Compromisos del Alcalde de Urrao con la Contraloría, glosas a la gestión de 2009

CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA 1

PLAN DE MEJORAMIENTO Nombre/Código Entidad: Administracion municipio de Urrao

Periodo Auditado: 2009Año realización Auditoría: 2010Observaciones: AUDITORÍA INTEGRAL

Descripción Acción Correctiva Responsable

LÍNEA DE GESTIÓN.Evaluación ContractualObra Pública

1

212/1/2010

Ver cuadro informe

3

12/1/2010

No Hallazgo

Fecha Implementación

No se apreció en la documentación de los contratos el análisis o soporte de tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el contrato, tal como lo prescriben los numerales 6 y 7 del Artículo 3 del Decreto 2474 de 2008. (D)

Realizar el soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgosprevisibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato el cual hace parte de los estudios previos, de conformidad con lo establecido en el numeral 6 y 7 del Artículo 3 del Decreto 2474 de 2008 y el cual hace parte del proceso contractual.

Todas las dependencias

01 enero de 2010

En los siguientes contratos de obra pública se determinó una inadecuada retención sobre el valor de cada pago, al aplicar el 6% por concepto de retención en la fuente sobre contratos de construcción que solo se gravan con el 1%, contrario a lo establecido en el Artículo 68-1 del Estatuto Tributario. (A)

Retener a los contratos de construcción el 1% por concepto de retención en la fuente de acuerdo a lo ordenado por el artículo 68-1 del Estatuto Tributario.

SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS

Confrontadas las cantidades de obra canceladas para el contrato No 046 de 2009 celebrado con la Junta de Acción Comunal de la Vereda el Porvenir para “la construcción del muro de contención de la vía Urrao-Pavón el Porvenir, kilómetro 0+300 del Municipio de Urrao” por un valor de $11.964.000, con las cantidades tomadas en la visita del 8 de septiembre de 2010, se detectó un presunto detrimento patrimonial de $4’448.800, lo anterior según el siguiente cuadro: (A) ver cuadro informe

Se requirió al contratista para la devolución de los dineros no ejecutados ya que no se pudo evidenciar en la zona la ejecución de estos, para lo cual se realizo un acuerdo de pago con esta junta de acción comuna. Para evitar este tipo de situaciones, la entidad realizaran verificaciones con registros fotograficos de los trabajos a ejecutar de tal manera que despues de culminada se pueda verificar el cumplimiento contractual.


En la respuesta de la entidad a las observaciones del preinforme se envió recibo de caja No 054244 por valor de $100.000, como abono al acuerdo de pago según solicitud del 22 de octubre de 2010, lo que indica que el saldo de $4’348.000 será cancelado en cuotas previamente pactadas.




Descripción Acción Correctiva ResponsableNo Hallazgo


4 12/1/2010

Prestación de Servicios y Suministros

5

40544

Revisada la documentación para el contrato de obra sin número celebrado bajo el convenio de Asociación con el objeto de “Rehabilitación y Mantenimiento del puente peatonal colgante de la vereda Arenales” celebrado con la Corporación CORPOSOCIAL por valor de $186’165.987, aunque argumentada y soportada en estudios técnicos y actos administrativos en los que se declaró que por necesidad la contratación fue adelantada al amparo del Decreto 777 de 1992, lo cual no es plenamente justificables por el Organismo de Control, dado que no se ajusta plenamente a lo consagrado en la norma citada, es comprensible por parte del organismo de control, de acuerdo con lo apreciado durante el desarrollo del objeto contractual a la luz de un análisis de los hechos previos a las etapas contractuales, la buena fe de la administración en la celeridad con esta actuación para resolver oportunamente la situación de inestabilidad generada en la infraestructura del puente y lograr con ello su rehabilitación. No obstante se reporta la observación con el propósito de que se implementen los correctivos a fin de evitar incurrir en omisiones de los principios que deben regir las actuaciones contractuales y administrativas. Adicionalmente no se apreció la inclusión del amparo de estabilidad de las obras en la póliza 994000009544 de

Realizar la verificación de las normas legales para no incurrir en una contratación indebida, de tal manera que se de cumplimiento a la ley.


