Colocar datos en la Web -...
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Colocar datos en la Web
1. INSERTAR HIPERVÍNCULOS
xcel, al igual que el resto de programas de la familia de Office
2013, está preparado para trabajar y crear documentos con
tecnología de web, es decir, que trabajan a través de Internet o de una
red local que funcione de la misma forma, es decir, una intranet.
Por ejemplo, Excel, al igual que cualquier otra aplicación de Office
2013, permite guardar los documentos que hagas como páginas web, en
formato HTML (el HTML es un lenguaje estándar, y es el que se utiliza
para crear las páginas web de Internet).
Una de las características de Excel relacionada con Internet:
podemos insertar hipervínculos en las hojas de cálculo, para permitir
"navegar" entre ellas.
Un hipervínculo es un elemento (es decir, texto, una imagen o
cualquier otro objeto), que permite, al pulsar con el ratón sobre él, abrir
otro documento o una página web.
Por tanto, al hacer clic sobre un hipervínculo se "salta" a otro
lugar. Este otro lugar puede ser otra zona del mismo libro, un libro de
Excel distinto, una dirección de Internet, etc.
Incluso podemos hacer que, al pulsar en un hipervínculo, se abra el
programa de correo electrónico para mandar un e-mail a alguien.
Pulsando el botón en la pestaña Insertar de la Cinta de
opciones indicaremos que queremos que el objeto seleccionado (que
puede ser la celda o celdas seleccionadas o cualquier otro elemento de la
hoja de cálculo) tenga un hipervínculo.
Al pulsar este botón aparecerá el cuadro de diálogo Insertar
hipervínculo, donde tenemos que indicar dónde queremos saltar al
hacer clic sobre el hipervínculo.
El lugar donde saltaremos puede ser un documento que tengas en
tu equipo, un lugar distinto de este mismo documento o una dirección
de Internet, entre otros.
E
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Si no sabes la dirección exacta del sitio que quieres abrir al pulsar
el hipervínculo, puedes buscarla bien con el botón Buscar archivos
o bien con el botón Explorar la Web , según a lo que quieras
acceder.
Por ejemplo, si pulsas en el botón Explorar la Web se abrirá
tu explorador de Internet y podrás "navegar" por las páginas de Internet
hasta encontrar la que queremos abrir al pulsar el hipervínculo de
nuestro libro. Entonces, podríamos copiar su dirección (que aparece en
la barra de direcciones del navegador de Internet) y pegarla en el cuadro
de diálogo de Excel.
Otra forma de indicar la dirección de la página en la que nos
encontremos es minimizar el navegador; entonces la dirección de la
página aparecerá en el cuadro de diálogo de Insertar hipervínculo, con
lo que podremos aceptar para crear el hipervínculo a dicha página.
Si creas un hipervínculo a un
libro de Excel puedes saltar al
principio del libro o a un lugar más
concreto del mismo. Para esto,
utiliza el botón Marcador.
Si has creado algún nombre
en el libro y quieres saltar
directamente a esta ubicación,
simplemente tendrás que indicarlo
en este cuadro de diálogo.
También puedes seleccionar la hoja de cálculo a la que quieras ir y
poner la celda en el cuadro Escriba la referencia de celda. Así podrías
saltar a una determinada celda (A3, C15, etc.) de la hoja que hayas
seleccionado.
Los
hipervínculos
son los que
utilizamos
para
movernos
entre las
páginas web
de Internet,
que es lo que
se conoce
como
"navegar" por
Internet. Los
hipervínculos
también se
llaman
hiperenlaces
o, simple-
mente
vínculos.
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En la sección Vincular a podemos indicar si
queremos crear el vínculo a otro lugar de este mismo
libro, a un nuevo libro (en este caso, tendremos que
decir qué nombre tendrá este nuevo documento) o a
una dirección de correo electrónico.
También puedes crear un hipervínculo a una
dirección de correo electrónico escribiendo esta
dirección directamente en la celda. Por ejemplo,
si escribes [email protected] en una celda,
Excel detectará que esto es una dirección de e-
mail y creará un hipervínculo, de forma que, al
pulsar en él, se abrirá el programa de correo
electrónico, para que podamos escribir y
mandar un mensaje a esta dirección.
Por último, el botón Info. en pantalla permite escribir un texto que
aparecerá cuando pases el puntero del ratón por encima del hipervínculo
(sin hacer clic en él).
En una hoja de cálculo, Excel indica que hay un hipervínculo
poniendo en color azul el texto de la celda. Una vez utilices el
hipervínculo (es decir, hayas pulsado en él), este color cambiará para
indicarte que ya has visitado la ubicación a la que hace referencia. Ten
en cuenta que esto no te impide volver a utilizar el hipervínculo.
