Contabilidad Computarizada
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UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA
VICERRECTORADO ACADEMICO
AREA DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
TRABAJO DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA
AUTOR: ALVARO ARTURO SALAZAR
CEDULA DE IDENTIDAD: 8.894.964
CENTRO LOCAL: UNA-BOLIVAR
CARRERA: CONTADURIA PUPLICA
NUMERO DE ORIGINALES: 1
ASIGNATURA: CONTABILIDAD COMPUTARIZADA
CODIGO: 618
FIRMA DEL ESTUDIANTE
CIUDAD BOLIVAR, JUNIO 2007.
INDICE
Página
Introducción 03
1.- Importancia de los Sistemas Computarizados 07
2.- Ventajas y desventajas de los Sistemas Computarizados 08
3.- Consideraciones Generales 10
4.- Metodología 11
5.- Asientos Contables 12
6.- Elaboración de Informes 18
7.- Anexos 24
8.- Conclusión 25
9.- Bibliografía 32
2
INTRODUCCIÓN
El mundo globalizado que se esta viviendo en los últimos años,
requieren contar con organizaciones flexibles que se puedan adaptar a los
diferentes cambios que se presentan día a día.
Uno de las variables que ha impactado más a las organizaciones
son los avances que se han visto a nivel tecnológico que ha acelerado la
velocidad en la toma de las diferentes decisiones.
El surgimiento de una nueva tecnología experimentada en las
últimas cuatro décadas se presenta como la antesala del desarrollo de lo
que hoy conocemos como Sistemas Automatizados.
La aparición de las computadoras, la generalización de las
corporaciones, el surgimiento de grandes empresas multinacionales y la
globalización de los comercios internacionales, dio un nuevo giro a la
orientación de la información financiera, surgiendo la necesidad de crear
Sistemas de Contabilidad que sean más útiles en el desenvolvimiento de
la gestión contable y administrativa, y que dichas informaciones sean
efectivas, confiables y oportunas; esta necesidad fue lo que impulsó hacia
la creación de los Sistemas de Contabilidad Computarizados.
Modalidades.
Existe una amplia gama de Software o Paquetes de Contabilidad
que han formado parte de las herramientas de trabajo de muchas
empresas desde hace más de 40 años, hasta tal punto que hoy en día
son el motor de las operaciones de muchas de ellas. Lo que ha permitido
a los Ingenieros en Sistemas y a los propios Contadores el buscar la
forma de satisfacer de una manera más completa las necesidades en las
que se ve envuelta la empresa, de acuerdo al volumen de las operaciones
que esta maneja; por lo que han tratado de crear Sistemas
3
Computarizados de Contabilidad que brinden los mismos beneficios que
ofrecen los Sistemas Manuales, pero más eficientes y con menos
posibilidad de errores.
En su afán de crear este tipo de Software los expertos en la
materia han diseñado diversidad de programas que tratan de suplir la
necesidad de determinadas empresas de acuerdo a las actividades que
realiza. Dentro de estos Software, los más conocidos son:
-. Dac Easy Accounting System. -. Monica.
-. PeachTree. -. Quickbook.
-. Macola. -. SBT.
-. 20-20.
Existen paquetes que son creados para determinada área de una
empresa, los cuales tienen como fin llevar el control contable de
determinadas cuentas o procesos. Por ejemplo, un software aplicado al
área de los costos en un Restaurante. Este facilita la determinación de los
costos de los alimentos por cantidad de ingredientes, así es más fácil para
el analista de costos aplicar los porcentajes correspondientes y
determinar el costo de venta de los alimentos.
Al igual que este, existen software ideados para determinada
empresa, los cuales han sido creados para uso exclusivo de cada una de
ellas y no son producidos con fines comerciales.
Entre los software comerciales el más usado y reconocido por
todos es el DacEasy Accounting System, el cual desde los años 70 es
conocido en el mercado como uno de los Software de Contabilidad más
completos.
Desde los inicios, las organizaciones han considerado la
información contable como una herramienta importante para definir
4
estrategias que los lleven a alcanzar las metas fijadas. Los gerentes
utilizan la información contable al fijar las metas generales de la
compañía, al evaluar el desempeño de los distintos departamentos e
individuos, al decidir que acción tomar o la hora de cualquiera decisión.
Los gerentes y empleados de una compañía necesitan
constantemente esa información, con el fin de manejar y controlar las
operaciones diarias del negocio. Gran parte de la información contable es
financiera por naturaleza pero ha sido organizada de tal forma que se
relaciona directamente decisión a la mano.
Como bien se menciono antes, el mundo de los negocios de hoy
necesita una rápida capacidad de respuesta, de manera de aprovechar
las oportunidades que ofrece el mercado. Es aquí donde entra en juego la
tecnología, ya que con la introducción de estos avances tecnológicos, han
facilitado la toma de acciones que orientan al logro de los objetivos
organizacionales.
