COMUNICACIÓN INTERNA -...

COMUNICACIÓN

INTERNA

Profesora: Esmeralda López Alonso

COMUNICACIÓN INTERNA

1. ¿Qué es la Comunicación Interna?.

2. Principios de la Comunicación Interna.

3. Objetivos de la Comunicación Interna.

4. Flujos principales de la Comunicación Interna

5. Funciones principales de las RR.PP.

6. Casos prácticos

¿Qué es la Comunicación Interna?

La comunicación interna es aquella que se desarrolla en el interior de una determinada organización.

Es una herramienta fundamental en la gestión empresarial que pretende obtener la máxima rentabilidad del factor humano, es decir: una imagen positiva y un clima adecuado.

Es un conglomerado de dispositivos de gestión encaminados a promover la comunicación de una empresa con su propio personal, tratando de organizar sus relaciones de trabajo o de promover su cohesión interna y rendimiento.


Los expertos coinciden en que la comunicación interna debe reunir una serie de requerimientos. Ha de ser útil para el que la recibe, comprensible, completa, puntual, oportuna y que respete unos principios éticos.

Para una empresa es fundamental que el empleado o trabajador:

Se sienta orgulloso y valore el trabajo realizado.

Contagie ilusión a los que le rodean y se comprometa con la empresa.

Entienda que lo que cada uno hace, afecta a los demás y por consiguiente, a la empresa.

Comprenda y respete la filosofía y cultura de la empresa y actúe en consecuencia y de forma coherente.


Ubicación de la comunicación interna

La gestión de la comunicación interna suele hacerse

habitualmente desde el área de Recursos Humanos aunque, a

veces, llega a depender del Departamento de Marketing. Sin

embargo, lo ideal es que alcance su pleno desarrollo y

expansión a través de la Dircom.

Dependiendo de la dimensión de la empresa, del sector donde

ésta opera, de las circunstancias que la rodean, puede

asegurarse que el comité de empresa desconfía de esta

herramienta si no se gestiona con absoluta profesionalidad,

transparencia y honestidad.


Ubicación de la comunicación interna

Muchas veces los trabajadores suelen conocer lo que

acontece a su empresa a través de los medios de

comunicación, sin ninguna explicación por parte de su

dirección.

Cuando la comunicación interna es gestionada por la

dirección de RR.HH. suele tener una orientación,

fundamentalmente dirigida a la visión laboral, comunicaciones

relacionadas con los empleados, motivación y formación.

Principios de la Comunicación Interna

Distinguir entre información y comunicación.

Una actitud proactiva de la alta dirección.

Proyectar la imagen intencional de la compañía a través de la comunicación interna.

Garantizar la coherencia entre la comunicación interna y externa.

Revalorizar la comunicación interna extendiéndola más allá del ámbito de la compañía.

Objetivos de la Comunicación Interna

Implicar a la organización en el desarrollo de su visión estratégica.

Proyectar una imagen positiva.

Equilibrar la información descendente, ascendente y transversal.

Implicar al personal en el proyecto de la empresa.

Consolidar un estilo de dirección.

Favorecer la adecuación a los cambios en el entorno.

Flujos principales de la Comunicación

Interna

El vector descendente

Es el que se produce desde un nivel superior a otro

inferior, como instrumento clásico de dirección típico de

la organización jerárquica y de los procesos de autoridad.

En las grandes organizaciones es normalmente lenta y

sufre riesgos de distorsión a medida que va descendiendo

por los distintos escalones jerárquicos.

Por ello, es muy importante contar con sistemas de feed-

back y de control que permitan asegurarse de que la

información es captada de forma correcta.

Flujos principales de la Comunicación Interna

Problemas que dificultan la comunicación descendente

1) Sobrecarga informativa: Es un fenómeno que surge cuando los

empleados se ven desbordados por una cantidad ingente de órdenes,

comunicados, boletines, cartas, etc. En tales circunstancias muchos

subordinados se niegan a asimilar el alud de mensajes que reciben y

establecen un sistema selectivo de recepción informativa. En

consecuencia, algunos mensajes importantes se olvidan.

2) Falta de confianza personal: La falta de confianza en los superiores

jerárquicos. Cuando ello sucede, la información se obstaculiza o se

bloquea y se llevan a cabo acciones para boicotear la circulación de los

mensajes o para retener su contenido.

3) Inoportunidad de la información: La información debe difundirse en el

momento en que presente un beneficio para todos los estamentos de la

organización.


Resumiendo, los problemas más comunes que afectan a la

comunicación descendente son:

Confianza excesiva en la comunicación escrita y en las tecnologías

como medios de transmisión informativa dentro de la empresa.

Déficit en el número de interacciones cara a cara.

