CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS - ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO* Protocolo recepção de documentos* Classificação, codificação e catalogação de papéis e documentos* Noções sobre patrimônio, cadastro e convênios* Preenchimento, encaminhamento e controle de documentos funcionais* Relações Humanas no Trabalho. 6. Normas específicas para redação de correspondência oficial* Organização de arquivo. 8. Princípios para atendimento ao público* Noções de Administração Financeira, Organização, Sistemas e Métodos, Logística, Materiais e RecursosHumanos* Noções de Orçamento e Finanças Públicas* Leis orçamentárias* Classificação orçamentária e estágios das receitas e despesasProtocolo recepção de documentos - Classificação, codificação e catalogação de papéis e documentos -Noções sobre patrimônio, cadastro e convênios - Preenchimento, encaminhamento e controle dedocumentos funcionais - Organização de arquivoOs arquivos como instituição tiveram origem na antiga civilização grega. Nos séculos V e IV a.C. osatenienses guardavam seus documentos de valor no templo da mãe dos deuses (Metroon). O imperadorJ u s t i n i a n o   o r d e n o u   q u e   s e   r e s e r v a s s e   u m   p r é d i o   p ú b l i c o   n o   q u a l   o   m a g i s t r a d o   p u d e s s e  g u a r d a r   o s d o c u m e n t o s ,   e s c o l h e n d o   a l g u é m   q u e   o s   m a n t i v e s s e   s o b   c u s t ó d i a .   A   f i n a l i d a d e   e r a   a   d e   i mp e d i r   a adu l t e r ação   e   p rop i c i a r   a s   cond i ções  nece s sá r i a s   pa r a   que  pudes sem   se r   encon t r ados   r ap idamen te .En t r e tan to fo i a pa r t i r da Revo lução F rancesa que s e r e conheceu de f i n i t i vamen te a impor t ânc i a dos documentos para a sociedade. Desse reconhecimento resultou em três importantes realizações no campo arquivístico:a)criação de uma administração nacional e independente dos arquivos;b)proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos;c)reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos de valor, do passadoVárias razões levaram os países a instituir arquivos públicos:a)necessidade prática de incrementar a  eficiência governamental;b)motivos de ordem cultural, visto que os arquivos públicos constituem uma espécie de fonte de cultura, ao lado de livros, manuscritos e peças de museus;c)razões de interesse pessoal, especialmente na França, que objetivando a aniquilação de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindíveis à proteção de direitosfeudais e privilégios, criaram um órgão especial – Agence Temporaire des Titres – cuja atividadeprincipal era separar, para eliminação, todos os documentos alusivos a tais direitos e privilégios.Entretanto, até bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando não atendiam mais a essa exigência, eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindodaí a idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico. Em meados do século XIX começa a desabrocharum crescente interesse pelo valor histórico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhosda história.O   p r i m e i r o   e l e m e n t o   e s s e n c i a l   r e f e r e -s e   à   r a z ã o   p e l a   q u a l   o s   m a t e r i a i s   f o r a m   p r o d u z i d o s   e acumulados. Serão arquivos os documentos criados e acumulados na consecução de algum objetivo. Emnível governamental, tal objetivo é o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primário). Assim, filmescinematográficos, por exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma administração no cumprimentode funções específicas, podem ser considerados arquivos. Documentos escritos, ainda que classificados comomanuscritos históricos, se tiverem sido

