Titulo Padre AhoraContenido

Conceptos Preliminares

2.0 MEDIR: Establecer Sistema de Medición

4.0 IMPLANTAR: Seleccionar y Aplicar Soluciones

3.0 ANALIZAR: Estructurar Problema y Soluciones

5.0 CONTROLAR: Asegurar Mejora Continúa

1.0 DEFINIR: Formular Proyecto y Problema

Conceptos Complementarios

Titulo Padre Ahora

Formular Proyecto y Problema

Establecer Sistema de Medición

Estructurar Problema y Soluciones

Seleccionar y Aplicar Soluciones

Asegurar Mejora Contínua

DEFINIR MEDIR ANALIZAR IMPLANTAR CONTROLAR

ACTIVIDADES: Establecer el Flujo del Proceso Establecer elementos claves del

problema Definir Indicadores relevantes Recolectar información numérica Validar el Sistema de Medición para

emplearlo en fases siguientes

HERRAMIENTAS RECOMENDADAS Flujograma de Procesos

para Identificar elementos claves Benchmarking para definir metas

realista y relevantes Fichas de Indicadores para definir

con precisión las mediciones y las fuentes de los mismos

Medir la frecuencia y posibilidades de errores para establecer metas en base a recolección de información numérica interna y de la competencia.

Fase: Medir

Titulo Padre Ahora

Propicia la uniformidad de los modelos gráficos, incrementa la efectividad del proceso de modelamiento y facilitar la comunicación con los usuarios.

Establece convenciones, así como simbología para el modelamiento de flujos de trabajo.

SIMBOLOGIAActividad Manual: Representa desde una actividad elemental hasta un conjunto de actividades que agrupadas pueden conformar un procedimiento. Ejemplo: Compaginación de una Póliza

Actividad Interactiva/Automática:Indica la presencia de actividades manuales y actividades de cómputo que se realizan conjuntamente. Ejemplo: Registro de una Póliza en Acsel/X

Condicional (IF) : Se utiliza para representar las diversas condiciones que pueden producir una bifurcación en el flujo de las actividades.

Base de datos : Es utilizada para indicar la presencia de una actividad de almacenamiento de datos computarizados.

Archivo físico:Es utilizado para indicar la presencia de una actividad de almacenamiento de documentos.

Herramienta: Diagramas de Flujo – Esquema General / EjemploD M A I C

Titulo Padre Ahora

Ingreso de datos e

Impresión

Compa-ginado Facturación

Firma

Despacho

Cobranzas

Broker

NegociosRegistro con Slip

Asignación de la insp.

Registro en el

Sistema

Descargo de la información

Asignación por Emisor

Evaluación de la solicitud

Inspección

Autos

Nuevos

S/inspección

Exclusiones

SIInspec.

OK

NO

Consulta al Inspector

Auxiliar      Inspector    Jefe 

   Emisor   Funcionarios

Herramienta: Diagramas de Flujo – Esquema General / EjemploD M A I C

Titulo Padre Ahora

Registro en el Sistema

Registro Fecha

de Inspección

Recepción

de Formato

Coordinar Visita

Realiza Visita

¿ Está el Cliente ?

Realiza Inspección

Coordina Segunda Visita

¿Más de 3 Días?

Elabora INFORME

SI

No

No

SI

Archiva INFORME

Auxiliar      

Inspector 

 Cliente

Herramienta: Diagramas de Flujo – Esquema General / EjemploD M A I C

Titulo Padre Ahora

Las áreas, departamentos o puestos de trabajo se colocarán como filas en el flujograma.

Cuando el símbolo de flujo que une dos actividades manuales es bidireccional, esto indica la existencia de un proceso de coordinación entre ellas.

Cuando el símbolo de flujo que une dos actividades combinadas o de cómputo es bidireccional, esto indica el pase de control y la devolución de datos.

Herramienta: Diagramas de Flujo – Pautas y Tips

D M A I C

Titulo Padre AhoraTaller: Diagramas de Flujo

Unidad/Puesto

Proceso: Preparado por: Actual / Propuesto

FLUJO DEL PROCESO

D M A I C

Titulo Padre AhoraHerramienta: Benchmarking – Esquema General / Ejemplo

Herramienta metodológica de recolección de información acerca de prácticas competitivas (comerciales, productos, servicios, procesos de trabajo, funciones de organizaciones, etc).

Herramienta metodológica de recolección de información acerca de prácticas competitivas (comerciales, productos, servicios, procesos de trabajo, funciones de organizaciones, etc).

FASES I - Planeamiento del

proyecto. II – Recopilación de los

datos necesarios. III – Análisis de los datos

sobre las brechas y los “facilitadores” de performance.

IV - Mejoramiento a través de la adaptación de los facilitadores del proceso.

D M A I C

Titulo Padre AhoraHerramienta: Benchmarking - Pautas y Tips

Fines de aplicación: como parte de un proceso de solución de problemas con el propósito de mejorar la organización ó como un mecanismo de actualización en las prácticas modernas de negocios.

El benchmarking NO es un mecanismo de reducción de recursos, ni una receta que requiere buscar los ingredientes y utilizarlos para tener éxito; SI es un proceso de descubrimiento y experiencia de aprendizaje, un nuevo enfoque adminsitrativo.