Sobrecarga o insuficiencia informativas.

Cantidad suficiente de mensajes, aunque calidad baja de sus

contenidos.

Bajo nivel de confianza en los superiores jerárquicos.

Inoportunidad del mensaje

Instrumentos de Comunicación Interna

Revista interna

Se adjunta documento


Manual de Acogida

Dirigido a los nuevos empleados que se incorporan a la compañía, su objetivo es crear un contexto inicial positivo. Suele ser remitido a cada nuevo empleado con una carta del presidente de la compañía dándole la bienvenida a la organización.

El manual de acogida tiene tres partes:

La carta de identidad, que contiene cuatro apartados informativos relativos a:

La historia de la organización.

La visión estratégica.

Su misión.

El proyecto empresarial vigente.

El diseño funcional y orgánico de la compañía.

Una descripción sucinta de la cultura corporativa.


Reglamento de Régimen Interior. Habitualmente contiene:

Normativa laboral.

Política retributiva (sueldos, gratificaciones, sistema de antigüedad,

pluses, ayudas, dietas y anticipos)

Servicios médicos de empresa (funcionamiento, prestaciones

cubiertas, y cotizaciones a la Seguridad Social).

Formación y promoción (posibilidades, criterios, cursos para

acceso a cargos...)

Vacaciones (duración, facilidades para estancias en residencias de

empleados, normativa, ...)

Varios (traslados, excedencias, permisos especiales, servicios

sindicales...)


Tablones de anuncios: Depende de la estructura u organización de la empresa. Es la forma más tradicional de hacer que un mensaje llegue a un gran número de personas, rápidamente y a bajo coste. Los Comités de Empresa los utilizan para dar cuenta a sus compañeros de la marcha de las negociaciones en un Convenio Colectivo, acuerdos colectivos, etc. En algunas empresas los viejos paneles de corcho han sido sustituidos por paneles electrónicos que facilitan una información que llega con mayor facilidad a los trabajadores.

Eventos internos (reuniones de grupo, masivas o informativas).

En muchas compañías se celebra una reunión o convención anual, a la que asisten todos los empleados. Es un pretexto para premiar a una trayectoria profesional o a empleados destacados, entregar incentivos por sugerencias o mejoras en los procedimientos, etc. Otras empresas combinan lo anterior, haciéndolo coincidir con el período de navidad, que facilita la distensión. En estas celebraciones especiales los Directores de División de muchas empresas aprovechan para presentar sus objetivos anuales del año próximo. En las comidas o cenas se obsequia a los asistentes con un regalo significativo. En colaboración con el departamento de RR.HH. también las empresas celebran la navidad de una forma particular con los hijos de los empleados con una fiesta donde los Reyes Magos o Papa Noël cobran un protagonismo especial


Reuniones de ciclo (staff meetings o kick off)

Se celebran en periodos mas cortos de tiempo y van dirigidas principalmente a la fuerza de ventas. En ellas se definen o modifican los objetivos y se hace balance de la situación comercial que afecta a la reunión (son las denominadas (“didits and goforits” – “logros y adelante”). También se presentan argumentarios, promociones y procedimientos para llevar a cabo el trabajo de las diferentes unidades de negocio. A veces este tipo de reuniones, que son organizadas desde la propia compañía, cuentan con el apoyo de una empresa especializada en outdoor training que procura darle un aire más lúdico a la reunión. Estos eventos incluyen habitualmente charlas, debates, conferencias, cenas y comidas.

Prevención y seguridad: La acción preventiva en los centros fabriles es percibida de forma positiva, no sólo por los propios trabajadores expuestos a riesgos, sino por la comunidad en su conjunto. La inversión en seguridad laboral es rentable, así como la adaptación a los requisitos de seguridad exigibles según la legislación vigente. El objetivo en cualquier caso debe apuntar a reducir el número total de accidentes laborales por debajo de la frecuencia general, que mide el número de incidentes por cada millón de horas trabajadas, así como la reducción del índice de gravedad que señala los días de trabajo perdidos por cada mil horas trabajadas.


Reuniones con el comité de empresa: La transmisión de informaciones

en ambas direcciones detecta y valida, en algunas ocasiones, la

temperatura laboral de la compañía.

Videoconferencias: Son útiles si la dimensión de la empresa o la

dispersión geográfica de las sedes no permite otro tipo de reuniones.

Evita desplazamientos y se puede comunicar con un gran número de

empleados al mismo tiempo. Algunas empresas utilizan el procedimiento

de la teleconferencia (call conference) que suelen realizar

semanalmente.

