Contabilidad Por Areas de Responsabilidad
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SISTEMA DE
CONTABILIDAD PORAREAS DE
RESPONSABILIDAD
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CONTROL DMINISTR TIVO
CONTROL ADMINISTRATIVO
Tipos De Control
Detecta fallas y aciertos
Objetivos
Control
Direccional
Control
Selectivo
ControlDespusde Accin
Comunicar
MotivarDiagnosticar
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CONTROL DMINISTR TIVO
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ETAPAS PARADISEAR UNSISTEMA DECONTROL
ADMINISTRATIVO
Definicin de ResultadosDeseados
Determinar Prediccioneshacia Resultados
Determinar Nivel deAceptacin
Flujo de Informacin
Evaluacin de la AccinCorrectiva
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CONCEPTO
Es un sistema de informacin orientado a informarsobre la actuacin de las diferentes reas ounidades de la organizacin, a travs de un anlisisde sus procesos y actividades.
Cada rea se encarga solo del costo del cual esresponsable y tiene el control.
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CONTABILIDAD POR AREAS DE
RESPONSABILIDAD
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CONT BILID D POR RE S DE RESPONS BILID D
VENTAJAS
Evala la actuacin personal de los funcionarios enla empresa
Informa resultados obtenidos por reas
Apoya anlisis de variaciones
Fomenta la administracin por objetivos
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CONT BILID D POR RE S DE RESPONS BILID D
De uso externoAnaliza las operaciones
de una empresa Se basa en hechos
histricos
Se rige por losPrincipios deContabilidad
De uso interno Evala polticas,
operaciones y reas Se apoya en la
planeacin
No requiere losPrincipios deContabilidad
CONTABILIDAD
FINANCIERA
CONTABILIDAD POR
AREAS
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DIFERENCIAS
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CONT BILID D POR RE S DE RESPONS BILID D
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN
Para implementar este sistema debe estarperfectamente definido el papel que juega cadauno de los miembros de la organizacin:
Limitacin de la autoridad y responsabilidad
El responsable de cada rea explica las razones que
provocaron ciertos hechos. Elaboracin de un organigrama codificado
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1. ElaboracinOrganigrama
2. Elaboracinmanual deFunciones
3. Construccinpirmide
presupuestal
4. Disearformatos por
reas
5. Diseo deDocumentos
Informativos
6. Manejo de lainformacin
7. AspectosMotivacionales
8. DeterminarIndicadores de
Gestin
PASOS PARADISEAR ELSISTEMA DE
CONTABILIDAD
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CONT BILID D POR RE S DE RESPONS BILID D
1. ORGANIGRAMA
El diseo organizacional tiene como objetivogarantizar la coordinacin de actividades, en el cualcada empleado trabaja en conjunto persiguiendo el
cumplimiento de las metas trazadas.
Niveles de AutoridadCodificacin del Organigrama
El organigrama exige el diseo e implementacindel manual de funciones.
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CONT BILID D POR RE S DE RESPONS BILID D
2. MANUAL DE FUNCIONES
Es la descripcin detallada de tareas, operaciones yresponsabilidades a ser llevadas a cabo por unapersona en un determinado puesto de trabajo.
Evita la desorganizacin en la realizacin de laboresy establece el perfil de cada empleado.
Constituye una gua para el desarrollo personal delos miembros de la empresa y para la evaluacin delas actuaciones individuales.
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UFPS S.A.DESCRIPCIN DE FUNCIONES
REA:
CARGO:
Fecha elaboracin:
DESCRIPCIN GENERAL DEL CARGO
Cargo al que Reporta:
Cargos que le ReportanObjeto del cargo:
FUNCIONES
REQUISITOS PARA EL CARGO
ELABORO APROB FIRMA
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CONT BILID D POR RE S DE RESPONS BILID D
2.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Registra y transmite la informacin bsica referenteal funcionamiento de las unidades administrativas yoperativas facilitando la actuacin de los queintervienen.
Permite saber como, cuando, donde y quien hace laactividad.
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CONT BILID D POR RE S DE RESPONS BILID D
2.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Se debe tener en cuenta:
Identificar y seleccionar procesos Cuellos de botella Tareas nuevas Tiempo excesivo de ejecucin
Tareas inseguras Procedimiento engorroso Fuentes de errores Disponibilidad en las tecnologas 14
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CONT BILID D POR RE S DE RESPONS BILID DFlujo grama para la el procedimiento de compras alcontado:
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CONT BILID D POR RE S DE RESPONS BILID D3. CONSTRUCCION DE LA PIRAMIDE
PRESUPUESTAL
En la construccin de esta pirmide se evala lafacultad de ordenar el gasto, consumo y
conservacin de un recurso.
En esta rea ser evaluado el manejo que le dan alos recursos sobre los cuales tienen total autonoma
y responsabilidad.
La evaluacin de la pirmide es netamentefinanciera, y no de funciones. 16
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CONT BILID D POR RE S DE RESPONS BILID D
La pirmide presupuestal esta conformada por losgastos incurridos desde el gerente, descendiendo alas diferentes reas de la organizacin.
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reas de
Responsabilidad
PartidasControlables
Partidas NoControlables
Evaluacinde Actuacin
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CONT BILID D POR RE S DE RESPONS BILID D4. DISEO DE FORMATOS POR AREAS
DE RESPONSABILIDAD
Consisten en un formato auxiliar de control paracada dependencia, en donde se puede tener
informacin oportuna y confiable del desempeofinanciero de la unidad administrativa.
Estos formatos se deben reportar consolidados
mensuales y anuales para efectos del cruce deinformacin con el presupuesto asignado.
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UFPS S.A.
