Nghiên Cứu Tình Huống | Google Apps for Work

Tóm tắt

Những điều họ muốn làm:

• Các ứng dụng thân thiện người dùng chonhân viên

• Chia sẻ các tập tin đính kèm lớn một cách dễdàng

Những điều họ đã làm:

• Giảm thiểu xung đột gây ra từ các sự cố xếplịch phòng họp trùng lắp nhờ Google Calen-dar

• Thúc đẩy cộng tác nhiều hơn giữa các nhânviên nhờ Google Docs

Những điều họ đã đạt được:

• Giảm thiểu chi phí bảo trì CNTT• Đảm bảo rằng các nhân viên không am hiểu

công nghệ cũng có thể làm việc hiệu quả • Gia tăng năng lực chia sẻ các tập tin lớn và

dễ dàng truyền đạt thông tin giữa các đồngnghiệp thông qua Gmail

• Cải thiện khả năng xếp lịch của công ty vớiGoogle Calendar

Cobra Indonesia duy trì lợi thế cạnh tranh vớiGoogle Apps

Tổ chức

Thành lập năm 1994, Cobra Indonesia là một bộ phận của công ty Canada, CobraInternational. Công ty này, với lợi thế đội ngũ nhân viên 5.000 người, hiện bán vàtiếp thị một loạt các sản phẩm và dịch vụ đa dạng bao gồm các giải pháp từ công tycông nghệ Langit Kreasi Solusindo - nhà cung cấp dịch vụ viễn thông Experian vàIndonesia.

Đã tồn tại qua hai giai đoạn bất ổn kinh tế của thời kỳ 1998 và 2008, công ty liên tụcxem xét các giải pháp nâng cấp bản thân để đáp ứng tốt hơn cho các nhu cầu củathị trường hiện tại.

Thách thức

Mục tiêu chính của Cobra Indonesia là mở rộng kinh doanh, đặc biệt là giatăng các biện pháp tiếp thị khả dụng và quy mô khách hàng mục tiêu củacông ty. Việc mở rộng này cần được hỗ trợ bởi một cơ sở hạ tầng CNTT tin cậyvà hiệu quả có khả năng hoạt động suốt ngày đêm. Nhà cung cấp CNTT trướcđây của Cobra Indonesia đã không thể đáp ứng trọn vẹn được yêu cầu này.

Giám Đốc CNTT của công ty, Sobari Rais, cũng muốn có một giải pháp di động vàthân thiện người dùng hơn - cho phép các nhân viên dễ dàng truy cập tài liệucông việc ngay cả khi đang ở ngoài văn phòng. Đây là yêu cầu đặc biệt quantrọng đối với công ty bán hàng và tiếp thị này, vì nhân viên dành phần lớn thờigian cho các cuộc họp bên ngoài với các khách hàng hiện tại và tiềm năng củamình. Lưu trữ và truy tìm tài liệu lưu trữ cũng là một thách thức đối với CobraIndonesia khi máy chủ của họ không thể cung cấp khả năng lưu trữ và truy tìmtheo thời gian thực.

”Đội ngũ bán hàng của chúng tôi dựa vào Google Calendar và Google Maps để lên

kế hoạch và tổ chức cho các cuộc họp bên trong và bên ngoài của họ cũng như cho

nhiều hoạt động khác như khảo sát các trang web. Google Quickoffice cũng cho

phép nhân viên truy cập từ xa các tài liệu liên quan đến công việc. Điều này đặc biệt

hữu ích cho đội ngũ bán hàng phải thường xuyên di chuyển của chúng tôi.”

- Ông Sobari, Giám Đốc CNTT

Giải pháp

Công ty đã sử dụng Google Docs từ rất sớm cho việc tạo và chia sẻ các tài liệu.Sobari nhận thấy là Google Docs vô cùng hữu ích, đặc biệt là cho các mục đích chiasẻ tập tin giữa các nhân viên hay các phòng ban. Các nhân viên cũng đánh giá caobản chất cộng tác của Google Docs, cho phép các cá nhân làm việc cùng nhautrong nhóm.

”Theo tôi nhớ thì chúng tôi đã dùng Google Apps từ rất lâu và đã tích hợp Gmail,Google Calendar, Google Maps và Google Docs vào công việc hàng ngày của mình”,ông Sobari nói.

Ông Sobari lên kế hoạch vẫn tiếp tục sử dụng Google Apps để phục vụ cho côngviệc kinh doanh đang mở rộng của Cobra Indonesia. Trong thực tế, với phần lớn cácnhân viên Cobra Indonesia đang sở hữu điện thoại thông minh, ông Sobari đã đưaGoogle Quickoffice vào nhằm bổ sung cho Google Apps của họ đồng thời cải thiện

Về Google Apps for WorkGoogle Apps là bộ sản phẩm hiệu quả dựa trên đám mây giúp cho bạn và đội ngũ của mình kết nối và hoàn thành công việc từ mọi nơi trên mọi loại thiết bị. Google Apps bao gồm Gmail, Google Calendar (lập lịch chia sẻ), Google Drive (lưu trữ và chia sẻ nội dung trực tuyến) và Google Docs, Sheets & Slides (tạo tài liệu và cộng tác).

Để biết thêm thông tin, xin truy cập www.google.vn/a

hiệu quả và khả năng di động cho môi trường làm việc.

Kết quả

Google Apps giúp Cobra Indonesia duy trì cạnh tranh bằng cách gia tăng hiệu quả của các quy trình nội bộ của mình trong khi giảm thiểu chi phí CNTT. Với việc nâng cấp lên các đám mây, Cobra Indonesia đã giải quyết được việc duy trì chi phí bảo trì CNTT của họ ở mức tối thiểu khi loại bỏ được yêu cầu đầu tư cho bảo trì máy chủ vật lý.

Ông Sobari cũng rất ấn tượng với tính dễ sử dụng của Google Apps. “Google Apps dễ sử dụng đến mức ngay cả các nhân viên không am hiểu công nghệ cũng có thể làm việc độc lập với nó. Điều này đồng nghĩa với việc tiết kiệm thêm chi phí cho đội ngũ CNTT của chúng tôi khi họ không cần phải đầu tư thời gian và nguồn lực cho đào tạo”, ông Sobari giải thích.

Nhiều phòng ban khác như phòng Nhân Sự và phòng CNTT cũng sử dụng Google Calendar để tổ chức các cuộc họp cho các thành viên trong nhóm của họ. Google Calendar giúp giảm thiểu sự cố xếp lịch phòng họp trùng lắp, vì các nhân viên giờ có thể theo dõi các cuộc hẹn của họ tốt hơn.

”Đội ngũ bán hàng của chúng tôi dựa vào Google Calendar và Google Maps để lên kế hoạch và tổ chức cho các cuộc họp bên trong và bên ngoài của họ cũng như cho nhiều hoạt động khác như khảo sát các trang web. Google Quickoffice cũng cho phép nhân viên truy cập từ xa các tài liệu liên quan đến công việc. Điều này đặc biệt hữu ích cho đội ngũ bán hàng phải thường xuyên di chuyển của chúng tôi”, ông Sobari nói.

© 2013 Google Inc. Toàn bộ bản quyền đã được bảo lưu. Google và lô-gô Google là các thương hiệu của Google Inc. Tất cả các tên công ty và tên sản phẩm khác có thể là thương hiệu của các công ty tương ứng có liên quan.