CONTABILIDAD

Contabilidad es la disciplina que se encarga de estudiar, medir y analizar

el patrimonio y la realidad económica y financiera de las organizaciones o empresas,

con el fin de facilitar la dirección y el control; presentando la información,

previamente registrada, de manera sistemática para las distintas partes interesadas.

FINALIDAD:

La finalidad de la contabilidad es suministrar información en un momento dado de los

resultados obtenidos durante un período de tiempo, que resulta de utilidad a sus

usuarios, en la toma de decisiones, tanto para el control de la gestión pasada, como

para las estimaciones de los resultados futuros, dotando tales decisiones de

racionalidad y eficiencia.

IMPORTANCIA:

La contabilidad, quizás es el elemento más importante en toda empresa o negocio, por

cuanto permite conocer la realidad económica y financiera de la empresa, su

evolución, sus tendencias y lo que se puede esperar de ella.

LIBROS Y REGISTROS QUE INTEGRAN LA

CONTABILIDAD COMPLETA

Los libros y registros que integran la contabilidad completa son los siguientes: 

.

A continuación una breve descripción de cada uno de ellos:

Libro de Inventario y Balances

Contiene la información detallada del activo, pasivo y patrimonio del

negocio, tanto al inicio de las operaciones como al final de cada periodo, y

los estados financieros: Balance General y Estado de Ganancias y

Pérdidas.

¿Qué es el Activo?

Es el conjunto de los bienes con los que cuenta el negocio, como son: dinero, valores

crediticios, efectos por cobrar, bienes muebles e inmuebles, mercaderías y efectos de

toda clase, registrados a su valor real.

¿Qué es el Pasivo?

Comprende las deudas y toda clase de obligaciones pendientes.

¿Qué es el Patrimonio?

Es la diferencia entre el activo y el pasivo, que viene a ser el capital con el que

inicio mis operaciones. El Libro de Inventarios y Balances centraliza la información

obtenida del Mayor, y permite conocer la situación financiera del negocio.

Libro Diario

Acumula los movimientos, transacción por transacción, en forma cronológica, día

por día, cargando o abonando las cuentas que intervienen en cada una de las

transacciones.

Libro Mayor

En este libro se traslada cada asiento de diario por orden riguroso de fechas y se

agrupa los cargos y abonos efectuados en cada cuenta individual, independientemente

de la transacción de la que provienen.

El detalle se agrupa de acuerdo con un plan de cuentas general que permite obtener

información para la elaboración de un balance de comprobación, con el cual se puede

estructurar los estados financieros básicos.

Libro Caja y Bancos

Este libro debe contener el registro de los ingresos y salidas de efectivo, tanto en

caja del negocio o en las cuentas bancarias

Registro de Compras

Contiene el registro de todas las adquisiciones realizadas, tanto de bienes como de

servicios, de acuerdo con el giro de mi negocio. Todos los movimientos deben estar

sustentados con los comprobantes permitidos por la administración tributaria. Se

puede ver el formato de este registro.

Registro de Ventas

Es un libro auxiliar que centra la información referida a las operaciones de ventas

realizadas por la empresa, registradas en forma cronológica, comprobante por

comprobante.

OBLIGATORIEDAD DE LLEVAR LIBROS Y REGISTROS CONTABLES

 Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios obligatorios, tomando en

cuenta el tipo de renta que perciben, son los siguientes:

RESPECTO A TODAS LAS RENTAS (EXCEPTO RÉGIMEN GENERAL DE TERCERA CATEGORÍA)

(a) Será obligatorio siempre que en el ejercicio gravable anterior o en el curso del ejercicio,

hubieran percibido rentas brutas de segunda categoría que excedan veinte (20) unidades

impositivas tributarias de conformidad con lo dispuesto en el artículo 65° de la Ley del Impuesto

a la Renta

(b) De acuerdo con lo establecido en el artículo 124 de la Ley del Impuesto a la Renta

