Conjunto de actividades - edubasc.orgedubasc.org/cursos/Auditoria y Gestion por Procesos... · 1....
Transcript of Conjunto de actividades - edubasc.orgedubasc.org/cursos/Auditoria y Gestion por Procesos... · 1....
Conjunto de actividadesrelacionadas mutuamente o que interactúan para generar valory las cuáles transforman elementosde entrada en resultados...
Que es un proceso?
Que es un proceso?
Subprocesos:
Conjunto de actividades
que interrelacionadamente
e interdependientes
constituyen un proceso.
Actividades:
Eventos que
concadenados
integran un
subproceso.
EJEMPLO DE PROCESO
ENTRADAS PROCESO SALIDAS
UBICAR:
•VASO
•AGUA
•LIMON
•AZUCAR
•CUCHILLO
•AGREGAR AGUA AL RECIPIENTE
•AGREGAR LIMÓN AL RECIPIENTE
•AGREGAR AZUCAR AL RECIPIENTE
•MEZCLAR LOS INGREDIENTES
•VERIFICAR SU SABOR
•SERVIR EN EL VASO
LIMONADA
CLIENTE
Identificación y gestión sistemática de los Procesos. En particular, las interacciones entre tales procesos.
Qué es enfoque basado en procesos?
Clasificación de procesos
Procesos Estratégicoso Gerenciales
ProcesosMisionales u Operativos
Procesos de Soporte o apoyo
Establecimiento de políticas y estrategiasFijación de objetivosAseguramiento de disponibilidad de recursosRevisiones por la Dirección
Proporcionan el resultadoprevisto por la Organización
en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser.
Procesos para la provisión de recursos Necesarios en los demás procesos
Procesos de evaluación omejora
Procesos necesarios para medir y recopilardatos destinados a realizar análisis del desempeño y la mejora
Mapa de Procesos (ejemplo)
Comercial
Ventas
Planeación
RRHH, IT,
Administrativo
Procesos Operacionales
Procesos de Apoyo
Producción
Operación
Despacho
Almacenamiento
Despachos
Seguimiento Veh.
Financiero
ContabilidadCompras
Seguridad
Direccionamiento
Estratégico
Procesos Estratégicos
Sistemas de Gestión
Gestión de Riesgos
Requerim
iento
s P
arte
s In
tere
sadas
Satis
facció
n P
arte
s In
tere
sadas
“El ciclo de la Mejora Continua debería convertirse en una rutina en cada proceso de la Organización...,
Procesos con ciclo PHVA?
Objetivo del ProcesoDocumentar el “cómo” se realizaEntrenamiento y capacitación
Ejecutar las actividadesde acuerdo a lo planeado
Seguimiento y medición del procesoAsegurar el cumplimientode las metas
Determinar e implementar las Acciones de mejora pertinentes
1 2
34
Necesidades Satisfacción
8 M`s
PRO
VE
ED
OR
ES
CLIE
NT
ES
EN
TR
AD
AS
SA
LID
AS
GerenciaMétodosPersonas
Medio ambienteMáquinas y equipos
DineroMedicionesMateriales
Factores determinantes de un proceso
Factores determinantes de un proceso
Gerencia
Métodos
Personas
Medio Ambiente
Estilo predominante del Gerente del Proceso
(Líder o responsable asignado).
Prácticas aplicadas para ejecutar el proceso
(el “cómo” se realizan las actividades).
Características de las personas que operan el proceso
(competencias del personal).
Condiciones ambientales y Clima organizacional
(importante las condiciones en Salud Ocupacional).
Factores determinantes de un proceso
Máquinas y
equipos
Dinero
Mediciones
Materiales
Tecnología necesaria para el desarrollo de las
Actividades del proceso.
Factor económico y demás recursos necesarios para
el Proceso.
Resultados del proceso, Satisfacción del Cliente,
Eficacia de las actividades y de los proveedores.
Tipo de materiales, cantidad y calidad, así como
Oportunidad en la entrega.
