Contoh kasus penerapan KMS - · PDF fileContoh kasus penerapan KMS ... dalam Bahasa Inggris 9...
-
Upload
truongnguyet -
Category
Documents
-
view
245 -
download
5
Transcript of Contoh kasus penerapan KMS - · PDF fileContoh kasus penerapan KMS ... dalam Bahasa Inggris 9...
1
Contoh kasuspenerapan KMS
1/4/2010 2
Perancangan Knowledge Management System di SMKN 1
Kotabaru(St di K K i t B l j(Studi Kasus Kegiatan Belajar
Mengajar Bahasa Inggris)
1/4/2010 3
2
Latar Belakang
• SMKN 1 Kotabaru menuju SMK berstandar Nasional,• Terdapat guru yang berprestasi dan yang belum,• Kurangnya produktivitas guru walaupun telah dilakukan upaya up g y p g p p y p
grading ;• banyak dibuka sekolah-sekolah internasional.
1/4/2010 4
Diagram keterkaitan masalah perancangan KMS
1/4/2010 5Kaoru ishkawa
3
Knowledge Spiral
• Tacit knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami, namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap,
• Expicit knowledge adalah knowledge dan pengalaman tentang • Expicit knowledge adalah knowledge dan pengalaman tentang “bagaimana untuk”, yang diuraikan secara lugas dan sistematis.
OrganisasiNonaka
1/4/2010 6
Grup
Individu
Explicit Tacit
Knowledge Management• KM is management of organizational knowledge for creating
business value and generating a competitive advantage.(Amrit Tiwana))
• KM merupakan sistem yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan, dan menyebarkan knowledge dalam organisasi.
• Menurut Efraim Turban “A knowledge management
Knowledge Management System
1/4/2010 7
• Menurut Efraim Turban, A knowledge management system (KMS) facilitates knowledge management by ensuring knowledge flow from the person(s) who know to the person(s) who need to know throughuot the organization, while knowledge evolves and grows during the process”.
4
Perancangan KMS
GapSekarang Standar Nasional
KM Road Map
1/4/2010 8
KMS
10 Steps Knowledge Management RoadMap
Fase 1:Evaluasi infrastruktur
FasAna
Analisis infrastruktur yang ada
Meluruskan KM dan strategi bisnis
Merancang infrastruktur KM
1
3
2
e 2:alisis, perancangan & pengem
bangan KMS
Mengaudit sistem dan aset knowledge yang ada
Merancang tim KM
Membuat cetak biru KM
Mengembangkan KMS7
6
5
4
Amrit Tiwana
1/4/2010 9
SFase 3:Penyebara n
Fase 4:EvaluasiEvaluasi dan sempurnakan KMS
Mengelola perubahan, kultur, dan struktur reward
Menyebarkan
Mengembangkan KMS
10
9
8
5
Pengumpulan data• Analisis SWOT• Kuisioner K-Need• Kuisioner K-Gap• Kuisioner strategi KM• Kuisioner aset Knowledge• Kuisioner perbandingan KMS dengan sistem manual• Skala yang digunakan 1 sampai 5 • Skala yang digunakan 1 sampai 5
1 = Tidak penting (not critical)2 = Kurang penting (nice to have)3 = Penting (important)4 = Sangat penting (must have)5 = Sangat penting dan segera (critical)
• dan 1 sampai 4
A = 1 = tidak perlu tahu = belum memahami teori/konsepB = 2 = akan lebih baik jika tahu = sudah memahami teori/konsep serta
kegunaan/manfaatnya
1/4/2010 10
g y
C = 3 = perlu tahu = sudah memahami teori/konsep serta kegunaan/ manfaatnya, serta mengetahui apa yang harus dilakukan
D = 4 = wajib/harus tahu = sudah memahami teori/konsep serta keguna-an/manfaatnya, serta mengetahui apa yang harus dilakukan serta bagaimana melakukan
1. Analisis Infrastruktur Teknologi Informasi
Fase 1 Evaluasi Infrastruktur
2. Meluruskan KM dan Strategi BisnisAnalisis eksternal Organisasi
Faktor Kunci Sukses
Analisis Internal Organisasi
Penyusunan Strategi Organisasi
Peluang dan Ancaman
Kekuatan dan Kelemahan
Strategi Organisasi
1/4/2010 11
Apa yang dapat dilakukan organisasi
Apa yang harus dilakukan organisasi
Apa yang harus diketahui organisasi
Kesenjanganstrategi
Kesenjangan knowledge Apa yang sudah diketahui organisasi
Analisis Knowledge Gap
6
3. Pengembangan Infrastruktur Teknologi Informasi
Fase 2 Analisis, Perancangan & Pengembangan KMS
a. Proses kerja yang terorganisir,User Requirements
j y g g ,b. Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi,c. Fokus kedepan,d. Mendukung sasaran bisnis organisasi,e. Meningkatkan inovasi;f. Memelihara proses penciptaan knowledge organisasi.