(c) Se debe señalar que de acuerdo con lo dispuesto en el último párrafo del artículo 65 de la Ley

del Impuesto a la Renta se exceptúa de la obligación de llevar el Libro de Ingresos y Gastos a los

perceptores de rentas de cuarta categoría cuyas rentas provengan exclusivamente de

la contraprestación por servicios prestados bajo el régimen especial de contratación

administrativa de servicios - CAS

RESPECTO A LOS CONTRIBUYENTES DEL RÉGIMEN GENERAL

En lo que respecta al Régimen General, el artículo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta tenemos que:

LIBROS Y REGISTROS ELECTRÓNICOS

Aprovechando del avance en las tecnologías de la información y comunicación, la

SUNAT pone a  disposición el Sistema de Libros Electrónicos (SLE), el cual genera

ahorro en tiempo y dinero a favor del contribuyente al eliminar gastos como el de

legalización, impresión, almacenamiento y seguridad que representa actualmente el

llevado de Libros y/o Registros Contables y Tributarios de manera física. Con este

sistema alternativo que facilita el cumplimiento del llevado de libros contables,

también se logra mejorar la competitividad de las empresas y, adicionalmente, ayudar

a la protección del medio ambiente al no usar papel.

Es así que a partir de julio del 2010 se encuentra vigente la normativa por la cual la

SUNAT puso a disposición de los contribuyentes, la alternativa de llevar sus libros y

registros de manera electrónica, implementándose dicha opción mediante la entrada

en vigencia de la Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT.

Posteriormente, el 28 de febrero del 2013, se publicó la Resolución de

Superintendencia N° 66-2013/SUNAT, que creó el Sistema de llevado de los Registros

de Ventas e Ingresos y de Compras Electrónicos llamado SLE- Portal.

En ese sentido, actualmente se cuenta con los siguientes sistemas de llevado de libros

y registros vinculados a asuntos tributarios:

Las disposiciones para el tratamiento tributario de los libros y registros vinculados a

asuntos tributarios llevados de manera electrónica están referidas a: 

El procedimiento para el llevado.

El sistema de llevado.

El Programa de Libros Electrónicos (PLE).

Incorporación al Sistema y sus efectos.

Afiliación al Sistema y sus efectos.

La forma en la cual deberán ser llevados.

La cantidad de libros y/o registros a ser llevados de manera electrónica.

Los plazos máximos de atraso.

La conservación, pérdida o destrucción de los libros.

El cierre.

Nombre, Estructura, contenido y validaciones de acuerdo a lo dispuesto en los Anexos

1, 2 y 3 de la Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT y modificatorias. 

Para llevar sus libros de manera electrónica, el contribuyente debe ser incorporado por

la SUNAT u optar por afiliarse al Sistema de Libros Electrónicos (SLE), a través de

SUNAT Operaciones en Línea – SOL.

SLE - PLE

Es un aplicativo desarrollado por la SUNAT que se instala en la computadora del

contribuyente y le permite generar el Libro Electrónico en el Sistema de Libros

Electrónicos SLE–PLE y obtener la Constancia de Recepción respectiva. 

El PLE tiene las siguientes funcionalidades: 

La generación y envío del Resumen del Libro Electrónico validado

La verificación, que permite contrastar si la información de los Libros y/o Registros es

aquella por la que se generó la Constancia de Recepción respectiva.

La consulta del historial, y

La visualización de las Constancias de Recepción generadas. 

Cabe resaltar la funcionalidad del PLE que permite validar, en la computadora del contribuyente, los archivos (de formato texto), los cuales contienen la información de

los libros y/o registros contables susceptibles de ser llevados de manera electrónica.  

Dichas validaciones el PLE las realiza actualmente de acuerdo a las estructuras y con

los parámetros señalados en la normativa dispuesta por la Resolución de

Superintendencia N° 286-2009/SUNAT y normas modificatorias

IMPORTANTEEl contribuyente deberá tener presente que en la oportunidad que decida afiliarse o sea incorporado al sistema, debe contar con su propio aplicativo o software contable, del cual obtendrá en archivos de texto el contenido de sus libros contables y que, luego de utilizar las funcionalidades del PLE, darán origen a sus Libros Electrónicos. El PLE no es un software contable.