produzidos em decorrência de uma atividade organizada – como porexemplo os de uma igreja, uma empresa, ou mesmo de um indivíduo – poderão ser considerados arquivos.O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos são preservados. Paraque os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razões outras que não apenas aquelas paraas quais foram criados e acumulados. Essas razões tanto podem ser oficiais quanto culturais. Serão então preservados para o uso de outros além de seus próprios criadores (valor secundário).Devem ainda satisfazer a condição de serem realmente documentos do órgão que os oferece.ara que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-se mantê-los conservadosnum todo como documentos do órgão que os produziu, deve-se ainda guardá-los na sua totalidade, semmutilação, modificação ou destruição de parte deles.Conquanto não haja uma definição de arquivo que possa ser considerada definitiva, pode-se defini-los como, “os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido consideradas de valor,merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ouselecionados para depósito, num arquivo permanente.” (T.R.Schellenberg).Ou ainda, segundo Sólon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o definiu: “Arquivo é o conjunto dedocumentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer desuas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.”Pode - se d i ze r que a f i na l i dade de um a rqu ivo é a de s e rv i r à Admin i s t r a ção ; e sua função é a de tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.O art. 2º da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma: “Consideram-se arquivos, para os finsdesta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráterpúblico e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoafísica, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.”Estágios de sua evoluçãoEstágios de sua evoluçãoEstágios de sua evoluçãoEstágios de sua evoluçãoA r q u i v o s   d e   p r i m e i r a   i d a d e ,   c o r r e n t e ,   a t i v o   o u   d e   m o v i m e n t o   s ã o   a q u e l e s   c o n s t i t u í d o s  d e documentos em curso ou consultados freqüentemente conservados em dependências próximas de fácil acesso.Arquivos de segunda idade, intermediários ou limbo, são aqueles constituídos de documentos quedeixaram de  ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podema inda so l i c i t á - l o s . Não há nece s s idade de conse rvá - l o s p róx imos aos e sc r i t ó r i o s . A pe rmanênc i a dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de “limbo” ou “purgatório”.Arqu ivos de t e r ce i r a i dade , de cus tód i a ou pe rmanen t e s s ão cons t i t u ídos de documen tos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se  conservaram em razão de seu valor histórico oudocumen ta l e que cons t i t uem os me ios de conhece r o pa s sado e sua evo lução . Es t e s s ão o s a rqu ivos propriamente ditos.A cada uma de s sa s f a se s – que s ão complemen ta r e s – co r r e sponde uma mane i r a d i f e r en t e de conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente, uma organização adequada.Extensão de sua atuaçãoExtensão de sua

atuaçãoExtensão de sua atuaçãoExtensão de sua atuaçãoQuanto à abrangência de sua atuação podem ser setoriais e gerais ou centrais. Os arquivos setoriais(núcleos de arquivo ou arquivo descentralizado) são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais,cumprindo funções de arquivo corrente.O s   a r q u i v o s   g e r a i s   o u   c e n t r a i s   s ã o   o s   q u e   s e   d e s t i n a m   a   r e c e b e r   o s   d o c u m e n t o s  c o r r e n t e s provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando as atividadesde arquivo corrente.Natureza dos documentosNatureza dos documentosNatureza dos documentosNatureza dos documentosP o d e m   s e r   e s p e c i a i s   e   e s p e c i a l i z a d o s .   O   a r q u i v o   e s p e c i a l   é   a q u e l e   q u e   t e m   s o b   s u a  g u a r d a documentos de formas físicas diversas – fotografias, discos, fitas, slides, disquetes, CD-ROM – e que, pore s t a   r a z ã o ,   m e r e c e m   t r a t a m e n t o   e s p e c i a l .   A r q u i v o   e s p e c i a l i z a d o   é   o   q u e   t e m   s o b   s u a   c u s t ó d i a  o s documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independentemente da forma queapresentem. Ex.: arquivos médicos, arquivos de engenharia, arquivos técnicos.Gênero (característica)Gênero (característica)Gênero (característica)Gênero (característica)Podem ser: escritos ou textuais, cartográficos (mapas e plantas), iconográficos (fotografias, desenhos,g r avu ra s ) ,   f i lmográ f i cos   ( f i lmes   e   f i t a s   v ideomagné t i c a s ) ,   sono ros   (d i s cos   e   f i t a s  aud iomagné t i c a s ) , micrográficos (rolo, microficha, jaqueta), informáticos (disquetes, HD, CD-ROM).Natureza do Assunto (característica)Natureza do Assunto (característica)Natureza do Assunto (característica)Natureza do Assunto (característica)Quan to à na tu r eza do a s sun to o s documen tos podem se r o s t ens ivos e s i g i l o sos . Os t ens ivo é odocumen to cu j a d ivu lgação não p r e jud i ca a admin i s t r a ção .São s i g i l o sos o s documen tos que , po r sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para suacustódia e divulgação. Em nossa legislação, os arts. 23 e 24 da Lei 8.159 estabelecem:Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos naclassificação dos documentos por eles produzidos.§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem comoaqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagemdas pessoas são originariamente sigilosos.§ 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restritopo r um p razo máx imo de 30 ( t r i n t a ) anos , a con t a r da da t a de sua p rodução , podendo e s se p r azo s e r prorrogado, por uma única vez, por igual período.§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito porum prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção.Ar t . 24 . Pode rá o Pode r Jud i c i á r i o , em qua lque r i n s t ânc i a , de t e rmina r a ex ib i ção r e se rvada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à

