Comment organiser un événement ?
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Small Business & Entrepreneurship
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CASAtelier Organiser un événement
Avril 2016
Animé par Claire de CASACO
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Les étapes
1. L’objectif de l’événement
2. Le lieu et la date ou (3)
3. Le contenu ou (2)
4.L’organisation de l’événement
5. Le suivi après l’événement
Communiquer S’adapter
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Une grande diversité d’événements
L’atelier est basé sur les différents types
d’événements que l’on peut organiser à CASACO
• Mardi de CASACO
• CASApéro
• Atelier ados / Vide-dressing
• CASAgora
• Week-end Co’
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1. Objectif
Quoi ? Qui (et avec qui) ? Pourquoi ?
• Quel est le message que l’on veut faire passer ? – Exemple : Nous sommes expert sur les nouvelles manières de travailler
• Qui on veut toucher ? – Exemple : Des prospects
• Avec qui on souhaite organiser cet événement ? – Exemple : avec les commerçants de la ville pour marquer notre ancrage territorial
• Pourquoi on souhaite faire cet événement ? – Exemple : Créer moment de convivialité / d’échange
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Cibles / Participants
• Nombre de participants : minimum, idéal, maximum
• Profils : Clients ? Prospects ? Malakoffiots ? Famille ? Entrepreneurs ? Grandes entreprises ?
• Y aura-t-il des invités VIP ? Des politiques ? Des journalistes ?
– Si oui : prévoir une personne dédiée pour l’accueil
• Anticiper l’absentéisme (les « no show »), variable en fonction des événements
• Attention aux « gratteurs » et aux « perturbateurs »
- Comment les éviter ? - Comment limiter les risques ?
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2. Lieu et date
• Où ? Capacité d’accueil ? Style du lieu ? Durée de tra jet ? Facilité à se garer ?
• Quand ? Vacances scolaires ? Disponibilités des participants (matin, soir…) ?
Attention à l’actualité : exemple : ne pas programmer un événement le jour d’une finale de coupe
du monde foot
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3. Contenu de l’événement
Le message clé que l’on souhaite communiquer ?
• Choisir le format (débat, atelier, repas…)
• Valider les intervenants si nécessaire
• Réfléchir au petit + : ce qui fera que les participants se souviendront de l’événement
• Prévoir une animation spéciale pour mettre en avant ce message ? – Exemple : scénette Playitagain lors de la soirée des 1 an de CASACO, photobooth
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4. Organisation de l’événement
• Une fois le cadre posé, on peut réfléchir à l’organisation concrète de l’événement :
– Invitations – Animations – Médias – Traiteurs
– etc.
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Outils
• Pour échanger avec les co-arganisateurs
– Dropbox, Drive, Slack
• Pour gérer les inscriptions
– Eventbrite / Evenium / Weezevent / Facebook event
– Suivi des inscriptions > permet d’être réactif – Exemple : peu d’inscrit à J-8, on active d’autres
réseaux, on choisit de mettre des frais supplémentaires en communication, etc.
• Contrat avec les partenaires
• Pour communiquer avant, pendant, après
– Mailchimp, Facebook, Twitter…
• Pour les questionnaires de satisfaction
– Google form, survey monkey
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Logistique
• Inventaire du matériel nécessaire
– iPad ? Gobelets ? Videoprojecteur ? ✓ Sont-ils dispos ? Location ?
• Le jour J : trousse de secours : ciseaux, scotchs…
• Envoyer plan, flécher le lieu
• Repas : choisir la formule adéquat en fonction du budget et du concept (traiteur, chacun apporte quelque chose, prix fixe, prix libre, ticket repas)
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Planning
• Evaluer le temps nécessaire à chaque tache, les fixer dans le temps, faire un
rétroplanning
• Faire un déroulé précis du jour J en affectant les taches aux différents membres de
l’équipe organisatrice, être le plus exhaustif possible, noter les coordonnées de tous les
intervenants (prestataires, organisateurs…)
• Anticiper les retards, avant l’événement, fixer des deadlines anticipées aux prestataires,
le jour J : marge de manœuvre
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Budget
• Cout / Recette
• Hypothèse basse et haute
• Se fixer un nombre de personnes en dessous duquel on perdrait de l’argent et on annulerait
• Prévoir une marge de manoeuvre pour des achats de dernière minute
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Communication
• Définir un message
• Créer un visuel
• Choisir les canaux de communication :
• Blog
• Twitter (définir un hashtag)
• MeetUp, Kawaa
• Eventbrite
• Référencement sur des agendas en ligne
(exemple : sortir à Paris, StartupDigest…)
• Envoi de communiqué de presse à des
journaliste
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5. Après l’événement
• Questionnaire de satisfaction
• Remerciement
• Communiqué de presse post-event
• Recommandations pour le prochain
• Réaliser un storify qui raconte l’événement