ComMusic Workshop - Die offizielle Homepage des … · 2016-02-22 · regelmäßig auf auf...
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Agenda
ComMusic Workshop
14 September 2013
Agenda
bull ComMusic das erste Mal einrichten ndash Installation
ndash Datenimport aus Excel
bull Datensicherheit ndash Sicherung
ndash Datenaustausch
bull Reporter
bull SEPA Umstellung
bull Wissenswertes amp Links
Agenda
Installation
Installation
Nach dem Klick auf die Datei Setup_Verein_ldquoVersionldquoEXE oumlffnet sich das ComMusic Installations ndash Fenster
Installation
Installation
Bei der Erstinstallation muss Hier nichts gemacht werden
Installation
Auswahl ndash bdquoArt der Installationldquo
Auswahl des Installationsortes
Standard Ort bzw Update -Pfad
Bei der Auswahl bdquoExpressldquo erfolgt die Pfadangabe bdquoautomatischldquo
Bei der Auswahl bdquobenutzerdefiniertldquo erfolgt die Pfadangabe nach Anwenderwunsch auf einer
weiteren Seite
Installation
Bestaumltigung der bdquoZusammenfassungldquo der Installation - ( ohne Bild )
Bestaumltigung des bdquoEndesldquo der Installation - ( ohne Bild )
Laumluft automatisch - ohne Benutzereingriff
Installation
Lizenz amp Vereinsdaten eingeben
- Vereinsname eingeben - Kundennummer eingeben - Registrierungsschluumlssel eingeben
12345-12345-12345-12345
Installation lokal
Bei bdquolokalerldquo Installation 1
2
Optional ndash je nach Anwenderwunsch
Installation Server
NUR bei bdquoServerldquo Installation
1
2
3
Optional ndash je nach Anwenderwunsch
Alle weiteren Details entnehmen Sie bitte der Praumlsentation in ComMusic zur
Serverplatz-Einrichtung
Installation
Los geht`s
Installation Update
Beim Programmstart (mit bestehender Internetverbindung) kann folgende Meldung erscheinen
Installation Update
bull Update
ndash Meist nur kleinere Aumlnderungen
ndash Aumlnderung der Version nach dem ersten Punkt 201319 rarr 201321
bull Man sollte trotz der automatischen Programmaktualisierungen regelmaumlszligig auf wwwcommusicde auf Versionswechsel achten
ndash Aumlnderung der Version vor dem ersten Punkt 201228 rarr 201311
ndash Bei Versionswechsel ist ein neuer Lizenzschluumlssel noumltig
bull Wird jaumlhrlich an die E-Mailadresse des EDV Beauftragten des Vereins versandt (siehe Verbandsmeldung)
Agenda
Datenimport aus Excel
Datenimport aus Excel Uumlbersicht
bull Nur wichtig wenn Mitglieder noch nicht in ComMusic eingepflegt aber bereits in einem anderem Programm vorhanden sind ndash Daten neu am PC eingeben Siehe Datenpflege
bull Wir nehmen Excel als zentrale Schnittstelle fuumlr vorhandene Daten ndash Export aus einer anderen Vereinsverwaltung in Excel
bull zB WISO bdquoMein Vereinldquo Jverein
ndash Bisherige Mitgliederverwaltung mit Excel
bull Daten im Excel muumlssen ComMusic konform werden ndash Austausch-Formate
1 Bei ComMusic mitgelieferte Excel-Datei 2 CSV = Textdatei bei der die Spaltenwerte mit Komma getrennt sind
ndash Feldzuweisungen uumlberpruumlfen bull Gibt es alle Informationen aus der alten Software in ComMusic bull Sind alle Pflichtfelder in ComMusic belegbar
bull Nacharbeiten
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Ist einfachster Weg Daten in ComMusic zu bringen ndash Nacharbeit in ComMusic erforderlich
bull Alle Eintraumlge werden als aktive Mitglieder importiert
ndash Eingeschraumlnkte Moumlglichkeit Daten zu importieren bull Nur Personalien Adress- Kommunikation- und
Instrumentdaten koumlnnen importiert werden
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung Excel ndash Import einfach mit Beispieldatenxls ndash Import einfach leerxls
bull Tabelle zum Fuumlllen mit eigenen Daten
Datenimport aus Excel bdquoImport einfach mit Beispieldatenxlsldquo
bull Uumlberfahren der Spaltenuumlberschrift mit der Maus fuumlr eine kurze Erlaumluterung
bull Umschalten zwischen Vereinsdaten Personendaten und Erlaumluterung der Felder am Fuszlig des Fensters
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull bdquoImport einfach leerxlsldquo mit Daten des eigenen Vereins fuumlllen
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Excel-Datei einfach
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Bei Problemen
ndash F1 ruft Hilfedialog von ComMusic
ndash E-Mail an ComMusic
Datenimport aus Excel Nacharbeiten nach dem Excel Import
bull Voreinstellungen rarr bdquoVereinsbereich bei allen Aktiven Eintragenldquorarr Orchester Zuweisung vornehmen
bull Alle Personen kontrollieren und fehlende Informationen nachtragenaumlndern ndash Siehe Datenpflege
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull Vorbereitung der Daten ist extrem komplex
ndash technisches Verstaumlndnis der ComMusic Tabellen notwendig
bull Moumlglichkeit Alles aus den alten Daten zu uumlbernehmen
bull Weniger Nacharbeit in ComMusic notwendig
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull CSV Import wird nur erfahrenen Anwendern empfohlen bull Alternative Beispiel Excel auf BVRN Homepage bull Folgende Importeinstellungen fuumlr Personen
bull Daten direkt im Beispiel Excel eintragen
bull Link siehe Wissenswertes
bull Punkt bdquoVorbereiten der Excel Dateildquo uumlberspringen
bull Uumlberspringen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Vorhandene Felder identifizieren Entsprechenden Importdialog aufrufen
bull zB Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Fenster enthaumllt rechts alle verfuumlgbaren Spalten die im Excel vorkommen duumlrfen
bull Hilfe Dialog (F1) anschauen
Grundregeln 1 Erstes Feld identifiziert Tabelleneintrag
eindeutig
2 1 Punkt und (Nr) im Namen
bull Vorarbeit noumltig
bull zB Adressanrede (Nr) Nummer
3 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Separater Import einer CSV
bull FunktionenFunktion (Nr)Nummer
bull 1 Spalte bdquoNummerldquo im Excel einfuumlgen
ndash Jede Person erhaumllt eindeutige Nummer Wenn wir spaumlter weitere CSV-Dateien zu den Personen importieren benutzen wir diese Nummer
bull Alle weitere Zeilen hinzufuumlgenidentifizieren die zur Person gehoumlren und nicht Regel 2 und 3 folgen
ndash Name Vorname Straszlige PLZ Ort etc
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (1)
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Agenda
bull ComMusic das erste Mal einrichten ndash Installation
ndash Datenimport aus Excel
bull Datensicherheit ndash Sicherung
ndash Datenaustausch
bull Reporter
bull SEPA Umstellung
bull Wissenswertes amp Links
Agenda
Installation
Installation
Nach dem Klick auf die Datei Setup_Verein_ldquoVersionldquoEXE oumlffnet sich das ComMusic Installations ndash Fenster
Installation
Installation
Bei der Erstinstallation muss Hier nichts gemacht werden
Installation
Auswahl ndash bdquoArt der Installationldquo
Auswahl des Installationsortes
Standard Ort bzw Update -Pfad
Bei der Auswahl bdquoExpressldquo erfolgt die Pfadangabe bdquoautomatischldquo
Bei der Auswahl bdquobenutzerdefiniertldquo erfolgt die Pfadangabe nach Anwenderwunsch auf einer
weiteren Seite
Installation
Bestaumltigung der bdquoZusammenfassungldquo der Installation - ( ohne Bild )
Bestaumltigung des bdquoEndesldquo der Installation - ( ohne Bild )
Laumluft automatisch - ohne Benutzereingriff
Installation
Lizenz amp Vereinsdaten eingeben
- Vereinsname eingeben - Kundennummer eingeben - Registrierungsschluumlssel eingeben
12345-12345-12345-12345
Installation lokal
Bei bdquolokalerldquo Installation 1
2
Optional ndash je nach Anwenderwunsch
Installation Server
NUR bei bdquoServerldquo Installation
1
2
3
Optional ndash je nach Anwenderwunsch
Alle weiteren Details entnehmen Sie bitte der Praumlsentation in ComMusic zur
Serverplatz-Einrichtung
Installation
Los geht`s
Installation Update
Beim Programmstart (mit bestehender Internetverbindung) kann folgende Meldung erscheinen
Installation Update
bull Update
ndash Meist nur kleinere Aumlnderungen
ndash Aumlnderung der Version nach dem ersten Punkt 201319 rarr 201321
bull Man sollte trotz der automatischen Programmaktualisierungen regelmaumlszligig auf wwwcommusicde auf Versionswechsel achten
ndash Aumlnderung der Version vor dem ersten Punkt 201228 rarr 201311
ndash Bei Versionswechsel ist ein neuer Lizenzschluumlssel noumltig
bull Wird jaumlhrlich an die E-Mailadresse des EDV Beauftragten des Vereins versandt (siehe Verbandsmeldung)
Agenda
Datenimport aus Excel
Datenimport aus Excel Uumlbersicht
bull Nur wichtig wenn Mitglieder noch nicht in ComMusic eingepflegt aber bereits in einem anderem Programm vorhanden sind ndash Daten neu am PC eingeben Siehe Datenpflege
bull Wir nehmen Excel als zentrale Schnittstelle fuumlr vorhandene Daten ndash Export aus einer anderen Vereinsverwaltung in Excel
bull zB WISO bdquoMein Vereinldquo Jverein
ndash Bisherige Mitgliederverwaltung mit Excel
bull Daten im Excel muumlssen ComMusic konform werden ndash Austausch-Formate
1 Bei ComMusic mitgelieferte Excel-Datei 2 CSV = Textdatei bei der die Spaltenwerte mit Komma getrennt sind
ndash Feldzuweisungen uumlberpruumlfen bull Gibt es alle Informationen aus der alten Software in ComMusic bull Sind alle Pflichtfelder in ComMusic belegbar
bull Nacharbeiten
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Ist einfachster Weg Daten in ComMusic zu bringen ndash Nacharbeit in ComMusic erforderlich
bull Alle Eintraumlge werden als aktive Mitglieder importiert
ndash Eingeschraumlnkte Moumlglichkeit Daten zu importieren bull Nur Personalien Adress- Kommunikation- und
Instrumentdaten koumlnnen importiert werden
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung Excel ndash Import einfach mit Beispieldatenxls ndash Import einfach leerxls
bull Tabelle zum Fuumlllen mit eigenen Daten
Datenimport aus Excel bdquoImport einfach mit Beispieldatenxlsldquo
bull Uumlberfahren der Spaltenuumlberschrift mit der Maus fuumlr eine kurze Erlaumluterung
bull Umschalten zwischen Vereinsdaten Personendaten und Erlaumluterung der Felder am Fuszlig des Fensters
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull bdquoImport einfach leerxlsldquo mit Daten des eigenen Vereins fuumlllen
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Excel-Datei einfach
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Bei Problemen
ndash F1 ruft Hilfedialog von ComMusic
ndash E-Mail an ComMusic
Datenimport aus Excel Nacharbeiten nach dem Excel Import
bull Voreinstellungen rarr bdquoVereinsbereich bei allen Aktiven Eintragenldquorarr Orchester Zuweisung vornehmen
bull Alle Personen kontrollieren und fehlende Informationen nachtragenaumlndern ndash Siehe Datenpflege
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull Vorbereitung der Daten ist extrem komplex
ndash technisches Verstaumlndnis der ComMusic Tabellen notwendig
bull Moumlglichkeit Alles aus den alten Daten zu uumlbernehmen
bull Weniger Nacharbeit in ComMusic notwendig
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull CSV Import wird nur erfahrenen Anwendern empfohlen bull Alternative Beispiel Excel auf BVRN Homepage bull Folgende Importeinstellungen fuumlr Personen
bull Daten direkt im Beispiel Excel eintragen
bull Link siehe Wissenswertes
bull Punkt bdquoVorbereiten der Excel Dateildquo uumlberspringen
bull Uumlberspringen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Vorhandene Felder identifizieren Entsprechenden Importdialog aufrufen
bull zB Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Fenster enthaumllt rechts alle verfuumlgbaren Spalten die im Excel vorkommen duumlrfen
bull Hilfe Dialog (F1) anschauen
Grundregeln 1 Erstes Feld identifiziert Tabelleneintrag
eindeutig
2 1 Punkt und (Nr) im Namen
bull Vorarbeit noumltig
bull zB Adressanrede (Nr) Nummer
3 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Separater Import einer CSV
bull FunktionenFunktion (Nr)Nummer
bull 1 Spalte bdquoNummerldquo im Excel einfuumlgen
ndash Jede Person erhaumllt eindeutige Nummer Wenn wir spaumlter weitere CSV-Dateien zu den Personen importieren benutzen wir diese Nummer
bull Alle weitere Zeilen hinzufuumlgenidentifizieren die zur Person gehoumlren und nicht Regel 2 und 3 folgen
ndash Name Vorname Straszlige PLZ Ort etc
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (1)
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Agenda
Installation
Installation
Nach dem Klick auf die Datei Setup_Verein_ldquoVersionldquoEXE oumlffnet sich das ComMusic Installations ndash Fenster
Installation
Installation
Bei der Erstinstallation muss Hier nichts gemacht werden
Installation
Auswahl ndash bdquoArt der Installationldquo
Auswahl des Installationsortes
Standard Ort bzw Update -Pfad
Bei der Auswahl bdquoExpressldquo erfolgt die Pfadangabe bdquoautomatischldquo
Bei der Auswahl bdquobenutzerdefiniertldquo erfolgt die Pfadangabe nach Anwenderwunsch auf einer
weiteren Seite
Installation
Bestaumltigung der bdquoZusammenfassungldquo der Installation - ( ohne Bild )
Bestaumltigung des bdquoEndesldquo der Installation - ( ohne Bild )
Laumluft automatisch - ohne Benutzereingriff
Installation
Lizenz amp Vereinsdaten eingeben
- Vereinsname eingeben - Kundennummer eingeben - Registrierungsschluumlssel eingeben
12345-12345-12345-12345
Installation lokal
Bei bdquolokalerldquo Installation 1
2
Optional ndash je nach Anwenderwunsch
Installation Server
NUR bei bdquoServerldquo Installation
1
2
3
Optional ndash je nach Anwenderwunsch
Alle weiteren Details entnehmen Sie bitte der Praumlsentation in ComMusic zur
Serverplatz-Einrichtung
Installation
Los geht`s
Installation Update
Beim Programmstart (mit bestehender Internetverbindung) kann folgende Meldung erscheinen
Installation Update
bull Update
ndash Meist nur kleinere Aumlnderungen
ndash Aumlnderung der Version nach dem ersten Punkt 201319 rarr 201321
bull Man sollte trotz der automatischen Programmaktualisierungen regelmaumlszligig auf wwwcommusicde auf Versionswechsel achten
ndash Aumlnderung der Version vor dem ersten Punkt 201228 rarr 201311
ndash Bei Versionswechsel ist ein neuer Lizenzschluumlssel noumltig
bull Wird jaumlhrlich an die E-Mailadresse des EDV Beauftragten des Vereins versandt (siehe Verbandsmeldung)
Agenda
Datenimport aus Excel
Datenimport aus Excel Uumlbersicht
bull Nur wichtig wenn Mitglieder noch nicht in ComMusic eingepflegt aber bereits in einem anderem Programm vorhanden sind ndash Daten neu am PC eingeben Siehe Datenpflege
bull Wir nehmen Excel als zentrale Schnittstelle fuumlr vorhandene Daten ndash Export aus einer anderen Vereinsverwaltung in Excel
bull zB WISO bdquoMein Vereinldquo Jverein
ndash Bisherige Mitgliederverwaltung mit Excel
bull Daten im Excel muumlssen ComMusic konform werden ndash Austausch-Formate
1 Bei ComMusic mitgelieferte Excel-Datei 2 CSV = Textdatei bei der die Spaltenwerte mit Komma getrennt sind
ndash Feldzuweisungen uumlberpruumlfen bull Gibt es alle Informationen aus der alten Software in ComMusic bull Sind alle Pflichtfelder in ComMusic belegbar
bull Nacharbeiten
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Ist einfachster Weg Daten in ComMusic zu bringen ndash Nacharbeit in ComMusic erforderlich
bull Alle Eintraumlge werden als aktive Mitglieder importiert
ndash Eingeschraumlnkte Moumlglichkeit Daten zu importieren bull Nur Personalien Adress- Kommunikation- und
Instrumentdaten koumlnnen importiert werden
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung Excel ndash Import einfach mit Beispieldatenxls ndash Import einfach leerxls
bull Tabelle zum Fuumlllen mit eigenen Daten
Datenimport aus Excel bdquoImport einfach mit Beispieldatenxlsldquo
