IEEE R9 Student Activities Committee

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Concurso Casos de Exito 2019

IEEE R9 Student Activities Committee Team

24 de marzo de 2019

Indice

1. OBJETIVOS 3

2. ELEGIBILIDAD 3

3. CATEGORIAS 3

4. EVALUACION DEL CONCURSO 44.1. Etapas del Concurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44.2. Comision evaluadora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44.3. Criterios de evaluacion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

4.3.1. Artıculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44.3.2. Presentacion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54.3.3. Documentos adicionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

4.4. Criterios de eliminacion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74.5. Criterios de despuntuacion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74.6. Calculo de la puntuacion final . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74.7. Criterios de desempate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

5. DOCUMENTOS 85.1. Obligatorios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

5.1.1. Comprobantes de elegibilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85.1.2. Artıculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95.1.3. Presentacion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

5.2. Documentos adicionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95.3. Checklist de la documentacion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

6. INSCRIPCION 10

7. TEMPLATES DEL CONCURSO 11

8. PUBLICACION DE LOS RESULTADOS 11

9. PREMIACION 11

10.CRONOGRAMA DEL CONCURSO 12

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11.CONSIDERACIONES FINALES 12

12.CONTACTO 12

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Concurso Casos de Exito 2019

El IEEE R9 Student Activities Committee pone a conocimiento del publico las bases parael concurso de Casos de Exito. El concurso tiene como proposito otorgar reconocimiento alas actividades exitosas desarrolladas por Ramas, Capıtulos y Grupos de afinidad estu-diantiles de la Region 9 del IEEE.

1. OBJETIVOS

Se espera que los proyectos que sean considerados casos de exito, tengan una buena planifica-cion, ejecucion, comprobacion de resultados y una buena conclusion -lo que incluye documentarel proyecto para ser desarrollado mas tarde en la unidad organizacional o en otras unidades delIEEE, y ası difundir el conocimiento de buenas practicas e ideas. De esta manera, los objetivosdel presente concurso son:

1. Reconocer y premiar las actividades que han tenido trascendencia en todas las fases delproyecto;

2. Incentivar la correcta planificacion, ejecucion, conclusion y documentacion de las activi-dades de las Ramas, Capıtulos y Grupos de afinidad del IEEE;

3. Promover la propagacion de la mision del IEEE en las comunidades donde haya unidadesy organizaciones estudiantiles.

2. ELEGIBILIDAD

Seran considerados grupos estudiantiles aptos a participar aquellos que:

Tienen informacion de presidente y consejero/advisor actualizada en IEEE vTools Of-ficer Reporting;

Estan activos (tener mınimo 10 miembros para Ramas y 5 para Capıtulos/Grupos deafinidad).

Ademas, se consideraran actividades realizadas en el perıodo de agosto de 2018 hastajulio de 2019. Cada unidad organizacional podra enviar hasta 1 (un) caso de exito.

3. CATEGORIAS

Las categorıas son:

Rama estudiantil;

Capıtulo tecnico estudiantil;

Grupo de afinidad estudiantil.

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4. EVALUACION DEL CONCURSO

4.1. Etapas del Concurso

El concurso se realizara en dos etapas:

Primera etapa: Se hara a traves de un artıculo, donde la unidad organizacional presentarala relevancia social de la actividad, el desarrollo, las asociaciones, las aplicabilidad en otrasunidades organizacionales, la conformidad de la actividad con la mision de la organizaciony el impacto proporcionado a la sociedad;

Segunda etapa: Enseguida, los tres primeros colocados en cada categorıa pasaran a lasegunda etapa, que consiste en el analisis de una presentacion en forma de webinarque contenga las evidencias de los exitos alcanzados en dicha actividad. Como puntajeextra se analizara la calidad de la documentacion del proyecto. El envıo de estadocumentacion es opcional y debe ser realizada en el momento de la inscripcion en elconcurso.

4.2. Comision evaluadora

La comision evaluadora sera formada por:

Student Activities Committee Chair R9;

Regional Student Representative R9;

Section Student Activities Chairs de la R9;

Representantes de los Capıtulos Tecnicos de la R9;

Representantes de los Grupos de afinidad de la R9.

4.3. Criterios de evaluacion

4.3.1. Artıculo

Los criterios utilizados para la evaluacion del artıculo, ası como las puntuaciones de cadauno, estan en los Cuadros 1.