12
Logro a alcanzar Líder del proceso
Logo de la compañía CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Nombre del Proceso:
Objetivo Responsable
Meta
Proveedores Entradas ACTIVIDADES Salidas Clientes
Organización o
persona que
suministra un
elemento
Elementos
suministrado por
el proveedor
Elemento de
salida para el
cliente
Organización o
persona que recibe
un producto
Documentos Aplicables
Documentación necesaria para el cumplimiento de las actividades del proceso
Re
qu
isit
os
a c
um
plir
Legislación
Norma
Estándares
Re
cu
rso
sR
ies
go
s
Necesidades del Proceso
Producto de actividades
ilícitas
Lo que debe hacer el proceso para dar cumplimiento del
objetivo
Requisitos legales y normativos a cumplir
Verifica el cumplimiento de los objetivos
Otros
Co
ntr
ole
s
Verifica el cumplimiento de
las actividades
Ind
ica
do
res
Me
dic
ión
Nombre Formula Periodicidad
Finalidad del proceso en cuestión:
•Verbo infinitivo (ar, er, ir)
• Medibles
• Alcanzables
• Realistas
• Tiempo
Elementos de un proceso
Organización o persona que
suministra un producto. Algunos
sinónimos utilizados son:
• Productor
• Distribuidor
• Vendedor
• Prestador de servicios
• Otros procesos
Elementos de un proceso
Son por lo general salidas de
otros procesos.
• Materias primas,
• Materiales,
• Información,
• Personas,
• Insumos,
• Dinero, entre otros,
…son ejemplos de entradas a un
proceso.
Elementos de un proceso
Subprocesos, tareas o etapas que
se siguen para la realización del
proceso:
•Actividades en orden lógico de
como se cumple el objetivo
Elementos de un proceso
Es la salida de un proceso. Ésta salida
puede ser un bien tangible o intangible.
Un producto intangible puede ser por ejemplo,
cualquier tipo de servicio …
Elementos de un proceso
Organización o persona que recibe
un producto. Algunos sinónimos
utilizados son:
•Consumidor
•Usuario final
•Beneficiario
•Comprador
• Autoridad
Elementos de un proceso
Conjunto de mediciones
realizadas al Proceso para medir
tanto las actividades
(controles) como los resultados
(indicadores) del proceso.
Elementos de un proceso
Manuales, procedimientos, instructivos,
especificaciones utilizados durante el
desarrollo del proceso.
El procedimiento puede estar
documentado o no!!!
Elementos de un proceso
Requisitos que cada proceso debe cumpliren el desarrollo de las actividades.
•Normas y Estándares BASC
•Legislación aplicable
Elementos de un proceso
1. Ambiente de control
2. Evaluación de riesgos
3. Actividades de gestión gerencial
4. Sistema de información y
comunicación
5. Actividades de monitoreo
6. Evaluación del cumplimiento de las
disposiciones legales y reglamentarias
Auditorias por Procesos
La auditoria por procesos es la auditoria de gestión, que tiene
como objetivo principal evaluar los procesos de las actividades
de control interno de la siguiente forma:
Pasos:
Elaborar el programa de auditoría
Realizar la revisión de la documentación
y elaboración de la lista de verificación.
Ejecutar la auditoría en el sitio
Analizar la Información registrada
Realizar el cierre de la visita de auditoría
Registrar los hallazgos
Realizar el Informe de auditoría
Seguimiento a la ejecución de los planes
de acción
Auditorias por Procesos
1. En cada proceso verifique el cumplimiento del ciclo PHVA
• (P) Documentación establecida, identificación de los riesgos,
objetivos e indicadores.
• (H) Cumplimiento de las actividades definidas y requisitos BASC,
tratamiento a los riesgos.
• (V) Resultados de los indicadores y controles establecidos
• (A) Planes de AC y AP, mejoras al proceso.
2. Tener conocimiento de los requisitos BASC y requisitos legales que debe
cumplir cada proceso.
3. Alcance del proceso, interacción con los otros procesos, responsabilidades en
la cadena de suministros.
ELEMENTOS CLAVES EN LA AUDITORIA POR PROCESOS
Auditorias por Procesos