Afiliación al PLE

La afiliación al Sistema de Libros Electrónicos es opcional y conlleva la obligación por

parte del contribuyente de llevar de manera electrónica el Registro de Ventas e

Ingresos y el Registro de Compras. Podrá ser realizada por el sujeto perceptor de

rentas de tercera categoría que cuente con Código de Usuario y Clave SOL, siempre

que cumpla con las siguientes condiciones:

Este obligado a llevar algún libro y/o registro señalados en el Anexo N° 1 de la

Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT y normas modificatorias.

Tenga la condición de domicilio fiscal Habido en el Padrón del Registro Único de

Contribuyentes que lleva la SUNAT.

No se encuentre en Estado de Suspensión Temporal o de Baja de Inscripción en el

RUC.

PASOS PARA AFILIARSE AL PLE

Paso 1. Ingresar con su Clave SOL a SUNAT Operaciones en Línea – SOL.

 Paso 2. De las opciones del menú SOL, seleccione la opción denominada

“Comprobantes de Pago y Libros Electrónicos”, y seguidamente la opción

contenida en ella denominada “Afiliación al Sistema”.

 Paso 3. Ingrese la información que el sistema le solicite.

 Paso 4. Completado el proceso de afiliación, imprima la Constancia de

Afiliación (CIR de afiliación) respectiva o envíela a su correo electrónico

privado.

 Paso 5. Adicionalmente, un ejemplar del CIR de afiliación será remitido a su

Buzón SOL.

El afiliado al sistema será denominado en adelante Generador. 

La afiliación al Sistema surtirá efecto con su registro y tendrá carácter definitivo, por lo que

una vez realizada no procederá la desafiliación.

OBLIGACIONES DE LOS SUJETOS INCORPORADOS

La incorporación al Sistema de Libros Electrónicos es realizada por la SUNAT, y

comunicada a los contribuyentes involucrados a través de una Resolución de

Superintendencia donde se establece la obligación de llevar sus libros a través del

Programa de Libros Electrónicos - PLE.

En tal sentido, la Resolución de Superintendencia N° 008-2013/SUNAT incorporó a

partir del 1 de enero de 2013 al Sistema de Libros Electrónicos (SLE) a los sujetos

designados como Principales Contribuyentes por la SUNAT, quienes tienen la

obligación de llevar de manera electrónica: 

N° INCORPORADOSREGISTRO DE VENTAS Y

REGISTRO DE COMPRAS

LIBRO DIARIO Y LIBRO

MAYOR

1

Los que eran PRICOS cuando

entró en vigencia la RS N° 248-

2012

Desde enero 2013 PLE Desde Junio 2013 PLE

2

Los que fueron designados

nuevos PRICOS mediante RS N°

309-2012.

Desde marzo 2013 PLE Desde Junio 2013 PLE

3Los PRICOS señalados en el

Anexo I de la RS N° 379-2013Desde enero 2014 PLE Desde Junio 2014 PLE

4

Los nuevos PRICOS que sean

designados en el futuro

mediante RS

Desde el cuarto mes siguiente a

aquel en que entre en vigencia la RS

que lo designe PRICO PLE.

Desde el cuarto mes siguiente a

aquel en que entre en vigencia

la RS que lo designe PRICO PLE

Sujetos Obligados a llevar los Registros de forma electrónica

NUEVOS SUJETOS OBLIGADOS A PARTIR DEL 2015

Mediante Resolución de Superintendencia N° 018-2015/SUNAT se modificaron las

condiciones establecidas en la  Resolución de Superintendencia N°

390-2014/SUNAT para los sujetos obligados a llevar los Registros de Ventas e

Ingresos y de Compras de manera electrónica a partir del 01 de enero de 2015

En este sentido, a partir de dicha fecha, los contribuyentes del Régimen General con

estado de RUC activo (no incorporados/afiliados al SLE-PLE) que hayan obtenido

ingresos mayores a 150 UIT en el ejercicio 2014 y que se encuentren obligados a

llevar libros de acuerdo a lo dispuesto en la Ley del IGV, se encuentran obligados a

llevar el Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de Compras de manera electrónica

(SLE-PLE o SLE-PORTAL).

Para determinar las 150 UIT se utilizará como referencia la UIT vigente durante el

2014 (S/. 3,800), con lo cual el monto resultante es de S/. 570,000. Asimismo se

deberán considerar los montos declarados en las casillas 100, 105, 106, 109, 112 y

160 del PDT 621 y/o la casilla 100 del PDT 621 - Simplificado IGV - Renta Mensual.