Enterprise Knolwedge Portal
1/4/2010 12
Enterprise Knolwedge Portal1. Enterprise Portal2. Business Intelligence3. Collaboration and Communities4. Content Management5. Learning
Pemetaan Enterprise Knowledge Portal
Enterprise
Search
Bussiness
Collaboration
Content M
a
Structured C
o
Unstructured
Data Integrati
Docum
entMa
Web
Docum
e
Learning
KM objective/ user requirements
ePortal
s Intelligence
n and Com
m
anagement
ontent
Content
ion
Managem
ent
entManag.
Proses kerja yang terorganisir
Meningkatkan efektivitas guru 2 5 2 2 5 5 4 5 4 5 2
Mengambil keputusan lebih baik dengan cepat 2 4 2 2 5 5 5 5 3 5 2
Meningkatkan ketersediaan dan akses informasi 2 5 2 2 5 5 5 5 3 5 2
Memperbaiki waktu siklus pekerjaan 2 4 2 2 5 4 4 5 3 4 2
1/4/2010 13
Memperbaiki waktu siklus pekerjaan 2 4 2 2 5 4 4 5 3 4 2
Menerapkan aktivitas KM 2 5 2 2 5 4 5 5 3 4 2
Meningkatkan penggunaan kembali informasi 2 5 2 2 5 5 5 5 3 5 2
Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2
Fokus ke depan 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2
Mendukung sasaran bisnis organisasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2
Meningkatkan inovasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2
Memelihara proses penciptaan knowledge organisasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2
7
Knowledge Yang DibutuhkanNo Knowledge Definisi
1 Teaching & LearningMethods
Metoda didalam kegiatan belajar dan mengajar Bahasa Inggris
4. Analisis dan Audit Knowledge
2 Cultures of English Budaya-budaya yang ada di Inggris khususnya bidang bisnisdan manajemen
3 Mastery The Topics Penguasaan akan topik-topik pembahasan bidang bisnis danmanajemen
4 Listening Kemampuan untuk mendengar dan menyimak dengan baikpercakapan dalam Bahasa Inggris
5 Oral Kemampuan untuk berbicara dengan baik dalam Bahasa Inggris
6 Reading Kemampuan untuk membaca dan mengartikulasikan dengan
1/4/2010 14
g p g gbaik teks dalam Bahasa Inggris
7 Written Kemampuan untuk menulis dan menyusun kalimat dalamBahasa Inggris
8 Structures Kemampuan untuk mengetahui struktur yang baik dan benardalam Bahasa Inggris
9 Time Management Pengaturan waktu didalam presentasi
10 Debate Garis-garis besar peraturan dan persyaratan di dalam debatBahasa Inggris
NKi = (K1 x 1) + (K2 x 2) + (K3 x 3) + (K4 x 4)R
dengan:• NKi = Nilai kepentingan terhadap knowledge i
Pengolahan Data
p g p g• K1 = Jumlah responden dengan jawaban "A"• K2 = Jumlah responden dengan jawaban "B"• K3 = Jumlah responden dengan jawaban "C"• K4 = Jumlah responden dengan jawaban "D"• R = Total responden
NPi = (P1 x 1) + (P2 x 2) + (P3 x 3) + (P4 x 4)R
dengan:
1/4/2010 15
dengan:• NPi = Nilai penguasaan terhadap knowledge i• P1 = Jumlah responden dengan jawaban "A"• P2 = Jumlah responden dengan jawaban "B"• P3 = Jumlah responden dengan jawaban "C"• P4 = Jumlah responden dengan jawaban "D"• R = Total responden
8
Analisis K-GapNo Knowledge Tingkat Kepentingan Tingkat Penguasaan K-Gap
1 2 3 4 Nki A B C D Npi Nki - Npi
1 oral 0 0 3 1 3.25 0 2 2 0 2.5 0.75
2 listening 0 0 2 2 3.5 0 1 3 0 2.75 0.75