Mediante el rubro presupuestal 23211109 correspondiente a Educación “Acciones de mejoramiento de la gestión” se cancelaron obligaciones contractuales al director de la escuela de música, profesora de manualidades para madres cabeza de familia, y el arrendamiento de la escuela de música por valor de $49.721.936, estos gastos no están cancelados con recursos destinados a la financiación de competencias en materia de cultura, por lo tanto se está incumpliendo lo establecido en el Decreto 111 de 1996 Artículo 18. “ESPECIALIZACION”. Las operaciones deben referirse en cada órgano de la administración a su objeto y funciones, y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas. (A) ver cuadro informe

El Municipio contratará todo lo referente con el director de la escuela de música, profesora de manualidades para madres cabeza de familia, cubrirá el contrato de arrendamiento de la escuela de música con recursos destinados a la financiación de competencias en materia de cultura y no con el rubro de educación “Acciones de mejoramiento de la gestión”, cumpliendo así con el Decreto 111 de 1996 Artículo 18. “ESPECIALIZACION”. Las operaciones deben referirse en cada órgano de la administración a su objeto y funciones, y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas. Adicionalmente, se reintegraron estos recursos al rubro de educación.

Secretaria de Educación, Dirección de Cultura, Secretaria de Haceinda.






6

40422

7

31/10/2010

8

40544

Con recursos del Sistema General de Participaciones (S.G.P.) y mediante la utilización del rubro presupuestal 23280901 correspondiente a Programas de Bienestar Social, se cancelaron obligaciones contractuales por arrendamientos a la señora Aura Inés Montoya, estos gastos no están cancelados con recursos destinados a la financiación de competencias, por lo tanto se está incumpliendo lo establecido en el Decreto 111 de 1996 Artículo 18. “ESPECIALIZACION”. Las operaciones deben referirse en cada órgano de la administración a su objeto y funciones, y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas.(A) ver cuadro informe

No reconocer obligaciones contractuales por arrendamiento (Casa de la Mujer) o cualquier otro concepto que no correspondan al rubro 23280901 correspondiente a Programas de Bienestar Social, cumpliendo con el Decreto 111 de 1996 Artículo 18. el cual habla del principio de “ESPECIALIZACION”. Las operaciones deben referirse en cada órgano de la administración a su objeto y funciones, y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas.

Dirección de Bienestar Social, Secretaria de Hacienda

Con los siguientes comprobantes de egreso se cancelaron con recursos propios del rubro presupuestal 21112102, gastos de transporte, viaje y capacitación a Concejales del municipio, Incumpliendo lo establecido en el Art 65, 67 Ley 136 de 1994. (F) (D) ver cuadro informe

No se continuo cancelando gastos por estos conceptos y se le dio a conocer esta situación al Presidente del Concejo Municipal ordenador del gasto.

Secretaria de Hacienda, Presidente Concejo Municipal.

Los contratos detallados en el siguiente cuadro, suscritos con diversos proveedores o contratistas, carecen de los requisitos descritos. (A) ver cuadro informe

Se exigirá y verificara la totalidad de la papelería requerida a los proveedores y contratistas según corresponda como son los siguientes documentos: Certificado Antecedentes Disciplinarios, Certificado Judicial, Certificado de la Contraloria, SICE CUBS, y a su vez la entidad contratante efectuará la debida asignación de supervisión interventora, realizará las correspondientes actas de liquidación, verificará el registro y la aplicación correcta de acuerdo al rubro presupuestal y su designación, elaborará los estudios previos dentro de los cual se tipifican, estiman y asignan los riesgos, Lo anterior conforme lo establece la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008, Ley 190 de 1995, Ley 111 de 1996, Ley 115 de 1996, Ley 715 de 1991, Ley 1176 de 1997, Decreto 115 de 1996, Ley 1176 de 1997, Decreto 3512 de 2003.

Todas las Dependencias




Descripción Acción Correctiva ResponsableNo

HallazgoFecha

Implementación

9

40663

10

40441

LÍNEA FINANCIERAEvaluación Estados ContablesGRUPO 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

11

12

A la fecha de realización de la Auditoría, la Administración Municipal, no había dado cumplimiento a la Ley 594 de 2000, en cuanto a la elaboración de Tablas de Retención Documental, norma que propende por la recuperación, producción y administración de todo el archivo histórico que permite beneficios en el manejo, control y acceso a la información. (A)

Aprobar por parte del Concejo Municipal de Archivo las tablas de retención que elaboró el Municipio de Urrao y aplicarlas debidamente para obtener mejor manejo del mismo y cumplir con la Ley 594 de 2000.

Archivista y Secretaria de Gobierno

La Administración Municipal de Urrao, no tiene constituido el Comité de Compras, lo que denota que éstas se realizan sin ninguna planeación y priorización, inobservado lo establecido en el artículo 2 de la Ley 87 de 1993. (A)

Constituir el comité de compras encargado de planear y priorizar las compras del municipio

Secretaria de Gobierno y Control Interno.