EFECTOS DE LA OBLIGACIÓN DE LLEVAR LOS LIBROS DE MANERA ELECTRÓNICA

Se deben cerrar los registros llevados en forma manual o en hojas sueltas o continuas

hasta el período diciembre de 2014 previo registro de lo corresponda anotar en estos.

Generación y envío de libros electrónicos

El procedimiento para el llevado de los Libros y Registros Electrónicos se puede

resumir en los siguientes pasos:

Paso 1: Una vez afiliado o incorporado al Sistema debe obtener el software

Programa de Libros Electrónicos - PLE desde SUNAT Virtual (disponible en

sistemas operativos Windows, Linux y Mac), e instalarlo en su computadora.

Paso 2: Generar, en sus propios sistemas informáticos, los  libros y/o registros

(archivos de formato texto) de acuerdo a las estructuras señaladas en el Anexo

N° 2 y con los parámetros señalados en las tablas del Anexo N° 3 de La

Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT y normas modificatorias.

Paso 3: El PLE ya instalado en la PC del contribuyente, valida la información de

los libros y registros elaborados por los sistemas informáticos del

contribuyente en base a las estructuras a las que hace referencia el paso 2, y

genera automáticamente un archivo denominado Resumen.

Paso 4: Enviar dicho Resumen a la SUNAT a través del PLE haciendo uso de

su Clave SOL.

Paso 5: La SUNAT recibe dicho Resumen y genera la Constancia de

Recepción respectiva, la cual incluye la fecha y hora de recepción así como la

firma electrónica de la SUNAT.

Paso 6: El contribuyente recibe la Constancia de Recepción y procede a

almacenarla junto con el archivo validado de formato de texto que contiene la

información del libro electrónico correspondiente, en su domicilio fiscal. Los

Principales Contribuyentes deberán almacenar un ejemplar adicional en otro

domicilio, el que deben comunicar antes de la generación de su primer libro

electrónico.

 

 

Recuerde que: El Libro Electrónico está constituido por los archivos de formato texto validados por el PLE

más la Constancia de Recepción correspondiente.

Registro de las operaciones y Forma de llevado

REGISTRO DE LAS OPERACIONES 

En orden cronológico o correlativo, salvo que por norma especial se establezca un

orden predeterminado.

En moneda nacional

En castellano.

Asientos de ajuste, reclasificación o rectificación que correspondan.

Utilizar un Plan Contable General vigente: Plan Contable General Empresarial o el

Autorizado

Firmado por el deudor tributario y por el CPC el libro de inventarios y balances:

mediante su Clave Sol

Utilizar los tipos de comprobantes de pago o documentos previstos en la Tabla 10 de

la Resolución de Superintendencia N° 234-2006-SUNAT y normas modificatorias

IMPORTANTE:

De no realizarse actividades u operaciones en un determinado mes o ejercicio el Generador seleccionará la

opción correspondiente que para tal efecto prevea el PLE.

FORMA DE LLEVADO

Las operaciones contables que deban ser anotadas o registradas en los Libros

Electrónicos, se entenderán producidas cuando el contribuyente obtenga

la Constancia de Recepción correspondiente por parte de la SUNAT, dicha constancia

se emite al realizar el envío del Resumen de un Libro Electrónico a través del PLE.

Cuando se emita la Constancia de Recepción fuera de los  plazos máximos de atraso

determinados para cada Libro Electrónico, se considerará que el registro se ha

efectuado con atraso mayor al permitido.

Cuando se emita la Constancia de Recepción dentro de los plazos antes señalados, se

entenderá que el registro se ha realizado en el mes o ejercicio en que correspondía

efectuarse.

Tenga presente que el envío del Resumen de cada Libro Electrónico deberá

efectuarse una sola vez luego de haber finalizado el mes o ejercicio al cual

corresponde el registro de las actividades u operaciones, según corresponda.