La aparición de las computadoras, la generación de grandes
empresas, el surgimiento de trasnacionales, la globalización de los
comercios internacionales, dio origen a la necesidad de crear los
Sistemas de Contabilidad Computarizados que fueren más útiles en el
desenvolvimiento de la gestión contable y administrativa, para que las
informaciones fuesen efectivas, confiables y oportunas. A través de estos
sistemas de contabilidad computarizada, se pueden registrar sistemas
contables de las cuentas, manejándolas hasta producir las informaciones
finales.
Con el presente trabajo evaluar los objetivos 1, 2, 3 y 4 de la
materia Contabilidad Computarizada, en el mismo se pretende poner en
práctica los conocimientos sobre los procedimientos contables adquiridos
5
a través de la carrera y aplicarlos al programa a evaluar en el presente
curso adaptándolo al sistema propuesto.
Como se menciono anteriormente existen diversos sistemas
contables, en esta oportunidad aplicaremos el sistema contable facilitado
por la UNA y la empresa DATAPRO/PROANSYS denominado Sistema de
Gestión Tributaria, el cual fue diseñado para obtener de manera
automatizada todos los resultados contables, presupuestarios, fiscales y
financieros necesarios en nuestro actual sistema económico y fiscal, lo
que ayudará a la toma de decisiones de las organizaciones.
Se evaluara la efectividad del sistema, la rapidez en la generación
de la información. Igualmente es importante cuan amigable es el sistema
para el trabajo del día a día, manteniendo en mente que lo importante es
la veracidad de los reportes que se generen, como la rapidez de la misma
además de los procedimientos aplicados.
La empresa seleccionada es “La educativa, C.A”, en el periodo 01-
01-2007 al 31-12-2007. Acá tenemos el primer comentario, aunque se
sabe que es una empresa ficticia y un periodo económico ficticio, esto
viola los principios contables aceptados, ya que el periodo real no ha
terminado. Por otro lado, aunque la empresa tiene denominación de
Compañía anónima, el ejercicio se desarrolla como una firma personal,
por lo tanto los registros se realizan como una empresa personal.
6
1.- IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS COMPUTARIZADOS
La importancia de la contabilidad computarizada es que es más
veloz; ya que por medio de la creación del software o programas creados
en el computador se pueden realizar labores hasta antes propias de los
contadores.
Se puede proporcionar información con mayor rapidez que uno
manual, por que la computadora realiza en forma instantánea tareas que
consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual; se puede
manejar un volumen de operaciones mayor; se reduce mucho el número
de errores, por que la computadora hace los cálculos con mayor exactitud
que un ser humano. El uso de la computadora asegura cada asiento con
exactitud, esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta
equivocada, pasar un débito como un crédito o viceversa, y pasar una
cantidad equivocada.
En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se
pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados
Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a
tomar decisiones.
Mediante la contabilidad computarizada la labor del contador es
prácticamente intelectual. El contador nada mas deberá asegurarse de
que la configuración y entrada de una transacción sean conectadas, el
sistema hará el resto.
7
2.- VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS SISTEMAS COMPUTARIZADOS.
Los sistemas computarizados tienen muchas ventajas sobre los
sistemas manuales. Las ventajas principales son las siguientes:
Rapidez y oportunidad.
Puede proporcionar información con mayor rapidez que uno manual,
por que la computadora realiza en forma instantánea tareas que
consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual.
Volumen de producción.
Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un
sistema computarizado por su rapidez de procesamiento.
Protección contra errores.
Se reduce mucho el número de errores, por que la computadora hace
los cálculos con mayor exactitud que un ser humano. Están diseñadas
con la característica de minimizar los errores.
Pases automáticos al mayor.
Los pases al mayor se realizan en forma automática en un sistema
computarizado, con un enorme ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de
pasar al mayor, no solo consume bastante tiempo, sino que puede
ocasionar muchos errores en un sistema contable manual. El uso de la
computadora asegura cada asiento con exactitud. Esto evita errores,
como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un débito
como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada.
Preparación automática de informes.
En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden
producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados
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Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a
tomar decisiones.
Impresión automática de documentos.
Un sistema computarizado proporciona mucho de los documentos
que se usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por
Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los
Empleados, entre otros.
Los Sistemas Computarizados también tienen sus limitaciones,
pero estas limitaciones son correctivas y podría decirse que son leves en
comparación con los grandes beneficios que ofrece a la empresa.
Las principales limitaciones son:
Alto costo de inversión al instalar un sistema computarizado.
El costo de mantenimiento es alto y complejo.
El alto costo en el entrenamiento del personal.
Los programas deben ser confiables.
La lógica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas.
En conclusión, podríamos afirmar que las desventajas de un
sistema computarizado son, en la mayor parte, de índole económica, lo
cual para muchos no es preocupante.