Cotejado el saldo de la cuenta 1615 Construcciones en curso por valor de $1.721.167.15, correspondiente el valor de los costos y demás cargos incurridos en el proceso de construcción o ampliación de bienes inmuebles, hasta cuando estén en condiciones de ser utilizados en desarrollo de las funciones de cometido estatal se presento incertidumbre acerca de la veracidad de las cifras, debido a que no fue posible obtener los documentos soportes que avalen las cifras reveladas como lo establece el numeral 9.2.1 Soportes de Contabilidad, de la Resolución 355 de 2007, y el Instructivo 9 del 18 de diciembre de 2009, de la Contaduría General de la Nación. (A)

Se ajustará el valor de las Construcciones en curso con la información recibida del Secretario de Planeación Municipal

Secretario de Planeación, Contador Público y Comité de Sostenibilidad

30 de junio de 2011

Analizado el saldo de la cuenta 1645 Plantas, ductos y túneles por valor de $38.200.000, correspondientes el valor de las plantas, ductos y túneles adquiridos a cualquier título por la entidad contable pública, para el desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Tratándose de las entidades contables públicas, incluye las plantas, ductos y túneles para el uso permanente recibidos sin contra prestación de otras entidades, se presentó incertidumbre acerca de la veracidad de las cifras, debido a que no fue posible obtener los documentos soportes que avalen las cifras reveladas como lo establece el numeral 9.2.1 Soportes de Contabilidad, de la Resolución 355 de 2007, y el Instructivo 9 del 18 de diciembre de 2009, .de la Contaduría General de la Nación. (A)



30 de junio de 2011






13

GRUPO 19 OTROS ACTIVOS

14

15

Cotejado el saldo de la cuenta 1650 Redes, líneas y cables por valor de $130.626.615, correspondiente el valor de las redes, líneas y cables de propiedad de la entidad contable pública, adquiridas a cualquier título, para el desarrollo de sus funciones de cometido estatal Tratándose de las entidades contables públicas, incluye las redes, líneas y cables para el uso permanente recibidos sin contraprestación de otras entidades, se presentó incertidumbre acerca de la veracidad de las cifras, debido a que no fue posible obtener los documentos soportes que avalen las cifras reveladas como lo establece el numeral 9.2.1 Soportes de Contabilidad, de la Resolución 355 de 2007, y el Instructivo 9 del 18 de diciembre de 2009,.de la Contaduría General de la Nación. (A)



30 de junio de 2011

Analizado el saldo de la cuenta 1905 Bienes y servicios pagados por anticipados por $37.154.772, correspondiente el valor de los pagos anticipados por concepto de la adquisición de bienes y servicios que se recibirán de terceros, cuando las normas de contratación le permitan a la entidad contable pública hacer esta modalidad de pago, en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Se presentó incertidumbre acerca de la veracidad de las cifras, debido a que no fue posible obtener los documentos soportes que avalen las cifras reveladas como lo establece el numeral 9.2.1 Soportes de Contabilidad, de la Resolución 355 de 2007, y el Instructivo 9 del 18 de diciembre de 2009,.de la Contaduría General de la Nación.(A)

Se realizará la amortización de seguros en el tiempo estipulado de acuerdo con las normas contables emanadas de la Contaduría General de la Nación

Contador Público

31 de diciembre de 2010

Cotejado el saldo de la cuenta 1920 Bienes entregados en comodato por valor de $41.964.426 que representa el valor de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la entidad contable pública entregados a terceros mediante contrato, para su uso, administración o explotación que deberán restituirse en las condiciones establecidas en los contratos que amparan la entrega de los mismos. En esta cuenta se registran los bienes que se entregan en comodato a las empresas así como los que entreguen las empresas a entidades del gobierno. se encontró que dichos registros corresponden a cifras históricas, incumpliendo lo establecido en el numeral 9.2.1 Soportes de Contabilidad, de la Resolución 355 de 2007, y el Instructivo 9 del 18 de diciembre de 2009, .de la Contaduría General de la Nación.(A)

Se ajustara esta cuenta con la información suministrada por la Secretria de Gobierno y el Asesor Juridico del Municipio

Secretaria de Gobierno, Asesor Jurídico, Contador Público y Comité de Sostenibilidad

30 de junio de 2011






16

17

GRUPO 29 OTROS PASIVOS

18

Representante Legal de la Entidad : LUIS ERNESTO VELEZ MADRID

Contralor Auxiliar Integrada: EVA INES SANCHEZ Contralor Auxiliar: ALINA MARCELA RESTREPO R

