aplikasi

Aplikasi terdiri dari 9 menu utama, yaitu:1. Profile

Pengguna aplikasi dapat melihat dan mengubah profil. Pengguna juga dapat mengubah password.2. Security AccessPengguna aplikasi dapat membuat role, membuat user lain berdasarkan role, dan mengatur akses menu berdasarkan role yang telah dibuat.3. Data Utama

Pengguna aplikasi dapat menambah, mengubah, dan mengurangi data utama yang nantinya akan digunakan di form.

4. Form

Fitur utama aplikasi yaitu pengguna dapat memaintain data umat.

5. Pencarian

Pengguna dapat melakukan pencarian data umat berdasarkan kriteria tertentu.

6. Help

Pengguna dapat mendownload kartu KK kosong. Pengguna juga dapat mendownload file manual penggunaan.

7. Pesan

Pengguna dapat mengirimkan pesan kepada pengguna lain.

8. Dashboard

Pengguna dapat melihat jumlah umat dalam bentuk grafik.

9. Laporan

Pengguna dapat mendownload laporan statistik dalam bentuk microsoft Word.Struktur Pengguna

Pengguna aplikasi dibagi berdasarkan struktur gereja; Keuskupan, Paroki, Wilayah, dan Lingkungan. Akses data umat diatur secara vertikal dan horizontal. Diatur secara horizontal dimana pengguna lingkungan tidak dapat melihat data umat lingkungan lainnya, hal ini berlaku juga untuk Wilayah, Paroki, dan Keuskupan. Diatur secara vertikal dimana pengguna Keuskupan dapat membuat userid baru untuk pengguna Paroki ke bawah, hal ini berlaku juga untuk Paroki dan Wilayah. Untuk lebih jelasnya dapat digambarkan pada user matriks berikut:Data Akses\Roles LevelKeuskupanParokiWilayahLingkungan

Own

Data Keuskupan----

Data Paroki (subordinate)---

Data Wilayah (subordinate)--

Data Lingkungan (subordinate)-

Mutasi Keuskupan---

Mutasi Paroki--

Mutasi Wilayah-

Mutasi Lingkungan

Laporan Statistik Paroki--

III. Pengisian Data Bagian IUserIdSebelum menginput data umat, pengguna perlu memastikan Parokinya telah terdaftar pada aplikasi BIDUK KAJ dan telah memiliki userid. Hal ini dapat di konfirmasi ke bagian Keuskupan, admin Keuskupan akan mendaftarkan Paroki baru jika belum ada dan membuatkan userid Paroki untuk anda. Ada beberapa jenis user roles yang telah di-defined untuk pengguna level Paroki: Paroki (Lihat)

Pengguna dengan role ini hanya dapat melihat data yang ada pada aplikasi.

Paroki (Lihat, Simpan)

Pengguna dengan role ini dapat melakukan lihat, menambah, serta mengubah data yang ada pada Parokinya.

Paroki (Lihat, Simpan, Delete)

Pengguna dengan role ini dapat melakukan lihat, menambah, dan menghapus data yang ada pada Parokinya.

Pastikan pengguna me-request userid sesuai dengan kebutuhan pengguna. Setelah mendapatkan userid dan password, pengguna dapat mengakses aplikasi BIDUK KAJ melalui URL https://biduk.kaj.or.id/ dan masukkan userid dan password yang telah diperoleh.

Pengguna dapat melihat profil pengguna seperti role dan Nama Paroki. Pengguna juga dapat melihat dan mengubah nama lengkap, email, nomor telepon, dan password. Setelah menerima userid dan password, pengguna disarankan untuk merubah password. Password harus terdiri dari angka, huruf kecil, huruf besar, minimal 8 karakter, dan maksimal 15 karakter.

Master Wilayah & LingkunganSebelum menginput data umat, pengguna harus melengkapi master wilayah dan lingkungan yang ada di Parokinya karena data umat berdasarkan Keuskupan, Paroki, Wilayah, dan Lingkungan. Untuk menambahkan data Wilayah, pengguna dapat mengakses halaman Data Utama ( Struktur Gereja ( Wilayah.

Jika pengguna login sebagai Paroki, maka nama Paroki secara otomatis terisi dengan nama Paroki pengguna. Sedangkan kode wilayah akan terbentuk oleh sistem secara auto incremental yang terdiri dari 3 digit, ... Pengguna dapat menyimpan kode wilayah yang lama pada kolom Kode AliasUntuk menambahkan Lingkungan, pengguna dapat mengakses menu Data Utama ( Struktur Gereja ( Lingkungan

Jika pengguna login sebagai Paroki, maka nama wilayah dapat dipilih oleh pengguna. Sedangkan kode lingkungan akan terbentuk oleh sistem secara auto incremental yang terdiri dari 4 digit, ... Pengguna dapat menyimpan kode lingkungan yang lama pada kolom Kode Alias. Pengguna Wilayah dan LingkunganPengguna aplikasi dengan level Paroki memungkinkan untuk membuatkan user baru untuk pengguna Wilayah dan Lingkungan yang ada di Paroki pengguna. Tujuannya untuk membantu kerja Paroki dalam memaintan data Wilayah dan Lingkungan. Untuk membuat user baru, pengguna dapat memilih menu Security Access ( User Management ( User.