9
3.- CONSIDERACIONES GENERALES
El presente trabajo esta constituido por toda la información
solicitada por ente evaluador. La misma se generó a través del programa
tutorial de la empresa DataPro/Proandsys, basado en la información de la
empresa “Educativa, C.A.”; durante el ejercicio fiscal 01-01-2007 al 31-01-
2007. Como se menciono en la introducción, este ejercicio viola con los
preceptos contables acepatdos, ya que el ejercicio fiscal, aún no ha
terminado, por lo tanto no se podría cerrar, sin embargo se asume como
parte de la dinámica de evaluación de la materia.
Dentro de los informes que se mostrarán, están:
Comprobantes Contables
Plan de Cuentas
Cuentas por Cobrar Documentos Pendientes
Listado de Clientes
Cuentas por Pagar Documentos Pendientes
Listado de Proveedores
IVA Libro de Compras
IVA Libro de Ventas
Libro Mayor Contable (Analítico)
Balance de Comprobación
Balance General
Estado de Ganancias y Perdidas
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4.- METODOLOGIA
Siguiendo las instrucciones generales del trabajo, se procedió en
primera instancia a realizar una revisión del todo material entregado.
Como bien lo menciona la guía de evaluación, el programa esta
compuesto por partes:
Módulo de Gestión Tributaria
Módulo de Contabilidad.
Como primer paso se actualizó la fecha del programa y se selecciono
la empresa sugerida en el ejercicio. Luego, para cada una de las
transacciones realizadas, se elaboró su respectivo comprobante contable,
en la opción actualizada, tomando como fechas las sugeridas por el
trabajo.
Se tomo como base el plan de cuentas del programa adaptándolo a las
necesidades de la empresa. Las compras y ventas de mercancías, los
ingresos y egresos de dinero producto de la compra y venta de
mercancía, fueron procesados por el modulo de Gestión Tributaria.
Los Egresos y los Ingresos de dinero producto de la compra y
venta de mercancía deben ser procesados por el módulo de gestión
tributaria. Los activos fueron incorporados de acuerdo a la información
suministrada por el trabajo práctico.
El resto de los asientos contables de las operaciones realizadas por la
empresa “La Educativa”, en el periodo indicado, se realizaron utilizando
el modulo de contabilidad y el Plan de Cuentas Sugerido en el CD.
11
Tutorial. Las depreciaciones y amortizaciones, se procesaron conforme a
los fundamentos y principios de contabilidad generalmente aceptados.
El cierre del ejercicio fiscal se realizó el día 31-12-2007.
5.- ASIENTOS CONTABLES
Los servicios profesionales cancelados al abogado, para la
realización de la inscripción del negocio y la legalización de la contabilidad
ante el registro mercantil, se consideraron como Gastos de Organización
y/o de Constitución, amortizados en cuatro (4) años y se contabilizaron en
la cuenta “Gastos de Organización” contra “Banco”. Los Gastos de
Amortización, de los Activos Intangibles, como el pago de honorarios de
Abogado, para la constitución y organización de la empresa “la
Educativa”, fueron contabilizados automáticamente por el sistema,
aplicando el método directo, para que los Estados Financieros muestren
su costo y la amortización acumulada realizada hasta esa fecha, el
asiento para registrar las amortizaciones de este activo intangible, se
realizó de la siguiente manera. “Gastos Amortizaciones” contra
“Amortizaciones Acumuladas”, señalando las cuentas amortizadas.
Los gastos de alquileres pagados por anticipado a Inmobiliaria
Mina, se consideraron como cargos diferidos los cuales son cuentas de
activo circulante que se refieren a los desembolsos que en forma
anticipada realizan las empresas por servicios que serán recibidos en el
futuro o que se van consumiendo a medida que transcurre el tiempo. Por
12
lo tanto estos son desembolsos por servicios ya recibidos, que
beneficiaran a la empresa “La Educativa” por varios ejercicios económicos
y por otra parte, porque son realizados ocasionalmente. Estos gastos,
fueron amortizados mensualmente, como gastos de alquileres, a razón de
Bs. 1.000.000,00 por mes.
Los gastos de seguro pagados por anticipado a “Seguros
Maracay”, se consideraron como Gastos Pagados por Anticipado, debido
a que son cuentas de Activo Circulante que se refieren a los desembolsos
que de manera anticipada realizó la empresa “La Educativa” por servicios
que se irán consumiendo a medida que transcurre el tiempo, por espacio
de doce meses y fueron amortizados mensualmente, como gastos de
seguro, a razón de Bs. 708.333,33 por mes.
Los prestamos concedidos al Sr. Carlos Gonzalez, se
contabilizaron como “Cuentas por Cobrar a Socios”, contra “Banco o Caja
Principal” según el caso, ya que estas no provienen de las operaciones de
la empresa. Los aportes realizados por el Sr. Carlos Gonzalez, fueron
contabilizados en la cuenta “Banco”, contra “Aportes de Capital Socios”.
Asimismo, la cancelación del Impuesto Al Valor Agregado IVA, se
contabilizo tomando en cuenta las siguientes cuentas “IVA Ventas-débitos
fiscales” contra el “IVA Compras-créditos fiscales” y “Retención IVA
Pagado/Anticipado por Aplicar”.