Categorías de benchmarking: INTERNO COMPETITIVO FUNCIONAL GENÉRICO

D M A I C

Titulo Padre AhoraProceso: 3.2 Concretar Ventas (Vender / Obtener Ordenes de Compra)Continúa luego del proceso de Marketing (Generar Demanda). Contempla todas las actividades necesarias realizadas por la Unidad de Ventas, y su apoyo por las Areas de Operaciones o Adminstración, hasta tener una orden en firme y luego registrarla en el sistema de facturación.

Responsable:

Sub Procesos Claves:

Juan Pablo Martínez

Generar Oportunidades Elaborar Propuestas Realizar Estimaciones - Cotizaciones Gestionar Oportunidades Hacer seguimiento a la O/C Registrar Cronograma de Facturación

Salidas Principales Indicadores (Niveles 1 y 2) Unid.

Herramienta: Ficha de Proceso - Esquema General / Ejemplo

Objetivos Estratégicos

para alineamiento

(Mapa Estratégico):

F1. Incrementar Margen C1. Fortalecer Posición en el

Mercado Externo

F1.a Margen de Contribución Acumulado (%)

F1.a.1 Cumplimiento de Estándares del Pipeline - Inventario (PINV)

F1.a.2 Cumplimiento de Estándares del Pipeline - Avance (PAVA)

C1.b Ventas de Exportación / Ventas Totales

(%)

(%)

(%)

(%)

Ordenes de Compra Cronograma de Hitos Facturables Oportunidades cargadas al Pipeline Avances o Acciones sobre el Pipeline

1

2

2

1

N

Titulo Padre AhoraIndicador: F1a. Margen de Contribución AcumuladoSe acumulan los últimos 3 meses con el fin de reducir las fluctuaciones que dificultan percibir las tendencias.

Responsable:

F1. Incrementar el Margend

La empresa como un todo Performance de Unidad Proceso Rol / Puesto :

Cumplimiento de Objetivo :Medición de:

X

X

Para todas las ordenes de compra del periodo (mes anterior y 2 anteriores), Sumar (Monto de Venta - Horas Cotizadas * Tarifa Promedio por hora)

Formula/Cálculo

Mensual Segundo Viernes de c/mesPeriodo de Control: Oportunidad de Control:

El Sistema de Ventas. Generará automáticamente registros para el Sistema de Indicadores de Gestión (Implementación a realizar)

Fuente / Procesos

Oportu-nidad de Captura

El último día útil de cada mes. La persona a cargo del Sistema de Ventas activará la opción para generar los datos.

Karina Rissi Unidad de medida: Miles de US$

Metas

Fechas

Valor

Verde

Rojo

31/03/03

300

300

250

31/06/03

600

500

400

30/09/03

900

800

600

31/12/03

1.200

1,000

900

31/12/04

1,500

1,500

1,200

31/12/05

1,800

1,800

1,500

31/12/06

2,000

2,000

1,800

Herramienta: Ficha de Indicador - Esquema General / EjemploD M A I C

Titulo Padre AhoraIndicador: C2.b. Satisfacción de ClientesSe miden tres rubros que corresponden a los Valores Externos de la empresa: Seriedad, Eficacia, Colaboración. Se acumulan los últimos 3 meses con el fin de reducir las fluctuaciones que dificultan percibir las tendencias.

Herramienta: Ficha de Indicador - Esquema General / Ejemplo

Responsable:

C2. Lograr Percepción de Mayor Valor a Precio Equivalente

La empresa como un todo Performance de Unidad Proceso Rol / Puesto :

Cumplimiento de Objetivo :Medición de:

X

X

Se recolectan las encuestas enviadas por mail y se realiza un promedio simple a nivel proyecto y a nivel global.

Formula/Cálculo

Mensual Primer Viernes de c/mesPeriodo de Control: Oportunidad de Control:

Personal del Cliente asignados al Proyecto.Fuente / Procesos

Oportu-nidad de Captura

La última semana de cada mes. El Responsable de Calidad elabora Matriz Personas vs Proyectos y la valida con los Líderes de cada Proyecto.

Christian Berrios Unidad de medida: Puntaje de 1 a 9

Metas

Fechas

Valor

Verde

Rojo

31/03/03

7.5

7.5

6.8

31/06/03

7.5

7.5

6.8

30/09/03

7.8

7.8

6.8

31/12/03

7.8

7.8

6.8

31/12/04

8.0

8.0

7.0

31/12/05

8.0

8.0

7.0

31/12/06

8.0

8.0

7.0

D M A I C

Titulo Padre AhoraHerramienta: Ficha de Indicador - Pautas y Tips

Los indicadores deben tener correlación con las intenciones.

Los valores más altos o más bajos, deben corresponder al mejor cumplimiento o al peor cumplimiento del Objetivo (según corresponda).

Se debe tratar de recolectarse mediciones objetivas y concretas al menor costo posible usando los sistemas o procedimientos vigentes.

En ocasiones debemos sacrificar el grado de correlación por la facilidad de obtener datos

D M A I C

Titulo Padre AhoraIndicador:

Responsable:

Performance de Unidad Proceso Rol / Puesto :

Cumplimiento de Objetivo :Medición de:

Formula/Cálculo

Periodo de Control: Oportunidad de Control:

Fuente / Procesos

Oportu-nidad de Captura

Unidad de medida:

Metas

Fechas

Valor

Verde

Rojo

Taller: Ficha de IndicadorD M A I C