Pengguna dapat menentukan user role untuk user yang akan dibuat. Jika yang dipilih adalah level Wilayah, maka data yang perlu dilengkapi adalah Wilayah, sedangkan Keuskupan dan Paroki sesuai dengan pengguna Paroki. Setelah userid telah dibuat, Paroki dapat menginformasikan username dan password kepada pengguna Wilayah atau Lingkungan yang ditunjuk. Pengguna Wilayah dapat menambahkan master Lingkungan dan userid yang ada di Wilayahnya. Pengguna Wilayah atau Lingkungan juga dapat membantu mengisi data umat yang ada di Wilayah dan Lingkungannya.IV. Pengisian Data Bagian IIData KeluargaView dan Quick SearchSetelah melengkapi data Wilayah dan Lingkungan, pengguna dapat melanjutkan mengisi data keluarga dengan cara memilih menu Form ( Kartu Keluarga ( Form Kartu Keluarga.

Pengguna dapat melihat list keluarga yang telah tersimpan pada sistem BIDUK berdasarkan Wilayah dan Lingkungan. Pengguna dapat mencari data Keluarga dengan fitur quick search berdasarkan kolom yang tampil pada aplikasi.Menambah Kartu Keluarga BaruPengguna dapat membuat kartu keluarga baru dengan memilih tombol KK BARU.

Tahap pertama yang perlu dilakukan adalah memastikan data keluarga belum ada di sistem BIDUK KAJ. Hal ini dapat dilakukan dengan cara mengisi Nama lahir, Tempat Lahir, dan Tanggal Lahir dari Kepala Keluarga. Sistem akan menampilkan list data umat yang memliki data yang sama. Untuk melihat foto dari umat, pengguna dapat memilih list.Jika data yang ditampilkan bukan data umat yang akan diinput (bisa terjadi karena nama, tanggal, dan tempat lahir yang sama persis), pengguna dapat memberikan tanda thick pada kolom Data belum ada pada aplikasi maka tombol LANJUT dapat dipilih.

Jika data yang ditemukan sesuai dengan yang akan diinput, maka pengguna dapat memilih tombol BATAL dan menghubungi admin Paroki bersangkutan untuk dilakukan mutasi/perpindahan umat.

Tahap dua, pengguna diminta untuk melengkapi informasi Lingkungan terdaftar dan juga informasi tempat tinggal. Terdapat beberapa informasi lain untuk melengkapi keterangan kondisi Keluarga, seperti Keluarga Prasejahtera, Iuran Kematian, Status Rumah, dan Lokasi Rumah. Pengguna dapat melanjutkan ke tahap berikutnya dengan memilih tombol LANJUT.

Tahap ke tiga, pengguna diminta untuk melengkapi informasi Kepala Keluarga. Data yang diinput dibagi menjadi 2 Jenis, Data Baru dan Data Perpindahan dari Paroki lain tanpa sistem BIDUK KAJ. Data Baru untuk data umat yang benar-benar baru masuk ke dalam Paroki (sebelumnya belum terdaftar pada Keuskupan/Paroki lain. Sedangkan Data Perpindahan dari Paroki lain tanpa sistem BIDUK KAJ untuk data umat yang berasal dari Keuskupan/Paroki lain. Jika telah lengkap diisi, dapat memilih tombol SIMPAN. Jika Agama yang dipilih adalah Katolik, pengguna akan diminta untuk melengkapi data Baptis. Pengguna dapat melakukan skip jika data baptis diinput setelah data berhasil tersimpan.Detail Kartu KeluargaData Keluarga yang telah berhasil diinput, dapat dilihat melalui Data Utama ( Form ( Form Kartu Keluarga. Tampilkan list Kartu Keluarga, kemudian pilih Keluarga.

Pada Detail Kartu Keluarga ditampilkan informasi yang telah diinput.

Data Anggota KeluargaMenambah Anggota Keluarga Baru

Menambah anggota keluarga baru dapat dilakukan melalui menu detail keluarga dengan memilih tombol TAMBAH ANGGOTA.

Tahap pertama yang perlu dilakukan adalah memastikan data anggota keluarga belum ada di sistem BIDUK KAJ. Hal ini dapat dilakukan dengan cara mengisi Nama lahir, Tempat Lahir, dan Tanggal Lahir dari Kepala Keluarga. Sistem akan menampilkan list data umat yang memliki data yang sama. Untuk melihat foto dari umat, pengguna dapat memilih list.

Jika data yang ditampilkan bukan data umat yang akan diinput (bisa terjadi karena nama, tanggal, dan tempat lahir yang sama persis), pengguna dapat memberikan tanda thick pada kolom Data belum ada pada aplikasi maka tombol LANJUT dapat dipilih.

