Comunicação Empresarial na Prática Sandra Helena Terciotti Isabel Macarenco 1ª Edição| 2009 |
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Comunicação Empresarial na Prática
Sandra Helena TerciottiIsabel Macarenco
1ª Edição| 2009 |
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Capítulo 8
Comunicação escrita nas organizações
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Capada Obra
Capítulo 8Comunicação escrita nas organizações
• Para Izidoro Blikstein (1987), um texto poderá ser consideradobem escrito quando:
Obedecer às normas gramaticais;
Primar pela clareza, sem frases ou palavras que gerem duplo sentido;
Primar pela polidez do discurso, por meio de formas de tratamento adequadas ao interlocutor.
O que é necessário para escrever bem?
COMUNICAÇÃO ESCRITA
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Capada Obra
Capítulo 8Comunicação escrita nas organizações
• Outros aspectos que devem ser considerados:
Observar o tripé da comunicação escrita;
Usar o tipo de código adequado à comunicação escrita;
Evitar ruídos, redundâncias, pleonasmos e tautologias;
Saber “esfriar” a mensagem, ou seja, torná-la mais atraente e persuasiva.
O que é necessário para escrever bem?
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Capada Obra
Capítulo 8Comunicação escrita nas organizações
• Segundo Izidoro Blikstein, quem escreve deve procurar:
Produzir uma resposta correta;
Tornar seu pensamento comum;
Persuadir seu interlocutor.
• Principais motivos pelos quais a comunicação escrita pode não produzir a “resposta certa”:
Dificuldade de tornar o pensamento comum ao interlocutor;
Falta de aptidão ou habilidade para persuadir o interlocutor.
O que é constitui o tripé de comunicação escrita?
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Capada Obra
Capítulo 8Comunicação escrita nas organizações
• Código – conjunto de regras gramaticais por meio dos quais os signos se combinam para permitir a expressão e a comunicação entre os usuários de uma língua.
• Tipos de códigos:
Código aberto – apresenta mais de um significado e, consequentemente, mais de uma resposta para um mesmo significante, por isso, permite múltiplas interpretações.
Qual é o tipo de código adequado à comunicação escrita?
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Capada Obra
Capítulo 8Comunicação escrita nas organizações
Caso de código fechado
Código fechado – apresenta um único significado para cada significante e, consequentemente, uma única resposta;
É o que deve ser empregado nas comunicações escritas organizacionais.
Qual é o tipo de código adequado à comunicação escrita?
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Capada Obra
Capítulo 8Comunicação escrita nas organizações
• Ruídos– qualquer elemento que dificulte a comunicação e que não seja pretendido pelo emissor.
• Os ruídos podem ser causados pelos seguintes fatores:
Diferença de linguagem e de vocabulário entre o emissor e o receptor;
Diferença de repertório entre o emissor e o receptor;
Falta de sequência de raciocínio lógico;
Presença de ideias estereotipadas ou preconceituosas;
Uso de canais ou veículos (e-mails, memorandos, relatórios etc.) inadequados ao tipo de comunicação;
Uso de redundâncias; pleonasmos; clichês e tautologias.
O que são ruídos na comunicação escrita?
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Capítulo 8Comunicação escrita nas organizações
• É o conjunto de conhecimentos de determinada pessoa que é constituído por sua experiência de vida, grau de escolaridade, atividade profissional, pelos livros que leu etc.
Como o repertório pode comprometer a eficácia dacomunicação escrita?
• Quando o emissor não procurar conhecer bem o repertório do receptor de sua mensagem antes de iniciar seu texto.
O que é repertório?
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Capítulo 8Comunicação escrita nas organizações
• Caracteriza-se pela previsibilidade ou repetição do conteúdo da mensagem, podendo ocorrer espontânea ou intencionalmente.
O que é pleonasmo?
• Também é uma forma de redundância, como repetição de termos, que em certos casos, têm o objetivo de dar mais força ao texto.
• Existem dois tipos de pleonasmo:
pleonasmo vicioso
pleonasmo literário
O que é redundância?
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Capítulo 8Comunicação escrita nas organizações
• Pleonasmo vicioso – é caracterizado pela repetição desnecessária de um termo na frase. É normalmente definido como “excesso de palavra”.
• Exemplos:
A grande maioria deles (se é maioria, logo, é grande);
Cair um tombo;
Cursar um curso;
Sair para fora.
O que é pleonasmo?
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Capítulo 8Comunicação escrita nas organizações
• Pleonasmo literário – é o uso do pleonasmo como figura de linguagem para enfatizar algo em determinado texto com o propósito, por exemplo, de acentuar sua poeticidade e de aumentar sua força.
• Exemplos:
“E rir meu riso e derramar meu pensamento (Soneto da Fidelidade, de Vinicius de Moraes);
“Eu nasci há dez mil anos atrás.” (Música homônima de Raul Seixas)
O que é pleonasmo?
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Capítulo 8Comunicação escrita nas organizações
• Clichês – expressões que, por serem muito repetidas pelo povo, pela imprensa etc., tornam-se completamente banalizadas e perdem sua força original.
• Exemplos:
Agradar a gregos e troianos;
A hora da verdade;
Aparar as arestas;
Apertar os cintos.
O que são clichês?
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Capítulo 8Comunicação escrita nas organizações
• Tautologia – caracteriza-se pelo uso de palavras diferentes para expressar a mesma ideia.