Cartas y memorandums: Van cayendo en desuso, aunque se utilizan por

RR.HH. Para correspondencia oficial con el empleado (notificaciones,

citaciones, etc)


Balance social: Es una publicación de carácter anual, que tiene como objetivo facilitar a

los empleados toda la información referente a las estrategias y proyectos, resultados

económicos, así como determinar la filosofía empresarial y su proyección en el entorno

social de la empresa. Como contenido indicativo puede establecerse el siguiente:

Organización general. Incluye los logros más significativos del periodo, así

como una carta-comunicación del máximo responsable de la organización.

Estadísticas del personal. Distribución de la plantilla por grupos laborales,

zonas geográficas, sexo, edades, etc.; datos de movilidad laboral por traslados

o promociones, número y características de los cursos de formación,

prestaciones sociales, etc.

Recursos técnicos disponibles. Unidades de fabricación o ventas realizadas en

el ejercicio; lanzamiento de nuevos productos o servicios; innovaciones en

equipamientos o en procedimientos de trabajo, etc.

Entorno social. Marco en el que se desarrolla la actividad de la empresa;

influencia de la misma en su entorno; perspectivas, etc.


Correo electrónico: El e-mail se utiliza diariamente por los empleados, y

mediante él se realizan la mayoría de intercambios de información, tanto

envío de archivos, anuncios de reuniones, o informaciones de cualquier tipo

(nombramientos, despedidas, nuevos productos, etc.). Sustituye al correo

interno (convencional), dotándole de mayor rapidez y capacidad de

respuesta. Ha desplazado de forma casi definitiva al fax. El inconveniente es

que muchos empleados o trabajadores no poseen dirección de correo

electrónico.

Herramientas específicas de comunicación: Bases de datos con

informaciones detalladas sobre proyectos de ejecución, información de los

clientes, consultores o personal involucrado, acciones realizadas,

documentos de marketing corporativo,.. Esta herramienta de gestión

proporciona información detallada de productos y servicios, pero también

aspectos directamente relacionados con la comunicación, como campañas

en el mundo, plantilla para presentaciones o eventos, etc.


Programas de formación y reciclaje: Normalmente un plan de formación

plasma la voluntad de la dirección de la empresa en construir un proyecto

empresarial en el que los recursos humanos estén preparados para hacer

frente a cualquier reto. Las universidades corporativas se han convertido en

una opción para formar a los empleados de grandes empresas. Se trata de

aglutinar en un centro todos los cursos destinados a mejorar la capacidad y

habilidades de los empleados.

Desarrollo profesional: Conectado con el punto anterior, recoge aquellas

acciones formativas específicas dirigidas a facilitar la promoción profesional

de los empleados o trabajadores. Se conoce también con la denominación

de “Planes de carrera”.

Sesiones de “puertas abiertas”: Suele estar dedicado a las familias o

allegados de los trabajadores, para que puedan compartir un tiempo en las

instalaciones o dependencias de la compañía.


Cartas del presidente:

Son comunicaciones personalizadas del primer ejecutivo de la compañía a todos los empleados con motivo de circunstancias especiales como:

Promoción de categoría.

Reconocimientos profesionales de la memoria anual de los empleados.

Felicitación del aniversario.

Despedida de la compañía con motivo de la jubilación.

El objetivo de estas cartas es incrementar el nivel de identificación con la presidencia y reforzar su liderazgo a través de una comunicación personalizada y permanente. El presidente, mantendrá comunicación epistolar sobre temas sectoriales con determinados públicos internos, como representantes sindicales, directivos...


Módulos de formación.

Su objetivo es difundir la identidad y transmitir los valores de la cultura corporativa incluyendo estos módulos en todos los seminarios y cursos de formación y especialización técnica que sigan los empleados de la compañía.

Son módulos enlatados que pueden editarse en soporte audiovisual para favorecer su difusión, aunque siempre deben ser expuestos por la persona de la compañía que se encargue de la formación funcional. Sus receptores son todos los miembros de la organización que reciban formación en la propia compañía.

Manual de procedimientos.

Su objetivo es favorecer la operatividad funcional y el desempeño ofreciendo pautas de procedimiento muy formalizadas, especialmente en los casos en los que se produce una comunicación con el exterior.

Los manuales de procedimiento pueden prepararse de acuerdo a grupos de tareas de similar naturaleza. Ej: Comunicación telefónica.

Los manuales de procedimientos deben incluir, asimismo, instrumentos de autoevaluación y un canal de respuesta para resolver dudas sobre el desempeño. Sus receptores son los directivos, línea de mando y empleados de la compañía.


Periódico electrónico.

El periódico electrónico se distribuirá diariamente por intranet, utilizando la red propia de la compañía. Sus contenidos, que podrían ser muy variados, suelen limitarse sin embargo al dossier de prensa y a ciertas informaciones breves y poco elaboradas que la dirección de comunicación o de RR.HH. decida introducir por considerarlas de interés.