Jika data yang ditemukan sesuai dengan yang akan diinput, maka pengguna dapat memilih tombol BATAL dan menghubungi admin Paroki bersangkutan untuk dilakukan mutasi/perpindahan umat.

Tahap ke dua, pengguna diminta untuk melengkapi informasi Anggota Keluarga. Data yang diinput dibagi menjadi 2 Jenis, Data Baru dan Data Perpindahan dari Paroki lain tanpa sistem BIDUK KAJ. Data Baru untuk data umat yang benar-benar baru masuk ke dalam Paroki (sebelumnya belum terdaftar pada Keuskupan/Paroki lain. Sedangkan Data Perpindahan dari Paroki lain tanpa sistem BIDUK KAJ untuk data umat yang berasal dari Keuskupan/Paroki lain. Jika telah lengkap diisi, dapat memilih tombol SIMPAN. Jika Agama yang dipilih adalah Katolik, pengguna akan diminta untuk melengkapi data Baptis. Pengguna dapat melakukan skip jika data baptis diinput setelah data berhasil tersimpan.Detail Anggota Keluarga (Umum)

Pada Detail Anggota Umum, pengguna dapat melihat informasi umum dari Anggota keluarga. Untuk Agama dan Status Almarhum tidak dapat diubah, pengguna perlu mengakses fitur MUTASI ANGGOTA melalui Detail Keluarga untuk mengubahnya.Detail Anggota Keluarga (Baptis)

Baptis dibagi menjadi 2, yang pertama adalah Dibaptis di Gereja Katolik jika umat diBaptis di Katolik. Pengguna perlu melengkapi informasi dimana umat tersebut diBaptis dengan memilih Keuskupan dan Paroki Baptis.

Pengguna juga dapat memilih Dibaptis di Gereja Protestan jika umat sebelumnya dibaptis di gereja Protestan dan diterima di Katolik tanpa dilakukan Baptis. Pengguna perlu melengkapi informasi dimana umat tersebut di Baptis, dan kapan umat tersebut diterima di Katolik dan Paroki yang menerimanya.Detail Anggota Keluarga (Komuni Pertama)

Pengguna dapat mengisi data Komuni Pertama dari Anggota Keluarga.Detail Anggota Keluarga (Krisma)

Pengguna dapat mengisi data Krisma dari Anggota Keluarga.

Detail Anggota Keluarga (Perkawinan)

Pengguna dapat melengkapi data Perkawinan yang terdiri dari :

Pasangan Perkawinan Jenis perkawinan ( Agama Umat dan Pasangan pada saat menikah). Jenis Protestan (Jika Agama pasangan adalah Protestan) Ijin Beda Gereja (Jika jenis perkawinan adalah Katolik dengan Protestan) Dispensasi (Jika jenis perkawinan adalah Katolik dengan Non-Kristen) Kawin Katolik (Ya jika perkawinan dilaksanakan secara Katolik). Keuskupan dan Paroki Perkawinan jika perkawinan dilakukan secara Katolik. Data lainnya sesuai dengan gambar yang bersifat opsional.Detail Anggota Keluarga (Perminyakan)

Pengguna dapat mengisi data Perminyakan dari Anggota Keluarga.

Detail Anggota Keluarga (Data Kematian)

Pengguna dapat mengisi data Kematian dari Anggota Keluarga. Jika Pengguna melakukan kesalahan yang seharusnya Anggota tersebut tidak almarhum, pengguna dapat melakukan BATAL.Detail Anggota Keluarga (Bidang Kepengurusan)

Pengguna dapat mengisi data Bidang Kepengurusan dari Anggota Keluarga. Pada Form Bidang Gereja/Paroki, pengguna dapat memilih bidang mana yang akan ditampilkan pada kartu keluarga.Impor Data

Selain melalui menu form, pengguna juga dapat memasukkan data melalui menu impor data dari file excel. Fitur ini dapat membantu penginputan data dalam jumlah banyak. Impor Kartu Keluarga dapat diakses melalui menu Form ( Impor Data ( Import Kartu Keluarga

1. Pastikan Minimum Requirement pada BAB II telah terpenuhi agar proses impor dapat berjalan dengan baik.

2. Perhatikan dengan baik Keterangan yang ada untuk memastikan apa saja yang perlu dilakukan.

3. Pilih Keuskupan dan Pilih Paroki yang sesuai dengan lokasi import data KK.

4. Kemudian, klik link tautan berikut ini untuk mendownload template excel.Aktifkan Macro

Pilih link cara enable macro pada Keterangan untuk mendownload petunjuk. Ikuti petunjuk untuk mengakifkan macro.

Mengisi Informasi Tempat Tinggal

Utamakan mengisi data yang wajib diisi (kolom yang ada tanda *), yaitu pada kolom : No, Wilayah, Lingkungan, Kode Kartu Keluarga, Alamat Rumah dan Kelurahan.

