Configurare MS Office Word, Excel şi...
-
Upload
phungtuong -
Category
Documents
-
view
248 -
download
0
Transcript of Configurare MS Office Word, Excel şi...
Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office
Documenta DMS
Manual UtilizatorModul Integrare Office
Pagina 1www.infrasoft.ro
AutorINFRASOFT SRL
Dată creareIulie 2015
Data ultimului reviewIulie 2015
Document RefDMS.CONN.04.3
Versiune6.7
DescriereDocumentul conţine descrierea functionalitătilor şi utilizarea Modulului Integrare Office – Word, Excel, Power Point.
AudienţaPrezentul document este destinat utilizatorilor sistemului Documenta DMS.
Modul Integrare Office
Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office
CuprinsConfigurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint................................................................2
Integrare Word..................................................................................................................3
Integrare Excel................................................................................................................13
Pagina 2www.infrasoft.ro
Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office
Configurare MS Office Word, Excel şi Powerpoint
Opţiunea Documenta Office Plug-in este disponibilă pentru documentele Word, Excel şi
PowerPoint. Utilizatorii pot deschide, salva, crea noi versiuni, genera documente folosind
şabloanele de documente și edita metadatele direct în aplicațiile Microsoft.
La deschiderea unui fişier Word, Excel sau PowerPoint, se setează datele de conectare în tabul Documenta>Autentificare.
Aceste date de conectare pot fi modificate în funcție de utilizatorul folosit și în Documenta WEB.
Nume utilizator: numele de utilizator Documenta DMS Parola: parola utilizata pentru logare in Documenta DMS
Pagina 3www.infrasoft.ro
Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office
Integrare Word
Bară meniu Documenta integrată.
Crearea de document din şablon se realizează acționând tab-ul „Document din sablon”. Acestea sunt încadrate în categorii pe baza departamentelor de destinație sau audienței.
Salvare document.
Pagina 4www.infrasoft.ro
Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office
Hint: Se recomandă debifarea opțiunii de salvare automată a documentului word. Acest pas se realizează accesând în Word: File – Options – Save.
Selecție automată a dosarului de destinație.
Pagina 5www.infrasoft.ro
Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office
Documentele sunt create respectând ultimele revizii ale şabloanelor.
Atributele documentului sunt editabile direct în Word din butonul de „Proprietați”. Setarea unei categorii de document se poate realiza acționând butonul „Schimba
categorie document”.
Pagina 6www.infrasoft.ro
Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office
Pentru adăugarea unui Partener sau Contact nou, se acționează butonul . Selectând una din cele doua categorii, se poate introduce un nou Partener/Contact,
informație ce va fi disponibilă și în Documenta WEB.
La salvare, informatiile sunt automat disponibile în Documenta WEB.
Pagina 7www.infrasoft.ro
Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office
Se selectează documentul creat din locația în care acesta a fost salvat și se acționează butonul „Preview”din Side Panel pentru previzualizarea acestuia cu atributele completate automat.
Prin acționarea butonului „Proprietăți”, utilizatorul poate vizualiza următoarele informațiile:
Pagina 8www.infrasoft.ro
Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office
Element Explicație
General Conține link-ul direct către documentul respectiv, categoria documentului, directorul părinte, data când a fost creat/modificat, dimensiunea, utilizatorul care a efectuat modificări pe document, starea documentului: blocat de un utilizator/liber, comentarii, folder-ul în care se află documentul din directorul ales, tag-uri.
Atribute Atributele setate pe acel tip de document cu informațiile aferente dacă acestea au fost completate.
Registratură Registrul în care documentul a fost înresgistrat sau posibilitatea înregistrării acestuia. Atașarea la un alt document sau generare cod de bare.
Documente anexate Anexarea de documente.
Semnături Informații cu privire la existența semnăturilor electronice pe document.
Atributele pot fi vizualizate și modificate acționând și iconița de proprietăți din Side Panel.
Pagina 9www.infrasoft.ro
Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office
Documentul se poate înregistra din Word iar ulterior alegerii registrului și completării câmpurilor din ecran, documentul va primi număr și data în registrul selectat.
Registrele sunt încadrate în categorii pe baza departamentelor de destinație sau audienței.