bull Uumlberfahren der Spaltenuumlberschrift mit der Maus fuumlr eine kurze Erlaumluterung
bull Umschalten zwischen Vereinsdaten Personendaten und Erlaumluterung der Felder am Fuszlig des Fensters
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull bdquoImport einfach leerxlsldquo mit Daten des eigenen Vereins fuumlllen
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Excel-Datei einfach
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Bei Problemen
ndash F1 ruft Hilfedialog von ComMusic
ndash E-Mail an ComMusic
Datenimport aus Excel Nacharbeiten nach dem Excel Import
bull Voreinstellungen rarr bdquoVereinsbereich bei allen Aktiven Eintragenldquorarr Orchester Zuweisung vornehmen
bull Alle Personen kontrollieren und fehlende Informationen nachtragenaumlndern ndash Siehe Datenpflege
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull Vorbereitung der Daten ist extrem komplex
ndash technisches Verstaumlndnis der ComMusic Tabellen notwendig
bull Moumlglichkeit Alles aus den alten Daten zu uumlbernehmen
bull Weniger Nacharbeit in ComMusic notwendig
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull CSV Import wird nur erfahrenen Anwendern empfohlen bull Alternative Beispiel Excel auf BVRN Homepage bull Folgende Importeinstellungen fuumlr Personen
bull Daten direkt im Beispiel Excel eintragen
bull Link siehe Wissenswertes
bull Punkt bdquoVorbereiten der Excel Dateildquo uumlberspringen
bull Uumlberspringen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Vorhandene Felder identifizieren Entsprechenden Importdialog aufrufen
bull zB Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Fenster enthaumllt rechts alle verfuumlgbaren Spalten die im Excel vorkommen duumlrfen
bull Hilfe Dialog (F1) anschauen
Grundregeln 1 Erstes Feld identifiziert Tabelleneintrag
eindeutig
2 1 Punkt und (Nr) im Namen
bull Vorarbeit noumltig
bull zB Adressanrede (Nr) Nummer
3 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Separater Import einer CSV
bull FunktionenFunktion (Nr)Nummer
bull 1 Spalte bdquoNummerldquo im Excel einfuumlgen
ndash Jede Person erhaumllt eindeutige Nummer Wenn wir spaumlter weitere CSV-Dateien zu den Personen importieren benutzen wir diese Nummer
bull Alle weitere Zeilen hinzufuumlgenidentifizieren die zur Person gehoumlren und nicht Regel 2 und 3 folgen
ndash Name Vorname Straszlige PLZ Ort etc
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (1)
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Installation
Nach dem Klick auf die Datei Setup_Verein_ldquoVersionldquoEXE oumlffnet sich das ComMusic Installations ndash Fenster
Installation
Installation
Bei der Erstinstallation muss Hier nichts gemacht werden
Installation
Auswahl ndash bdquoArt der Installationldquo
Auswahl des Installationsortes
Standard Ort bzw Update -Pfad
Bei der Auswahl bdquoExpressldquo erfolgt die Pfadangabe bdquoautomatischldquo
Bei der Auswahl bdquobenutzerdefiniertldquo erfolgt die Pfadangabe nach Anwenderwunsch auf einer
weiteren Seite
Installation
Bestaumltigung der bdquoZusammenfassungldquo der Installation - ( ohne Bild )
Bestaumltigung des bdquoEndesldquo der Installation - ( ohne Bild )
Laumluft automatisch - ohne Benutzereingriff
Installation
Lizenz amp Vereinsdaten eingeben
- Vereinsname eingeben - Kundennummer eingeben - Registrierungsschluumlssel eingeben
12345-12345-12345-12345
Installation lokal
Bei bdquolokalerldquo Installation 1
2
Optional ndash je nach Anwenderwunsch
Installation Server
NUR bei bdquoServerldquo Installation
1
2
3
Optional ndash je nach Anwenderwunsch
Alle weiteren Details entnehmen Sie bitte der Praumlsentation in ComMusic zur
Serverplatz-Einrichtung
Installation
Los geht`s
Installation Update
Beim Programmstart (mit bestehender Internetverbindung) kann folgende Meldung erscheinen
Installation Update
bull Update
ndash Meist nur kleinere Aumlnderungen
ndash Aumlnderung der Version nach dem ersten Punkt 201319 rarr 201321
bull Man sollte trotz der automatischen Programmaktualisierungen regelmaumlszligig auf wwwcommusicde auf Versionswechsel achten
ndash Aumlnderung der Version vor dem ersten Punkt 201228 rarr 201311
ndash Bei Versionswechsel ist ein neuer Lizenzschluumlssel noumltig
bull Wird jaumlhrlich an die E-Mailadresse des EDV Beauftragten des Vereins versandt (siehe Verbandsmeldung)
Agenda
Datenimport aus Excel
Datenimport aus Excel Uumlbersicht
bull Nur wichtig wenn Mitglieder noch nicht in ComMusic eingepflegt aber bereits in einem anderem Programm vorhanden sind ndash Daten neu am PC eingeben Siehe Datenpflege
bull Wir nehmen Excel als zentrale Schnittstelle fuumlr vorhandene Daten ndash Export aus einer anderen Vereinsverwaltung in Excel
bull zB WISO bdquoMein Vereinldquo Jverein
ndash Bisherige Mitgliederverwaltung mit Excel
bull Daten im Excel muumlssen ComMusic konform werden ndash Austausch-Formate
1 Bei ComMusic mitgelieferte Excel-Datei 2 CSV = Textdatei bei der die Spaltenwerte mit Komma getrennt sind
ndash Feldzuweisungen uumlberpruumlfen bull Gibt es alle Informationen aus der alten Software in ComMusic bull Sind alle Pflichtfelder in ComMusic belegbar
bull Nacharbeiten
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Ist einfachster Weg Daten in ComMusic zu bringen ndash Nacharbeit in ComMusic erforderlich
bull Alle Eintraumlge werden als aktive Mitglieder importiert
ndash Eingeschraumlnkte Moumlglichkeit Daten zu importieren bull Nur Personalien Adress- Kommunikation- und
Instrumentdaten koumlnnen importiert werden
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung Excel ndash Import einfach mit Beispieldatenxls ndash Import einfach leerxls
bull Tabelle zum Fuumlllen mit eigenen Daten
Datenimport aus Excel bdquoImport einfach mit Beispieldatenxlsldquo
bull Uumlberfahren der Spaltenuumlberschrift mit der Maus fuumlr eine kurze Erlaumluterung
bull Umschalten zwischen Vereinsdaten Personendaten und Erlaumluterung der Felder am Fuszlig des Fensters
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull bdquoImport einfach leerxlsldquo mit Daten des eigenen Vereins fuumlllen
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Excel-Datei einfach
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Bei Problemen
ndash F1 ruft Hilfedialog von ComMusic
ndash E-Mail an ComMusic
Datenimport aus Excel Nacharbeiten nach dem Excel Import
bull Voreinstellungen rarr bdquoVereinsbereich bei allen Aktiven Eintragenldquorarr Orchester Zuweisung vornehmen
bull Alle Personen kontrollieren und fehlende Informationen nachtragenaumlndern ndash Siehe Datenpflege
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull Vorbereitung der Daten ist extrem komplex
ndash technisches Verstaumlndnis der ComMusic Tabellen notwendig
bull Moumlglichkeit Alles aus den alten Daten zu uumlbernehmen
bull Weniger Nacharbeit in ComMusic notwendig
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull CSV Import wird nur erfahrenen Anwendern empfohlen bull Alternative Beispiel Excel auf BVRN Homepage bull Folgende Importeinstellungen fuumlr Personen
bull Daten direkt im Beispiel Excel eintragen
bull Link siehe Wissenswertes
bull Punkt bdquoVorbereiten der Excel Dateildquo uumlberspringen
bull Uumlberspringen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Vorhandene Felder identifizieren Entsprechenden Importdialog aufrufen
bull zB Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Fenster enthaumllt rechts alle verfuumlgbaren Spalten die im Excel vorkommen duumlrfen
bull Hilfe Dialog (F1) anschauen
Grundregeln 1 Erstes Feld identifiziert Tabelleneintrag
eindeutig
2 1 Punkt und (Nr) im Namen
bull Vorarbeit noumltig
bull zB Adressanrede (Nr) Nummer
3 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Separater Import einer CSV
bull FunktionenFunktion (Nr)Nummer
bull 1 Spalte bdquoNummerldquo im Excel einfuumlgen
ndash Jede Person erhaumllt eindeutige Nummer Wenn wir spaumlter weitere CSV-Dateien zu den Personen importieren benutzen wir diese Nummer
bull Alle weitere Zeilen hinzufuumlgenidentifizieren die zur Person gehoumlren und nicht Regel 2 und 3 folgen
ndash Name Vorname Straszlige PLZ Ort etc
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (1)
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Installation
Installation
Bei der Erstinstallation muss Hier nichts gemacht werden
Installation
Auswahl ndash bdquoArt der Installationldquo
Auswahl des Installationsortes
Standard Ort bzw Update -Pfad
Bei der Auswahl bdquoExpressldquo erfolgt die Pfadangabe bdquoautomatischldquo
Bei der Auswahl bdquobenutzerdefiniertldquo erfolgt die Pfadangabe nach Anwenderwunsch auf einer
weiteren Seite
Installation
Bestaumltigung der bdquoZusammenfassungldquo der Installation - ( ohne Bild )
Bestaumltigung des bdquoEndesldquo der Installation - ( ohne Bild )
Laumluft automatisch - ohne Benutzereingriff
Installation
Lizenz amp Vereinsdaten eingeben
- Vereinsname eingeben - Kundennummer eingeben - Registrierungsschluumlssel eingeben
12345-12345-12345-12345
Installation lokal
Bei bdquolokalerldquo Installation 1
2
Optional ndash je nach Anwenderwunsch
Installation Server
NUR bei bdquoServerldquo Installation
1
2
3
Optional ndash je nach Anwenderwunsch
Alle weiteren Details entnehmen Sie bitte der Praumlsentation in ComMusic zur
Serverplatz-Einrichtung
Installation
Los geht`s
Installation Update
Beim Programmstart (mit bestehender Internetverbindung) kann folgende Meldung erscheinen
Installation Update
bull Update
ndash Meist nur kleinere Aumlnderungen
ndash Aumlnderung der Version nach dem ersten Punkt 201319 rarr 201321
bull Man sollte trotz der automatischen Programmaktualisierungen regelmaumlszligig auf wwwcommusicde auf Versionswechsel achten
ndash Aumlnderung der Version vor dem ersten Punkt 201228 rarr 201311
ndash Bei Versionswechsel ist ein neuer Lizenzschluumlssel noumltig
bull Wird jaumlhrlich an die E-Mailadresse des EDV Beauftragten des Vereins versandt (siehe Verbandsmeldung)
Agenda
Datenimport aus Excel
Datenimport aus Excel Uumlbersicht
bull Nur wichtig wenn Mitglieder noch nicht in ComMusic eingepflegt aber bereits in einem anderem Programm vorhanden sind ndash Daten neu am PC eingeben Siehe Datenpflege
bull Wir nehmen Excel als zentrale Schnittstelle fuumlr vorhandene Daten ndash Export aus einer anderen Vereinsverwaltung in Excel
bull zB WISO bdquoMein Vereinldquo Jverein
ndash Bisherige Mitgliederverwaltung mit Excel
bull Daten im Excel muumlssen ComMusic konform werden ndash Austausch-Formate
1 Bei ComMusic mitgelieferte Excel-Datei 2 CSV = Textdatei bei der die Spaltenwerte mit Komma getrennt sind
ndash Feldzuweisungen uumlberpruumlfen bull Gibt es alle Informationen aus der alten Software in ComMusic bull Sind alle Pflichtfelder in ComMusic belegbar
bull Nacharbeiten
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Ist einfachster Weg Daten in ComMusic zu bringen ndash Nacharbeit in ComMusic erforderlich
bull Alle Eintraumlge werden als aktive Mitglieder importiert
ndash Eingeschraumlnkte Moumlglichkeit Daten zu importieren bull Nur Personalien Adress- Kommunikation- und
Instrumentdaten koumlnnen importiert werden
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung Excel ndash Import einfach mit Beispieldatenxls ndash Import einfach leerxls
bull Tabelle zum Fuumlllen mit eigenen Daten
Datenimport aus Excel bdquoImport einfach mit Beispieldatenxlsldquo
bull Uumlberfahren der Spaltenuumlberschrift mit der Maus fuumlr eine kurze Erlaumluterung
bull Umschalten zwischen Vereinsdaten Personendaten und Erlaumluterung der Felder am Fuszlig des Fensters
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull bdquoImport einfach leerxlsldquo mit Daten des eigenen Vereins fuumlllen
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Excel-Datei einfach
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Bei Problemen
ndash F1 ruft Hilfedialog von ComMusic
ndash E-Mail an ComMusic
Datenimport aus Excel Nacharbeiten nach dem Excel Import
bull Voreinstellungen rarr bdquoVereinsbereich bei allen Aktiven Eintragenldquorarr Orchester Zuweisung vornehmen
bull Alle Personen kontrollieren und fehlende Informationen nachtragenaumlndern ndash Siehe Datenpflege
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull Vorbereitung der Daten ist extrem komplex
ndash technisches Verstaumlndnis der ComMusic Tabellen notwendig
bull Moumlglichkeit Alles aus den alten Daten zu uumlbernehmen
bull Weniger Nacharbeit in ComMusic notwendig
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull CSV Import wird nur erfahrenen Anwendern empfohlen bull Alternative Beispiel Excel auf BVRN Homepage bull Folgende Importeinstellungen fuumlr Personen
bull Daten direkt im Beispiel Excel eintragen
bull Link siehe Wissenswertes
bull Punkt bdquoVorbereiten der Excel Dateildquo uumlberspringen
bull Uumlberspringen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Vorhandene Felder identifizieren Entsprechenden Importdialog aufrufen
bull zB Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Fenster enthaumllt rechts alle verfuumlgbaren Spalten die im Excel vorkommen duumlrfen
bull Hilfe Dialog (F1) anschauen
Grundregeln 1 Erstes Feld identifiziert Tabelleneintrag
eindeutig
2 1 Punkt und (Nr) im Namen
bull Vorarbeit noumltig
bull zB Adressanrede (Nr) Nummer
3 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Separater Import einer CSV
bull FunktionenFunktion (Nr)Nummer
bull 1 Spalte bdquoNummerldquo im Excel einfuumlgen
ndash Jede Person erhaumllt eindeutige Nummer Wenn wir spaumlter weitere CSV-Dateien zu den Personen importieren benutzen wir diese Nummer
bull Alle weitere Zeilen hinzufuumlgenidentifizieren die zur Person gehoumlren und nicht Regel 2 und 3 folgen
ndash Name Vorname Straszlige PLZ Ort etc
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (1)
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Installation
Bei der Erstinstallation muss Hier nichts gemacht werden
Installation
Auswahl ndash bdquoArt der Installationldquo
Auswahl des Installationsortes
Standard Ort bzw Update -Pfad
Bei der Auswahl bdquoExpressldquo erfolgt die Pfadangabe bdquoautomatischldquo
Bei der Auswahl bdquobenutzerdefiniertldquo erfolgt die Pfadangabe nach Anwenderwunsch auf einer
weiteren Seite
Installation
Bestaumltigung der bdquoZusammenfassungldquo der Installation - ( ohne Bild )
Bestaumltigung des bdquoEndesldquo der Installation - ( ohne Bild )
Laumluft automatisch - ohne Benutzereingriff
Installation
Lizenz amp Vereinsdaten eingeben
- Vereinsname eingeben - Kundennummer eingeben - Registrierungsschluumlssel eingeben
12345-12345-12345-12345
Installation lokal
Bei bdquolokalerldquo Installation 1
2
Optional ndash je nach Anwenderwunsch
Installation Server
NUR bei bdquoServerldquo Installation
1
2
3
Optional ndash je nach Anwenderwunsch
Alle weiteren Details entnehmen Sie bitte der Praumlsentation in ComMusic zur
Serverplatz-Einrichtung
Installation
Los geht`s
Installation Update
Beim Programmstart (mit bestehender Internetverbindung) kann folgende Meldung erscheinen
Installation Update
bull Update
ndash Meist nur kleinere Aumlnderungen
ndash Aumlnderung der Version nach dem ersten Punkt 201319 rarr 201321
bull Man sollte trotz der automatischen Programmaktualisierungen regelmaumlszligig auf wwwcommusicde auf Versionswechsel achten
ndash Aumlnderung der Version vor dem ersten Punkt 201228 rarr 201311
ndash Bei Versionswechsel ist ein neuer Lizenzschluumlssel noumltig