Cuadro 1: Criterios de evaluacion del artıculo

Criterios PuntuacionRelevancia social de la actividad 15Desarrollo 25Asociaciones 10Repetibilidad 10Conformidad con la mision del IEEE y/ocapıtulo estudiantil/grupo de afinidad

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Impacto de la actividad 27Claridad y organizacion del articulo 7

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En cada criterio, se analizara:

Relevancia social de la actividad: Identificacion de los problemas de la comunidad a lacual la unidad organizacional pertenece y generacion de ideas viables para solucionar ominimizar los desafıos enfrentados;

Desarrollo: Creatividad de las actividades propuestas y habilidad para resolucion de pro-blemas;

Asociaciones: Capacidad del grupo de realizar asociaciones efectivas para desarrollar susactividades;

Repetibilidad: Estrategias usadas para que la actividad pueda ser realizada nuevamenteen la unidad organizacional o en otras instituciones del IEEE;

Conformidad con la mision del IEEE y/o de la unidad organizacional: Adecuacion deltema de la actividad con los objetivos del grupo y del IEEE;

Impacto: Resultados obtenidos en la ejecucion del caso;

Claridad y organizacion del artıculo: Edicion estructurada y objetiva del texto, enfocandolos principales puntos para el entendimiento del caso.

4.3.2. Presentacion

La presentacion debe ser enviada solamente por los tres primeros calificados en la primerafase.

Los criterios de evaluacion de la presentacion, ası como la puntuacion de cada uno de ellos,estan en la Tabla 2.

Cuadro 2: Criterios de evaluacion del vıdeo

Criterio PuntuacionClaridad y objetividad 76Creatividad 24

Para cada criterio, se analizara:

Claridad: Facilidad de entender el caso de modo general;

Objetividad: Capacidad de abordar los puntos mas importantes del proyecto en cada temapresentado;

Creatividad: Innovacion y originalidad de la produccion;

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4.3.3. Documentos adicionales

Los documentos adicionales se solicitan para evaluar la calidad de la documentacion delproyecto.

En el Cuadro 3 se encuentra la puntuacion obtenida por cada documento. Los postulantespodran enviar hasta dos documentos.

Cuadro 3: Puntos de evaluacion de los documentos adicionales

Documentos Puntos extrasCanvas del proyecto 20Acta de constitucion de Proyecto 25Estructura de descomposicion del trabajo 20Plan de gestion del alcance 30Plan de gestion de los requisitos 30Plan de gestion del cronograma 30Plan de gestion de los costos 30Plan de gestion de la calidad 30Plan de mejoras del proceso 30Plan de gestion de los recursos humanos 30Plan de gestion de las comunicaciones 30Plan de gestion de los riesgos 30Plan de gestion de las adquisiciones 30Plan de gestion de los interesados 30Plan para la direccion del proyecto 1 50Acta de cierre del proyectos(con las lecciones aprendidas)

25

Informe del proyecto 50

Si deseas mas informacion sobre los documentos, puedes buscar en el libro PMBOK R©.Los criterios de evaluacion de los documentos adicionales, ası como la puntuacion de cada

uno de ellos, estan en el Cuadro 4.

Cuadro 4: Puntos de evaluacion de los documentos adicionales

Criterio PuntosOrganizacion y claridad 20Contenido 50Efectividad 30

Para cada criterio, se analizara:

Organizacion y claridad: Si los archivos estan bien estructurados;

Contenido: Adecuacion del documento a su objetivo;

1Plan para la direccion del proyecto: Este documento describe el modo en que el proyecto sera ejecutado,monitoreado y controlado, ası el integra y consolida todos los planes que sean necesarios.

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Efectividad: Si los documentos realmente pueden servir como un registro de los proyectosy actividades para que posteriormente se logren realizar de nuevo.

4.4. Criterios de eliminacion

Sera eliminado del concurso el postulante que:

No envıe nuevamente la documentacion corregida en hasta 48h (si aplica);

No haga el artıculo usando el template puesto a la disposicion para el concurso;

No escriba el artıculo en ingles;

No envıe el artıculo en .pdf;

No haga la presentacion en formato webinar (segunda fase);

No haga la presentacion en ingles o con subtitulos en el idioma (segunda fase);

No haga la presentacion en .ppt, .pptx, Google Slides o pdf (segunda fase).

4.5. Criterios de despuntuacion

Sera despuntuado el postulante que:

Escriba mas de 6 paginas en el artıculo;

No respete la formatacion del artıculo (item 5.1.2);

Haga un vıdeo de mas de 7 minutos (segunda fase);

Las despuntuaciones estan en el Cuadro 5.