Pagina 10www.infrasoft.ro
Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office
După salvarea informațiilor și prin selectarea butonului „Register” se va putea vizualiza numărul cu care documentul a fost înregistrat.
Prin selectarea butonului „View” se poate vizualiza documentul în formatele de ieșire stabilite pentru acel tip de document cu atributele completate. După selectarea formatului dorit, se acționează butonul „Ok” iar documentul se va deschide în bara de start cu atributele completate.
Pagina 11www.infrasoft.ro
Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office
Trimiterea documentului prin e-mail se realizează acționând tab-ul „Mail” iar documentul va fi atașat la un e-mail nou ce se va deschide automat.
Pentru transmiterea versiunii documentului cu atributele completate, se acționează mai întâi tab-ul „View”, se alege formatul corespunzator si din fereastra deschisă cu acel format se acționează tab-ul „Mail”.
Pagina 12www.infrasoft.ro
Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office
Trimiterea documentului pe fluxuri de lucru se realizează acționând tab-ul „Send to workflow”(Transmitere pe flux de lucru).
Fluxurile de lucru sunt încadrate în categorii pe baza departamentelor de destinație sau audienței.
Pagina 13www.infrasoft.ro
Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office
Integrare Excel
Bară meniu Documenta integrate.
Pagina 14www.infrasoft.ro
Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office
Crearea de document din şablon se realizează acționând tab-ul „Document din sablon”. Acestea sunt încadrate în categorii pe baza departamentelor de destinație sau audienței.
Salvare document.
Pagina 15www.infrasoft.ro
Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office
Hint: Se recomandă debifarea opțiunii de salvare automată a documentului excel. Acest pas se realizează accesând în Excel: File – Options – Save.
Selecție automată a dosarului de destinație.
Pagina 16www.infrasoft.ro
Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office
Documentele sunt create respectând ultimele revizii ale şabloanelor.
Atributele documentului sunt editabile direct în direct în Excel din butonul de “Proprietați”.
Setarea unei categorii de document se poate realiza acționând butonul „Schimba categorie document”.
Pagina 17www.infrasoft.ro
Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office
Pentru adăugarea unui Partener sau Contact nou, se acționează butonul . Selectând una din cele doua categorii, se poate introduce un nou Partener/Contact,
informație ce va fi disponibilă și în Documenta WEB.
Pagina 18www.infrasoft.ro
Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office
La salvare, informatiile sunt automat disponibile în Documenta WEB.
Se selectează documentul creat din locația în care acesta a fost salvat și se acționează butonul „Preview”din Side Panel pentru previzualizarea acestuia cu atributele completate automat.
Hint: Prin acționarea butonului „Proprietăți”, utilizatorul poate vizualiza informațiile referitoare la document conform explicațiilor descrise la capitolul „Integrare Word”.
Documentul se poate înregistra din Excel iar ulterior alegerii registrului și completării câmpurilor din ecran, documentul va primi număr și data în registrul selectat.
Registrele sunt încadrate în categorii pe baza departamentelor de destinație sau audienței.
Pagina 19www.infrasoft.ro
Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office
După salvarea informațiilor și prin selectarea butonului „Register” se va putea vizualiza numărul cu care documentul a fost înregistrat.
Pagina 20www.infrasoft.ro
Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office
Prin selectarea butonului „View” se poate vizualiza documentul în formatele de ieșire stabilite pentru acel tip de document cu atributele completate. După selectarea formatului dorit, se acționează butonul „Ok” iar documentul se va deschide în bara de start cu atributele completate automat.
Pentru transmiterea versiunii documentului cu atributele completate, se acționează mai întâi tab-ul „View”, se alege formatul corespunzator si din fereastra deschisă cu acel format se acționează tab-ul „Mail”.
Pagina 21www.infrasoft.ro
Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office
Trimiterea documentului pe fluxuri de lucru se realizează acționând tab-ul „Send to workflow”(Transmitere pe flux de lucru).
Fluxurile de lucru sunt încadrate în categorii pe baza departamentelor de destinație sau audienței.
Pagina 22www.infrasoft.ro
Documenta DMS Manual de configurare - Modul Integrare Office
Pagina 23www.infrasoft.ro