bull Wird jaumlhrlich an die E-Mailadresse des EDV Beauftragten des Vereins versandt (siehe Verbandsmeldung)
Agenda
Datenimport aus Excel
Datenimport aus Excel Uumlbersicht
bull Nur wichtig wenn Mitglieder noch nicht in ComMusic eingepflegt aber bereits in einem anderem Programm vorhanden sind ndash Daten neu am PC eingeben Siehe Datenpflege
bull Wir nehmen Excel als zentrale Schnittstelle fuumlr vorhandene Daten ndash Export aus einer anderen Vereinsverwaltung in Excel
bull zB WISO bdquoMein Vereinldquo Jverein
ndash Bisherige Mitgliederverwaltung mit Excel
bull Daten im Excel muumlssen ComMusic konform werden ndash Austausch-Formate
1 Bei ComMusic mitgelieferte Excel-Datei 2 CSV = Textdatei bei der die Spaltenwerte mit Komma getrennt sind
ndash Feldzuweisungen uumlberpruumlfen bull Gibt es alle Informationen aus der alten Software in ComMusic bull Sind alle Pflichtfelder in ComMusic belegbar
bull Nacharbeiten
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Ist einfachster Weg Daten in ComMusic zu bringen ndash Nacharbeit in ComMusic erforderlich
bull Alle Eintraumlge werden als aktive Mitglieder importiert
ndash Eingeschraumlnkte Moumlglichkeit Daten zu importieren bull Nur Personalien Adress- Kommunikation- und
Instrumentdaten koumlnnen importiert werden
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung Excel ndash Import einfach mit Beispieldatenxls ndash Import einfach leerxls
bull Tabelle zum Fuumlllen mit eigenen Daten
Datenimport aus Excel bdquoImport einfach mit Beispieldatenxlsldquo
bull Uumlberfahren der Spaltenuumlberschrift mit der Maus fuumlr eine kurze Erlaumluterung
bull Umschalten zwischen Vereinsdaten Personendaten und Erlaumluterung der Felder am Fuszlig des Fensters
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull bdquoImport einfach leerxlsldquo mit Daten des eigenen Vereins fuumlllen
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Excel-Datei einfach
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Bei Problemen
ndash F1 ruft Hilfedialog von ComMusic
ndash E-Mail an ComMusic
Datenimport aus Excel Nacharbeiten nach dem Excel Import
bull Voreinstellungen rarr bdquoVereinsbereich bei allen Aktiven Eintragenldquorarr Orchester Zuweisung vornehmen
bull Alle Personen kontrollieren und fehlende Informationen nachtragenaumlndern ndash Siehe Datenpflege
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull Vorbereitung der Daten ist extrem komplex
ndash technisches Verstaumlndnis der ComMusic Tabellen notwendig
bull Moumlglichkeit Alles aus den alten Daten zu uumlbernehmen
bull Weniger Nacharbeit in ComMusic notwendig
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull CSV Import wird nur erfahrenen Anwendern empfohlen bull Alternative Beispiel Excel auf BVRN Homepage bull Folgende Importeinstellungen fuumlr Personen
bull Daten direkt im Beispiel Excel eintragen
bull Link siehe Wissenswertes
bull Punkt bdquoVorbereiten der Excel Dateildquo uumlberspringen
bull Uumlberspringen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Vorhandene Felder identifizieren Entsprechenden Importdialog aufrufen
bull zB Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Fenster enthaumllt rechts alle verfuumlgbaren Spalten die im Excel vorkommen duumlrfen
bull Hilfe Dialog (F1) anschauen
Grundregeln 1 Erstes Feld identifiziert Tabelleneintrag
eindeutig
2 1 Punkt und (Nr) im Namen
bull Vorarbeit noumltig
bull zB Adressanrede (Nr) Nummer
3 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Separater Import einer CSV
bull FunktionenFunktion (Nr)Nummer
bull 1 Spalte bdquoNummerldquo im Excel einfuumlgen
ndash Jede Person erhaumllt eindeutige Nummer Wenn wir spaumlter weitere CSV-Dateien zu den Personen importieren benutzen wir diese Nummer
bull Alle weitere Zeilen hinzufuumlgenidentifizieren die zur Person gehoumlren und nicht Regel 2 und 3 folgen
ndash Name Vorname Straszlige PLZ Ort etc
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (1)
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Installation
Auswahl ndash bdquoArt der Installationldquo
Auswahl des Installationsortes
Standard Ort bzw Update -Pfad
Bei der Auswahl bdquoExpressldquo erfolgt die Pfadangabe bdquoautomatischldquo
Bei der Auswahl bdquobenutzerdefiniertldquo erfolgt die Pfadangabe nach Anwenderwunsch auf einer
weiteren Seite
Installation
Bestaumltigung der bdquoZusammenfassungldquo der Installation - ( ohne Bild )
Bestaumltigung des bdquoEndesldquo der Installation - ( ohne Bild )
Laumluft automatisch - ohne Benutzereingriff
Installation
Lizenz amp Vereinsdaten eingeben
- Vereinsname eingeben - Kundennummer eingeben - Registrierungsschluumlssel eingeben
12345-12345-12345-12345
Installation lokal
Bei bdquolokalerldquo Installation 1
2
Optional ndash je nach Anwenderwunsch
Installation Server
NUR bei bdquoServerldquo Installation
1
2
3
Optional ndash je nach Anwenderwunsch
Alle weiteren Details entnehmen Sie bitte der Praumlsentation in ComMusic zur
Serverplatz-Einrichtung
Installation
Los geht`s
Installation Update
Beim Programmstart (mit bestehender Internetverbindung) kann folgende Meldung erscheinen
Installation Update
bull Update
ndash Meist nur kleinere Aumlnderungen
ndash Aumlnderung der Version nach dem ersten Punkt 201319 rarr 201321
bull Man sollte trotz der automatischen Programmaktualisierungen regelmaumlszligig auf wwwcommusicde auf Versionswechsel achten
ndash Aumlnderung der Version vor dem ersten Punkt 201228 rarr 201311
ndash Bei Versionswechsel ist ein neuer Lizenzschluumlssel noumltig
bull Wird jaumlhrlich an die E-Mailadresse des EDV Beauftragten des Vereins versandt (siehe Verbandsmeldung)
Agenda
Datenimport aus Excel
Datenimport aus Excel Uumlbersicht
bull Nur wichtig wenn Mitglieder noch nicht in ComMusic eingepflegt aber bereits in einem anderem Programm vorhanden sind ndash Daten neu am PC eingeben Siehe Datenpflege
bull Wir nehmen Excel als zentrale Schnittstelle fuumlr vorhandene Daten ndash Export aus einer anderen Vereinsverwaltung in Excel
bull zB WISO bdquoMein Vereinldquo Jverein
ndash Bisherige Mitgliederverwaltung mit Excel
bull Daten im Excel muumlssen ComMusic konform werden ndash Austausch-Formate
1 Bei ComMusic mitgelieferte Excel-Datei 2 CSV = Textdatei bei der die Spaltenwerte mit Komma getrennt sind
ndash Feldzuweisungen uumlberpruumlfen bull Gibt es alle Informationen aus der alten Software in ComMusic bull Sind alle Pflichtfelder in ComMusic belegbar
bull Nacharbeiten
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Ist einfachster Weg Daten in ComMusic zu bringen ndash Nacharbeit in ComMusic erforderlich
bull Alle Eintraumlge werden als aktive Mitglieder importiert
ndash Eingeschraumlnkte Moumlglichkeit Daten zu importieren bull Nur Personalien Adress- Kommunikation- und
Instrumentdaten koumlnnen importiert werden
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung Excel ndash Import einfach mit Beispieldatenxls ndash Import einfach leerxls
bull Tabelle zum Fuumlllen mit eigenen Daten
Datenimport aus Excel bdquoImport einfach mit Beispieldatenxlsldquo
bull Uumlberfahren der Spaltenuumlberschrift mit der Maus fuumlr eine kurze Erlaumluterung
bull Umschalten zwischen Vereinsdaten Personendaten und Erlaumluterung der Felder am Fuszlig des Fensters
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull bdquoImport einfach leerxlsldquo mit Daten des eigenen Vereins fuumlllen
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Excel-Datei einfach
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Bei Problemen
ndash F1 ruft Hilfedialog von ComMusic
ndash E-Mail an ComMusic
Datenimport aus Excel Nacharbeiten nach dem Excel Import
bull Voreinstellungen rarr bdquoVereinsbereich bei allen Aktiven Eintragenldquorarr Orchester Zuweisung vornehmen
bull Alle Personen kontrollieren und fehlende Informationen nachtragenaumlndern ndash Siehe Datenpflege
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull Vorbereitung der Daten ist extrem komplex
ndash technisches Verstaumlndnis der ComMusic Tabellen notwendig
bull Moumlglichkeit Alles aus den alten Daten zu uumlbernehmen
bull Weniger Nacharbeit in ComMusic notwendig
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull CSV Import wird nur erfahrenen Anwendern empfohlen bull Alternative Beispiel Excel auf BVRN Homepage bull Folgende Importeinstellungen fuumlr Personen
bull Daten direkt im Beispiel Excel eintragen
bull Link siehe Wissenswertes
bull Punkt bdquoVorbereiten der Excel Dateildquo uumlberspringen
bull Uumlberspringen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Vorhandene Felder identifizieren Entsprechenden Importdialog aufrufen
bull zB Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Fenster enthaumllt rechts alle verfuumlgbaren Spalten die im Excel vorkommen duumlrfen
bull Hilfe Dialog (F1) anschauen
Grundregeln 1 Erstes Feld identifiziert Tabelleneintrag
eindeutig
2 1 Punkt und (Nr) im Namen
bull Vorarbeit noumltig
bull zB Adressanrede (Nr) Nummer
3 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Separater Import einer CSV
bull FunktionenFunktion (Nr)Nummer
bull 1 Spalte bdquoNummerldquo im Excel einfuumlgen
ndash Jede Person erhaumllt eindeutige Nummer Wenn wir spaumlter weitere CSV-Dateien zu den Personen importieren benutzen wir diese Nummer
bull Alle weitere Zeilen hinzufuumlgenidentifizieren die zur Person gehoumlren und nicht Regel 2 und 3 folgen
ndash Name Vorname Straszlige PLZ Ort etc
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (1)
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Installation
Bestaumltigung der bdquoZusammenfassungldquo der Installation - ( ohne Bild )
Bestaumltigung des bdquoEndesldquo der Installation - ( ohne Bild )
Laumluft automatisch - ohne Benutzereingriff
Installation
Lizenz amp Vereinsdaten eingeben
- Vereinsname eingeben - Kundennummer eingeben - Registrierungsschluumlssel eingeben
12345-12345-12345-12345
Installation lokal
Bei bdquolokalerldquo Installation 1
2
Optional ndash je nach Anwenderwunsch
Installation Server
NUR bei bdquoServerldquo Installation
1
2
3
Optional ndash je nach Anwenderwunsch
Alle weiteren Details entnehmen Sie bitte der Praumlsentation in ComMusic zur
Serverplatz-Einrichtung
Installation
Los geht`s
Installation Update
Beim Programmstart (mit bestehender Internetverbindung) kann folgende Meldung erscheinen
Installation Update
bull Update
ndash Meist nur kleinere Aumlnderungen
ndash Aumlnderung der Version nach dem ersten Punkt 201319 rarr 201321
bull Man sollte trotz der automatischen Programmaktualisierungen regelmaumlszligig auf wwwcommusicde auf Versionswechsel achten
ndash Aumlnderung der Version vor dem ersten Punkt 201228 rarr 201311
ndash Bei Versionswechsel ist ein neuer Lizenzschluumlssel noumltig
bull Wird jaumlhrlich an die E-Mailadresse des EDV Beauftragten des Vereins versandt (siehe Verbandsmeldung)
Agenda
Datenimport aus Excel
Datenimport aus Excel Uumlbersicht
bull Nur wichtig wenn Mitglieder noch nicht in ComMusic eingepflegt aber bereits in einem anderem Programm vorhanden sind ndash Daten neu am PC eingeben Siehe Datenpflege
bull Wir nehmen Excel als zentrale Schnittstelle fuumlr vorhandene Daten ndash Export aus einer anderen Vereinsverwaltung in Excel
bull zB WISO bdquoMein Vereinldquo Jverein
ndash Bisherige Mitgliederverwaltung mit Excel
bull Daten im Excel muumlssen ComMusic konform werden ndash Austausch-Formate
1 Bei ComMusic mitgelieferte Excel-Datei 2 CSV = Textdatei bei der die Spaltenwerte mit Komma getrennt sind
ndash Feldzuweisungen uumlberpruumlfen bull Gibt es alle Informationen aus der alten Software in ComMusic bull Sind alle Pflichtfelder in ComMusic belegbar
bull Nacharbeiten
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Ist einfachster Weg Daten in ComMusic zu bringen ndash Nacharbeit in ComMusic erforderlich
bull Alle Eintraumlge werden als aktive Mitglieder importiert
ndash Eingeschraumlnkte Moumlglichkeit Daten zu importieren bull Nur Personalien Adress- Kommunikation- und
Instrumentdaten koumlnnen importiert werden
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung Excel ndash Import einfach mit Beispieldatenxls ndash Import einfach leerxls
bull Tabelle zum Fuumlllen mit eigenen Daten
Datenimport aus Excel bdquoImport einfach mit Beispieldatenxlsldquo
bull Uumlberfahren der Spaltenuumlberschrift mit der Maus fuumlr eine kurze Erlaumluterung
bull Umschalten zwischen Vereinsdaten Personendaten und Erlaumluterung der Felder am Fuszlig des Fensters
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull bdquoImport einfach leerxlsldquo mit Daten des eigenen Vereins fuumlllen
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Excel-Datei einfach
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Bei Problemen
ndash F1 ruft Hilfedialog von ComMusic
ndash E-Mail an ComMusic
Datenimport aus Excel Nacharbeiten nach dem Excel Import
bull Voreinstellungen rarr bdquoVereinsbereich bei allen Aktiven Eintragenldquorarr Orchester Zuweisung vornehmen
bull Alle Personen kontrollieren und fehlende Informationen nachtragenaumlndern ndash Siehe Datenpflege
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull Vorbereitung der Daten ist extrem komplex
ndash technisches Verstaumlndnis der ComMusic Tabellen notwendig
bull Moumlglichkeit Alles aus den alten Daten zu uumlbernehmen
bull Weniger Nacharbeit in ComMusic notwendig
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull CSV Import wird nur erfahrenen Anwendern empfohlen bull Alternative Beispiel Excel auf BVRN Homepage bull Folgende Importeinstellungen fuumlr Personen
bull Daten direkt im Beispiel Excel eintragen
bull Link siehe Wissenswertes
bull Punkt bdquoVorbereiten der Excel Dateildquo uumlberspringen
bull Uumlberspringen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Vorhandene Felder identifizieren Entsprechenden Importdialog aufrufen
bull zB Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Fenster enthaumllt rechts alle verfuumlgbaren Spalten die im Excel vorkommen duumlrfen
bull Hilfe Dialog (F1) anschauen
Grundregeln 1 Erstes Feld identifiziert Tabelleneintrag
eindeutig
2 1 Punkt und (Nr) im Namen
bull Vorarbeit noumltig
bull zB Adressanrede (Nr) Nummer
3 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Separater Import einer CSV
bull FunktionenFunktion (Nr)Nummer
bull 1 Spalte bdquoNummerldquo im Excel einfuumlgen
ndash Jede Person erhaumllt eindeutige Nummer Wenn wir spaumlter weitere CSV-Dateien zu den Personen importieren benutzen wir diese Nummer
bull Alle weitere Zeilen hinzufuumlgenidentifizieren die zur Person gehoumlren und nicht Regel 2 und 3 folgen
ndash Name Vorname Straszlige PLZ Ort etc
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (1)
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Installation
Lizenz amp Vereinsdaten eingeben
- Vereinsname eingeben - Kundennummer eingeben - Registrierungsschluumlssel eingeben
12345-12345-12345-12345
Installation lokal
Bei bdquolokalerldquo Installation 1
2
Optional ndash je nach Anwenderwunsch
Installation Server
NUR bei bdquoServerldquo Installation
1
2
3
Optional ndash je nach Anwenderwunsch
Alle weiteren Details entnehmen Sie bitte der Praumlsentation in ComMusic zur
Serverplatz-Einrichtung
Installation
Los geht`s
Installation Update
Beim Programmstart (mit bestehender Internetverbindung) kann folgende Meldung erscheinen
Installation Update
bull Update