defesa de direito próprio ou esclarecimento desituação pessoal da parte.Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, porqualquer forma, restringir o disposto neste artigo.A regulamentação do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto nº 2.134 de 24 de janeiro de 1.997CorrespondênciaCorrespondênciaCorrespondênciaCorrespondênciaÉ toda forma de comunicação escrita, produzida e endereçada a pessoas jurídicas ou físicas, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.Quanto ao destino e procedência pode-se classificar a correspondência em externa e interna. Internaé a correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição. São os memorandos, despachos, circulares. Contrário sensu, externa é aquela trocada entre órgãos de instituições diversas ou entre órgãos deuma entidade e pessoas físicas, como ofícios, telegramas e cartas.A correspondência pode ainda ser oficial e particular. Será oficial a que cuidar de assuntos de serviçoou de i n t e r e s se e spec í f i co da s a t i v idades de uma i n s t i t u i ç ão . Se rá pa r t i cu l a r s e de i n t e r e s se pe s soa l de servidores ou empregados de uma instituição.Tipo de ArquivamentoTipo de ArquivamentoTipo de ArquivamentoTipo de ArquivamentoPode ser horizontal ou vertical. Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobreos outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos. Será vertical se os documentos ou fichas estiverem d i spos to s uns a t r á s dos ou t ro s , pe rmi t i ndo sua r áp ida consu l t a , s em a nece s s idade de r emove r ou t ro s documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha.Diferenciação entre biblioteca e arquivoDiferenciação entre biblioteca e arquivoDiferenciação entre biblioteca e arquivoDiferenciação entre biblioteca e arquivoAs diferenças básicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente aomodo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custódias. Como já foi visto,os arquivos têm estreito vínculo com as atividades funcionais de um órgão do governo ou de qualquer outraentidade. Seu valor cultural pode ser considerado secundário ou acidental. O material de uma biblioteca visa primordialmente a fins culturais – estudo, pesquisa e consulta.Os a rqu ivos s ão ó rgãos r e cep to re s , enquan to a s b ib l i o t eca s s ão co l ec ionado re s . Os ma t e r i a i s deb ib l i o t eca s ão adqu i r i dos p r i nc ipa lmen t e a pa r t i r de compra s e doações , ao pa s so que o s a rqu ivos s ão produzidos ou recebidos por uma administração para o cumprimento de funções específicas. Jamais serãocolecionadores como a biblioteca e sua qualidade própria de arquivo só se conserva integralmente enquantoa forma e a inter-relação natural forem mantidas. Uma biblioteca não deve recolher documentos oficiais.A lém d i s so há s i gn i f i c a t i va d i s t i nção quan to aos mé todos empregados em um e ou t ro ca so . Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um órgão oficial ou privado, o arquivista não o faz tomandopor base partes do material. Não examina e conclui quanto ao valor de uma simples peça avulsa como umacarta, um relatório ou qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relação às demais peças, isto é,em relação à inteira documentação, resultante da atividade que a produziu. O bibliotecário, ao contrário, avalia o material a ser adquirido por sua instituição como peças