Dalam 1 keluarga yang sama menggunakan Kode Kartu Keluarga yang sama misal : KK001 maka seluruh anggota keluarga menggunakan KK001 mengikuti 1 keluarga sebagai tanda jika mereka adalah satu keluarga. Apabila belum mempunyai Kode Kartu Keluarga, bisa menggunakan sequence number yang sama untuk satu keluarga misal : 1 maka seluruh anggota keluarga menggunakan angka 1 mengikuti kepala keluarga sebagai tanda mereka adalah satu keluarga. Data yang tidak wajib diisi (data ini bisa dilengkapi jika sudah ada data lengkap dari umat), yaitu pada kolom : Telepon Rumah, Fax Rumah, RT, RW, Keluarga Prasejahtera, Iuran Kematian (lihat gambar 5) Status Rumah dan Lokasi Rumah.Mengisi Data Pribadi Bag. 1

Data yang wajib diisi (kolom yang ada tanda *), yaitu pada kolom : Nama Lahir, Hubungan Keluarga, Jenis Kelamin, dan Agama

Dalam 1 keluarga, setidaknya harus ada 1 anggota yang memiliki hubungan keluarga Kepala Keluarga. Jika tidak ada, data 1 keluarga akan gagal diupload.

Jika Agama yang dipilih adalah Agama Protestan, maka kolom Jenis Protestan wajib diisi.

Data yang tidak wajib diisi (data ini bisa dilengkapi jika sudah ada data lengkap dari umat), yaitu pada kolom : Nama Baptis, NIK, Anak Ke, Jenis Protestan (jika ada yang beragama Protestan).Mengisi Data Pribadi Bag. 2

Data yang wajib diisi (kolom yang ada tanda *), yaitu pada kolom : Tempat Lahir, Tanggal Lahir dan Status Menikah.

Data yang tidak wajib diisi (data ini bisa dilengkapi jika sudah ada data lengkap dari umat), yaitu pada kolom : Golongan Darah, Rhesus Darah, E-mail, No.Handphone, Telepon Kantor, Fax Kantor, Pendidikan Fakultas/Jurusan dan Pekerjaan.

Mengisi Data Pribadi Bag. 3

Data yang wajib diisi (kolom yang ada tanda *), yaitu pada kolom : Cacat Tubuh(default:ya) dan Tanggal Masuk(default: 01/01/2014).

Data yang tidak wajib diisi (data ini bisa dilengkapi jika sudah ada data lengkap dari umat), yaitu pada kolom : Profesi, Tempat Bekerja, Keterampilan dan Keterangan.Mengisi Data Perkawinan

Data Perkawinan perlu dilengkapi jika status menikah yang dipilih selain lajang.

Data yang wajib diisi (kolom yang ada tanda *), yaitu pada kolom : Jenis Nikah dan Paroki Perkawinan. Terdapat beberapa Jenis Nikah berdasarkan agama pasangan, yaitu : KA (Katolik dengan Katekumen), KB (Katolik dengan Budha), KH (Katolik dengan Hindu), KI (Katolik dengan Islam), KK (Katolik dengan Katolik), KL (Katolik dengan Lain-lain), KP (Katolik dengan Protestan), dan KU (Katolik dengan Konghucu).

Data yang tidak wajib diisi (data ini bisa dilengkapi jika sudah ada data lengkap dari umat), yaitu pada kolom : Nama Pasangan, Tanggal Lahir Pasangan, Tempat Lahir Pasangan, Nama Pastor, Izin Beda Gereja, Dispensasi, Tanggal Perkawinan Katolik, Tanggal Pencatatan Sipil, Tanggal Pencatatan KUA, dan Tanggal Perkawinan Adat.

Dispensasi digunakan untuk pernikahan antara Katolik dengan Non-Kristen. Dapat diisi dengan Ya jika memperoleh dispensasi.

Izin Beda Gereja digunakan untuk pernikahan antara katolik dengan Protestan. Dapat diisi dengan Ya jika memperoleh izin.

Mengisi Data Baptis

Jika Baptis yang dipilih adalah Dibaptis Di Gereja Katolik, maka data yang wajib diisi:

Tanggal Baptis: Tanggal umat tersebut dibaptis di gereja Katolik.

dan Paroki Baptis: Nama gereja Katolik di mana umat tersebut dibaptis.

Jika Baptis yang dipilih adalah Dibaptis Di Gereja Protestan, maka:

Tanggal Baptis: Tanggal umat tersebut dibaptis di gereja Protestan.

Tanggal Diterima Baptis: Tanggal umat tersebut diterima di gereja Katolik.

Gereja Baptis Protestan: Nama gereja Protestan di mana umat tersebut dibaptis.

Data yang tidak wajib diisi (data ini bisa dilengkapi jika sudah ada data lengkap dari umat), yaitu pada kolom : No.Baptis, Tanggal Diterima Baptis, dan Gereja Baptis Protestan (jika beragama Protestan).