ndash Meist nur kleinere Aumlnderungen
ndash Aumlnderung der Version nach dem ersten Punkt 201319 rarr 201321
bull Man sollte trotz der automatischen Programmaktualisierungen regelmaumlszligig auf wwwcommusicde auf Versionswechsel achten
ndash Aumlnderung der Version vor dem ersten Punkt 201228 rarr 201311
ndash Bei Versionswechsel ist ein neuer Lizenzschluumlssel noumltig
bull Wird jaumlhrlich an die E-Mailadresse des EDV Beauftragten des Vereins versandt (siehe Verbandsmeldung)
Agenda
Datenimport aus Excel
Datenimport aus Excel Uumlbersicht
bull Nur wichtig wenn Mitglieder noch nicht in ComMusic eingepflegt aber bereits in einem anderem Programm vorhanden sind ndash Daten neu am PC eingeben Siehe Datenpflege
bull Wir nehmen Excel als zentrale Schnittstelle fuumlr vorhandene Daten ndash Export aus einer anderen Vereinsverwaltung in Excel
bull zB WISO bdquoMein Vereinldquo Jverein
ndash Bisherige Mitgliederverwaltung mit Excel
bull Daten im Excel muumlssen ComMusic konform werden ndash Austausch-Formate
1 Bei ComMusic mitgelieferte Excel-Datei 2 CSV = Textdatei bei der die Spaltenwerte mit Komma getrennt sind
ndash Feldzuweisungen uumlberpruumlfen bull Gibt es alle Informationen aus der alten Software in ComMusic bull Sind alle Pflichtfelder in ComMusic belegbar
bull Nacharbeiten
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Ist einfachster Weg Daten in ComMusic zu bringen ndash Nacharbeit in ComMusic erforderlich
bull Alle Eintraumlge werden als aktive Mitglieder importiert
ndash Eingeschraumlnkte Moumlglichkeit Daten zu importieren bull Nur Personalien Adress- Kommunikation- und
Instrumentdaten koumlnnen importiert werden
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung Excel ndash Import einfach mit Beispieldatenxls ndash Import einfach leerxls
bull Tabelle zum Fuumlllen mit eigenen Daten
Datenimport aus Excel bdquoImport einfach mit Beispieldatenxlsldquo
bull Uumlberfahren der Spaltenuumlberschrift mit der Maus fuumlr eine kurze Erlaumluterung
bull Umschalten zwischen Vereinsdaten Personendaten und Erlaumluterung der Felder am Fuszlig des Fensters
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull bdquoImport einfach leerxlsldquo mit Daten des eigenen Vereins fuumlllen
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Excel-Datei einfach
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Bei Problemen
ndash F1 ruft Hilfedialog von ComMusic
ndash E-Mail an ComMusic
Datenimport aus Excel Nacharbeiten nach dem Excel Import
bull Voreinstellungen rarr bdquoVereinsbereich bei allen Aktiven Eintragenldquorarr Orchester Zuweisung vornehmen
bull Alle Personen kontrollieren und fehlende Informationen nachtragenaumlndern ndash Siehe Datenpflege
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull Vorbereitung der Daten ist extrem komplex
ndash technisches Verstaumlndnis der ComMusic Tabellen notwendig
bull Moumlglichkeit Alles aus den alten Daten zu uumlbernehmen
bull Weniger Nacharbeit in ComMusic notwendig
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull CSV Import wird nur erfahrenen Anwendern empfohlen bull Alternative Beispiel Excel auf BVRN Homepage bull Folgende Importeinstellungen fuumlr Personen
bull Daten direkt im Beispiel Excel eintragen
bull Link siehe Wissenswertes
bull Punkt bdquoVorbereiten der Excel Dateildquo uumlberspringen
bull Uumlberspringen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Vorhandene Felder identifizieren Entsprechenden Importdialog aufrufen
bull zB Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Fenster enthaumllt rechts alle verfuumlgbaren Spalten die im Excel vorkommen duumlrfen
bull Hilfe Dialog (F1) anschauen
Grundregeln 1 Erstes Feld identifiziert Tabelleneintrag
eindeutig
2 1 Punkt und (Nr) im Namen
bull Vorarbeit noumltig
bull zB Adressanrede (Nr) Nummer
3 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Separater Import einer CSV
bull FunktionenFunktion (Nr)Nummer
bull 1 Spalte bdquoNummerldquo im Excel einfuumlgen
ndash Jede Person erhaumllt eindeutige Nummer Wenn wir spaumlter weitere CSV-Dateien zu den Personen importieren benutzen wir diese Nummer
bull Alle weitere Zeilen hinzufuumlgenidentifizieren die zur Person gehoumlren und nicht Regel 2 und 3 folgen
ndash Name Vorname Straszlige PLZ Ort etc
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (1)
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Installation lokal
Bei bdquolokalerldquo Installation 1
2
Optional ndash je nach Anwenderwunsch
Installation Server
NUR bei bdquoServerldquo Installation
1
2
3
Optional ndash je nach Anwenderwunsch
Alle weiteren Details entnehmen Sie bitte der Praumlsentation in ComMusic zur
Serverplatz-Einrichtung
Installation
Los geht`s
Installation Update
Beim Programmstart (mit bestehender Internetverbindung) kann folgende Meldung erscheinen
Installation Update
bull Update
ndash Meist nur kleinere Aumlnderungen
ndash Aumlnderung der Version nach dem ersten Punkt 201319 rarr 201321
bull Man sollte trotz der automatischen Programmaktualisierungen regelmaumlszligig auf wwwcommusicde auf Versionswechsel achten
ndash Aumlnderung der Version vor dem ersten Punkt 201228 rarr 201311
ndash Bei Versionswechsel ist ein neuer Lizenzschluumlssel noumltig
bull Wird jaumlhrlich an die E-Mailadresse des EDV Beauftragten des Vereins versandt (siehe Verbandsmeldung)
Agenda
Datenimport aus Excel
Datenimport aus Excel Uumlbersicht
bull Nur wichtig wenn Mitglieder noch nicht in ComMusic eingepflegt aber bereits in einem anderem Programm vorhanden sind ndash Daten neu am PC eingeben Siehe Datenpflege
bull Wir nehmen Excel als zentrale Schnittstelle fuumlr vorhandene Daten ndash Export aus einer anderen Vereinsverwaltung in Excel
bull zB WISO bdquoMein Vereinldquo Jverein
ndash Bisherige Mitgliederverwaltung mit Excel
bull Daten im Excel muumlssen ComMusic konform werden ndash Austausch-Formate
1 Bei ComMusic mitgelieferte Excel-Datei 2 CSV = Textdatei bei der die Spaltenwerte mit Komma getrennt sind
ndash Feldzuweisungen uumlberpruumlfen bull Gibt es alle Informationen aus der alten Software in ComMusic bull Sind alle Pflichtfelder in ComMusic belegbar
bull Nacharbeiten
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Ist einfachster Weg Daten in ComMusic zu bringen ndash Nacharbeit in ComMusic erforderlich
bull Alle Eintraumlge werden als aktive Mitglieder importiert
ndash Eingeschraumlnkte Moumlglichkeit Daten zu importieren bull Nur Personalien Adress- Kommunikation- und
Instrumentdaten koumlnnen importiert werden
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung Excel ndash Import einfach mit Beispieldatenxls ndash Import einfach leerxls
bull Tabelle zum Fuumlllen mit eigenen Daten
Datenimport aus Excel bdquoImport einfach mit Beispieldatenxlsldquo
bull Uumlberfahren der Spaltenuumlberschrift mit der Maus fuumlr eine kurze Erlaumluterung
bull Umschalten zwischen Vereinsdaten Personendaten und Erlaumluterung der Felder am Fuszlig des Fensters
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull bdquoImport einfach leerxlsldquo mit Daten des eigenen Vereins fuumlllen
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Excel-Datei einfach
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Bei Problemen
ndash F1 ruft Hilfedialog von ComMusic
ndash E-Mail an ComMusic
Datenimport aus Excel Nacharbeiten nach dem Excel Import
bull Voreinstellungen rarr bdquoVereinsbereich bei allen Aktiven Eintragenldquorarr Orchester Zuweisung vornehmen
bull Alle Personen kontrollieren und fehlende Informationen nachtragenaumlndern ndash Siehe Datenpflege
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull Vorbereitung der Daten ist extrem komplex
ndash technisches Verstaumlndnis der ComMusic Tabellen notwendig
bull Moumlglichkeit Alles aus den alten Daten zu uumlbernehmen
bull Weniger Nacharbeit in ComMusic notwendig
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull CSV Import wird nur erfahrenen Anwendern empfohlen bull Alternative Beispiel Excel auf BVRN Homepage bull Folgende Importeinstellungen fuumlr Personen
bull Daten direkt im Beispiel Excel eintragen
bull Link siehe Wissenswertes
bull Punkt bdquoVorbereiten der Excel Dateildquo uumlberspringen
bull Uumlberspringen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Vorhandene Felder identifizieren Entsprechenden Importdialog aufrufen
bull zB Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Fenster enthaumllt rechts alle verfuumlgbaren Spalten die im Excel vorkommen duumlrfen
bull Hilfe Dialog (F1) anschauen
Grundregeln 1 Erstes Feld identifiziert Tabelleneintrag
eindeutig
2 1 Punkt und (Nr) im Namen
bull Vorarbeit noumltig
bull zB Adressanrede (Nr) Nummer
3 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Separater Import einer CSV
bull FunktionenFunktion (Nr)Nummer
bull 1 Spalte bdquoNummerldquo im Excel einfuumlgen
ndash Jede Person erhaumllt eindeutige Nummer Wenn wir spaumlter weitere CSV-Dateien zu den Personen importieren benutzen wir diese Nummer
bull Alle weitere Zeilen hinzufuumlgenidentifizieren die zur Person gehoumlren und nicht Regel 2 und 3 folgen
ndash Name Vorname Straszlige PLZ Ort etc
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (1)
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Installation Server
NUR bei bdquoServerldquo Installation
1
2
3
Optional ndash je nach Anwenderwunsch
Alle weiteren Details entnehmen Sie bitte der Praumlsentation in ComMusic zur
Serverplatz-Einrichtung
Installation
Los geht`s
Installation Update
Beim Programmstart (mit bestehender Internetverbindung) kann folgende Meldung erscheinen
Installation Update
bull Update
ndash Meist nur kleinere Aumlnderungen
ndash Aumlnderung der Version nach dem ersten Punkt 201319 rarr 201321
bull Man sollte trotz der automatischen Programmaktualisierungen regelmaumlszligig auf wwwcommusicde auf Versionswechsel achten
ndash Aumlnderung der Version vor dem ersten Punkt 201228 rarr 201311
ndash Bei Versionswechsel ist ein neuer Lizenzschluumlssel noumltig
bull Wird jaumlhrlich an die E-Mailadresse des EDV Beauftragten des Vereins versandt (siehe Verbandsmeldung)
Agenda
Datenimport aus Excel
Datenimport aus Excel Uumlbersicht
bull Nur wichtig wenn Mitglieder noch nicht in ComMusic eingepflegt aber bereits in einem anderem Programm vorhanden sind ndash Daten neu am PC eingeben Siehe Datenpflege
bull Wir nehmen Excel als zentrale Schnittstelle fuumlr vorhandene Daten ndash Export aus einer anderen Vereinsverwaltung in Excel
bull zB WISO bdquoMein Vereinldquo Jverein
ndash Bisherige Mitgliederverwaltung mit Excel
bull Daten im Excel muumlssen ComMusic konform werden ndash Austausch-Formate
1 Bei ComMusic mitgelieferte Excel-Datei 2 CSV = Textdatei bei der die Spaltenwerte mit Komma getrennt sind
ndash Feldzuweisungen uumlberpruumlfen bull Gibt es alle Informationen aus der alten Software in ComMusic bull Sind alle Pflichtfelder in ComMusic belegbar
bull Nacharbeiten
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Ist einfachster Weg Daten in ComMusic zu bringen ndash Nacharbeit in ComMusic erforderlich
bull Alle Eintraumlge werden als aktive Mitglieder importiert
ndash Eingeschraumlnkte Moumlglichkeit Daten zu importieren bull Nur Personalien Adress- Kommunikation- und
Instrumentdaten koumlnnen importiert werden
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung Excel ndash Import einfach mit Beispieldatenxls ndash Import einfach leerxls
bull Tabelle zum Fuumlllen mit eigenen Daten
Datenimport aus Excel bdquoImport einfach mit Beispieldatenxlsldquo
bull Uumlberfahren der Spaltenuumlberschrift mit der Maus fuumlr eine kurze Erlaumluterung
bull Umschalten zwischen Vereinsdaten Personendaten und Erlaumluterung der Felder am Fuszlig des Fensters
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull bdquoImport einfach leerxlsldquo mit Daten des eigenen Vereins fuumlllen
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Excel-Datei einfach
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Bei Problemen
ndash F1 ruft Hilfedialog von ComMusic
ndash E-Mail an ComMusic
Datenimport aus Excel Nacharbeiten nach dem Excel Import
bull Voreinstellungen rarr bdquoVereinsbereich bei allen Aktiven Eintragenldquorarr Orchester Zuweisung vornehmen
bull Alle Personen kontrollieren und fehlende Informationen nachtragenaumlndern ndash Siehe Datenpflege
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull Vorbereitung der Daten ist extrem komplex
ndash technisches Verstaumlndnis der ComMusic Tabellen notwendig
bull Moumlglichkeit Alles aus den alten Daten zu uumlbernehmen
bull Weniger Nacharbeit in ComMusic notwendig
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull CSV Import wird nur erfahrenen Anwendern empfohlen bull Alternative Beispiel Excel auf BVRN Homepage bull Folgende Importeinstellungen fuumlr Personen
bull Daten direkt im Beispiel Excel eintragen
bull Link siehe Wissenswertes
bull Punkt bdquoVorbereiten der Excel Dateildquo uumlberspringen
bull Uumlberspringen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Vorhandene Felder identifizieren Entsprechenden Importdialog aufrufen
bull zB Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Fenster enthaumllt rechts alle verfuumlgbaren Spalten die im Excel vorkommen duumlrfen
bull Hilfe Dialog (F1) anschauen
Grundregeln 1 Erstes Feld identifiziert Tabelleneintrag
eindeutig
2 1 Punkt und (Nr) im Namen
bull Vorarbeit noumltig
bull zB Adressanrede (Nr) Nummer
3 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Separater Import einer CSV
bull FunktionenFunktion (Nr)Nummer
bull 1 Spalte bdquoNummerldquo im Excel einfuumlgen
ndash Jede Person erhaumllt eindeutige Nummer Wenn wir spaumlter weitere CSV-Dateien zu den Personen importieren benutzen wir diese Nummer
bull Alle weitere Zeilen hinzufuumlgenidentifizieren die zur Person gehoumlren und nicht Regel 2 und 3 folgen
ndash Name Vorname Straszlige PLZ Ort etc
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (1)
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Installation
Los geht`s
Installation Update
Beim Programmstart (mit bestehender Internetverbindung) kann folgende Meldung erscheinen
Installation Update
bull Update
ndash Meist nur kleinere Aumlnderungen
ndash Aumlnderung der Version nach dem ersten Punkt 201319 rarr 201321
bull Man sollte trotz der automatischen Programmaktualisierungen regelmaumlszligig auf wwwcommusicde auf Versionswechsel achten
ndash Aumlnderung der Version vor dem ersten Punkt 201228 rarr 201311
ndash Bei Versionswechsel ist ein neuer Lizenzschluumlssel noumltig
bull Wird jaumlhrlich an die E-Mailadresse des EDV Beauftragten des Vereins versandt (siehe Verbandsmeldung)
Agenda
Datenimport aus Excel
Datenimport aus Excel Uumlbersicht
bull Nur wichtig wenn Mitglieder noch nicht in ComMusic eingepflegt aber bereits in einem anderem Programm vorhanden sind ndash Daten neu am PC eingeben Siehe Datenpflege
bull Wir nehmen Excel als zentrale Schnittstelle fuumlr vorhandene Daten ndash Export aus einer anderen Vereinsverwaltung in Excel
bull zB WISO bdquoMein Vereinldquo Jverein
ndash Bisherige Mitgliederverwaltung mit Excel
bull Daten im Excel muumlssen ComMusic konform werden ndash Austausch-Formate
1 Bei ComMusic mitgelieferte Excel-Datei 2 CSV = Textdatei bei der die Spaltenwerte mit Komma getrennt sind
ndash Feldzuweisungen uumlberpruumlfen bull Gibt es alle Informationen aus der alten Software in ComMusic bull Sind alle Pflichtfelder in ComMusic belegbar