Cuadro 5: Puntos de evaluacion de los documentos adicionales

Item analisado Cantidad de puntosEscribir mas de 6 paginas en el artıculo 5 puntos por paginaNo respetar la formatacion del artıculo 5 puntos por irregularidadHacer un vıdeo de mas de 7 minutos 5 puntos por cada 30 segundos

4.6. Calculo de la puntuacion final

Para cada uno de los criterios seran usados indicadores que recibiran notas de 1 hasta 5.La Puntuacion Final (PF) se hara con 75 % de la Puntuacion del Artıculo (PA) y 25 % laPuntuacion de la Presentacion (PP). Ademas, la puntuacion de los Documentos Adicionales(PD) valdra 10 % de la nota. Ası la PF sera calculada como la ecuacion (1).

PF = 0, 75 ∗ PA + 0, 25 ∗ PV + 0, 1 ∗ PD (1)

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4.7. Criterios de desempate

Si existe empate, seran consideradas las mayores puntuaciones en el siguiente orden:

1. Mayor nota en el artıculo;

2. Mayor nota en el vıdeo;

3. Mayor nota en la documentacion.

5. DOCUMENTOS

5.1. Obligatorios

5.1.1. Comprobantes de elegibilidad

Los comprobantes deberan ser enviados de acuerdo con el template puesto a disposicion porla comision organizadora del concurso (vea ıtem 7). Los documentos deben contener obligato-riamente:

Comprobantes de presidente y consejero/advisor actualizados

• Unidad organizacional;

• Fecha de inicio;

• Fecha de finalizacion (si aplica)2;

• Fuente (pagina web) y fecha de acceso al sistema.

Comprobante de rama activa (si aplica)

• Seccion;

• Rama Estudiantil;

• Numero de miembros;

• Fuente (pagina web) y fecha de acceso al sistema.

Comprobante de capıtulo estudiantil/grupo de afinidad activo (si aplica)

• Capıtulo estudiantil/grupo de afinidad;

• Seccion;

• Miembros activos;

• Ciudad;

• Fuente (pagina web) y fecha de acceso al sistema.

IMPORTANTE:

1. En caso de dudas sobre como obtener los comprobantes, puede acceder a los tutorialesque estan a disposicion en la pagina web del R9 SAC Team;

2. Vea el ejemplo de como llenar.2Presidentes o consejeros que esten desde 2018 o antes deben poner fecha de salida en vTools Officer

Reporting.

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5.1.2. Artıculo

Debe estar en formato IEEE, segun el template provisto por la comision organizadora delconcurso (ıtem 7);

Los articulos deberan tener un maximo de 6 (seis) paginas y 2 MB;

solamente seran aceptados artıculos en ingles;

El cuerpo del texto debe utilizar fuente Times New Roman , tamano 12 (doce),justificado, con espacio entre lıneas 1 (uno). El texto debe utilizar un espaciamientode 0 (cero) entre los parrafos;

Las citaciones deben estar en el estandar IEEE. Las referencias deben venir al final deltexto organizadas numericamente en el orden que en que las citaciones aparezcan duranteel documento;

Debe adjuntarse al formulario en formato .pdf.

El template del artıculo en Espanol puede ser visto en el siguiente enlace.Vea como ejemplo los artıculos ganadores de 2018: .

5.1.3. Presentacion

La presentacion se hara en formato Webinar y puede ser producida en video o usando lafuncion Presentacion con diapositivas de PowerPoint para grabar el audio;

Se aceptaran presentaciones en .ppt, .pptx, Google Slides o pdf (vea template op-cional en el ıtem 7);

Deben explicar de forma clara el caso de exito propuesto;

No debe durar mas de 7 minutos;

La presentacion debe estar en ingles o tener subtitulos en ingles;

Los participantes deben poner el video en una plataforma de almacenamiento (GoogleDrive, Onedrive o Mega por ejemplo) y enviar el enlace por correo electronico.

Vea como ejemplo las presentaciones ganadoras de 2018.

5.2. Documentos adicionales

No hay formatacion obligatoria para los documentos adicionales, puesto que son archivosdesarrollados dentro de la institucion a lo largo del proyecto.

Estos archivos deben ser agregados al formulario por medio de un enlace que sea accesible.

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5.3. Checklist de la documentacion

Documentos obligatorios de la primera fase:

Comprobantes de elegibilidad;Presidente y consejero/advisor actualizados en IEEE vTools Officer Reporting;Miembros activos.

Una fotografıa que represente la actividad;Artıculo;Hasta dos documentos adicionales (si aplica).

Documentos obligatorios de la segunda fase:

Presentacion.