Videorrevista de empresa.

Su objetivo es ofrecer información corporativa y que ésta traspase los límites de la compañía y llegue, fundamentalmente, al entorno familiar de los empleados.

Su periodicidad puede ser cuatrimestral –enero, mayo y septiembre- y se distribuirá inmediatamente después de los periodos masivos de vacaciones.

La duración, que puede ser variable, oscilará entre los 20 y 30 minutos, y su estructura de contenidos estaría dividida en secciones donde se recogerían noticias corporativas, el trabajo cotidiano de equipos profesionales de la compañía, algunas intervenciones muy sintetizadas de directivos y del resto del personal..., pero también informaciones y reportajes de carácter general y, en cualquier caso, con un lenguaje audiovisual atractivo y muy profesional.


Notas de obligada respuesta.

Las notas de obligada respuesta tienen como objetivo satisfacer y analizar la demanda informativa en otros ámbitos diferentes a la unidad de comunicación interna y, como su nombre indica, deben ser respondidas obligatoriamente por el destinatario.

La implementación de un sistema de notas de obligada respuesta exige cumplir dos requisitos.

- Determinar cuáles serán los ámbitos concernidos dentro de la compañía.

- Facilitar el acceso (impresos normalizados, correo electrónico.)

Reuniones de integración.

Se trata de reuniones de periodicidad trimestral cuyo objetivo principal es ahondar en el sentido de pertenencia a la corporación. Son iniciadas por el primer o segundo ejecutivo de la entidad, continuadas por los directivos de primer nivel y seguidas en cascada por el resto del personal directivo a todos los empleados.

En ellas se transmiten mensajes básicos (comunicación institucional nacida en el seno de los comités de dirección o de comunicación interna) y se analizan datos relevantes, como objetivos, resultados económicos, evolución del negocio, entorno, mercado, actuaciones a corto y medio plazo, etc.


Reuniones de trabajo.

Son reuniones periódicas, dirigidas por los directivos de primer nivel, sobre temas propios de sus áreas, tales como objetivos, oportunidades, realizaciones, problemas, etc.

La información a transmitir es preparada por los propios directores de área con sus respectivos equipos en contacto con la unidad responsable de la comunicación interna de la compañía.

Se destina la primera parte de la reunión a informar o introducir temas generales de la empresa que se consideren de interés para los empleados (mensajes clave, novedades, etc.), originados en el comité de dirección o en la unidad de comunicación interna, como concreción y avance de los mensajes básicos de reuniones de integración.

El objetivo es crear transparencia y fomentar la comunicación ascendente y descendente, debiendo llegar “en cascada” desde las direcciones de área a todos los empleados. Debe constituir además el canal básico para recoger y transmitir hacia arriba lo que piensan los trabajadores.


Reuniones de equipo.

Son reuniones en relación con temas propios de grupos de mejora, grupos interáreas, etc. Esta comunicación colateral u horizontal pretende, además, mejorar la comunicación y el intercambio de conocimientos entre las diferentes áreas de la organización, fomentando las relaciones personales, y compartir experiencias y objetivos.

Tanto las reuniones de integración como las de trabajo se realizaran a partir de una información básica preparada por la unidad de comunicación interna, ampliada con información específica del área o unidad particular.

Las convocatorias de realización de estas reuniones, con el resumen de tema tratados, así como los comentarios más significativos recibidos, se trasladarán a la unidad de comunicación interna de la compañía, ya que constituye el elemento básico de medida de la penetración de la comunicación en las diferentes áreas y un buen canal de recepción de las inquietudes y sugerencias que se plantean.


Grupos de Mejora.

Son grupos reducidos de personas (entre cinco y diez) que se reúnen voluntariamente y con periodicidad (una hora, en 3 o 4 ocasiones por mes) de acuerdo a un sistema previamente acordado con la empresa y coordinados por un líder elegido previamente, para analizar situaciones y problemas concretos encontrados en el trabajo cotidiano y proponer soluciones igualmente concretas.

Aunque su utilización en la vida de las empresas está mucho más ligada a los programas de calidad, constituyen también eficaces instrumentos de comunicación interna, sobre todo como forma para evaluar la demanda informativa y la propia eficacia de la comunicación interna.


Línea directa (línea telefónica).

Es un servicio de recogida de demandas de información que surjan de cualquier persona de la organización. Su difusión es individual y a ella tienen acceso todos los empleados.

Los criterios a seguir para que la línea directa interna sea eficaz son pocos pero precisos:

Las respuestas deben ser rápidas, coherentes y concretas.

Siempre que sea posible debe ser la persona que posea la información la que conteste, y si es el mando intermedio de la persona que ha formulado la pregunta, mucho mejor.