3 reading 0 0 2 2 3.5 0 1 2 1 3 0.5
4 structure 0 0 3 1 3.25 0 1 3 0 2.75 0.5
5 written 0 0 3 1 3.25 0 1 2 1 3 0.25
6 TL methods 0 0 3 1 3.25 0 1 3 0 2.75 0.5
7 time management 0 0 4 0 3 0 0 4 0 3 0
8 english culture 0 1 3 0 2.75 0 1 3 0 2.75 0
9 mastery topics 0 0 3 1 3.25 0 0 4 0 3 0.25
1/4/2010 16
10 debate 0 0 4 0 3 0 1 3 0 2.75 0.25
Keterangan
Nki = Tingkat kepentingan knowledge i
:Npi = Tingkat penguasaan knowledge i
Strategi KM
tacit, 47.25explicit
, 52.25
Berdasarkan hasil pada kuisioner KM Strategy (dapat
1/4/2010 17
Berdasarkan hasil pada kuisioner KM Strategy (dapat dilihat pada Tabel 3.4), maka didapatkan bobot untuk Kodifikasi adalah sebesar 37 (59,7 %) dan untuk Personalisasi adalah sebesar 25 (40,3 %).
9
5. Membentuk Tim KM
• Tim KM yang akan dibentuk terdiri dari seorang ketua (manajer) dan dua orang anggota. Jadi jumlahnya 3 orang. Ketiga orang ini akan diberikan tugas dan tanggung jawab untuk memastikan berjalannya KMS ini.
1/4/2010 18
Pengembangan SDMNo Knowledge Guru Pelatihan/workshop
1 2 3 4 Pelatihan di PPPGK Sumber Eksternal
6. Perancangan Cetak Biru KMS
1 oral v v v v Englih First (EF)
2 listening v v v v Englih First (EF)
3 reading v v Englih First (EF)
4 structure v v Englih First (EF)
5 written v v v v Englih First (EF)
6 TL methods v v metoda mengajar LIA
7 time management v Englih First (EF)
8 debate v debat yang benar
1/4/2010 19
8 debate v debat yang benar
9 mastery topics v v v LIA
10 english culture v v British Council, EF
1 = M. Ramlie
2 = Bahrudin
3 = Dosti Purba
4 = Etik Sumaryani
10
Relasi Antar Tabel
1/4/2010 20
Proses Penciptaan Knowledge
Tacit → Tacit Tacit → Explicit
Socialization Externalization
F t f i ti
•Dokumen pertemuan•Dokumen experts•Reflective peer to peer network•Intranet it
Explic
InternalizationCombination
S
I
E
C
•Face to face communications•Collaboration features•Training/diklat•Telepon •Portal
•Intranet •Discussion Platforms•MS Office•Scanner •File video & audio•Portal
•Intranet (forum diskusi)•Aplikasi database
1/4/2010 21
Explicit → Tacit
pit →Explicit
•Intranet •Internet/media masa •Content management•Learning feature•Surat edaran/SK•Papan pengumuman•Pelatihan •Portal
•Internet•Enterprise portal feature•Business intelligent feature•Content management feature•MS Office•Portal
11
Knowledge Management System
Knowledge Manager/ Document Control
Knowledge GapDatabase
Manusia
KM System
Content
TeknologiProses
ControlGuru.
1/4/2010 22
Aturan penunjang KMS Infrastuktur yang diperlukanPrioritas kebutuhan Userpada fitur-fitur KM
7. Mengembangkan KMS
1/4/2010 23
12
8. Menyebarkan KMS• Pada saat awal tahun ajaran baru, guru wajib menguasai
terlebih dahulu knowledge.• Menghubungi experts.• Hasil diskusi didokumentasikan.
Fase 3 Penyebaran
Hasil diskusi didokumentasikan.• Guru diwajibkan untuk mencatat setiap permasalahan dan
solusi.• Guru wajib membuat lesson learned.
9. Mengatur Perubahan, Budaya dan Struktur Reward
• Merumuskan budaya knowledge sharing .M b li di t b d
1/4/2010 24
• Membangun rasa saling percaya di antara sumber daya manusia SMKN 1.