13
En aquellos casos, donde no aplicó el Crédito Fiscal, debido a que
no hubo operaciones de compra de mercancía, como en los meses de
Marzo y Julio, se contabilizó el pago del IVA, de la siguiente manera: “IVA
Ventas-débitos fiscales”, contra la cuenta “Retenciones IVA
Pagado/Anticipado/Aplicar”, para lo cual se tomó en cuenta el criterio
siguiente: Para la cancelación del Impuesto al Valor Agregado IVA, se
realizara de acuerdo a los débitos y créditos fiscales, los cuales se
determinaran por periodos de imposición de un mes calendario, de la
siguiente forma: al monto de los débitos fiscales, se les deducirá o restara
el monto de los créditos fiscales, a cuya deducción, tenga derecho el
contribuyente y el resultado será la alícuota del impuesto a pagar
correspondiente al periodo de imposición, es decir, se cancelara el IVA, si
los Débitos Fiscales producto de las operaciones de ventas, menos la
alícuota retenida por los contribuyentes especiales o terceros, son
mayores que los Créditos Fiscales provenientes de las compras de
mercancía, es decir, si (Db Fs – Ret. Iva ≥ Cr Fs).
En los casos, cuando el monto de los créditos fiscales deducibles
de conformidad con la Ley, fuere superior al total de los débitos fiscales
debidamente ajustados; la diferencia resultante será un crédito fiscal a
favor del contribuyente, el cual se traspasará al periodo de imposición
siguiente o a los sucesivos y se añadirá a los créditos fiscales de esos
nuevos periodos de imposición, hasta su deducción total.
14
Los ingresos extraordinarios por concepto de alquiler de camión, pagados
por anticipado, se contabilizaron como Créditos Diferidos en la cuenta
“Ingresos Cobrados/Anticipado”, ya que fueron ingresos recibidos antes
de recibir el valor total o parcial del servicio, por el cual se recibió el
ingreso, los mismos fueron amortizados al final del periodo o cierre del
ejercicio.
Todas las compras de mercancía fueron contabilizadas utilizando
una cuenta de Costos (5.1.2.10), denominada “Compras Brutas”.
Igualmente, los ingresos por concepto de ventas de mercancía, fueron
contabilizados en una cuenta de Ingresos (4.1.1.10), denominada
“Ventas Nacionales Sector Privado”. Las compras de artículos de oficina
se contabilizaron en una cuenta de Activo (1.1.2.4.20.20), denominada
“Artículos de Oficina”
La compra de equipos de computación, se contabilizo en una
cuenta de Activos (1.2.6.22), denominada “Equipos de Computación”.
Igualmente, la compra de artículos de papelería, se contabilizó en una
cuenta de Activos (1.1.2.4.20.20), denominada “Artículos de Papelería”
El pago de sueldos, se contabilizó en una cuenta de Gastos
(6.1.01.11), denominada “Sueldos Empleados”, contra “Banco”. Sin
embargo, este concepto, también se pudo contabilizar en una cuenta de
costos, si las condiciones el ejercicio especificaran el área de desempeño
15
del personal dentro de la empresa, y por otra parte, porque la empresa se
dedica a la compra y venta de mercancía, por lo que se considero realizar
el asiento en una cuenta de gastos.
Los servicios de luz, teléfono y agua, se contabilizaron en una
cuenta de gastos (6.1.20.49); (6.1.20.48) y (6.1.20.49), denominadas
“Consumo de Electricidad”; “Consumo de Teléfono” y “Servicio de Agua“
respectivamente, contra “Banco”. Asimismo, los anuncios de publicidad,
se contabilizaron en la cuenta de Gastos (6.1.20.95), denominada
“Publicidad y Avisos Comerciales”, contra “Banco”.
Los aportes correspondientes al Seguro Social Obligatorio, Ley de
Política Habitacional, se contabilizaron en las cuentas de gastos
(6.1.01.61); (6.1.01.64), denominadas “Aporte S.S.O” y “Aporte L.P.H”
respectivamente, contra “Bancos”, sin embargo, las mismas, también se
pudieron contabilizar utilizando las cuentas “Aportes de los Trabajadores”
y “Aportes del Patrono”, contra “Banco”, conociendo los respectivos
porcentajes de aplicación de cada alícuota, sin embargo, la
contabilización se realizo, tal como se indica inicialmente. Es de hacer
notar que no se pide que se efectúen retenciones de S.S.O ni de política
habitacional, pero se cancela.
Los impuestos Municipales se contabilizaron en una cuenta de
gastos, (6.1.20.68), denominada “Impuestos Municipales” contra “Banco”,
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debido a que la empresa “La Educativa” realiza actividades de compra y
venta de mercancía, sin embargo, el pago de los impuestos, también
pudieron contabilizarse utilizando una cuenta de Costos.
