Comunicacao em Projetos Virtuais
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Desafios da Comunicação Desafios da Comunicação
em Projetos Virtuaisem Projetos Virtuais
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Edna CamposEdna Campos
Gerente de Projetos SrGerente de Projetos SrMSc, PMPMSc, PMP
PMIMG PMIMG –– 31/Mai/201031/Mai/2010
Apresentações
Edna Campos, MSc, PMPü Mestre em Administração (Gestão de TI) pela UFBA;
ü Pós-Graduação em Gestão Empresarial pela UFBA;
ü Pós-Graduação em Análise de Sistemas pelo IBPI;
ü Gerente de Projetos Senior IBM (Global Delivery);
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ü Gerente de Projetos Senior IBM (Global Delivery);
ü Presidente do PMI – Capítulo Bahia;
ü Professora em cursos de pós-graduação em GP;
ü 26 anos de experiência, atuando nas diversas áreas da
tecnologia da informação (TI);
ü 15 anos de experiência em GP.
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ØØ Relembrando Conceitos da ComunicaçãoRelembrando Conceitos da Comunicação
ØØ O Gerente de Projetos e a ComunicaçãoO Gerente de Projetos e a Comunicação
ØØ Projetos Virtuais e a ComunicaçãoProjetos Virtuais e a Comunicação
Agenda
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Ruídos
Processo de Comunicação
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Emissor Receptor
Mensagem
Feedback
Ruídos
Ruídos
CodificaCodificaCodificaCodifica
DecodificaDecodificaDecodificaDecodifica
DecodificaDecodificaDecodificaDecodifica
CodificaCodificaCodificaCodifica
A Importância das Comunicações
"Quem não se comunica, se trumbica!"Abelardo Barbosa (Chacrinha)
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A Importância das Comunicações em Projetos
“Um gerente de projeto gasta a maior parte “Um gerente de projeto gasta a maior parte “Um gerente de projeto gasta a maior parte “Um gerente de projeto gasta a maior parte
“O Gerente de Projetos gasta 90% de “O Gerente de Projetos gasta 90% de seu tempo se comunicando.” seu tempo se comunicando.” PMBokPMBok
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“Um gerente de projeto gasta a maior parte “Um gerente de projeto gasta a maior parte “Um gerente de projeto gasta a maior parte “Um gerente de projeto gasta a maior parte do seu tempo em algum aspecto da do seu tempo em algum aspecto da do seu tempo em algum aspecto da do seu tempo em algum aspecto da comunicação: escrevendo, lendo, escutando comunicação: escrevendo, lendo, escutando comunicação: escrevendo, lendo, escutando comunicação: escrevendo, lendo, escutando ou falando.ou falando.ou falando.ou falando.” ClelandClelandClelandCleland
Métodos de Comunicação
Formal
Escrita
• Relatórios
Informal
OralEscritaOral
• Apresentações • Memorandos • Reuniões
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üü Método mais preciso: Comunicação Escrita.Método mais preciso: Comunicação Escrita.
üü Apresenta maior flexibilidade: Comunicação Oral.Apresenta maior flexibilidade: Comunicação Oral.
üü Método preferido pelo GP: Informal Método preferido pelo GP: Informal –– Oral.Oral.
• Relatórios• Plano de projeto• Project Charter
• Apresentações• Discursos
• Memorandos• e-Mails• Notas
• Reuniões• Conversas
Métodos de Comunicação
•Reuniões, Cartas, Memorandos, Telefonemas, Encontros casuais, Almoços, Fax, E-mails, Intranet/internet, Videoconferências, TV corporativa, Outros.
Método Quando Usar ExemplosEscrito Formal Problemas Complexos,
Comunicações à distânciaPlano do Projeto,
Project Charter,
Solicitações de Mudança,
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Solicitações de Mudança, Atas de Reuniões
Verbal Formal Divulgação de Informações relevantes ou de ampla
audiência
Apresentações,
Discursos,
Gravações
Escrito Informal
Registro da Informação,
Comunicações corriqueiras
Memorando, e-mails, Anotações
Verbal Informal Problemas corriqueiros;
Informações simples
Reuniões e Conversas
Habilidades do Gerente de Projetos
ü Liderança
ü Desenvolvimento da equipe
ü Motivação
ü Conhecimento político e cultural
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ü Influência
ü Processo decisório
ü Negociação
ü Habilidade de redação
ü Comunicação
Comunicação é apenas uma das habilidades?