• Sistem penghargaan (reward).• Rotasi kerja.• Menyediakan sarana atau media.• Kepemimpinan dari Kepala Sekolah dalam mendukung
penerapan KM ini.
10. Evaluasi Performance KMS dan Pengukuran
Fase 4 Evaluasi
No Parameter KMS Manual
1 2 3 4 1 2 3 4
1 Sistem dapat memperbaiki pengambilan keputusan
• Menyediakan informasi terdahulu V V
• Menyediakan cara akses, menampilkan dan memahami informasi yang lebih baik
VV
• Menyediakan cara yang lebih baik dalam menggambarkan informasi
VV
• Otomasisasi perhitungan manual V V
• Memudahkan akses on line V V
2 Sistem dapat menyajikan informasi
• Dapat menampung berbagai bentuk informasi (dalam eksistensi doc jpg ppt xls dat mpeg V V
1/4/2010 25
(dalam eksistensi .doc, .jpg, .ppt, .xls, .dat, .mpeg dan lainnya)
V V
• Tampilan dapat dimengerti V V
• Adanya komunikasi antar pengguna V V
• Dapat menampilkan gambar V V
Jumlah 18 4 4 3 4
13
Kesimpulan
• Knowledge management system di SMKN 1 Kotabaru adalah terdiri dari elemen-elemen sebagai berikut: manusia, content, teknologi dan prosesteknologi, dan proses.
• Menerapkan sistem KM di sekolah secara tepat akan meningkatkan kemampuan guru dan siswa dalam kegiatan belajar mengajar, untuk itu harus dibuat sedikit penyesuaian aplikasi KM yang digunakan pada perusahaan untuk sebuah institusi pendidikan.
• Sesuai dengan prinsip knowledge spiral, diharapkan perancangan ini merupakan dasar dari suatu desain K l d M t S t SMKN 1 K t b
1/4/2010 irk 26
Knowledge Management System SMKN 1 Kotabaru secara keseluruhan.
DAFTAR PUSTAKA[1]. Aiken, Peter., Finkelstein, Clive, (2000), “Building Corporate Portals With XML”, Mc Graw-
Hill, USA. [2]. Collins, Heidi, (2003), “Enterprise Knowledge Portal”, Amacom, New York.[3]. Iping Supriana, Wachidah, (2005), “Knowledge Management at A Glance”, Prosiding ITB,
Bandung, Edisi Khusus.[4]. Krogh, Georg Von.,Ichijo, Kazuo., Nonaka, Ikojuri, (2000) “Enabling Knowledge Creation”, g g j j ( ) g g
Oxford University Press, USA.[5]. Lendy Widayana, (2005), “Knowledge Management: Meningkatkan Daya Saing Bisnis”,
Bayumedia, Malang. [6]. Martina Navratilova, Akhmad Hidayatno, (2005), “Design of Knowledge Management
System to Support The Performance of DKI Jakarta Regional Planning Board”, Jurnal Teknologi UI, Depok, Edisi Juli-September.
[7]. Muhammad Resha, (2005), “mambo CMS Membangun Website Profesional dengan mudah”, Dian Rakyat, Jakarta.
[8]. Natarajan, Ganesh., and Shekhar, Sandhya, (2001), “Knowledge Management: EnablingBusiness Growth”, Mc Graw-Hill, USA.
[9] Nonaka Ikojuri (1991) “Harvard Business Reviev on Knowledge Management: The
1/4/2010 27
[9]. Nonaka, Ikojuri, (1991), Harvard Business Reviev on Knowledge Management: The Knowledge-Creating Company”, Harvard Business School Press.
[10].Tim Manajemen, (2003), “Rencana Strategis 2004-2009 SMKN 1 Kotabaru”, SMKN 1 Kotabaru, Kalsel.
[11]. Tiwana, Amrit, (2000), “The Knowledge Management Toolkit: Practical Techniques for Building A Knowledge Management System”, Prentice Hall, New Jersey.
[12].Turban, Efraim., Aronson, Jay E., (2001), “Decision Support Systems And Intelligent Systems”, Prentice Hall, New Jersey.
[13].Whitten, Jeffery L., Bentley, Lonnie D., Dittman, Kevin C., (2004), “Systems Analysis and Design Methods”, Mc Graw-Hill, USA