bull Nacharbeiten
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Ist einfachster Weg Daten in ComMusic zu bringen ndash Nacharbeit in ComMusic erforderlich
bull Alle Eintraumlge werden als aktive Mitglieder importiert
ndash Eingeschraumlnkte Moumlglichkeit Daten zu importieren bull Nur Personalien Adress- Kommunikation- und
Instrumentdaten koumlnnen importiert werden
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung Excel ndash Import einfach mit Beispieldatenxls ndash Import einfach leerxls
bull Tabelle zum Fuumlllen mit eigenen Daten
Datenimport aus Excel bdquoImport einfach mit Beispieldatenxlsldquo
bull Uumlberfahren der Spaltenuumlberschrift mit der Maus fuumlr eine kurze Erlaumluterung
bull Umschalten zwischen Vereinsdaten Personendaten und Erlaumluterung der Felder am Fuszlig des Fensters
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull bdquoImport einfach leerxlsldquo mit Daten des eigenen Vereins fuumlllen
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Excel-Datei einfach
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Bei Problemen
ndash F1 ruft Hilfedialog von ComMusic
ndash E-Mail an ComMusic
Datenimport aus Excel Nacharbeiten nach dem Excel Import
bull Voreinstellungen rarr bdquoVereinsbereich bei allen Aktiven Eintragenldquorarr Orchester Zuweisung vornehmen
bull Alle Personen kontrollieren und fehlende Informationen nachtragenaumlndern ndash Siehe Datenpflege
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull Vorbereitung der Daten ist extrem komplex
ndash technisches Verstaumlndnis der ComMusic Tabellen notwendig
bull Moumlglichkeit Alles aus den alten Daten zu uumlbernehmen
bull Weniger Nacharbeit in ComMusic notwendig
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull CSV Import wird nur erfahrenen Anwendern empfohlen bull Alternative Beispiel Excel auf BVRN Homepage bull Folgende Importeinstellungen fuumlr Personen
bull Daten direkt im Beispiel Excel eintragen
bull Link siehe Wissenswertes
bull Punkt bdquoVorbereiten der Excel Dateildquo uumlberspringen
bull Uumlberspringen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Vorhandene Felder identifizieren Entsprechenden Importdialog aufrufen
bull zB Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Fenster enthaumllt rechts alle verfuumlgbaren Spalten die im Excel vorkommen duumlrfen
bull Hilfe Dialog (F1) anschauen
Grundregeln 1 Erstes Feld identifiziert Tabelleneintrag
eindeutig
2 1 Punkt und (Nr) im Namen
bull Vorarbeit noumltig
bull zB Adressanrede (Nr) Nummer
3 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Separater Import einer CSV
bull FunktionenFunktion (Nr)Nummer
bull 1 Spalte bdquoNummerldquo im Excel einfuumlgen
ndash Jede Person erhaumllt eindeutige Nummer Wenn wir spaumlter weitere CSV-Dateien zu den Personen importieren benutzen wir diese Nummer
bull Alle weitere Zeilen hinzufuumlgenidentifizieren die zur Person gehoumlren und nicht Regel 2 und 3 folgen
ndash Name Vorname Straszlige PLZ Ort etc
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (1)
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Installation Update
Beim Programmstart (mit bestehender Internetverbindung) kann folgende Meldung erscheinen
Installation Update
bull Update
ndash Meist nur kleinere Aumlnderungen
ndash Aumlnderung der Version nach dem ersten Punkt 201319 rarr 201321
bull Man sollte trotz der automatischen Programmaktualisierungen regelmaumlszligig auf wwwcommusicde auf Versionswechsel achten
ndash Aumlnderung der Version vor dem ersten Punkt 201228 rarr 201311
ndash Bei Versionswechsel ist ein neuer Lizenzschluumlssel noumltig
bull Wird jaumlhrlich an die E-Mailadresse des EDV Beauftragten des Vereins versandt (siehe Verbandsmeldung)
Agenda
Datenimport aus Excel
Datenimport aus Excel Uumlbersicht
bull Nur wichtig wenn Mitglieder noch nicht in ComMusic eingepflegt aber bereits in einem anderem Programm vorhanden sind ndash Daten neu am PC eingeben Siehe Datenpflege
bull Wir nehmen Excel als zentrale Schnittstelle fuumlr vorhandene Daten ndash Export aus einer anderen Vereinsverwaltung in Excel
bull zB WISO bdquoMein Vereinldquo Jverein
ndash Bisherige Mitgliederverwaltung mit Excel
bull Daten im Excel muumlssen ComMusic konform werden ndash Austausch-Formate
1 Bei ComMusic mitgelieferte Excel-Datei 2 CSV = Textdatei bei der die Spaltenwerte mit Komma getrennt sind
ndash Feldzuweisungen uumlberpruumlfen bull Gibt es alle Informationen aus der alten Software in ComMusic bull Sind alle Pflichtfelder in ComMusic belegbar
bull Nacharbeiten
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Ist einfachster Weg Daten in ComMusic zu bringen ndash Nacharbeit in ComMusic erforderlich
bull Alle Eintraumlge werden als aktive Mitglieder importiert
ndash Eingeschraumlnkte Moumlglichkeit Daten zu importieren bull Nur Personalien Adress- Kommunikation- und
Instrumentdaten koumlnnen importiert werden
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung Excel ndash Import einfach mit Beispieldatenxls ndash Import einfach leerxls
bull Tabelle zum Fuumlllen mit eigenen Daten
Datenimport aus Excel bdquoImport einfach mit Beispieldatenxlsldquo
bull Uumlberfahren der Spaltenuumlberschrift mit der Maus fuumlr eine kurze Erlaumluterung
bull Umschalten zwischen Vereinsdaten Personendaten und Erlaumluterung der Felder am Fuszlig des Fensters
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull bdquoImport einfach leerxlsldquo mit Daten des eigenen Vereins fuumlllen
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Excel-Datei einfach
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Bei Problemen
ndash F1 ruft Hilfedialog von ComMusic
ndash E-Mail an ComMusic
Datenimport aus Excel Nacharbeiten nach dem Excel Import
bull Voreinstellungen rarr bdquoVereinsbereich bei allen Aktiven Eintragenldquorarr Orchester Zuweisung vornehmen
bull Alle Personen kontrollieren und fehlende Informationen nachtragenaumlndern ndash Siehe Datenpflege
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull Vorbereitung der Daten ist extrem komplex
ndash technisches Verstaumlndnis der ComMusic Tabellen notwendig
bull Moumlglichkeit Alles aus den alten Daten zu uumlbernehmen
bull Weniger Nacharbeit in ComMusic notwendig
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull CSV Import wird nur erfahrenen Anwendern empfohlen bull Alternative Beispiel Excel auf BVRN Homepage bull Folgende Importeinstellungen fuumlr Personen
bull Daten direkt im Beispiel Excel eintragen
bull Link siehe Wissenswertes
bull Punkt bdquoVorbereiten der Excel Dateildquo uumlberspringen
bull Uumlberspringen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Vorhandene Felder identifizieren Entsprechenden Importdialog aufrufen
bull zB Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Fenster enthaumllt rechts alle verfuumlgbaren Spalten die im Excel vorkommen duumlrfen
bull Hilfe Dialog (F1) anschauen
Grundregeln 1 Erstes Feld identifiziert Tabelleneintrag
eindeutig
2 1 Punkt und (Nr) im Namen
bull Vorarbeit noumltig
bull zB Adressanrede (Nr) Nummer
3 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Separater Import einer CSV
bull FunktionenFunktion (Nr)Nummer
bull 1 Spalte bdquoNummerldquo im Excel einfuumlgen
ndash Jede Person erhaumllt eindeutige Nummer Wenn wir spaumlter weitere CSV-Dateien zu den Personen importieren benutzen wir diese Nummer
bull Alle weitere Zeilen hinzufuumlgenidentifizieren die zur Person gehoumlren und nicht Regel 2 und 3 folgen
ndash Name Vorname Straszlige PLZ Ort etc
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (1)
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Installation Update
bull Update
ndash Meist nur kleinere Aumlnderungen
ndash Aumlnderung der Version nach dem ersten Punkt 201319 rarr 201321
bull Man sollte trotz der automatischen Programmaktualisierungen regelmaumlszligig auf wwwcommusicde auf Versionswechsel achten
ndash Aumlnderung der Version vor dem ersten Punkt 201228 rarr 201311
ndash Bei Versionswechsel ist ein neuer Lizenzschluumlssel noumltig
bull Wird jaumlhrlich an die E-Mailadresse des EDV Beauftragten des Vereins versandt (siehe Verbandsmeldung)
Agenda
Datenimport aus Excel
Datenimport aus Excel Uumlbersicht
bull Nur wichtig wenn Mitglieder noch nicht in ComMusic eingepflegt aber bereits in einem anderem Programm vorhanden sind ndash Daten neu am PC eingeben Siehe Datenpflege
bull Wir nehmen Excel als zentrale Schnittstelle fuumlr vorhandene Daten ndash Export aus einer anderen Vereinsverwaltung in Excel
bull zB WISO bdquoMein Vereinldquo Jverein
ndash Bisherige Mitgliederverwaltung mit Excel
bull Daten im Excel muumlssen ComMusic konform werden ndash Austausch-Formate
1 Bei ComMusic mitgelieferte Excel-Datei 2 CSV = Textdatei bei der die Spaltenwerte mit Komma getrennt sind
ndash Feldzuweisungen uumlberpruumlfen bull Gibt es alle Informationen aus der alten Software in ComMusic bull Sind alle Pflichtfelder in ComMusic belegbar
bull Nacharbeiten
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Ist einfachster Weg Daten in ComMusic zu bringen ndash Nacharbeit in ComMusic erforderlich
bull Alle Eintraumlge werden als aktive Mitglieder importiert
ndash Eingeschraumlnkte Moumlglichkeit Daten zu importieren bull Nur Personalien Adress- Kommunikation- und
Instrumentdaten koumlnnen importiert werden
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung Excel ndash Import einfach mit Beispieldatenxls ndash Import einfach leerxls
bull Tabelle zum Fuumlllen mit eigenen Daten
Datenimport aus Excel bdquoImport einfach mit Beispieldatenxlsldquo
bull Uumlberfahren der Spaltenuumlberschrift mit der Maus fuumlr eine kurze Erlaumluterung
bull Umschalten zwischen Vereinsdaten Personendaten und Erlaumluterung der Felder am Fuszlig des Fensters
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull bdquoImport einfach leerxlsldquo mit Daten des eigenen Vereins fuumlllen
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Excel-Datei einfach
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Bei Problemen
ndash F1 ruft Hilfedialog von ComMusic
ndash E-Mail an ComMusic
Datenimport aus Excel Nacharbeiten nach dem Excel Import
bull Voreinstellungen rarr bdquoVereinsbereich bei allen Aktiven Eintragenldquorarr Orchester Zuweisung vornehmen
bull Alle Personen kontrollieren und fehlende Informationen nachtragenaumlndern ndash Siehe Datenpflege
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull Vorbereitung der Daten ist extrem komplex
ndash technisches Verstaumlndnis der ComMusic Tabellen notwendig
bull Moumlglichkeit Alles aus den alten Daten zu uumlbernehmen
bull Weniger Nacharbeit in ComMusic notwendig
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull CSV Import wird nur erfahrenen Anwendern empfohlen bull Alternative Beispiel Excel auf BVRN Homepage bull Folgende Importeinstellungen fuumlr Personen
bull Daten direkt im Beispiel Excel eintragen
bull Link siehe Wissenswertes
bull Punkt bdquoVorbereiten der Excel Dateildquo uumlberspringen
bull Uumlberspringen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Vorhandene Felder identifizieren Entsprechenden Importdialog aufrufen
bull zB Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Fenster enthaumllt rechts alle verfuumlgbaren Spalten die im Excel vorkommen duumlrfen
bull Hilfe Dialog (F1) anschauen
Grundregeln 1 Erstes Feld identifiziert Tabelleneintrag
eindeutig
2 1 Punkt und (Nr) im Namen
bull Vorarbeit noumltig
bull zB Adressanrede (Nr) Nummer
3 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Separater Import einer CSV
bull FunktionenFunktion (Nr)Nummer
bull 1 Spalte bdquoNummerldquo im Excel einfuumlgen
ndash Jede Person erhaumllt eindeutige Nummer Wenn wir spaumlter weitere CSV-Dateien zu den Personen importieren benutzen wir diese Nummer
bull Alle weitere Zeilen hinzufuumlgenidentifizieren die zur Person gehoumlren und nicht Regel 2 und 3 folgen
ndash Name Vorname Straszlige PLZ Ort etc
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (1)
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Agenda
Datenimport aus Excel
Datenimport aus Excel Uumlbersicht
bull Nur wichtig wenn Mitglieder noch nicht in ComMusic eingepflegt aber bereits in einem anderem Programm vorhanden sind ndash Daten neu am PC eingeben Siehe Datenpflege
bull Wir nehmen Excel als zentrale Schnittstelle fuumlr vorhandene Daten ndash Export aus einer anderen Vereinsverwaltung in Excel
bull zB WISO bdquoMein Vereinldquo Jverein
ndash Bisherige Mitgliederverwaltung mit Excel
bull Daten im Excel muumlssen ComMusic konform werden ndash Austausch-Formate
1 Bei ComMusic mitgelieferte Excel-Datei 2 CSV = Textdatei bei der die Spaltenwerte mit Komma getrennt sind
ndash Feldzuweisungen uumlberpruumlfen bull Gibt es alle Informationen aus der alten Software in ComMusic bull Sind alle Pflichtfelder in ComMusic belegbar
bull Nacharbeiten
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Ist einfachster Weg Daten in ComMusic zu bringen ndash Nacharbeit in ComMusic erforderlich
bull Alle Eintraumlge werden als aktive Mitglieder importiert
ndash Eingeschraumlnkte Moumlglichkeit Daten zu importieren bull Nur Personalien Adress- Kommunikation- und
Instrumentdaten koumlnnen importiert werden
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung Excel ndash Import einfach mit Beispieldatenxls ndash Import einfach leerxls
bull Tabelle zum Fuumlllen mit eigenen Daten
Datenimport aus Excel bdquoImport einfach mit Beispieldatenxlsldquo
bull Uumlberfahren der Spaltenuumlberschrift mit der Maus fuumlr eine kurze Erlaumluterung
bull Umschalten zwischen Vereinsdaten Personendaten und Erlaumluterung der Felder am Fuszlig des Fensters
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull bdquoImport einfach leerxlsldquo mit Daten des eigenen Vereins fuumlllen
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Excel-Datei einfach
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Bei Problemen
ndash F1 ruft Hilfedialog von ComMusic
ndash E-Mail an ComMusic
Datenimport aus Excel Nacharbeiten nach dem Excel Import
bull Voreinstellungen rarr bdquoVereinsbereich bei allen Aktiven Eintragenldquorarr Orchester Zuweisung vornehmen
bull Alle Personen kontrollieren und fehlende Informationen nachtragenaumlndern ndash Siehe Datenpflege
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull Vorbereitung der Daten ist extrem komplex
ndash technisches Verstaumlndnis der ComMusic Tabellen notwendig
bull Moumlglichkeit Alles aus den alten Daten zu uumlbernehmen
bull Weniger Nacharbeit in ComMusic notwendig
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull CSV Import wird nur erfahrenen Anwendern empfohlen bull Alternative Beispiel Excel auf BVRN Homepage bull Folgende Importeinstellungen fuumlr Personen
bull Daten direkt im Beispiel Excel eintragen
bull Link siehe Wissenswertes
bull Punkt bdquoVorbereiten der Excel Dateildquo uumlberspringen
bull Uumlberspringen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Vorhandene Felder identifizieren Entsprechenden Importdialog aufrufen
bull zB Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Fenster enthaumllt rechts alle verfuumlgbaren Spalten die im Excel vorkommen duumlrfen
bull Hilfe Dialog (F1) anschauen
Grundregeln 1 Erstes Feld identifiziert Tabelleneintrag
eindeutig
2 1 Punkt und (Nr) im Namen
bull Vorarbeit noumltig