Confrontado el saldo de la cuenta 1960 Bienes de arte y cultura por valor de $207.648.357, que corresponde el valor de los bienes muebles de carácter histórico y cultural, adquiridos a cualquier título por la entidad contable pública con el propósito de decorar .Incluye los libros y publicaciones de investigación consulta de la entidad contable pública, así como los de las entidades contables públicas que prestan el servicio, contra lo reportado en los inventarios del Municipio que refleja $200.000.000, se encontró una diferencia $7.648.357. Lo anterior, afectó su razonabilidad a fin de año, sobrestimándola, además de reflejar deficiencias de conciliación entre las áreas administrativas que generan información contable en acatamiento al numerales 1.4.2 y 1.5.3 del Instructivo 9 del 18 de diciembre de 2009, todas de la Contaduría General de la Nación.(A)

Se ajustará este valor con la información suministrada por el Almacen Municipal

Almacenista, Contador Público y Comité de Sostenibilidad

30 de junio de 2011

GRUPO 25 OBLIGACIONES LABORALES Y SEGURIDAD SOCIALAnalizada la cuenta 2510 pensiones por pagar por valor 18.410.718 que corresponde al valor de las obligaciones por concepto de nómina de pensiones de jubilación o vejez, invalidez y sobrevivencia, indemnizaciones sustitutivas, auxilios funerarios y demás prestaciones económicas a cargo de la entidad contable pública empleadora que asume el pago de su pasivo pensional, se presento incertidumbre acerca de la veracidad de las cifras, debido a que no fue posible obtener los documentos soportes que avalen las cifras reveladas como lo establece el numeral 9.2.1 Soportes de Contabilidad, de la Resolución 355 de 2007, y el Instructivo 9 del 18 de diciembre de 2009,.de la Contaduría General de la Nación.(A)

Se ajustará este valor a la deuda real cotejada con la Secretaria de Hacienda

Secretaria de Hacienda, Contador Público y Secretaria de Gobierno


Confrontado el saldo la cuenta 2905 Otros pasivos por valor de $163.129635 que corresponde al valor de las obligaciones originadas por el recaudo de ingresos de propiedad de otras entidades contables públicas, entidades privadas o personas naturales, que deben ser reintegrados a éstas, en los plazos y condiciones convenidos. Contra lo reportado en la Tesorería, reflejó $225.267.107; se encontró una diferencia $62.137.472, lo cual afectó su razonabilidad a fin de año, subestimándola, además de reflejar deficiencias de conciliación entre las áreas administrativas que generan información contable en acatamiento al numerales 1.4.2 y 1.5.3 del Instructivo 9 del 18 de diciembre de 2009, todas de la Contaduría General de la Nación.(A)

Se ajustará la diferencia de las estampillas con la información que nos suministre la Secretaria de Hacienda

Secretaria de Hacienda y Contador Público



PLAN DE MEJORAMIENTO Administracion municipio de Urrao

20092010

AUDITORÍA INTEGRAL

Observaciones

l

Ya esta acción de mejora se viene aplicando en el Municipio, es así como en todos los procesos contractuales que se han adelantado por parte del Municipio de Urrao desde el año 2010, cuentan con los estudios previos y dentro de este la tipificación, estimación y asignación de los riegos previsibles y en el evento en el cual ha sido necesario, se ha celebrado la correspondiente audiencia de tipificación de riesgos.

La administración municipal ya se habia dado cuenta de este error y por tal motivo ya se habia implenetado la medida correctiva con el fin de no afectar y dar cumplimiento al estatuto tributario.



20092010

AUDITORÍA INTEGRAL

Observaciones

El Municipio trasladó del rubro de sector de cultura inversión social con recursos propios al rubro de educación, el valor correspondiente a lo que se había gastado por concepto de obligaciones contractuales al director de la escuela de música, profesora de manualidades para madres cabeza de familia, y el arrendamiento de la escuela de música por valor de $49.721.936



20092010

AUDITORÍA INTEGRAL

Observaciones

El Municipio de Urrao a partir del momento en la cual el equipo auditor presento en el preinforme de las observaciones dejadas, esta observación, inmediatamente se implementó la acción de mejora y no se continuo cancelando obligaciones contractuales por arrendamiento por el rubro presupuestal 23280901 correspondiente a Programas de Bienestar Social .

Desde el año 2010 la entidad viene mejorando en la exigencia de estos requisitos y en dar cumplimiento a la normatividad contractual vigente.



20092010

AUDITORÍA INTEGRAL

Observaciones

El Municipio ya elaboró las tablas de retención documental, estando a la fecha pendiente la aprobación por parte del Concejo Municipal de Archivo, para su correspondiente aplicabilidad y dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000 y tener mejor manejo y organización del archivo central.



20092010

AUDITORÍA INTEGRAL

Observaciones



20092010

AUDITORÍA INTEGRAL

Observaciones

Contralor Auxiliar: ALINA MARCELA RESTREPO R

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