Es imprescindible conseguir credibilidad.

La información recibida debe ser almacenada y procesada.


Intranet

Una intranet es una red corporativa de información, con las mismas propiedades que internet, que integra las personas, los procesos y las informaciones de una empresa.

Diferencia entre Internet e Intranet

Internet Intranet

Los paquetes son públicos Los paquetes son privados

El coste no siempre puede controlarse

El coste siempre está controlado

Gestión complicada Gestión de empresa

Políticas débiles Políticas fuertes

Fuerza difuminada Fuerza concentrada

La organización no la controla completamente

Firme control empresarial


Intranet

1. Incrementa la productividad a través de un mejor acceso a la información:

Permite un acceso individual a una plataforma independiente.

Es fácil aprender y simple de extender.

Posibilita la incorporación de información externa en el mismo entorno integrando informaciones de distintas fuentes.

Facilidad para su publicación.

Acceso a bases de datos.

Información y formación just in time.


Intranet.

2. Es una canal eficaz para fomentar la colaboración en el seno de la empresa:

Permite compartir documentos y otras herramientas de trabajo.

Es el soporte virtual para grupos de trabajo separados físicamente.

No tiene restricciones de plataformas o redes.

Presenta la información en formatos adecuados.

3. En la actualidad constituye el sistema de gestión de la información más eficaz porque:

Jerarquiza la información.

Da coherencia y cohesión a los contenidos.

Facilita la actualización de esos contenidos.

Permite segmentar y personalizar la comunicación.

Es un canal informativo seguro.


Interna

El vector ascendente

Es el que se produce desde los subordinados a los superiores.

Este tipo de comunicación es de índole democrática y

participativa.

Los temas y actividades que abarca la comunicación

ascendente son: asesoramiento, planteamientos acerca de

sistemas de discusión de temas que atañen al día a día de la

empresa, sugerencia y quejas, transmisión de estados de

opinión de los subordinados, cartas de los empleados,

reuniones conjuntas dirección-empleados, etc.


Interna

El vector ascendente.

La importancia de la comunicación ascendente se atribuye a los motivos

siguientes:

Indica el grado de receptividad y comprensión de las comunicaciones descendentes.

Estimula la participación de los empleados en aquellos procesos de toma de

decisiones que requieran su intervención, lo que da un sentido democrático a la

función decisoria.

Facilita, asimismo, la aceptación de las decisiones ya tomadas por los superiores

jerárquicos.

Estimula la presentación de ideas valiosas.

Satisface las necesidades humanas de valoración personal y autoestima de los

subordinados.

Canaliza la tensión emocional y las presiones inherentes al desempeño de las

funciones laborales.

Fomenta la moral, las actitudes positivas y la integración del personal en la empresa.


Interna

Problemas que dificultan la comunicación ascendente

1) La cortina escalar: Expresión utilizada por K. Davis para aludir a las dificultades, tanto de índole personal como jerárquica, de ciertos subordinados cuando deben dirigirse a sus superiores. La superación de estas barreras depende, en gran parte, de la actitud que ellos adopten.

1) La filtración positiva de la información: El mecanismo hace referencia al hecho de que ciertos subordinados tienden a enviar mensajes a las redes ascendentes tanto para mejorar su prestigio como para incrementar su credibilidad y, de este modo, intentar mejorar su posición y condiciones laborales.


Programas-Diálogo: Es un canal de comunicación que permite a cualquier

empleado trasladar sus preocupaciones, quejas, ideas o inquietudes hasta

los niveles más altos de la Dirección, con absoluta garantía de

confidencialidad.

Buzón o programas de sugerencias: con él se invita a todos los miembros

de la organización a proponer cualquier mejora. En algunas empresas cada

sugerencia es analizada por el departamento correspondiente (a veces un

comité nombrada ad hoc), que evalúa su grado de aplicabilidad y

periódicamente se premian las mejores, en sus diferentes categorías.

Respecto a las dificultades que esta herramienta puede representar

citaremos las siguientes:

Tendencias individualistas del trabajador.

Desconfianza o recelos.

Susceptibilidad de los mandos intermedios.


Encuestas de clima o satisfacción laboral: con ellas la empresa puede conocer el índice de satisfacción de sus empleados con aspectos relacionados directamente con su puesto de trabajo (ambiente laboral, relación con los mandos, retribución, carga de trabajo, etc.) y también con su grado de identificación con la misión, valores y cultura corporativas. Las empresas más valientes comunican a sus empleados los resultados obtenidos a través de reuniones que convoca RR.HH. Las encuestas de clima laboral persiguen, además, dos objetivos:

Ayudar a la empresa a conocer los temas que más preocupan a sus empleados.