FORMATO POR AREAS DE RESPONSABILIDAD
INFORME MENSUAL DE INGRESOSDEPENDENCIA RESPONSABLE: PERIODO: FORMATO:
PARTIDA C N.C. VALOR
VENTAS
DEVOLUCIONES EN VENTAS
OTROS INGRESOS
INGRESOS NO OPERACIONALES
INVENTARIOS
TOTAL INGRESOS DEL
PERIODO
ELABOR:
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UFPS S.A.
FORMATO POR AREAS DE RESPONSABILIDAD
INFORME MENSUAL DE GASTOS Y COSTOSDEPENDENCIA RESPONSABLE: PERIODO: FORMATO:
PARTIDA C N.C. VALOR
SUELDOS
PRESTACIONES SOCIALES
GASTOS FINANCIEROS
GASTOS NO OPERACIONALES
GASTOS DE INVERSION
GASTOS GENERALESCOMPRAS
GASTOS GENERALES
ELABOR:
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CONT BILID D POR RE S DE RESPONS BILID D
5. DISEO DE DOCUMENTOS
INFORMATIVOS BASICOS
El paso final es el diseo de los documentos queservirn de compiladores de la informacin
requerida.
La informacin debe fluir de forma ascendente delas reas de apoyo administrativo, hacia los jefes de
oficina subdirectores segn sea el caso.
Informe mensual Informe acumulado 21
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CONT BILID D POR RE S DE RESPONS BILID DUFPS S.A.
FORMATO POR AREAS DE RESPONSABILIDAD
INFORME ACUMULADO DE INGRESOS
AREA: RESPONSABLE: FORMATO
PERIODO: JEFE INMEDIATO:
COSTOS C N.C. PRESUPUES-TADO
EJECUTADO POREJECUTAR
%
VENTAS
DEVOLUCIONES EN
VENTAS
OTROS INGRESOS
INGRESOS NO
OPERACIONALES
INVENTARIOS22
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CONT BILID D POR RE S DE RESPONS BILID DUFPS S.A.
FORMATO POR AREAS DE RESPONSABILIDAD
INFORME ACUMULADO DEL GASTOAREA: RESPONSABLE: FORMATO
PERIODO: JEFE INMEDIATO:
COSTOS C N.C.PRESUPUESTAD
OEJECUTADO
POREJECUTAR
%
SUELDOS
PRESTACIONES
SOCIALES
GASTOS
FINANCIEROS
GASTOS NO
OPERACIONALES
GASTOS DE INVERSION
GASTOS GENERALES
COMPRAS
GASTOS GENERALES
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CONT BILID D POR RE S DE RESPONS BILID D
6. MANEJO DE LA INFORMACION POR
AREAS DE RESPONSABILIDAD
La informacin que se encuentra registrada en losdocumentos de la empresa debe seguir una
secuencia que beneficie la toma de decisiones y seintegre como un todo a la gran base de datos de lagerencia.
El manejo de la informacin generada de un rea asu superior debe ser rpida y comprensible paraaprovechar los recursos y que el sistema tenga surazn de ser. 24
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CONT BILID D POR RE S DE RESPONS BILID D
7. ASPECTOS MOTIVACIONALES
Normalmente todos los sistemas de controladministrativos son rechazados por el personalinvolucrado.
Para convencer al personal sobre las bondades delsistema de control administrativo, hay que hacerlosparticipes del diseo de ste.
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INTRINSECA
EXTRINSECA
TIPOS DEFUERZA
MOTIVACIONAL
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CONT BILID D POR RE S DE RESPONS BILID D
8. DETERMINACION DE INDICADORES DE
GESTIN
Los indicadores de gestin sirven como termmetroen toda organizacin para saber cual es la situacin
presente, y de acuerdo a como se encuentre, sabercual ser la posicin futura de la empresa.
Principios para Disear Indicadores de Gestin
Criterios para el Diseo de un Indicador
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CONT BILID D POR RE S DE RESPONS BILID D
ESTANDARES PARA EVALUAR LAS AREAS
DE RESPONSABILIDAD
Para evaluar las reas de responsabilidad, secompara lo presupuestado respecto a lo ejecutado,
se debe tener en cuenta los principales tipos decentros de responsabilidad:
1. Centro de costos estndar
2. Centro de ingresos3. Centro de gastos discrecionales4. Centro de utilidades5. Centros de inversiones
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CONT BILID D POR RE S DE RESPONS BILID D
1. CENTRO DE COSTOS ESTNDAR
Parte del principio de que se pueden medir losresultados que se determinan, multiplicando su
cantidad fsica por el costo unitario estndar decada producto obtenido, respecto a lo esperado.
Debe incluir otros aspectos como normas de
calidad; y analizar ciertos datos como rotacin depersonal, moral del grupo, etc.
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CONT BILID D POR RE S DE RESPONS BILID D
2. CENTROS DE INGRESOS
Trata de medir la captacin del mercado, expresadaen trminos de ventas.
Este centro supone el establecimiento de unpresupuesto de ingresos de ventas y de gastos deventas, de tal manera que se puedan justificar susdiferencias.
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CONT BILID D POR RE S DE RESPONS BILID D
3. CENTROS DE GASTOSDISCRECIONALES
Las reas administrativas no pueden ser medidascomo centros de costos estndar o de ingresos,pues su misin es servir en lnea.
Lo esencial para evaluar al responsable es lacalidad del servicio prestado.
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CONT BILID D POR RE S DE RESPONS BILID D
4. CENTROS DE UTILIDADES
Permite medir los insumos y resultados y las
relaciones entre ellos, dejando que la utilidad seauna medida integral de la actuacin al evaluar
insumos, mercados y la interaccin entre ellos.
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4. CENTROS DE INVERSION
Mide la forma en como se han manejado los activos
recursos asignados a un rea divisin de lacompaa.
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GR CI S33