Mengisi Data Komuni Pertama

Data yang wajib diisi (kolom yang ada tanda *), yaitu pada kolom : Tanggal Komuni Pertama dan Paroki Komuni Pertama.

Data yang tidak wajib diisi (data ini bisa dilengkapi jika sudah ada data lengkap dari umat), yaitu pada kolom : No. Komuni Pertama.

Mengisi Data Krisma

Data yang wajib diisi (kolom yang ada tanda *), yaitu pada kolom : Tanggal Sakramen Krisma dan Paroki Krisma.

Data yang tidak wajib diisi (data ini bisa dilengkapi jika sudah ada data lengkap dari umat), yaitu pada kolom : No. Krisma, Pemberi Krisma dan Nama Krisma.

Mengisi Data Kepengurusan

Isi Data Bidang Kepengurusan, jika umat pernah aktif dalam Bidang Kepengurusan dan data Bidang Kepengurusan umat sudah ada. Yaitu pada kolom : Peran Umum, Peran Wilayah, Peran Masyarakat, Bidang Liturgi, Bidang Kategorial, Bidang Katekese dan Bidang Kepengurusan.Mengisi Data Kematian

Data yang wajib diisi (kolom yang ada tanda *), yaitu pada kolom : Tanggal Almarhum.

Data yang tidak wajib diisi (data ini bisa dilengkapi jika sudah ada data lengkap dari umat), yaitu pada kolom : Tanggal Pencatatan, Tempat Almarhum, Tanggal Pemakaman, Jam Pemakaman dan Tempat Pemakaman.

Status Validasi Data

Setelah selesai mengisi template, klik tombol Validasi. pastikan file yang akan diupload telah melalui proses Validasi Data dengan hasil Pass atau Incomplete. Jika Status Validasi : Incomplete, berarti masih ada data yang diisi belum lengkap namun sudah dapat melakukan import excel ke dalam sistem. Jika Status Validasi : Invalid, mohon mengecek kembali Template Excel, mungkin ada data yang belum diisi atau tidak sesuai dengan format isian data dan import excel belum dapat dilakukan karena terdapat data wajib yang belum diisi. Jika Status Validasi : Pass, maka data yang diisi sudah cukup lengkap dan dapat melakukan import excel.Upload Excel

Setelah file dilakukan validasi dan hasilnya Pass/Incomplete, maka pengguna dapat melakukan upload file tersebut kedalam sistem BIDUK KAJ.

Admin hanya dapat melakukan satu kali impor data pada satu waktu sampai proses impor selesai dilakukan dan melakukan klik tombol SELESAI. Dan Jika file excel TemplateImport belum di lakukan validasi atau masih terdapat error maka akan menampilkan notifikasi error belum melakukan validasi.

Setelah klik tombol SELESAI, Laporan Impor Data Keluarga akan secara otomatis tersimpan. Buka Laporan Impor Data Keluarga untuk melihat hasil impor data, terdapat hasil laporan sukses atau gagal dari proses impor data.V. Pengisian Data Bagian IIIMutasi PerpindahanGambaran Umum Mutasi Perpindahan

Perpindahan data umat dapat dilakukan melalui aplikasi BIDUK KAJ yang terintegrasi. Hal ini dapat memudahkan KAJ dalam poin-poin berikut:

Paroki tujuan tidak perlu melakukan input data umat kembali karena data umat sudah ada pada aplikasi dan hanya dipindahkan kepemilikannya.

Tidak ada duplikasi data untuk umat yang sama, karena data umat yang digunakan adalah sama, tidak dibuat ulang atau diduplikasi.

Keuskupan dapat melihat perpindahan data umat yang ada di bawahnya.

Secara umum, proses mutasi perpindahan dapat digambarkan sebagai berikut:

1. Umat datang ke Paroki dimana umat tersebut terdaftar dan memberikan informasi rencana perpindahan.

2. Admin Paroki melakukan Mutasi perpindahan untuk umat tersebut pada sistem BIDUK KAJ.

3. Umat datang ke Paroki yang dituju dan memberikan informasi Paroki sebelumnya terdaftar.

4. Admin Paroki yang dituju akan melakukan klaim dengan cara mencari data mutasi umat pada sistem BIDUK KAJ berdasarkan informasi yang diberikan oleh umat.

5. Data akan berpindah kepemilikannya dari Paroki lama ke Paroki yang dituju.

Berikut Jenis Mutasi perpindahan beserta ketentuannya yang perlu diperhatikan:

Mutasi Pindah KK

Penjelasan: Perpindahan umat dari 1 Keluarga ke Keluarga lain atau baru dalam 1 Lingkungan yang sama.

User Level: Lingkungan, Wilayah, Paroki, Keuskupan.

Mutasi Lingkungan

Penjelasan: Perpindahan umat/keluarga dari 1 Lingkungan ke Lingkungan lain dalam 1 Wilayah yang sama. Hanya dapat di klaim oleh Lingkungan lain dalam 1 Wilayah.User Level: Lingkungan, Wilayah, Paroki, Keuskupan. Mutasi Wilayah

Penjelasan: Perpindahan umat/keluarga dari 1 Wilayah ke Wilayah lain dalam 1 Paroki yang sama. Hanya dapat di Klaim oleh Wilayah lain dalam 1 Paroki.User Level: Wilayah, Paroki, Keuskupan.