Saber cuáles son los canales por lo que más frecuentemente reciben la información.

Acción Sindical

Rotación del Personal, absentismo y retrasos: En algunas empresas este apartado puede proporcionar una perspectiva diferente e cómo se está gestionando a las personas de una división o área de negocio.


Círculos de calidad y grupos de mejora: Reunión periódica de un reducido número de mandos y personal para buscar conjuntamente solución a problemas cotidianos que les conciernen. Los grupos que se organizan reflexionan acerca de la empresa, sus productos o actividades y formulan propuestas que se transmiten a la alta dirección. Entre los beneficios de esta herramienta destaca:

Aumento de orgullo de pertenencia.

Mejora de las relaciones con los empleados entre sí.

Vivencia colectiva de progreso.

Aumento de la productividad.

Entrevistas (de queja, dimisión...): Las entrevistas constituyen una manera de resolver dudas y problemas existentes, así como de detección de expectativas e insatisfacciones. Sin embargo, está poco explorado el campo que ofrecen, por ejemplo, las entrevistas de dimisión y “punto final”, donde la persona que se va de la empresa puede proporcionar una infomación valiosísima.


Rumores

Recorridos por el lugar del trabajo: consiste en paseos por los

despachos y departamentos, saludando a los empleados y

colaboradores pero no con una intención policial o de control,

sino de acercamiento y amistad.


Vector horizontal

Es la efectuada entre personas y departamentos que se encuentran en niveles jerárquicos similares.

Las tres funciones que cumple la comunicación horizontal son:

La coordinación de tareas: Los jefes de distintos departamentos pueden celebrar encuentros periódicos para decidir cómo contribuirán las diversas divisiones que dirigen a alcanzar los objetivos comunes que persigue la organización.

El intercambio de información: El intercambio de datos propios de departamentos distintos para conseguir metas comunes.

Resolución de conflictos: Se trata de una actividad de suma importancia, pues su objetivos es generar un clima favorable, en el que las relaciones humanas funcionen de manera óptima. Una manifestación de esta función son las reuniones celebradas por los responsables de distintos departamentos de la empresa para solventar las diferencias personales que puedan surgir en el transcurso de su quehacer laboral.


Vector horizontal

Canales que suele emplear:

Reuniones y/o videoconferencias

Informes, cartas

Memorandums

Teléfono o fax

Correo electrónico

Periódicos o revistas de empresa

Comisiones de estudio y equipos de trabajo.


Problemas que dificultan la comunicación horizontal

1)La rivalidad y desconfianza interpersonales: Hoy en día, la competitividad es

un rasgo de la personalidad potenciado, de forma explícita o implícita, en

muchas organizaciones. Este hecho alienta la desconfianza y la rivalidad y

explica que los sujetos tiendan a no compartir información. Muchas personas

que poseen determinados datos los utilizan en beneficio propio como un

instrumento tanto para alcanzar prestigio como para hacerse con el poder.

Otro factor agrava más el problema: la rapidez que preside la dinámica

organizacional , enfrentada a los entornos inestables de hoy en día, impide

que los miembros de la empresas dispongan del tiempo necesario para

conocerse a fondo y generar relaciones de confianza mutua.



2) La especialización funcional: El carácter complejo de las organizaciones

modernas obliga a dividirlas en compartimentos funcionales, integrados

por un personal altamente especializado. Esta especialización, que se

expresa en la idea de “saber mucho de muy poco” tiene una

contrapartida: los sujetos se enfrentan con notables dificultades para

alcanzar una percepción globalizada de la realidad. Tal circunstancia

afecta a la actividad comunicativa, pues los componentes de un área

funcional suelen tener problemas para entender, en toda su dimensión,

la realidad de otras áreas de trabajo. Todo ello puede desencadenar

continuas discusiones entre los miembros de estos departamentos,

lógicamente dependiendo del perfil psicológico de los mismos, ya que

cada uno se cree en posesión de la verdad absoluta, y como no

entiende la realidad de los demás, intenta imponer sus criterios por

todos los medios.



3) Ausencia de motivación: Generalmente, los superiores

jerárquicos no suelen estimular la práctica de la comunicación

horizontal. Los directivos creen que poseyendo el dominio

informativo se controla mejor la conducta de las bases y, por lo

tanto, si aumenta la comunicación horizontal, su poder puede

verse mermado.


El vector transversal

Es la comunicación de cualquier director a cualquier empleado.

La comunicación transversal para tener éxito debe basarse en:

Máxima valoración de los reconocimientos individuales y

colectivos.

Línea general de actuación comunicativa orientada hacia la

calidad total.

Creación y desarrollo de un sistema de visualización de los

resultados y los procesos corporativos.