El pago del estacionamiento de los vehículos, se contabilizaron en
una cuenta de Gastos (6.1.20.10), denominada “Varios”, contra luna
cuenta de activo (1.1.1.1.10), denominada “Caja Principal”.
La reparación de los vehículos de carga, se contabilizó en una cuenta de
gastos (6.1.20.12), denominada “Reparaciones y Mantenimiento de
Vehículos”, contra una cuenta de activos (1.1.1.2.20), denominada
“Bancos”
La compra del transformador, se contabilizó en una cuenta de
activos (1.2.3.12), denominada “Maquinaria y Equipos de Operación”,
contra el “Banco”. Asimismo, la compra del Edificio, se contabilizó en una
cuenta de activos (1.2.1.10), denominadas “Edificios”, contra el “Banco”.
Los prestamos a realizados al empleado Cesar Martínez, se
contabilizó en la cuenta (1.1.2.2.20.10), denominada “Cuenta/Cobrar
Empleados”, contra la cuenta (1.1.1.2.10) “Banco”
Los Impuestos Estadales, se contabilizaron en la cuenta (7.3.10),
denominada “Impuesto Sobre la Renta”, contra “Banco”. Por otra parte,
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los aguinaldos de los empleados, se contabilizaron en la cuenta
(6.1.01.19), denominada “Utilidades”, contra la cuenta “Banco”.
Para cerrar la cuenta de inventario se realizó el siguiente asiento:
se traslado el inventario al costo utilizando las cuentas: (5.1.1) Inventario
Inicial de mercancía, (1.1.2.3.10) Inventario de Mercancía y la cuenta
(5.1.9) Inventario final de mercancías.
Por último, los Gastos de Depreciaciones Acumuladas de
Maquinaria y Equipos; Mobiliarios; Vehículos de Carga y de Reparto,
Edificio, Maquinaria y Equipo de Operaciones, fueron contabilizadas de
manera automática por el sistema, contra las cuentas de Depreciaciones
Acumuladas de Maquinaria y Equipos; Mobiliarios; Vehículos de Carga y
de Reparto, Edificio, Maquinaria y Equipo de Operaciones.
6.- ELABORACIÓN DE INFORMES
Una vez concluida la data suministrada, se procedió a elaborar los
diferentes reportes solicitados como parte de la evaluación. En primer
lugar generé los diferentes comprobantes contables de las transacciones
realizadas en el mismo se pueden apreciar los datos de el número de
comprobante, cuenta contable, nombre de la cuenta, la descripción de la
transacción, las fechas en orden creciente y el cierre de los mismos.
Luego realiza un resumen de las ventas a Clientes Nacionales en el
periodo fiscal, donde discrimina las ventas, tipo de transacción, es decir si
18
fue a crédito, de contado; luego el IVA retenido, luego las ventas al sector
Privado. Seguidamente genera un reporte resumen de las compras con
la información de la cuenta contable, número de comprobante, cuenta
contable, nombre de la cuenta, las diferentes retenciones, las cuentas por
pagar, las compras brutas. Se genero también un resumen de las
diferentes depreciaciones de los activos, la información contenida fue
número de comprobante, cuenta contable, nombre de la cuenta. También
se generó información de los egresos e ingresos durante el año fiscal
dando la información sobre la retención en el caso de los ingresos. Por
último la información del cierre del ejercicio fiscal.
Por otro lado se generó el respectivo plan de cuenta. En el mismo
se aprecia el número de cuenta, la descripción. Además se aprecia la
actualización generadas para efectos del ejercicio.
Luego se procedió a la generación de los documentos pendientes en
ventas y las cuentas por cobrar. En la misma se aprecia la siguiente
información: Cliente, Tipo de documento, fecha de la transacción, monto
neto, monto pagado, monto de saldo, fecha de pago y número de recibo.
Seguidamente se generó la información de los clientes, la misma aparece
bajo el título “Listado de Agentes de Retención”. Se puede apreciar la
información del RIF, Nombre del cliente, tipo de persona, domiciliado o
no, y el teléfono.
19
Se generó la información de los documentos pendientes por cobrar
donde se aprecia la siguiente información: Proveedor, tipo de documento,
número de documento, fecha, monto neto, monto pagado, monto de
saldo, fecha de pago, número de recibo y se cierra con el saldo de las
cuentas por pagar.
Seguidamente se generó la información de los proveedores, la
misma aparece bajo el título “Listado de Agentes de Retención”. Se puede
apreciar la información del RIF, Nombre del cliente, tipo de persona,
domiciliado o no, y el teléfono.
Luego se generó el libro de IVA para las compras, en el mismo se
detalla el mes a que corresponde, el día, tipo de documento, Rif, razón
social, compra más IVA, cuales son exentas, importaciones la base, el %,
y el impuesto a pagar. Considero que este punto es el menos amigable
del programa, ya que hay que generarlo mes a mes, lo que implica una
inversión de tiempo adicional. Lo ideal sería que se pudiera generar con
un solo comando. En cuanto al libro de IVA para las ventas, contiene la
siguiente información mes a que corresponde, el día, tipo de documento,
Rif, razón social, ventas más IVA, cuales son exentas, importaciones la
base, el %, impuesto e IVA retenido. Al igual que las compras debería ser
más automático el sistema en este punto.