isoladas. Por isso, os arquivistas não podemarranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificação de assunto.O bibliotecário, no arranjo de seu material, que consiste em peças avulsas, pode empregar qualquersistema de classificação. O principal objetivo de um sistema é reunir materiais idênticos, mas o valor dedeterminada peça não estará necessariamente perdido se não for classificado em determinado lugar. Omesmo não ocorre no arquivo: uma vez que as peças tenham sido retiradas do seu contexto inicial, destruiu-se mu i to do s eu va lo r de p rova . Da í su rg iu o p r i nc íp io da p roven i ênc i a , pe lo qua l o s documen tos s ão agrupados pelas suas origens. O arquivista deve estabelecer uma classificação ditada pelas circunstâncias originais de criação. O princípio da proveniência resultou de experiências desastrosas ocorridas na Europa,quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificação.Outra diferença que pode ser destacada é a de os materiais de biblioteca existirem via de regra emnumerosos exemplares, ao passo que os documentos de arquivos existem em um único exemplar ou em limitado número de cópias.Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivística, de conjuntosde documentos.Centros de documentação ou informaçãoCentros de documentação ou informaçãoCentros de documentação ou informaçãoCentros de documentação ou informaçãoOs centros de informação abrangem algumas atividades próprias da biblioteconomia, da arquivísticae da informática, sendo o seu campo bem maior, exigindo especialização no aproveitamento de documentosde toda espécie. Em síntese, o centro de informações tem por finalidade coligir, armazenar, classificar,selecionar e disseminar toda a informação. A essência da documentação deixou de ser o documento, paraser a informação em si mesma. Sua finalidade principal é a de poupar ao estudioso a perda de tempo e oesforço inútil de, por carência de informações, resolver problemas já solucionados ou repetir experiênciasque foram testadas anteriormented i spos to s uns a t r á s dos ou t ro s , pe rmi t i ndo sua r áp ida consu l t a , s em a nece s s idade de r emove r ou t ro s documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha.Diferenciação entre biblioteca e arquivoDiferenciação entre biblioteca e arquivoDiferenciação entre biblioteca e arquivoDiferenciação entre biblioteca e arquivoAs diferenças básicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente aomodo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custódias. Como já foi visto,os arquivos têm estreito vínculo com as atividades funcionais de um órgão do governo ou de qualquer outraentidade. Seu valor cultural pode ser considerado secundário ou acidental. O material de uma biblioteca visa primordialmente a fins culturais – estudo, pesquisa e consulta.Os a rqu ivos s ão ó rgãos r e cep to re s , enquan to a s b ib l i o t eca s s ão co l ec ionado re s . Os ma t e r i a i s deb ib l i o t eca s ão adqu i r i dos p r i nc ipa lmen t e a pa r t i r de compra s e doações , ao pa s so que o s a rqu ivos s ão produzidos ou recebidos por uma administração para o cumprimento de funções específicas. Jamais serãocolecionadores como a biblioteca e sua qualidade própria de arquivo só se conserva integralmente enquantoa forma e a inter-

relação natural forem mantidas. Uma biblioteca não deve recolher documentos oficiais.A lém d i s so há s i gn i f i c a t i va d i s t i nção quan to aos mé todos empregados em um e ou t ro ca so . Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um órgão oficial ou privado, o arquivista não o faz tomandopor base partes do material. Não examina e conclui quanto ao valor de uma simples peça avulsa como umacarta, um relatório ou qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relação às demais peças, isto é,em relação à inteira documentação, resultante da atividade que a produziu. O bibliotecário, ao contrário, avalia o material a ser adquirido por sua instituição como peças isoladas. Por isso, os arquivistas não podemarranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificação de assunto.O bibliotecário, no arranjo de seu material, que consiste em peças avulsas, pode empregar qualquersistema de classificação. O principal objetivo de um sistema é reunir materiais idênticos, mas o valor dedeterminada peça não estará necessariamente perdido se não for classificado em determinado lugar. Omesmo não ocorre no arquivo: uma vez que as peças tenham sido retiradas do seu contexto inicial, destruiu-se mu i to do s eu va lo r de p rova . Da í su rg iu o p r i nc íp io da p roven i ênc i a , pe lo qua l o s documen tos s ão agrupados pelas suas origens. O arquivista deve estabelecer uma classificação ditada pelas circunstâncias originais de criação. O princípio da proveniência resultou de experiências desastrosas ocorridas na Europa,quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificação.Outra diferença que pode ser destacada é a de os materiais de biblioteca existirem via de regra emnumerosos exemplares, ao passo que os documentos de arquivos existem em um único exemplar ou em limitado número de cópias.Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivística, de conjuntosde documentos.Centros de documentação ou informaçãoCentros de documentação ou informaçãoCentros de documentação ou informaçãoCentros de documentação ou informaçãoOs centros de informação abrangem algumas atividades próprias da biblioteconomia, da arquivísticae da informática, sendo o seu campo bem maior, exigindo especialização no aproveitamento de documentosde toda espécie. Em síntese, o centro de informações tem por finalidade coligir, armazenar, classificar,selecionar e disseminar toda a informação. A essência da documentação deixou de ser o documento, paraser a informação em si mesma. Sua finalidade principal é a de poupar ao estudioso a perda de tempo e oesforço inútil de, por carência de informações, resolver problemas já solucionados ou repetir experiênciasque foram testadas anteriormente