• Algumas construções tautológicas que devem ser evitadas:
O que é tautologia?
Evitar Preferir
Abertura inaugural Abertura/Inauguração
Amanhecer o dia Amanhecer
A seu critério pessoal A seu critério
Com certeza absoluta Com certeza/Certamente
Comparecer pessoalmente Comparecer
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Capítulo 8Comunicação escrita nas organizações
• “Esfriar” uma mensagem – significa torná-la mais prazerosa e menos complexa, exigindo, portanto, menos esforço do leitor para compreendê-la e interpretá-la.
• Esquema classificatório para tornar compreensível as diferenças entre mensagens quentes e frias, proposto por Izidoro Blikstein (1987):
Como esfriar a comunicação escrita para torná-la mais atraente?
Mensagem quente Mensagem fria
Mais informação Menos informação
Mais definição Menos definição
Mais formalismo na linguagem Menos formalismo na linguagem
Mais rigidez Menos rigidez
Mais tensão Menos tensão
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Capítulo 8Comunicação escrita nas organizações
• Peças de comunicação classificadas como quentes:
Artigos científicos;
Dissertações de mestrado;
Livros técnicos;
Monografias;
Teses de doutorado
Como esfriar a comunicação escrita para torná-la mais atraente?
Mensagem quente Mensagem fria
Mais complexidade Menos complexidade
Demanda mais esforço Demanda menos esforço
Menos atraente Mais atraente
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Capítulo 8Comunicação escrita nas organizações
• Peças de comunicação classificadas como frias:
Revistas em quadrinhos;
Revistas femininas;
Programas de rádio;
Programas de televisão.
• A opção por mensagens quentes e frias dependerá dos seguintes fatores:
Objetivos que o emissor pretende alcançar com sua comunicação escrita;
Repertório do receptor da mensagem.
Como esfriar a comunicação escrita para torná-la mais atraente?
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Capítulo 8Comunicação escrita nas organizações
• Misturar signos linguísticos (letras, frases, parágrafos) a signos icônicos (gráficos de barra, gráficos de pizza, tabelas etc.).
• Como tornar a comunicação escrita mais atraente:
Considerar os objetivos da mensagem;
Considerar o repertório do leitor;
Esfriá-la;
Misturar signos icônicos aos signos linguísticos;
tornar sua decodificação menos linear e mais icônica.
Como esfriar a comunicação escrita para torná-la mais atraente?
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Capítulo 8Comunicação escrita nas organizações
• O que é necessário para elaborar mensagens eletrônicas bem escritas?
1. Refira-se às pessoas pelos nomes em vez de referir-se a elas por sua função ou cargo;
2. Trate primeiramente da ação e somente depois forneça a explicação;
3. Prefira a voz ativa à voz passiva analítica;
4. Informe ao leitor, de forma explícita e objetiva, o que deseja;
5. Prefira a ordem sintática direta (sujeito-verbo-complemento) em lugar da transposição ou inversão da ordem natural das palavras da oração;
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Capítulo 8Comunicação escrita nas organizações
6. Indique com precisão dados com números, valores e índices percentuais;
7. Também é desejável formular perguntas ao receptor de sua mensagem;;
8. Exerça a empatia e valorize a ação ou a participação do receptor de sua mensagem;
9. Evite clichês e empregue frases curtas;
10.Evite usar jargões ou linguagem técnica;
11.Elabore o texto na 1ª pessoa do singular;
12.Não use figuras retóricas (metáforas, comparações etc.);
13.Evite o “gerundismo” (ir+ estar + gerúndio).
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Capítulo 8Comunicação escrita nas organizações
• Saiba onde quer chegar
Antes de redigir uma carta, faça um esboço listando e organizando as principais ideias e argumentos.
• Características para elaborar uma carta:
Declarar a ideia principal;
Fornecer detalhes necessários;
Fechar com um pedido cordial para uma ação específica.
Cartas
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Capítulo 8Comunicação escrita nas organizações
• Como elaborar uma solicitação?
Comece pela solicitação;
Diga porque precisa da informação e qual o seu grau de urgência.
• Como comunicar boas notícias?
Utilize canais diretos da empresa;
Recomendações:
Tenha uma ideia clara do que deseja dizer e tente ser claro e objetivo;
Tenha em mente que está preparando o receptor de sua mensagem para algumas informações que virão a seguir.
Cartas
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Capítulo 8Comunicação escrita nas organizações
• Como tornar a leitura fácil e agradável?
Períodos e parágrafos curtos são mais fáceis de serem lidos;
Para enfatizar as ideias principais, sublinhe as sentenças ou enumere os pontos principais.
• Como redigir más notícias de forma indireta?
1. Suavize;
2. Indique as razões;
3. Dê a má notícia;
4. Faça um fechamento positivo.
Cartas
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Capítulo 8Comunicação escrita nas organizações
• Como redigir más notícias de forma direta?
1. Dê a má notícia;
2. Indique as razões;
3. Faça um fechamento positivo.
• Como ser criativo?
Quando tiver de apresentar algum problema ao chefe, procure vislumbrar e apontar soluções para resolvê-lo, demonstrando iniciativa e criatividade.
Cartas
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Capítulo 8Comunicação escrita nas organizações
• Procure elaborar um currículo que lhe permita ser o mais avançado dos concorrentes, a fim de alcançar seu objetivo;
• Construa o currículo a partir de suas competências, habilidades e atitudes.
Curriculum Vitae