Cuando te pones con el puntero del ratón por encima de un
hipervínculo, Excel convertirá el puntero del ratón en una mano ,
para indicar que puedes hacer clic en el hipervínculo.
Si pulsas en un hipervínculo, te trasladarás a la ubicación a la que
apunta este hipervínculo; entonces, ¿qué tienes que hacer para
seleccionar la celda o elemento, sin desplazarte al vínculo asociado?
Si quieres seleccionar la celda, mantén pulsado el botón del ratón
durante un poco sobre ella, para que Excel se dé cuenta de que quieres
seleccionar la celda y no ir a la dirección del hipervínculo.
Otra forma de
seleccionar un
hipervínculo
sin activar el
vínculo es
pulsar sobre
la celda o
elemento
mientras
mantienes
pulsada la
tecla .
Si el
hipervínculo
está en una
celda,
también
puedes utilizar
las teclas de
dirección para
seleccionar
la celda.
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2. MOVERSE ENTRE LOS VÍNCULOS
l utilizar los hipervínculos para ir moviéndote entre las
distintas hojas y libros de Excel, es posible que te pierdas
entre tanto salto.
Excel dispone de unos botones que te pueden ayudar en la
navegación entre los distintos vínculos.
Estos botones no aparecen por defecto en ninguna pestaña de la
Cinta de opciones, pero los podemos mostrar en la barra de
herramientas de acceso rápido.
Para ello, pulsa el botón Personalizar barra de herramientas de
acceso rápido y selecciona la opción Más comandos.
Desde este cuadro de diálogo puedes elegir los botones y controles
que quieres que aparezcan en la barra de herramientas de acceso
rápido.
Desde la lista Comandos disponibles en puedes seleccionar los
botones y controles que quieres mostrar en la lista de la parte izquierda
del cuadro, para que te sea más fácil el encontrar el comando que
buscas.
Los botones que nos permiten desplazarnos entre los vínculos por
los que nos hemos desplazado con Atrás y Adelante .
A
También
puedes
acceder a este
cuadro desde
el comando
Opciones de
la vista
Backstage,
seleccionando
la categoría
Barra de
herramientas
de acceso
rápido para
irte hasta esta
sección.
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Si añades estos botones a la barra de herramientas de acceso
rápido, con el botón Atrás podrás acceder al anterior lugar que has
visitado. Si pulsas este botón, se activará el botón Adelante , con el
que podrás ir al siguiente documento o página que habías visto.
Si has navegado por Internet utilizando un navegador (por
ejemplo, Internet Explorer o Mozilla Firefox), seguro que te serán
familiares estos controles y entenderás el funcionamiento sin problemas,
porque también funcionan de igual manera en estos programas.
Para saber la dirección o ruta a la que estás accediendo puedes
utilizar la categoría Información de la vista Backstage o el campo
Ubicación del panel de documentos.
En esta sección puedes ver el nombre del libro (en este caso
Población) y debajo la ubicación (Mis documentos).
Para saber exactamente la ruta donde se encuentra, podemos situar
el puntero del ratón en la opción Abrir ubicación de archivos.
Este campo de ubicación puede servir, además de poder comprobar
la ruta y nombre del documento que estás mostrando, para copiar este
vínculo y compartirlo con otras personas.
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Si muestras el panel de documentos, el campo Ubicación aparece en la parte superior del mismo.
También puedes mostrar el campo Ubicación del documento
en la barra de herramientas de acceso rápido. De esta
forma, desde este campo, aparte de ver y copiar la dirección del
documento, también puedes acceder a distintas direcciones,
escribiendo la dirección a la que quieras acceder ahí. Además,
este campo tiene una lista, donde se van guardando las
direcciones a las que has estado accediendo, de forma que puedes volver a utilizarlas sin tener que escribirlas de nuevo.
Si quieres cambiar el destino de un hipervínculo existente en una
hoja, selecciona la celda u objeto que tiene dicho hipervínculo, pulsa de
nuevo en el botón y haz los cambios que quieras en el cuadro
de diálogo.
Para quitar un hipervínculo, pero sin borrar también el contenido
de la celda o el objeto en el que está este hipervínculo, pulsa con el
botón derecho del ratón y selecciona la opción Quitar hipervínculo en
el menú contextual.
En ocasiones hemos hablado de direcciones, tanto si nos referimos
a una dirección de Internet, una dirección de tu red local o un simple
libro que tengas en tu propio ordenador.
Lo importante al trabajar con hipervínculos es conocer la dirección
de la información a la que quieres acceder, sin importarte el lugar físico
en el que se encuentre (puede estar en un libro de tu ordenador, en una
página web de Estados Unidos, etc.).