1) Liderança
2) Desenvolvimento da equipe
3) Motivação
4) Conhecimento político e cultural
Comunicação
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5) Influência
6) Processo decisório
7) Negociação
8) Habilidade de redação
9) Comunicação
Comunicação é apenas uma das habilidades?
Para projetos
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Para projetos
com times locais ?
Comunicação é apenas uma das habilidades?
E para projetos
com times
dispersos ?
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No
Brasil
No
Mundo
Projetos Virtuais - Times Dispersos
Alta dependência da Tecnologia:üüComputadoresComputadores
üü Telefones;Telefones;
üü EE--mails;mails;
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üü EE--mails;mails;
üü Internet;Internet;
üü Chats;Chats;
üü Conferências por foneConferências por fone
üü Salas de conferênciasSalas de conferências
ü Urgência da informação:-> Consigo rápido acesso aos envolvidos?
ü Disponibilidade da tecnologia:-> O que fazer quando ela falha?
Fatores tecnológicos podem afetar o projeto:
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ü Experiência do pessoal alocado ao projeto-> Sabem usar os recursos disponibilizados?
ü Tamanho do projeto:-> Muitas pessoas envolvidas dificulta o controle!
Comunicação Verbal e Não-Verbal
Como estabelecer em
projetos virtuais?
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Ruídos
Processo de Comunicação
BARREIRAS
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Emissor Receptor
Mensagem
Feedback
Ruídos
Ruídos
CodificaCodificaCodificaCodifica
DecodificaDecodificaDecodificaDecodifica
DecodificaDecodificaDecodificaDecodifica
CodificaCodificaCodificaCodifica
Ø Falta de conhecimento dos assuntos atrapalha a qualidade da mensagem.
Ø Como o Gerente de Projetos pode controlar as Barreiras?
Barreiras à Comunicação
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controlar as Barreiras?ü Pessoas lidam bem com até 7 itens de informação simultaneamente;
ü Fatores ambientais. Ex: ruídos, calor, frio…
ØDiferenças de fuso, calendários.
Ø Fatores culturais:
üReligião, crenças, comportamentos, …
Ø Perigos:ü Interpretação da mensagem como ameaçadora gera resposta para prejudicar a comunicação eficaz.
Barreiras à Comunicação
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para prejudicar a comunicação eficaz.
ü Diferenças de linguagem ou expressões regionais:
- Comentários sarcásticos (intencionais ou não)
- Ataques verbais
O GP conectando diferenças!
Ato de dirigir e controlar um grupo de pessoas
com o objetivo de coordenar e harmonizar o
grupo para atingir uma meta além do escopo do
esforço individual.
ü Negociação
Necessário Intensificar Habilidades de Gerenciamento
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ü Negociação
ü Habilidade de Apresentação
ü Habilidades de redação
ü Capacidade de falar em público
ü Estabelecimento da confiança
ü Solução de Conflitos
ü Superação da resistência à
Necessário Intensificar Habilidades Interpessoais
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ü Superação da resistência à mudança
ü É crucial conhecer os stakeholders e nível de influência;
ü Formalize sempre (por atas ou e-mails);
ü Língua: Procure conhecer expressões e gíria:-> MAS NÃO AS USE! Use a linguagem comercial padrão
Cuidados redobrados
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ü Liderando reuniões via conferência por fone;
ü Use e abuse de recursos de projeção em tempo de reunião
ü Use chats, salas virtuais;
ü No envio de e-mails.
StakeholdersStakeholdersStakeholdersStakeholders
Clientes
Governo
Organização executora
Sociedade
Cuidados redobrados: Quem são os Stakeholders?
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StakeholdersStakeholdersStakeholdersStakeholders
Empregados
Fornecedores
e
Agências
Mídia
Grade de Poder / InteresseGrade de Poder / Interesse
P
Alto
Manter
SatisfeitoGerenciar
de perto
Cuidados redobrados: Poder dos Stakeholders
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PODER
BaixoBaixo AltoINTERESSE
Satisfeito
Monitorar(Mínimo esforço)
de perto
Manter
Informado
Cuidados redobrados: Formalize sempre!