Se genero el mayor contable y se puede apreciar la información de
todas las de acuerdo al orden en que aparecen en el plan de cuentas.
Cada cuenta contiene la descripción de las transacciones y al final se
realiza el respectivo cierre general del mayor.
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El Balance de comprobación presenta los resultados y una relación
de todas las cuentas reales y nominales que se abrieron en el Mayor
General, indicando en la fecha determinada el total de cargos y abonos y
registrando en cada una de las cuentas, los movimientos de las mismas.
Luego se generó el Balance General, presenta la información de la
empresa, la fecha hasta donde llega el ejercicio fiscal. Recordando que la
composición básica de un balance general es los bienes, derechos y
deudas que tiene la empresa en un momento dado. Los bienes y
derechos integran el activo del balance general. Las deudas forman parte
del pasivo de dicho balance. La diferencia entre el activo y las deudas, se
denomina patrimonio neto. El pasivo está compuesto por deudas
(proveedores y préstamos bancarios) y por el patrimonio neto.
Las principales cuentas o rubros del activo son las siguientes:
Activo Fijo : Lo forman aquellos elementos del activo que
permanecerán en la empresa más de un año e inmovilizado
financiero (participaciones en Otras empresas...).
Activo Circulante: En contraste con el inmovilizado, el activo
circulante lo forman aquellos elementos del activo que
permanecerán en la empresa un año como máximo.
Existencias: Son las materias primas, productos en curso y
productos acabados que están en proceso de fabricación o en el
almacén.
Deudas a Largo Plazo: También denominadas exigible a largo
plazo; están compuestas por las deudas cuyo plazo de
vencimiento es superior a los doce meses (préstamos bancarios a
largo plazo, préstamos de accionistas a largo plazo.
Capitales Permanentes: También denominados recursos
permanentes o pasivos fijo. Es la suma del patrimonio neto y las
deudas a largo plazo.
21
Deudas a Corto Plazo: También denominadas pasivo circulante o
exigible a corto plazo. Están compuestas por las deudas cuyo
plazo de vencimiento es igual o inferior a los doce meses
(proveedores, préstamos bancarios a corto plazo, deudas con la
hacienda y la Seguridad Social a corto plazo...). En cambio, las
deudas con proveedores suelen ser exigibles a muy corto plazo.
También pueden diferenciarse dentro de las cuentas del activo las
que son funcionales (imprescindibles para la actividad ordinaria de la
empresa) y las que son extrafuncionales (no directamente necesarias
para la actividad ordinaria). Por ejemplo, la maquinaria suele ser
funcional. Los activos extrafuncionales son los que pueden ser vendidos
cuando la empresa precisa de liquidez urgente para salir adelante.
En cambio, si se produce la situación contraria y el valor de mercado
de un activo cae por debajo de su valor de adquisición, se utilizará el valor
de mercado para reflejar el activo en el balance de la empresa. Las
deudas figurarán en el balance por su valor de reembolso.
Como se puede apreciar en los anexos, los reportes del balance
general, se describen las cuentas de Activos, Pasivos y Patrimonios.
Describe los diferentes impuestos, depreciaciones, refleja los principios
aceptados de valuación y amortización, sin embargo, como no se
menciona el método de valuación usado.
En cuanto al informe de Pérdidas y Ganancias, tenemos que e l
funcionamiento de la empresa genera la percepción de unos ingresos y
realización de unos gastos de cuya diferencia surge el resultado del
período:
Resultado= Ingresos-Gastos
Cuando el resultado es positivo se denomina Beneficio. Los
ingresos más recurrentes son las ventas. Los gastos más frecuentes son
22
los consumos de materias primas, los gastos de personal, los alquileres y
los gastos financieros. Para cuadrar la cuenta se coloca el resultado, que
puede ser beneficio, si los ingresos superan a los gastos, o pérdida si
ocurre lo contrario. El balance de general puede equipararse a una
fotografía del patrimonio de la empresa en un determinado momento. De
forma similar a lo que se ha expuesto para el estado de flujos de
tesorería, el resultado de la gestión de la empresa suele dividirse en
función de dos tipos de actividades:
Las actividades ordinarias de la empresa, las que le son propias,
ya que se derivan como consecuencia de la realización de sus
actividades típicas, que generan el resultado ordinario o de
explotación.
Las actividades extraordinarias de la empresa, es decir, las que
sólo se realizan de forma ocasional o no recurrente, que generan el
resultado extraordinario o atípico. El beneficio por la venta de un
terreno en una empresa que se dedica a la fabricación de muebles
es un ejemplo de resultado extraordinario.
Este informe refleja las cuentas que debe mencionar el informe el
estado de Pérdidas y Ganancias.