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3. GUARDAR COMO PÁGINA WEB
asta ahora hemos visto cómo podemos trabajar en Excel como
si estuviéramos en un navegador de Internet, utilizando
hipervínculos entre libros.
Otro aspecto en relación a Internet es la posibilidad de colocar tus
libros u hojas de cálculo como páginas web en la World Wide Web,
para que la gente que esté accediendo a Internet pueda verlos.
Esto es lo que podemos lograr al convertir hojas de cálculo en
páginas web:
La gente que vea los datos de esta manera no necesita tener Excel
para poder ver los datos que pones en la Web. Para ello solo
necesitarán tener instalado un explorador o navegador de web.
También es mucho más fácil mantener actualizados los datos que
vamos a compartir, ya que todas las personas tendrán acceso a la
misma información.
Desde la opción Guardar como de la vista Backstage puedes
guardar el libro actual en el formato propio de esta versión de Excel, en
formato de versiones anteriores o en otros formatos.
Desplegando la lista Tipo puedes elegir entre distintos formatos.
Con el formato Página web (*.htm;*.html), el libro se guardará en el
formato HTML, es decir, como una página web. Así, el libro se
guardará con el mismo nombre pero con otra extensión, aunque puedes
cambiar su nombre si quieres.
H
Si trabajas en
una empresa,
una aplicación
de esta
característica
puede ser
colocar los
libros en la
intranet o red
local de tu
empresa, para
que tus
compañeros
tengan acceso
a ellos y
puedan ver
los datos.
Las posibili-
dades de
Excel son
mayores que
las del
formato
HTML, por lo
que se
pueden
perder
algunas
características
de la hoja o
del libro al
guardarlo
como página
web.
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El formato de Página web de un solo archivo (*.mht;*.mhtml)
incluye, en el mismo archivo donde está el código HTML, las imágenes
y demás recursos codificados, por lo que en un único archivo de disco
tenemos todo lo necesario. Este formato se denomina MIME HTML
(Multipurpose Internet Mail Extension HTML), pero no está totalmente
estandarizado, por lo que la página resultante puede mostrarse diferente
según el navegador que utilices, e incluso hay algunos navegadores no
lo soportan.
Podemos indicar si vamos a guardar como página web todo el
libro, la hoja en la que nos encontremos o seleccionar previamente un
rango de celdas, para guardar solamente esas celdas.
A través del botón Cambiar título podrás indicar el título de la
página web que se creará. Este título será el nombre que aparecerá en la
barra de título de la ventana del explorador de Internet al abrir la página
web creada.
Desde el botón Herramientas puedes seleccionar Opciones web.
Desde este cuadro de diálogo puedes establecer algunas opciones que se
tendrán en cuenta al guardar el libro con el formato HTML.
Por ejemplo, según el navegador que selecciones en la lista
superior de la pestaña Exploradores, se activarán o desactivarán ciertas
opciones de la página web creada, para que sea compatible con el
navegador seleccionado.
En la pestaña Archivos puedes indicar si los archivos auxiliares de
la página web (por ejemplo, imágenes) se colocarán en una carpeta
independiente y se utilizarán nombres largos para estos archivos, entre
otras opciones. En la pestaña Imágenes puedes seleccionar la resolución
de las imágenes que se crearán (en píxeles por pulgada).
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Después de guardar el libro como una página web, pulsando en el
botón Guardar, puedes seguir trabajando con el archivo HTML creado
desde el propio Excel.
De todas formas, recuerda que el libro original (en formato de
Excel, con extensión xlsx) sigue existiendo, por lo que lo puedes abrir y
trabajar con él tal como lo estabas haciendo hasta ahora.
Además del archivo HTML creado, también se crea una carpeta
(con el nombre NombreFichero_archivos), donde se guardan los
archivos (imágenes, vídeos, sonidos, etc.) que son necesarios para
mostrar la página web.
Lo que ahora nos interesa es saber cómo van a ver este libro los
usuarios que accedan a él a través de un explorador, es decir, a través de
la Web. Por ejemplo, puedes verlo en la siguiente imagen, en la que se
ha utilizado el navegador Internet Explorer:
Dependiendo del navegador que utilices, de la versión del mismo o
de la configuración de seguridad, es posible que tengas que permitir la
ejecución de contenido activo para poder ver y acceder correctamente al
libro de Excel en formato HTML.
Tanto los datos como los gráficos se han convertido al formato
HTML, mostrándose de forma estática. Es decir, que solo los puedes
ver, no puedes volver a calcular algún valor, modificar el gráfico, etc.