6. INSCRIPCION

La inscripcion en el concurso se realizara, solamente, a traves del Formulario Online hastael dıa 31 de julio de 2019 a las 23h59 (GMT -5).

El formulario esta dividido en 7 secciones principales:

Informacion sobre la institucion;

• Rama estudiantil;

• Seccion a la que pertenece;

• Geo-code de la unidad organizacional;

• Nombre del Capıtulo/grupo de afinidad (si aplica);

• Correo electronico de la unidad organizacional;

• Redes sociales (Facebook, Instagram o Twitter, por ejemplo).

Fotografıa que represente la actividad;

Informacion de contacto del responsable de la inscripcion

• Nombre;

• Correo electronico;

• Numero de contacto.

Comprobantes de elegibilidad;

Artıculo;

Documentos adcionales;

Feedback del concurso: Se pondra a disposicion un espacio en el formulario para que lospostulantes puedan expresar sus comentarios y sugerencias sobre el concurso.

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En caso de que la unidad organizacional presente alguna inconformidad, se enviara porcorreo electronico un aviso para que lo pueda arreglar. Si la unidad no realiza el reenvıo dela informacion en un plazo maximo de 48 horas despues del aviso, sera automaticamentedescalificada.

Despues del deadline, los documentos ya no podran ser modificados. Los archivos quepresenten inconformidades perderan puntos de acuerdo a la proporcion de esa inconfor-midad (ıtem 4.5). En relacion a los criterios de elegibilidad, los candidatos tendran el plazode 24 horas para enviarlos nuevamente si presentan errores (se analizaran casos especiales).

7. TEMPLATES DEL CONCURSO

Comprobante de elegibilidad

• Word.

Artıculo

• Word;

• LATEX .

Video presentacion

• PowerPoint (template opcional).

8. PUBLICACION DE LOS RESULTADOS

Los resultados seran revelados en Reunion Regional de Ramas R9 2019. Tambien se enviaranpor medio de correo electronico a los ganadores.

9. PREMIACION

Seran otorgados a los ganadores el premio de:

Primer puesto:

• US$75,00, que seran transferidos a la cuenta custodia de la seccion a la que pertencela Rama estudiantil.

• Certificado de reconocimiento impreso a ser entregado durante la Reunion Regionalde Ramas R9 2019;

• Certificado de reconocimiento digital a ser enviado por medio de correo electronico;

• Su vıdeo sera publicado en la Fanpage del IEEE R9 SAC Team.

Segundo puesto:

• US$25,00, que seran transferidos a la cuenta custodia de la seccion a la que pertencela Rama estudiantil.

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• Certificado de reconocimiento digital a ser enviado por medio de correo electronico;

Tercer puesto:

• Certificado de reconocimiento digital a ser enviado por medio de correo electronico;

10. CRONOGRAMA DEL CONCURSO

Los eventos del concurso y las fechas estan en el siguiente Cuadro 6.

Cuadro 6: Cronograma del concurso

Eventos FechasPublicacion de las bases 24 de marzoRecepcion de casos Hasta el 31 de julioDifusion de los resultados de la primera fase Hasta el 15 de septiembreRecepcion de las presentaciones Hasta el 30 de septiembreDifusion de los resultados Durante la RRRPremiacion Durante la RRREnvıo de certificados/dinero Hasta el 23 de diciembre

11. CONSIDERACIONES FINALES

Al presentar su caso de exito, el postulante se responsabiliza por la veracidad y originalidadde las informaciones contenidas en los documentos;

El postulante debera estar de acuerdo con todos los criterios de la base;

Si desean, los postulantes pueden enviar los documentos de los criterios de elegibilidadantes de la inscripcion por correo electronico (concursosr9@ieee.org) para que seanrevisados;

Puntos que no esten en esta base deberan ser tratados con la comision organizadora vıacorreo electronico;

Si no hay casos que cumplan con los objetivos del concurso, la comision evaluadora noestara en el deber de nombrar ganadores;

En caso de ser necesario, la comision organizadora se reserva el derecho de hacer altera-ciones en algun(os) punto(s) de esta base avisando a los postulantes.

12. CONTACTO

El R9 SAC Team pone a conocimiento de los participantes que estara a disposicion paraaclarar dudas relacionadas al concurso por medio del correo electronico concursosr9@ieee.

org con copia para:

Pamella Oliveira - Coordinadora de Premios y Concursos (pamella.o.p@ieee.org);

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Sebastian Corrado - Student Activities Committee Chair R9 (scorrado@ieee.org).

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