Las Redes Informales

Es la comunicación que no sigue los circuitos “oficiales” de la

organización, sino que fluye de forma espontánea en el curso

de las interacciones cotidianas de su personal, recibe el

nombre de informal.



Las características de esta comunicación son:

Los grapevine (comunicación confusa, cladestina) se difunden con gran

rapidez: Debido a que los grapevine no siguen los canales de difusión

estandarizados y poseen un poder de transmisión más personal, el mensaje

se mueve a la velocidad deseada por los comunicantes.

Los grapevine son exactos: A pesar de que muchos expertos destacan las

distorsiones comunicativas que se producen en los grapevine, otros autores

defienden el carácter fidedigno de la comunicación informal. Se puede decir

que la exactitud media de los grapevine es bastante notable, pero cuando

circulan a través de contextos dominados por la ansiedad y la excitación o

su contenido resulta de gran importancia para los afectados, la información

que difunden puede quedar gravemente deformada.



Los grapevine contienen mucha información: Los grapevine ofrecen una

red óptima para difundir ciertos mensajes difíciles de transmitir a través de

las redes formales. Otra ventaja de la comunicación informal viene

determinada por el enorme feedback que proporciona a los superiores e

relación con los sentimientos de sus subordinados.

Los grapevine se arraciman: La información a medida que envejece y se

incrementa el número de personas que la conocen, se ve sometida a una

muerte gradual, debido a que aumentan los que la reciben y no la repiten.

Aquellas personas que contribuyen activamente a la propagación del

mensaje serían los enlaces y quienes reciben información pero la

transmite pobremente o no la transmiten reciben el nombre de aislados.

Funciones de las relaciones públicas

Fase de ingreso reclutamiento

El reclutamiento es un conjunto de procedimientos que tienden a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de una organización.

Básicamente es un sistema de información por medio del cual la organización divulga y ofrece al mercado de recursos humanos oportunidades de empleo que pretenden llenar.

El servicio de relaciones públicas debe asesorar en:

Diseño de folletos sobre la organización.

Establecimiento y mantenimiento de relaciones con fuentes de reclutamiento, como instituciones educativas, bolsas de trabajo, asociaciones y colegios profesionales.

Organización de visitas a la institución por grupos de estudiantes.

Organización de conferencias en centros educativos.

Redacción y colocación de anuncios para reclutamiento en periódicos o medios de comunicación.



Entrevistas de preselección y selección

Debemos tener en cuenta que estas primeras entrevistas constituirán uno de los medios por los cuales el personal recibirá sus primeras impresiones directas sobre la organización y que la primera impresión suele ser la que más perdura. Relaciones públicas podrá asesorar, sugiriendo la política que norme la forma de establecer estas primeras comunicaciones con el personal, para causarle una buena imagen que siempre deberá basarse en la realidad.

Hay que considerar que aun cuando el aspirante no sea contratado, debemos preocuparnos porque se lleve una imagen cierta y buena de la organización.



Introducción o inducción

Se refiere a que el servicio de relaciones públicas debe asesorar en las comunicaciones iniciales con el personaje de nuevo ingreso y en el diseño del manual de bienvenida; a través de esto se debe dar al personal;

bienvenida;

información general sobre la organización, como sus objetivos y lo que produce;

presentación con su jefe inmediato y compañeros en general, y

orientación sobre prestaciones, horarios de trabajo y normas principales a cumplir.


Fase de permanencia o servicio

Desarrollo de personal: capacitación o entrenamiento y promociones:

a)En cuanto a la capacitación o entrenamiento, asesora en lo concerniente a organización de cursos y conferencias y promoción de éstos entre el personal.

b)Respecto a las organizaciones, debe procurarse la calificación de méritos para así determinar los ascensos, contribuir a demostrar el interés de la organización por el empleado como ser humano.

c)Envío de cartas de felicitación a las personas que han sido ascendidas y a la difusión entre el resto del personal y otros público, cuando el caso así lo requiera.

Relaciones laborales

Son funciones relativas a las relaciones exclusivamente entre el patrón y el sindicato. Se debe tratar de establecer relaciones armónicas entre el patrón u organización del personal; entre los jefes y subordinados y entre todo el personal, conciliando los intereses de este último y de la organización.


Fase de permanencia o servicio

Servicios al personal

Asesora en el establecimiento de prestaciones al personal y su difusión

entre el mismo.

La organización de concursos, premios, congresos, etc. Relaciones

públicas junto con recursos humanos organizará actividades sociales

diversas, eventos culturales o inauguración de sucursales.

Administración de sueldos y salarios

Esta área contribuye a crear un clima de confianza entre el personal para

que coopere de buena gana en la realización y modificación del análisis y

valuación de puestos. También asesora en lo referente a las relaciones

con el sindicato, a fin de que acepten y brinde todo su apoyo al empleado

y al trabajador.