VALIDACIÓN – PLE

Los pasos a seguir por el contribuyente para llevar a cabo la validación de sus libros

electrónicos serán los siguientes:

1. El contribuyente generará utilizando el PLE los libros y registros señalados en

el Anexo N° 1 de la Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT y

normas modificatorias, que esté obligado a llevar de acuerdo a su régimen. Para

ello obtendrá, de sus propios sistemas informáticos, la información en archivos de

texto de cada libro y/o registro, con los nombres que se detallan en el Anexo N°

2 y en número archivos de texto necesarios por cada libro electrónico.

2. Para validar los archivos de texto, el contribuyente podrá utilizar el PLE: en su

opción de Validar, permitirá seleccionar archivos, que tengan los nombres

definidos en el punto 2 y que el RUC pertenezca al contribuyente que se ha

autenticado, agregándolos a la lista de Libros a validar.

a. En "Modo de Prueba": Ingresando sólo la información de su RUC, o

b. En "Modo Interactivo", para lo cual se deben ingresar los siguientes datos:

RUC

Usuario SOL

Clave SOL

3. El PLE en su opción de Validar, permitirá seleccionar archivos, que tengan los

nombres definidos en el punto 2 y que el RUC pertenezca al contribuyente que se

ha autenticado, agregándolos a la lista de Libros a validar.

4. Cuando el contribuyente considere que la lista de archivos de Libros está

completa, procederá a seleccionar el botón validar. El programa le irá informando

el porcentaje de avance de las validaciones de los libros.

5. Concluido el proceso de validar, se mostrará una pantalla con los resultados de las

validaciones, indicando el estado, los cuales pueden ser:

o Sin Errores – Reporte de Información Consistente.

o Con Errores - Reporte de Información Inconsistente.

Para ambos casos se obtendrán constancias contenidas en un archivo PDF, el cual

puede ser guardado, impreso y/o enviado por correo electrónico.

El Reporte de Información Inconsistente le proporcionará un detalle de todos los

errores detectados por el PLE durante la validación, señalándole la ubicación del error

dentro del archivo de texto.

Reporte de Información Consistente 

Cuando se obtiene dicho reporte, ello quiere decir que su archivo en formato txt que

contiene la información de su Libro Electrónico ha cumplido con las validaciones que

ejecuta el PLE y se encuentra en condiciones para generar el Resumen del mismo para

ser enviado a la SUNAT.

Tenga también presente que sólo se podrá enviar el Resumen de un Libro Electrónico

si el periodo al cual corresponde la información del mismo esté finalizado y solo en

una única oportunidad.

A continuación se presenta un ejemplo del Reporte de Información Consistente de un

Libro de Caja y Bancos donde se puede apreciar los “Totales de control” que sirve

realizar la validación de las cifras más relevantes del archivo de formato texto como

son por ejemplo la cantidad de filas validas, la cantidad de filas por cada “estado” y

algunas sumatorias de columnas.

Reporte de Información Inconsistente

El Reporte de Información Inconsistente le proporcionará un detalle de todos los

errores detectados por el PLE durante la validación, señalándole la ubicación del error

dentro de un archivo de texto.

Cada fila de un archivo de texto contiene información del registro o asiento de una

operación o transacción económica determinada que deba contener un Libro

Electrónico, y cada columna contiene la información de cada “Campo” de dicho libro

definido en el Anexo 2 de la RS 286-2009/SUNAT y normas modificatorias.

Ejemplo: 

Respecto a la información ubicada en la Fila 20, como en la Fila 21, del archivo de

texto, en la Columna 1 que identifica al “Periodo” según la estructura del Registro de

Ventas e Ingresos, el PLE ha detectado un error en los primeros cuatro caracteres de

dicha información. Se está validando que el formato AAAAMM00 debe ser igual al

periodo del libro, es decir 20100700 (07/2010) cuando el indicador del Campo

27 “Estado del comprobante de pago y su incidencia en la base imponible  en relación

al periodo tributario” sea 1, en este caso la información consignada en dichas

ubicaciones del archivo de texto es de un periodo distinto a 07/2010. Se debe

proceder a verificar la información para salvar la inconsistencia.

Cabe precisar que si la cantidad de errores supera los 50 no sale ningún detalle por lo

que en este caso se recomienda validar sólo las primeras 50 filas del archivo texto y

corregir los errores en todo el archivo dado que la experiencia señala que la mayoría

de los errores son repetitivos.