23
ANEXOS
24
CONCLUSIONES
Al elaborar las conclusiones tengo que realizarlas desde dos
aspectos. El primer aspecto es mi opinión sobre el sistema en el cual
trabajamos. Por otro evaluaré los diferentes estados financieros de la
empresa la Educativa, C.A, de manera de suministrar la información
necesaria a la Gerencia de manera de que pueda tomar las decisiones
que sean pertinentes.
En cuanto al programa DataPro/Proandsys, cumple con los
requerimientos de las empresas de hoy en día. Como lo manifesté al
inicio, las exigencias del este mundo globalizado, requiere que las
organizaciones procesen una gran cantidad de información de manera
rápida y eficaz, de forma tal que puedan tomar las decisiones que
consideren conveniente para la organización.
El programa contable utilizado para este ejercicio, demostró
que cumple con las exigencias de las empresas de hoy. Deben ser
rápidos y oportunos en el procesamiento de la información, tener la
capacidad de manejar grandes volúmenes de información, que realizarlo
de manera manual consumiría muchas horas hombres. Hay menor
probabilidad de cometer errores a la hora de realizar los cálculos, ya que
al estar automatizado, solo queda dar el imput de manera de que se
procesen los datos.
Los pases automáticos al mayor se realizan en forma automática
en un sistema computarizado, con un enorme ahorro de tiempo. La tarea
repetitiva de pasar al mayor, no solo consume bastante tiempo, sino que
puede ocasionar muchos errores en un sistema contable manual. El uso
de la computadora asegura cada asiento con exactitud. Esto evita
errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un
débito como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada.
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La preparación automática de los informes, los informes se pueden
producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados
Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a
tomar decisiones.
La impresión automática de los datos, permite imprimir de manera
automática una serie de datos necesarios en el día a día de la empresa
tales como: comprobantes contables, informe de cuentas por cobrar y
cuentas por pagar, listado de proveedores, listado de clientes, entre otros
informes.
A través de este ejercicio, pudimos poner práctica los
conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera y comprobar lo práctico
que es trabajar con estos sistemas computarizados contables y la
generación de información. Pudimos generar: El Balance General,
Balance de Comprobación, el Estado de Ganancias y Perdidas, el Estado
del Flujo de Efectivo y el Estado de Movimiento del Patrimonio, asimismo,
permite obtener los reportes contables auxiliares de control y verificación,
entre los cuales se encuentran; el Balance de Comprobación,
Comprobantes Contables Detallados, Comprobantes Contables
Resumidos, Mayor Analítico, entre otros.
En cuanto a la situación financiera de la empresa empezaremos
por analizar su Balance General. La distribución de la cuenta de Activos
es la siguiente:
Activos Circulantes:Bs. 155.025.322,28 que representa un 44,76%
de los activos totales. De este circulante el 79,19% es disponible y el
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20,82% es realizable. Esto le permite a la empresa contar con la liquidez
necesaria para aumentar sus inventarios o hacer frente a sus obligaciones
a corto plazo.
Activos Fijos: Bs. 178.638.333,10, lo cual representa un 51,58% del
total de activos.
Otros Activos: Bs. 47.938.803,36, lo cual representa un 13,84%.
Total activos: Bs. 346.290.792,04.
En cuanto a los pasivos, es de Bs. 222.821.191,44. Siendo el
circulante de Bs. 92.650.000,00.
En cuanto al capital suscrito es de Bs. 308.200.000,00.
Como se puede observar la empresa “La Educativa, C.A” cuenta
con la liquidez necesaria para hacer frente a sus obligaciones y esto lo
podemos apreciar al calcular la razón de liquidez lo cual consiste en
dividir los activos circulantes entre los pasivos circulantes:
155.025.322,28/92.650.000= 1,67. Esto indica que la empresa
tiene activos circulantes 1,67 veces más que pasivos circulantes, lo que le
permite hacer frente a sus obligaciones. Si queremos ser más específicos
podemos aplicar la prueba acida, que consiste en dividir los activos
circulantes disponibles entre los pasivos, así tenemos:
122.747.752,43/92.650.000,00= 1,32. Esto quiere decir que la
empresa tiene suficiente liquidez para atender los compromisos con sus
acreedores.
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Al calcular su capital de trabajo tenemos que=
155.025.322,28-92.650.000= 62.375.322,28. Esto significa que la
empresa tiene la posibilidad de tener mayor liquidez a corto plazo
mostrando mayor solvencia.
Índice de endeudamiento: 222.821.191,44/346.290.792,04=
64,34%. Esto quiere decir que la empresa tiene suficiente solidez para
hacer frente a sus deudas. Además, le da credibilidad con los bancos a la
hora de la búsqueda de créditos a largo plazo.
En cuanto al capital, presenta un sólido capital suscrito de Bs.
308.200.000,00.
La empresa tiene utilidades de 15.808.600,00.