Fase de egreso

Encontramos en esta fase uno de los momentos de separación de la empresa con el empleado pero no la relación que existe entre ellos. Se puede dividir esta fase en dos grandes secciones; despido y renuncia.

Despido

En esta sección se tiene que tomar en cuenta diversos factores que pudieran alterar el orden de los empleados por lo cual al hablar de la sección personal con el empleado despedido también es importante que recursos humanos tenga una entrevista con él, en la que se tendrá en cuenta:

- Saber y hacer saber al empleado cuándo será despedido, con el tiempo prudente para que él pueda hacer los movimientos pertinentes para su salida de la compañía;

- dar al empleado despedido una explicación del porqué de su salida de la empresa (no alterando la percepción de la compañía).

- retribuir los beneficios que le corresponden, debidamente estipulados por ley.


Fase de egreso

Funciones de administración de recursos humanos

En esta última fase de la relación laboral, el departamento de recursos humanos debe ayudar a la moral del resto de personal y también del despedido.

A éste deberá tratársele lo más cordialmente posible, pagándole indemnizaciones que le correspondan en su caso. Asimismo, se le deberá comunicar el tipo de referencias que la organización está dispuesta a dar acerca de él cuando se le soliciten.

Renuncia

Esta forma de separación de personal es también muy importante para la imagen de la organización, por las mismas razones citadas para el despido.

También en el caso de renuncia es recomendable que relaciones públicas asesore a la función de administración de personal en la realización de una entrevista de separación y haga, si es posible, otra entrevista. En ambos casos la entrevista buscará los siguientes objetivos:

- Que el empleado se separe de la organización en la forma más cordial posible y se lleve una imagen verdadera y positiva de la empresa.

- En caso de que así convenga a la organización y al empleado, la entrevista también puede tener como objetivo lograr que el renunciante cambie de parecer si solucionamos los problemas que motivaron la presentación de su renuncia.

La comunicación interna,

vista con buen humor

DEL DIRECTOR GENERAL AL GERENTE DE DIVISIÓN

El viernes próximo, alrededor de las 5 de la tarde, aparecerá el Cometa Halley en esta zona. Se trata de un evento que ocurre cada 78 años. Por favor, reúna a todos los trabajadores en el patio de la fábrica, con cascos de seguridad, que allí les explicaré el fenómeno. Si estuviera lloviendo, no podremos ver este raro espectáculo a ojo descubierto. En tal caso, todos deberán dirigirse al comedor donde se exhibirá un documental sobre el cometa Halley.



DEL GERENTE DE DIVISIÓN AL DIRECTOR DE

RR.HH.

Por orden del Director General, el viernes a las 5 de la

tarde aparecerá sobre la fábrica, si llueve, el cometa

Halley. Reúna a todo el personal con cascos de

seguridad y llévelos al comedor, donde tendrá lugar un

raro fenómeno que sucede cada 78 años a ojo desnudo



DEL DIRECTOR DE RR.HH. AL JEFE DE PERSONAL

A solicitud del Director General, el científico Haley, de

78 años de edad, aparecerá desnudo en el comedor de

la fábrica, el próximo viernes a las 5 de la tarde usando

casco de seguridad; pues será presentado un

documental sobre el problema de la lluvia y el Director

hará la demostración en el patio de la fábrica.



DEL JEFE DE PERSONAL AL JEFE DE TURNO

El viernes a las 5 de la tarde, el Director, por primera

vez en 78 años, aparecerá en el comedor para firmar el

documental “Haley Desnudo”junto al famoso científico

y su equipo. Todos deben presentarse con casco de

seguridad porque el documental tratará de la seguridad

en condiciones de lluvia.



DEL JEFE DE TURNO AL JEFE DE BRIGADA

Todo el mundo, sin excepción, deberán presentarse desnudos con los agentes de seguridad de la fábrica, en el patio de la misma, este viernes a las 5 de la tarde. El Director vendrá acompañado de Jaley, un artista muy famoso y su grupo, que mostrarán el documental “Bailando bajo la lluvia”. En caso de que llueva de verdad, hay que ir para el comeor usando cascos de seguridad. Esto ocurre cada 78 años.



AVISO COLGADO EN EL MURAL DE LA FÁBRICA

El viernes cumple el director general 78 años, por lo cual se suspenderán las actividades habituales para que todo el mundo, sin excepción, acuda a la fiesta que tendrá lugar en el comedor a las 5 de la tarde con el grupo Jaley y sus cometas. Todos deben ir desnudos, usando condones de seguridad, porqué lloverá y se va a formar una tremenda movida en el patio de la fábrica.

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