bull zB Adressanrede (Nr) Nummer
3 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Separater Import einer CSV
bull FunktionenFunktion (Nr)Nummer
bull 1 Spalte bdquoNummerldquo im Excel einfuumlgen
ndash Jede Person erhaumllt eindeutige Nummer Wenn wir spaumlter weitere CSV-Dateien zu den Personen importieren benutzen wir diese Nummer
bull Alle weitere Zeilen hinzufuumlgenidentifizieren die zur Person gehoumlren und nicht Regel 2 und 3 folgen
ndash Name Vorname Straszlige PLZ Ort etc
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (1)
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenimport aus Excel Uumlbersicht
bull Nur wichtig wenn Mitglieder noch nicht in ComMusic eingepflegt aber bereits in einem anderem Programm vorhanden sind ndash Daten neu am PC eingeben Siehe Datenpflege
bull Wir nehmen Excel als zentrale Schnittstelle fuumlr vorhandene Daten ndash Export aus einer anderen Vereinsverwaltung in Excel
bull zB WISO bdquoMein Vereinldquo Jverein
ndash Bisherige Mitgliederverwaltung mit Excel
bull Daten im Excel muumlssen ComMusic konform werden ndash Austausch-Formate
1 Bei ComMusic mitgelieferte Excel-Datei 2 CSV = Textdatei bei der die Spaltenwerte mit Komma getrennt sind
ndash Feldzuweisungen uumlberpruumlfen bull Gibt es alle Informationen aus der alten Software in ComMusic bull Sind alle Pflichtfelder in ComMusic belegbar
bull Nacharbeiten
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Ist einfachster Weg Daten in ComMusic zu bringen ndash Nacharbeit in ComMusic erforderlich
bull Alle Eintraumlge werden als aktive Mitglieder importiert
ndash Eingeschraumlnkte Moumlglichkeit Daten zu importieren bull Nur Personalien Adress- Kommunikation- und
Instrumentdaten koumlnnen importiert werden
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung Excel ndash Import einfach mit Beispieldatenxls ndash Import einfach leerxls
bull Tabelle zum Fuumlllen mit eigenen Daten
Datenimport aus Excel bdquoImport einfach mit Beispieldatenxlsldquo
bull Uumlberfahren der Spaltenuumlberschrift mit der Maus fuumlr eine kurze Erlaumluterung
bull Umschalten zwischen Vereinsdaten Personendaten und Erlaumluterung der Felder am Fuszlig des Fensters
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull bdquoImport einfach leerxlsldquo mit Daten des eigenen Vereins fuumlllen
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Excel-Datei einfach
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Bei Problemen
ndash F1 ruft Hilfedialog von ComMusic
ndash E-Mail an ComMusic
Datenimport aus Excel Nacharbeiten nach dem Excel Import
bull Voreinstellungen rarr bdquoVereinsbereich bei allen Aktiven Eintragenldquorarr Orchester Zuweisung vornehmen
bull Alle Personen kontrollieren und fehlende Informationen nachtragenaumlndern ndash Siehe Datenpflege
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull Vorbereitung der Daten ist extrem komplex
ndash technisches Verstaumlndnis der ComMusic Tabellen notwendig
bull Moumlglichkeit Alles aus den alten Daten zu uumlbernehmen
bull Weniger Nacharbeit in ComMusic notwendig
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull CSV Import wird nur erfahrenen Anwendern empfohlen bull Alternative Beispiel Excel auf BVRN Homepage bull Folgende Importeinstellungen fuumlr Personen
bull Daten direkt im Beispiel Excel eintragen
bull Link siehe Wissenswertes
bull Punkt bdquoVorbereiten der Excel Dateildquo uumlberspringen
bull Uumlberspringen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Vorhandene Felder identifizieren Entsprechenden Importdialog aufrufen
bull zB Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Fenster enthaumllt rechts alle verfuumlgbaren Spalten die im Excel vorkommen duumlrfen
bull Hilfe Dialog (F1) anschauen
Grundregeln 1 Erstes Feld identifiziert Tabelleneintrag
eindeutig
2 1 Punkt und (Nr) im Namen
bull Vorarbeit noumltig
bull zB Adressanrede (Nr) Nummer
3 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Separater Import einer CSV
bull FunktionenFunktion (Nr)Nummer
bull 1 Spalte bdquoNummerldquo im Excel einfuumlgen
ndash Jede Person erhaumllt eindeutige Nummer Wenn wir spaumlter weitere CSV-Dateien zu den Personen importieren benutzen wir diese Nummer
bull Alle weitere Zeilen hinzufuumlgenidentifizieren die zur Person gehoumlren und nicht Regel 2 und 3 folgen
ndash Name Vorname Straszlige PLZ Ort etc
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (1)
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Ist einfachster Weg Daten in ComMusic zu bringen ndash Nacharbeit in ComMusic erforderlich
bull Alle Eintraumlge werden als aktive Mitglieder importiert
ndash Eingeschraumlnkte Moumlglichkeit Daten zu importieren bull Nur Personalien Adress- Kommunikation- und
Instrumentdaten koumlnnen importiert werden
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung Excel ndash Import einfach mit Beispieldatenxls ndash Import einfach leerxls
bull Tabelle zum Fuumlllen mit eigenen Daten
Datenimport aus Excel bdquoImport einfach mit Beispieldatenxlsldquo
bull Uumlberfahren der Spaltenuumlberschrift mit der Maus fuumlr eine kurze Erlaumluterung
bull Umschalten zwischen Vereinsdaten Personendaten und Erlaumluterung der Felder am Fuszlig des Fensters
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull bdquoImport einfach leerxlsldquo mit Daten des eigenen Vereins fuumlllen
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Excel-Datei einfach
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Bei Problemen
ndash F1 ruft Hilfedialog von ComMusic
ndash E-Mail an ComMusic
Datenimport aus Excel Nacharbeiten nach dem Excel Import
bull Voreinstellungen rarr bdquoVereinsbereich bei allen Aktiven Eintragenldquorarr Orchester Zuweisung vornehmen
bull Alle Personen kontrollieren und fehlende Informationen nachtragenaumlndern ndash Siehe Datenpflege
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull Vorbereitung der Daten ist extrem komplex
ndash technisches Verstaumlndnis der ComMusic Tabellen notwendig
bull Moumlglichkeit Alles aus den alten Daten zu uumlbernehmen
bull Weniger Nacharbeit in ComMusic notwendig
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull CSV Import wird nur erfahrenen Anwendern empfohlen bull Alternative Beispiel Excel auf BVRN Homepage bull Folgende Importeinstellungen fuumlr Personen
bull Daten direkt im Beispiel Excel eintragen
bull Link siehe Wissenswertes
bull Punkt bdquoVorbereiten der Excel Dateildquo uumlberspringen
bull Uumlberspringen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Vorhandene Felder identifizieren Entsprechenden Importdialog aufrufen
bull zB Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Fenster enthaumllt rechts alle verfuumlgbaren Spalten die im Excel vorkommen duumlrfen
bull Hilfe Dialog (F1) anschauen
Grundregeln 1 Erstes Feld identifiziert Tabelleneintrag
eindeutig
2 1 Punkt und (Nr) im Namen
bull Vorarbeit noumltig
bull zB Adressanrede (Nr) Nummer
3 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Separater Import einer CSV
bull FunktionenFunktion (Nr)Nummer
bull 1 Spalte bdquoNummerldquo im Excel einfuumlgen
ndash Jede Person erhaumllt eindeutige Nummer Wenn wir spaumlter weitere CSV-Dateien zu den Personen importieren benutzen wir diese Nummer
bull Alle weitere Zeilen hinzufuumlgenidentifizieren die zur Person gehoumlren und nicht Regel 2 und 3 folgen
ndash Name Vorname Straszlige PLZ Ort etc
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (1)
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenimport aus Excel bdquoImport einfach mit Beispieldatenxlsldquo
bull Uumlberfahren der Spaltenuumlberschrift mit der Maus fuumlr eine kurze Erlaumluterung
bull Umschalten zwischen Vereinsdaten Personendaten und Erlaumluterung der Felder am Fuszlig des Fensters
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull bdquoImport einfach leerxlsldquo mit Daten des eigenen Vereins fuumlllen
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Excel-Datei einfach
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Bei Problemen
ndash F1 ruft Hilfedialog von ComMusic
ndash E-Mail an ComMusic
Datenimport aus Excel Nacharbeiten nach dem Excel Import
bull Voreinstellungen rarr bdquoVereinsbereich bei allen Aktiven Eintragenldquorarr Orchester Zuweisung vornehmen
bull Alle Personen kontrollieren und fehlende Informationen nachtragenaumlndern ndash Siehe Datenpflege
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull Vorbereitung der Daten ist extrem komplex
ndash technisches Verstaumlndnis der ComMusic Tabellen notwendig
bull Moumlglichkeit Alles aus den alten Daten zu uumlbernehmen
bull Weniger Nacharbeit in ComMusic notwendig
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull CSV Import wird nur erfahrenen Anwendern empfohlen bull Alternative Beispiel Excel auf BVRN Homepage bull Folgende Importeinstellungen fuumlr Personen
bull Daten direkt im Beispiel Excel eintragen
bull Link siehe Wissenswertes
bull Punkt bdquoVorbereiten der Excel Dateildquo uumlberspringen
bull Uumlberspringen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Vorhandene Felder identifizieren Entsprechenden Importdialog aufrufen
bull zB Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Fenster enthaumllt rechts alle verfuumlgbaren Spalten die im Excel vorkommen duumlrfen
bull Hilfe Dialog (F1) anschauen
Grundregeln 1 Erstes Feld identifiziert Tabelleneintrag
eindeutig
2 1 Punkt und (Nr) im Namen
bull Vorarbeit noumltig
bull zB Adressanrede (Nr) Nummer
3 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Separater Import einer CSV
bull FunktionenFunktion (Nr)Nummer
bull 1 Spalte bdquoNummerldquo im Excel einfuumlgen
ndash Jede Person erhaumllt eindeutige Nummer Wenn wir spaumlter weitere CSV-Dateien zu den Personen importieren benutzen wir diese Nummer
bull Alle weitere Zeilen hinzufuumlgenidentifizieren die zur Person gehoumlren und nicht Regel 2 und 3 folgen
ndash Name Vorname Straszlige PLZ Ort etc
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (1)
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull bdquoImport einfach leerxlsldquo mit Daten des eigenen Vereins fuumlllen
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Excel-Datei einfach
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Bei Problemen
ndash F1 ruft Hilfedialog von ComMusic
ndash E-Mail an ComMusic
Datenimport aus Excel Nacharbeiten nach dem Excel Import
bull Voreinstellungen rarr bdquoVereinsbereich bei allen Aktiven Eintragenldquorarr Orchester Zuweisung vornehmen
bull Alle Personen kontrollieren und fehlende Informationen nachtragenaumlndern ndash Siehe Datenpflege
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull Vorbereitung der Daten ist extrem komplex
ndash technisches Verstaumlndnis der ComMusic Tabellen notwendig
bull Moumlglichkeit Alles aus den alten Daten zu uumlbernehmen
bull Weniger Nacharbeit in ComMusic notwendig
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull CSV Import wird nur erfahrenen Anwendern empfohlen bull Alternative Beispiel Excel auf BVRN Homepage bull Folgende Importeinstellungen fuumlr Personen
bull Daten direkt im Beispiel Excel eintragen
bull Link siehe Wissenswertes
bull Punkt bdquoVorbereiten der Excel Dateildquo uumlberspringen
bull Uumlberspringen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Vorhandene Felder identifizieren Entsprechenden Importdialog aufrufen
bull zB Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Fenster enthaumllt rechts alle verfuumlgbaren Spalten die im Excel vorkommen duumlrfen
bull Hilfe Dialog (F1) anschauen
Grundregeln 1 Erstes Feld identifiziert Tabelleneintrag
eindeutig
2 1 Punkt und (Nr) im Namen
bull Vorarbeit noumltig
bull zB Adressanrede (Nr) Nummer
3 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Separater Import einer CSV
bull FunktionenFunktion (Nr)Nummer
bull 1 Spalte bdquoNummerldquo im Excel einfuumlgen
ndash Jede Person erhaumllt eindeutige Nummer Wenn wir spaumlter weitere CSV-Dateien zu den Personen importieren benutzen wir diese Nummer
bull Alle weitere Zeilen hinzufuumlgenidentifizieren die zur Person gehoumlren und nicht Regel 2 und 3 folgen
ndash Name Vorname Straszlige PLZ Ort etc
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (1)
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenimport aus Excel Import mittels ComMusic-Excel
bull Bei Problemen
ndash F1 ruft Hilfedialog von ComMusic
ndash E-Mail an ComMusic
Datenimport aus Excel Nacharbeiten nach dem Excel Import
bull Voreinstellungen rarr bdquoVereinsbereich bei allen Aktiven Eintragenldquorarr Orchester Zuweisung vornehmen
bull Alle Personen kontrollieren und fehlende Informationen nachtragenaumlndern ndash Siehe Datenpflege
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull Vorbereitung der Daten ist extrem komplex
ndash technisches Verstaumlndnis der ComMusic Tabellen notwendig
bull Moumlglichkeit Alles aus den alten Daten zu uumlbernehmen
bull Weniger Nacharbeit in ComMusic notwendig
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull CSV Import wird nur erfahrenen Anwendern empfohlen bull Alternative Beispiel Excel auf BVRN Homepage bull Folgende Importeinstellungen fuumlr Personen
bull Daten direkt im Beispiel Excel eintragen
bull Link siehe Wissenswertes
bull Punkt bdquoVorbereiten der Excel Dateildquo uumlberspringen
bull Uumlberspringen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Vorhandene Felder identifizieren Entsprechenden Importdialog aufrufen
bull zB Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Fenster enthaumllt rechts alle verfuumlgbaren Spalten die im Excel vorkommen duumlrfen
bull Hilfe Dialog (F1) anschauen
Grundregeln 1 Erstes Feld identifiziert Tabelleneintrag
eindeutig
2 1 Punkt und (Nr) im Namen
bull Vorarbeit noumltig
bull zB Adressanrede (Nr) Nummer
3 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Separater Import einer CSV
bull FunktionenFunktion (Nr)Nummer
bull 1 Spalte bdquoNummerldquo im Excel einfuumlgen
ndash Jede Person erhaumllt eindeutige Nummer Wenn wir spaumlter weitere CSV-Dateien zu den Personen importieren benutzen wir diese Nummer
bull Alle weitere Zeilen hinzufuumlgenidentifizieren die zur Person gehoumlren und nicht Regel 2 und 3 folgen
ndash Name Vorname Straszlige PLZ Ort etc
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (1)
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenimport aus Excel Nacharbeiten nach dem Excel Import
bull Voreinstellungen rarr bdquoVereinsbereich bei allen Aktiven Eintragenldquorarr Orchester Zuweisung vornehmen
bull Alle Personen kontrollieren und fehlende Informationen nachtragenaumlndern ndash Siehe Datenpflege
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull Vorbereitung der Daten ist extrem komplex
ndash technisches Verstaumlndnis der ComMusic Tabellen notwendig
bull Moumlglichkeit Alles aus den alten Daten zu uumlbernehmen
bull Weniger Nacharbeit in ComMusic notwendig
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull CSV Import wird nur erfahrenen Anwendern empfohlen bull Alternative Beispiel Excel auf BVRN Homepage bull Folgende Importeinstellungen fuumlr Personen
bull Daten direkt im Beispiel Excel eintragen
bull Link siehe Wissenswertes
bull Punkt bdquoVorbereiten der Excel Dateildquo uumlberspringen
bull Uumlberspringen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Vorhandene Felder identifizieren Entsprechenden Importdialog aufrufen