Organização e Administração de Arquivos CorrentesA qualidade dessa administração irá determinar a exatidão com que podem ser fixados os valores dadocumentação recolhida1. Determinará ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podemse r s e l ec ionados pa r a r e t enção num a rqu ivo pe rmanen t e . O uso de documen tos pa r a f i n s de pe squ i s a depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. Os

métodos de administração de arquivospermanentes desenvolvem-se em função dos utilizados na administração dos arquivos correntes, lembrandoque é um dos princípios básicos da arquivística conservar, nos arquivos de custódia, o arranjo original.Assim que o valor primário (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe de existir, deverãose r de sca r t ados , r e co lh idos ao a rqu ivo de cus tód i a ou t r ans f e r i dos a um a rqu ivo i n t e rmed i á r i o , c a so contrário, tomarão espaço estorvando o bom andamento das atividades correntes.Logo, a administração dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentoss i rvam à s f i na l i dades pa r a a s qua i s f o r am c r i ados , da mane i r a ma i s e f i c i en t e e e conômica pos s íve l , e concorrer para a destinação adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentossão eficientemente administrados quando:a ) u m a v e z   n e c e s s á r i o s p o d e m   s e r   l o c a l i z a d o s c o m   r a p i d e z e   s e m t r a n s t o r n o o u c o n f u s ã o ; b ) q u a n d o   c o n s e r v a d o s a   u m   c u s t o m í n i m o d e e s p a ç o e   m a n u t e n ç ã o   e n q u a n t o   i n d i s p e n s á v e i s às atividades correntes;c ) e   q u a n d o   n e n h u m   d o c u m e n t o   é   r e s e r v a d o   p o r   t e m p o   m a i o r   d o   q u e   o   n e c e s s á r i o   a  t a i s atividades, a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros fins.Os ob j e t i vos de uma admin i s t r a ção e f i c i en t e de a rqu ivos só podem se r a l c ançados quando s e dispensa atenção aos documentos desde a sua criação até o momento em que são transferidos para umarquivo de custódia permanente ou são eliminados. A administração de arquivos preocupa-se com todo ope r íodo de v ida da ma io r i a dos documen tos , l u t ando pa ra l im i t a r sua c r i a ção , de t a l f o rma que pos sa d e t e r m i n a r   o s   q u e   d e v e m   s e r   d e s t i n a d o s   a o   “ i n f e r n o ”   d o   i n c i n e r a d o r ,   o u   a o   “ c é u ”   d e   u m  a r q u i v o permanente, ou ao “limbo” de um depósito intermediário.A tarefa mais difícil da administração de documentos prende-se aos documentos mais valiosos.Quanto mais importantes ou valiosos, mais difícil se torna administrá-los. Geralmente, os documentos maisvaliosos são os que se referem às origens, à organização e ao desenvolvimento funcional de um órgão, e aosseus programas essenciais. Referem-se antes à direção do que à execução das funções da repartição. Os documentos importantes são difíceis de classificar para uso corrente. Os que fixam uma política nem semprepodem ser identificados como tal, quando são inicialmente expedidos, enquanto que os documentos sobreoperações de rotina são facilmente classificáveis. Os documentos de importância são difíceis de ser retiradosde circulação uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas não setornam obsoletos ou não-correntes tão logo cessam as atividades que os originaram. As orientações nelescontinuam, muitas vezes, em vigor. Os documentos importantes, além disso, são difíceis de reunir paraserem preservados num arquivo de custódia permanente, porque muitos deles têm que ser segregados deuma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo comum fazer-se essaseparação após perderem os documentos o valor para as operações correntes, quando já se tornou obscura asua identificação.A organização de arquivos pode ser desenvolvida em várias etapas ou fases:a ) l e v a n t a m e n t o   d e   d a d o s ; b ) aná l i s e dos dados   co l e t ados ; c ) p l a n e j a m e n t o ;1