Mutasi Paroki

Penjelasan: Perpindahan umat/keluarga dari 1 Wilayah ke Wilayah lain dalam 1 Paroki yang sama. Hanya dapat di Klaim oleh Wilayah lain dalam 1 Paroki.

User Level: Paroki, Keuskupan.

Mutasi Keuskupan

Hanya tersedia untuk Admin Keuskupan

Mutasi Keluarga (Perpindahan Data Keluarga)

Pengguna dapat melakukan perpindahan Data Keluarga antar Paroki dengan memilih MUTASI KELUARGA melalui menu Data Utama ( Kartu Keluarga ( Form Kartu Keluarga.

Pengguna dapat memilih Jenis Mutasi sesuai dengan aturan mutasi.Klaim Mutasi Keluarga (Perpindahan)Admin Paroki tujuan dapat melakukan klaim agar data keluarga yang dimutasi berpindah ke Paroki Admin yang dituju melalui menu FORM ( KLAIM MUTASI ( KLAIM MUTASI KELUARGA.

Admin Paroki dapat memilih Jenis Mutasi (contoh: Mutasi Paroki) sesuai dengan levelnya. Admin Paroki perlu memilih Paroki, Wilayah, dan Lingkungan Keluarga berasal (yang melakukan mutasi) dan mencari data keluarga yang dimutasi.

Admin Paroki dapat menentukan Wilayah, dan Lingkungan baru untuk Keluarga yang akan diklaim. Admin hanya dapat memilih Wilayah dan Lingkungan yang ada di Paroki dimana admin terdaftar.

Setelah Wilayah dan Lingkungan dipilih, pengguna dapat dan harus memperbaharui data alamat Keluarga, terutama Kelurahan.

Setelah data dilengkapi, pengguna dapat memilih tombol SIMPAN. Jika berhasil, maka akan muncul notifikasi Claim Mutasi KK Sukses.History Perpindahan KeluargaSegala perpindahan/Mutasi Keluarga akan tercatat pada aplikasi dan dapat dilihat oleh pengguna pada halaman detail kartu keluarga melalui menu History KK.

Mutasi Anggota (Perpindahan)Pengguna dapat melakukan perpindahan Data Anggota Keluarga/Umat antar Paroki dengan memilih MUTASI ANGGOTA melalui menu Data Utama ( Kartu Keluarga ( Form Kartu Keluarga ( Detail Kartu Keluarga.

Pengguna dapat memilih Jenis Mutasi sesuai dengan aturan mutasi.Klaim Mutasi Anggota (Perpindahan)

Admin Paroki tujuan dapat melakukan klaim agar data Anggota/Umat yang dimutasi berpindah ke Paroki Admin yang dituju melalui menu FORM ( KLAIM MUTASI ( KLAIM MUTASI ANGGOTA.

Admin Paroki dapat memilih Jenis Mutasi (contoh: Mutasi Paroki) sesuai dengan levelnya. Admin Paroki perlu memilih Paroki, Wilayah, dan Lingkungan Anggota atau Umat berasal (yang melakukan mutasi) dan mencari data Umat/Anggota yang dimutasi.

Admin Paroki dapat menentukan Wilayah, dan Lingkungan baru untuk Anggota/Umat yang akan diklaim. Admin hanya dapat memilih Wilayah dan Lingkungan yang ada di Paroki dimana admin terdaftar. Admin Paroki dapat memindahkan umat ke KK yang baru dengan memilih KK Baru, atau memindahkan umat ke KK yang sudah ada dengan memilih KK Lama dan memilih Keluarga yang sudah ada.

Setelah Keluarga dipilih, admin perlu memilih status hubungan yang baru umat yang diklaim pada keluarga yang telah dipilih.

Setelah data dilengkapi, pengguna dapat memilih tombol SIMPAN. Jika berhasil, maka akan muncul notifikasi Claim Mutasi Anggota Sukses.History Perpindahan Umat/Anggota KeluargaSegala perpindahan/Mutasi Keluarga akan tercatat pada aplikasi dan dapat dilihat oleh pengguna pada halaman detail kartu keluarga melalui menu History Anggota.

Mutasi AlmarhumSelain mutasi perpindahan, pengguna juga dapat melakukan mutasi Almarhum untuk umat/anggota keluarga yang telah meninggal dunia dengan memilih MUTASI ANGGOTA melalui menu Data Utama ( Kartu Keluarga ( Form Kartu Keluarga ( Detail Kartu Keluarga dan memilih Jenis Mutasi Mutasi Almarhum.