bull zB Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Fenster enthaumllt rechts alle verfuumlgbaren Spalten die im Excel vorkommen duumlrfen
bull Hilfe Dialog (F1) anschauen
Grundregeln 1 Erstes Feld identifiziert Tabelleneintrag
eindeutig
2 1 Punkt und (Nr) im Namen
bull Vorarbeit noumltig
bull zB Adressanrede (Nr) Nummer
3 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Separater Import einer CSV
bull FunktionenFunktion (Nr)Nummer
bull 1 Spalte bdquoNummerldquo im Excel einfuumlgen
ndash Jede Person erhaumllt eindeutige Nummer Wenn wir spaumlter weitere CSV-Dateien zu den Personen importieren benutzen wir diese Nummer
bull Alle weitere Zeilen hinzufuumlgenidentifizieren die zur Person gehoumlren und nicht Regel 2 und 3 folgen
ndash Name Vorname Straszlige PLZ Ort etc
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (1)
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull Vorbereitung der Daten ist extrem komplex
ndash technisches Verstaumlndnis der ComMusic Tabellen notwendig
bull Moumlglichkeit Alles aus den alten Daten zu uumlbernehmen
bull Weniger Nacharbeit in ComMusic notwendig
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull CSV Import wird nur erfahrenen Anwendern empfohlen bull Alternative Beispiel Excel auf BVRN Homepage bull Folgende Importeinstellungen fuumlr Personen
bull Daten direkt im Beispiel Excel eintragen
bull Link siehe Wissenswertes
bull Punkt bdquoVorbereiten der Excel Dateildquo uumlberspringen
bull Uumlberspringen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Vorhandene Felder identifizieren Entsprechenden Importdialog aufrufen
bull zB Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Fenster enthaumllt rechts alle verfuumlgbaren Spalten die im Excel vorkommen duumlrfen
bull Hilfe Dialog (F1) anschauen
Grundregeln 1 Erstes Feld identifiziert Tabelleneintrag
eindeutig
2 1 Punkt und (Nr) im Namen
bull Vorarbeit noumltig
bull zB Adressanrede (Nr) Nummer
3 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Separater Import einer CSV
bull FunktionenFunktion (Nr)Nummer
bull 1 Spalte bdquoNummerldquo im Excel einfuumlgen
ndash Jede Person erhaumllt eindeutige Nummer Wenn wir spaumlter weitere CSV-Dateien zu den Personen importieren benutzen wir diese Nummer
bull Alle weitere Zeilen hinzufuumlgenidentifizieren die zur Person gehoumlren und nicht Regel 2 und 3 folgen
ndash Name Vorname Straszlige PLZ Ort etc
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (1)
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenimport aus Excel Import mittels CSV
bull CSV Import wird nur erfahrenen Anwendern empfohlen bull Alternative Beispiel Excel auf BVRN Homepage bull Folgende Importeinstellungen fuumlr Personen
bull Daten direkt im Beispiel Excel eintragen
bull Link siehe Wissenswertes
bull Punkt bdquoVorbereiten der Excel Dateildquo uumlberspringen
bull Uumlberspringen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Vorhandene Felder identifizieren Entsprechenden Importdialog aufrufen
bull zB Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Fenster enthaumllt rechts alle verfuumlgbaren Spalten die im Excel vorkommen duumlrfen
bull Hilfe Dialog (F1) anschauen
Grundregeln 1 Erstes Feld identifiziert Tabelleneintrag
eindeutig
2 1 Punkt und (Nr) im Namen
bull Vorarbeit noumltig
bull zB Adressanrede (Nr) Nummer
3 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Separater Import einer CSV
bull FunktionenFunktion (Nr)Nummer
bull 1 Spalte bdquoNummerldquo im Excel einfuumlgen
ndash Jede Person erhaumllt eindeutige Nummer Wenn wir spaumlter weitere CSV-Dateien zu den Personen importieren benutzen wir diese Nummer
bull Alle weitere Zeilen hinzufuumlgenidentifizieren die zur Person gehoumlren und nicht Regel 2 und 3 folgen
ndash Name Vorname Straszlige PLZ Ort etc
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (1)
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Vorhandene Felder identifizieren Entsprechenden Importdialog aufrufen
bull zB Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Fenster enthaumllt rechts alle verfuumlgbaren Spalten die im Excel vorkommen duumlrfen
bull Hilfe Dialog (F1) anschauen
Grundregeln 1 Erstes Feld identifiziert Tabelleneintrag
eindeutig
2 1 Punkt und (Nr) im Namen
bull Vorarbeit noumltig
bull zB Adressanrede (Nr) Nummer
3 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Separater Import einer CSV
bull FunktionenFunktion (Nr)Nummer
bull 1 Spalte bdquoNummerldquo im Excel einfuumlgen
ndash Jede Person erhaumllt eindeutige Nummer Wenn wir spaumlter weitere CSV-Dateien zu den Personen importieren benutzen wir diese Nummer
bull Alle weitere Zeilen hinzufuumlgenidentifizieren die zur Person gehoumlren und nicht Regel 2 und 3 folgen
ndash Name Vorname Straszlige PLZ Ort etc
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (1)
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei
bull Fenster enthaumllt rechts alle verfuumlgbaren Spalten die im Excel vorkommen duumlrfen
bull Hilfe Dialog (F1) anschauen
Grundregeln 1 Erstes Feld identifiziert Tabelleneintrag
eindeutig
2 1 Punkt und (Nr) im Namen
bull Vorarbeit noumltig
bull zB Adressanrede (Nr) Nummer
3 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Separater Import einer CSV
bull FunktionenFunktion (Nr)Nummer
bull 1 Spalte bdquoNummerldquo im Excel einfuumlgen
ndash Jede Person erhaumllt eindeutige Nummer Wenn wir spaumlter weitere CSV-Dateien zu den Personen importieren benutzen wir diese Nummer
bull Alle weitere Zeilen hinzufuumlgenidentifizieren die zur Person gehoumlren und nicht Regel 2 und 3 folgen
ndash Name Vorname Straszlige PLZ Ort etc
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (1)
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
bull 1 Spalte bdquoNummerldquo im Excel einfuumlgen
ndash Jede Person erhaumllt eindeutige Nummer Wenn wir spaumlter weitere CSV-Dateien zu den Personen importieren benutzen wir diese Nummer
bull Alle weitere Zeilen hinzufuumlgenidentifizieren die zur Person gehoumlren und nicht Regel 2 und 3 folgen
ndash Name Vorname Straszlige PLZ Ort etc
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (1)
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Felder mit 1 Punkt und (Nr) im Namen bull Reporter rarr Vorgefertigte Dokumente rarr
Voreinstellungen rarr entsprechendes Feld
bull zB bdquoAdressanredenldquo
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Nummer Adressanrede
0
1 Frau
2 Herrn
3 Firma
4 Familie
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
2 Optionen
1 Wir benutzen Spalte bdquo Adressanrede (Nr) Nummerldquo
ndash Die numerischen Werte der Tabelle sind erlaubt
bull zB Wert 2 fuumlr Briefanrede bdquoHerrnldquo
2 Wir benutzen Spalte Adressanrede (Nr) Adressanrede
ndash Genau die 4 ausgegebenen Werte sind zulaumlssig Alle anderen erzeugen Fehlermeldung
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
bull Entsprechendes Feld im Excel einfuumlgen
ndash zB bdquoAdressanrede (Nr)ldquo
ndash In jeder Zeile 01234 eintragen
ndash Eventuell vorhandene alte Spalte mit ausgeschriebener Anrede loumlschen
bull Fuumlr alle anderen entsprechenden Felder die Regel 2 Folgen die man importieren will wiederholen
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (2)
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
Feld mit 2 Punkte im Namen oder 1 Punkt und kein (Nr)
bull Bei diesen Feldern unterstuumltzt ComMusic mehrere Eintraumlge zu einer Person ndash zB Funktionen Ehrungen Instrumente
bull Mehrere Eintraumlge zu einer Personen muumlssen uumlber eine separate Excel-DateiArbeitsmappe importiert werden
bull Personen mit genau einem Eintrag kann man aumlhnlich behandeln wie Regel 2 Siehe folgende Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Beispiel fuumlr entsprechenden Wert
bull Personen mit genau einem Eintrag ndash Alle Felder mit bdquo(Nr)Nummerldquo werden benoumltigt
ndash Alle Felder mit nur einem Punkt werden benoumltigt
ndash Entsprechende Felder im Excel anlegen und Werte fuumlllen bull Eventuell vorgehen wie im Fall 2 um die Nummer zu ermitteln
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenimport aus Excel CSV ndash Vorbereiten der Excel Datei (3)
bull Personen mit mehreren Eintraumlgen
ndash Neue Arbeitsmappe im Excel anlegen
1 Werte der ersten Spalte bdquoNummerldquo entspricht der ersten Spalte im Personen-Excel bull Diese Nummer identifiziert die Personen fuumlr die man
Statuseintraumlge macht
bull Mehrere Zeilen mit gleicher Personen-Nummer sind erlaubt
ndash Weitere Spalten wie auf der letzten Folie
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenimport aus Excel CSV ndash Speichern der Excel Datei
bull bdquoSpeichern unterldquo ndash Dialog in Excel auswaumlhlen
bull Dateityp bdquoCSVldquo
bull Nur jeweils eine Arbeitsmappe kann als CSV exportiert werden
bull Eventuell mehrere Dateien anlegen
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Programme rarr Datenaustausch rarr Import von Textdateien rarr Personen
bull Feldzuweisung aus CSV Datei zu ComMusic Felder (Beispiel auf der naumlchsten Folie)
bull Zuerst Personen-Excel importieren dann weitere (zB Funktionen Status etc)
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Feld-Reihenfolge beachten
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenimport aus Excel CSV ndash Importieren der Excel Datei
bull Bei jedem Versuch Daten zu importieren schreibt er alle Vorgaumlnge Fehler etc mit
bull CProgrammeComMusicVereinsverwaltung LogDatenImporttxt
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Agenda
Datensicherung
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datensicherung Sinn und Zweck
bull Schutz vor Fehlern bei der EingabeBenutzung
ndash Unwiederbringlicher Datenverlust
bull Loumlschen von Mitgliedern
ndash (Massen-)Aumlnderungen
bull Eintragen aller faumllligen Ehrungen
bull Datenverlust durch Computerdefekt
ndash Datenbank nicht (nur) auf einem Rechner speichern
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datensicherung Warnung Mitglieder nicht loumlschen
bull Verstorbeneausgetretene Mitglieder sollten nie geloumlscht werden ndash Wichtig fuumlr die Historie des
Vereins
bull Loumlschen nur bei faumllschlichem Anlegen eines neuen Eintrages
bull Loumlschen birgt Gefahr beim Arbeiten mit Transportdateien ndash Nur die Personennummer
wird als geloumlscht markiert Andere Informationen werden nicht uumlberpruumlft
bull Loumlschen Dialog siehe Links Sorgfaumlltig lesen
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datensicherung Arten der Sicherung
bull Automatische Sicherung(en) ndash beim Beenden des Programms (Haken beim ersten
Start des Programms)
ndash vor wichtigen Arbeitsschritten (zB Ehrungslaumlufe)
ndash Die letzten 50 Sicherungen werden gehalten
bull Manuelle Sicherung(en) ndash Sollte in regelmaumlszligigen Abstaumlnden durchgefuumlhrt
werden
ndash Nicht (nur) auf einem Rechner speichern bull USB-StickCDE-Mail an Vorstandsmitglieder
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datensicherung Sichern der Daten
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datensicherung SpeichernOumlffnen Dialogfenster
bull Speicherort der Datei kann selbst gewaumlhlt werden
bull Eindeutige Benennung da man die Dateien auszligerhalb ComMusic handhabt (zB Datum in den Dateinamen)
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datensicherung Zuruumlckspielen der Daten
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Agenda
Datenaustausch
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
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bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
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bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
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Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
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Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
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Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenaustausch Austausch zwischen Vorstandsmitgliedern
bull Mehrere Nutzer arbeiten mit der Vereinsverwaltung
bull Datenkonsistenz durch ndash ComMusic Serverloumlsung
synchronisiert Datenbank uumlber Internet
bull Standardpaket 135 euroJahr (inkl Software)
bull Profipaket 165 euroJahr (inkl Software)
ndash Austauschdateien manueller Austausch der Datei(en) ndash Unterstuumltzung durch die Software
ndash Einzelplatzverwendung der Software bull zB ein Zentraler Rechner im Probenraum
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bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
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ndash 100 MB Datenbank
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Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenaustausch ComMusic Serverloumlsung
bull Standardpaket
ndash 70 MB Datenbank amp 30 GB Datentransfervolumen
ndash 3 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Manuelle Datensicherungen
bull Profipaket
ndash 100 MB Datenbank
ndash 12 Nutzer gleichzeitig verbunden
ndash Taumlglich automatische Datensicherung per Mail
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenaustausch Manueller Datenaustausch
1 Erstellen der Datenaustauschdatei
2 Auswahl der zu transportierenden Daten
3 Einspielen der Datei im Zielsystem
4 bdquoKonfliktloumlsung Verhaltenldquo bei auftretenden Problem
bull 2 Vorstandsmitglieder haben Aumlnderungen am gleichen Mitglied vorgenommen
bull Vorstandsmitglieder haben nicht die gleiche Version installiert oder Austauschdatei wurde vor der Programmaktualisierung erstellt
bull Siehe Installation rarr Update
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
bull Auswahl der Bereiche die transportiert werden sollen ndash Da bei transportierten
Eintraumlge alle entsprechenden Werte im Zielsystem uumlberschrieben werden sollte man nur geaumlnderte Eintraumlge transportieren
ndash Falls man zB bdquoPersonenldquo komplett transportiert uumlberschreibt man damit alle Aumlnderungen an irgendwelchen Personen im System der anderen Nutzer
ndash Weitere Verfeinerung der Auswahl moumlglich
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenaustausch Erstellen der Austauschdatei
zB bdquoNur aktive Mitgliederldquo
zB bdquoNur Stammorchesterldquo
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Datenaustausch Konfliktloumlsung
bull Leider nur sehr technische Sicht moumlglich
bull Vorhandene Eintraumlge aus Transferdatei uumlberschreiben entsprechende Eintraumlge in vorhandener Datenbank komplett
bull Wenn man zB bdquoTelefoneldquo Daten transportiert werden alle Eintraumlge fuumlr den entsprechenden Benutzer uumlberschrieben
bullNeuer Eintrag fuumlr Person 1 mit Telefonnummer wird durch Transferdatei wieder entfernt
bull Genauer Datenvergleich nur kompliziert moumlglich
bull Backup erstellen
bull Transferdatei einspielen
bull Differenz ermitteln
bull Genaue Daten vor amp nach dem Backup auslesen
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Agenda
Reporter
Agenda
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Reporter Was ist der Reporter
bull Extrem maumlchtiges Werkzeug um Listen (Serien-) Briefe amp (Rund-)Mails zu erstellen
ndash Individuelle Auswahl der Felder Empfaumlnger usw uumlber Benutzeroberflaumlche undoder SQL-Anweisungen
bull Fuumlr eigenerstellte Listen relativ technische Sicht notwendig
