Continuïteitsplanning bij de Vlaamse overheidCoördinatie- en crisiscentrum Vlaamse Overheid (CCVO)

Infosessie 12 april 2012

Planning

• 9u30 – 11u infosessie

• 11u – 11u15 pauze

• 11u15 – 12u evaluatie

2

3

Inhoud

1. Continuïteitsplanning - wat en waarom?

2. Opzet continuïteitsplanning bij de VO?

3. CCVO

4. Handleiding continuïteitsplanning

5. Oefenen

6. Conclusies

7. Vragen

Continuïteitsplanning wat en waarom?

4

Bedrijfscontinuïteitsmanagement (BCM) wordt binnen de Vlaamse overheid gedefinieerd als het beheersproces dat risico’s identificeert en beperkt, de mogelijke impact van een onderbreking van een (tijds)kritiek bedrijfsproces en ondersteunende systeem minimaliseert met als ultieme doel het tijdig herstellen van de kritische bedrijfprocessen.

5

Het bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) vertrekt van de (tijds)kritieke bedrijfsprocessen en verzekert – onder andere – dat, indien nodig, organisaties worden ondergebracht op een andere fysische locatie, voorzien van minimale kantoorruimte en benodigdheden (bureau, telefoon, fax, documenten…) en met toegang tot de IT-infrastructuur.

6

7

“At the onset of an emergency, everyone’s IQ goes immediately to 0”

Winston Scott, Director of Florida Space Port

8

“There can't be a crisis next week, my schedule is already full”Henry Kissinger

9

“If there's more than one way to do a job and one of those ways will end in disaster, then somebody will do it that way”

Murphy

10

DEXIA evacuatie en BCP-oefening

11

Continuïteitsplanning bij de Vlaamse Overheid

12

• Holistische aanpak (> ICT)• Getrapt systeem

1. Niveau entiteit2. Niveau beleidsdomein3. Niveau Vlaamse overheid (Coördinatie-

en Crisiscentrum Vlaamse Overheid = CCVO)

• 3 impactrisico’s & 3 classificaties

13

CCVO Escalatie, activatie, taken en

verantwoordelijkheden?

14

Vaste samenstelling

1.Voorzitter

2.Secretariaat DBZ

3.Afdeling Preventie en Bescherming DBZ

4.Afdeling Communicatie DDAR

5.Kabinetten Minister President Peeters en Minister Bourgeois

6.Voorzitter werkgroep Beveiliging / BCM (coördinerend)

15

Aanvullend afhankelijk van het incident

1.Vertegenwoordiger luik Facility (AFM);2.Vertegenwoordiger luik ICT (e-IB);3.Vertegenwoordiger AWV;4.Vertegenwoordiger AZG;5.Adviseurs/specialisten.

16

17

Escalatieflow

Contactnummer 02/553.01.12

•Wanneer?1.Meerdere entiteiten geïmpacteerdMaar nuanceringenOnder controle dan geen CCVO escalatie maar wel melding aan voorzitter CCVO tijdens incident

18

Escalatieflow

2. 1 gebouw geïmpacteerd > 3 dagen

onbeschikbaar

3. GID geïmpacteerd > 3 dagen

onbeschikbaar

4. Personeel geïmpacteerd 50% > 3 dagen

onbeschikbaar

19

CCVO activatie

Voorzitter krijgt telefoon

•Beslissing samenroepen CCVO of niet?

•Opstart belboom (door wie?)

•Melding vergaderplaats > waar, wanneerIn principe Boudewijngebouw 7B14Alternatieve site Ellipsgebouw 140B (6e verdieping)

20

CCVO taken

• Feitenrelaas (wat, waar, hoe, ernst)

• Bepalen communicatiestrategie

• Informatiedoorstroom naar CCT

• Aanstellen notulist logboek + neerslag Filtering telefoons door secretariaat Infodoorstroming via liaison officieren

21

CCVO taken

• Geïmpacteerde entiteiten, kritische processen – Welke geïmpacteerd?– Prioritering > wat eerst opnieuw opstarten?– Herstelplan opstellen

• Rapportering functionele ministers• Contacten crisiscellen andere overheden• Opvang personeel posttraumatische stressEinde > afsluiten incident + evaluatie

22

CCVO – Rol & Verantwoordelijkheden

• Beslissingen nemen

1.Wat is belangrijk voor de VO?