Formal
Escrita
• Relatórios
Informal
OralEscritaOral
• Apresentações • Memorandos • Reuniões
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üü Método mais preciso: Comunicação Escrita.Método mais preciso: Comunicação Escrita.Evite o entendimento errado (Evite o entendimento errado (MisunderstandingMisunderstanding))
• Relatórios• Plano de projeto• Project Charter
• Apresentações• Discursos
• Memorandos• e-Mails• Notas
• Reuniões• Conversas
ü Convide as pessoas certas para a reunião;
ü Reuniões curtas;
ü Envie as pautas com antecedência;
ü Envie material explicativo da reunião:ü Apresentações, cronogramas; relatórios, etc;
Cuidados redobrados: Reuniões, conferências por fone
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ü Apresentações, cronogramas; relatórios, etc;- Material visual ajuda a manter o foco do time;
ü Foco total na pauta;
ü Evite brincadeiras para relaxar o grupo;
ü Procure conhecer expressões e gíria:-> MAS NÃO AS USE!
Etiqueta no uso de emails (1)
n Destinatário: Identique o destinatário(s) principal (is), e os nomeie na abertura do texto, a falta de destinatários claros deixa a coisa solta, sem dono; SEM responsável;
n Copiados: Verifique os copiados. Eles precisam ser copiados? ou vale enviar um email no final da discussão com o resumo do que foi discutido/definido?
n Assunto: Indique um resumo do que vai ser tratado. Com o bate e volta de respostas, verique se o título ainda está válido ou precisa ser trocado pra
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respostas, verique se o título ainda está válido ou precisa ser trocado pra refletir o conteúdo alterado na discussão. Muitas vezes, vale abrir outro email e começar uma discussão nova;
n Resposta: Ao responder uma mensagem, pense antes de selecionar "Resposta" ou "Resposta a Todos", nem sempre é preciso copiar todos;
n Anexos: Nas respostas, verifique se os documentos anexos precisam voltar ou poder sem retirados pra deixar a mensagem mais leve;
Etiqueta no uso de emails (2)
6) Prioridade: Só coloque como URGENTE, mensagens realmente urgentes, muito do que recebo não tem nada de urgente.
7) Texto:1) Procure escrever em PORTUGUÊS, nada de "tecniquês" ou
jargões/dialetos de tribos da Internet ou regionais;2) Escreva mensagens claras e objetivas, e se puderem por tópicos.
Evitem advérbios e adjetivos;
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8) Identifique o tipo da mensagem: Deixe claro se a mensagem é para: informação, ação, pedido de aprovação, se aguarda resposta, etc..
9) Obs Geral: Antecipe assuntos por email, mas não espere ter aprovações importantes baseadas em trocas de emails, com o bate e volta de tantas mensagens, perde-se sem saber qual a última versão de um documento ou último entendimento sobre o assunto.
RecursosRecursos
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para apoiar com o Inglêspara apoiar com o Inglês
Site www.urbandictionary.com
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Site www.tradukka.com
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Bibliografia
n KATZENBACH, J. R. & SMITH, D, K., The Wisdom of Teams. New York: 1st Ed. HarperCollins Publishers, 2006.
n KHAZANCHI, D. & ZIGURS, I., Patterns of Effective Management of Virtual Projects: An Exploratory Study. Newtown Square: PMI. 2008
n KERZNER, Harold, Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling, 8 ed., New York: John Wiley & Sons, 2003.
n NETO, F. H. S., et al.; Gerenciamento da Comunicação em Projetos, 2 ed., São Paulo: FGV, 2009.
n NOCÊRA, R. J., Gerenciamento de Projetos: Teoria e Prática, 1 ed. Santo André: Ed. do Autor, 2009
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n NOCÊRA, R. J., Gerenciamento de Projetos: Teoria e Prática, 1 ed. Santo André: Ed. do Autor, 2009
n _____, PMBOK: Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em gestão de projetos, 4 ed. Pennsylvania: Project
n Management Institute, 2008.
n SHENHAR, A. J., DVIR, D. Reinventando Gerenciamento de Projetos, 1 ed., São Paulo: M. Books, 2010.
n TOMASI, C., MEDEIROS, J. B., Comunicação Empresarial, 2 ed., São Paulo: Atlas, 2009.
n TURNEY, R., & HUEMANN, M., & Keegan, A., Human Resource Management in the Project-Oriented Organization. Pennsylvania: Project Management Institute, 2007.
Questões e sugestões?
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Salvador CNGP2010 - www.cngp2010.pmiba.org.br
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Edna CamposEdna Campos
Obrigada!Obrigada!