Setelah dilakukan simpan, pengguna perlu melengkapi data kematian. Jika berhasil, Status Almarhum Anggota akan berubah menjadi Ya.Mutasi Pindah AgamaSelain mutasi perpindahan dan Almarhum, pengguna juga dapat melakukan mutasi Pindah Agama untuk umat/anggota keluarga yang akan berganti agama, baik dari Katolik ke Non-Katolik maupun sebaliknya dengan memilih MUTASI ANGGOTA melalui menu Data Utama ( Kartu Keluarga ( Form Kartu Keluarga ( Detail Kartu Keluarga dan memilih Jenis Mutasi Mutasi Agama.

Jika Agama Tujuan yang dipilih adalah Katolik, maka pengguna perlu melengkapi data Baptis.VI. Laporan dan PencarianCetak KK

Dari Data Keluarga yang telah diinput, pengguna dapat melakukan cetak Kartu Keluarga melalui halaman detail Kartu Keluarga menu Cetak KK

Pengguna dapat melakukan export ke dalam format lain, atau mencetak Kartu Keluarga.

Klik icon Printer, kemudian akan muncul pop up Print to PDF.

Pilih Select Pages dan lihat jumlah halaman yang akan di print.

Isi kotak From dan kotak To sesuai dengan jumlah halaman yang akan di print.

Klik tombol Export.Dari File PDF yang berhasil di download, pengguna dapat mencetak Kartu Keluarga.

Cetak Detail Anggota Keluarga

Pengguna dapat mencetak informasi Anggota Keluarga melalui halaman detail Anggota.

PencarianPencarian DataPengguna dapat melakukan pencarian data berdasarkan kriteria tertentu. Salah satu fitur pencarian adalah Pencarian Data Umat.

Hasil pencarian data dapat ditampilkan berdasarkan beberapa kolom yang tersedia pada tampilan Pencarian Data Umat dengan melakukan checklist / unchecklist pada checkbox, adapun kolom yang tersedia pada Pencarian Data Umat yaitu : Keuskupan, Paroki, Wilayah dan Lingkungan yang dipilih, meliputi nomor anggota, nama baptis, nama lahir, no kk, NIK, Tanggal Lahir, Umur, Agama, Golongan Darah, Tanggal Pernikahan Katolik, Tanggal Pencatatan Sipil, Tanggal Pencatatan KUA, Tanggal Pernikahan Adat, Jenis Pernikahan, Keterampilan, Pekerjaan, Pendidikan, Profesi, Baptis, Komuni Pertama, Wilayah dan Lingkungan. Pada standar nya semua kotak checkbox ter checklist, apabila ingin menghilangkan kolom pada tabel maka admin dapat menghilangkan checklist pada kotak checkbox yang ingin dihilangkan.

Menambahkan Kriteria

Admin dapat melakukan pencarian lebih lanjut atau advance search dengan melakukan klik pada tombol tambah kriteria dan pencarian dapat dilakukan dengan melakukan kombinasi tambah kriteria lebih dari satu kriteria. Apabila kriteria yang dipilih merupakan string, maka operator yang disediakan adalah = dan contains". Bila kriteria yang dipilih merupakan angka atau tanggal, maka operator yang disediakan adalah dan =. Untuk kriteria yang merupakan dropdown, operator yang disediakan adalah =. Untuk mengisi tanggal, admin dapat mengklik icon kalender di sebelah textbox.Tekan tombol silang () untuk mereset/membatalkan pencarian.

Download dalam bentuk Excel

Admin dapat mendownload file DataPencarianUmat.xlsx dengan menekan tombol download.

Informasi yang ada pada excel merupakan informasi lengkap dari umat.VII. PenutupModul ini merupakan modul singkat untuk admin Paroki untuk memahami fitur yang ada pada aplikasi dan bagaimana pengguna dapat mulai menggunakannya. Pengguna dapat menggunakan fitur USER MANUAL melalui menu HELP untuk bantuan ketika mengalami kesulitan pada saat penggunaan aplikasi.11/28/2015

BIDUK KAJ

Modul pelatihan Paroki

Kolom yang bertandakan * harus diisi lengkap.

Dalam 1 Paroki, tidak boleh ada wilayah yang memiliki kode alias dan nama yang sama.

Wilayah tidak dapat dihapus selama ada data Lingkungan yang masih terdaftar pada Wilayah tersebut.


Dalam 1 Paroki, tidak boleh ada wilayah yang memiliki kode alias dan nama yang sama.

Wilayah yang muncul hanyalah wilayah yang ada di Paroki pengguna dan telah diinput pada master wilayah.

Kecamatan dan Kelurahan yang muncul hanyalah kelurahan yang ada pada master kecamatan dan kelurahan. Jika data kecamatan dan kelurahan yang dimaksud tidak ditemukan, pengguna dapat melaporkannya kepada admin Keuskupan untuk ditambahkan.

Lingkungan tidak dapat dihapus selama ada data Keluarga dan data Umat yang terdaftar pada Lingkungan tersebut.