2.Wat eerst opstarten?

3.Alternatieve sites?

4.Terug naar normaal

23

Excursus

Filmpje managers

24

Handleiding

25

Handleiding continuïteitsplanning

• Managementsamenvattingen• Incidentmanagement• Crisismanagement• Crisiscommunicatie• Herstelteam• Bijlagen

26

Incident Management

Gebruiken van bestaande procedures•Gebouwen

– Evacuatiedraaiboek / evacuatieprocedures

•ICT– GID: helpdesk– Niet-GID: interne procedures

•Facility– AFM: servicelijn/sitebeheerder– Niet-AFM: gebouwbeheerder/onderhoudsfirma

27

Incident Management

• Algemeen nood- en interventieplan• Fasering en escalatieflow

28

Evacuatiedraaiboeken

• Voor de Brusselse kerngebouwen en de VAC’s zijn er ontwerpevacuatie-draaiboeken opgesteld. Communicatie hierover volgt nog.

• Indien mogelijk wordt het doorschuiven van het personeel voorzien (naar restaurants of cafetaria).

29

Ondersteuning EHBO en psychosociale bijstand

Centraal aanspreekpunt hulpdiensten (oranje hesje) + verpleegkundige of EHBO-hulpverlener (groene hesje).

Psychosociale bijstand door de preventie-adviseurs psychosociale aspecten (GDPB), vertrouwenspersonen en maatschappelijk werkers Sociale Dienst.

30

Crisismanagement (= CCVO)

3 fases•Tijdens de crisis

Van activatie tot goedkeuring herstelplan in 11 stappen

•Beëindigen van de crisiscommunicatie intern/extern

•Na het incident=postincidentevaluatie

31

Crisiscommunciatie

Vooraf•Verzamelen relevante informatieTijdens•Verzamelen relevante informatie•Crisiscommunicatie of niet?•Monitoring van situatieAchteraf•Debriefing

32

Herstelmanagement

• Infrastructuur• Personeel• ICT/telecommunicatie• Actoren• Aandacht voor communicatie

33

Oefenen

34

Opzet oefeningen?•Testen van de bedrijfscontinuïteitsplannen•Leermomenten (samenwerking in een crisisteam, op mekaar inspelen, ..)

Meerdere manieren om te oefenen•Via checklists of bepaalde processen doorlopen•Simulaties van incidenten (zandbakoefening)•De stekker eruit trekken (full interruption)

35

Zandbakoefening scenario

Op 12 april 2012 breekt een brand uit in het Boudewijngebouw. De melding komt binnen bij de baliemedewerker en het evacuatiealarm treedt in werking. Het volledige gebouw wordt ontruimd. De personeelsleden evacueren op de centrale verzamelplaats. Er gebeurt een check van de aanwezigen. De hulpdiensten zijn intussen ter plaatse en starten de bluswerkzaamheden. Door de bluswerken sijpelt er bluswater door in de serverruimte (verdieping -1). Een aantal servers worden beschadigd door het bluswater.

36

Zandbakoefening 12/4/2012

Wat gebeurt er dan concreet?3 zalen1.Zaal CCVO2.Zaal overkoepelende dienstverleners > afstemmen van de bestaande BCP-plannen3.Zaal voor Crisiscommunicatie

voorbereiden berichtgeving extern (Belga), voor personeelsleden, muurkrantbericht, contact 1700

37

Conclusies

38

1. Gezond verstand primeert: Geen plan is 100% waterdicht

39

2. Wees Wendbaar

40

3. Sensibilisering is noodzakelijk

41

4. Less is more

42

43