En cuanto a sus estado de Perdidas y Ganancias tenemos que esta
conformado por las cuentas de acuerdo a los principios contables. Para
eso tenemos que El funcionamiento de la empresa genera la percepción
de unos ingresos y realización de unos gastos de cuya diferencia surge el
resultado del período:
Resultado= Ingresos-Gastos
Cuando el resultado es positivo se denomina Beneficio. Los
ingresos más recurrentes son las ventas. Los gastos más frecuentes son
los consumos de materias primas, los gastos de personal, los alquileres y
los gastos financieros. Para cuadrar la cuenta se coloca el resultado, que
puede ser beneficio, si los ingresos superan a los gastos, o pérdida si
ocurre lo contrario. El balance de general puede equipararse a una
fotografía del patrimonio de la empresa en un determinado momento. De
forma similar a lo que se ha expuesto para el estado de flujos de
tesorería, el resultado de la gestión de la empresa suele dividirse en
función de dos tipos de actividades:
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Las actividades ordinarias de la empresa, las que le son propias, ya
que se derivan como consecuencia de la realización de sus
actividades típicas, que generan el resultado ordinario o de
explotación.
Las actividades extraordinarias de la empresa, es decir, las que sólo
se realizan de forma ocasional o no recurrente, que generan el
resultado extraordinario o atípico. El beneficio por la venta de un
terreno en una empresa que se dedica a la fabricación de muebles es
un ejemplo de resultado extraordinario.
Diferencias Entre Gastos, Pago E Inversión
Gasto: El gasto es un concepto de la contabilidad, que se refiere él
mismo, básicamente, a aquellos conceptos relacionados con la
adquisición de bienes y servicios para su consumo, sea en el
proceso de producción o para terceros, y relacionados con la
actividad que la empresa realiza.
Pago: El pago es una salida de tesorería. En cambio, hay pagos
que no corresponden a gastos ni costos, como la devolución del
principal de un préstamo, por ejemplo.
La diferencia entre gasto y pago es similar a la que existe entre
ingreso y cobro. En cambio, el ingreso es consecuencia,
principalmente, de las ventas que realiza la empresa.
Inversión: Se refiere a aquella parte del gasto que no se incorpora
al proceso de producción de la empresa y que permanece en ella
para generar nuevos recursos en futuros ejercicios. Por ejemplo, la
maquinaria adquirida por la empresa para participar en el proceso
de producción.
Ordenación De La Cuenta De Resultados
Para analizar la cuenta de resultados, también denominada cuenta de
pérdidas y ganancias, es recomendable dividir todos sus gastos e
ingresos tal y como sigue:
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Ventas Netas: Incluye los ingresos por la actividad propia de la
explotación de la empresa, de la que se deducen los descuentos y
bonificaciones en factura y los impuestos sobre dichas ventas.
Costo De Ventas o Costo De Los Productos Vendidos: Suma
de los gastos variables de fabricación y de comercialización.
Provisiones: Reflejan la perdida de valor no definitiva de
determinados activos, tales como el inmovilizado, las existencias
o los clientes,
Gastos de Estructura: Son todos aquellos gastos provocados por
la estructura de la empresa y no imputables a las ventas. A los
gastos de estructura se les llama a menudo gastos fijos, en
contraposición a los gastos proporcionales, que son variables en
relación a las ventas. Los sueldos de los departamentos de
contabilidad, personal o gerencia son ejemplos de gastos de
estructura (llamados gastos de administración y ventas). Estos
gastos de estructura pueden desagregarse en las distintas
funciones de la empresa (aprovisionamiento, fabricación,
administración, comercialización, dirección, etc.).Por ejemplo,
subvenciones de explotación, ingresos del economato de la
empresa, etc.
Gastos e Ingresos Financieros: Este grupo incluye todos los
gastos e ingresos financieros de la empresa. Así, no sólo se han de
agrupar los gastos bancarios (intereses y comisiones), sino
también los intereses financieros cobrados por la empresa, los
descuentos por pronto pago a favor o en contra, el costo de los
timbres de los efectos comerciales, etc. De hecho, sólo coincidirían
en aquella empresa que cobrase y pagase al contado todos sus
ingresos y gastos de explotación.
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Al evaluar la tasa de utilidad bruta tenemos que=
Ventas/Utilidad Bruta
109.159.600,83/169.459.600,83= 64,41%, esto nos indica que ha
obtenido muy buena utilidad con las ventas realizadas.
Se puede concluir que la empresa “ La educativa, C.A.”,
presenta una situación financiera buena, que le permitirá hacer
frente a los compromisos adquiridos.
Para concluir este trabajo podemos decir que el contar con
sistemas computarizados de contabilidad, facilitan la generaciones
de reportes y estados financieros, que en condiciones normales
implicaría una gran inversión de tiempo. Esta ganancia en la toma
de decisiones ayuda las empresas de hoy a ser más competitivas.
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BIBLIOGRFÍA
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-. UNA. Contabilidad Superior I
-. UNA. Contabilidad Superior II
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