Conceitos Básico de Gerenciamento Eletrônico de Documentos Roseli Luccas de Oliveira CDIA+ PMP 1.
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Conceitos Básico de Gerenciamento Conceitos Básico de Gerenciamento Eletrônico de DocumentosEletrônico de Documentos
Roseli Luccas de OliveiraCDIA+PMP
1
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AgendaAgendaInformação
Informação Estruturada Informação Não Estruturada
Documento Em papel Eletrônico Imagem Ciclo de Vida do Documento
GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)GED X ECMECM (Enterprise Content Management)CasesReferências
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InformaçãoInformação
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Podemos classificar as informações em uma empresa como:
Informação EstruturadaInformação Não
Estruturada
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Informação EstruturadaInformação Estruturada
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Informação tratada, classificadaEncontra-se em Sistemas de InformaçãoBanco de Dados
Campo 1 Campo 2
Dado1A Dado1B
Dado2A Dado2B
Dado3A Dado3B
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Informação Não EstruturadaInformação Não Estruturada
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Informação não tratadaNão está em Sistemas de InformaçãoEncontra-se em documentos, objetos,
pessoas.
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Informação Não EstruturadaInformação Não Estruturada
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Documentos ObjetosVozTextoImagemAnimação
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DocumentoDocumentoÉ o registro de uma informação independentemente
da natureza do suporte que a contém.
FID - Federação Internacional de Documentação. Definição adotada ABNT (NBR-9578)
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DocumentoDocumento
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É classificado conforme seu suporte: Documento em Papel Documento Eletrônico Documento Imagem
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Documento em Papel
REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO EM PAPEL
DocumentoDocumento
ABCDEFGH
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Documento em Papel Documento Eletrônico
DocumentoDocumento
GERADOS COM A UTILIZAÇÃO DE SOFTWARES
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Documento em Papel Documento Eletrônico Documento Imagem
DocumentoDocumento
REPRESENTAÇÃO DIGITAL DE UM DOCUMENTO EM PAPEL, QUE É
“ESCANEADO”, ARMAZENADO E GERENCIADO ELETRONICAMENTE
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Ciclo de Vida de DocumentosCiclo de Vida de Documentos
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GED – Gerenciamento Eletrônico de GED – Gerenciamento Eletrônico de DocumentosDocumentos
“É a tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos durante o seu ciclo de vida. ”(Gartner Group)
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“O GED é um grupo de tecnologias, com cinco funcionalidades básicas: Captação, Gerenciamento, Armazenamento, Distribuição e Preservação. ” (CENADEM)
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Gerenciamento de DocumentoGerenciamento de Documento
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Controla a criação do documento Controla a revisão do documento Permite a implementação de fluxo documental Integração com os aplicativos geradores de
documentos Documentos em diversos formatos Temporalidade documental
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GED X ECMGED X ECM
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Documentos X Conteúdo
Departamental X Organizacional
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ECM - ECM - Enterprise Content Management Enterprise Content Management
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“ É o conjunto de estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e oferecer conteúdo e documentos relacionados com processos organizacionais. ECM são ferramentas e estratégias que permitem a gestão da informação não estruturada de uma organização, sempre que ela existir. ” (AIIM - Association for Information and Image Management)
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17Fonte: ECM na sua empresa (CENADEM, 2005)
ECM - ECM - Enterprise Enterprise
Content Content ManagementManagement
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Por que implantar o ECM?Por que implantar o ECM? Aumento de produtividade
Redução no tempo de acesso à documentação (conteúdo) Acesso multiusuário
Possibilidade de cadastramento e recuperação do acervo a partir de diversos índices
Preservação do acervo Melhoria na gerência do acervo Melhoria no atendimento ao cliente Minimização de perda e extravio de documentos (conteúdos) Facilidade de implementação de temporalidade documental
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CasesCases
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Recursos HumanosDossiê do Empregado
EngenhariaDocumentação Técnica das RefinariasDocumentação Técnica da TRANSPETRO
Digitalização e Preservação de AcervoDocumentação do EmpregadoDocumentação Técnica em Papel
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ReferênciasReferências
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AVEDOM, Don M. Tecnologia de Documentos: Definições e descrições. São Paulo. CENADEM, 2001 BALDAM, Roquemar de Lima. GED: Gerenciemnto Eletrônico de Documentos. São Paulo. Érica, 2004 CRUZ, Tadeu. Workflow: A tecnologia que vai revolucionar processos. São Paulo. Atlas, 1998. KUBIÇA, Stefano. Curso Conceitos e Aplicações da Certificação Digital, Rio de Janeiro, 7 de julho de 2005 VIEIRA, Conceição M. Sande. PETROBRAS In:Curso de GED, Salvador, 9-13 mai. 2005. www.ged.net.brwww.aiim.org