Recolhimento é a transferência de documentos para o arquivo de custódia.d ) imp lan t ação e   a companhamen to . Levantamento de DadosLevantamento de DadosLevantamento de DadosLevantamento de DadosO  l evan t amen to  deve   t e r   i n í c i o   pe lo   exame  dos   e s t a t u to s ,   r eg imen tos ,   r egu l amen tos ,  no rmas , o r g a n o g r a m a s   e   d e m a i s   d o c u m e n t o s   c o n s t i t u t i v o s   d a   i n s t i t u i ç ã o   m a n t e n e d o r a   d o   a r q u i v o   a   s e rc o m p l e m e n t a d o   p e l a   c o l e t a   d e   i n f o r m a ç õ e s   s o b r e   d o c u m e n t a ç ã o .   É   p r e c i s o   a n a l i s a r   o   g ê n e r o   d o s documentos; as espécies de documentos mais freqüentes; os modelos e formulários em uso; volume e estadode conservação do acervo; arranjo e classificação dos documentos; existência de registros e protocolos;méd i a   de   a rqu ivamen tos  d i á r i o s ;   con t ro l e   de   empré s t imo  de  documen tos ;   p roce s sos   ado t ados  pa r a c o n s e r v a ç ã o   e   r e p r o d u ç ã o   d e   d o c u m e n t o s ;   e x i s t ê n c i a   d e   n o r m a s   d e   a r q u i v o ,   m a n u a i s ,   c ó d i g o s   d eclassificação etc. Além dessas informações, o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoalenca r r egado do a rqu ivo (número de pe s soas , s a l á r i o s , n íve l de e sco l a r i dade , f o rmação p ro f i s s i ona l ) , o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservação), a localização física (extensão da área ocupada,condições de iluminação, umidade, estado de conservação das instalações, proteção contra incêndio), meiosde comunicação disponíveis (telefones, fax).Análise dos dados coletadosAnálise dos dados coletadosAnálise dos dados coletadosAnálise dos dados coletadosConsiste em verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição correspondem àsua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas oulacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razões que impedem o funcionamento eficientedo arquivo.PlanejamentoPlanejamentoPlanejamentoPlanejamentoPara que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário, permanente)possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável à formulação de um plano arquivístico que tenha emconta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir.Posição do arquivo na estrutura da instituiçãoPosição do arquivo na estrutura da instituiçãoPosição do arquivo na estrutura da instituiçãoPosição do arquivo na estrutura da instituiçãoRecomenda-se que seja a mais elevada possível, ou seja, que o arquivo seja subordinado a um órgãohierarquicamente superior, tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis dea u t o r i d a d e .   A   a d o ç ã o   d e s s e   c r i t é r i o   e v i t a r á   s é r i o s   p r o b l e m a s   n a   á r e a   d a s   r e l a ç õ e s   h u m a n a s   e  d a s comunicações administrativas.Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivoCentralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivoCentralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivoCentralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivoA descen t r a l i z ação s e ap l i c a apenas à f a se co r r en t e dos a rqu ivos . Em suas f a se s i n t e rmed i á r i a e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados.CentralizaçãoCentralizaçãoCentralizaçãoCentralizaçãoNão consiste

apenas da reunião da documentação em um único local, mas também a concentração detodas a s a t i v idades de con t ro l e – r e ceb imen to , r eg i s t ro , d i s t r i bu i ção , mov imen tação e exped i ção – de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional, freqüentemente designadoProtocolo e Arquivo, Comunicações e Arquivo, ou outra denominação similar.Dentre as inúmeras vantagens que um sistema centralizado oferece, destacamos: treinamento maiseficiente do pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos, nítida delimitação de responsabilidades, constituição de conjuntos arquivísticos mais completos, redução doscustos operacionais, economia de espaço e equipamentos.DescentralizaçãoDescentralizaçãoDescentralizaçãoDescentralizaçãoA descentralização, por si só, é um grande ato de classificação.Deverá ser aplicada em nível de departamento, mantendo-se o arquivo junto a cada departamento,onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. Deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dosórgãos administrativos. Essa descentralização (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a doiscritérios:

•Centralização das atividades de controle e descentralização dos arquivos, tambémdenominados núcleos de arquivo ou arquivos setoriais.•Descentralização das atividades de controle e dos arquivosCoordenaçãoCoordenaçãoCoordenaçãoCoordenaçãoPara que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurança e eficiência sãoimpre sc ind íve i s   à   c r i a ção  de  uma  COORDENAÇÃO  CENTRAL,  que   exe rce r á   funções  no rma t iva s , orientadoras e controladoras. A coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas específicasde ope ração , a f im de a t ende r à s pecu l i a r i dades de cada a rqu ivo s e to r i a l ; p romove r a o rgan i zação ou reorganização dos arquivos setoriais, quando necessário; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivossetoriais; promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa coordenaçãopoderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade.Escolha de métodos de arquivamento e classificaçãoEscolha de métodos de arquivamento e classificaçãoEscolha de métodos de arquivamento e classificaçãoEscolha de métodos de arquivamento e classificaçãoO p rob l ema bá s i co na admin i s t r a ção de documen tos co r r en t e s é o de conse rvá -l o s de mane i r a ordenada e acessível de forma a que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. Para atingiresses objetivos torna-se necessário que os documentos sejam: a) bem classificados; e b) bem arquivados.Todos os documentos deverão ser