Nama Wilayah tidak dapat diubah setelah data Lingkungan berhasil diinput pada sistem. Dengan kata lain Lingkungan tidak dapat berpindah Wilayah. Pengguna perlu membuat lingkungan baru pada Wilayah yang dituju, kemudian melakukan mutasi seluruh umat dan keluarga yang ada pada Lingkungan lama. Setelah semua berhasil dimutasi, Lingkungan lama dapat dihapus. Hal ini bertujuan untuk menjaga data statistik umat tetap valid.


Username bersifat unik dan tidak boleh sama antar pengguna.

Username hanya boleh mengandung huruf dan angka, tidak boleh mengandung spasi.

Password harus terdiri dari angka, huruf kecil, huruf besar, minimal 8 karakter, dan maksimal 15 karakter.

Username tidak dapat diubah setelah data user berhasil tersimpan pada sistem.

Kelurahan yang dapat dipilih adalah Kelurahan yang telah dimapping pada master Lingkungan. Jika Kelurahan yang dimaksud tidak ditemukan, maka pengguna perlu melakukan mapping terlebih dahulu pada master Lingkungan.

Kode Post dan Kecamatan akan terisi secara otomatis sesuai dengan mapping pada master Kelurahan. Jika informasi tidak sesuai, pengguna dapat melaporkannya kepada admin Keuskupan untuk dilakukan perubahan data.

Perubahan hubungan keluarga baik dari/menjadi Kepala Keluarga, perlu ditentukan Kepala Keluarga yang baru.

Pengguna akan menerima notifikasi untuk mengisi data Perkawinan jika Status menikah dari anggota adalah menikah dan data Perkawinan belum dilengkapi.

Pengguna akan menerima notifikasi untuk mengisi data Baptis jika Anggota beragama Katolik dan data Baptis belum dilengkapi.

Menu Baptis tidak tersedia untuk Anggota Keluarga non-Katolik.

Menu dan data Baptis akan tetap ada jika Anggota Keluarga pernah beragama Katolik.

Baptis akan terhitung pada Laporan Statistik Paroki dimana umat pada saat itu terdaftar. Jika pada tanggal baptis tersebut umat tidak terdaftar pada Paroki manapun pada sistem, maka baptis akan terhitung pada Laporan Statistik Paroki dari admin yang melakukan input.

Menu Komuni Pertama tidak tersedia untuk Anggota Keluarga non-Katolik.

Komuni Pertama akan terhitung pada Laporan Statistik Paroki dimana umat pada saat itu terdaftar. Jika pada tanggal Komuni pertama tersebut umat tidak terdaftar pada Paroki manapun pada sistem, maka Komuni pertama akan terhitung pada Laporan Statistik Paroki dari admin yang melakukan input.

Menu Krisma tidak tersedia untuk Anggota Keluarga non-Katolik.

Krisma akan terhitung pada Laporan Statistik Paroki dimana umat pada saat itu terdaftar. Jika pada tanggal Krisma tersebut umat tidak terdaftar pada Paroki manapun pada sistem, maka Krisma akan terhitung pada Laporan Statistik Paroki dari admin yang melakukan input.

Menu Perkawinan tidak tersedia untuk Anggota Keluarga non-Katolik dan berstatus Lajang.

Perkawinan akan terhitung pada Laporan Statistik Paroki dimana umat pada saat itu terdaftar. Jika pada tanggal Perkawinan Katolik tersebut umat tidak terdaftar pada Paroki manapun pada sistem, maka Perkawinan akan terhitung pada Laporan Statistik Paroki dari admin yang melakukan input.

Menu Perminyakan tidak tersedia untuk Anggota Keluarga non-Katolik.

Perminyakan akan terhitung pada Laporan Statistik Paroki dimana umat pada saat itu terdaftar. Jika pada tanggal Perminyakan tersebut umat tidak terdaftar pada Paroki manapun pada sistem, maka Perminyakan akan terhitung pada Laporan Statistik Paroki dari admin yang melakukan input.

Menu Kematian hanya tersedia untuk Anggota Keluarga yang berstatus Almarhum.

Kematian akan terhitung pada Laporan Statistik Paroki dimana umat pada saat itu terdaftar. Jika pada tanggal Almarhum tersebut umat tidak terdaftar pada Paroki manapun pada sistem, maka Kematian akan terhitung pada Laporan Statistik Paroki dari admin yang melakukan input.

Kepala Keluarga tidak dapat dilakukan Mutasi Perpindahan jika masih ada anggota keluarga lain dalam 1 keluarga. Pengguna perlu memindahkan status Kepala Keluarga kepada Anggota Keluarga lain agar Kepala Keluarga dapat di Mutasi.

Jika dalam 1 Keluarga hanya ada Kepala Keluarga, disarankan untuk melakukan mutasi Keluarga.

Jika dalam 1 Keluarga hanya ada Kepala Keluarga, dan dimutasi Perpindahan, maka data Keluarga yang lama akan otomatis dihapus dan Kepala Keluarga akan masuk ke Keluarga lain atau membuat Keluarga yang baru.

contoh modul

Documents

Transcript of contoh modul