Como priorizar ações?...Priorizar para quê? Delimitamos um problema e elaboramos hipóteses sobre...
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Iniciativa Coordenação Técnica Apoio Parceria
Como priorizar ações?
Como priorizar?
Infelizmente, não temos tantos braços como um polvo. Mas somos responsáveis pela realização de muitas ações em nosso cotidiano. Como decidir o que iremos fazer primeiro? Como priorizar?
Na administração pública...
• O período de uma gestão de governo é relativamente curto face às inúmeras demandas.
• A gestão democrática suscita inúmeras propostas. Soma-se a estas a visão do gestor, consolidada também perante necessidades recorrentes da sociedade. Filtrar e refinar um conjunto grande de propostas é uma tarefa relativamente complexa.
(Pinheiro, 2013)
Priorizar para quê?
Delimitamos um problema e elaboramos hipóteses sobre suas causas
Elaboramos ações para resolver as causas dos problemas
Para chegarmos a algo realizável precisamos elencar o que será realizado.
Priorizamos para
termos uma atuação
efetiva ao lidarmos
com problemas.
Afinal, é necessário
focalizar nossos
recursos para
viabilizar mudanças.
Como priorizar?
• Definir critérios de forma racional;
• Critérios devem ser pactuados e comunicados a toda equipe.
• Quanto maior a segurança da equipe em relação aos critérios que possibilitam a priorização, mais fácil é cumprir o planejado, negociando com os outros atores a não realização de demandas não previstas.
1) Maior impacto social
Quais ações vão impactar de forma mais efetiva na melhoria da aprendizagem dos alunos, na sua formação como cidadãos?
2) Capacidade de ação governamental
Qual é a disponibilidade da equipe para executar as ações planejadas?
O que temos capacidade para fazer e o que não temos capacidade para fazer?
Se precisa ser realizada, mas não há capacidade, é preciso pensar em quais ações tomar
para que a ação possa ser realizada.
3) Disponibilidade de recursos
Considerando que meus recursos são escassos e limitados, quais ações irão potencializá-los?
Ações que comprometem grande porcentagem do montante total de recursos do órgão gestor devem ser cuidadosamente analisadas: seus impactos são grandes o suficiente para compensar o gasto?
4) Demandas da sociedade
Entre as ações que eu preciso realizar, quais representam demandas reais da sociedade, da comunidade escolar?
5) Existência de propostas para implementação das políticas públicas
Eu consigo desenvolver, neste momento, propostas de solução para o problema social identificado?
Na sociedade, há propostas de solução do problema social identificado?
6) Impacto sobre outros processos da secretaria
• Entre as ações que eu preciso fazer, quais aquelas que, se não forem feitas, impactam sobre outros processos da secretaria?
Ex.: Processo de matrícula
7) Básico X Ações incrementais
• Esforço da equipe e uso de recursos deve primeiro garantir a realização das tarefas básicas e prioritárias.
Metodologias para priorização dos problemas e das ações
Gravidade
Urgência
Tendência
Gravidade
Representa o provável dano ou prejuízo que pode decorrer de uma
situação.
Ele é analisado pela consideração da intensidade ou impacto que
algum dos problemas em análise podem ocasionar caso venha a
ocorrer. Seus danos podem ser avaliados de forma quantitativa ou
qualitativa, com seus efeitos sendo analisados a médio e longo
prazo.
5
Extremamente grave
4
Muito grave
3
Grave
2
Pouco grave
1
Sem gravidade
Priorização dos problemas
Gravidade
Urgência
Tendência
Urgência
Representa a questão do tempo que existe para resolver um
problema, ou uma dada situação. Em termos mais simples, esse
aspecto é analisado pela pressão que o tempo impõe, levando em
consideração os prazos para a resolução do problema. Quanto
maior a urgência, menor será o prazo disponível para resolver o
problema em questão e vice versa.
5
Precisa de ação imediata
4
É urgente
3
O mais rápido possível
2
Pouco urgente
1
Pode esperar
Priorização dos problemas
Gravidade
Urgência
Tendência
Tendência
Esse aspecto representa o potencial de crescimento do problema e
a probabilidade dele se tornar maior com o passar do tempo.
Nesse quesito é preciso analisar o padrão ou a tendência de
evolução da situação. A pontuação da tendência de um problema
acontece a partir da classificação de que ele irá piorar rapidamente
(5), ou de que apenas não irá mudar (1).
5
Irá piorar rapidamente
4
Irá piorar em pouco tempo
3
Irá piorar
2
Irá piorar a longo prazo
1
Não irá mudar
Priorização dos problemas
Nosso amigo Carlos é um motorista muito preocupado com a condição de seu
automóvel.
Como ele não dispõe de todos os recursos de que gostaria, não consegue
tratar de todos os problemas de seu veículo.
Vamos ajudá-lo a priorizar suas necessidades de manutenção!
Metodologias para priorização dos problemas
Priorizar a manutenção de um automóvel:
FATOR G U T G x U x T Priorização
Pneu careca
Para-lama amassado
Luz de freio não acende
Vazamento no freio
Luz interna queimada
Motor engasgado
Metodologias para priorização dos problemas
PROBLEMA G U T G x U x T Priorização
Impacto
Esse aspecto representa o potencial de solução que a nossa ação
traz para combater as causas do problema.
Nesse quesito é preciso analisar o quanto que, se concretizada,
nossa ação contribuirá para a diminuição ou até a eliminação da
causa.
1
Baixíssimo impacto
2
Relativo impacto
3
Moderado impacto
4
Considerável impacto
5
Elevado impacto
Impacto
Governabilidade
Recursos
Priorização das ações
Impacto
Governabilidade
Recursos
Governabilidade
A governabilidade diz respeito não só ao domínio das competências
necessárias para implementar uma ação, como também do âmbito
político e da relevância da ação para o programa de governo, Plano
Plurianual, Plano Municipal de Educação, Plano Nacional da Educação,
entre outros compromissos assumidos pelo poder público municipal.
Interesse Político
Compromisso Político
Domínio de recursos, competências e meios
Priorização das ações
1
Baixíssima governabilidade
2
Relativa governabilidade
3
Moderada governabilidade
4
Considerável governabilidade
5
Altíssima governabilidade
Priorização das ações
Impacto
Governabilidade
Recursos
Recursos
O critério dos recursos procura demonstrar o quanto uma ação está
dentro da capacidade de despesa do poder público municipal.
Investimento
5 - Baixo ou assimilável pelo orçamento
3 - Médio, assimilável com remanejamento orçamentário;
1 - Alto, requererá grandes cortes orçamentários. Custeio futuro
5 – Baixo, assimilável sem maiores problemas;
3 – Médio, assimilável com remanejamento orçamentário;
1 – Alto, comprometerá outros custeios.
Financiamento Externo
5 - Sim e são facilmente acessíveis;
3 - Sim e demandarão certo empenho governamental; 1 - Não, ou são dificilmente acessíveis.
1
Baixíssima disponibilidade
2
Relativa disponibilidade
3
Moderada disponibilidade
4
Considerável disponibilidade
5
Elevada disponibilidade
Metodologias para priorização das ações
AÇÕES I G R I x G x R Priorização