arquivados em relação ao seu uso de forma a refletir a função doórgão.Na avaliação de documentos públicos, o primeiro fator a ser levado em consideração é o testemunhoo u   p r o v a   q u e   c o n t ê m   d a   o r g a n i z a ç ã o   e   d a   f u n ç ã o .   N o   t r a t a m e n t o   d o s   d o c u m e n t o s  c o n c e r n e n t e s   à organização e funcionamento, leva-se em conta o valor comprobatório dos mesmos. Se a classificação dosdocumentos visa a refletir a organização, pode-se removê-los para uma destinação adequada, uma vezextinta a unidade administrativa. E se, além disso, são classificados pela função – separando-se a funçãosubstantiva (fins) da auxiliar (meios, facilitativas), a política da executiva, ou em geral, distinguindo-se adocumentação importante da secundária – então o método de classificação proporciona as bases para ap re se rvação e de s t ru i ção , s e l e t i vamen te , dos documen tos depo i s que ha j am se rv ido aos ob j e t i vos da s atividades correntes.Quanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a partir de duas classes principais: sistemas deregistro e sistemas de arquivamento.Sistemas de registroSistemas de registroSistemas de registroSistemas de registroO sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um órgão em duas séries, umaconstituída de papéis expedidos e outra de recebidos. A característica essencial do sistema, da qual se derivao s eu nome , é o r eg i s t ro . No s e rv i ço de r eg i s t ro p ro toco l am-se o s documen tos na o rdem em que s eacumulam. A t r i buem-se - l he s números consecu t i vos . Es se s números s ão a chave pa ra o con t ro l e dos documentos em ambas as séries, e constituem um meio de referência para o nome dos signatários e para osassuntos dos documentos; nos índices as pessoas e os assuntos são identificados pelos mesmos. Indicam aordem dos documentos em cada série. Num sistema de registro mais aperfeiçoado, os documentos de um serviço são guardados numa série que consiste em unidades de arquivamento nas quais tanto os documentosrecebidos como expedidos são colocados juntos. Essas unidades são registradas numericamente na ordemem que se acumulam, e fazem-se índices para os nomes das partes e para os assuntos dos documentos cujachave é o número das unidades de arquivamento.O sistema de registro é um dos sistemas mais antigosimaginados para o trato de material documentário.Os s i s t emas de a rqu ivamen to d i s t i nguem-se dos s i s t emas de r eg i s t ro pe lo f a t o de não u sa r em registros ou protocolos, isto é, livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o movimento dos documentosdurante o seu uso corrente. Para conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de prosseguimento oufichas-lembrete, que veremos mais adiante.Elementos de ClassificaçãoElementos de ClassificaçãoElementos de ClassificaçãoElementos de ClassificaçãoHá três elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos: a) a açãoa que os documentos se referem (funções, atividades e atos); b) a estrutura do órgão que os produz; c) o assunto dos documentos.Em vista disso, os métodos de organização podem ser funcional, organizacional e por assuntos.Para que um órgão cumpra suas funções deverá realizar dois tipos

principais de atividades que sepodem caracterizar como fins (substantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares). Na execução de qualquerespécie de atividade, quer substantiva, quer auxiliar, ocorrem dois tipos de operações ou atos: políticos ounormativos e executivos. Os de natureza política determinam a diretriz a ser seguida em todos os casos domesmo gênero.Muitas das vezes serão escolhidos mais de um método ou sistema de arquivamento