Por otra parte, observa las etiquetas de hoja de cálculo en la parte
de abajo. Se muestran prácticamente igual como aparecen en el propio
Excel. Estas etiquetas también permiten desplazarte por las distintas
hojas desde la página web, como si estuviéramos en Excel.
Si quieres
cambiar la
página web
que has hecho
(en formato
HTML, con
extensión
htm), puedes
abrir este
fichero htm
desde Excel
directamente,
cambiar lo
que quieras y
guardarlo.
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Vamos a ver algunas opciones más respecto a la creación de
páginas web a partir de los libros de Excel.
Si abres un fichero HTML que hayas creado (con extensión htm o
html) para modificarlo desde Excel, en la vista Backstage podrás ver el
comando Convertir. Esta opción aparece debido a que podemos
convertir el fichero abierto desde su formato HTML al formato propio
de Excel (con extensión xlsx).
Si desde el cuadro de diálogo Guardar como, tras seleccionar el
tipo Página web pulsas el botón Publicar, se abrirá un cuadro desde el
que también crearás un archivo HTML, pero, en este caso, seguirías
trabajando con el documento original en Excel.
Desde la sección Elemento a publicar de este cuadro puedes
seleccionar la hoja que quieres publicar en HTML, así como indicar si
quieres publicar todo el libro o únicamente un rango de celdas.
Si activas la casilla Volver a publicar automáticamente cada vez
que se guarde el libro, te asegurarás de que la página web muestra el
mismo contenido que el libro de Excel del que proviene.
Al guardar libros u hojas de cualquiera de las maneras que hemos
visto, las páginas web que se crean se pueden ver prácticamente con
cualquier navegador. Así, los datos suelen transformarse en tablas
HTML y los gráficos en un formato adecuado para páginas web: GIF,
JPEG o PNG.
Sin embargo, recuerda que, de esta forma, lo único que pueden
hacer los usuarios que acceden a través de la Web a estos datos es
verlos.
La opción
Convertir
también apa-
rece al abrir
un libro de
Excel hecho
con alguna
versión
anterior del
programa,
para
convertirlo al
formato de
esta versión.
En lugar de
utilizar esta
opción, obten-
drías el mismo
resultado si
accedieras a
Guardar
como y
seleccionarás
el formato de
libro de Excel
(xlsx).
La casilla
Abrir la
página en el
explorador
web hace que,
después de
publicar el
libro, se
muestre el
fichero HTML
creado en el
navegador.
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4. OTROS FORMATOS DE ARCHIVO
tro formato que también se suele utilizar en Internet es PDF,
ya que es adecuado para documentos que van a ser leídos e
impresos, al conservar el diseño y formato de los mismos.
Puedes crear archivos PDF directamente desde Excel, sin
necesidad de utilizar ningún software adicional ni complementos. El
formato XPS es parecido, y se crea de la misma forma que el PDF.
En la sección Compartir de la vista Backstage se encuentra la
opción Correo electrónico desde donde podemos elegir entre varias
opciones de envío del libro de Excel: como datos adjuntos en el mensaje
de correo en formato de libro de Excel, en formato PDF, en formato
XPS o como fax.
Para crear un documento PDF o XPS, muestra la categoría
Exportar y pulsas el botón Crear documento PDF o XPS.
O
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Tras pulsar el botón Crear documento PDF o XPS, en la sección
Optimizar para del cuadro que aparecerá puedes seleccionar la opción
correspondiente al aspecto más importante en tu documento: el tamaño
del archivo o la calidad de impresión.
Si el archivo que crees tiene que tener una calidad alta, selecciona
Estándar (publicación en línea e impresión), mientras que, si es más
importante el tamaño del archivo que la calidad de impresión,
selecciona Tamaño mínimo (publicación en línea).
Pulsando el botón Opciones se
muestra un cuadro donde puedes
establecer otras opciones de
creación del documento: el intervalo
de páginas que se publicarán, si
quieres publicar todo el libro de
Excel, las hojas seleccionadas o las
celdas seleccionadas, etc.
Al pulsar el botón Publicar se creará el archivo PDF o XPS. Si
creas un archivo PDF, podrías colocarlo también en Internet a
disposición de los usuarios, ya que es un formato bastante conocido y
extendido.
La creación de un archivo en formato XPS se haría de la misma
forma, seleccionando este formato tras acceder a la opción Crear
documento PDF o XPS. Si necesitas más información sobre los
formatos PDF o XPS puedes utilizar la ayuda de Excel.
Si está activa
la casilla Abrir
archivo tras
publicación,
tras crear el
archivo a
partir del
documento de
Excel se
abrirá en el
programa que
tengas
asociado en tu
sistema a los
documentos
PDF (o XPS, si
estás creando
un documento
de este tipo).