ndash Viele vorgefertigte Dokumente fuumlr den Bedarf im Verein
ndash Einfaches Einbinden von anderen selbsterstellten User-Dokumenten aus dem Internet
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Reporter Uumlbersicht
bull Vorhandene Hilfe im ComMusic Hauptbildschirm ndash bdquoHilfe zu Serienmail versendenldquo
ndash bdquoHilfe zu den Briefkopfbogenldquo
ndash bdquoRundschreiben blitzschnell erstelltldquo
bull Vorhandene Listen sortiert nach Kategorien ndash Instrumente Personen Kleiderkammer Veranstaltungen Notenarchiv
bull Vielfaumlltige Listen uumlber den jeweiligen Reiter im Hauptbildschirm ndash zB Personen rarr verstorbene Mitglieder des Jahres
ndash Voreinstellungen Pruumlflisten bull Datenkontrolle in ComMusic
ndash Sind alle aktiven Mitglieder einem Orchester zugeordnet
ndash Welche Ehrungen habe ich in der Software aktiviert
ndash Newsletter Formulare bull Rundschreiben und Vordrucke
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer
Reporter Wo finde ich den Reporter
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Reporter Bedienung ndash Umstellen der Ansicht
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
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bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
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bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
bdquoTabelleldquo
bdquoFormularldquo (Briefe)
Reporter Bedienung
AufrufAnzeige der Liste
ErstellenBearbeiten der Abfrage
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
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ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
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SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
1 Drucke die Liste aus 2 Zeige die Liste mit Hilfe des
bdquoBetrachtersldquo 3 Kopiere die Liste in die
Zwischenablage bull rarr Excel Output
bull In diesen 3 Faumlllen fragt er (je
nach Liste) evtl nach Informationen bull zB bdquoFuumlr welches Jahrldquo
bull Listen werden einmal ermittelt und bis zum Beenden des Programmes gespeichert
4 Verwerfe die Eingabedas Ergebnis und erstelle die Liste neu
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Reporter Bedienung ndash Aufrufen einer Liste
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Reporter Abfragen erstellen
bull Mit dem Reporter kann man auch selbst AbfragenListen erstellen
bull Uumlbersicht
ndash VoraussetzungenWissen fuumlr das Erstellen
ndash Eine eigene Abfrage erstellen in 4 Schritten
bull Erst Frage(n) stellen was man genau braucht dann die Liste bauen
bull AntwortenBeispiele sind kursiv dargestellt
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Reporter Abfragen erstellen ndash VoraussetzungenWissen
bull Aufbau der Datenbank Haupttabellen mit Untertabellen ndash COMPersonen
bull COMPEhrungen bull COMPStatus
ndash COMVeranstaltungen bull COMVeranAnwesenheit
ndash COMPartituren bull COMPartAusleihe
bull Komplette Auflistung ndash Link unter bdquoWissenswertesldquo ndash ComMusic Hilfe (F1) rarr Reporter rarr Datenstruktur
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
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bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
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bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
1 Welche Daten brauche ich allgemein ndash Personenbezogen ndash Termine des Vereins ndash Notenarchiv
2 Will ich alle entsprechenden Daten oder das Ergebnis einschraumlnken ndash Benutzereingabe noumltig beim Aufruf der Liste ndash Wonach will ich filtern
bull Nur tote Personen bull Nur 1 Vorstaumlnde bull Nur Maumlrsche bull Alle Auftritte bei befreundeten Vereinen bull Nur aktive Mitglieder
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
3 Welche Felder will ich von den Eintraumlgen sehen die nach dem Filtern uumlbrig bleiben ndash Name Vorname Adresse Geburtstag ndash Titel Komponist Arrangeur ndash Name Vorname Funktion Von Bis
4 Weitere Operationen mit dem Ergebnis ndash Fasse alle mit gleichem Wert in bestimmter Spalte
zusammen bull Wie viele passive Mitglieder habe ich
ndash Bilde die Summe einer Spalte bull Wie viel hat ein Mitglied dem Verein gespendetan Beitrag
uumlberwiesen
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
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ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
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Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
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SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
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bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
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ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
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bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Reporter Abfragen erstellen ndash in 4 Schritten
bull Nachvollziehen der 4 Schritte an Hand von 2 Beispielen
ndash Besetzungsliste am Stichtag
bull Bereits vorhanden im Reporter Personen rarr Besetzung rarr Besetzung der aktiven eines bestimmten Jahres
ndash Liste aller 1 Vorstaumlnde
Reporter Abfragen erstellen ndash Auswahl der Tabelle (1)
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
1 Frage(n) die dem Benutzer gestellt wirdwerden
ndash Antworten koumlnnen in den anderen 4 Bereichen benutzt werden
2 Funktion im Verein pruumlfen ndash 1 Vorstand ndash Dirigent
3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
4 Vereinsbereich pruumlfen ndash Jugendorchester ndash Stammorchester
5 Filter setzen auf markiertes Tabellenfeld
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis einschraumlnken (2)
Knopf 1 Eingabe anfordern Knopf 3 Status pruumlfen
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
Wir fragen COMPersonen ab rarr Eintraumlge aus COMPInstrumente ebenfalls verfuumlgbar
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
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bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
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3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
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3 Mitgliedsstatus pruumlfen ndash Aktiv ndash Passiv
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Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis Felder (3)
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Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
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bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
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SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
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SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Reporter Abfragen erstellen ndash Ergebnis
Ziel Liste aller 1 Vorstaumlnde des Vereins 1 Tabelle COMPFunktionen 2 Abfragebedingung 1 Vorstand
ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
3 Felder zur Anzeige ndash PersonName ndash PersonVorname ndash Von ndash Bis
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Abfragen erstellen ndash Beispiel 2
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull 2 Moumlglichkeiten
1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen ist meist einfacher
bull Brieffelder werden sofort vorbelegt
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
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ndash Technisch Funktionsnummer notwendig bull Voreinstellungen rarr Voreinstellungen rarr Funktionen
rarr bdquo1 Vorsitzenderldquo = interne Nr 1
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2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
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bull Beispiel
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Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
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Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
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bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
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ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
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1 Aus vorhandener Tabelle Rundschreiben erzeugen
2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
bull Beispiel Rundschreiben an alle Funktionstraumlger
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bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
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bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
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2 Rundschreiben anlegen und spaumlter Daten eintragen
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SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
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ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
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SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
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bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
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bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
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SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
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SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
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Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
Agenda
Wissenswertes amp Links
Homepage des Kreisverbandes
bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
Hilfe Zentrum Schaltflaumlchen auf dem Startbildschirm F1 Hilfe
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bull Direktlink zu Anleitungen und Informationen des BVBW zu ComMusic
ndash Uumlbersicht zu den Installationsvarianten und Datenaustauschmoumlglichkeiten
ndash Formelhandbuch Reporter
bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
ndash Kopfbogenaufbau mittels Reporter
ndash Leitfaden zur neuen BDMV-Statistik in ComMusic
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Bedienung amp Aufbau ist wie bei Tabellen auch nur Umweg uumlber Menuumlpunkt bdquoDatenldquo
bull Rundschreiben sind generell an Personen Firmen oder Vereine
ndash COMPersonen
ndash COMFirmen
ndash COMVereine
Reporter Serienbrief-mail erstellen ndash Abfragebedingung
bull 2 Moumlglichkeiten
ndash Filter auf COMPFunktionen bull Nur Personen die Eintrag
haben
bull bdquoVonldquo muss gefuumlllt sein
bull bdquoBisldquo muss leer sein
ndash bdquoFunktion pruumlfenldquo bull bdquoHeuteldquo
bull Vorstandsfunktionen auflisten
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull Eingabe des Textes
ndash Zugriff auf Felder uumlber Daten rarr Feld einfuumlgen
Reporter Serienbrief-mail erstellen
bull SeriendruckSerienmail uumlber die entsprechenden Menuumlpunkte
bull Informationen zur Konfiguration zum Mailversand in der entsprechenden ComMusic Praumlsentation
Agenda
SEPA Umstellung
Agenda
SEPA Umstellung Uumlbersicht
bull Workshop befasst sich mit SEPA in ComMusic
ndash Gesamter Prozess wird auch von ComMusic sehr ausfuumlhrlich erklaumlrt
bull Anleitung zur SEPA Umstellung in ComMusic
bull Allgemeine Informationen zu SEPA
ndash httpswwwsepadeutschlanddesepa-fuer-vereine
ndash Lokale Bank
SEPA Umstellung Kurzuumlbersicht SEPA
bull Glaumlubiger ID (von der Bundesbank)
bull Mandatsreferenz (Eindeutiger Wert je Mitglied)
bull Einzugsermaumlchtigung rarr Lastschriftmandat ndash Umstellung durch schriftliche Mitteilung
ndash Ab SEPA Vorankuumlndigung der Abbuchung oder festes Datum das zB bei der Umstellung und auf Mitgliederantrag genannt wird
bull Konto amp BLZ rarr IBAN amp BIC
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Mein Verein rarr Anschrift
bull Glaumlubiger ID bei der Bundesbank beantragen und hier eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Personen rarr Bankverbindung
1 Berechne IBAN amp BIC aus den bekannten Daten
2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
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2 Pro Konto nur eine Abbuchung pro Buchungslauf sonst werden mehrere Lastschriftmandate benoumltigt rarr Hauptzahler
SEPA Umstellung Hauptzahler
bull Wenn ein anderes Mitglied bezahlt muss dieses explizit als Hauptzahler eingetragen sein
bull Wenn ein Nichtmitglied bezahlt ndash Falls Anschrift identisch (Kind rarr Elternteil) kann
man mittels Nutzung des Feldes bdquoKontoinhaberldquo ohne Hauptzahler arbeiten
ndash Falls Anschrift unterschiedlich muss man den Zahler regulaumlr in die Vereinsverwaltung eintragen und als Hauptzahler eintragen
SEPA Umstellung Was ist neu in ComMusic
bull Art Normalerweise bdquoErstmals (mehrmalig)ldquo ComMusic macht dann den Rest
bull Mandatsreferenz ist standartmaumlszligig bdquoPldquo gefolgt von der internen Personen-Nummer Hier nur etwas eintragen wenn man davon abweicht
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung
bull ComMusic 2013 unterstuumltzt Massenaumlnderung fuumlr alle Mitglieder
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Mitglieder = AktivPassivEhrenmitglied etc
bdquoAlle Personenldquo beinhaltet auch pausierte verstorbene amp ausgetretene Mitglieder mit vorhandenem Eintrag
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bull Vor der Konvertierung uumlberpruumlft er Guumlltigkeit aller Eintraumlge
bull Beispiel
SEPA Umstellung SEPA Massenaumlnderung bull Kurze Google Suche ergibt
Die Bank im Beispiel ist vor einiger Zeit fusioniert 67291500 wurde zu 67292200 (Volksbank Kraichgau Wiesloch-Sinsheim)
bull rarrEintrag korrigieren und Vorgang wiederholen bis er fehlerfrei ist ndash Evtl Ruumlcksprache mit der Bank Bei Fusion koumlnnen sich
Kontonummern aumlndern
bull Naumlchster Schritt
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Siehe Abschnitt Reporter zu Hinweisen bzgl Rundmails-schreiben
Uumlberpruumlfung der doppelten Bankverbindungen (Hinweis auf fehlende Hauptzahler)
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Wissenswertes amp Links
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bull httpwwwbvrnde
ndash Neuigkeiten amp Termine
bull des Verbandes
bull der Verbandsjugend
bull des Verbandsjugendorchesters
bull der Mitgliedsvereine
ndash Vergangene ComMusic Workshops httpwwwbvrndecommusic-hilfe
Homepages der Dachverbaumlnde
bull Viele weitere Informationen zB ndash GEMA ndash Kuumlnstlersozialkasse ndash Versicherung ndash Ehrungsordnung
bull Blasmusikverband Baden-Wuumlrttemberg (Landesverband) httpwwwbvbw-onlinede
bull Bundesvereinigung Deutscher Musikverbaumlnde (Bundesverband) httpwwwbdmv-onlinede
Informationen amp Unterstuumltzung zu ComMusic
bull Direkter Support von ComMusic httpwwwcommusicdesupporthtml
bull ComMusic Forum httpcommusicdeForumindexhtml
bull ComMusic Verbesserungsvorschlaumlge und Wuumlnsche httpwwwcmportaldesupportprojectswunschlisteissues
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ComMusic hat einige Fragen direkt in der Software behandelt
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bull Auflistung aller Tabellenzuordnungen
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