2. Por exemplo, oi t em Pa t r imôn io pode e s t a r o rgan i zado geog ra f i c amen te ; o i t em Pes soa l , em o rdem a l f abé t i c a ; o i t em Correspondência, em ordem cronológica etc.Princípios de classificaçãoPrincípios de classificaçãoPrincípios de classificaçãoPrincípios de classificaçãoSó em casos excepcionais os documentos públicos devem ser classificados em relação aos assuntos que se originam da análise de determinado campo de conhecimento. Esses casos excepcionais referem-se amateriais de pesquisa, de referência e similares. Os documentos públicos podem ser classificados em relaçãoà organização e podem ser descentralizados, desde que as repartições que os acumulam executem atividadesrelativamente distintas e separáveis. Entretanto, os documentos públicos devem ser classificados em relaçãoà função, pois resultam de uma função, são usados em relação à função e devem, portanto, ser classificadosde aco rdo com e s t a (v ide Reso lução n º 143do CONARQ que t r a t a da C l a s s i f i c ação , Tempora l i dade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-meio da Administração Pública – que por sermuito extensa não foi reproduzida aqui)4.2Não confundir método ou sistema de arquivamento com método de organização definido acima3Estabelece classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-meio da AdministraçãoPública, com notação pura4Recomendamos a leitura dessa resolução para efeito de familiarização com os diversos procedimentos arquivísticos 

scolha das Instalações e equipamentosEqu ipamen to é a t o t a l i dade de ma t e r i a i s de consumo e pe rmanen t e nece s sá r i o s à r e a l i z ação do trabalho arquivístico.Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto e médio prazo. São  as fichas, as

guias, aspastas, as tiras de inserção e outros.N o t a ç ã o   é   a   i n s c r i ç ã o   f e i t a   n a   p r o j e ç ã o ,   p o d e n d o   s e r alfabética, numérica ou alfanumérica. Também poderá ser abertaou fechada. Será aberta quando indicar somente o início da seção efechada quando indica o princípio e o fim. Vide figuras abaixo.A posição é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. Ocomprimento pode corresponder à

metade da guia, a um terço, umquarto ou um quinto.

Guia-fora é a que tem como notação a palavra Fora e indica a ausência de uma pasta do arquivo.Tira de inserção é uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notações.Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias.Pasta miscelânea é aquela

onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica.Ma te r i a l pe rmanen t e é aque l e que t em g rande du ração e pode s e r u t i l i z ado vá r i a s veze s pa r a omesmo fim.Constituição de arquivos intermediáriosOs depósitos intermediários só devem ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. Emgeral, existem em âmbito governamental, em face do grande volume de documentação oficial e de suadescentralização física.Implantação e acompanhamentoImplantação e acompanhamentoImplantação e acompanhamentoImplantação e acompanhamentoO   m a n u a l   d e   a r q u i v o   d e v e r á   s e r   e l a b o r a d o   a p ó s   e s t a r e m   i m p l a n t a d o s   e   t e s t a d o s  t o d o s   o s p ro ced ime n tos  de   a rq u ivo .  Es se  manua l   deve rá   i nc lu i r   o rganog ramas   e   f l uxog ramas ,   t e rmin o lo g i a , informações sobre os arquivos da instituição, suas finalidades e responsabilidades, detalhamento das rotinasetc.Gestão de documentosGestão de documentosGestão de documentosGestão de documentosA Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua “gestão de documentos”:Ar t . 3 º Cons ide ra - s e ge s t ão de documen tos o con jun to de p roced imen tos e ope rações t é cn i ca s referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.D e v e m   s e r   c r i a d o s   a p e n a s   d o c u m e n t o s   e s s e n c i a i s   à   a d m i n i s t r a ç ã o   d a   i n s t i t u i ç ã o   e  e v i t a d a s duplicações e emissão de vias desnecessárias.A t r ami t ação e u t i l i z ação de documen tos cons i s t em nas a t i v idades de p ro toco lo ( r e ceb imen to , classificação, registro, distribuição, tramitação); expedição; organização e arquivamento de documentos emfase corrente e intermediária; elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimos e consultas).A avaliação (com vistas à destinação) se desenvolve mediante análise dos documentos acumuladosnos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto dea rqu ivamen to pe rmanen t e e qua i s deve rão s e r e l im inados po r t e r em pe rd ido s eu va lo r de p rova e de informação para a instituição e para terceiros.ProtocoloProtocoloProtocoloProtocoloQuanto ao recebimento e classificação pode-se adotar a seguinte rotina:

Passo Atividades

1 R e c e b e r a c o r r e n p o n d e n c i a2 S e p a r a r   a   c o r r e s p o n d ê n c i a   o f i c i a l   d a   p a r t i c u l a r3 D i s t r i b u i r   a   c o r r e s p o n d ê n c i a   p a r t i c u l a r4 S e p a r a r a c o r r e s p o n d ê n c i a o f i c i a l d e c a r á t e r

o s t e n s i v o d a d e c a r á t e r sigiloso5

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